Sesion 3 gerencia de tics u de m sept 2015

Mauricio Arias Toro

Septiembre 28 de 2015

Gestión Estratégica de las TICs

2

Planeación Estratégica

La Planeación Estratégica de las Tecnologías

de la Información.

Descubriendo la Pirámide Informática

Gerencial Infraestructura

Sistemas Operativos y Motores de Bases de Datos

Sistemas integrados y en tiempo real

Gestión relación con los Clientes - CRM

Administración del Conocimiento

Inteligencia de Negocios «business intelligence»

Planeación Estratégica

500 A. C.

4

Origen de la PLANEACIÓN y del Pensamiento Estratégico

5

Características del PARAISO: • Tranquilidad • Abundancia • Felicidad • Recursos ilimitados • Siempre en presente • El mañana no existe • No hay riesgos • Etc. • Etc. • Etc. • Etc.

Origen de la PLANEACIÓN y del Pensamiento Estratégico

6

Características del TRABAJO: • In -Tranquilidad • Escasez • Angustia • Recursos limitados • El tiempo se agota • Hay que pensar en el

mañana • Hay riesgos • Etc. • Etc.

Definiciones básicas de Estrategia

7

El vocablo ESTRATEGIA proviene del griego STRATÉGIA, de STRATÉGOS, que significa “el arte de dirigir, o la destreza y habilidad para dirigir un asunto”.

El verbo griego, stratego significa “planificar la destrucción de los enemigos en razón del uso eficaz de los recursos”.

ESTRATEGIA

Camino

Recorrido

Lineamiento

Trayectoria

8

“Dirección y ámbito de una organización en el largo plazo, que busca desarrollar ventajas

competitivas dentro de un ambiente cambiante, a través de una configuración de recursos, para

satisfacer las necesidades del mercado y llenar las expectativas de los accionistas" (Johnson &

Scholes, 1999)

“Lo que hacemos para alcanzar nuestro objetivo”. Implica:

• Cambiar de un estado actual a uno futuro (objetivo)

• Acciones con Visión a mediano y largo plazo

• Planificación y Asignación de Recursos

• Gestionar con la gente y con incertidumbre

• Conocer nuestras capacidades y como nos afecta el

entorno

Estrategia

La Pirámide Informática Gerencial

La industria

de las TICs

La Planeación

Estratégica de

la Informática

Entorno de los Negocios

Innovación y Creatividad

Evolu

ció

n T

ecnoló

gic

a

BI

ADMON DELCONOCIMIENTO

CRMe-business

MRP, ERP, EAM, GISSistemas en Tiempo Real

SISTEMAS OPERATIVOS y BASES DE DATOS

INFRAESTRUCTURAEquipos, Redes de Comunicación,

Procedimientos, Seguridad

Gerencia de

Proyectos

¿Cómo se aplica?

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Preguntas que podrás hacer y entender la respuesta

» ¿Está nuestro plan de TI integrado con la estrategia de nuestro negocio?

» ¿Cómo podemos facilitarle a nuestros clientes y proveedores el acceso a nuestra información para interactuar mejor con ellos?

» ¿Cómo es nuestra arquitectura tecnológica? ¿Centralizada o descentralizada?

» ¿Cómo informan nuestros gerentes de proyectos de TI el avance y los beneficios de sus proyectos?

» ¿Tenemos forma de montar una aplicación de Inteligencia de Negocios (BI) utilizando las que actualmente tenemos?

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Para cumplir con esta aspiración de las empresas se requiere:

Definición de un PETI que contemple:

» Diagnostico a partir de normas, políticas, prácticas,

procesos, plataformas, funciones y organización actual

de las TICs.

» El Mapa de Ruta con las estrategias, planes y acciones

para la evolución y actualización de las TICs con su

gobernabilidad.

¿Cómo debe aplicar la

Planeación Estratégica de la Tecnología de Información?

Diagnóstico y Plan de Tecnología de Información y Comunicaciones que consiste en:

» una revisión de carácter objetivo, basada en estudios, muestras, inventarios, documentos de las políticas, normas, prácticas, funciones, procesos, procedimientos e informes relacionados con la plataforma informática y de redes/sistemas de comunicaciones,

» emitir una opinión profesional con respecto al estado de sus procesos, productos y personal informática, y

» formular un plan de acción estratégico para integrar las tecnologías de información y comunicaciones, en los procesos fundamentales de la empresa.

Alcance del PETI

Primer Objetivo: Revisión del ecosistema: “ANÁLISIS PEST”

Segundo Objetivo: Revisión del área de las TICs: Procesos,

Productos, Recursos Humanos y Equipamiento HW y SW.

