Sia 1

Universidad Austral De Chile Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas

Auditoría

INTRODUCCIÓN

A

LOS

SISTEMAS

DE

INFORMACIÓN

Belén Arancibia V. Prof. Cristian Salazar


Auditoría

1

La aparición de la empresa digital

originó consigo una serie de relaciones

que congeniaran este tipo de negocios.

Las relaciones entre los actores:

clientes, proveedores y empleados; se

comenzaron a ceñir al plano de las redes

digitales, desde donde se planean los

procesos estratégicos de la organización

y la planeación de activos. Esto genera

esencialmente una rapidez de respuesta

en un mundo globalizado con

instantaneidad en sus procesos.

Es así como nace la empresa digital,

desde donde nacen diversas actividades

como el comercio, los negocios y el

mercado electrónico; sistemas que se

encargan de aunar los esfuerzos por

hacer más rápido los procesos de

comunicación.

Existen diversos tipos de relaciones entre los distintos entes que participan de lo anterior, lo que origina

relaciones de negocios, tales como NEGOCIO A CONSUMIDOR (B2C), NEGOCIO A NEGOCIO (B2B),

NEGOCIO A GOBIERNO (B2G) y CONSUMIDOR A CONSUMIDOR (C2C); las que se diferencian la una

a la otra según quién o quiénes estén involucrados en el proceso y a qué nivel se lleve a cabo.

La empresa moderna está inserta en un nuevo escenario marcado por importantes tendencias mundiales

como lo son la Globalización y el impacto de ella en la Economía, donde el intercambio internacional y las

inversiones juegan un rol preponderante. Además, por otra parte, la revolución de las tecnologías de la

información con diversos dispositivos tecnológicos (como los celulares).

Esto último ha obligado a las empresas a reestructrarse y a volverse más

técnicas, incluso con aspectos prácticos como la colocación de computadores

en los puestos de trabajo y la creación de un sitio corporativa en la Red de ella.

El uso de estas herramientas le permitirán manejar en línea la información para

la gestión corporativa (ERP), optimizar su relación con el cliente (CRM), Automatizar la cadena de suministros

con proveedores y los ciclos de negocios con clientes (e-procurement), generar herramientas de comercio en

línea (e-commerce) y desarrollar y automatizar flujos de procesos (Workflows)


Auditoría

2

LA INFORMACIÓN:

Según H. Lucas es una “entidad tangible o

intangible que sirve para reducir la incertidumbre

acerca de una situación o evento futuro”. Existe

una diferencia clave con el término “DATOS”.

Mientras que éstos son una corriente de hechos

puros que representan eventos, tales como

transacciones empresariales; la INFORMACIÓN

son agregaciones de hechos significativos y útiles

para las personas en el contexto de procesos

tales como la toma de decisiones.

Por otra parte, podemos igualmente diferenciar el concepto de “Costo” con el de

“Valor”. Mientras uno es la cuantificación de los recursos asignados para obtenerla, el

otro es la medida del beneficio que se obtiene contando con ella en un momento y

forma determinada, es decir, contenido oportunidad y forma; respectivamente.

Algunos problemas en el manejo de la información son lo redundante que esta pueda ser, debido a riesgo de

inconsistencia, mayor riesgo de almacenamiento o Ineficiencia; además de lo Inoportuna y Excesiva o

defectuosa de la misma.

Tenemos que considerar que un sistema de información, es un proceso que considera y funciona siempre

mediante datos que entran a la organización por diversos

medios, los cuales al ser procesados dentro de la misma,

generan la información requerida por los distintos entes que

forman el entorno de ella necesitan.

Generalmente estaremos hablando de STOCKOLDERS cuando definamos a quienes

son afectados o eventualmente lo serán por las actividades de la empresa. Estas partes, según el contexto en

que se encuentren, podremos clasificarlas en Partes Interesadas Internas (Empleados, Gerentes y

Propietarios) y Partes Interesadas Externas (Clientes, Proveedores, Reguladores, Competidores y la

Sociedad en general). Esta información es la que a su vez retroalimenta para la obtención de datos.


Auditoría

3

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Existen distintas clases de Sistemas de Información que serán de utilidad eventualmente según quién hiciera

de ella.

A nivel estratégico encontraremos a la alta

dirección,

A nivel administrativo, a la gerencia y a los

mandos medios;

A nivel de conocimiento, a aquellos

encargados de trabajar con los datos y

A nivel operacional, a los gerentes

operacionales.

Sin embargo, todos estos niveles se servirán de los distintos departamentos que existen en una organización

para obtener la información.

Los principales sistemas de información a los que nos referíamos con anterioridad, los que a su vez se

relacionan entre sí, son:

Sistemas de Apoyo a la Alta

Dirección (ESS): Son a Nivel Estratégico, que

por medio de datos agregados, son tratados para

finalmente obtener proyecciones que serán

utilizadas por la alta dirección. Son diseñados

para el individuo y conecta a la dirección con los

demás niveles, para lo cual se necesita un amplio

staff de apoyo.

