Servicio de Control Simultaneo

Escuela Nacional de Control Servicio de Control Simultneo

Pgina 1

Servicio de Control Simultneo

Material didctico


Pgina 2

Servicio de Control Simultneo


Pgina 3

Escuela Nacional de Control

Directora: Fanny Vidal Vidal

Equipo de Diseo Curricular Material de Trabajo Equipo de Edicin y Diagramacin

Grismi Bravo Arana Ingrid Mendoza Valerio Nancy Quintana Campos Martn Motta Garca

Lima 2015

El presente material es de uso exclusivo para los participantes de los cursos regulares programados

por la ENC.


Pgina 4

PRESENTACIN

En el marco del nuevo modelo de operacin de la Contralora General

de la Repblica, cliente-producto-produccin, se aprob la Directiva N

006-2014-CG/APROD Ejercicio del control simultneo.

Este marco normativo, se constituye en una nueva herramienta del

control gubernamental que busca alertar oportunamente al titular de la

entidad, los riesgos que podran afectar el logro de los objetivos del

proceso que es materia de evaluacin, promoviendo que estos sean

mitigados o superados por la entidad, oportunamente.

El servicio de control simultneo consiste en evaluar las actividades de un

proceso en curso a cargo de una entidad sujeta al mbito del Sistema

Nacional de Control, a travs sus tres modalidades, accin simultnea,

orientacin de oficio y visita de control.

Desde este enfoque, el control simultneo se caracteriza por ser

oportuno, preventivo y expeditivo, al mismo tiempo de estar orientado al

ciudadano, toda vez que presta especial atencin a los procesos de la

entidad que atienden sus necesidades.

En la ltima unidad del documento se presenta casos de aplicacin

prctica de cada una de las modalidades del servicio de control

simultneo, con el propsito de que los participantes alcancen los

objetivos de aprendizaje planteados.


Pgina 5

INTRODUCCIN

En concordancia con la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema

Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, las

Normas Generales de Control Gubernamental desarrollan entre otros

servicios, el servicio de control simultneo que puede ser ejercido por

las unidades orgnicas de la Contralora y los rganos de Control

Institucional, en las modalidades establecidas.

El presente material didctico, como complemento, orientado a

promover el conocimiento e interiorizacin del marco conceptual del

servicio de control simultneo, desarrolla cuatro unidades de

aprendizaje.

La Unidad de Aprendizaje I, corresponde a las Generalidades del

servicio de control simultneo, y tiene como propsito conocer el

marco general, definicin, objetivo y caractersticas principales. La

Unidad de Aprendizaje II, desarrolla las modalidades del control

simultneo, siendo estas la accin simultnea, la orientacin de

oficio y la visita de control; y, nos muestra su proceso y etapas

tendientes a advertir la existencia de riesgos que afectaran el logro

de los objetivos del proceso que se evala. En la Unidad de

Aprendizaje III, se presentan los aspectos referidos al seguimiento y

evaluacin de las acciones realizadas por la entidad con relacin a

los riesgos advertidos y comunicados, as como la periodicidad en la

que los rganos de Control Institucional envan la informacin a la

Contralora.

Finalmente en la Unidad de Aprendizaje IV, se expone casos

prcticos de aplicacin de las modalidades del servicio de control

simultneo, que nos permitirn conocer y analizar la oportunidad de

su ejercicio as como las particularidades que las caracterizan.


Pgina 6

Aplicar adecuadamente el servicio del control simultneo, en la

modalidad que corresponda, a fin de lograr el objetivo del servicio de

control; teniendo en cuentas las etapas que intervienen en el proceso

de cada una de las modalidades, as como el seguimiento y evaluacin

de las acciones realizadas por la entidad, respecto a los riesgos

comunicados al titular de la entidad, con el propsito de que los

rganos del Sistema Nacional de Control brinden una respuesta

satisfactoria a las necesidades de control simultneo.

COMPETENCIA


Pgina 7

NDICE


Pgina 8

Qu es el servicio de control

simultneo?

Cules son sus modalidades?

Cul es el proceso de

aplicacin de cada

modalidad?

Se hace seguimiento y

evaluacin de las acciones realizadas por la entidad?

PREGUNTAS MOTIVADORAS


Pgina 9

1

GENERALIDADES DEL CONTROL

SIMULTNEO


Pgina 10

SERVICIO DE CONTROL SIMULTNEO

PRIMERA UNIDAD: GENERALIDADES DEL CONTROL

SIMULTNEO

Control simultneo

Objetivo

Alcance

Origen y criterios

Caractersticas

Comunicacin de situaciones fuera del objetivo

del servicio de control

Implicancias de su ejercicio

Capacidad 1:

Conoce el marco general del servicio de

control simultneo, su definicin, objetivo y

caractersticas principales, para lograr la

interiorizacin conceptual de este nuevo

servicio de control.


Pgina 11

CONTROL SIMULTNEO

Segn las Normas Generales de Control Gubernamental, los servicios de

control se clasifican en funcin del momento de su ejercicio, en los

siguientes tipos:

i) Servicios de control previo, efectuado exclusivamente por la

Contralora con anterioridad a la ejecucin de un acto u operacin

de una entidad.

ii) Servicio de control posterior, se realiza con el objeto de efectuar la

evaluacin de los actos y resultados ejecutados por las entidades en

la gestin de los bienes, recursos y operaciones institucionales.

iii) Servicio de control simultneo, se realiza a la(s) actividad(es) de un

proceso en curso de la gestin de una entidad.

Grfico N 1

Tipos de Servicios de Control

en funcin del momento de su ejercicio

Fuente: Normas Generales de Control Gubernamental, aprobadas mediante Resolucin de Contralora N 273-2014-CG de 12 de mayo de 2014.

DURANTE

Control Previo

Control Simultneo Control

Posterior

ANTES

Desarrollo de

actividades de un

proceso en curso.

Ejecucin de

actos u

operaciones

DESPUS

Ejecucin de

actos y

resultados


Pgina 12

OBJETIVO

El servicio de control simultneo tiene por objetivo alertar

oportunamente al titular de la entidad, la existencia de hechos que

ponen en riesgo el resultado o logro de los objetivos de un proceso en

curso, a fin de promover la adopcin de las medidas preventivas que

contribuyan a mitigar y, de ser el caso superar el riesgo identificado.

Su ejercicio no implica la conformidad de los actos de gestin de la

entidad, por lo tanto no limita el ejercicio del control posterior.

ALCANCE

Las disposiciones establecidas para el ejercicio del control simultneo,

son de cumplimiento obligatorio para:

i) Las unidades orgnicas de lnea de la Contralora, responsables

de ejercer el control gubernamental en las entidades bajo su

mbito de control.

ii) Los rganos de Control Institucional (OCI) en las entidades en las

que ejercen el control gubernamental.

iii) Las entidades sujetas al mbito del Sistema Nacional de Control.

ORIGEN Y CRITERIOS

La Contralora o el rgano de Control Institucional, ejercen el control

simultneo de manera selectiva en la modalidad y oportunidad que

consideren, como resultado del planeamiento efectuado sobre la base

de los lineamientos impartidos por la Contralora en su condicin de Ente

Tcnico rector del Sistema Nacional de Control; y de la aplicacin de los

criterios de materialidad y relevancia que permitir identificar los

procesos y actividades crticas de la entidad, es decir aquellos que

denotan mayor riesgo.

CARACTERSTICAS

El control simultneo se caracteriza por ser:

i) Oportuno, toda vez que se realiza a la actividad o actividades de

un proceso en curso.


Pgina 13

ii) Expeditivo, porque sus resultados se exponen en un breve plazo a

travs de la remisin de una comunicacin o informe al Titular de

la entidad.

iii) Preventivo, porque revela hechos que pueden generar riesgos

que afecten el cumplimiento de los objetivos del proceso materia

de control, promoviendo la adopcin oportuna de medidas

preventivas.

iv) Orientado al ciudadano, porque a travs del ejercicio del control

simultneo se presta especial atencin a los procesos que estn

orientados a atender las necesidades de los ciudadanos.

