Diseño de Sistemas de Información Gerencial

Docente:Mg Ivan Martinez Moran

¿Qué es un sistema de información?

Concepto de sistema

“Sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo.” (Real Academia Española)

“Un modelo formado por una serie de elementos interrelacionados entre sí, que opera en un entorno cambiante y con unos determinados objetivos”.

Elementos de un sistema:Los componentes del sistema.Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema.El objetivo del sistema.

El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual está ubicado.Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye el entorno.

Concepto de sistema

Entrada Salida

Realimentac ión

L ímites o contorno

Entorno

Sistema

En muchos sistemas la salida influye en el estado del sistema (realimentación).

Sistema de Información (SI)

Una definición de Sistema de Información: “Un conjunto formal de procesos que,

operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.” (Andreu et al. 91)

Sistema de información (II)

Otras definiciones de SI enfatizan que el objetivo es proporcionar información de calidad: “El objetivo del SI es ayudar al desempeño

de las actividades en todos los niveles de la organización, mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato más útil para el receptor.”

Introducción SIG Los sistemas de información juegan un papel importante

dentro de las estructuras organizativas de una empresa. La relación que tienen estos sistemas, con la formación gerencial.

1. El educar a través de una política de enseñanza dirigida a todos los integrantes de la organización para que manejen la información

2. Concientizar y exigir estas herramientas a sus miembros para formar las bases integrales que soportaran a la institución a la cual se deben, como requisito indispensable.

3. Poner en práctica estas herramientas para formar el gran engranaje de formación profesional

Introducción SIG

Hoy en día se considera que uno de los mayores activos de una organización es su información

Las organizaciones anteriormente sólo reconocían la importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra y las materia prima.

Historia

Durante muchos años la tecnología – las maquinas operadoras con teclas y con tarjetas perforadas – había sido incapaz de proporciona información a la gerencia. Cuando la gente se dio cuenta de que la computadora podía cerrar esa brecha, la tarea le pareció sencilla.

• Las compañías que intentaron introducir los primeros Sistemas pero la barrera más difícil de superar la formaban los gerentes.

• El resultado es que para los gerentes era difícil expresar que necesitaba exactamente.

Definiciones Generales

Sistema: Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre sí para lograr un fin determinado.

Sistema de Información desde la perspectiva de los negocios: Un sistema de información es una solución organizacional y administrativa, basada en tecnología de de información, a un reto que se presenta en el entorno.

Definiciones Generales

Organización: es la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa: edificios, máquinas, materiales, personas, en función de la consecución de un fin, según las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos que lo constituyen

Sistema de Información Gerencial: Conjunto u ordenación de elementos organizados para llevar a cabo algún método, procedimiento o control mediante el proceso de información.

Sistema de Información Gerencial

Definiciones Generales

Según los autores Laudon y Laudon, profesores de Administración de Empresas,

Un sistema de información es un organismo que recolecta, procesa, almacena y distribuye información. Son indispensables para ayudar a los gerentes a mantener ordenada su compañía, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos productos que coloquen en un buen lugar a la organización

Sistema de Información

Debemos tener en cuenta  que todo sistema de información realiza cuatro actividades básicas que son:

1. Entrada

2. Almacenamiento

3. Procesamiento

4. Salida de información

Quién o quienes los necesitan?

Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para

un buen desempeño, organizacional.

Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para la toma

de decisiones.

Características

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a decisiones desacertadas.

Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Accesibilidad: Facilidad y rapidez con que se puede obtener la información resultante.

Características Comprensibilidad: Integridad del contenido de la

información. No se refiere necesariamente al volumen sino que el resultado sea completo.

Precisión: Ningún error en la información obtenida. Sean de trascripción y de cálculo.

Propiedad: El contenido de la información debe ser apropiado para el asunto al cual está enfocado, tiene una estrecha relación con lo solicitado por el usuario.

Claridad: El grado en que la información está exenta de expresiones ambiguas.

Verificabilidad: Posibilidad de que varios usuarios examinen la información y lleguen siempre a la misma conclusión.

Tipos de Sistemas Informáticos Gerenciales

CRM ( Customer Relationship Management) Administración de la relación con los clientes.