Tercer Objetivo: Formulación del Plan de Desarrollo, proyectos y acciones.

Alcance del Diagnóstico y Plan de las TICs de una Empresa.

1. Definición,

Inicio y

Organización

del PETI

2. Análisis

PEST

3. Estudio de

Macro-

Procesos

4. Identificación

de

Requerimientos

5. Estudio de

TICs y la

Organización

Actuales

6. Diagnóstico

del Estado de

las TICs

7. Formulación

Estrategia para

las TICs

8. Definición

del Plan de

Desarrollo

9. Revisión

y

Aprobación

PETI

Metodología para realizar la PETI

1. Definición,

Inicio y

Organización

del PETI

2. Análisis

PEST

3. Estudio de

Macro-

Procesos

4. Identificación

de

Requerimientos

5. Estudio de

TICs y la

Organización

Actuales

6. Diagnóstico

del Estado de

las TICs

7. Formulación

Estrategia para

las TICs

8. Definición

del Plan de

Desarrollo

9. Revisión

y

Aprobación

PETI

Metodología PETI y Objetivos del Proyecto

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

Primer Objetivo

ANÁLISIS

PEST

Factores

Políticos

Legislación fiscal Legislación

medioambiental Protección

al consumidor Cambios políticos

Incentivos del gobierno

Ciclo económico Demanda Empleo Inflación Costos insumos Eventos especiales

Factores

Económicos

Edad de la Población Nivel de Ingresos

Movimientos Migratorios

Nuevos Estilos de Vida

Factores

Sociales

Factores

Tecnológicos

Innovaciones tecnológicas Incentivos del gobierno Internet

Segundo Objetivo

» Revisión de procesos de gestión de las TIC: ˃ Aprovechar los esfuerzos, recursos y plataformas existentes que sean

compatibles con la nueva estrategia de TICs.

˃ Planificación, políticas y estrategias de tecnología.

˃ Gestión de Sistemas de Información o aplicaciones

˃ Administración de datos y aplicaciones.

˃ Administración de infraestructura y comunicaciones.

˃ Administración de seguridades.

˃ Soporte a usuarios

˃ Acuerdos de niveles de servicio o indicadores de gestión.

» Productos de Tecnología de Información y Comunicaciones ˃ Análisis de los Sistemas de información o aplicaciones existentes.

+ Operación y soporte.

+ Nivel de utilización.

+ Consistencia de la información.

+ Licencias.

˃ Análisis de la Infraestructura de TICs existentes. + Procesamiento.

+ Almacenamiento.

+ Comunicaciones.

+ Nivel de utilización.

+ Seguridades Físicas.

+ Servicios de infraestructura contratados con terceros.

+ Proyectos de infraestructura , sistemas, o aplicaciones actualmente en curso.

+ Seguridad de la información y Plan de Continuidad.

+ Acuerdos de Niveles de Servicio o Indicadores de Gestión.

Segundo Objetivo

» Talento Humano ( Personas) ˃ Conocer los RR HH , funciones y organización existentes

˃ Estructura organizacional: Funciones, roles y responsabilidades.

˃ Perfil de los recursos humanos asignados a las plataformas y servicios de TICs.

˃ Cultura organizacional.

˃ Servicios contratados y/o tercerizados.

˃ Acuerdos de desempeño o indicadores de gestión.

Segundo Objetivo

Tercer Objetivo

» Formulación del Plan de Desarrollo, proyectos y acciones. ˃ Estructuración y formulación de las Estrategias de tecnología.

˃ Definición de la situación objetivo acorde con las metas del negocio y los inversionistas.

˃ Análisis de las brechas y acciones para cerrarlas a un costo razonable.

˃ Formulación del Plan de TICs, con priorización : Proyectos de Infraestructura y Servicios, Proyectos de Aplicaciones, Proyecto de Organización del área.

˃ Estructura de los Acuerdos de Niveles de Servicio que el área de las TICs ofrecerá a las unidades de negocios de una Empresa.

Por medio del desarrollo e implementación de un Plan Estratégico de TICs, una organización puede lograr muchos Objetivos y Beneficios que abarcan desde un soporte de TICs para el cumplimiento de su estrategia hasta la gobernabilidad de dichas tecnologías en la organización:

Objetivos y Beneficios de un PETI O

bje

tivo

s y

Be

nef

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Estr

até

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Op

era

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Alineación con la naturaleza cambiante de los objetivos de la empresa

Apoyo en la toma de decisiones sobre el soporte de TICs necesario para habilitar los procesos de negocio

Definición del modelo de gobierno ajustado a la arquitectura empresarial de la empresa.

