SI COMO SOPORTE A LA PLANIFICACIÓN
46
El Proceso de Planificación Sistemas de Soporte a la Planificación Sistemas de Soporte a las Actividades El Sistema de Control Sistema de Soporte al Control
description
SISTEMA DE INFORMACIÓN COMO SOPORTE A LAS ACTIVIDADES, A
Transcript of SI COMO SOPORTE A LA PLANIFICACIÓN
El Proceso de Planificación
Sistemas de Soporte a la Planificación
Sistemas de Soporte a las Actividades
El Sistema de Control
Sistema de Soporte al Control
El SI debe apoyar las tareas de gestión,
proporcionando soporte a la
planificación, a la ejecución del plan y
al control de su desempeño
El Proceso de Planificación
Planificación
Actividades
(ejecución del
plan)
control
Transacciones
Entorno
SI
Imp
ort
an
cia
Ob
stá
cu
los
Planifica, establece objetivos y define las
actividades necesarias
Provee la base para la evaluación de los
resultados y para la toma de decisiones.
Elimina la ambigüedad de las personas,
grupo de trabajo o de cada unidad
funcional.
Es una actividad difícil, tediosa, siempre existen otras actividades “urgentes”, implicando el tener que volver a replantearse todo el proceso desde el principio.
Pone en evidencia la incertidumbre de suceso futuros
Reduce la libertad percibida de acción el margen de acción es mas limitado que cuando no existen planes.
Fuentes de datos para la planificación:
- En el proceso de planificación se hace
necesario manejar una gran cantidad de
variables y datos. Las fuentes para la
obtención de estos datos son tres:
a. Datos internos generados por la
propia organización.
b. Datos Externos, comprados a terceros,
o bien recabados por la empresa.
c. Datos obtenidos mediante la
exploración del entorno.
Técnica Descripción
Descripción del
escenario
Se solicita a expertos que describen los
posibles escenarios que crean que se
puede presentar.
Proyecciones Se les pide a varios expertos que realicen
pronósticos sobre el futuro. Los resultados
se ponen en común, por si alguno quiere
alterar la previsión que realizó.
Simulación Se crean simulaciones de la incidencia de
cambios del entorno (ejemplo un
descenso de natalidad) sobre la empresa.
Modelos
econométricos
La empresa puede construir un modelo
econométrico para calcular su demanda,
por lo que tendrá que explorar el entorno
para evaluar las variables ambientales
que afectan a su modelo.
Ejemplo de técnicas de exploración del entornoTabla1.
Realizar las actividades de planificación
manualmente son severas limitaciones, por
lo que el uso de sistemas de soporte a la
planificación resulta ser de gran utilidad y
mejora el proceso de planificación.
El SI permite un mejor acceso a los datos
para planificar, cálculos rápidos –
complejos, la automatización y el desarrollo
de modelos de planificación que apoyan
el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de Soporte a la Planificación
-Los datos de entrada: datos independientes que hay que suministrarle el modelo.
-- Cálculos sobre los datos de
entrada: el modelo realiza una serie de operaciones.
- Resultados de salida: los resultados serán utilizados para la elaboración de planes formales.
Modelos de planificación: se
describen mediante el cual
se obtienen resultados
finales. Los elementos que
forman parte de un modelo de planificación son:
también se distinguen cuatro
tipos de modelos de
planificación. Estos tipos,
ordenados de menor a
mayor complejidad, son:
- Modelos contables: emplean reglas contables para que los resultados previstos sean comparados con los resultados reales.
- Modelos de análisis de datos: analizan datos históricos con el fin de proyectar relaciones futuras.- Modelos de análisis de información: acceso a bases de datos, obteniendo datos útiles para nutrir otros modelos de planificación- Modelos de representación: utiliza técnicas que
representan la relación causal entre diversas variables para simular la incidencia de posibles eventos futuros sobre la empresa.
