Sesion 12 Adquisiciones

7/23/2019 Sesion 12 Adquisiciones

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Gestión de Adquisiciones.



Gestión de las

qu s c ones



Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

La Gestión de las Comunicaciones del

Proyecto incluye los procesos requeridospara asegurar que la planificación,recopilación, creación, distribución,

a macenam en o, recuperac n, ges n,control, monitoreo y disposición final de lainformación del proyecto sean oportunosy adecuados.



Procesos de Gestión de Adquisiciones

12.1 Planificar la Gestión de Adquisiciones1. Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto2. Documentación de Requisitos3. Registro de Riesgos4. Recursos Requeridos para la Actividad.5. Cronograma del Proyecto

6. Estimación de Costos de la Actividad7. Registro de Interesados8. Factores Ambientales de la Empresa9. Activos de los Procesos de la Organización2. Herramientas y Técnicas1. Análisis de Hacer o Comprar2. Juicio de Expertos3. Investigación de Mercado

12.2 Efectuar las adquisiciones1. Entradas1. Plan de Gestión de las Adquisiciones2. Documentos de la Adquisición3. Criterios de Selección de Proveedores4. Propuestas de los Vendedores5. Documentos del Proyecto

6. Decisiones de Hacer o Comprar7. Enunciados del Trabajo Relativo aAdquisiciones8. Activos de los Procesos de laOrganización2. Herramientas y Técnicas1. Conferencias de Oferentes2. Técnicas de Evaluación de Propuestas

12.3 Controlar las adquisiciones1. Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto2. Documentos de la Adquisición3. Acuerdos4. Solicitudes de Cambio Aprobadas5. Informes de Desempeño del Trabajo6. Datos de Desempeño del Trabajo2. Herramientas y Técnicas1. Sistema de Control de Cambios delContrato2. Revisiones del Desempeño de lasAdquisiciones3. Inspecciones y Auditorías4. Informes de Desempeño

Descripción General de la Gestión de Adquisiciones de proyecto

4. Reuniones

3. Salidas1. Plan de Gestión de las Adquisiciones2. Enunciados del Trabajo Relativo aAdquisiciones3. Documentos de la Adquisición4. Criterios de Selección de Proveedores5. Decisiones de Hacer o Comprar6. Solicitudes de Cambio7. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

12.4 Cerrar las adquisiciones1. Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto2. Documentos de la Adquisición2. Herramientas y Técnicas1. Auditorías de la Adquisición2. Negociación de Adquisiciones

3. Sistema de Gestión de Registros3. Salidas1. Adquisiciones Cerradas2. Actualizaciones a los Activos de los Proc.de Org.

. s mac ones n epen en es

4. Juicio de Expertos5. Publicidad6. Técnicas Analíticas7. Negociación de Adquisiciones3. Salidas1. Vendedores Seleccionados2. Acuerdos3. Calendarios de Recursos4. Solicitudes de Cambio

5. Actualizaciones al Plan para laDirección del Proyecto6. Actualizaciones a los Documentos delProyecto

. s emas e ago

6. Administración de Reclamaciones7. Sistema de Gestión de Registros3. Salidas1. Información de Desempeño delTrabajo2. Solicitudes de Cambio3. Actualizaciones al Plan para laDirección del Proyecto4. Actualizaciones a los Documentos del

Proyecto5. Actualizaciones a los Activos de losProcesos de la Organización



12.1 Planificar la Gestión

e qu s c ones



Planificar la Gestión de Adquisiciones

Planificar la Gestión de Adquisiciones

del Proyecto es el proceso dedocumentar las decisiones de

,el enfoque e identificar a losproveedores potenciales.



Entradas: Activos de los Procesos de laOrganización

Entre los activos de los procesos de la organizaciónque influyen en el proceso Planificar la Gestión de

Adquisiciones Proyecto se cuentan, entre otros:•Las políticas, procedimientos y pautas formales deadquisición.

• u upara desarrollar el plan de gestión de lasadquisiciones y seleccionar las relacionescontractuales a utilizar.

•Un sistema establecido de proveedores de nivelesmúltiples, con datos sobre vendedores precalificadosen función de la experiencia previa.



Entradas: Activos de los Procesos de la

Organización

De manera general, todas las relacioneslegales contractuales se encuadran en una delas siguientes dos grandes categorías: los

costos reembolsables.

Asimismo, existe un tercer tipo híbrido

utilizado frecuentemente y que se denominacontrato por tiempo y materiales.




•Contratos de Precio Fijo. Esta categoría de

contrato implica establecer un precio total fijopara un producto, servicio o resultado definidoque se va a suministrar. Pueden ser:

Contratos de Precio Fijo Cerrado (FFP).Contratos de Precio Fijo más Honorarioscon Incentivos (FPIF).

Contratos de Precio Fijo con AjusteEconómico de Precio (FP-EPA).




•Contratos de Costos Reembolsables. Estacategoría de contrato implica efectuar pagos

(reembolsos de costos) al vendedor por todos loscostos legítimos y reales en que pudiera incurrirpara completar el trabajo, más los honorarios quere resentan la anancia del vendedor. Pueden ser:

Contrato de Costo Más Honorarios Fijos(CPFF).

Contrato de Costo Más Honorarios con

Incentivos (CPIF).Contrato de Costo Más Honorarios porCumplimiento de Objetivos (CPAF)




•Contrato por Tiempo y Materiales (T&M).

