Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración

Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en Administración

PROJECT MANAGEMENT

Semana: 13 - 14

28 de mayo de 2013

Integración Alcance 1. Planificación del alcance 2. Definición del alcance 3. Crear EDT 4. Verificación del alcance 5. Control de cambios del alcance

Tiempo

Costos 1. Planificación de recursos 2. Estimación de costos 3. Preparación del presupuesto de costos 4. Control de costos

Calidad 1. Planificación de la calidad 2. Aseguramiento de la calidad 3. Control de calidad

R.R. H.H. 1. Planificación de la organización 2. Asignación del personal 3. Desarrollo del equipo 4. Gestión del equipo

Comunicaciones 1. Planificación de las comunicaciones 2. Distribución de la información 3. Informes de rendimiento 4. Cierre administrativo

Riesgo 1. Planificación de la gestión de riesgos 2. Identificación de riesgos 3. Análisis cualitativo de riesgos 4. Análisis cuantitativo de riesgos 5. Plan de respuesta de riesgos 6. Supervisión y control de riesgos

Procura 1. Planificación de las adquisiciones 2. Planificación de la búsqueda de proveedores 3. Búsqueda de proveedores 4. Selección de proveedores 5. Administración del contrato 6. Cierre del contrato

1. Desarrollar el Acta de Constitución del

Proyecto

2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del

Proyecto Preliminar

3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

6. Control Integrado de Cambios

7. Cerrar el Proyecto

1. Definición de actividades

2. Establecimiento de la secuencia de las

actividades

3. Estimación de recursos de las actividades

4. Estimación de la duración de las

actividades

5. Desarrollo del cronograma

6. Control del cronograma

Gestión de riesgos: Procesos

Adquisición de Productos del Exterior

La Gerencia de las Adquisiciones del

Proyecto comprende los procesos

requeridos para adquirir bienes y

servicios a organizaciones externas,

con el fin de alcanzar los objetivos del

proyecto.

La Perspectiva del Comprador

Este capítulo es discutido desde la

perspectiva del COMPRADOR en una

relación comprador-vendedor.

El vendedor (depende del área de

aplicación) puede ser llamado PROVEEDOR,

ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.

Respecto al Vendedor

Típicamente manejará su trabajo como un

proyecto. El comprador es su cliente y

por tanto stakeholder clave para el

vendedor. El contrato es el input clave

para muchos de sus procesos de gestión.

Genera como resultados el Plan de Gestión de las Adquisiciones y los Enunciados del Trabajo de los Contratos.

1. Planificar las Compras y Adquisiciones

• Es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto pueden

ser mejor cubiertas comprando productos o servicios al exterior.

• Se toma la decisión de comprar o no, qué, cómo, cuánto y cuándo.

• El equipo de proyecto puede recurrir a especialistas en las

disciplinas de contratación y procura e involucrarlos tempranamente

como parte del equipo.

• Este proceso de planeamiento también debería considerar a los

vendedores potenciales, particularmente si el comprador desea

ejercer algún grado de influencia o control sobre las decisiones

contractuales.

Planificar las Compras y Adquisiciones

CASA DE CAMPO

1.Estudio 3.Construcción 2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión

2.1

Maqueta

2.2

Planos

5.1

Planeam

5.2

Control

3.3

E/I Áreas

descanso

3.4

E/I Áreas

recreación

3.2

Afirmado

3.5

Habilitación

Otras áreas Dorm padres Dorm. hijos Dorm. hijas

Cancha Frontón Cancha Tennis Piscina

3.1

Cercado

Planificar las Compras y Adquisiciones

PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento

WBS Tipo de contrato

Procedimiento de

contratación

Forma de

contacto

Cercado

terreno.

Suma alzada por metro lineal de

cerco.

Se solicitará tres cotizaciones.

Web, guía telefónica.

Afirmado

terreno.

Suma alzada con incentivo por

cumplimiento de plazo.

Experiencia previa.

Estimación de experto independiente.

Invitación a especialistas.

Instalación

jacuzzis.

Suma alzada. Se solicitará tres propuestas.

