Unidad 1. Fundamentos del Sistema de Información Integral

1.1 Introducción

La implementación de un sistema de información integral, constituye un reto para las organizaciones, por cuanto éste debe ser el soporte a través del cual se materialice la implementación del sistema integrado de gestión, se debe lograr el apoyo a los procedimientos que se adelantan en las organizaciones, se deben integrar los formatos y reportes propios de los instrumentos de registro y control, así como el almacenamiento de los datos y su conservación ya que constituyen evidencia de las operaciones de la entidad.

Por lo anteriormente expuesto, la implementación de un sistema de información integral debe partir de la visión de constituirse en instrumento para la gerencia pública en materia de mejoramiento de procesos, procedimientos y trámites que faciliten la relación ciudadano estado garantizando la prestación de servicios con calidad, y a su vez, una herramienta que facilite la armonización de la implementación de los diferentes sistemas de desarrollo administrativo que prevé el marco normativo vigente.

Para abordar esta temática, se empezará por comprender el marco normativo, los aspectos conceptuales relacionados con los sistemas de gestión, así como los elementos comunes entre los modelos y los sistemas de gestión existentes y el impacto de éstos en la confección de un sistema de información integral.

1.2 Reflexiones iniciales

A continuación se desarrollan unas reflexiones iniciales, que permiten contextualizar la importancia de la información, los sistemas que la utilizan y su papel como soporte a la implementación de prácticas relacionadas con los Sistemas Integrados de Gestión.

Datos, Información y Conocimiento

Con frecuencia se ha usado indistintamente conceptos como datos, información y conocimiento, de hecho en algunos casos se ha empleado como si fueran sinónimos, lo cual resulta totalmente erróneo teniendo en cuenta que existe una importante diferencia entre los mismos.

Los datos consisten en valores o hechos que representan atributos y que por lo tanto tienen existencia propia e independiente. Cuando estos datos no se han sometido a ningún tipo análisis, se habla de manera frecuente de ”datos brutos”. Usualmente, este tipo de datos, por carecer de contexto o análisis, no tienen relevancia o significado para el usuario. Para ejemplificar esto, puede pensarse en el valor que puede obtener una variable, como en el caso de las emergencias invernales, el nivel de un rio, un valor determinado de 2.8 metros, por sí mismo, no significa nada.

En contraste, la información representa un conjunto de datos procesados, con significado y contexto, lo cual los dota de relevancia y sentido. Para complementar el ejemplo anterior, el mismo dato brindado de 2.8 metros de nivel de un río, puede convertirse en información, si se analiza en función de una medición tomada unas horas antes, en las que el nivel brindó un dato de 2.3 metros, lo que significa que el rio está creciendo y puede el usuario, tomar esta información de crecimiento para soportar decisiones.

Finalmente, Davenport y Prusak (1998), definen el conocimiento como una “mezcla fluida de experiencias concretas, valores, información en contexto y juicio basado en las experiencia que proporciona un marco de referencia para evaluar e incorporar nuevas experiencias e información”. Continuando con nuestro ejemplo, si sumada a la información de creciente del rio, tenemos información complementaria de contexto y de experiencias concretas, como el hecho de que la población rivereña se ha visto afectada en situaciones anteriores cuando el rio ha alcanzado más de 3.1 metros, y se tiene plenamente identificadas las zonas vulnerables, podemos expresar que tenemos conocimiento sobre la susceptibilidad de esta zona a la amenaza de crecientes del rio.

1.3 La Información como soporte de la gestión

Complementariamente a lo expuesto en el punto anterior, la información es un elemento fundamental para instrumentar la toma de decisiones acertada y de esta manera, garantizar una gestión adecuada y efectiva de las organizaciones.

Es fundamental entonces partir de la identificación de los datos o atributos claves de aquellos aspectos de los cuales es necesario hacer un registro o monitoreo.

Lo anterior, debe ser complementado con la evaluación de los factores o aspectos que constituyan el contexto de los datos, su caracterización o clasificación, así como las reglas de cálculo y validación que sean aplicables, entre otros aspectos, como premisa para establecer información útil para soportar la gestión.

Cómo se podrá observar más adelante, una información útil, a partir de una red de “sensores” distribuidos por todos los procesos de la entidad, se convierte en un soporte fundamental para la gestión, que devela lo requerido para tomar decisiones.

1.4 Relevancia de los Sistemas de Información para la implementación de un Sistema Integrado de Gestión

La gestión de información es un proceso fundamental para las entidades, por cuanto este se encarga de suministrar los insumos necesarios para apoyar la toma decisiones, así como para mejorar los procesos, productos y servicios, objetivo fundamental de la implementación del sistema integrado de gestión.

Los sistemas de información por su parte son base fundamental para la gestión de la misma y constituye en parte esencial de la infraestructura para la gestión organizacional, porque además de proveer insumos básicos para la toma decisiones, impulsan la

generación de conocimiento para la búsqueda de soluciones a los problemas o necesidades a cargo de las entidades.

