Siga[1]

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Autodiagnóstico de Situación de la Gestión Actual de la Empresa/Organización (SIGA)

¿QUÉ ES EL SIGA? Es un cuestionario de diagnóstico que le sirve a la empresa/organización para medir las prácticas que aplica y los resultados que obtiene, fruto de su gestión. ¿QUÉ GANA LA EMPRESA/ ORGANIZACIÓN CON APLICAR EL SIGA? Tener una idea de su nivel actual y de cuáles son los pasos recomendados que puede dar para mejorar o seguir mejorando su gestión, accediendo a las alternativas que ofrece el sistema de fomento para alcanzar niveles mayores de desarrollo. ¿CÓMO SE APLICA EL SIGA? Respondiendo el cuestionario de acuerdo a las prácticas de gestión que se observan en la empresa/ organización, obteniendo un total de puntos que indica su nivel actual. ¿QUÉ NECESITA SABER LA EMPRESA/ORGANIZACIÓN PARA CONTESTAR EL SIGA? Re-conocer las prácticas que utiliza considerando los aspectos comerciales, productivos y financieros, así como los resultados que tiene y ha tenido en los últimos años. ¿CÓMO SE RESPONDE EL SIGA? El SIGA comprende 50 afirmaciones, agrupadas en un conjunto de ocho “Criterios”, cada una de las cuales al ser respondidas obtiene un puntaje, utilizando las escalas de puntuación de las siguientes tablas:

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a) Escala de puntajes para medir las prácticas y su nivel de desarrollo en los 7 primeros Criterios:

Puntajes SIGNIFICADO

0 Nunca se ha realizado en la empresa/organización, o se ha realizado una vez en los últimos 2 años.

1 Se ha realizado más de una vez y generalmente de la misma forma.

2 Se realiza siempre, de manera sistemática, es decir, con una frecuencia establecida (por ejemplo una vez cada 6 meses) y de la misma forma.

3 Se ha evaluado la manera en que se realiza para mejorarla. b) Escala de puntajes para medir los resultados del Criterio 8:

Puntaje SIGNIFICADO 0 No existen datos 1 Tiene datos en la mitad de los indicadores relevantes 2 Tiene datos para todos los indicadores relevantes

3 Tiene tendencia positiva los últimos tres años en todos los indicadores relevantes.

¿CUÁLES SON LAS RECOMENDACIONES PARA LA APLICACIÓN DEL SIGA?

1) Leer detenidamente el SIGA completo, antes de comenzar a responder 2) Calificar, cada uno de las afirmaciones de cada Criterio, con la escala de puntajes

correspondiente, utilizando una única casilla de evaluación (0,1,2 o 3) ¿CÓMO SE OBTIENE EL PUNTAJE TOTAL E INTERPRETA ÉSTE?

3) Una vez calificadas todas las afirmaciones, por cada Criterio, se suman y sus resultados se anotan en la línea “SUBTOTALES”.

4) A continuación se sum an los subtotales y su resultado se anota en la línea: “? PUNTAJE CRITERIO”. Por ejemplo, si los 4 elementos de gestión que conforman un Criterio X (ejemplo hipotético) han sido evaluados con 1, 2, 1 y 0, respectivamente, la evaluación del Criterio será 4, correspondiendo este valor a la sumatoria “? PUNTAJE CRITERIO X”.

5) Sumar todos los valores obtenidos en el paso 4 (? PUNTAJE CRITERIO) para obtener el “PUNTAJE FINAL”, que corresponde al puntaje obtenido por la empresa/organización en su autoevaluación.

6) Observar la Tabla de Interpretación de Puntaje, al final del SIGA, para conocer su situación actual y tomar en cuenta la recomendación que se deriva de ello.

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CUESTIONARIO 1. CRITERIO LIDERAZGO DE LA GERENCIA/DIRECCIÓN

Para lograr el éxito en la gestión de la empresa/organización es necesario que la gerencia/dirección se involucre decididamente en la tarea de conducir y motivar a sus colaboradores, dando muestras de su compromiso con el presente y futuro, reconociendo sus aportes, escuchando sus sugerencias y administrando los talentos, de manera de que cada uno ponga en acción todas sus capacidades. Para lograr esto, deben generarse y/o fortalecerse los canales para que el personal tenga la posibilidad de escuchar del máximo responsable de la empresa/organización, cuáles son sus expectativas de desempeño y conocer la información necesaria para hacer seguimiento de los resultados, tanto de la empresa/organización como de cada colaborador.

