Separata1 Informatica Aplicada Administracion Bravo

Universidad Privada Telesup Pág. 0

Separata preparada para el desarrollo del curso de:

Informática Aplicada a la Administración II

Primera Unidad Temática:Introducción a Ms Project 2007

Prof.(res). Percy Bravo Baldeón, Quispe

SEXTO CICLO

Semestre: 2009-II

2009


ÍNDICE

PRIMERA UNIDAD TEMÁTICA

INTRODUCCIÓN A LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

PRIMERA SEMANA

MARCO TEÓRICO

CONCEPTOS GENERALES1.1.- Qué es “Microsoft Project 2007” 31.2.- La gestión de proyectos 41.3.- Utilidades y aplicaciones de Project 61.4.- Concepto de “tarea” 71.5.- Concepto de “recurso” 8

MARCO PRÁCTICO

Actividades 9

SEGUNDA SEMANA

MARCO TEÓRICO

EL ENTORNO DE TRABAJO 2.1.- Barra de herramientas 112.2.- Crear y abrir ficheros 122.3.- Guardar proyectos 132.4.- Barra de herramientas 142.5.- Barra de vistas principales 14

MARCO PRÁCTICO

Actividades 16

TERCERA SEMANA

MARCO TEÓRICO

PLANTEAMIENTO BÁSICO DE UN PROYECTO 3.1.- Información de proyecto 173.2.- Creación y ajuste de tareas 203.3.- Creación y gestión de equipos de trabajo 22


MARCO PRÁCTICO

Actividades 24

CUARTA SEMANA

MARCO TEÓRICO

OPERACIONES CON TAREAS 4.1.- Mover y reescalar tareas 254.2.- Vincular tareas 274.3.- Crear subtareas 284.4.- Anidar tareas 294.5.- Insertar columnas 30

MARCO PRÁCTICO

Actividades 34

CUESTIONARIO DE LA UNIDAD 35

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO DE LA UNIDAD 36

BIBLIOGRAFIA 43


PRIMERA SEMANA – Marco Teórico

LogroEl alumno conoce los conceptos fundamentales de proyectos, conoce los que es Ms Project 2007 e identifica todos los elementos que componen la aplicación y su utilidad. Sabe guardar, imprimir y recuperar una hoja de planeamiento de proyectos predeterminada; realizar modificaciones básicas.

ResumenMs Project, es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Conceptos Generales

1.1.- Qué es “Microsoft Project 2007”

Microsoft Project es un programa de la suite Microsoft Office usado para la gestión de proyectos.

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2007 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

Microsoft Project (o MSP) es un Software de administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft el cual esta creado para asistir a los administradores de proyectos en el diseño de planes, asignación de recursos a tareas, rastreo de progresos y análisis de cargas de trabajo. La primera versión de Microsoft Project fue lanzada para DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y liberó la versión 2. La versión 3 para DOS fue

http://es.wikipedia.org/wiki/DOS

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft

http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_administraci%C3%B3n_de_proyectos

http://es.wikipedia.org/wiki/PMI


http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office



liberada en 1986. La versión 4 para DOS fue la última versión para este sistema operativo, liberada en 1987. La primera version para Windows fue liberada en 1990, y fue llamada version 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt.

Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en dos versiones, Standard y Professional.

Una versión para Macintosh fue liberada en julio de 1991 y su desarrollo continuó hasta Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994, Microsoft detuvo el desarrollo para la mayoría de las aplicaciones Mac, y no ofreció nuevas versiones de Office hasta 1998, después de la creación del nuevo Microsoft Macintosh Business Unit el año anterior. El MacBU nunca lanzó una versión actualizada para Proyect, y la versión anterior de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X.

Las versiones fueron lanzadas en 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003 y 2007.1

La aplicación crea calendarización de rutas criticas, además de cadenas críticas y metodología de eventos en cadena disponibles como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser resource leveled, y las gráficas visualizadas en una Gráfica de Gantt. Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la información a todos los usuarios.

1.2.- La gestión de proyectos

La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único.

Característica de un proyecto según el PMI

De acuerco con el Project Management Institute (PMI) las características de un proyecto son:1

Temporal

Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. Temporal no necesariamente significa de corta duración; muchos proyectos duran varios años. En

http://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institute

http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto

http://es.wikipedia.org/wiki/Gr%C3%A1fica_de_Gantt

http://es.wikipedia.org/wiki/Gr%C3%A1fica_de_Gantt

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Administraci%C3%B3n_de_recursos&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Metodolog%C3%ADa_de_eventos_en_cadena&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Cadenas_cr%C3%ADticas&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=M%C3%A9todo_de_ruta_cr%C3%ADtica&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/wiki/Macintosh

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office


cada caso, sin embargo, la duración de un proyecto es limitada. Los proyectos no son esfuerzos continuos.

Productos, servicios o resultados únicos

Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son productos, servicios o resultados. Los proyectos pueden crear:

• Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un componente

• La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución

• Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad. La singularidad es una característica importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental de único del trabajo de un proyecto.

Elaboración gradual

La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del alcance.

Las tres restricciones tradicionales

Como cualquier empresa humana, los proyectos necesitan ser ejecutados y entregados bajo ciertas restricciones. Tradicionalmente, estas restricciones han sido alcance, tiempo y costo. Esto también se conoce como el Triángulo de la Gestión de Proyectos, donde cada lado representa una restricción. Un lado del triángulo no puede ser modificado sin impactar a los otros. Un refinamiento posterior de las restricciones separa la calidad del producto del alcance, y hace de la calidad una cuarta restricción.

La restricción de tiempo se refiere a la cantidad de tiempo disponible para completar un proyecto.

La restricción de coste se refiere a la cantidad presupuestada para el proyecto. La restricción de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el

resultado final del proyecto.