• BSC (Balance Scorecard)• ERP (Enterprise Resource

Planning)

CRM

CRM es un concepto y no es solo una herramienta. Si la gente no esta comprometida a llevar adelante una estrategia de CRM, ninguna herramienta les será útil.

Se refiere a una estrategia de negocios centrada

en el cliente. Grönroos (1997), «el proceso de identificar,

captar, satisfacer, retener y potenciar (y cuando sea necesario, terminar) relaciones rentables con los mejores clientes y otros colectivos, de manera que se logren los objetivos de las partes involucradas».

CRMBarton Goldenberg

1. Determinar las funciones que se desean automatizar2. Automatizar sólo lo que necesita ser automatizado3. Obtener el soporte y compromiso de los niveles

altos de la compañía4. Emplear inteligentemente la tecnología5. Involucrar a los usuarios en la construcción del

sistema6. Realizar un prototipo del sistema7. Capacitar a los usuarios8. Motivar al personal que lo utilizará9. Administrar el sistema desde dentro10. Mantener un comité administrativo del sistema

para dudas o sugerencias

El CRM

Implica utilizar las nuevas tecnologías de la información que han aparecido en los últimos años en el mercado para tratar de conocer más a fondo a los clientes, aprender más de ellos y tratar de establecer relaciones a largo plazo con los más rentables.

CRM

¿Por qué son relativamente pocas las empresas que califican su experiencia de positiva? ¿Cuáles son los errores más frecuentes?

1. Poner en marcha una estrategia CRM empezando por adquirir un programa informático antes de diseñar una estrategia de relación con el cliente pensar que cuanta más tecnología incorporen el proyecto y la solución CRM, mejores serán los resultados que se alcanzarán

CRM

2. Otros fallos comunes son implantar soluciones sin diseñar un plan de introducción paulatina.

3. No tener suficientemente en cuenta los cambios que deben introducirse en la organización.

4. Es difícil implantar con éxito estas soluciones en empresas con una falta de una mentalidad de servicio al cliente entre los empleados, sin un plan de formación.

5. Con los objetivos de fidelización de clientes que no son puestos en práctica.

BSC (Balanced ScoreCard

El punto inicial para poder diseñar un modelo de BSC es la definición de la visión y estrategias

Una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores.

Induce una serie de resultados que favorecen la administración de la compañía, pero para lograrlo es necesario implementar la metodología y la aplicación para monitorear, y analizar los indicadores obtenidos del análisis

BSC (Balanced ScoreCard

El BSC

Beneficios

Alineación de los empleados hacia la visión de la empresa.

Comunicación hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento.

Redefinición de la estrategia en base a resultados. Traducción de la visión y estrategias en acción. Favorece en el presente la creación de valor futuro. Integración de información de diversas áreas de negocio. Capacidad de análisis. Mejoría en los indicadores financieros. Desarrollo laboral de los promotores del proyecto.

El BSC ejemplo

Supongamos que los empleados necesitan capacitación e instalaciones adecuadas para estar satisfechos y, por extensión, realizar bien su trabajo.

Si realizan bien su trabajo de forma individual estarán realizando procesos de negocio complejos que afectarán directamente el producto o servicio ofrecido para que éste sea de mejor calidad.

Un buen servicio provocará que el cliente esté satisfecho, recomiende y, por lo tanto, incremente la cuota de mercado, lo cual a su vez repercutirá en mayores ingresos y rentabilidad.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Planificación de Recursos Empresariales

Son sistemas de gestión de información que integran y automatizan la mayoría de las área de negocio de una empresa, asociadas a los aspectos productivos y operativos.

Se caracterizan por estar compuestos de diferentes partes integradas en una única aplicación.

Área de productividad de una empresa como por ejemplo: departamento de ventas, de compras, financiero, gerencia, producción.

Objetivos de los ERP?

Optimización de los procesos

Integridad de datos

Compartición de información inter-departamental

Eliminación de datos innecesarios

Consolidación de datos y procesos

Características

Deben de ser sistemas integrales: ciclo de ventas.

Deben de ser sistemas modulares: Ejemplo: una empresa de seguros no necesita un módulo de producción.