COMUNICACIN DE SITUACIONES FUERA DEL OBJETIVO DEL SERVICIO DE

CONTROL

Es posible que durante el ejercicio del control simultneo, el equipo

identifique situaciones que ya generaron un efecto o se encuentren

fuera del objetivo del servicio; en este caso, estas situaciones deben ser

puestas en conocimiento de la unidad orgnica competente del

planeamiento de los servicios de control de la Contralora, a travs del

aplicativo informtico implementado para dicho fin.

IMPLICANCIAS DE SU EJERCICIO

Se debe tener presente que el ejercicio del servicio de control

simultneo sobre una o ms actividades de un proceso en curso:

i) No supone la conformidad de los actos de gestin de la entidad.

ii) No limita el ejercicio del control posterior.

iii) No conlleva a la injerencia de la Contralora o los rganos de

Control Institucional en los procesos de direccin y gerencia a

cargo de la administracin de la entidad. En este contexto los

resultados del control simultneo no deben contener

recomendaciones especficas para la mitigacin o superacin

de los riesgos advertidos, de forma que no se interfiera en las

decisiones de los gestores responsables de administrar los riesgos

identificados en los procesos a su cargo.


Pgina 14

Cmo se clasifican los servicios de control?

Qu es el servicio de control simultneo?

Cul es el objetivo del servicio de control simultneo?

Qu atributos caracterizan al servicio de control

simultneo?

Qu implicancias genera el ejercicio del servicio de control

simultneo?



Pgina 15

2

MODALIDADES DEL CONTROL

SIMULTNEO


Pgina 16

SERVICIO DE CONTROL SIMULTNEO

SEGUNDA UNIDAD: MODALIDADES DEL CONTROL

SIMULTNEO

Accin simultnea Orientacin de oficio

Visita de control

Capacidad 2:

Describe las modalidades del control

simultneo, detallando sus etapas y

caractersticas, para lograr que el

participante identifique y aplique cada

modalidad en forma adecuada.


Pgina 17

ACCIN SIMULTNEA

Definicin

Es una modalidad del servicio de control simultneo que sirve para

evaluar una o ms actividades de un proceso en curso, durante la

gestin de la entidad, en cualquier momento en el que se desarrolla, y

que puede corresponder a un sistema administrativo1 o un sistema

funcional2, ; con el objeto de alertar oportunamente al Titular de la

entidad sujeta a control gubernamental sobre la existencia de hechos

que ponen en riesgo el resultado o el logro de los objetivos del proceso,

buscando promover la adopcin de medidas preventivas que

contribuyan a mitigar o superar el riesgo identificado. (Numeral 5.3,

5.Disposiciones Generales. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio

del control simultneo).

En el ejercicio de la accin simultnea, se efecta tanto la verificacin

documental, es decir la revisin de los documentos vinculados a la

actividad o actividades objeto de evaluacin, como la verificacin

fsica de la actividad o actividades en el momento en que se

desarrollan, a fin de determinar si estas se estn realizando conforme a

la normativa aplicable, las disposiciones internas y las estipulaciones

contractuales que se hayan establecido.

Sin perjuicio de lo anterior y, con la finalidad de tener un mayor

conocimiento y realizar un anlisis integral de las actividades que se

evalan, el equipo de trabajo puede realizar la revisin de actividades

previamente ejecutadas a las que son objeto de evaluacin.

Como ejemplo de los procesos cuya actividades se pueden evaluar

mediante la aplicacin este servicio de control, podemos citar la

transferencia de gestin, los procesos de seleccin, ejecucin

contractual de bienes, servicios, obras, asociaciones pblico privadas,

provisin del servicio alimentario por gestin de productos en el caso del

Programa Social Qali Warma, entre otros; siempre y cuando, la

actividad materia de evaluacin se encuentre en curso.

1 Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilizacin de los recursos en las entidades de la

administracin pblica, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Artculo 46] 2 Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de polticas pblicas que requieren la

participacin de todas o varias entidades del Estado. [Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Artculo 45].


Pgina 18

Grfico N 2

Servicio de control simultneo

Caractersticas

El servicio de accin simultnea se caracteriza por los siguientes

aspectos:

i) Su ejercicio comprende tres etapas: planificacin, ejecucin y

elaboracin de informe.

ii) Su desarrollo debe ser en un plazo no mayor de 20 das hbiles;

sin embargo, de manera excepcional y por la naturaleza de la

actividad o actividades materia de control, el responsable de la

unidad orgnica de la Contralora o del rgano de Control

Institucional, segn corresponda, que tiene a su cargo la

ejecucin del servicio de control, puede autorizar un plazo

mayor, el cual debe determinarse durante la etapa de

planificacin.

iii) Durante la etapa de ejecucin, el responsable de la unidad

orgnica de la Contralora o del rgano de Control Institucional

debe comunicar de manera inmediata al Titular de la entidad, los

hechos y riesgos que, por su naturaleza y trascendencia,

requieran la adopcin inmediata de medidas preventivas por

parte del titular; sin perjuicio, de que sean desarrollados en el

informe de accin simultnea. Excepcionalmente, esta

Adopcin de

medidas

preventivas

Mitigar /

superar

riesgos

PRODUCTO

FINAL

Comunicacin de

hechos que

ponen en riesgo

los objetivos del

proceso

Pueden ser

materia de revisin

para un

conocimiento

integral de la

actividad materia de control

ACTIVIDADES EN EJECUCIN

ACTIVIDADES

EJECUTADAS

ACCIN SIMULTNEA

ACTIVIDADES POR

EJECUTAR


Pgina 19

comunicacin puede ser realizada por el jefe de equipo a cargo

de la accin simultnea, cuando se presenten situaciones que

limiten o impidan que el responsable de la unidad orgnica de la

Contralora o del rgano de Control Institucional realicen

oportunamente esta comunicacin.

iv) La accin simultnea culmina con la emisin de un Informe de

Accin Simultnea.

v) El rgano de Control Institucional de la entidad o el designado

por la Contralora, es responsable de efectuar el seguimiento de

los riesgos comunicados.

(Literales a)Planificacin, b) Ejecucin y c) Elaboracin del

informe cuarto prrafo del numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Accin simultnea. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control simultneo)

Cierre de la accin simultnea

El servicio de accin simultnea culmina con la emisin del Informe de

accin simultnea; este documento contiene los riesgos identificados

en la actividad o actividades del proceso en curso que ha sido objeto

de evaluacin.

A travs de este informe que es remitido al Titular de la entidad se

comunican los riesgos identificados, a fin que adopte las medidas

correspondientes que contribuyan a mitigarlos o superarlos asegurando

el cumplimiento de los objetivos del proceso y su producto final.

El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando

la estructura establecida por la Contralora cuyo objetivo es estandarizar

el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control

facilitando su registro en el sistema informtico, correspondiente.

Es preciso sealar que los hechos identificados que son descritos en el

informe son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma:

i) Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

ii) La descripcin clara y objetiva del hecho identificado;

iii) El criterio inobservado; y,

iv) El riesgo identificado.

(Literal c) Elaboracin del informe, Numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Accin

simultnea. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control simultneo)


Pgina 20

Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad

El rgano de Control Institucional de la entidad que ejecut la accin

simultnea o el rgano de Control Institucional designado por la

Contralora, es el responsable de realizar el seguimiento y evaluacin de

las acciones realizadas por la entidad, para superar o mitigar los riesgos

identificados que fueron comunicados en el informe de accin

simultnea.

(Numeral 7. Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la

entidad. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control simultneo)


Pgina 21

ORIENTACIN DE OFICIO

Definicin

Es una modalidad del control simultneo que ejercen las unidades

orgnicas del Contralora o el rgano de Control Institucional cuando

toma conocimiento de la presencia de situaciones que pueden

conllevar a la gestin a incurrir en errores, omisiones o incumplimientos

en el desarrollo de una o ms actividades de un proceso en curso.

