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Unidad 2: Estructura organizativa. Elementos para su diseño. En la Unidad 1 consideramos la organización como un sistema, cuya estructura determina la forma en que se interrelacionan las partes que la componen. En esta segunda unidad recrearemos el tratamiento de los sistemas y analizaremos los elementos para el diseño de estructuras organizacionales.

¿Cuáles son las bases para diseñar la estructura de una organización? ¿Cómo podemos aproximarnos a un criterio de eficiencia? ¿Cómo influye la política de gestión en la estructura organizativa?

La metodología que empleamos para estudiar la estructura es la siguiente:

� se analizan los sistemas de influencia que presionan en la estructura;

� se consideran la importancia de la política de gestión y su relación con las áreas funcionales de la organización,

� se consideran el ajuste de puestos a las necesidades generales y a las

tareas concretas; � se determinan el grado de formalización -libertad de acción- de cada tarea

y el tipo de preparación y adoctrinamiento requerido.

� se definen los puestos de trabajo y su agrupamiento gradual hasta completar la jerarquía.

Nuestro desarrollo se inicia con un recorrido por los principales sistemas, cuyas bases principales las encontramos en la unidad anterior, con la combinación de los elementos necesarios para elaborar el diseño estructural y la política de gestión necesaria para perfeccionar este diseño. A medida que avancemos, profundizaremos esta problemática intentando:

� conocer las actividades, partes componentes y mecanismos de coordinación de las organizaciones;

� analizar los distintos parámetros de diseño que intervienen en la definición de los puestos y de la superestructura;

� valorar la incidencia de los factores contextuales propios de cada organización sobre su estructura.

Comencemos con el libro Incursiones en Management. Ensayos sobre Gestión. (Ob. cit.) donde el Lic. BARRIENTOS, basándose en el concepto de contingencia tratado en la unidad anterior, presenta los diferentes sistemas de influencia que a través de la política de gestión presionan en la estructura organizativa.

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Efectuemos ahora la lectura del texto de Henry MINTZBERG (1989): Diseño de Organizaciones Eficientes. Editorial Ateneo. Esta obra constituye uno de los textos básicos de la asignatura. La leeremos íntegramente a medida que desarrollemos esta y la siguiente unidad. Se basa en un trabajo de tesis del autor y presenta una síntesis del pensamiento de distintos autores sobre el tema estructura, elaborada a partir de una nueva propuesta metodológica.

A continuación, le ofrecemos una guía de preguntas que apuntan a los conceptos centrales del primer capítulo. Le sugerimos que vaya identificando las respuestas en el texto a medida que avanza en la lectura, pues le será de utilidad para realizar las actividades que iremos proponiéndole. ¿Cuáles son los mecanismos de coordinación que pueden aparecer en una organización? ¿Cuáles son las partes componentes de una organización ? ¿Cómo varia e/ mecanismo de coordinación según la parte de la organización? ¿Cuáles son los sistemas de flujos de las organizaciones? ¿Cómo haría para determinar, en una empresa por usted conocida los diferentes sistemas de influencia que puedan advertirse teniendo en cuenta las referencias efectuadas por BARRIENTOS?

Teniendo en cuenta estos interrogantes, lea el capítulo 1 del texto citado de MINTZBERG: Fundamentos del diseño de las estructuras organizativas.

Le proponemos ahora algunas actividades: Los capítulos siguientes del libro retoman los conceptos que acabamos de analizar para explicar los pasos restantes del diseño de la estructura. Por lo tanto, intentamos que estas propuestas le permitan comprobar la comprensión de estos conceptos antes de continuar la lectura y sintetizarlos en un instrumento que pueda consultar cuando sea necesario.

1. Elabore un cuadro sinóptico, esquema conceptual, o elija otra alternativa en la que puedan definirse y relacionarse los distintos elementos analizados: partes de la organización, mecanismos de coordinación y

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sistemas de flujos de las organizaciones.

2. Mencione ejemplos en los que se apliquen estos conceptos.

Antes de continuar con la lectura, lo invitamos a ver la película Tiempos Modernos de Charles Chaplin. Este film -que podrá verlo cómodamente en su casa, tal vez acompañado por sus compañeros de curso- además de reflejar una problemática social que aún subsiste, también constituye una verdadera protesta intelectual de alto valor ético. Preste especial atención a la forma en que realizan las tareas en torno de la línea de producción, las actitudes de trabajadores, jefes y ejecutivos, y el estilo empresario. Tome nota de estos datos ya que, posteriormente reflexionaremos sobre ellos.

