La gestión de recursos humanos en proyectos. Cultura Organizacional El proceso de la Planificación Organizacional

Ing. Osvaldo Martínez Gómez. MAP, MSc.

Programa AGAPD-01

Aspectos importantes

• Consideración de los recursos

• Planificación de los recursos

• Control de los recursos

Porque gestionar el recurso humano

El liderazgo es el arte de

conseguir que alguien haga

lo que quieres que haga

porque quiera hacerlo. Eisenhower

Identificación • Imprescindible para el éxito del proyecto.

• Responsabilidad del director del proyecto.

Definición de la estructura organizacional:

• Niveles y cargos dentro del proyecto, según el WBS.

• Matriz de responsabilidades

Cuando inicia?

• Una vez que se han definido y determinado las bases del proyecto.

• Necesidad u oportunidad, alcance, riesgos e incertidumbres.

• Work Breakdown Structure preliminar definida.

• Proyecto en el tiempo.

• Organización de la gestión de la calidad.

El plan de recursos

Establece requerimientos de recursos humanos y define la estructura organizacional del

proyecto.

El plan de recursos

• Determinar las necesidades reales para el desarrollo de cada una de las WBS´s en las diferentes fases del proyecto.

• Requerimientos técnicos y aptitudes en cada rol definido la actividad anterior.

• Búsqueda de personal con los perfiles adecuados • Deberán definirse las necesidades de formación

(Gestión de Conocimiento)

Claves del éxito

• El Proceso

• Las Personas

• La Sistemática de trabajo

El Proceso

• 1. Expectativas claras • 2. Contextualizar • 3. Compromiso • 4. Competencia • 5. Control • 6. Colaboración • 7. Comunicación • 8. Innovaciones creativas • 9. Sensible al cambio cultural

Las personas 1. Conocer a los compañeros

2. Conseguir relaciones

“...lograr que las personas dejen de pelearse”

3. Cada persona debe

“asignar un lugar o función para cada persona”

4. Motivar a los que cumplen

“discriminación positiva”

Son importantes los recursos humanos?

• Sí, porque pueden generar el mayor impacto en costos dentro del proyecto si no se gestionan adecuadamente.

• Sí, porque el éxito del proyecto depende de que tan involucrados se encuentren con el proyecto.

• Sí porque es más fácil lograr reducciones de tiempos y costos actuando directamente sobre estos.

“Si quieres construir un barco, no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo, sino que primero has de evocar en los hombres el anhelo de mar libre y ancho” Antoine de Saint-Exupery

Instrumentos para incrementar el compromiso:

• Control: Permita a los empleados tomar decisiones sobre su trabajo

• Estrategia o visión: Ofrezca a los empleados una visión o dirección

que les haga comprometerse a trabajar por objetivos.

• Trabajo como reto: Proporcione trabajos estimulantes que permitan desarrollar nuevas aptitudes.

• Colaboración y trabajo en equipo: forme equipos para obtener resultados.

• Comunicación: de modo franco y frecuente comparta información.

• Cultura de trabajo: Cree un ambiente de celebración, diversión, estimulación y franqueza.

Cultura Organizacional

“Conjunto de creencias sobre cual es la mejor forma de hacer las cosas, que

comparten los miembros de la organización, lo que a su vez define la visión que la

empresa tiene de sí misma y el entorno”

Edgar H. Schein

Funciones de la cultura

Facilitar la resolución de los problemas básicos de la organización relacionados con:

1. La consecución de resultados.

2. La integración de los procesos internos.

3. La integración a las personas.

4. La adaptación al entorno.

Sesión # 1 Segunda Parte

Estructura, distribución del trabajo

Dirección por Objetivos

Dirección por Valores

Evolución de las organizaciones

El poder del PM

La gestión

La planificación

“Los buenos directores de proyecto nunca dejan para

mañana lo que pueden encargar a otro que haga

hoy…”

Osvaldo Martínez, MAP, MSc.

Porqué la División de trabajo?

Asegurar que se satisfacen los requisitos del cliente.