Alternativas de desarrollo de modelos de planificación:
Para el desarrollo de los modelos de planificación la empresa puede utilizar software estándar o a medida, así como herramientas de productividad personal. La elección de una u otra opción dependerá en gran medida del alcance esperado, complejidad de la situación a planificar, nivel de integración requerido con otras aplicaciones o bases de datos, y disponibilidad en el mercado de aplicaciones adecuadas al fin perseguido.
Modelos sofisticados – ”Soporte a la Planificación”
Se describe sus funcionalidades y se
comentará sus características de una
aplicación para apoyar la planificación
de operaciones forestales
Previsiones de crecimiento de
la industria aeronáutica.
la evolución de la situación
socioeconómica del entorno.
las limitaciones de la
capacidad operativa del
aeropuerto o las restricciones y
regulaciones
medioambientales.
Se analiza distintos factores: Debido a la complejidad de
manejar tantas variables, los
operadores aeroportuarios
necesitan modelos de
planificación que les ayuden
a:
1. Estimar la tendencia de
crecimiento del trafico
aéreo bajo distintos
escenarios
2. Transformarlas en cifras
detalladas y confiables que
sirvan en la base de
planificación
Los módulo especializados con los que
cuenta esta aplicación son:
Modulo de
predicción
de largo
plazo.
Modulo de planificació
n no-aeronáutica
Modulo de
planificació
n de
capacidad
Modulo de planificación de ingresos
Módulo de
pronóstico del plan
de vuelos
Sistema de Fabricación Integrada
por Ordenador (CIM)
Sistemas de Automatización de
Oficinas (OAS)
Sistemas de Procesamiento
Electrónico de Datos (EDP)
Sistemas de Planificación de
Recursos (ERP)
Sistemas de Workflow
Sistemas de Gestión y
Automatización de procesos (BPM)
Sistemas de Soporte a las
Actividades
Los resultados del proceso de planificación se
concretan en forma de “planes”. Estos planes
implica la realización de actividades o tareas
organizativas, la cual es evaluado en el proceso
de control.Las actividades son realizadas por los
departamentos de la empresa,
agrupándose en “procesos de
negocio”
Un proceso de negocio se define
como un conjunto de actividades que
recibe uno o más inputs y crea un
producto de valor para el cliente.
Ejemplo de procesos de negocios: La formulación de
estrategias, el desarrollo de productos, la producción
de productos o servicios, la comercialización, servicio al
cliente
En toda
actividad se
distingue DOS
componentes
• Componente
Físico
• Componente de
Tratamiento de la
Información
El físico se refiere
a las tareas
físicas que se
realizan en la
actividad
-Ejem: Desembalaje de componentes o
materia prima- almacenamiento de
estos productos
El C. de Tratamiento de la Información
comprende la captura , tratamiento y recuperación de la
información
necesaria para realizar tal actividad
-Ejem: Tramitación de pedidos.
-- comprobación de Stocks.
- emisión de órdenes
- costes de fabricación
1. Relacionando las tareas que realizan las personas. A continuación, se clasifican se agrupan y se asignan a procesos. ¿Que hacemos?
2. Identificando los procesos, a partir de los resultados finales (producto o servicio prestado). De cada resultado o producto final se indaga de dónde viene, cómo ha sido realizado, quién lo ha hecho ,… y así, sucesivamente. ¿que obtenemos con lo que hacemos?.
3. Estableciendo los procesos principales (claves u operativos) de acuerdo a la misión de la Unidad y, a partir de aquí, buscar el resto de procesos. ¿que debemos hacer?.