Contacto a través de fabricante de

jacuzzi.

Planificar las Compras y Adquisiciones

Planificar las Compras y Adquisiciones

Plan de Gestión de las Adquisiciones

Describe cómo se gestionará los restantes procesos de procura.

Tipos de contratos a usar.

Uso de estimaciones independientes como criterios de evaluación.

Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y cuáles al equipo de proyecto.

Definición de uso de documentos estandarizados.

Cómo se manejará a los múltiples proveedores.

Entre otros.

Planificar las Compras y Adquisiciones

Enunciado del Trabajo del Contrato Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a subcontratar en un grado de detalle que permita a los vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de proveerlos :

SOW (statement of work) para productos o servicios claramente especificados.

SOO (statement of objectives) para ítems presentados como problema a ser resuelto.

Deben ser claros, completos y concisos. Deben incluir servicios colaterales como soporte operacional post-proyecto.

Planificar las Compras y Adquisiciones

Plan de Adquisiciones

• Debe describir cómo permanecerá la gestión del proceso de adquisiciones desde la planeación hasta el cierre del contrato

Actividades:

1. Considerar las políticas, normas, regulaciones y guías para las adquisiciones y/o compras dentro de la organización

2. Revisar y analizar los riesgos de las adquisiciones y/o compras del proyecto

3. Revisar y analizar el cronograma del proyecto, considerando tiempos y recursos para la adquisiciones del proyecto

4. Analizar las premisas, supuestos y restricciones del proyecto que puedan afectar el plan de adquisiciones

Descripción Producto Cantidad Costos Condiciones de Mercado Especificaciones Técnicas

Nombre Costos Capacidad Financiera Capacidad Técnica Criterios de Evaluación

Tipo de Contrato Costos Términos y Condiciones Forma y/o formato Documentación

Elaborado por :

Información Producto

Información Proveedores Potenciales

Plan de Adquisiciones

Información Contrato

Observaciones:

Declaración de Trabajo • Descripción de los elementos de las adquisiciones de

manera detallada.

Descripción Especificaciones

técnicas

Cantidad

deseada

Niveles de

CalidadUbicación

Documentación de

la forma del

contrato

Reportes de

Desempeño

Periodo

Desempeño

Soporte

requeridoEntregables

Realizado por:

Declaración de TrabajoAcerca del Producto, Servicio o Resultado

Observaciones :

Otras Especificaciones

Requerimientos de Cambio • Surgen como resultado del proceso de plan de compras o

adquisiciones.

Alta ___ Media ___ Baja ___ Crítico ___ Alto ___ Medio ___ Bajo ___

Observaciones y/o recomendaciones :

Fecha

autorizaciónAutorizador

Fecha Implementación (en

caso de aprobación)

Trámite de autorización del requerimiento

Aprobado Rechazado Postergado

REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS

Categoria del Cambio Nivel del Prioridad del Cambio

Fecha solicitud del cambio:

Originador del cambio:

Descripción del cambio :

Razón del cambio :

OtrasOrganización

Evaluación de los resultados del impacto del requerimiento

Costos Entregables Esfuerzo de trabajo Cronograma

Procurement Management Planning Checklist

Project Name:

Prepared by:

Date:

Identify types of contracts being used

Independent estimates required? Yes No

If Yes, who will prepare?

By when?

Actions that Project Management Team can take independent of ProcurementDepartment

Source of standardized procurement documents, if needed

How will multiple providers be managed?

How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?

Scheduling

Performance Reporting

Human Resources

Other

Statement of Work Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Vendor Name:

Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accuratelydefine the proposed work):

Required Timeline and Milestone Dates:

Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operational

support, etc.):

Cost Parameters:

A C E

Description of Cost

Item

Total Costs to

MAKE

Total Costs to

BUY

Notes &

Recommendations

Direct Indirect Direct Indirect

Costs Costs Costs Costs

1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

Final Differential

$0.00

Cost

Item #

B

Costs to MAKE

Product or Service

D

Costs to BUY

Product or Service

TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00$0.00 $0.00

Date:

Project Name:

Prepared by:

Análisis hacer-o-comprar

Gerencia de la Procura – Planeamiento de la Procura

2. Planificar la Contratación

Genera como resultados los Documentos de la Adquisición y los Criterios de Evaluación.