(Numeral 6.3 Orientacin de Oficio, 6. Disposiciones Especficas.

Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control simultneo)

Para dicho fin, adems de la informacin proporcionada por la entidad,

se puede recopilar y analizar informacin de diversas fuentes como

medios de comunicacin, aplicativos informticos web de acceso libre,

internet, entre otros, cuyo anlisis se realiza estrictamente en gabinete.

La orientacin de oficio se realiza mediante comunicacin escrita, sea

oficio u otro documento y, es dirigido al Titular de la Entidad o a quien

haga sus veces en la entidad, haciendo de su conocimiento de manera

clara y concisa las situaciones identificadas y sus posibles riesgos.

Grfico N 3

Esquema del servicio de Orientacin de oficio

Recopilacin Anlisis Comunicacin


Pgina 22

Caractersticas

El servicio de orientacin de oficio, se caracteriza por los siguientes

aspectos:

i) No tiene un plazo establecido para su ejecucin; sin embargo al

igual que los otros servicios de control simultneo, se caracteriza

por ser oportuno y expeditivo.

ii) La comunicacin escrita que contiene las situaciones

identificadas y sus posibles riesgos, debe ser redactada de

manera clara y objetiva, respetando la estructura establecida

por la Contralora, cuyo objetivo es estandarizar el desarrollo de

los productos resultantes de los servicios de control facilitando su

registro en el sistema informtico, correspondiente. Por ello cada

situacin identificada debe tener una sumilla, la descripcin clara

y objetiva del hecho, el criterio inobservado y el riesgo

identificado.


Pgina 23

VISITA DE CONTROL

Definicin

La visita de control es una modalidad del control simultneo que est

orientada a presenciar y constatar actos o hechos en curso

relacionados a la entrega de bienes y servicios a los ciudadanos a

cargo de las entidades, en el ejercicio de sus competencias

funcionales; as como, constatar el estado y el mantenimiento de la

infraestructura pblica.

(Numeral 6.4.1 Definicin, 6.4 Visita de control. Directiva N 006-2014-

CG/APROD Ejercicio del control simultneo)

En el ejercicio de la visita de control, prima la verificacin fsica de los

actos o hechos en el momento en que se desarrollan, a fin de

determinar si estos se realizan conforme a la normativa aplicable, las

disposiciones internas y las estipulaciones contractuales que se hayan

establecido.

Este servicio de control se puede efectuar por ejemplo, durante la

entrega de textos escolares en los centros educativos; durante la

entrega de donaciones, para atender las necesidades de ciudadanos

afectados por desastres naturales; durante la prestacin de servicios en

los centros de salud; as como para constatar el estado y mantenimiento

de la infraestructura educativa, pistas, parques y jardines, entre otros.

Grfico N 4

Esquema del servicio de visita de control

Entrega de bienes

Entrega de servicios

Estado y

mantenimiento de

infraestructura pblica

C

I

U

D

A

D

A

N

O

S


Pgina 24

Caractersticas

El servicio de visita de control se caracteriza por los siguientes aspectos:

i) Su ejercicio comprende tres etapas: planificacin, ejecucin y

elaboracin de informe.

ii) Su desarrollo debe ser en un plazo mximo de 7 das hbiles.

iii) En el ejercicio de la visita de control se aplican principalmente

tcnicas de verificacin fsica como la inspeccin, indagacin y

observacin, cuyos resultados son registrados en actas segn el

modelo establecido en la Directiva.

iv) El servicio de visita de control culmina con la emisin de un

Informe de Visita de Control.

v) El rgano de Control Institucional de la entidad o el designado

por la Contralora, es responsable de efectuar el seguimiento de

los riesgos comunicados.

(Numeral 6.4.2 Etapas, 6.4 Visita de Control. Directiva N 006-2014-

CG/APROD Ejercicio del control simultneo)

Cierre de la visita de control

El servicio de visita de control culmina con la emisin del Informe de

visita de control; este documento contiene los hechos y los riesgos

identificados en los actos o hechos presenciados.

Este informe se remite al Titular de la entidad se comunican los riesgos

identificados, a fin que adopte las medidas correspondientes que

contribuyan a mitigarlos o superarlos.

El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando

la estructura establecida por la Contralora cuyo objetivo es estandarizar

el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control

facilitando su registro en el sistema informtico, correspondiente.

Es preciso sealar que los hechos identificados que son descritos en el

informe son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma:

i) Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

ii) El hecho identificado, con una descripcin clara y objetiva;

iii) El criterio inobservado; y,

iv) El riesgo identificado.


Pgina 25

Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad

El rgano de Control Institucional de la entidad que ejecut la visita de

control o el rgano de Control Institucional designado por la

Contralora, cuando la entidad en la que se interviene no cuenta con

dicho rgano, es el responsable de realizar el seguimiento y evaluacin

de las acciones realizadas por la entidad para superar o mitigar los

riesgos identificados que fueron comunicados en el informe de visita de

control.

(Numeral 7. Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la

entidad. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control simultneo)


Pgina 26

Cules son las modalidades de control simultneo?

En que es consiste la accin simultnea?

Menciona las caractersticas de la accin simultnea.

En qu consiste la orientacin de oficio?

Menciona las caractersticas de la orientacin de oficio.

En qu se consiste la visita de control?

Menciona las caractersticas de la visita de control

Menciona las modalidades del servicio de control

simultneo en los que se hace seguimiento y evaluacin de

las acciones realizadas por la entidad.



Pgina 27

3

SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE LAS

ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD


Pgina 28

El seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad, se

efecta a los riesgos comunicados al Titular de la Entidad en el marco de los

servicios de control simultneo de accin simultnea y visita de control.

SERVICIO DEL CONTROL SIMULTNEO

TERCERA UNIDAD: SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE LAS

ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD

Procedimiento.

Estado de los riesgos comunicados.

Envo de informacin a la Contralora.

Capacidad 3:

Describe las actividades que forman parte

del seguimiento y evaluacin de las

acciones realizadas por la Entidad respecto

de los riesgos identificados, y que van desde

la comunicacin que efecta el Titular de la

Entidad al OCI que corresponda hasta el

envo de los resultados de la evaluacin a la

Contralora General de la Repblica.


Pgina 29

El OCI de la entidad que efectu el servicio de control o el OCI designado por

la Contralora para esta labor son los responsables del seguimiento y

evaluacin de las acciones realizadas por la Entidad respecto de los riesgos

comunicados.

Procedimiento

Una vez que el informe resultante de la accin simultnea o de la visita de

control es comunicado al Titular de la entidad, este en un plazo no mayor de

10 das hbiles contados desde el da siguiente de su recepcin, debe remitir

al rgano de Control Institucional correspondiente, la siguiente informacin: las

medidas dispuestas con el propsito de mitigar o de ser el caso, superar los

riesgos comunicados; los funcionarios responsables de ejecutarlas; plazos para

su ejecucin; as como, las acciones realizadas a la fecha de remisin de

dicha informacin.

La informacin remitida por el Titular de la entidad a los 10 das hbiles, debe

ser evaluada y registrada por el OCI respectivo en el aplicativo informtico

correspondiente, en un plazo no mayor de 5 das hbiles contados desde la

fecha de recepcin de sta; en caso el Titular de la entidad no cumpla con

remitir dicha informacin, el OCI deja constancia de la situacin mencionada

en el mencionado aplicativo.

El seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad,

respecto a los riesgos comunicados, segn su naturaleza, se efecta hasta la

mitigacin o superacin del riesgo comunicado o por el plazo mximo de un

ao, contado a partir de la recepcin del informe del servicio de control

Estado de los riesgos comunicados

El OCI determina el estado de cada riesgo comunicado, sobre la base de la

informacin presentada por la entidad y las verificaciones que considere

necesarias realizar. Estos estados son:

i) Mitigado

ii) Persiste

iii) Sin acciones adoptadas


Pgina 30

Envo de informacin a la Contralora

El resultado del seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la

entidad, debe ser registrada por el rgano de Control Institucional de la

entidad respectivo, y se remiten a la Contralora, a travs del aplicativo

informtico, conforme se indica a continuacin:

a. Los resultados del seguimiento y evaluacin efectuada en el periodo de

enero junio, se envan a ms tardar el ltimo da hbil del mes de julio.

b. Los resultados del seguimiento y evaluacin efectuada en el periodo de

julio diciembre, se envan a ms tardar ltimo da hbil del mes de

enero del siguiente ao.