Estas tres restricciones son frecuentemente competidoras entre ellas: incrementar el alcance típicamente aumenta el tiempo y el costo, una restricción fuerte de tiempo

http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad


puede significar un incremento en costos y una reducción en los alcances, y un presupuesto limitado puede traducirse en un incremento en tiempo y una reducción de los alcances.

La disciplina de la gestión de proyectos consiste en proporcionar las herramientas y técnicas que permiten al equipo de proyecto (no solamente al gerente del proyecto) organizar su trabajo para cumplir con todas esas restricciones.

Tiempo

El tiempo se descompone para propósitos analíticos en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo requerido para completar cada tarea que contribuye a la finalización de cada componente. Cuando se realizan tareas utilizando gestión de proyectos, es importante partir el trabajo en pedazos menores para que sean fáciles de seguir .

Costo

El costo de desarrollar un proyecto depende de múltiples variables incluyendo costos de mano de obra, costos de materiales, administración de riesgo, infraestructura (edificios, máquinas, etc.), equipo y utilidades. Cuando se contrata a un consultor independiente para un proyecto, el costo típicamente será determinado por la tarifa de la empresa consultora multiplicada por un estimado del avance del proyecto.

Alcance

Requerimientos especificados para el resultado final. La definición global de lo que se supone que el proyecto debe alcanzar y una descripción específica de lo que el resultado final debe ser o debe realizar. Un componente principal del alcance es la calidad del producto final. La cantidad de tiempo dedicado a las tareas individuales determina la calidad global del proyecto. Algunas tareas pueden requerir una cantidad dada de tiempo para ser completadas adecuadamente, pero con más tiempo podrían ser completadas excepcionalmente. A lo largo de un proyecto grande, la calidad puede tener un impacto muy significativo en el tiempo y en el costo (o viceversa).

1.3.- Utilidades y aplicaciones de Project

Una de las fases críticas e indispensables en cualquier proyecto es la de la gestión en el tiempo del mismo. Continuando con la entrada en este mismo blog sobre el gerente de proyectos, escribo esta sobre el proceso de gestión. El proceso consiste en elaborar un cronograma con las diferentes tareas a realizar y con los agentes implicados en las mismas. De esta manera podemos resolver riesgos críticos como el de evitar que una persona se encuentre realizando simultáneamente dos tareas o que una tarea comience antes de que una tarea previa e indispensable para esta segunda se haya acabado. Para esta gestión del tiempo, los jefes de proyectos o los gerentes se apoyan habitualmente en herramientas diseñadas para tal efecto

http://iberzal.com/2007/08/20/gestion-de-proyectos-el-gerente/

http://iberzal.com/2007/08/20/gestion-de-proyectos-el-gerente/

http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad


Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo estarán disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso. Para comenzar la planificación, se hacen conjeturas hipotéticas y, a continuación, se utilizan esas estimaciones para crear la programación.

Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, después, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto.

Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información adicional sobre esos factores. Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes:

Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, ¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega establecidas? Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto están bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos?

Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en una información sólida o en conjeturas? Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario? Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límite conocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad? Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, ¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?

1.4.- Concepto de “tarea”

Las tareas son las actividades que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc.

Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.


1.5.- Concepto de “recurso”

LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo

Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.

Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad.

En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.

Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios:

1. Tener un principio y un fin 2. Tener un calendario definido de ejecución 3. Plantearse de una sola vez 4. Constar de una sucesión de actividades o de fases 5. Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad 6. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades


ACTIVIDADES

1) Repasar los conceptos básicos de gestión de proyectos.

a) Partes de un proyecto:

i) Tareas.ii) Hitos.iii) Recursos.

b) Herramientas diagramáticas:i) Diagramas de Gantt.ii) Diagramas PERT.

2) Presentar las características de MS Project.

a) Ejecutar la presentación de MS Project.

b) Manejo de archivos de proyectos.

c) Manejo de vistas de proyectos.

d) Manejo de informes de proyectos.

3) Definición de las tareas de un proyecto.

a) Incorporar tareas y sus duraciones previstas.

b) Definición de hitos.

c) Edición de la lista de tareas.

d) Tareas repetitivas.

4) Crear en MS Project el ejemplo de aplicación.


SEGUNDA SEMANA – Marco Teórico

LogroEl alumno diferencia e identifica todos los elementos que componen la aplicación de Ms Project, conoce su utilidad para la asignación de tareas de un proyecto y la toma de decisiones. Además de conocer y aplicar los formatos de manejos de vistas y vinculaciones entre tareas de un pryecto..

ResumenMicrosoft Project tiene como objetivo facilitar la gestión de proyectos. Suponemos que ya se tienen nociones sobre la gestión de proyectos.

Con esta separata se pretende que el lector aprenda a crear un plan, realizar el seguimiento del proyecto, como cerrar el proyecto y comunicar los resultados.

El entorno de Trabajo

Antes de empezar a utilizar Microsoft Project, es conveniente tener en cuenta las siguientes condiciones iniciales antes de abordar cualquier proyecto.

¿Cuántas personas se requerirá para hacer el proyecto? ¿El presupuesto es muy ajustado? ¿Hay tareas que dependen de la realización de otras? ¿Hay tareas que se pueden hacer en paralelo? ¿Con qué restricciones nos podemos encontrar para la realización del proyecto? Hay que identificar costes, fechas límites, qué personas son las que aprobarán el

proyecto. Y por supuesto el objetivo

Microsoft Project tiene como objetivo facilitar la gestión de proyectos. Suponemos que ya se tienen nociones sobre la gestión de proyectos.

Con esta separata se pretende que el lector aprenda a crear un plan, realizar el seguimiento del proyecto, como cerrar el proyecto y comunicar los resultados.