Iniciemos ahora la lectura del capitulo 2 del texto en estudio, Diseño de posiciones individuales. Luego, podrá resolver las actividades siguientes, aplicando los conceptos estudiados a diferentes situaciones planteadas en la película.

1. ¿Qué grado de especialización tenía la tarea de Carlitos en el vídeo? Mencione las distintas dimensiones.

2. ¿Qué efecto tiene sobre el operario el grado de especialización?

3. ¿Cómo solucionaría usted el efecto planteado?

4. ¿Considera que la tarea de la línea de montaje estaba muy formalizada?

¿De qué manera?

5. Mencione los tipos de formalización del puesto que conoce e indique cuál es el empleado para formalizar el puesto de nuestro personaje.

6. ¿A qué objetivos o necesidades del empresario respondería el grado de

formulación de las tareas del taller de la película?

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7. ¿En qué parte de la organización se centra la acción?

8. ¿El tipo de formalización aplicado es adecuado a la parte de la organización considerada? ¿Por qué?

9. Mencione si identificó rasgos de capacitación y/ o adoctrinamiento en las

secuencias vistas. ¿Cuáles fueron? Hasta aquí, analizamos los tres primeros parámetros de los nueve que propone MINTZBERG y que corresponden al diseño de posiciones individuales. Continuemos ahora con el estudio del diseño de la superestructura...

Lo invitamos a leer el capítulo 3: Diseño de la superestructura.

Sobre la base de la lectura realizada, resuelva las situaciones que planteamos a partir de este breve ejemplo: Un banco extranjero, que actualmente cuenta con una casa matriz en Capital Federal, adquiere doce sucursales de otra institución financiera en liquidación en las principales capitales de provincias:

1. ¿Cuáles son las bases de agrupamiento de unidades entre las cuáles tendrá que optar el banco para su nueva estructura?

2. ¿Cuál seleccionaría usted? Fundamente su respuesta. 3. ¿Qué criterio básico utilizó para determinar la base de agrupamiento que ha

seleccionado? 4. Si el banco decidiera realizar un agrupamiento por función, ¿qué ventajas y

qué inconvenientes le señalaría usted? 5. ¿De elegir una base de agrupamiento, la aplicaría uniformemente a todo el

banco? ¿Haría diferencias según la parte de la organización? 6. ¿Qué sugerencias agregaría en materia de mecanismos de coordinación y de tamaño de las unidades para cada una de las partes de la institución bancaria? Si tuvo dificultades para resolver esta actividad, le sugerimos que comente sus

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conclusiones con su tutor antes de iniciar el estudio del parámetro siguiente.

Comencemos la lectura del capítulo 4 del texto de Mintzberg que estamos analizando: Rellenando la superestructura.

Para reflexionar sobre los sistemas de planeamiento y control, y los dispositivos de enlace que se explican en el capítulo 4, retomemos el ejemplo que desarrolla MINTZBERG al iniciar el capitulo 1 sobre la empresa de la Sra. Raku. A partir de la lectura y los datos que nos ofrece el ejemplo le solicitamos que responda: 1. Cuando el analista contratado por la Sra. Raku estableció instrucciones

programadas, ¿cuál era el vinculo lateral que proponía? 2. Posteriormente, cuando la empresa se diversifica en tres divisiones por

producto, ¿cuál es el mecanismo de vinculo lateral que utiliza la Sra. Raku periódicamente?

3. ¿Cómo podría la Sra. Raku integrar el planeamiento para la acción con el

control de desempeño? 4. ¿En qué etapa de la empresa de cerámica será necesario crear dispositivos de

enlace? ¿Qué propuestas ofrece MINTZBERG y cuál elegiría usted? 5. La Sra. Raku se reúne mensualmente con sus asesores de Ventas y Finanzas

para analizar las solicitudes de crédito mayores de un millón. ¿Se trata de un grupo de tareas o de un comité permanente? ¿Por qué?

6. Ejemplifique los mecanismos de enlace que usted le propondría a la Sra.

Raku, según la parte de la organización. 7. Imagine una estructura matricial para la empresa CERAMICO SA. y descríbala

brevemente. Esperamos que el caso de la Sra. Raku le haya resultado útil para la comprensión de las relaciones laterales.

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Continuemos ahora con el capítulo 5 del texto de Mintzberg: Desenredando la descentralización. Al finalizar la lectura, efectúe la siguiente actividad: Le proponemos analizar el concepto de descentralización a partir de una noticia que en su momento fue muy comentada por los medios de comunicación: el proceso de transferencia de escuelas primarias y secundarias de la Nación a las provincias. Este proceso implicó la transferencia de las instalaciones y del personal a la jurisdicción de cada provincia. En consecuencia, las provincias tienen a su cargo la responsabilidad de la gestión educativa y su financiación y la Nación retiene la facultad de fijar la política educativa nacional.