Pgina 31

En qu modalidades del servicio de control simultneo se

requiere que el OCI realice el seguimiento y evaluacin de

las acciones realizadas por la entidad?

Cul es el plazo mximo que tiene el Titular de la entidad

para informar al OCI sobre las medidas dispuestas?

Quin determina el estado de los riesgos y cules son

estos?

Cul es el perodo de tiempo mximo para efectuar el

seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la

entidad respecto de los riesgos comunicados?

Mencione las fechas en las que el OCI debe realizar envi

de la informacin resultante del seguimiento y evaluacin

de las acciones realizadas por la entidad.



Pgina 32

4

CASUSTICA


Pgina 33

CASO 1

PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACIN ESCOLAR QALI WARMA

ACCIN SIMULTNEA EN EL REPARTO DE LOS SERVICIOS ALIMENTARIOS CON EL

APOYO DE LOS CAE

Desarrollaremos la aplicacin de una accin simultnea al sistema

funcionales3 del Programa Nacional de Alimentacin Escolar Qali Warma,

creado mediante Decreto Supremo 008-2012-MIDIS del 31 de mayo de

2012, con la finalidad de brindar un servicio alimentario de calidad a nios y

nias del nivel inicial (a partir de los 3 aos de edad) y primario de las

instituciones educativas pblicas en todo el territorio nacional.

La accin simultnea se desarrollar en sus tres etapas: planificacin,

ejecucin y elaboracin del informe.

1. Planificacin:

Para iniciar la planificacin de la accin simultnea al Programa Nacional

de Alimentacin Escolar Qali Warma, se obtiene la informacin4 bsica del

programa: finalidad, objetivos, alcance y caractersticas; asimismo, para

comprender e identificar las actividades crticas a evaluar, se obtiene

informacin sobre su operatividad, es decir: sus productos, procesos y

actividades. De esta informacin se obtuvo lo siguiente:

- Qali Warma es un programa social de alimentacin dirigido a nios y

nias a partir de 3 aos que asisten a instituciones educativas pblicas

de nivel pre-escolar y primaria a nivel nacional.

- Se caracteriza por tener un sistema de compras descentralizadas, bajo

un modelo de cogestin, con representantes de la sociedad civil y la

comunidad escolar, para brindar un servicio alimentario de calidad,

adecuado a los hbitos de consumo locales.

- Su objetivo final es mejorar la ingesta de alimentos, facilitando las

condiciones para el aprendizaje de los nios y nias del nivel inicial y

primaria de las II.EE. pblicas.

3 Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de polticas pblicas que requieren la

participacin de todas o varias entidades del Estado. [Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Artculo 45]. 4 El evaluador tambin puede iniciar el requerimiento de informacin con anticipacin a la etapa de planificacin,

con el propsito de analizar el proceso o la actividad a la cual pretende ejercer accin simultnea.


Pgina 34

- El modelo de cogestin de Qali Warma establece la constitucin de

Comits de Compra (conformados por autoridades del gobierno local,

sector salud y padres de familia) para la gestin del proceso de compra

descentralizado, para cuyo fin se le transfieren recursos financieros.

- Se conforman los Comits de Alimentacin Escolar (CAE), cuya funcin

central es la verificacin del servicio alimentario en la II.EE.

- El servicio de Qali Warma tiene dos componentes: i) alimentario; y,

ii) educativo. El componente alimentario, que es materia del presente

caso, est directamente asociado con la provisin del servicio,

adecuado a los hbitos de consumo local, y con los contenidos

nutricionales segn los grupos de edad. En esta lnea, la dosificacin de

la alimentacin se da de manera diferenciada, segn quintiles de

pobreza. As, en los colegios ubicados en distritos de menores quintiles (I

y II), se otorgan 2 comidas (desayuno y almuerzo), mientras que en otros

distritos (quintiles III, IV y V), se otorga slo una comida (desayuno).

- Qali Warma tiene dos modalidades de atencin: i) entrega de raciones

preparadas; y, ii) entrega de canastas de productos. En la entrega de

raciones, que nos ocupa el caso, los proveedores se encargan de la

preparacin diaria de los desayunos, y almuerzos en los casos que

corresponde, y los entregan en las instituciones educativas hasta treinta

minutos antes del horario establecido para el consumo.

Identificacin de productos, procesos y actividades:

Para realizar la accin simultnea bajo el enfoque por procesos, una vez

revisada y analizada la informacin obtenida, identificamos los productos,

procesos y actividades que sern evaluadas.

EL producto elegido es: Brindar el servicio de gestin de raciones

preparadas y los procesos que intervienen en su operatividad son:

1. Conformacin de Comits de Alimentacin Escolar (CAE).

2. Asistencia tcnica a los CAE.

3. Provisin del servicio alimentario.

4. Supervisin y monitoreo.

De estos procesos, el seleccionado para la accin simultnea es la

Provisin del servicio alimentario, cuyas actividades son las siguientes:

1. Adjudicacin de los servicios alimentarios;

2. Reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE;

3. Comit de compra (CC) recepciona el expediente y solicita la

transferencia de recursos;


Pgina 35

4. La unidad territorial valida el expediente y/o remite a la unidad de

transferencias; y,

5. La sede central transfiere los recursos y los CC realizan el pago.

Teniendo en cuenta que el principal problema que el programa pretende

afrontar es la inadecuada ingesta de alimentos en cantidad y calidad; y,

que los problemas reportados a travs de medios de prensa, suceden en la

entrega de alimentos a los nios y nias, se ha determinado que la accin

simultnea ser realizada a la actividad de Reparto de los servicios

alimentarios con apoyo de los CAE, cuyas tareas comprenden: i) la

recepcin; ii) la distribucin; y, iii) el consumo de las raciones alimentarias

por los nios y nias usuarios del programa.

Seleccin de la muestra

El equipo de accin simultnea ha considerado elegir una muestra para

efectuar el servicio de control, toda vez que el programa brinda el servicio

alimentario en instituciones educativas de nivel pre escolar y primaria a

nivel nacional. Para ello obtuvo informacin de las zonas e instituciones

educativas donde se ha reportado mayores problemas. Con esta

informacin, define que son cinco las instituciones educativas de nivel

inicial (especificar zona, distrito, provincia, departamento) que estarn en

el alcance de la accin simultnea.

Objetivo:

Con base en la informacin obtenida y el anlisis efectuado, se define que

el objetivo de la accin simultnea es determinar si el reparto de los

servicios alimentarios con el apoyo de los CAE, en las instituciones

educativas de nivel inicial (de las zonas determinadas), que comprende la

recepcin, distribucin y consumo, se realiza cumpliendo la normatividad

vigente para la cogestin de los CAE, y el contrato.

2. Ejecucin

En el proceso de ejecucin, efectuamos tanto la verificacin documental

como la verificacin fsica.

Verificacin documental:

Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de accin

simultnea, entre ellos principalmente:

La programacin de distribucin de raciones en las II.EE. seleccionadas.

El padrn de beneficiarios de las II.EE. seleccionadas.

El contrato suscrito con el proveedor de las raciones alimenticias, a fin

de verificar los trminos y condiciones en que sern distribuidos.


Pgina 36

La Ficha Tcnica que contiene el detalle de la composicin de las

raciones alimenticias que sern entregadas a los nios y nias del

programa. En el caso que presentamos, la ficha tcnica seala que la

racin alimenticia est compuesta por 01 vaso bebible de harina de

trigo y 01 pan con queso.

Verificacin fsica:

El equipo de accin simultnea inspecciona durante su ejecucin, las

tareas de recepcin, distribucin y consumo de las raciones preparadas,

por los nios y nias usuarios del programa.