Nunca Más de una vez y

de la misma forma

Siempre y de la misma

forma

Se ha evaluado para

mejorarla

1. LIDERAZGO DE LA GERENCIA/DIRECCIÓN

0 1 2 3

1.1. La gerencia/dirección revisa y actualiza la misión de la empresa/organización, es decir, la necesidad que satisface y su mercado.

1.2. La gerencia/dirección revisa y actualiza la visión de la empresa/organización, es decir, lo que quiere llegar a ser en unos años más.

1.3. La gerencia/dirección comunica al personal la misión, visión y los valores de la empresa/organización.

1.4. La gerencia/dirección comunica al personal las metas de la empresa/organización, para que las conozcan y colaboren en alcanzarlas.

1.5. La gerencia/dirección ayuda al personal a tener más iniciativa, de forma individual y colectiva.

1.6. La gerencia/dirección apoya al personal para que aprenda y mejore su desempeño.

1.7. La gerencia/dirección estimula al personal reconociéndolo por lo que hace (en forma individual y/o grupal) y acoge sus sugerencias para el mejoramiento.

1.8. La gerencia/dirección revisa el desempeño financiero y comercial.

1.9. La gerencia/dirección revisa opciones de mejora de los procesos y productos o servicios.

SUBTOTALES

? PUNTAJE CRITERIO 1

4

2. CRITERIO CLIENTES

Los clientes de la empresa/organización tienen expectativas, con respeto al producto o servicio que ésta le entrega, durante todo el proceso desde que la empresa/organización recibe sus requerimientos, pasando por la prestación del servicio o entrega del producto, hasta expresar su satisfacción o insatisfacción con éste. Por ello es importante que la empresa/organización conozca a sus clientes y tenga los mecanismos necesarios para determinar sus requerimientos y comunicarlos claramente al interior de la organización, desarrollando la capacidad de solucionar las insatisfacciones con el producto o servicio y tomar acciones para aprender de eso y construir relaciones de largo plazo.

2. CLIENTES Nunca Más de una vez y

de la misma forma


forma

Se ha ev aluado

para mejorarla

0 1 2 3

2.1. Se tiene claro, revisa y actualiza la información de los clientes más importantes de la empresa/organización, especialmente aquella relativa a cuáles son sus requerimientos.

2.2. Se comunica al personal correspondiente, de manera oportuna, las necesidades y/o reclamos de los clientes.

2.3. Se aplican procedimientos para conocer la opinión de los clientes.

2.4. Se usa dicha información para mejorar la atención de los clientes.

2.5. Se registra esa información y se observa la evolución de resultados de satisfacción de clientes.

2.6. Se realizan acciones para incrementar la fidelidad de los clientes

2.7. Se mejoran los procesos, a partir de lo que opina el cliente

SUBTOTALES


5

3. CRITERIO PERSONAS El desempeño de cualquier empresa/organización depende directamente del desempeño de las personas que la conforman, puesto que son ellas quienes ejecutan los procesos de relación con el cliente, producción, entrega y de apoyo (manejo de información, finanzas, contabilidad, mantención, investigación y administración). Para que la empresa/organización pueda llegar a tener cada día mejores resultados, es indispensable entonces, gestionar el desempeño del personal, lo que significa la ejecución de planes concretos orientados a este fin. El desempeño de cada miembro de la organización va a depender, en forma importante, de los conocimientos y habilidades que posea para ejecutar su trabajo, así como de su grado de motivación y del nivel de satisfacción en la empresa/organización. Por eso es relevante tener un sistema de trabajo en equipo, que promueva y fomente la participación en las decisiones de su nivel, conocer su opinión y reconocer de sus aportes, así como también tener programas de capacitación acorde con las necesidades tanto del trabajador como de la empresa/organización.

3. PERSONAS Nunca Más de una

vez y de la misma forma

Siempre y de la misma forma

Se ha evaluado para

mejorarla 0 1 2 3

3.1. Se definen y comunican las funciones y responsabilidades de todo el personal.

3.2. Se asignan metas al personal en relación a las metas de la empresa/organización.

3.3. Se evalúa el desempeño del personal.

3.4. Se definen las competencias y habilidades requeridas del personal

3.5. Se diseña y ejecuta un plan anual de capacitación del personal.

3.6. Se aplican procedimientos para conocer la satisfacción del personal.

3.7. Se motiva al personal y a sus organizaciones para que se involucren presentando sugerencias de mejoras y/o soluciones frente a problemas.

3.8. Las personas que tienen gente a su cargo motivan su participación.

3.9. Se aplican procedimientos para prevenir riesgos sobre la salud del personal, cumpliendo con las obligaciones legales.