Sistemas de Información para la

Gestión (MIS): Son a Nivel Táctico, hacia

donde llegan un elevado número de datos (sean

estos pasados o presentes), que son procesados

en modelos simples para finalmente obtener

informes resumen. Ellos serán utilizados por los

mandos intermedios para tomar decisiones

estructuradas y semi estructuradas. Están

orientados a los informes de control y a cubrir

necesidades de información interna.

Sistemas de Apoyo a la toma de

Decisiones (DSS): Son a Nivel Táctico, hacia

donde llega un volumen pequeño de datos que

son tratados mediante procesos interactivos para

obtener análisis de decisiones. Los usuarios de

ellos son los profesionales y parte del staff que

controlan además las entradas y las salidas. Son

flexibles, adaptables y rápidos, que no requieren

programación profesional, pero que utilizan

herramientas sofisticadas de modelización. Apoya

a los procesos de decisión.

Sistemas de Trabajo del

Conocimiento (KWS): Son a Nivel del

Conocimiento, entran especificaciones de diseño,

se modelizan, para finalmente obtener diseños y

gráficos que serán usados por el staff técnico.


Auditoría

4

Una estrategia se puede definir como un

conjunto integrado de acciones encaminadas a

incrementar a largo plazo la prosperidad y las

fortalezas de la empresa. La estrategia

empresarial por lo tanto contempla un trabajo

alineado de los Sistemas de Información (SI) y

las Tecnologías de Información (SI)

Sistemas de Automatización de

Oficinas (OAS): Son a Nivel del Conocimiento,

donde el objetivo es lograr trabajar en una oficina

sin papeles. Se rediseñan los flujos de trabajo,

mediante un software integrado y trabajando con

un diseño ergonómico, para así lograr un espacio

de trabajo limpio y agradable.

Sistemas de Proceso de

transacciones (TPS): Son a Nivel Operativo,

hacia donde entran diversas transacciones y

eventos que son actualizados para obtener

informes detallados. Los usuarios de ellos son

personal a nivel operativo

Los sistemas de información dependen en gran

medida de la Organización, la Dirección y la

Tecnología presente. De esta forma, según los

requerimientos del Negocio (por ejemplo, al

generar Estrategias, Reglas y Procedimientos)

existirá un tipo de sistema de información que

cubra con dicha necesidad (por ejemplo, por

medio de un software); de modo tal que existirá siempre una interdependencia entre la Organización

y los sistemas de Información.

SISTEMAS CORPORATIVOS DE GESTIÓN

La Gestión de Sistemas Corporativos engloba desde la Planificación de Recursos

Empresariales (ERP), la Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) y la Gestión

sobre la Relación con los Consumidores (CRM), hasta la Gestión del

Conocimiento (KM).

Antes de los actuales ERP, dentro de la empresa sólo existían múltiples departamentos

(Manufactura, Contabilidad, RRHH, Ventas y Márketing, Finanzas), con sus propios

sistemas de información, trabajando de manera aislada y relacionándose con clientes y

proveedores por medio de una frontera organizacional, para resguardar los aspectos propios de su

funcionamiento; lo que llevaba a la organización a trabajar de manera aislada y a no tener información

mancomunada del negocio.

Ahora bien, ERP enfatiza en un trabajo conjunto, donde todas las áreas aportan al desarrollo del negocio y

por lo tanto concernientes a todos los departamentos existentes. De esta manera, se entrega una información

unificada, tanto a Clientes como a Proveedores, los agentes externos de la Organización.


Auditoría

5

ERP propone entonces un conjunto de aplicaciones software que agrupen a los distintos entes de la empresa

en una base de datos coherentes y ofrecer así herramientas para analizar datos que sirvan, por ejemplo, para

planificar la producción, prever las ventas, controlar la calidad, etc.

Algunos BENEFICIOS de los ERP son:

Afirmar la estructura de la organización, una única organización

Dirección, unificación y conocimiento del proceso directivo.

Tecnología, una plataforma unificada

Negocio, operaciones más eficientes y procesos de negocio orientados al

cliente.