Grfico N 01

Fases del reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE

El integrante del equipo de accin simultnea, desarrolla sus

procedimientos, observando las acciones que despliegan el proveedor, los

miembros del CAE y personal del centro educativo, durante las cuales

advierte los siguientes hechos:

Recepcin de raciones:

Se advierte que el proveedor entrega las raciones preparadas a profesores

que no son miembros del CAE; y que las raciones no cumplen con las

especificaciones de las fichas tcnicas de alimentos y de produccin de

receta diarias, como se muestra:

Alimentos que se deben entregar a los

nios(as) segn Fichas Tcnicas

Alimentos que el proveedor entrega

para distribuirlo a los nios(as)

usuarios

o 01 vaso bebible de harina de trigo

con leche

o 01 pan con queso

o 01 vaso de bebible de harina de

trigo sin leche

o 01 pan

1. Recepcin 2. Distribucin 3. Consumo

Proveedor CAE CAE Nios (as)


Pgina 37

Pese a esta situacin, los profesores recepcionan las raciones preparadas,

para su distribucin a los nios y nias de la II.EE.

Distribucin de raciones a los nios y nias usuarios del programa:

Durante el proceso de distribucin de las raciones alimenticias a los nios y

nias de la II.EE., se advierte que los miembros del CAE no adoptan medidas

para efectuar buenas prcticas de manipulacin de los alimentos, pues no

cuentan con gorros, mandiles, guantes ni mascarillas, que eviten

contaminar los alimentos durante su entrega.

Consumo de raciones por los nios y nias usuarios del programa:

Una vez que los alimentos son entregados a cada nio y nia de la II.EE., se

observa que el ambiente destinado al consumo de alimentos del programa

no son adecuados, no brinda las condiciones de higiene y salubridad, los

nios y nias no han realizado acciones de aseo de manos de manera

previa a la recepcin y consumo de las raciones alimenticias. Asimismo, se

aprecia que el CAE no motiva a los nios y nias al consumo de toda la

racin que se les distribuye, observando que los alimentos quedan

esparcidos en los ambientes destinados para su consumo.

3. Elaboracin del informe:

Los hechos y los riesgos advertidos, que podran afectar el cumplimiento de

los objetivos del programa, se presentan en el Informe de Accin

Simultnea, en la estructura que se muestra a continuacin:

Hecho 1: Proveedor entrega raciones alimenticias a profesores que no son

miembros del CAE; y estas raciones no cumplen con las especificaciones

de las fichas tcnicas.

Criterio:

Resolucin Ministerial N 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que

aprueba la Directiva N 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y

Orientaciones para la Cogestin del Servicio Alimentario del Programa

Nacional de Alimentacin Escolar Qali Warma del Ministerio de

Desarrollo e Inclusin Social.

Resolucin de Direccin Ejecutiva N 2031-2013-MDIS/PNAEQ, de 17 de

diciembre del 2013, modificada con Resolucin de Direccin Ejecutiva

N 1031-2014-MIDIS/PNAEQW, de 10 de abril del 2014, que aprueba el

Manual de Compras del modelo de cogestin para la atencin del

servicio alimentario del Programa Nacional de Alimentacin Escolar Qali

warma. VI. Ejecucin contractual.


Pgina 38

Riesgo: Podra efectuarse pagos al proveedor, pese a los incumplimientos

reiterados en el servicio de provisin de raciones alimenticias, segn el

contrato.

Hecho 2: Distribucin de raciones alimenticias sin efectuar buenas

prcticas de manipulacin

Criterio:

Resolucin Ministerial N 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba

la Directiva N 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones

para la Cogestin del Servicio Alimentario del Programa Nacional de

Alimentacin Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusin

Social", 6.6. De la distribucin y el servido de los alimentos.

Riesgo: Afectara el estndar nutricional diario y la salud de los nios y nias

usuarios del programa.

Hecho 3: Consumo incompleto de raciones alimenticias y omisin de

higiene previa a su consumo.

Criterio:

Resolucin Ministerial N 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba

la Directiva N 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones

para la Cogestin del Servicio Alimentario del Programa Nacional de

Alimentacin Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusin

Social", 6.7. De la vigilancia del consumo de los alimentos.

Riesgo: Afectara la capacidad de atencin de los nios y nias en la

jornada educativa diaria.

Comunicacin de los riesgos identificados al Titular de la Entidad

El informe de accin simultnea al Programa Nacional de Alimentacin

Escolar Qali Warma, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte las

medidas correspondientes respecto a los riesgos identificados.


Pgina 39

CASO 2

PROCESO DE CONTRATACIN

ACCIN SIMULTNEA EN LA FASE DE SELECCIN DEL PROCESO PARA LA

ADQUISICIN DE COMPUTADORAS PARA EL PROGRAMA LOS FAROLES

A continuacin desarrollaremos un caso prctico de aplicacin de la accin

simultnea al sistema administrativo5 de abastecimiento.

La finalidad del proceso de contratacin es que la Entidad seleccione a la

persona natural o jurdica que presente la mejor propuesta para la satisfaccin

de sus necesidades, siguiendo el procedimiento establecido en la normativa

sobre contratacin pblica que busca maximizar el valor del dinero del

contribuyente en las contrataciones, de manera que stas se efecten en

forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad.

El proceso de contratacin en el marco de la normativa de contratacin

pblica est compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii)

Seleccin; y, iii) Ejecucin contractual.

El caso que presentamos para el ejercicio de la accin simultnea es una

Licitacin Pblica convocada por el Programa Los Faroles para la adquisicin

de computadoras, cuya finalidad es cubrir la necesidad que tiene este

programa de contar con dichos equipos. Es decir, el producto final del

proceso es obtener las computadoras para implementar el Programa Los

Faroles.

La accin simultnea se desarrollar en sus tres etapas: planificacin,

ejecucin y elaboracin del informe.

1. Planificacin

La primera accin es identificar el proceso de seleccin que ser objeto de

accin simultnea. En nuestro ejemplo, de la revisin previa al Plan Anual

de Contrataciones (PAC) aprobado de la entidad hemos elegido la

licitacin pblica para la adquisicin de computadoras para el Programa

Los Faroles.

Para seleccionar este proceso de contratacin, hemos considerado dos

aspectos6, la materialidad del proceso de seleccin, cuyo valor referencial


administracin pblica, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Artculo 46] 6 El evaluador puede considerar adems otros aspectos que sean relevantes.


Pgina 40

asciende a S/.3,222,120.30, y el hecho de que en el ejercicio anterior la

entidad haba convocado a este proceso sin xito, pues luego de haber

sido declarado nulo, fue cancelado, sin concretar el objetivo.

Identificacin de procesos y actividades:

Ubicamos el proceso de contratacin identificado bajo el enfoque por

procesos:

- El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento.

- El Proceso es el Proceso tcnico de obtencin (bienes y servicios)

- Los Sub procesos son los siguientes:

o Necesidad de contratar.

o Organizacin de las contrataciones.

o Bases y convocatoria.

o Evaluacin de postores y otorgamiento de la buena pro.

o Suscripcin del contrato.

o Ejecucin del contrato.

o Conformidad de la prestacin.

El Sub proceso seleccionado para la accin simultnea es la Evaluacin de

postores y otorgamiento de la buena pro, cuyas actividades son las

siguientes:

- Presentacin de propuestas.

- Admisibilidad de la propuesta tcnica.

- Admisibilidad de la propuesta econmica.

- Evaluacin de propuestas.

- Determinacin de puntajes.

- Otorgamiento de buena pro.

- Consentimiento de la buena pro.

Objetivo:

Con base en la informacin obtenida y el anlisis efectuado, se define que

el objetivo de la accin simultnea es determinar si la seleccin y

otorgamiento de la buena pro se realiza cumpliendo las bases

administrativas y, la normativa de contratacin pblica.

2. Ejecucin




Pgina 41


Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de accin

simultnea, entre ellos principalmente:

- Los trminos de referencia formulados por el rea usuaria.