2.1.- Barra de herramientas

Detalle de Plantilla

1) Indicador: Por default la agarra el programa para monitorear la actividad (e.g. si es

critica, si va atrasada, adelantada, si esta cerrada, etc.)

2) Nombre de la tarea: Nombre de la actividad a realizar.

3) Duración: Estándar en Días

4) Avance Físico %: Avance que se ve en el área, se determina en común acuerdo con

Nemak. Se manipula de manera directa.

13 4 5

6

72

89

1011


5) Avance Teórico %: Lo da Project en Automático, nosotros no la damos. En base a

las fechas de inicio y fin de la actividad se determina. Automáticamente.

6) Fecha de Inicio: Cuado inicia la actividad

7) Fecha de cierre: Cuando finaliza la actividad.

8) Monto del Contrato: Se van a anotar los costos de cada actividad (el 100%), de las

actividades no de los subtítulos ni del titulo, eso lo calcula el Project automáticamente.

9) Ponderación del Contrato: Por sistema el sistema lo hace automáticamente. Que

peso tiene la actividad en ese renglón con respecto a todo el contrato.

10) Avance Revisado: Lo hace el software por sistema. Es lo que se tiene en el avance

físico multiplicado por el monto de contrato. Lo que pesa la actividad en dinero con

respecto al monto total a facturar del proyecto con lo que se lleva trabajado.

11) Facturación Acumulada: Lo acumulado del avance revisado.

2.2.- Crear y abrir ficheros

Cerrar un proyecto

En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

Nota: Si ha realizado cambios en un proyecto y no los ha guardado, el programa le preguntará si desea guardarlos.

Abrir un proyecto existente

1. Haga clic en Abrir .

En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el proyecto.En la lista de carpetas, abra la carpeta que contenga el proyecto que desea. Si no encuentra el proyecto en la lista de carpetas, realice una búsqueda.

2. Haga doble clic en el proyecto que desea abrir.

Sugerencias:

Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que desea en el cuadro Tipo de archivo y, a continuación, haga doble clic en el nombre del archivo en la lista de carpetas. También puede escribir la extensión en el cuadro


Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar los archivos de las plantillas de Microsoft Project).

Para abrir un proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del archivo en la parte inferior del menú Archivo. Si la lista de archivos utilizados recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, seleccione la ficha General y marque la casilla de verificación Archivos usados recientemente.

2.3.- Guardar proyectos

Clic en Guardar

Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre en el cuadroNombre de archivo y haga clic en Guardar.

Nota: Si no ha establecido un plan previsto para el proyecto, cuando vaya a guardarlo el programa le preguntará si desea guardar una línea de base.


2.4.- Barra de herramientas

Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera más rápida. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estándar. La Barra de Herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo. La Barra de Herramientas de Formato permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.Nota: Si desea personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están disponibles, haga clic en el menú Ver, seleccioneBarras de Herramientas y luego Personalizar.

2.5.- Barra de vistas principales

La Barra de Título.

Muestra el nombre de la palicación (Microsoft Project) y el nombre del proyecto activo. A la derecha se encuentran los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

La Barra de Menú.

Presenta los menú por medio de los cuales accedamos las diferentes opciones que ofrece Microsoft Project.


La Barra Estándar.

En la siguiente tabla se describen algunos de los elementos que se presentan en esta barra:

La Barra de Vistas.

La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas, en los que puede hacer clic para mostrar la vista. Aparece a lo largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con sólo hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Más vistas en la Barra de vistas y, después, seleccione la que desee en el cuadro de diálogo Más vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra de vistas en el menú Ver.

En la siguiente tabla se describe cada una de las vistas que aparecen en la Barra de vistas y muestra el icono de cada una de ellas.

Nota: Esta tabla no contiene todas las vistas de Microsoft Project, únicamente las que se muestran en la Barra de vistas de manera predeterminada.


ACTIVIDADES

Lista de Tareas Inicial:

Modificación de la lista de tareas inicial:

Insertar nueva tarea “Reservar centro de conferencias”, duración 2 días, antes de la tarea Imprimir Carta.

Desplazar la tarea 3, “Imprimir Carta”, detrás de la tarea 5, “Preparar Carta” (arrastrar y colocar)

Eliminar la tarea 7 “Imprimir Menú”.

Esquematización de las Tareas del Proyecto: Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades:


TERCERA SEMANA – Marco Práctico

LogroEl alumno diferencia e identifica todos los elementos que componen la aplicación y conoce su utilidad. Sabe los formatos y elementos del proyecto, hitos, asignación de recursos y manejo de calendarios.

ResumenEsta fase se deben definir los objetivos del proyecto, es decir, que todos los implicados en el mismo tengan claro lo se espera de él. También en esta fase se deben de aprobar los recursos necesarios, cuando es estarán disponibles estos recursos para poder empezar, si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas o de los resultados de otros departamentos, también aquí se estimará la duración de las tareas, fecha límite, los factores de riesgo, fases de la que constará el proyecto, hitos de cada fase del proyecto, tareas necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de adecuación (de emergencia ) de cambios si diera el caso, para que cada participante supiera que tiene que hacer en caso de un cambio en las prioridades o de tareas y por supuesto no


podemos olvidarnos del presupuestos y de los costos del proyecto

Planeamiento Básico de um Proyecto

3.1.- Información de proyecto

Fases del Proyecto

Iniciar el Proyecto

En esta fase se deben definir los objetivos del proyecto, es decir, que todos los implicados en el mismo tengan claro lo se espera de él. También en esta fase se deben de aprobar los recursos necesarios, cuando es estarán disponibles estos recursos para poder empezar, si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas o de los resultados de otros departamentos, también aquí se estimará la duración de las tareas, fecha límite, los factores de riesgo, fases de la que constará el proyecto, hitos de cada fase del proyecto, tareas necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de adecuación (de emergencia ) de cambios si diera el caso, para que cada participante supiera que tiene que hacer en caso de un cambio en las prioridades o de tareas y por supuesto no podemos olvidarnos del presupuestos y de los costos del proyecto.