Mejorar la imagen de la empresa

Efectividad y eficiencia en el desarrollo de los procesos operacionales asegurando la existencia de la información necesaria para mejorar los procesos de toma de decisiones

Garantizar la integridad de los datos (disponibilidad, accesibilidad, confiabilidad y seguridad)

Definición de modelos de seguridad de la información adecuados para la arquitectura empresarial de la compañía

22 Material elaborado por Mauricio Arias Toro

¿Cómo debe aplicar la Planeación Estratégica de la Tecnología de Información?

» Razones para realizar la PETI:

Proveer un método formal y objetivo para que la administración establezca, sin sesgos, las prioridades hacia la tecnología informática

Permitir que los sistemas desarrollados/adquiridos sean planeados con base en los procesos del negocio, así serán duraderos, protegiendo la inversión en tecnología.

Permitir que los recursos de tecnología se administren de la mejor manera para que eficiente y efectivamente se integren a los objetivos del negocio.

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» Razones para realizar la PETI:

Aumentar la confianza en la posibilidad del uso de la información oportuna y veraz para la toma de decisiones.

Mejorar las relaciones entre las áreas proveedoras de informática y los usuarios mediante el diseño e implantación de sistemas que responden a las necesidades y a las prioridades de los mismos usuarios.

Identificar la INFORMACIÓN como un RECURSO EMPRESARIAL que debe ser planeado, administrado y controlado de tal manera que pueda ser usado efectivamente por todos los que la necesitan.

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Recomendaciones para realizar la PETI:

Apoyo de la Alta Gerencia.

Participación de la Alta Gerencia.

Priorización por la Alta Gerencia.

Realizar un análisis de riesgos.

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Nº Preguntas SI NO

1 ¿Los empleados autorizados tienen acceso en línea a los datos más importantes de su empresa?

2 ¿Sus sistemas informáticos le permiten identificar concretamente las zonas comerciales que ofrecen un máximo de oportunidades?

3 ¿Se encargan los sistemas del flujo rutinario de los datos de los procesos mientras los empleados se ocupan de atender las excepciones y los

temas de valor agregado?

4 ¿Sus sistemas informáticos hacen factible que el personal de altas calificaciones dedique la mayor parte de su tiempo a analizar la información,

en vez de tener que buscarla?

5 ¿Se capturan los datos en el momento mismo en que se producen?

6 ¿Sus sistemas digitales le permiten enterarse de lo malo que sucede en cualquier punto de la empresa y comunicarlo sin pérdida de tiempo?

7 ¿Sus sistemas le permiten tener los estados financieros máximo dos (2) días después de terminar el mes?

8 ¿Tiene una base de datos completa de sus clientes y la explota a fondo?

9 ¿Está en condiciones de determinar qué grupos de clientes son los más rentables?

10 ¿Sus sistemas hacen posible que se ubique y se comunique con cualquier cliente en menos de dos (2) horas?

11 ¿Sus sistemas informáticos permiten acceder simultáneamente a datos numéricos y no numéricos (imágenes, videos, mapas, diagramas)?

12 ¿Pueden acceder los empleados a los datos en tiempo real de manera que se hagan responsables de mejorar la calidad del producto?

13 ¿Se aplican los flujos de información digitalizada a la simplificación de procesos completos, de principio a fin?

14 ¿Actualmente sus sistemas y aplicaciones se integran todas entre sí para evitar duplicidad de datos?

15 ¿Tienen un sistema de información que le permita saber en todo momento la disponibilidad de los recursos materiales, además de los

financieros y humanos con los que cuenta la organización?

16 ¿Poseen sistemas destinados a aplicar el análisis estadístico y de probabilidades, el control estadístico de procesos, el cuadro de mando

integral (BSC) o la investigación de operaciones?

TOTALES: SI / NO

Material elaborado por Mauricio Arias Toro

¿Por qué debo conocer la Pirámide Informática Gerencial?

Respuestas posibles:

Porque la informática es una conjunto de piezas, son varios

los elementos fundamentales que brindan las soluciones

de negocio.

No existe un solo proveedor, sistema o producto para

todas las necesidades de la empresa.

Para que no sea sorprendido por los “costos ocultos”.

Para saber que puede y debe ser propio y que debe ser

contratado con terceros. 27

La industria de las TICs

La Planeación Estratégica de la Informática

Entorno de los Negocios

Innovación y Creatividad

BI

ADMON DEL CONOCIMIENTO

CRM e - business

MRP, ERP, EAM, GIS Sistemas en Tiempo Real


INFRAESTRUCTURA Equipos, Redes de Comunicación,


Gerencia de Proyectos

La Pirámide Informática Gerencial

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Evo

luci

ón

Te

cno

lógi

ca

Pirámide Informática Gerencial

BI

ADMON DEL

CONOCIMIENTO

CRM e-business





• Se puede contratar con un tercero de confianza. • Se debe mantener y actualizar. • Se debe tener un centro de atención al usuario. • Se controla con indicadores objetivos.