- Registro de participantes.

- Las consultas y observaciones formuladas por los postores, as como

la absolucin de las mismas.

- La elevacin de observaciones e implementacin del

pronunciamiento, de haberse producido.

- Las bases integradas.

Verificacin fsica:

El equipo de accin simultnea participa de manera presencial en las

actividades de presentacin de propuestas, admisibilidad de la propuesta

tcnica y econmica, evaluacin de propuestas, determinacin de

puntajes, otorgamiento de la buena pro y consentimiento de la buena pro.

Grafico N 01

Actividades del sub proceso: Evaluacin de postores y otorgamiento de la buena pro

Presentacin de las propuestas

Admisibilidad de la propuesta tcnica

Admisibilidad de la propuesta econmica

Evaluacin de propuestas

Determinacin de puntajes

Otorgamiento de la buena pro

Consentimiento de la buena pro

VERIFICACIN

FSICA


Pgina 42

El evaluador desarrollo sus procedimientos, observando las acciones que

despliegan el Comit Especial y los participantes/postores del proceso de

seleccin, actividades durante las cuales advirti los siguientes hechos:

Durante la evaluacin de propuestas:

- Las bases administrativas del proceso de seleccin establecen como

factor de evaluacin de la propuesta tcnica respecto a la experiencia

del postor, la acreditacin del monto facturado por el postor durante los

ltimos ocho (08) aos referidos a los bienes objeto de la convocatoria,

hasta por un monto mximo acumulado equivalente a dos (2) veces el

valor referencial, sustentado con copias de los respectivos

comprobantes de pago cancelados acreditados con vouchers de

depsito, reporte de estados de cuenta, contratos u rdenes de

compra, y su respectiva conformidad por la prestacin efectuada.

- El Comit Especial evala la propuesta tcnica del postor Zorritos S.A., y

pese a que no acredita con la documentacin correspondiente el

monto facturado que declara por prestaciones similares en el perodo

determinado, esta es calificada favorablemente, asignndole el

puntaje previsto en las Bases Administrativas.

- Identificacin de riesgos de dao inminente

Ante la situacin descrita, el equipo de accin simultnea considera

que existen riesgos de dao inminente que deben ser comunicados

de manera inmediata al titular de la entidad, para que disponga las

medidas que considere pertinente, de manera oportuna, pues de

proseguir el proceso de seleccin, este podra ser declarado nulo,

incluso cuando haya sido adjudicado o suscrito el contrato,

generando que el rea usuaria no reciba a tiempo los bienes

requeridos, se afecte el normal funcionamiento de la entidad, o se

adjudique el proceso de seleccin a un postor que no cumple con

las condiciones para la prestacin.

- Acciones adoptadas por el Titular de la entidad

Habiendo tomado conocimiento de la comunicacin que efectu el

equipo de accin simultnea, el Titular de la entidad, mediante acto

resolutivo declara la nulidad del acto de evaluacin de propuestas,

disponiendo se retrotraiga el proceso hasta esta etapa a fin de

volver a calificar las propuestas de los postores y asignar los puntajes

que correspondan en cumplimiento de las Bases Administrativas.


Pgina 43


Aun cuando las situaciones advertidas han sido comunicadas al Titular

de la entidad, quien adopt las medidas correctivas oportunamente,

estos hechos deben ser redactados en el informe, respetando la

estructura establecida en la Directiva de Control Simultaneo.

Hecho 1: Comit Especial califica propuesta de postor asignndole

puntaje que no le corresponde

Criterio:

Bases administrativas del proceso de seleccin, Captulo II Proceso

de Seleccin, numeral 2.5 Documentos de presentacin

obligatoria.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por

Decreto Supremo N 184-2008-EF, artculos 70 y 71.

Riesgo:

De continuar el proceso sin advertir el hecho podra declararse su

nulidad, lo que afectara al rea usuaria que no podra contar con

los equipos de cmputo oportunamente, y por tanto el normal

funcionamiento de la entidad.

Podra adjudicarse la buena pro a un postor que no cumple con las

condiciones exigidas para la prestacin, poniendo en riesgo la

adquisicin de computadoras en favor de la entidad y los recursos

pblicos.


El informe de accin simultnea en la Fase de seleccin del proceso para la

adquisicin de computadoras para el Programa Los Faroles, es remitido al

Titular de la entidad.

Se incluye en el informe una conclusin precisando que el riesgo identificado y

comunicado al Titular de la entidad fue superado.


Pgina 44

CASO 3

ACCIN SIMULTNEA A LA EJECUCIN CONTRACTUAL DEL

SERVICIO DE CONFECCIN DE UNIFORMES PARA LA MUNICIPALIDAD DEL ESTE

En este tercer ejemplo desarrollaremos la aplicacin de una accin

simultnea a un sistema administrativo7, el sistema de abastecimiento, en la

etapa de ejecucin contractual.

Como resultado del proceso de seleccin en las fases de actos

preparatorios y seleccin, la Entidad eligi a la persona jurdica que

present la mejor propuesta, siguiendo el procedimiento establecido en la

normativa sobre contratacin pblica, encontrndose ahora en la fase de

ejecucin contractual para la prestacin del servicio de confeccin de

uniformes para la Municipalidad del Este.

El desarrollo de la accin simultnea en la fase de ejecucin contractual,

se realiza en tres 3 etapas: planificacin, ejecucin y elaboracin del

informe.

1. Planificacin:

Para iniciar la planificacin de la accin simultnea a la ejecucin

contractual, revisamos la informacin del Plan Anual de Contrataciones

(PAC) aprobado por la entidad y sus modificatorias, a fin de conocer los

procesos de seleccin con otorgamiento de buena pro, a partir de los

cuales se identifique los contratos suscritos, y determinar la contratacin

a la cual realizaremos la accin simultnea en la fase de ejecucin

contractual.

En el presente caso, el equipo de accin simultnea consider cuatro

aspectos para determinar el proceso que ser objeto del servicio de

control, siendo estos: el objeto de contratacin, toda vez que es la

primera vez que la entidad proporcionar uniformes al personal, la

materialidad del contrato suscrito que asciende a S/.447 715, el valor de

la propuesta econmica del postor ganador que fue inferior en ms del

10% del valor referencial, y haber tomado conocimiento que el postor


administracin pblica, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Artculo 46]


Pgina 45

ganador de la buena pro incumpli contratos suscritos con otras

entidades.

Identificacin de procesos y actividades:


procesos:

- El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento.

- El Proceso es el Proceso tcnico de obtencin (bienes y servicios)

- Los Sub procesos son los siguientes:








El Sub proceso seleccionado para la accin simultnea es la Ejecucin del

contrato, en la cual el equipo de accin simultnea verificar el

cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato en los plazos y

condiciones previstos, en la etapa de la elaboracin del plan de trabajo,

diseo del vestuario y ficha tcnica.

Grfico N 01

Actividades de la ejecucin contractual

De la revisin al contrato y las bases administrativas del proceso de

seleccin, se obtuvo la siguiente informacin:


Pgina 46

Cuadro N 01

Informacin del contrato para la confeccin de uniformes

CLUSULA DESCRIPCIN

Objeto del Contrato

El contratista Inocente Gaviln SAC se obliga con la Municipalidad del Este a brindar el servicio de

confeccin de uniformes, conforme a los

documentos que forman parte del contrato (bases

del proceso de seleccin, propuesta tcnica y

econmica).

Producto a entregar 450 uniformes para damas y 450 sastres para

caballeros.

Monto contractual S/.447 715

Garanta por el monto

diferencial de la

propuesta

S/.29 600

Plazo No mayor de 30 das calendarios, contados a partir

de la aprobacin del diseo.

Objetivo

Sobre la base de la revisin y anlisis de la informacin obtenida, el

equipo de accin simultnea define que el objetivo es determinar si el

servicio de confeccin de uniformes, en la etapa de elaboracin y

aprobacin del plan de trabajo, diseo del vestuario y ficha tcnica, se

ejecuta de acuerdo a las condiciones contractuales establecidas.