Es la preparación de la documentación necesaria para el proceso de convocatoria.

Planificar la Contratación

PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento

WBS

Filtro de

evaluación

Criterio de

evaluación Documentos

Cercado

terreno.

Garantía de rápido cumplimiento.

Menor precio. RFQ

Afirmado

terreno.

Experiencia previa.

Referencia de anteriores clientes

Financiamiento.

TECNICA: 70%

(experiencia, equipamiento)

ECONOMICA: 30%

RFP

Instalación

jacuzzis.

Distribuidor autorizado del fabricante.

Garantía de rápido cumplimiento.

Menor precio. RFQ

Planificar la Contratación

Documentos de la Adquisición

Se usan para solicitar propuestas de los vendedores potenciales.

Los términos “oferta” o “cotización” se usan generalmente cuando la

decisión de la fuente de selección se basará en el precio.

El término “propuesta” se usa generalmente cuando otras

consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque técnico

son relevantes.

Nombre comunes:

•IFB Invitation for Bid.

•RFQ Request for Quotation.

•RFP Request for Proposal.

•IFN Invitation for Negotiation.

Planificar la Contratación

Técnicos FuncionalesContractuales, legales y

reglamentarios

Condiciones

ComercialesFecha Entrega

Análisis requisitos de

Producto, Uso y Ley

Preparación respuesta

en formato Cliente

Trámite referencias y

pólizas de Cumplimiento

Estimación de tiempo,

recursos y esfuerzos

Estimación de

Costos

Propuesta Técnica Propuesta Económica Sustentación Propuesta

Elaborado por :

Observaciones:

Respuesta inicial del Proveedor

Documentación de Adquisiciones

Requerimientos para la Oferta

Valores Agregados

Invitación a Cotizar

Requerimientos para la Propuesta

Nombre Proveedor :

Descripción del Producto o Servicio:

Especificaciones Técnicas del Producto o Servicio:

Niveles de calidad del Producto o Servicio:

Habilidades y

capacidades

Disponibilidad del

Producto

Manuales

Técnicos y de

Usuario

Entendimiento de las

necesidades

Procedimientos

Administrativos

Procedimientos

Técnicos

Garantías a

Procedimientos

Técnicos

Documentación

Criterios Empresariales

Capacidad

Financiera

Tamaño y tipo del

NegocioReferencias Propiedad intelectual

Capacidad de

Producción

Costos Operación

Observaciones :

Elaborado por:

Criterios Metodológicos

Metodologías

Otros Costos Costo TotalElemento Costos Compra

Criterios Económicos

Tipo de Solución Mantenimiento y Soporte

Criterios Técnicos

Fecha análisis de la propuesta:

Criterios de Evaluación

Nombre del Proveedor :

Descripción del producto:

Request for Proposal Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

I. Introductory and Background Information:

II. Statement of Work and Description of Project:

III. Project Objectives:

IV. Schedule of Events:

For example:

Event Date

1. RFP sent to Bidders

2. Bidders' Conference

3. Evaluation of Responses

4. Award of Contract

5. Commencement of Project

6. Project Completion

7. Final Review

8. Client Acceptance andClosure

9.

10.

V. Description of Required Response Format:

VI. Required Contractual Provisions:

VII. Evaluation Criteria:

Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,

A. Purchase price

B. Understanding of client need

C. Overall or life-cycle cost

D. Technical capability

E. Management capability

F. Financial resources

Genera como resultados las propuestas de los postores.

3. Solicitar Respuesta de Vendedores

La convocatoria tiene por objeto obtener información (ofertas y propuestas)

de vendedores prospectos sobre cómo pueden satisfacer las necesidades

del proyecto.

La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el proveedor

prospecto, normalmente a ningún costo para el proyecto.

Solicitar Respuesta de Vendedores

Lista de Proveedores Seleccionados

• Información de los proveedores que fueron invitados para presentar propuestas o cotizaciones.

