TEMA 3. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1. La integración de los sistemas de gestión.

1.1. Necesidad

La integración de dos o más sistemas de gestión en un sistema global

que incluya los requisitos de las normas de dichos sistemas se presenta

como una alternativa para aumentar la eficacia y eficiencia de la

gestión de la organización, especialmente si la organización tiene la

necesidad de cumplir con los requisitos de dos o más sistemas de

gestión independientes. El documento PAS 99 reúne los requisitos

comunes de las normas y especificaciones sobre sistemas de gestión, y

está destinada a constituir un marco para implementar los sistemas de

forma integrada, sin embargo, cuando se aplica este marco de alto

nivel, es importante reconocer que hay requisitos particulares en

normas individuales que no se incluyen en el marco genérico y que se

hace necesario abordar para cumplir las normas de sistemas de gestión

a los cuales está suscrito la organización.

Cada norma de sistemas de gestión tiene sus propios requisitos

específicos, pero los seis tópicos señalados en PAS 99, estarán

presentes en todas ellas y se pueden adoptar como base para la

integración, ya que permite integrar sus sistemas hasta el punto

apropiado a las necesidades de la organización.

1.2. Finalidad.

La combinación de dos o más sistemas puede ayudar a reducir

significativamente la magnitud global del sistema de gestión y mejorar

la eficiencia y la eficacia del mismo.

La Figura 1 (PAS 99) muestra que si los diversos requisitos del sistema

de gestión se disponen de modo tal que los requisitos básicos se

aborden de forma común, es posible integrar los sistemas al grado que

resulte más apropiado para la organización a la vez que se reduce al

máximo la duplicación. Adicionalmente, emprender la integración de

forma planificada y estructurada ayuda a la eficacia en la

implementación de los requisitos de los diversos sistemas de gestión.

2. Comprensión del enfoque basado en procesos como la base para la integración eficaz de los sistemas de gestión.

Para que una organización funcione eficazmente, se deben identificar y

gestionar los numerosos procesos que la componen. Cuando esto se

ejecuta sistemáticamente, se denomina “Enfoque basado en

procesos”. Este enfoque se fundamenta en la comprensión, el análisis

y la evaluación del desempeño de los procesos para conocer cómo se

están realizando las actividades y para determinar dónde están las

oportunidades de mejora.

ISO 9001 utiliza el enfoque basado en procesos para identificar las

áreas que es necesario controlar para suministrar un producto de

forma eficaz y eficiente y, de esta manera asegurar que se

implementan los procesos adecuados para satisfacer los requisitos de

los clientes y otras partes interesadas. En algunas de las otras normas

de sistemas de gestión no existe tal requisito, pero este enfoque se

puede utilizar provechosamente para identificar los aspectos que la

organización necesita gestionar y luego identificar aquellos que sea

necesario controlar, porque en ausencia de un control eficaz existirían

riesgos para alguna de las partes interesadas.

3. Riesgos, aspectos e impactos

El núcleo de las normas de gestión modernas es el “enfoque basado en

el riesgo”, lo cual se puede reconocer a partir de la definición del

sistema de gestión en combinación con la definición del riesgo. El

sistema de gestión ayuda a la organización a establecer políticas y

lograr objetivos. Por tanto, es lógico que los sistemas de gestión sirvan

para la gestión del riesgo con vistas al logro de los objetivos. En

algunas disciplinas, el enfoque basado en el riesgo está estrechamente

relacionado con los requisitos legales (por ejemplo, de seguridad) que,

obviamente, es preciso cumplir.

A primera vista, ISO 9001 es menos explícita en su enfoque basado en

el riesgo porque no hay un requisito general para identificar y evaluar

características críticas relacionadas con la calidad. Sin embargo, es

necesario identificar los requisitos del cliente y los regulatorios y formar

la base para la evaluación, el control y el seguimiento de los procesos

de la organización con el fin de asegurar que se cumplan estos

requisitos. Muchas organizaciones aplican técnicas tales como el MFAE

(Modos de Fallo y Análisis de los Efectos) en su sistema de la calidad

para abarcar el enfoque al riesgo. La evaluación de los riesgos es la

principal fuerza impulsora de los sistemas de gestión de la salud y la

seguridad del trabajo, la seguridad de la información y la seguridad de

los alimentos, y es probable que aparezca en todas las normas futuras

de sistemas de gestión.

En PAS 99, el término “aspecto” se utiliza para identificar los aspectos

que podrían requerir control porque constituyen un riesgo (positivo o

negativo). Se hará evidente que hay muchos aspectos relacionados con

la seguridad de la información, la calidad, el medio ambiente, etc., que

pueden tener un impacto en la organización. No sería aconsejable que

la organización tratara de lidiar con todos a la vez. El enfoque que se

recomienda se basa en que la organización identifique los que tienen el

impacto más significativo y es necesario controlar y/o reducir mediante

programas de mejora.

4. Implementación del Sistema Integrado de Gestión

4.1. Generalidades.

Según PAS 99, Es un requisito común para la integración tener un

sistema de gestión que sea implementado, documentado y mantenido

de forma eficaz. Por un lado, la documentación es el proceso de

elaborar, establecer, revisar y mantener los documentos del SIG,

mientras que implementar dicho sistema significa llevar a la práctica los

requisitos establecidos por la Alta Dirección y que por lo general se

encuentran en los documentos. En tal sentido, la organización debería

emprender un proceso planificado y sistemático, durante el cual se

lleven a cabo las actividades tendientes a asegurar que tanto los

requisitos comunes como los particulares de los sistemas de gestión

independientes sean documentados y llevados a la práctica.