2. Ejecucin

En el proceso de ejecucin, efectuamos tanto la verificacin

documental como la verificacin fsica.


Se revisa los documentos que establecen los trminos de la ejecucin

contractual, entre ellos principalmente:

El contrato.

Las bases del proceso de seleccin que incluyen los trminos de

referencia.

La propuesta tcnica del postor ganador.

Las garantas.

El Registro Nacional de Proveedores.


Pgina 47

Durante la etapa de ejecucin, el equipo de accin simultnea, para

un conocimiento integral de la actividad a evaluar, revisar los

documentos presentados por el proveedor para la firma del contrato,

segn las bases, que corresponden al sub proceso anterior, el de

suscripcin del contrato.

De la revisin documental, el equipo de accin simultnea advirti que

el postor ganador present un Certificado de Garanta sin nmero,

suscrito por la empresa Casimires SRL, mediante el cual acreditaba la

calidad de los materiales a favor del contratista Inocente Gaviln.

Con el propsito de confirmar la veracidad del documento se solicit

informacin a la empresa Casimires SRL, la misma que el 19 de mayo

informa al equipo de accin simultnea no haber emitido el

mencionado Certificado de Garanta a favor del contratista, y que se

reserva el derecho de formular la denuncia correspondiente.

Verificacin fsica:

Durante este proceso, el equipo de accin simultnea advierte las

siguientes situaciones:

- Mediante carta N 093-2013-IG recibida el 11 de abril, el contratista

informa al departamento de logstica, que su proveedor no tienen

en stock la tela ofrecida, solicitando que a la brevedad posible la

entidad elija otra tela debido a que el stock vara diariamente,

ofreciendo otra tela en reemplazo.

- El 15 de abril, y con 8 das de retraso, el contratista presenta el plan

de trabajo, que es observado por la entidad debido a que no se

ajusta a lo requerido.

- El 05 de mayo, la entidad considera necesario constatar si la nueva

tela ofrecida, cuenta con los componentes solicitados en los

trminos de referencia, y procede a contratar a una empresa

especialista que realice el anlisis correspondiente.

- El 12 de mayo recibe el informe de resultados del anlisis solicitado,

que indica que la tela ofrecida por el contratista no cuenta con el

10% de lana requerido en las bases.


Pgina 48

Grfico N 02

Acciones en la verificacin fsica


Culminada la etapa de ejecucin, conforme lo dispone la Directiva de

Control Simultneo, el equipo de accin simultnea elabora el informe

del servicio de control, de acuerdo a la estructura establecida, en el

cual se describen los hechos advertidos, conforme se muestra a

continuacin:

Hecho 1: Deficiencias en la ejecucin contractual ponen en riesgo

cumplimiento del objetivo del contrato

- El proveedor informa a la entidad que no cuenta con el stock de la

tela ofrecida en su propuesta tcnica, y se constat que la tela de

reemplazo ofrecida por el proveedor no tiene en su composicin, el

10% de lana, requerido en las bases. Asimismo, present su Plan de

Trabajo y Diseo con un retraso de 8 das, sin cumplir con los

requerimientos establecidos, por lo que no fue aprobado.

- Finalmente, se evidenci que el Certificado de Garanta

presentado por el contratista para la suscripcin del contrato, no fue

emitida por la empresa Casimires SRL.


Pgina 49

Criterio:

Contrato.

Bases administrativas del proceso de seleccin, Captulo III Plazos

para la ejecucin del servicio.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por

Decreto Supremo N 184-2008-EF, artculos 40, 62, 143 y 240.

Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contrataciones del Estado,

artculos 4, 51 y 56.

Riesgo: Podra afectarse el cumplimiento de los objetivos de la

contratacin; as como, la transparencia, y probidad en la operacin.

Conclusin

Durante la ejecucin de la accin simultnea, se han advertido 3

hechos que ponen en riesgo el logro de los objetivos de la ejecucin

contractual de confeccin de uniformes, los cuales han sido detallados

en el numeral VI del presente informe.

El informe emitido por el equipo de accin simultnea, es remitido al titular de

la entidad para la adopcin de las medidas que salvaguarden el

cumplimiento de los objetivos de la ejecucin contractual y los intereses de la

entidad.


Pgina 50

CASO 4

MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

VISITA DE CONTROL AL MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DE PARQUE

RECREACIONAL LOS GIRASOLES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL

CABILDO

Desarrollaremos un caso prctico de aplicacin de visita de control al estado y

mantenimiento de la infraestructura de un parque recreacional bajo la

administracin de un gobierno local.

Los gobiernos locales tienen competencias y funciones especficas

compartidas con el gobierno nacional y regional, entre otras materias, en

deportes y recreacin, por lo tanto deben promover y fomentar el deporte y la

recreacin de la niez y del vecindario en general, mediante la construccin y

en consecuencia el mantenimiento de campos deportivos y recreacionales.

En tal sentido, el caso que presentamos para el ejercicio de la visita de control

est orientado a verificar el estado y mantenimiento de la infraestructura

pblica de un parque recreacional. La finalidad es determinar si la

municipalidad viene cumpliendo con las acciones destinadas a mantener en

ptimas condiciones de operatividad los servicios de recreacin que brinda al

ciudadano, especialmente a los nios y nias usuarios.

La visita de control comprende 3 etapas: planificacin, ejecucin y

elaboracin del informe; las cuales describimos en el presente caso.

1. Planificacin

La primera accin que realiza el equipo de visita de control es identificar el

parque recreacional en el que realizar la verificacin del estado y

mantenimiento de la infraestructura, para ello se ha tomado en cuenta la

existencia de denuncias en medios de comunicacin y quejas de los

usuarios por las condiciones de la infraestructura, as como la capacidad y

cantidad de usuarios a los que se presta el servicio.

Asimismo, durante esta etapa revisamos los documentos e informacin

vinculada a la actividad materia de visita de control, entre ellos:


Pgina 51

- El PIA y el PIM de la entidad, a fin de conocer la asignacin de

presupuesto para el mantenimiento de infraestructura.

- El Reglamento de Organizacin y Funciones de la Entidad, para

identificar la unidad orgnica responsable de la administracin y

mantenimiento de los parques recreaciones.

- Solicitar la relacin del personal asignado a prestar servicios en el

parque recreacional objeto de visita de control.

Identificacin de actividades:

El equipo de visita de control define las actividades que se sern realizadas

durante el proceso de visita de control:

- Superficie del suelo de las instalaciones.

- Estructura y disposicin de las instalaciones.

- Estado de las instalaciones y disponibilidad de los juguetes.

- Ubicacin de las normas de seguridad especficas para uso de los

juegos infantiles.

- Supervisin del uso apropiado de las instalaciones del parque

recreacional.

- Estado de conservacin de los pavimentos de las losas deportivas.

-

Grfico N 01

Actividades identificadas para la verificacin fsica

Superficie del suelo de las

instalaciones.

Estructura y disposicin de

las instalaciones.

Estado de las instalaciones y disponibilidad

de los juguetes.

Ubicacin de las normas de

seguridad especficas

para uso de los juegos

infantiles.

Supervisin del uso apropiado

de las instalaciones del parque

recreacional.

Estado de conservacin

de los pavimentos de

las losas deportivas.

Estado de

conservacin de los

pavimentos de

las lozas


Pgina 52

Objetivo:

Determinar si la entidad cumple con efectuar la inspeccin y

mantenimiento de las superficies, estructura y los juegos recreativos a fin de

cautelar la seguridad en la prestacin de los servicios a los usuarios.

4. Ejecucin



Verificacin fsica:

El equipo de visita de control se constituye en el parque recreacional para

iniciar las actividades correspondientes a la verificacin fsica, durante la

cual aplican las tcnicas de inspeccin, indagacin y observacin,

teniendo como criterio las disposiciones establecidas en la Ley Orgnica de

Municipalidades (Ley N 27972), artculo 82, Educacin, Cultura, Deportes y

Recreacin.