Casa Oficina Celular Casa OficinaCorreo Electrónico

Lista de Proveedores Seleccionados

Teléfono DirecciónNombre del Proveedor Producto o Servicio HabilidadesExperiencia

Genera como resultados la suscripción del contrato.

4. Selección de Vendedores

Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la aplicación de los criterios de evaluación para elegir al proveedor.

A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la sección comercial (precio) y se evalúan por separado.

Además del costo o precio se puede necesitar la evaluación de muchos factores.

El menor precio propuesto no será el menor costo si el producto no es entregado a tiempo.

Selección de Vendedores

PROYECTO

ITEM CONTRATADO

CASA DE CAMPO

AFIRMADO DE TERRENO

I. ANTECEDENTES

II. OBJETO

III. MONTO

IV. FORMA DE PAGO

V. PLAZO

VI. RESPONSABILIDADES

DEL CONTRATISTA

VII. RESPONSABILIDADES

DEL CONTRATANTE

VIII. GARANTÍAS

IX. GARANTÍAS

X. DOCUMENTOS

CONTRACTUALES

XI. PENALIDADES

XII. CAUSALES DE

RESOLUCION

XIII. NATURALEZA DEL

CONTRATO

XIV. BASE LEGAL

XV. CONTROVERSIAS

Firma contratista Firma contratante

Selección de Vendedores

Project Name:

Prepared by:

Date:

Evaluation Criteria and

Weight Assigned

Vendor #1

Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #1

Item Score

Vendor #2

Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #2

Item Score

Purchase price

20%

Understanding of client need

25%

Overall or life-cycle cost

15%

Technical capability

20%

Management capability

15%

Financial resources

5%

Overall Score of possible 5

(weights x ratings, totaled)

3.35 4

0.3

0.5 5 1.252

3 0.6

0.25

4 0.6 4 0.6

4 0.2 5

4 0.8

0.8

3 0.45 2

5 1 4

Sistema de puntajes

Genera como resultados la correspondencia, los cambios contractuales y los pagos.

5. Administración del Contrato

Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor cumpla los requerimientos contractuales.

La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de las acciones tomadas en la administración del contrato.

Además de la gestión de la relación contractual se debe

integrar los resultados de estos procesos con la gestión integral del proyecto.

Esta integración y coordinación ocurre a múltiples niveles y es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y cuando intervienen varios vendedores.

Administración del Contrato

Administración del Contrato

Procurement Change Request Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Person(s) Requesting Change:

Change Number:

Type of Change Requested:

Terms of contract Termination of ContractDescription of Product orService

Other (specify) Other (specify)

Detailed Description of Change:

Detailed Reason for Change Requested:

Effect on Project Cost:

? Projected Cost Overrun of approximately %

? Estimated Cost Reduction of approximately %

Effect on Schedule:

? Planned Project Completion Date:

? New Project Completion Date:

Additional Remarks:

Approval Project Manager Date

Approval (Other) Date

Contract Change Control System Checklist and Worksheet

Project Name:

Prepared by:

Date:

Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Besure to provide for appropriate review of all changes.

Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:

Define steps by which contracts may be changed, including:

Paperwork

Tracking systems

Dispute resolution procedures

Approval levels required

Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated changecontrol system:

Additional Remarks:

Submitted Name/Title: Date:

Approval Name/Title: Date:

Contract Performance Report Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives:

Scope (On Scope? If not, how serious)

Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.)

Cost (On budget? Under or over by how much, etc.)

Quality

Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.):

Forecasting (Estimate of future project status and progress):

Other Issues or Comments:

Submitted Name/Title: Date:

Approved Name/Title: Date:

¿Se completó correctamente y satisfactoriamente el trabajo?

6. Cierre del Contrato

Es similar al Cierre administrativo (Sección 10.4) en el sentido que involucra tanto verificación del producto como cierre del proyecto. Los términos y condiciones podrían prescribir procedimientos específicos para la Conclusión del Contrato. El término adelantado de un contrato es un caso especial de Conclusión del Contrato.

Cierre del Contrato