Enfocar la atención a tareas importantes.

Eliminar duplicidad de esfuerzos.

Mantener el proyecto bajo control.

Aprovechar al máximo los recursos escasos

disponibles

Importancia dentro del ciclo de vida del proyecto

Roles

La Matriz de responsabilidades • La Matriz de responsabilidad, muestra los miembros del

equipo, clientes, personal directivo y, como se van a tomar las decisiones en el Proyecto.

Dirección por Objetivos

Importante en la Ejecución y Control del Proyecto:

“Definir las metas

organizacionales y

convertirlas en

objetivos mesurables,

expresados en

resultados”

• Las metas y objetivos deben ser concretos y específicos .

• Los objetivos deben responder en su enunciado a las siguientes preguntas

• La DPO es una técnica de dirección centrada en los resultados, dejando su consecución en manos del personal, por tanto consiste en:

• Definir las áreas clave de resultados, para la organización y para cada uno de los directivos.

• Formular de forma coordinada estas metas y convertirlas en objetivos medibles, expresados en resultados para obtener dentro de un margen de tiempo determinado.

• Establecer planes de acción para conseguir los objetivos y controlar la evolución de las tareas en base a ellos.

Que busca?

• Integrar el Factor Humano.

• Concentrar el esfuerzo en las áreas clave.

• Ayudar a definir responsabilidades

• Facilitar el Autocontrol.

• Valoración de los resultados.

Limitaciones

• La principal limitación de la DpO es la de entender los objetivos como algo que tiene pleno sentido en sí mismo.

• Los objetivos únicamente tienen sentido en la

medida en que son consecuencia de unas determinadas creencias y valores plenamente asumidos.

• Si los valores sirven para atribuir sentido a la

acción, los objetivos sirven para traducir la acción en rendimientos y recompensas específicos.

Que es la Dirección por Valores?

• Es una nueva herramienta de liderazgo estratégico basada en valores.

• Es una forma de entender y aplicar conocimientos. • Introduce la dimensión de la persona dentro del

pensamiento directivo y su práctica diaria.

• Humaniza el propósito básico de la empresa ofreciendo un marco global que permite rediseñar continuamente la cultura de la empresa de forma que se generen compromisos colectivos por proyectos nuevos e ilusionantes.

La puesta en práctica de la DpV

La participación de todos es importante por:

• Todos tienen un conocimiento que aportar

• Se aumenta el grado de compromiso

Fines de la DpV

SIMPLIFICAR • Absorber la complejidad organizativa derivada de las

crecientes necesidades de adaptación a cambios a todos los niveles de la empresa.

ORIENTAR • Encauzar la visión estratégica de hacia donde ha de ir la

empresa en el futuro. COMPROMETER • Integrar la dirección estratégica con la política de

personas, con el fin de desarrollar el compromiso por un rendimiento profesional de calidad en el día a día

Sesión # 1 Tercera parte

El proceso de la Planificación Organizacional

La Planificación Organizacional

Es el proceso de identificar, documentar y asignar los roles, responsabilidades y relaciones de reporte dentro de un proyecto.

Los insumos

Requerimientos de personal:

Definen qué clase de habilidades son requeridas de qué tipo de individuos o grupos en que momento o período de tiempo.

Metodologías utilizadas

•Plantillas (Templates)

•Prácticas de Recursos humanos

•Teoría Organizacional

•Análisis de involucrados (Stakeholders)

Las salidas del Proceso

• Asignación de Roles y Responsabilidades:

• Los Roles definen quién hace qué mientras que

las responsabilidades indican quién decide que. • Roles y responsabilidades deben ser asignadas

a los involcrados (stakeholders) adecuados. • Deben estar unidos estrechamente con la

definición del Alcance del Proyecto.

Salidas…..

•Diagrama Organizacional

• Información adicional de soporte: • Impacto organizacional: qué

alternativas son precluídas al organizarse de esta manera.

• Descripción de puestos.

• Necesidades de entrenamiento.

Gracias!

Ing. Osvaldo Martínez Gómez. MAP, MSc.