Esta sigla se entiende como la Gestión sobre la Relación con los Consumidores y es una

estrategia de negocios orientada a la fidelización de clientes. Permite a todos los

empleados de una empresa disponer de información actualizada sobre los mismos, con

el objeto de optimizar la relación entre empresa/cliente. Además, ayuda a conocer todos los diferentes puntos

de contacto con los cuales el cliente interactúa en la empresa. Se trata de utilizar la tecnología para organizar,

automatizar y sincronizar los procesos de negocio, principalmente actividades de ventas, de comercialización,

servicio al cliente y soporte técnico. Sus objetivos principales son:

Encontrar, atraer

y ganar nuevos

clientes

Retener a

clientes actuales

de una compañía

Atraer a antiguos

clientes

Reducir costos

de Marketing y

servicio al cliente

Supply-Chain Management, o la Gestión de la Cadena de Suministro es el conjunto de

organizaciones e individuos involucrados en el flujo de productos, servicios, dinero y la

información relacionada, desde su origen (proveedores) hasta el consumidor final. Se trata

de un modelo conceptual que integra todos los procesos ligados a proveedores, plantas de manufactura,

centros de almacenamiento, distribuidores y detallistas con el objeto de que los bienes sean producidos y

distribuidos en las cantidades adecuadas, en los lugares y en tiempos correctos, con rentabilidad para todas

las entidades involucradas y cumpliendo con los niveles de servicio requeridos para satisfacer al consumidor

final.

La Administración de la Cadena de Suministro consiste entonces en planear, instrumentar y

controlar eficiente y efectivamente estos flujos, en y entre los componentes de la cadena.

Pero la cadena es una red compleja y dinámica de instalaciones, organizaciones e individuos, con objetivos

distintos y generalmente en conflicto: bajo costo unitario de producción, niveles de servicio altos, poco

inventario. La forma más sencilla de obtener bajos costos unitarios es produciendo en lotes grandes, lo que

resulta en períodos con altos inventarios si la demanda no es estable; con lotes pequeños se puede caer

fácilmente en desabasto en demérito de los niveles de servicio. El reto es sincronizar la demanda con la oferta


Auditoría

6

para encontrar un balance entre estos objetivos; cuando algún miembro de la cadena produce o adquiere más

allá de la demanda real o reduce demasiado su inventario intentando minimizar costos locales, toda la cadena

sufre el efecto.

Se requiere entonces integración dentro de la firma, colaboración entre las

organizaciones y sincronización de todo el sistema para lograr flujos de productos e

información sin interrupción, sin cuellos de botella. Es importante notar que el

consumidor final forma parte de la Cadena de Suministro; la demanda del consumidor

final es el motor de la cadena y ésta no sólo depende del precio o de la disponibilidad

del producto sino también del mercado y la economía en su conjunto.

La Inteligencia Empresarial o Business Intelligence es un conjunto de conceptos, procesos y

sistemas que nacieron debido a la incorporación masiva de las TI a los procesos de negocio, las

que generaron una gran cantidad de datos al interior de las organizaciones, y que asociados a

productos, canales de distribución, clientes, cadena logística, entre otras fuentes; son reconocidos como

elementos de gran valor para la toma de decisiones de gestión.

El objetivo de las herramientas de Inteligencia de Negocios es aprovechar la información del negocio y del

mercado para mejorar la toma de decisiones, tanto estratégicas como operativas. En una empresa puede

apuntar a identificar y retener a los mejores clientes, aumentar la eficiencia de sus

campañas de marketing directo, conocer la rentabilidad de productos y sucursales,

detectar oportunamente los fraudes, determinar el mínimo stock, entre otras

aplicaciones.

INGENIERÍA DE PROCESOS

Definir los procesos nos permite entender qué se

está haciendo bien o mal. A través de la

comprensión de los procesos podemos identificar

las relaciones de todos los elementos que

interactúan dentro de una organización y así

determinar los impactos ocasionados por: cambios

en los procesos, en la organización, en los

objetivos, las leyes, los sistemas de información, y

la estructura. Algunas de las aplicaciones

posibles, de la ingeniería de procesos son:

- Definición de una Arquitectura

Empresarial de Procesos

- Implementación de Soluciones

Informáticas Empresariales (ERP,

CRM, SCM)

- Cumplimiento de Normativas y

Regulaciones (SOX, ITIL, COBIT,

BASILEA, ISO)

- Documentación de procesos para

outsourcing


Auditoría

7

FUENTES

SONDA, Business Intelligence, (http://www.sonda.com/business-intelligence/)

Gerencia y Negocios, (http://www.gerenciaynegocios.com/teorias/scm/01%20-

%20que_es_scm.htm)

E- Factory, http://www.e-factory.cl/crm-manejo-relacion-con-clientes.html

Sistemas de Información, Fundación Canaria Mapfre Guanarteme,

(http://www.ulpgc.es/hege/almacen/download/28/28988/d2s3tipossi.pdf)

http://www.sonda.com/business-intelligence/

http://www.gerenciaynegocios.com/teorias/scm/01%20-%20que_es_scm.htm

http://www.gerenciaynegocios.com/teorias/scm/01%20-%20que_es_scm.htm

http://www.e-factory.cl/crm-manejo-relacion-con-clientes.html

http://www.ulpgc.es/hege/almacen/download/28/28988/d2s3tipossi.pdf

Sia 1

Documents

Transcript of Sia 1