Los contratos por tiempo y materiales son untipo híbrido de acuerdo contractual querecoge aspectos tanto de los contratos de

de precio fijo. A menudo, se utilizan para elaumento de personal, la adquisición deexpertos y cualquier tipo de apoyo externocuando no es posible establecer con rapidezun enunciado preciso del trabajo.



Herramientas y Técnicas: Análisis de Hacer oComprar

El análisis de hacer o comprar es unatécnica general de gestión utilizadapara determinar si un trabajo particular

satisfactoria por el equipo del proyectoo debe ser adquirido de fuentes

externas.



Salidas: Plan de Gestión de las Adquisiciones

Describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición,desde la elaboración de los documentos de la adquisiciónhasta el cierre del contrato. El plan de gestión de las

adquisiciones puede incluir directivas para:•Los tipos de contratos a utilizados,

•Los asuntos relacionados con la gestión de riesgos,

son necesarias como criterios de evaluación,•Las acciones que el equipo de dirección del proyecto puedeimplementar de forma unilateral si la organización ejecutantedispone de un departamento de compras, contrataciones oadquisiciones;

•Los documentos de la adquisición estandarizados, si fuerannecesarios,

•La gestión de múltiples proveedores, entre otros.



Salidas: Decisiones de Hacer o Comprar

El análisis de hacer o comprar conduce a una

decisión sobre si un determinado trabajo puede serrealizado de manera satisfactoria por el equipo delproyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.

se ec e acer e e emen o en cues n, e p ande adquisiciones puede definir procesos yacuerdos internos a la organización. Una decisiónde compra conduce a un proceso similar de

alcanzar un acuerdo con un proveedor delproducto o servicios.



12.2 Efectuar las

qu s c ones



Efectuar las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones es el

proceso de obtener respuestas de losvendedores, seleccionarlos y

.clave de este proceso es que permitealinear las expectativas de los

interesados internos y externos através de acuerdos establecidos.



Entradas: Enunciados del Trabajo Relativo aAdquisiciones.

Los enunciados del trabajo relativo a

adquisiciones proporcionan a losproveedores un conjunto de objetivos,requisitos y resultados claramente

,proporcionar una respuesta cuantificable. Elenunciado del trabajo es un componentecrítico del proceso de adquisición y sepuede modificar a lo largo del procesosegún las necesidades hasta que seformalice un acuerdo final.



Herramientas y Técnicas: Conferencia de

Oferentes

Las conferencias de oferentes son

reuniones entre el comprador y todos losposibles vendedores que se celebran antesde la resentación de ofertas o ro uestas.

Se utilizan para asegurar que todos losposibles vendedores comprendan de maneraclara y uniforme los requisitos de la

adquisición, y que ningún licitador reciba tratopreferente.



Herramientas y Técnicas: Negociación deAdquisiciones

La negociación de adquisiciones aclara laestructura, los requisitos y otros términosrelativos a las compras para que se logrealcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el

.todos los acuerdos alcanzados.



12.3 CONTROLAR LAS



Controlar las Adquisiciones

Controlar las Adquisiciones es el

proceso de gestionar las relaciones deadquisiciones, monitorear la ejecución

correcciones al contrato segúncorresponda.



Herramientas y Técnicas: Sistema de Gestión

de Registros

Para gestionar la documentación y los

registros del contrato y de las adquisicionesel director del proyecto utiliza un sistema degestión de registros. Consiste en un conjunto

espec co e procesos, unc ones e con rorelacionadas y herramientas deautomatización que se consolidan y

combinan en un todo, como parte delsistema de información para la direcciónde proyectos.



Salidas: Solicitudes de cambio

El proceso Controlar las Adquisiciones puedegenerar solicitudes de cambio al plan para ladirección del proyecto, sus planes subsidiariosy otros componentes, tales como la línea base

,plan de gestión de las adquisiciones.

Las solicitudes de cambio se procesan para

su revisión y aprobación a través del procesoRealizar el Control Integrado de Cambios.



12.4 CERRAR LAS



Cerrar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones es el proceso

de finalizar cada adquisición. Elbeneficio clave de este proceso es que

documentación relacionada para futurareferencia.



Herramientas y Técnicas: Auditorias de la

Adquisición

Una auditoría de la adquisición es unarevisión estructurada del proceso deadquisición, desde el proceso Planificar laGestión de Adquisiciones del Proyecto hastael roceso Controlar las Ad uisiciones.

El objetivo de una auditoría de la adquisiciónes identificar los éxitos y los fracasos quemerecen ser reconocidos en la preparación o

administración de otros contratos deadquisición en el proyecto, o en otrosproyectos dentro de la organizaciónejecutante.



Herramientas y Técnicas: Sistema de

Gestión de RegistrosPara gestionar la documentación y

los registros del contrato y de lasadquisiciones el director delproyecto utiliza un sistema de

gestión de registros. Mediante elsistema de gestión de registros searchivan los documentos y la

correspondencia del contrato, comoparte del proceso Cerrar lasAdquisiciones.



Salidas: Adquisiciones cerradas

•El comprador, por lo general mediante suadministrador de adquisiciones autorizado,proporciona al vendedor una notificaciónformal por escrito de que se ha completado el

.

•Por lo general, los requisitos para el cierreformal de la adquisición se definen en los

términos y condiciones del contrato, y seincluyen en el plan de gestión de lasadquisiciones.

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