Set No. 3. Instrumentos para el Análisis...

83BENCHMARKING PARA LA REFERENCIACIÓN COMPETITIVA Y COMPARATIVA EN INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD (IPS).

Set No. 3. Instrumentos para el Análisis Estratégico

Realizar un Análisis de las Brechas(GAPS) de Desempeño

Para obtener una comprensión más clara de lo que usted necesita hacer para alcanzar sus obje-tivos, puede realizar un análisis de brechas, que pone sobre la mesa las oportunidades de mejora detectadas, al evaluar el nivel de su desempeño actual y compararla con el estado deseable o, el rendimiento de otra organización (partrner) y la diferencia entre los ambos polos es la brecha.

Un análisis cuidadoso puede indicar que su rendimiento en determinado proceso está por debajo del nivel deseado, sin embargo, un análisis de las brechas puede revelar que su rendimiento es alto. Por ejemplo, que está delante de la competencia, en cuyo caso usted quiere mantener o aumentar la brecha. Para ser eficaz, un análisis de las brechas debe abordar dos áreas: la magnitud de la brecha y las razones de la misma. Comprender la magnitud de la brecha da su perspectiva sobre los esfuerzos necesarios para cerrarla progresivamente, mientras que, entender las razones de la brecha es el punto de las áreas donde debe enfocar sus esfuerzos.

Proceso para realizar un análisis de brechas de desempeño

• Gráficamente presente su medición del desempeño, mostrando tanto su rendimiento actual como las metas que se han proyectado. • Identifique la magnitud de la brecha en términos de la unidad de medida. • Utilice los datos recogidos de fuentes pertinentes y determine las razones de la brecha, inter-cambiando información e ideas en un ambiente de equipo potencializará los resultados.• Establezca prioridad a las razones de la brecha. • Resuma sus conclusiones y uselas para determinar qué acciones debe tomar para reducir, mantener o aumentar la brecha.

Existen varias técnicas utilizadas para mostrar las diferencias de resultados y para determinar cómo cerrar las brechas.

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Herramientas para Determinar las Brechas de Desempeño

Técnica

Uso

Matriz Muestra las medidas específicas para cada organización.

Spider Chart (Grafico de Araña) Enunciar las medidas claves con las mejores en su clase. Los resultados muestran las diferencias en el rendimiento de la identificación de fortalezas y debilidades.

Grafico de Líneas Para comparar una de las medidas actuales con los mejores en su organización.

Diagrama de Causalidad (Diagrama causa - efecto o diagrama de Fishbone)

Una herramienta de intercambio de ideas que explora las posibles causas de un efecto en particular. Esta herramienta está diseñada para mostrar las posibles relaciones que pueden existir entre las variables.

Analisis de Causa Una herramienta que está diseñada para explorar las razones detrás de un déficit de rendimiento. Esta técnica rompe una brecha en las causas de los componentes y las evalúa como un problema individual.


Grafico de Araña

Un gráfico de araña ayuda a evaluar la posición competitiva a través de las medidas clave del des-empeño de la organización. Al trazar el rendimiento de las organizaciones objetivamente, se puede identificar las áreas donde la evaluación comparativa es necesaria. Un gráfico de araña es una buena herramienta para comunicar la necesidad de cambio a la alta dirección.

Pasos para usar la tecnica de Grafico de Araña son:

- Cada Raya representa una medida (e.j., M1, M 2, M3, M4) - Criterios de evaluación de los grados circulares para mejorar a medida que el radio se hace más pequeño. Las medidas clave son evaluados a través de las escalas de intervalo (por ejemplo, 1 = excelente, 5 = mejora)

Diagrama de Causa y Efecto (Fishbone)

Un diagrama de Fishbone es una herramienta de intercambio de ideas que sirve de guía para poner en orden los pensamientos. El diagrama de espina de pescado tiene una consecuencia y explora todas sus posibles causas.

Utilización de la técnica de Fishbone:

• Determinar el problema o el objetivo al que el equipo se dirige. • Poner el problema o meterlo en una caja por el lado derecho del papel y dibuje una flecha de izquierda a derecha. • Decidir las categorías principales en torno a este problema o meta, que generalmente incluyen personas, métodos, equipos, y el medio ambiente. • Ubique las principales categorías en el lugar mas importante en las cajas y dirija una flecha rama de cada caja a la flecha principal, de las causas de una lluvia de ideas en cada categoría.

Recuerde que el resultado deberá ser un remedio a las causas, no a los síntomas.


MEDICION DE RENDIMIENTO

Pasos del Proceso Medicion Propia Medición Organización

“Mejor en su Clase” (Best in class)

Medición de Brechas


DIAGRAMA DE IDENTIFICACIÓN DE BRECHA

Rendimiento Superior Best in Class Paridad Diferencia Nuestro Rendimiento


IDENTIFICACIÓN DE FACTORES FACILITADORES

Proceso/Servicio Factor facilitador 1.

2. 3. 4.

1. 2. 3. 4.

Proceso/Servicio Habilitador 1.

2. 3. 4.

1. 2. 3. 4.


HOJA DE RECOMENDACIONES DE CAMBIO Proceso Actual Brecha Cambios

Recomendados Recursos

Requeridos Resultados Estimados


ANÁLISIS DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN

Después de haber completado la fase tres, hágase estas preguntas. ¿Conoce debidamente sus mediciones del proceso? __________________________ ¿Conoce las mediciones de sus socios (partners) ?_____________________________ ¿Sabe la diferencia de rendimiento? ______________________________________

¿Conoce el impacto de la Brecha de Rendimiento? ______________________________

¿Sabe qué características distinguen a su proceso como superior? _____________________________________________________________________

¿Puede adaptarse al rendimiento de los socios de referencia?

¿Sabe usted qué actividades dentro de su proceso son candidatos para el cambio?

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