Una vez que ya tenemos claro el objetivo del proyecto, las distintas fases del proyecto y los hitos empezamos a utilizar Microsoft Project.

Creamos un proyecto nuevo, para ello nos vamos al menú “Archivo -> Nuevo” y obtenemos una pantalla como la siguiente:


Nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto” y obtenemos la siguiente pantalla:

Aquí podremos seleccionar la fecha de comienzo del proyecto, la fecha de fin y como vamos a programar la gestión de nuestro proyecto y que calendario vamos a utilizar.Ahora es recomendable poner información a nuestro proyecto, que posteriormente pudiéramos necesitar.


Por defecto nos viene un calendario estándar con el que trabajar, pero si necesitamos cambiar este calendario, qué días son laborales, modificar el estado de las vacaciones, etc.. Podemos modificarle desde la vista “Diagrama de Gantt”, en el menú “Herramientas -> Cambiar calendario laboral...”, obtenemos la siguiente pantalla:


Hasta aquí ya hemos configurado el proyecto, ahora necesitamos introducir las tareas necesarias y sus duraciones para completar el proyecto y que cumpla con el objetivo establecido.

3.2.- Creación y ajuste de tareas

Creación de una tarea

Para la creación de una tarea y su duración debemos seguir los siguientes pasos:

Debemos situarnos en la vista “Diagrama de Gantt”. En el campo nombre de tarea, escribimos el nombre de tarea y pulsamos la tecla

TAB. Estamos en el campo duración, pues escribimos lo que va a durar la tarea,

meses, semanas, días, minutos, etc.. y pulsamos la tecla Enter Si queremos explicar con más detalle lo que hace la tarea podemos insertar una

nota, nos situamos sobre la tarea y pulsamos el botón “Notas de Tareas”, y escribimos la información en al cuadro de notas.

Si queremos crear un hito, tarea que se utiliza para definir eventos en el transcurso del proyecto, como puede ser la finalización de alguna de las fases del proyecto, escribimos la tarea y en el campo duración escribimos 0d.

Las tareas pueden ser dependientes unas de otras, para crear una tarea dependiente, seleccionamos las tareas que queremos que sean dependiente y su son subyacentes con teniendo la tecla MAYUS seleccionamos las tareas y pulsamos sobre el botón


“Vincular Tareas”, y si las tareas no son adyacentes pues utilizamos la tecla CTRL. Para seleccionarlas.

Y luego si pulsamos doble clic sobre la flecha nos aparece esta pantalla para mostrar el orden.

3.3.- Creación y gestión de equipos de trabajo

Asignación de recursos y costes

Se suele asignar recursos a las tareas para llevar el seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados (salas, ordenadores, etc.) a tareas o controlar los materiales utilizados, y para llevar un control de los costes de los recursos.

Existen dos tipos de recursos: Trabajo (personas o equipamiento), Material (que se consume durante el proyecto).

Para crear una lista de recursos vamos al menú “Ver -> Hoja de recursos”.

En el menú ver escogemos Tabla y hacemos clic en Entrada.


En el campo nombre del recurso vamos escribiendo los nombres de los recursos que vamos a tener.

Escogemos el Tipo (Trabajo, Material).

Si queremos asignar grupos de usuarios, debajo del campo Grupo, asignamos el recurso a un grupo.

En los siguientes campos podemos asignar los costes a los recursos, que serán los que darán el coste al proyecto.

Para ver el coste total del proyecto nos vamos al menú “Proyecto -> Información del proyecto...” y pulsamos el botón Estadísticas.


ACTIVIDADES

a) Tutorial:

Se trata de preparar una reunión anual de accionistas. Abrir el fichero del resultado de tutorial de la práctica anterior. Realizar las siguientes modificaciones sobre el proyecto:

Eliminar tareas repetitivas del proyecto anteriorVinculación de Tareas:Vincular todas las tareas con una dependencia de fin a comienzo.Desvincular la tarea de resumen 7, “Carta de Notificación”

“Detalles de la Reunión” (seleccionar únicamente las tareas de resumen).Vincular la tarea de resumen 2, “Planificación Preliminar”, con la tarea de resumen 14,

“Detalles de la Reunión”.Establecimiento de Dependencias entre Tareas. Se proponen los siguientes cambios a la programación del proyecto:

Cambiar la dependencia entre la tarea 8, “Ordenar Lista de Envío” y la tarea 9, “Preparar

Carta” a «Comienzo-Comienzo»Cambiar la dependencia entre la tarea 16, “Preparar Salas de Reunión del Comité”, y la tarea 17, “Preparar equipamiento necesario”, a «Fin -Fin»Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 días en la dependencia entre la tarea

4,

“Reservar Centro de Conferencias” y la tarea 5, “Buscar Conferenciante”.Especificar un tiempo de posposición de 2 días entre la tarea de resumen 14, “Detalles de la reunión” y la tarea 20, “Celebración de la reunión”.

Uso del Asistente de Diagramas de Gantt

Se desea ahora ver el camino crítico del proyecto. Para ello se usará el asistente del diagrama de Gantt.

1) Iniciar el asistente para diagramas de Gantt2) Mostrar el camino crítico en el diagrama de Gantt3) Mostrar los nombres de los recursos y fechas a la derecha de las barras de Gantt.4) Mostrar las líneas de vínculo entre las tareas dependientes5) Dar Formato al diagrama de Gantt y luego salir del asistente para diagramas de Gantt.6) Guardar el archivo sin línea de base.