La Seguridad debe ser preocupación de la Alta Gerencia La Seguridad de su Información no la debe entregar

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2012 1990


BI

ADMON DEL

CONOCIMIENTO

CRM e-business





30


BI

ADMON DEL

CONOCIMIENTO

CRM e-business


SISTEMAS OPERATIVOS y MOTORES de BASES DE DATOS



• Se deben licenciar. • Se pueden incluir en el contrato de Infraestructura. • Pueden ser que lo “amarren” a una empresa y sus sistemas. • Deben mantenerse y actualizarse

Algunas veces los sistemas operativos y motores de las bases de datos son libres, no gratis.

31


BI

ADMON DEL

CONOCIMIENTO

CRM e-business


SISTEMAS OPERATIVOS y MOTORES de BASES DE DATOS



32


BI

ADMON DEL

CONOCIMIENTO

CRM e-business





• En general, son los sistemas que apoyan el núcleo de los negocios. • Se pueden comprar, desarrollar a la medida, o trabajar en “la Nube”. • Exigen que la empresa se ajuste a ciertas prácticas y procesos.

Los Factores Críticos para el Éxito son: Apoyo de la Alta Gerencia. Pre-Definición del modelo de negocio que se quiere. Participación directa de los usuarios. Gerencia de Proyectos. Gestión de Cambio.

33


34

ERP – Enterprise Resource Planning Planeamiento de Recurso Empresariales


BI

ADMON DEL

CONOCIMIENTO

CRM e-business





35

GIS Sistemas de Información Geográfica

Datos Espaciales Información Alfanumérica

de los diferentes negocios

o temas

Información visual,

análisis espaciales y

filtros, de gran utilidad

para realizar análisis,

proyecciones y toma

de decisiones.

(Sistemas de Información Geográfica)

CONCEPTOS BASICOS G.I.S.

36

http://www.technologyreview.com/video/?vid=698

http://www.technologyreview.com/video/?vid=698

(Sistemas de Información Geográfica)

CONCEPTOS BASICOS G.I.S.

37

«Aproximadamente el 70 a 80% de la información administrada por las empresas de alguna manera está conectado a una ubicación específica: una dirección, calle, una intersección o unas coordenada "x - y". Por lo tanto, la tecnología geoespacial está encontrando su camino en todos los rincones del mundo empresarial. Y, porque los usos de la tecnología son tan amplios y diversos, el mercado geoespacial está creciendo a una tasa anual de casi el 35%. El sector comercial está creciendo a un ritmo espectacular del 100 por 100 cada año.»

Ubicación y Ruta Optima

¿Cuál es mi ubicación? ¿Cómo llego? ¿Dónde se encuentran? ¿Cuál es la ruta óptima para visitar un grupo de clientes?

Sistemas de Información Geográfica - GIS

38 Material elaborado por Mauricio Arias Toro

¿Cuántos clientes tengo a 5 Min, 10 Min, o 15 Min por la malla vial?.

ZONAS DE INFLUENCIA POR LA RED VIAL y POR TIEMPO

39


BI

ADMON DEL

CONOCIMIENTO

CRM e-business





• Se requiere el contacto con los Clientes. • Puede comprarse, desarrollarse o utilizar en “la Nube”. • Requiere de información en línea para lograr la atención adecuada.

El compromiso de la empresa con el cliente debe ser explícito. No debe ser un problema técnico, sino de actitud frente al cliente. La calidad de los sistemas de información la debe evaluar el cliente, no personal de TI.

40

Este es el CORAZÓN del funcionamiento operativo

de la Empresa.


BI

ADMON DEL

CONOCIMIENTO

CRM e-business





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BI


CRM e-business





• Debe ser de interés de la Alta Gerencia hacer gestión del conocimiento. • No debe ser un problema técnico sino de motivación del personal.

El Conocimiento debe ser considerado un activo de la compañía. Se debe estimular compartir el conocimiento.

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BI


CRM e-business





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BI


CRM e-business





• Si se tienen los datos operacionales se pueden obtener los indicadores de gestión

Tablero Control de Gestión (BSC).

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BI


CRM e-business





45


BI

ADMON DEL

CONOCIMIENTO

CRM e-business





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Sistemas de Comunicación Transversales Algunas Aplicaciones que atraviesan todos los niveles

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