PROVEEDORES:
INSUMOS:
PROCESO: CLIENTES:
PRODUCTOS:
PROVEEDORES:(De quién y qué)
PRODUCTORES:(Sus actividades y tareas)
CLIENTES:(Para quién y qué)
TAREAS CON VALOR AGREGADO TAREAS SIN VALOR AGREGADO
(Contribuye a la habilidad para
producir un resultado en el
proceso)
(No contribuye a la habilidad para
producir un resultado en el
proceso)
PROCESOS:_________________________________________________________
TAREAS SIN VALOR
AGREGADO
CAUSAS FORMAS DE REDUCIR O
ELIMINAR
Sistema de Fabricación Integrada
por Ordenador (CIM)
Sistemas de Automatización de
Oficinas (OAS)
Sistemas de Procesamiento
Electrónico de Datos (EDP)
Sistemas de Planificación de
Recursos (ERP)
Sistemas de Workflow
Sistemas de Gestión y
Automatización de procesos (BPM)
Sistemas de Soporte a las
Actividades
Sistema de fabricación integrada por ordenador (CIM, Computer Integrated Manufacturing): se
entiende como una versión automatizada del
proceso de fabricación en el que las tres
funciones principales de dicho proceso son
reemplazadas por tecnologías automatizadas , y
los mecanismos de integración son
reemplazados por TI. Las tres funciones
principales:
› Diseño de productos y procesos
› Planificación y control
› Proceso de fabricación
CIM integra
diferentes
elementos
CAD- Computer Aided Design(Diseño asistido por ordenador): necesaria para la construcción de un objeto imaginario llamado “modelo”
CAE – Computer AidedEngineering(Ingenieria asistida por ordenador): herramientas swque permiten analizar y simular los diseños de ingeniería para valorar sus características, propiedades, viabilidad y rentabilidad.
CAM – Computer AidedManufacturing (Fabricación asistida por ordenador): puede tener dos orientaciones productivas:
› Orientada a una configuración productiva de flujo continuo.
› Orientada a los sistemas de fabricación flexible (FMS)
Ejemplos:-Cálculos estáticos de
estructuras.- Cálculos hidráulicos- Ensayos dinámicos.
Ventajas:-Reducción en los
costes de fabricación- Aumento en la
calidad de la fabricación
- Mayor flexibilidad en
la producción
Sistema de Fabricación Integrada
por Ordenador (CIM)
Sistemas de Automatización de
Oficinas (OAS)
Sistemas de Procesamiento
Electrónico de Datos (EDP)
Sistemas de Planificación de
Recursos (ERP)
Sistemas de Workflow
Sistemas de Gestión y
Automatización de procesos (BPM)
Sistemas de Soporte a las
Actividades
Los sistemas de automatización de
oficina (OAS, Office Automation Systemso Sistemas Ofimáticos), son un conjunto
organizado de recursos humanos y
técnicos cuyo objetivo es ofrecer
soporte óptimo para el SI de oficina de
la empresa.
Ventajas de los OAS se clasifican en cuatro grupos:
-En el soporte general de la oficina.
- En la producción y distribución de documentos.
- En las comunicaciones.
- En el soporte de proceso de datos.
Sistema de Fabricación Integrada
por Ordenador (CIM)
Sistemas de Automatización de
Oficinas (OAS)
Sistemas de Procesamiento
Electrónico de Datos (EDP)
Sistemas de Planificación de
Recursos (ERP)
Sistemas de Workflow
Sistemas de Gestión y
Automatización de procesos (BPM)
Sistemas de Soporte a las
Actividades
Los sistemas de procesamiento electrónico de datos EDP, automatizan el componente de tratamiento de información de las actividades rutinarias, estructuradas y repetitivas de la empresa. Los EDP registran datos, producen información (documentos de transacciones) y coordinan flujos de información.
Ejemplos: la mecanización de las aplicaciones de contabilidad, gestión de inventarios, entrada y seguimiento de pedidos, facturación o gestión de nóminas.
Pedi
cliente Comercial Almacén
Compras
Proveedores
Pedido
Factura
Producto
Pedido Factura
Pedido
Producto
Entorno
Fig. El registro de transacciones
Empresas utilizan ERP, están implantando aplicaciones que automatizan los procesos internos y gestionan las cadenas de producción de información ERP. Es un Software de gestión compuesto por diferentes módulos para la gestión de: producción,
gestión de clientes, compras,
cuentas a pagar y cobrar,
contabilidad general,
facturación,
gestión de inventario, recursos humanos,
nóminas o
cualquier otra función que se tenga que desarrollar dentro de la empresa
Sistemas de Planificación de Recursos
(ERP)
La integración se produce porque se
comparte las mismas base de datos.