SUBTOTALES


6

4. CRITERIO PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA La empresa/organización debe planificar las acciones que llevará a cabo para cumplir sus metas e informarlas a todo el personal involucrado. Esto quiere decir que, en base al conocimiento de sus propias capacidades y atendiendo a las características del medio en que se desarrolla, establece metas a lograr en un tiempo determinado, define la manera de conseguirlas y las da a conocer. Para “poner la estrategia en acción”, es necesario formular planes de acción en que los objetivos de la empresa/organización tengan responsables para cada tarea, sumado a una estimación de lo que le costará y al tiempo en que se lograrán los resultados que se quieran conseguir.

4. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Nunca Más de una vez y de la misma

forma


forma

Se ha evaluado para mejorarla

0 1 2 3

4.1. Se analizan las oportunidades del mercado y las capacidades de la empresa/organización para planificar.

4.2. Se planifica la estrategia que tomará la empresa/organización en el mercado y se definen metas.

4.3. Se generan planes de acción incorporando a los responsables, costos y plazos, para lograr las metas.

4.4. Se miden los resultados para evaluar el cumplimiento de los planes.

SUBTOTALES


7

5. CRITERIO GESTIÓN DE PROCESOS La empresa/organización, debe concentrar sus esfuerzos en controlar y mejorar los procesos, consiguiendo que éstos sean cada día más eficaces y eficientes. El primer paso es definirlos de manera estandarizada, es decir, que siempre se lleven a cabo de la forma en que fueron diseñados, de forma que sus resultados sean predecibles. Es importante que la empresa/organización ponga atención en la eficiencia y eficacia de sus procesos, ya sean de producción y entrega o de apoyo. La eficiencia, se refiere a lograr el máximo rendimiento de los recursos que se utilizan en los procesos, y la eficacia tiene relación con el cumplimiento de los objetivos. Junto con lo anterior, debe desarrollar relaciones con sus proveedores, basados en la comunicación y retroalimentación.

5. GESTION DE PROCESOS Nunca Más de una

vez y de la misma forma

Siempre y de la

misma forma

Se ha evaluado para

mejorarla

0 1 2 3

5.1. Los procesos de producción y entrega, se realizan según procedimientos estándares documentados.

5.2. Se vigila el funcionamiento diario de los procesos de producción y entrega, para identificar y resolver problemas.

5.3. Se vigila el funcionamiento de los procesos de apoyo, que soportan la producción, tales como procesos de manejo de información, finanzas, contabilidad, mantención, investigación, administración, ventas y marketing, para identificar y resolver problemas.

5.3. Se obtienen y analizan datos de los procesos para mejorarlos.

5.5. Se aplican procedimientos definidos para diseñar un nuevo producto o servicio, que incluyen ensayos y coordinación con proveedores.

5.6. Se utilizan criterios definidos para seleccionar y evaluar a los proveedores y subcontratistas.

5.7. Se informa a los proveedores y subcontratistas el resultado de su evaluación.

SUBTOTALES


8

6. CRITERIO ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Gestionar una empresa/organización es como manejar un avión. No basta con echarle combustible y encender los motores para llegar al destino planeado. Es necesario establecer un conjunto de medidores o indicadores que ayuden en la ruta y ponerlos a disposición de quien requiera la información. A través de ello es posible evaluar la existencia y accesibilidad, por todas las áreas, de un conjunto de información relevante para su “navegación” hacia los objetivos. Gestionar una empresa/organización observando los resultados económico-financieros, e incluso los comerciales, es como manejar un automóvil por medio de su espejo retrovisor, puesto que éstos “ya sucedieron”. Se debe hacer seguimiento del cumplimiento de su estrategia para el logro de sus objetivos estratégicos. Disponer de datos sin analizar y emplearlos para la toma de decisiones, no sirve de nada. Es conveniente que la empresa/organización disponga de instancias formales, específicamente creadas para que la información de seguimiento sea analizada en todas las áreas y se tomen las decisiones que sean necesarias para ajustar la ruta de la empresa/organización.

6. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN

Nunca Más de una vez y de la

misma forma


forma

Se ha evaluado para

mejorarla

0 1 2 3

6.1. Se obtienen datos de los resultados contables del negocio.

6.2. Se obtienen datos de resultados financieros y comerciales del negocio.

6.3. Se hacen reuniones de análisis de datos para tomar decisiones y compromisos y se registran los acuerdosde ellas (actas).