Deben de ser sistemas adaptables: cada empresa es diferente, con lo cual los ERP deben de permitir adaptarse a las necesidades de las empresas, normalmente con parametrizaciones o desarrollos a medida.

Ventajas y Desventajs

Ventajas Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos

comerciales Integración entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversión Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar: Son muy caros. Requiere cambios en la compañía y procesos para su

instalación. Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a

ellos. Hay pocos expertos en ERPs.

Capítulo 2. Sistemas de información y métodos de desarrollo. Estructura1. ¿Qué es un sistema de información?

1.1.   Concepto de sistema1.2.   Sistemas de información1.3.   Sistemas de información automatizados1.4.   Sistemas de información empresariales1.5.   Elementos de un sistema de información

2. ¿Cómo se desarrolla un sistema de información?

2.1.   Concepto de método de desarrollo de software

2.2.   Dimensiones de un método2.3.   Tipos de métodos2.4.   Ejemplos de métodos

Sistema de información. Ejemplo

Procesos

Validación de entradas Cálculo de valor de stock Control de cajeras Cálculos estadísticos Impresión de informes Impresión de pagos Estudios de márketing Emisión de pedidos Informes varios

Datos de cajas

Datos de almacén

Ventas de perecederos

Caducidad

Fecha

Pedidos

Órdenes de almacén

Pagos

Datos para contabilidad

Estadística

Mejoras en la eficacia

SI de un hipermercado

SI y valor de un SI

SI: “un conjunto integrado de personas y equipos que tiene por objetivo proveer a una organización de la información necesaria para apoyar las operaciones, la administración y la toma de decisiones”.

El valor de un SI depende de su eficacia, su extensión, su aceptación por parte de los que lo utilizan, su coste, la calidad de la información que trata y produce, etc.

Sistema de información automatizado (SIA)

Un SI no necesita, para existir, estar obligatoriamente basado en el uso de ordenadores. El SI existe siempre, esté mecanizado o no.

La aplicación del ordenador a los SI produce los sistemas de información basados en computadora o Sistemas de Información Automatizados (SIA).

Organización, SI y SIA

Sistema informático de soporte

SIA

SI

Negocio/empresa

Ejemplos de sistemas de información

Algunas funciones que hay que desarrollar en la empresa: Controlar y gestionar el empleo de los

recursos financieros, del dinero, a través de la función (o sistema) contable y de gestión económica.

Comercializar de manera óptima los productos o servicios en los que la empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas.

Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: se trata de la función o departamento de producción.

Ejemplos de sistemas de información (II)

Sistemas ERP (Enterprise-resource planning)

Sistemas de flujo de trabajo (Workflow management systems)

Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware systems)

Sistemas de comercio electrónico (E-commerce systems)

Sistemas EDI (Electronic Data Interchange)

SI empresarial

“El SI empresarial es el sistema encargado de coordinar los flujos y registros de información necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio” (Andreu 96)

La estrategia de negocio es fundamental.

SI empresarial (II)Adaptado de (Pechuán 96)

ESTRATEGIA DE NEGOCIO (Fac tores Críticos de Éxito)

(Necesidades de Informac ión) SISTEMA DE INFORMACIÓN

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Elementos de un SI

Los procedimientos y las prácticas habituales de trabajo que se siguen al ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa.

La información. Las personas o usuarios. El equipo de soporte para la

comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de información. Papel, lápiz,...,ordenadores

Los elementos del SI y sus relaciones (Piattini et al. 96)

Procedimientosy prácticas de

trabajo

Información Personal Equipo

OBJETIVOS

Dimensiones de un método

Dimensión Tecnológica

Conceptos, Notación, Técnicas y Herramientas usadas para el modelado

Dimensión Proceso

Conjunto de pasos a realizarse y resultados obtenidos en cada paso (“entregables”)

Dimensión Organización

Cómo organizar las personas para acomodar el proceso

Método

TECNOLOGIA

PROCESOORGANIZACION

(OO, UML, Rational Rose)

(RUP)(ATICA)

Desarrollo Caso practico en grupos de 3

Entrega de solución de caso practico (45 min )Preparar Preguntas en grupo para el foro en aula