Sesión 5Gestión de Comunicaciones

Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMPpyamakawa@esan.edu.pe

Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

Agenda

• Importancia

• Gestión de los interesados

• Plan

• Reuniones

Importancia de las comunicaciones

• Una de las causas principales del fracaso de los proyectos es la falta de una buena comunicación

• Muchos buenos profesionales no son buenos comunicadores

• Habilidades de comunicación son factores claves para el progreso profesional

¿Qué información se necesita distribuir en el proyecto?

• Status

• Problemas

• Éxitos

• Actualizaciones

• Rendimiento del equipo

• Nuevos riesgos encontrados

• Hito terminado

Gestión de las comunicaciones del proyecto

• Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.

Gestión de las comunicaciones del proyecto

Identificar los interesados

• Identificar a todas las personas u organizaciones involucradas en el proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.

Identificar los interesados

1. Acta de constitución del proyecto

2. Documentos de adquisición

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Análisis de los interesados

2. Juicio de expertos

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Registro de interesados

2. Estrategia de gestión de los interesados

Matriz de poder/interés de los interesados

Alto

Poder

Bajo

InterésBajo Alto

A

B

H F

D

G C

E

Mantener satisfecho

Gestionar atentamente

Monitorear(esfuerzo mínimo)

Mantener informado

Planificar las comunicaciones

• Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones.

Factores que pueden afectar el proyecto:

–La urgencia de la necesidad de la información

–La disponibilidad de la tecnología

–El personal previsto para el proyecto

–La duración del proyecto

–El entorno del proyecto

Planificar las comunicaciones

1. Registro de interesados

2. Estrategia de gestión de los interesados

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Análisis de requisitos de comunicaciones

2. Tecnología de las comunicaciones

3. Modelos de comunicación

4. Métodos de comunicación

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Plan de gestión de comunicaciones

2. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Planificar las comunicaciones

• Métodos de comunicación:– Comunicación interactiva: Entre dos o más partes

que realizan un intercambio de información tipo multidireccional.

– Comunicación tipo PUSH: Enviada a receptores específicos.

– Comunicación tipo PULL: Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias grandes.

Distribuir la información

• Es el proceso que consiste en colocar la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

Distribuir la información

• Técnicas:– Modelo emisor-receptor

– Elección del medio

– Estilo de redacción

– Técnicas de gestión de reuniones

– Técnicas de presentación

– Técnicas de facilitación

Distribuir la información

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Informes de desempeño

3. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Métodos de comunicación

2. Herramientas para la distribución de la información

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gestionar las expectativas de los interesados

• Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presenten.

• Implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados del proyecto, para influir en sus expectativas, tomar sus inquietudes y resolver temas.

Gestionar las expectativas de los interesados

1. Registro de interesados

2. Estrategia de gestión de los interesados

3. Plan para la dirección del proyecto

4. Registro de incidentes

5. Registro de cambios

6. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Métodos de comunicación

2. Habilidades interpersonales

3. Habilidades de gestión

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

2. Solicitudes de cambio

3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

4. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Análisis de comunicaciones de los stakeholders

Informar el desempeño

• Es el proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño, incluidos informes de estado, menciones del avance y proyecciones.

• Los informes de desempeño deben suministrar información en un nivel adecuado para cada audiencia. – El análisis del desempeño pasado

– El estado actual de los riesgos e incidentes

– El trabajo completado durante el período

– El trabajo que se completará a continuación

– El resumen de los cambios aprobados del período

– Otra información relevante que debe ser revisada y analizada

Reuniones efectivas

• ¿Son necesarias?

• Definir los objetivos

• Determinar quienes deberían atender

• Preparar la agenda

• Llevar las reuniones profesionalmente

• Utilizar las reuniones para construir relaciones

• Evaluación de la efectividad de las reuniones

Informar el desempeño

1. Plan para la dirección del proyecto

2. Información sobre el desempeño del trabajo

3. Mediciones del desempeño del trabajo

4. Proyecciones del presupuesto

5. Activos de los procesos de la organización

Entradas

1. Análisis de variación

2. Métodos de proyección

3. Métodos de comunicación

4. Sistemas de informes

Herramientas y técnicas

Salidas

1. Informes de desempeño

2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

3. Solicitudes de cambio