CUARTA SEMANA – Marco Teórico

LogroReconoce los principales componentes de la tabla de tareas de Ms Project, reconoce los principales conceptos y aplicaciones sobre las tareas de los proyectos, los recursos vinculados y la secuencia de las mismas.

ResumenLa tabla de tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea.La importancia del diagrama de Gantt muestra gráficamente cada una de las tareas, generalmente en forma de barra de tarea. La posición de la barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea.

Operaciones con Tareas

4.1.- Mover y reescalar tareas

La Tabla de Tareas y el Área de Gráfico.La tabla de tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce como Campo.La parte de gráfico muestra gráficamente cada una de las tareas, generalmente en forma de barra de tarea. La posición de la barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra de tarea en relación a otra indica si las tareas se suceden o si se superponen.


Introducir y Organizar una lista de tareas

Las listas de tareas son categorías de información que aparecen en la hoja de la vista Diagrama de Gantt que especifican los detalles sobre una tarea, como el nombre de la tarea, la duración, las fechas de comienzo y finalización, las predecesoras y los nombres de los recursos. Otra información de la tarea está disponible al aplicar una tabla diferente a la vista.

A su vez una Tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalización de una tarea es importante para la finalización del proyecto. Los proyectos a su vez se componen de tareas.

Para crear una lista de tareas primero se enumeran los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Se comienza por los grandes bloques de trabajo y después se dividen cada bloque en tareas con resultados individuales. Se agregan hitos y finalmente, se especifican estimaciones de duración.

Una vez que se haya introducido la información de las tareas, se crea un esquema como ayuda para ver la estructura del proyecto.

Especificar las tareas y sus duraciones

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamente larga para que sea posible realizar un seguimiento periódico de su progreso.

Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar. Después se realiza una estimación del tiempo que llevará realizar cada tarea y se introduce como una duración.


Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.

Nota: No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basándose en la relación existente entre las tareas.

Incorporar una tarea a un proyecto

Se puede crear rápidamente una lista de tareas de la programación escribiendo tareas en el campo Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que constituyen la base sobre la que se construye la programación.Microsoft Project facilita la especificación y la modificación de una tarea repetitiva.

Una tarea repetitiva es aquella que se realiza de manera repetida en el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, las reuniones semanales para analizar el estado se pueden definir como una tarea repetitiva. Se puede definir una tarea para que se produzca diaria, semanal, mensual o anualmente.

Asimismo, se puede especificar la duración de cada tarea, el momento en que se producirá y las veces que se repetirá (un período de tiempo o el número específico de repeticiones).

De esta manera se pueden especificar dos clases de tareas en Microsoft Project: tareas que tienen lugar una vez y tareas repetitivas.

Sugerencias:

Con Microsoft Project, es posible utilizar un esquema para organizar la programación a medida que se van introduciendo las tareas o esperar hasta haber introducido todas las tareas del proyecto. Al crear un esquema de la programación del proyecto se simplifica su organización, de forma que resulta más sencillo crear, administrar y mantener el proyecto. Obtener información sobre esquemas.

Puede insertar una tarea entre tareas existentes seleccionando la fila debajo de la cual desea que aparezca la nueva tarea. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea y escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.

Nota: Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente cuando se inserta una tarea.

4.2.- Vincular tareas

Establecer dependencias y delimitaciones de tareas


Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra.

Estos vínculos se denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina automáticamente las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. Existen también diferentes tipos de delimitaciones que pueden asociar la fecha de comienzo o de fin de una tarea a una fecha específica.

La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposición o retraso de tareas, y división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con líneas entre las barras de representación de cada tarea

4.3.- Crear subtareas

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y después se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros que desea colgar. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entre sí y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia.

Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relación entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debe concluir antes del comienzo de la tarea "Decidir menús".

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencia entre tareas DescripciónFin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A).


Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A).

Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A).

Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A).

Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero, seleccione las tareas relacionadas, vincúlelas y, a continuación, cambie el tipo de dependencia, si es necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, si vincula "Colgar el reloj" a "Pintar la pared",

4.4.- Anidar tareas

Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarán a las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft Project crea una dependencia de tarea de fin a comienzo.

Puesto que una dependencia de fin a comienzo no funciona en todas las situaciones, puede cambiar el vínculo entre tareas a comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el proyecto de forma realista.

En el menú Ver,

1., haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.

3. Haga clic en Vincular tareas

De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo por un vínculo de comienzo a comienzo, de fin a fin o de fin a comienzo.

Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama de Gantt.


Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro de diálogo Estilos de barra, probablemente se deba a que no ha hecho clic exactamente en la línea de tarea y tendrá que cerrar el cuadro de diálogo y hacer clic de nuevo en dicha línea.

Otra forma es desde el cuadro de Información de tarea:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Seleccione de la lista de tareas la Tarea Sucesora

3. Haga clic en Información de tarea

4. Seleccione la ficha de Predecesoras

5. Para cada tarea predecesora ajuste el tipo de la dependencia

6. Haga clic en Aceptar


4.5.- Insertar columnas

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más general, creando una jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas.

Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea.

De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas.

Utilice los controles de esquema (sangría y anulación de sangría) para indicar la estructura jerárquica de la lista de tareas.

Un Esquema es una estructura jerárquica de un proyecto que muestra la disposición de algunas tareas en agrupaciones de mayor volumen. En Microsoft Project, las subtareas se sitúan bajo las tareas de resumen mediante la aplicación de sangrías.

Una Tarea de Resumen es una tarea que se compone de subtareas y que también resume dichas subtareas.

Se puede utilizar la función de niveles de esquema de Microsoft Project para crear tareas de resumen. Microsoft Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (duración, costo, etc.) utilizando la información de las subtareas.