Las organizaciones que emprenden el proceso de integración de su

sistema de gestión ya cuentan con alguno de sus sistemas

implementado de forma eficaz, y la integración surge como una

necesidad de incorporar otras disciplinas de la gestión. Utilizar este

sistema como base para la integración pudiera resultar de mucha

utilidad para favorecer la implementación. A nivel mundial el número

de empresas certificadas según ISO 9001 supera las otras

certificaciones, por tanto, será muy común que el Sistema de Gestión

de Calidad sea la base para la implementación de un sistema integrado.

Luego, para cumplir los requisitos de una norma específica de sistemas

de gestión será necesario hacer un análisis detallado de dichos

requisitos y compararlos con los que ya se han incorporado al sistema

integrado. Incluso, los elementos que se consideran comunes pueden

tener pequeñas diferencias en el contexto de una norma individual.

4.2. Premisas

Generalmente, la implementación se lleva a cabo en conjunto con la

documentación. Esto asegura la eficacia en la implementación del SIG.

Como premisas básicas para llevar adelante estos procesos, se requiere

en primer término, de un compromiso firme y evidente de la Alta

Dirección. En segundo lugar, de la toma de conciencia a todo nivel

dentro de la Organización, acerca de la importancia que tiene la Calidad

para el logro de sus objetivos (e incluso, de los objetivos personales de

sus miembros); tercero, de la activa participación del personal (en

particular de quienes estén involucrados en las actividades que afectan

la calidad de los productos y/o servicios) y, por último, de la

preparación de un plan de acción para llevar adelante el proceso.

4.3. Elementos claves

Los elementos claves a considerar a la hora de emprender la

documentación y la implementación son:

a) Planificar el trabajo mediante un plan que incluya objetivos,

alcance, cronograma de actividades y los mecanismos de evaluación

y seguimiento;

b) Conformar equipos de trabajo y establecer las responsabilidades de

cada quien;

c) Crear los mecanismos que faciliten la participación del personal en

las diferentes actividades planificadas;

d) Formar al personal que se encargará de preparar los documentos y

de llevar a la práctica sus disposiciones;

e) Desarrollar mecanismos de evaluación y seguimiento que aseguren

la culminación con éxito del proceso.

La Alta Dirección debería asumir el liderazgo a través de su compromiso

y facilitar y motivar la participación de las personas, así como también

proporcionar los recursos necesarios para que todo el proceso culmine

exitosamente.

4.4. Planificación

La documentación y la implementación son actividades que consumen

tiempo y recursos de la Organización que los emprende. Por tal razón,

se requiere una cuidadosa planificación de sus actividades para

aprovechar al máximo los recursos disponibles y así asegurar el éxito de

esta labor. Mediante el desarrollo y la ejecución de un plan según las

premisas señaladas en 4.2 y que incluya los elementos claves señalados

en 4.3, se puede planificar de una manera coordinada todas las

actividades necesarias. Entre los propósitos del plan pueden incluirse:

� Asegurar que se cumpla la Política establecida para el sistema de

gestión y se alcancen los objetivos;

� Asegurar que se lleven a la práctica todos los requisitos del Sistema

de gestión según estén especificados en las normas de sistemas de

gestión y en los documentos del sistema integrado;

� Asegurar el cumplimiento de los requisitos de todas las partes

interesadas;

� Asegurar que se Aprovechen al máximo los recursos disponibles;

� Instaurar la mejora continua en cada uno de los procesos claves de

la Gestión de la organización;

� Obtener la Certificación para los sistemas de gestión particulares

(ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc.) según las necesidades de la

organización.

Dado que el plan se establece con fines específicos según la

Organización, se debería definir lo que se quiere lograr con la

implementación del Sistema Integrado de Gestión, y así se podrá

evaluar posteriormente la adecuación del sistema a las necesidades y a

la estrategia diseñada por la Organización.

5. La implantación de los cambios

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión en muchas

ocasiones representa un cambio profundo en la manera cómo se

visualizan los diversos sistemas de gestión. Ya éstos no pueden verse de

forma independiente, sino que, además de tener algunos requisitos

comunes como señala PAS 99, las relaciones entre los diferentes

procesos deberían visualizarse bajo el enfoque basado en procesos

(principio 4 de la gestión de calidad, ISO 9000 y el enfoque de sistemas

para la gestión (principio 5 de la gestión de la calidad, ISO 9000).

Incluso, la implementación del sistema integrado puede traer consigo

cambios en la forma de realizar el trabajo y hasta en la misma cultura

de la Organización.

Casi con seguridad aparecerá entonces la llamada "Resistencia al

cambio". Para vencer este obstáculo, el plan de implementación

debería incluir actividades dirigidas con este fin.

¿Cuáles serían las actividades esenciales?

Existen tres categorías básicas: Información, formación y motivación. A

través de la información se busca concienciar al personal, es decir,

lograr la toma de conciencia sobre el impacto de los cambios

involucrados, a fin de conseguir su cooperación en la implementación

de los mismos. Entre estas actividades está la divulgación a través de

carteleras, charlas y talleres de sensibilización. La formación es

igualmente esencial para poner en práctica los cambios. Entre estas

actividades están los cursos, talleres de implementación, la práctica y la

supervisión para dar instrucciones directas y claras. La motivación

busca producir un cambio de actitud hacia el compromiso y el apoyo a

los cambios que han de implementarse. En esta categoría se puede

echar mano al liderazgo de la Dirección y de los trabajadores, y a las

técnicas usuales de motivación.

Por último es esencial comunicar al personal los resultados obtenidos

por los cambios en términos de la eficacia y la eficiencia del Sistema de

Gestión. Esto promueve la motivación para seguir avanzando con la

implementación de nuevos cambios y mejoras destinados a lograr un

trabajo más organizado y productivo.

RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M. ACTUALIZADO: Octubre 2011