6.4. Se usa ese análisis para planificar.

6.5. Se comunica al personal involucrado la información de los resultados de la empresa/organización.

SUBTOTALES


9

7. CRITERIO RESPONSABILIDAD SOCIAL

Una empresa/organización que no observa una conducta socialmente responsable está privándose, en el largo plazo, de ser competitiva. De igual forma, los resultados futuros pueden verse afectados, positiva o negativamente, por la presión de la comunidad que la rodea. Ésta puede, desde obligar su salida del área en la que se encuentra ubicada, hasta apoyar su expansión. En gran medida lo anterior depende de una estrategia explícita con respecto a su comunidad y el involucramiento de sus trabajadores y gerencia/dirección en ella.

7. RESPONSABILIDAD SOCIAL Nunca Más de una vez y de la

misma forma


forma

Se ha evaluado para

mejorarla 0 1 2 3

7.1. Se toman acciones para reducir los efectos negativos de los procesos de la empresa/organización sobre el medioambiente.

7.2. El personal, incluyendo la gerencia/dirección, participa en actividades de apoyo a la comunidad.

7.3. La empresa/organización apoya en forma directa a instituciones de beneficiencia u otras de bien público.

SUBTOTALES


10

8. CRITERIO RESULTADOS Una empresa/organización sin resultados positivos no es viable en el largo plazo, de allí la importancia de obtener resultados que muestren los niveles y tendencias de los principales indicadores y mediciones que reflejan los resultados globales de la empresa/organización, así como la satisfacción de los clientes y empleados, la calidad de los proveedores, sus resultados en responsabilidad social y en la efectividad organizacional. La metodología de evaluación es función de la existencia de datos y del comportamiento de los indicadores que la propia empresa ha definido como los más relevantes de seguir. Cabe señalar que un indicador es una magnitud utilizada para medir y comparar resultados efectivamente obtenidos.

8. RESULTADOS

No tiene datos

Tiene datos en la mitad de los indicadores relevantes

Tiene datos para todos los indicadores relevantes

Tiene tendencia(s) positiva(s) los últimos tres años en todos los indicadores relevantes

0 1 2 3 8.1 La empresa/organización tiene indicadores para

medir sus resultados en la satisfacción de los clientes

8.2 La empresa/organización tiene indicadores para medir sus resultados operacionales y financieros del negocio

8.3 La empresa/organización tiene indicadores para medir los resultados del cumplimiento de sus planes de acción.

8.4 La empresa/organización tiene indicadores para medir sus resultados en responsabilidad social

8.5 La empresa/organización tiene indicadores para medir sus resultados en la satisfacción de los empleados

8.6 La empresa/organización tiene indicadores para medir sus resultados en la calidad de los proveedores

SUBTOTALES


11

PUNTAJE FINAL:

+ + + + + + + = Puntaje Criterio

1

Puntaje Criterio

2

Puntaje Criterio

3

Puntaje Criterio

4

Puntaje Criterio

5

Puntaje Criterio

6

Puntaje Criterio

7

Puntaje Criterio

8

TOTAL

INTERPRETACIÓN DEL PUNTAJE ¡Felicitaciones por haber respondido el cuestionario SIGA!

PUNTAJE NIVEL DE GESTIÓN

INTERPRETACIÓN PASO LÓGICO RECOMENDADO

INSTRUMENTO DE COFINANCIAMIENTO

CORFO

0 a 35 INICIAL La empresa/organización está en los inicios de una gestión de calidad y tiene mucho que ganar al implementar prácticas que aumenten su viabilidad.

Implementar NCh2909

FOMENTO A LA CALIDAD

36-70 BÁSICO

La empresa/organización realiza acciones preliminares en la utilización de prácticas de gestión, adecuadas a las exigencias básicas, para que su negocio pueda sobrevivir en el medio. Sin embargo, le falta aplicar de manera más reiterativa las prácticas (sistemáticamente) y analizar los resultados obtenidos para poder mejorar.

Implementar un Sistema de Gestión

según la norma ISO9001:2000


71-105 INTERMEDIO

La mayoría de las prácticas de gestión han sido aplicadas, según la frecuencia que la misma organización ha establecido. La empresa/organización ha iniciado un proceso de mejora sustancial de la gestión (planificación, análisis y utilización de la información, gestión de partes interesadas, etc.) y de los procesos de producción y entrega del (de los) producto(s) o servicio(s) principal(es).

Implementar Nivel 3 del Sistema

Escalonado de Mejora Continua (SEMC)


106-150 AVANZADO

La empresa/organización va rumbo hacia una gestión de excelencia, porque no sólo aplica permanentemente las prácticas necesarias sino que también las ha evaluado para mejorarlas. Los líderes de la empresa/organización tienen claridad del quehacer de ella, se planifica responsablemente el rumbo que ha de seguir y se involucra al personal como colaboradores y beneficiarios de los planes de acción.

Postular al Premio Nacional a la Calidad

(PNC) NO TIENE

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