Una subtarea es una tarea que forma parte de una tarea de resumen.

La información de las subtareas se incluye en la tarea de resumen. Puede designar subtareas utilizando la función de niveles de esquema de Microsoft Project.

Para organizar el esquema, se utilizan los botones de esquema:


Para crear una tarea de resumen o fase:En el menú Ver,

1. Haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la primera tarea que desee convertir en subtarea.

3. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea.

4. En la fila insertada, escriba el nombre de la nueva tarea de resumen en el campo

5. el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee convertir en subtareas.

6. Haga clic en Aplicar sangría para aplicar sangría a estas tareas.

Sugerencia:

Utilizando el mouse (ratón) puede aplicar o anular una sangría rápidamente en una tarea. Seleccione la tarea y sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea.

Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar la sangría a la tarea o arrastre hacia la izquierda para anularla.

Para deshacer niveles de esquema, anule las sangrías de todas las subtareas y de las tareas de resumen del siguiente nivel hasta que todas vuelvan al mismo nivel de esquema.

Notas:

La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas es preciso vincular las tareas.


En Microsoft Project, todas las subtareas de una fase o subfase deben estar directamente debajo de la tarea de resumen para que sean incluidas en la fase o subfase.

Mostrar y ocultar las subtareas

En un esquema, puede mostrar u ocultar las subtareas de una tarea de resumen. Por ejemplo, tal vez desee ocultar las subtareas para mostrar solamente las tareas de nivel superior y después imprimir esa vista para crear un informe de resumen del proyecto; o tal vez desee mostrar únicamente las subtareas que le interesen. Al mostrar todas las subtareas, podrá ver rápidamente todas las tareas de todos los niveles de esquema existentes en todo el proyecto.

1. En la Barra de vista, haga clic en Diagrama de Gantt

En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que desea mostrar u ocultar.

2.

Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas

3. Para ocultar las subtareas.

4. Para mostrar todas la subtareas, haga clic en Mostrar todas las subtareas .

Sugerencias:

También puede mostrar u ocultar subtareas haciendo clic en el símbolo de esquema de la tarea de resumen. Los símbolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas mostradas o no tiene subtareas mostradas.

Puede reorganizar fácilmente las fases de un proyecto en una programación esquematizada. Al mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se eliminan automáticamente todas las subtareas asociadas a ella.

Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignación de recursos y tareas con una sangría similar a la de las subtareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismo modo que las subtareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las subtareas, haga clic en Mostrar asignaciones o en Ocultar asignaciones.


ACTIVIDADES

1. Repaso de conceptos.

a) Tipos de recursos.

b) Tipos de costos.

2. Asignar recursos a las tareas.

a) Crear un recurso.

b) Manejar la hoja de recursos.

c) Asignar un recurso a una tarea.

d) Unidades de un recurso para una tarea.

e) Detalle de los recursos: grupo, capacidad máxima y disponibilidad.

3. Definir Costos de Recursos.

a) Costo fijo de una tarea.

b) Costos variables de un recurso.

c) Tasas variables de recursos.

d) Tasas de tablas de costo, aplicación a una tarea.

4. Establecer Calendarios.

a) Calendario base un proyecto.

b) Horario laboral y días no laborables.

c) Calendario de un recurso.

d) Asignar un calendario base a un recurso.

e) Cambiar formato de las fechas.


CUESTIONARIO

1. ¿Qué es un proyecto?

2. ¿Cuáles son las partes de un proyecto ¿

3. ¿Qué es la Gerencia de Proyectos?

4. ¿Qué es el PMBOK?

5. ¿Cuáles son las principales ventajas/desventajas entre una Gráfica de Gantt y los Métodos de Redes?, ¿Cuándo es preferible usar cada uno?

6. ¿Qué es un proyecto industrial?

7. En la sociedad, ¿como pueden intervenir las administraciones publicas en el proceso de las actividades económicas?

8. ¿Qué es una empresa?

9. Dimensiones del proyecto.

10. ¿Qué entendemos por éxito de un proyecto?

11. Describe la figura del Jefe del Proyecto.

12. Describe brevemente las características que debe reunir un buen director de proyectos.

13. Describe las funciones del cliente en un proyecto.

14. ¿Cómo calcularemos el coste mínimo de un proyecto?

15. ¿Como calcularemos el tiempo optimo para la ejecución de un proyecto?

16. Describe y compara los tipos de autoridad del director de proyectos.

17. Enumera y describe los cinco tipos de director de proyectos.

18. ¿Qué es un equipo multidisciplinar?

19. ¿Cuáles son los costes directos de un proyecto?


20. ¿Cuáles son los elementos que contiene un Plan de Proyecto?

21. Describe una organización en equipos de proyecto, destacando sus ventajas e inconvenientes.

22. Define un WBS ( Work Breakdown Structure ) utilizado en la planificación de proyectos.

23. ¿Cuáles son los pasos para desarrollar en el proceso de diseño usando el WBS?

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO DE LA UNIDAD

1.- ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo o idea llevado a cabo, el objetivo del mismo puede ser la obtener ganancias para las empresas o sus ejecutores, como también obtener beneficios para la comunidad.

Un proyecto nace de ideas diversas, dichas ideas surgen de un proceso creativo, este proceso se enfoca en detectar problemas y plantear oportunidades, cada oportunidad esta enmarcada en las diversas tendencias sociales y económicas existentes en el mundo. Ejecutar una idea supone que esta cubre alguna necesidad existente en el mercado, que contamos con los insumos, financiamiento y habilidades suficientes para llevar a cabo el proyecto.

2.- ¿Cuáles son las partes de un proyecto?