Se entiende por workflow la coordinación, control y comunicación automatización del trabajo a realizar, tanto las personas como ordenadores, en el contexto de los procesos de negocios. Los sistemas Workflowpermiten la automatización y gestión de procesos de negocio, eliminando las dependencias de los flujos de trabajo impuestas por los sistemas existentes.
Sistemas de Workflow
Workflow de producción o transaccionales: procesan en tiempo real un gran número de tareas similares, procesos estructurados, pueden ser complejos.
Workflow administrativos: tratan con procesos estructurados pero no complejos, son procesos repetitivas y de aplicación a toda la empresa.
Workflow colaborativos: enrutan tareas de un usuario a otro típicamente apoyan procesos poco repetitivos relacionados con las funciones de negocio.
Workflow ad-hoc: el usuario cree dinámicamente nuevas rutas desde su puesto de trabajo y soportan aquellos procesos que son difíciles de estructurar.
Procesos Repetitivos Procesos poco repetitivos
Procesos de negocio de alto
valor añadidoProducción “Workflow
transaccional”
-Concesión de créditos.- Reclamaciones de clientes.- Pedidos y contrataciones
Colaborativo “Gestión de
procesos”
-Creación en grupo de documentos de trabajo.- Desarrollo de software
Procesos de negocio de
soporteAdministrativo “Formularios
electrónicos”
-Devolución de gastos.- Órdenes de compra.- Autorización de viajes
Ad-hoc “groupware”
-Revisión del marco presupuestario.- Atención de incidencias.
La automatización y la mejora continua de los procesos propiciadas por sistemas BPM permiten obtener los siguientes beneficios: automatizar de forma ágil y ordenada, mejorar el control de las actividades, aumentar la rapidez.
Un estudio de Gartner encontró que el 95 por 100 de las compañías que estaban desplegando soluciones de BPM han tenido éxito en el 90 por 100 de sus proyectos, alcanzando altas tasas de retorno de inversión - ROI
Sistemas de Gestión y Automatización de
procesos (BPM)
El control es la actividad por la cual se
miden las desviaciones entre resultados
obtenidos y planificados.
El control no puede existir sin
planificación y la planificación no tiene
garantizada su consecución si no es
controlada.
Sistema de Soporte al Control
Sistema de control
Estructura de control:
-Indicadores de control
- Sistema de incentivos
- Sistema de soporte a la
planificación
- Sistema de soporte al control
Proceso de control:
-Objetivos- Acciones para alcanzar objetivos
- Medición de resultados
- Análisis de resultados
- Medidas correctoras
Fig. Estructura conceptual del sistema de control.
Indicadores de control: a cada variable clave se
le asigna un indicador de control que son las
unidades de medida. La agrupación de las
variables clave se le conoce como “Cuadro de
Mando”.
Sistema de incentivos: compensación de los
recursos humanos.
Sistema de soporte a la planificación: ayuda a
la planificación de las variables clave,
facilitando información útil, pronósticos,
previsiones, simulaciones, etc.
Sistema de soporte al control: facilita la
información necesaria para evaluar el
desempeño real y compararlo con el previsto.
Estructura de control:
Los directivos miden y rectifican las actividades de la empresa de acuerdo a los siguientes pasos:
1. Planificar
2. Ejecución de las acciones previstas en los planes.
3. Medición de los resultados obtenidos.
4. Análisis e interpretación de los resultados que lleva a la propuesta de acciones correctoras.
5. Acción de control donde se adoptan las medidas correctoras.
Proceso de control:
Suministra la información necesaria para
establecer las variables clave, fijar sus
indicadores de control y facilitar su
conexión con los incentivos que se
pagan a los trabajadores.
Sistema de Soporte al Control
Proceso de controlControl
A prioriDurante
A posteriori
1. Establecimiento de objetivos:
estándares2. Ejecución de planes 3. Comparación de
resultados
4. Medidas correctoras 5. Análisis de
desviaciones
Fig. El proceso de control
El CMI sugiere que la empresa sea vista
desde cuatro perspectivas:
- Financiera,
- De clientes,
- De procesos internos, y
- De aprendizaje y crecimiento.