Los sistemas atienden un sinnúmero de funciones, los cuales también se pueden apreciar en función del nivel de la entidad que apoyan, como de manera general se puede apreciar en la siguiente tabla:

Para el cumplimiento de funciones como las señaladas en la tabla anterior y para lograr un aporte significativo al sistema integrado de gestión, los Sistemas de información deben contar con los siguientes elementos:

i. Información; en el sentido más amplio del término, es decir, datos, imágenes y sonido, de forma aislada o en combinación. Sin este elemento el sistema de información no tiene razón de ser.

ii. Usuarios; que pueden ser de la propia organización como ajenos a ellas. Además no se debe olvidar que estos usuarios son a su vez, elementos de otros sistemas de información (por ejemplo: el empleado del departamento de venta de un proveedor).

iii. Soportes; o conjunto de instrumentos en que se materializa el sistema de información, y que facilitan el desempeño de las funciones mencionadas anteriormente. Estos son:

iv. Sensores; que captan la información lo más cerca del origen, llegando a evaluar su calidad y grado de relevancia por el sistema.

v. Portadores; que son quienes muestran la información al usuario (el papel de un informe, la pantalla en la que se consulta determinada información.).

NIVEL EN LA ORGANIZACIÓN

FUNCIONES APOYADAS

Alta Dirección: • Formulación de Políticas y estrategias del Plan de Desarrollo • Información necesaria para la planificación de políticas públicas

sectoriales • Planificación estratégica y adopción de decisiones. • Análisis de alternativas y asignación de recursos. • Formulación de políticas. • Efectividad del cumplimiento de políticas y metas Plan

Nivel táctico: • Información para la planificación táctica, el control y la toma de decisiones tácticas y de operación

• Supervisión y revisión de operaciones • Control de metas asociadas a acuerdos de gestión • Solución de problemas específicos por áreas

Niveles Administrativos y Operativos:

• Apoyo en la prestación de servicios y trámites • Procesamiento de transacciones • Apoyo en procesos internos

vi. Almacenamiento; donde se mantiene la información, ya procesada o en forma bruta, hasta que es requerida por el usuario.

vii. Difusores; que son los elementos dedicados al transporte de la información desde su almacenamiento al lugar en que la precisa el usuario.

En este punto es importante señalar que los dos primeros elementos son absolutamente indispensables, ya que justifican en sí mismos la existencia del sistema, mientras que el resto son instrumentales por qué sirven de apoyo a éstos.

Desde el punto de vista de los elementos que conforman el Sistema de Integrado de Gestión, los sistemas de información se establecen como requisitos o se plantean requerimientos que pueden ser soportados en ellos en varios de sus componentes, como lo resume la siguiente tabla:

COMPONENTE REQUISITO / REQUERIMIENTO Subsistema de Gestión de Calidad

• Sistema de Gestión Documental • Línea de Base y generación de Indicadores para la medición,

análisis y mejora

Subsistema de Control Interno

• Componente “Información” del Subsistema de Control de Gestión”

• Información primaria • Información secundaria • Sistemas de información • Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión de Desarrollo Administrativo

• Sistemas de apoyo a la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros.

Subsistema de Gestión Ambiental

• Sistema de Gestión Documental • Línea de Base y generación de Indicadores para la medición,

análisis y mejora Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

• Activos de Información • Sistema de Gestión Documental • Soportes de riesgos y controles • Línea de Base y generación de Indicadores para la medición,

análisis y mejora

Sistema Único de Aseguramiento

• Sistemas de información de apoyo a la gestión de atención • Sistema de Gestión Documental • Línea de Base y generación de Indicadores para la medición,

análisis y mejora

1.5 TIC productividad y competitividad

Las Tecnología de la Información y las Comunicaciones, se plantean como medio significativo para elevar la productividad y la competitividad.

Este análisis tiene la posibilidad de ser efectuado en el contexto institucional y empresarial y por lo tanto, se hace necesario efectuar una evaluación permanente de las oportunidades que ofrece la tecnología para soportar procesos de innovación, automatización y sistematización. Obviamente, otros de los aspectos fundamentales, lo constituyen el acceso a las TICs, uso y aprovechamiento de las mismas, entre otros.

Para determinar dónde estamos en esta materia, en el contexto de los indicadores más empleados a nivel mundial, existe el Global Competitiveness Index, generado por el Foro Económico Mundial, en cuya edición más reciente, Colombia pasó del puesto 69 a 68, entre 139 países.

Un aspecto importante a analizar de la evaluación de nuestro país en este índice, es el hecho de que dentro de los subíndices (requerimientos básicos), el país se encuentre en el ranking en la posición 103 en el pilar relativo a instituciones, lo que claramente evidencia debilidades en lo que se refiere al andamiaje ofrecido por la estructura institucional del Estado y resalta la importancia de elevar los esfuerzos en materia de fortalecimiento institucional.

Este resultado contrasta con mejores cifras obtenidas en otros índices, por ejemplo, el Global E-Government Development Index de la Organización de Naciones Unidad, en su edición 2010, ubica a Colombia en la posición 31 entre 192 a nivel mundial, lo que la ubica en posición de liderazgo en la región y es uno de los únicos tres (3) países que lograron escalar posiciones y se destaca por haber progresado 21 posiciones desde el índice de 2008, claro resultado de esfuerzos como los derivados de la Estrategia de Gobierno en Línea, a cargo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Así pues, se tiene que apuntar no solamente a mejorar servicios en línea, o a ofrecer mejor infraestructura o capital humano, el esfuerzo se debe orientar al fortalecimiento integral de la institucionalidad, direccionado por una gestión de calidad, pertinente y efectiva.