El proyecto se divide generalmente en perfil, prefactibilidad y factibilidad, la diferencia estriba en los detalles que contiene cada fase. Cada proyecto puede ser para realizar cambios en empresas en marcha o para crear empresas nuevas. Los proyectos son privados si generan ganancias monetarias o son sociales si generan beneficios a la comunidad o pueden ser públicos si la inversión es del estado, en ambos casos el fin es social y se da generando capacidades en la población o generando infraestructura.

3.- ¿Qué es la Gerencia de Proyectos?

La Gerencia de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para atender los requerimientos del mismo. Es también lograr los objetivos a través del uso de procesos tales como: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Proyectos se desarrollan en los sectores de construcción, ingeniería de software, energía y minas, textil, defensa, aeronáutica,


naval, mecánica, transporte, telecomunicaciones, educación, etc. Y en casi cualquier área del conocimiento humano. La Gerencia de Proyectos permite una realización profesional de proyectos en los que intervienen una múltiple cantidad de personas (desde decenas a miles), con diferentes tiempos de desarrollo (horas, meses, años).

4.- ¿Qué es el PMBOK?

El Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos (Project Management Body ofKnowledge) es un término que describe la suma de conocimientos dentro de la profesión de la gerencia de proyectos. El cuerpo de conocimientos incluye prácticas tradicionales comprobadas así como practicas innovadoras y avanzadas, incluye material publicado y sin publicar. Intenta ser una gran fuente de información, reflejo de todas las practicas exitosas que pueden ocurrir en la gerencia de proyectos.

5.- ¿Cuáles son las principales ventajas/desventajas entre una Gráfica de Gantt y los Métodos de Redes?, ¿Cuándo es preferible usar cada uno?

La ventaja del método de redes sobre la gráfica de Gantt radica en que en el primero las relaciones de precedencia se muestran explícitamente en la red, lo que permite desarrollar un algoritmo de programación que toma en cuenta todas las relaciones de precedencia. Al usar gráficas de Gantt, las relaciones de precedencia se mantienen en la mente del programador, lo que las hace muy difíciles de manejar en grandes proyectos. Por otro lado, las redes son más complejas, difíciles de entender y costosas que las gráficas, por lo que sólo deben de utilizarse en proyectos complejos en los que el costo adicional sea justificable.

Además, los métodos de redes (y en particular el camino crítico) permiten generar información adicional –como tiempos más tempranos y tardes de inicio y término de cada actividad, además de holguras y rutas criticas– que la carta Gantt no es capaz de entregar en forma directa.

6.- ¿Qué es un proyecto industrial?El proyecto industrial es una combinación de los recursos necesarios, reunidos en una organización temporal, para la transformación de una idea en una realidad industrial.

7.- En la sociedad, ¿como pueden intervenir las administraciones publicas en el proceso de las actividades económicas?

Las administraciones públicas pueden intervenir de diversas formas:

Como consumidores se dirigen a los mercados de productos. Realización de actividades de producción empresarial. Intervienen en todos los mercados como reguladores de esa actividad, dictando normas y vigilando su cumplimiento. Detraen para si una parte de la corriente de flujos monetarios de forma coactiva y en ocasiones sin contra prestación.


Entregan tanto restos monetarios como bienes y servicios a empresas (subvenciones) familiares (subsidios) y la sociedad en su conjunto (infraestructura).

8.- ¿Qué es una empresa?

Una empresa es una unidad que produce los productos solicitados por las familias a partir del capital y del trabajo que estas aportan.

En respecto a la definición de empresa podemos encontrar diversas orientaciones:

1. Orientación técnico productiva: Centrado en el proceso de transformación.2. Orientación económico financiera: Se estudian las transformaciones monetarias.3. Orientación comercial: Búsqueda de los mecanismos que proporcionen una

satisfacción al cliente.4. Orientación jurídica: Se da relevancia a la personalidad jurídica de la empresa y

a la capacidad para realizar contratos.5. Orientación social: Se plantean las relaciones de la empresa con la sociedad,

destacando la problemática con los con los trabajadores, las relaciones con los consumidores y la responsabilidad social.

Dimensiones del proyecto.

Dimensión Técnica: Ingeniería Fabricación Montaje Pruebas Construcción Realización

Dimensión de Gestión: Información Planificación Control Coordinación Motivación Integración

9.- ¿Qué entendemos por éxito de un proyecto?

Entendemos que un proyecto llega a buen término cuando su finalización se da dentro de unas condiciones pactadas en cuanto a coste, plazos y calidad.

10.- Describe la figura del Jefe del Proyecto.El jefe del proyecto en muchas ocasiones no conoce con exactitud a quien sirve, planteando el posible cambio de cliente, con lo que se producen una serie de situaciones altamente desmotivadoras y posibilitadoras del conflicto entre jefe y cliente.

11.- Describe brevemente las características que debe reunir un buen director de proyectos.

Liderazgo: La experiencia deriva de la investigación demuestra que la capacidad de


motivar, el liderazgo, es le factor mas importante de éxito de un proyecto. Capacidad técnica: Debe ser mas un integrador, un generalista, que no un especialista. Capacidad para planificar: No solo debe ser capaz de planificar sino que debe interesarse por esta problemática. Capacidad para controlar: Debe ser capaz de controlar personas actuaciones y fondos. Capacidad para enjuiciar: Ha de ser capaz de compaginar las soluciones técnicas con los plazos, los costes y los factores humanos. Capacidad de adaptación: Debe ser muy flexible, capaz de adaptarse a las muchas circunstancias que suelen presentarse a lo largo del proyecto.

Capacidad para identificar problemas: Debe prever la existencia de problemas, anticipándose a ellos en lo posible, y tratarlos en la justa medida de su importancia.

12.- Describe las funciones del cliente en un proyecto.