Grfico N 02

Ejecucin de la visita de control

VERIFICACIN

FSICA

CONSTATACIN


Pgina 53

Durante la verificacin fsica, el equipo de visita de control en presencia de

los funcionarios responsables, y en cumplimiento de lo dispuesto por la

Directiva, levanta las actas en las que se deja constancia de los hechos

advertidos, que contienen la siguiente informacin:

- Lugar, fecha y hora de visita.

- Identificacin de los profesionales de la Contralora o del OCI a

cargo y de los funcionarios que representan a la entidad,

detallando nombre y apellidos, DNI y cargo que ocupa.

- Descripcin de los hechos identificados.

- Firma de cada uno de los presentes.

A continuacin describimos los hechos advertidos por el equipo de visita de

control:

- Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la

sealizacin para el uso de los juegos infantiles por grupo de edad

Se advierte que las instalaciones de los parques infantiles no cuentan

con las sealizaciones para el uso de los juegos infantiles en funcin

a los diferentes grupos de edad, por ejemplo juegos para nios de 2

a 5 aos (edad preescolar) y nios de 5 a 12 aos (edad escolar), lo

que en el momento del juego podra generar accidentes.

- Las instalaciones y juegos mecnicos estn oxidados y las vallas que

rodean el parque infantil no estn en buenas condiciones

Los juegos infantiles con estructuras de madera presentan grietas y

astillas, mientras que las instalaciones y juguetes metlicos estn

oxidados.

Asimismo, se ha observado que las vallas que rodean el parque

infantil no est en buenas condiciones para impedir que los nios

salgan corriendo a reas circundantes donde haya trfico,

situaciones que podran afectar la salud, seguridad e integridad

fsica de los nios y nias usuarios del parque recreacional.


Pgina 54

- La ausencia de personal para labores de supervisin podra generar

que los usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones

Se ha observado que el parque infantil no cuenta con personal que

supervise el cumplimiento de las medidas de seguridad durante el

uso de los juegos infantiles y las instalaciones con la finalidad de

evitar su deterioro en un corto plazo.


Los hechos advertidos en la etapa de ejecucin, se presentan en el

informe de visita de control, conforme se muestra a continuacin:

Hecho 1: Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la

sealizacin para el uso de los juegos infantiles por grupo de edad.

Criterio:

- Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades, artculo 82,

Educacin, Cultura, Deportes y Recreacin, inciso 18.

- Reglamento de Organizacin y Funciones.

- Documentos normativos internos.

Riesgo: Podra generar accidentes, afectando la integridad fsica de los

nios

Hecho 2: Las instalaciones y juegos mecnicos estn oxidados y las

vallas que rodean el parque infantil no estn en buenas condiciones

Criterio:





Riesgo: Podran afectar la salud de los nios y poner en riesgo su

integridad fsica


Pgina 55

Hecho 3: La ausencia de personal para labores de supervisin podra

generar que los usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones

Criterio:





Riesgo: Genera el riesgo de deterioro de las instalaciones en un corto

plazo.


El informe de visita de control al Parque Recreacional Girasoles de la

Provincial del Cabildo, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte

las medidas correspondientes respecto a los riesgos identificados.


Pgina 56

CASO 5

ORIENTACIN DE OFICIO EN PROCESO DE SELECCIN DE LA ENTIDAD LOS

ROBLES

En este quinto y ltimo caso, desarrollaremos la aplicacin de una

orientacin de oficio a un sistema administrativo8, el sistema de

abastecimiento, en la etapa de proceso de seleccin.

Como se ha mencionado anteriormente, la finalidad de un proceso de

contratacin es que la Entidad seleccione a la persona natural o jurdica

que presente la mejor propuesta para la satisfaccin de sus necesidades,

siguiendo el procedimiento establecido en la normativa sobre contratacin

pblica que busca maximizar el valor del dinero del contribuyente en las

contrataciones, de manera que stas se efecten en forma oportuna y

bajo las mejores condiciones de precio y calidad.

El proceso de contratacin en el marco de la normativa de contratacin

pblica est compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii)

Seleccin; y, iii) Ejecucin contractual.

En el caso que presentamos, el rgano de Control Institucional (OCI) de la

entidad Los Robles, ha observado que tiene un alto ndice de procesos de

seleccin declarados nulos y desiertos, por errores continuos y diversos;

situacin que viene afectando el abastecimiento de bienes y servicios

requeridos por la entidad, por lo que ha considerado realizar el seguimiento

a sus procesos de seleccin.

Para iniciar el servicio de orientacin de oficio, el evaluador realiza las

siguientes acciones:

1. Identifica procesos y actividades a evaluar:


procesos:

- Macro proceso: Sistema Nacional de Abastecimiento.

- Proceso: Proceso tcnico de obtencin (bienes y servicios)

- Sub procesos:





administracin pblica, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Artculo 46]


Pgina 57





Asimismo, revisa la informacin sobre el Plan Anual de Contrataciones

(PAC) aprobado por la entidad y sus modificatorias, a fin de determinar

los procesos de seleccin de mediana relevancia y materialidad, que

no ameritan efectuar una accin simultnea.

Como resultado se elige entre otros procesos de seleccin, una

Licitacin Pblica, estableciendo como objetivo de la orientacin de

oficio, determinar si las bases administrativas del proceso de seleccin

elegido, han sido formuladas de acuerdo a la Ley de Contrataciones

del Estado, aprobado por Decreto Legislativo N 1017 y su Reglamento.

2. Recopilacin y anlisis de la informacin:

Entre los procesos de seleccin elegidos, se encuentra la primera

convocatoria de una Licitacin Pblica para la adquisicin de material

biomdico. Durante el proceso de convocatoria y publicacin de

bases, el evaluador obtiene las bases administrativas publicadas en el

portal institucional del Organismo Supervisor de la Contrataciones del

Estado (OSCE).

Como resultado de la revisin y anlisis efectuado a las bases

administrativas, el evaluador se percata de la existencia de

incongruencias y falta de precisin en los factores de evaluacin

relacionados al plazo de entrega de los productos, que podran afectar

el logro del objetivo del proceso, los mismos que se muestran a

continuacin:

BASES ADMINISTRATIVAS DE LA LICITACIN PBLICA

FACTORES DE EVALUACIN

- Plazo de entrega: desde la recepcin de la orden de

compra

De 01 a 02 das... 15.00 puntos De 03 a 04 das... 25.00 puntos


Pgina 58

3. Comunicacin

En aplicacin de la Directiva de control simultneo, el evaluador

elabora el documento de orientacin de oficio, de acuerdo a la

estructura establecida, que se muestra a continuacin:

Hecho 1: Deficiencias en las bases administrativas ponen en riesgo

cumplimiento el objetivo del proceso de seleccin

De la revisin de las bases administrativas aprobadas y publicadas, se

advierte lo siguiente:

Incongruencia en los puntajes asignados en los plazos de entrega

de los bienes, toda vez que se considera la asignacin de un

puntaje mayor al postor que demora ms tiempo en entregar los

bienes requeridos e inversamente un puntaje menor al que

cumplir en un plazo menor.

No se precisa si los plazos de entrega son en das hbiles o

calendarios.

Criterio:

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado

con D.S. N 184-2008-EF

Artculo 43.- Mtodo de evaluacin de la propuesta [] los factores de evaluacin tcnicos a ser utilizados, los que debern ser objetivos y

congruentes con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse s

criterios de razonabilidad y proporcionalidad. []

Artculo 151.- Cmputo de los plazos [] El plazo de ejecucin contractual se computa en das calendario desde el da siguiente de la

suscripcin del contrato o desde el da siguiente de cumplirse las

condiciones establecidas en las Bases. []

Riesgo: De continuar el proceso de seleccin, existe la posibilidad de

que sea declarado nulo, situacin que afectara el cumplimiento del

objetivo de la Licitacin Pblica, y en consecuencia la prestacin del

servicio mdico.

Servicio de Control Simultaneo

Documents

Transcript of Servicio de Control Simultaneo