Las funciones que marcan el inicio del proyecto de un cliente son dos: la fijación de los objetos y la decisión de iniciar la obra.

La primera, el cliente señala lo que quiere. La función de “ iniciar el proyecto ” contando con su autoridad como agente económico.En segundo lugar, las funciones que el cliente lleva a cabo durante la ejecución de la obra: seguimiento y renegociación.Finalmente, la finalización del proyecto mediante la recepción de la obra, su aprobación y pago.

13.- ¿Cómo calcularemos el coste mínimo de un proyecto?

Los costes totales se calculan sumando costes directos e indirectos y gráficamente presentan una forma en U.(es decir, presentan un punto mínimo, optimo que la empresa deseará alcanzar).

14.- ¿Como calcularemos el tiempo optimo para la ejecución de un proyecto?


15.- Describe y compara los tipos de autoridad del director de proyectos.

La autoridad real de cada tipo de director de proyecto va aumentando desde el tipo 1 al 5.

1.- Centralizador de información.(Unidad de información).

2.- Activador del proyecto.(Unidad de comunicación).

3.- Coordinador del proyecto.(Unidad de control).

4.- Jefe de proyecto.(Unidad de dirección).

5.- Director de proyecto.(Unidad de mandato).

16.- Enumera y describe los cinco tipos de director de proyectos.

En función de la autoridad conferida pueden establecerse distintos tipos de personas muy vinculadas al proyecto, y que genéricamente suelen denominarse director del proyecto.

De los cinco tipos de director de proyecto, solamente dos de ellos tienen la autoridad para ser un autentico director del proyecto.


17.- ¿Qué es un equipo multidisciplinar?

Un equipo multidisciplinar es aquel equipo experto tanto en temas técnicos e ingenieros como de dirección, gestión y marketing.

18.- ¿Cuáles son los costes directos de un proyecto?

Los costes directos son los que intervienen directamente en las actividades del proyecto (mano de obra, maquinaria, materias primas, energía, etc.). Suelen tener un comportamiento creciente según se avanza en la ejecución del proyecto.

19.- ¿Cuáles son los elementos que contiene un Plan de Proyecto?

Son dos tipos: Horizontal (sobre la división del trabajo) y Vertical (separación entre las actividades de preparación y control de las de ejecución directa de la actividad).

20.- Describe una organización en equipos de proyecto, destacando sus ventajas e inconvenientes.

Esta organización tiene un origen muy reciente, y se ha desarrollado mas en el sector servicios que en el industrial. En ella se da la máxima importancia a la realización de proyectos independientes, y puede ser muy adecuada para empresas en sectores punta como la electrónica, la industria aerospacial o la industria de defensa que es la que mas lo ha utilizado en Estados Unidos.

En estas organizaciones y dependiendo de la alta dirección, no existen unidades funcionales, sino equipos de proyecto, cada uno de los cuales tiene que desarrollar unos objetivos concretos e independientes de los demás.

Los equipos actúan con total libertad e independencia, utilizando los medios puestos a su alcance y en contacto directo con los mas altos responsables de la empresa. Cada equipo de proyecto puede estar desarrollando dos o tres trabajos a la vez, siempre que se utilicen técnicas semejantes y se encuentren en etapas distintas de su desarrollo.

Ventajas:

1. Control directo sobre todas las actividades del proyecto. 2. Considerable reducción de los problemas de coordinación. Todos trabajan en un

equipo con un objetivo claro y todos son participes de su éxito o fracaso. 3. Responsabilidades claras y centralizadas, con una linea jerárquica de autoridad y

con conocimiento de lo que esta pasando.

Desventajas:


1. Multiplicación de funciones, ya que cada proyecto se desarrolla con independencia de los demas.

2. Dificultad para encontrar personas que se integren en un grupo de trabajo. 3. No favorece la formación de equipos técnicos especializados, lo que puede

comprometer las capacidades técnicas de la organización a largo plazo. 4. Los tiempos muertos no pueden compensarse con otras actividades productivas,

por lo que los costes globales son muy altos. 5. Esta organización favorece a las personas inclinadas hacia las actividades

administrativas del proyecto, ya que son enteramente responsables de sus objetivos, y puede ir en detrimento de los aspectos técnicos del mismo.

21.- Define un WBS (Work Breakdown Structure ) utilizado en la planificación de proyectos.

El WBS puede percibirse como un gráfico organizativo. Representa un proyecto subdividido en unidades de tareas jerárquicas, grupos de trabajo y unidades de trabajo. El resultado final es un conjunto de unidades de trabajo, cada una de las cuales es relativamente corta en plazo de tiempo. Cada una tiene su plazo de tiempo de iniciación y finalización definitivos. Cada parte del proyecto desglosada en porciones mínimas puede presupuestarse en términos financieros, de horas de trabajo del personal y otros recursos necesarios. Cada una es una parte única, significativa, por lo que se pueden asignar responsabilidades individuales. Cada una puede ser programada como una de las muchas tareas que la organización debe desarrollar y completar.

22.- ¿Cuáles son los pasos para desarrollar en el proceso de diseño usando el WBS?

Desglosar las sucesivamente las tareas del proyecto hasta los detalles más precisos. Una serie de tareas para cada elemento de trabajo (estimar el estado de trabajo, enumerar vendedores, determinar costes, identificar las especificaciones, calcular las necesidades de recursos, enumerar al personal y sus responsabilidades, y organizar una lista preliminar de plazos). Realizar el WBS, presupuesto y estimaciones de tiempo. Cada nivel contendrá la misma información que los demás. El nivel más alto contiene un resumen principal del presupuesto para fijar un precio o estudiar unos beneficios o pérdidas. Los logros del proyecto (hitos) pueden ser agregados al esquema del proyecto.

Separata1 Informatica Aplicada Administracion Bravo

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