A partir de la lectura del capítulo 5 del texto de MINTZBERG, responda las preguntas que le formulamos a continuación acerca de la noticia comentada. 1. ¿El proceso de transferencia constituye una centralización o una

descentralización? Fundamente. 2. ¿La transferencia de escuelas significa dar poder a los analistas, a los

expertos, a todos o a uno solo? Fundamente su respuesta.

Si el proceso de referencia fuera una descentralización: ¿Qué efecto tendría sobre las decisiones en materia educativa? ¿A qué tipo de descentralización lo asimilaría, considerando las dimensiones verticales y horizontales?

3. Antes de continuar con la lectura, le solicitamos que analice este ejemplo: Imagine que, al evaluar el grado de centralización de una empresa comercial, observa que las decisiones de carácter financiero están altamente centralizadas, mientras que las decisiones de marketing están descentralizadas.

¿Qué ventajas o desventajas considera usted que ocasiona esta

situación para la empresa? ¿Por qué?

Analicemos ahora los factores que MINTZBERG denomina situacionales o de contingencia, los que se asocian a la determinación del diseño de la estructura.

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Para ello, lea el capítulo 6: Ajustando el diseño a la situación. Al finalizar la lectura, realice las siguientes actividades:

1. Analice las afirmaciones que presentamos a continuación sobre la base de

las hipótesis desarrolladas en el texto. Señale si concuerda o no con cada una de ellas, fundamentando sus respuestas.

El tamaño y el componente administrativo están correlacionados. Una organización antigua será inexorablemente formalizada. La aplicación de la robótica al proceso productivo provocó los mismos efectos sobre la estructura que la automatización de las tareas administrativas.

2. Proponga la descripción del ambiente de los siguientes tipos de

organizaciones:

� estación de radio FM; � concesionaria automotriz; � biblioteca: � estudio jurídico; � empresa constructora.

Caracterice cada ambiente según las dimensiones que menciona MINTZBERG.

Antes de comenzar la lectura de otro texto seleccionado para esta unidad, le presentamos el siguiente ejemplo: El presidente de una corporación que controla a SAFAR S.A. lo contrata a usted como consultor para modificar la estructura de esa empresa. Después de un

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cuidadoso análisis, deberá usted presentar un informe sugiriendo varios cambios de importancia.

Desde la perspectiva del poder/control, ¿cuál sería la decisión del presidente respecto del informe presentado? Justifique su respuesta.

Iniciemos ahora la lectura del libro de Peter F. DRUCKER (1992). La Gerencia:

Tareas, Responsabilidades y Prácticas. Editorial Ateneo Este autor revela una aguda visión de la realidad económico-empresaria y un singular sentido práctico. En el libro sugerido usted podrá consultar los temas administrativos en general aún cuando en esta unidad sólo leamos los capítulos referidos a la estructura organizativa.

Lea el capítulo 41: Necesidad v enfoques nuevos. Luego, resuelva estas

actividades:

1. Elabore un cuadro en el que se contrasten los supuestos tradicionales y los actuales en materia de estructuras.

2. DRUCKER menciona en el texto algunos conceptos que a su criterio

debemos aprender y otros que debemos desaprender. ¿Está de acuerdo con esta propuesta? Fundamente su respuesta.

Continuemos con la lectura del capitulo 42 del texto de Drucker. Los elementos constitutivos de la organización y del capítulo 43:... Y cómo se agrupan.

Finalmente en Incursiones en Management. Ensayos sobre Gestión (páginas 67 a 76) Ob. Cit., donde el Lic. SEGADE efectúa un desarrollo sobre cómo los factores situacionales actúan en la estructura de la Organización, cuando nos habla de .... el traje para toda ocasión, nos dice que aferrarse a una estructura sin prestar atención a las características de la organización y sus contingencias puede ser menos complejo. Pero el resultado, definitivamente catastrófico.

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Luego de efectuar la lectura recomendada, desarrolle las siguientes actividades:

1. Indique un caso que resulte útil para definir adecuadamente la cita anterior.

2. Relacione el supuesto, valiéndose asimismo de las opiniones vertidas por

los autores MINTZBERG y DRUCKER indicados para esta unidad.

3. Lea el siguiente ejemplo:

INDUSAUT S.A. cuenta con dos plantas, una dedicada a la fabricación de automóviles, radicada en Córdoba, y otra a la fabricación de material ferroviario localizada en Villa Constitución: además, tiene una administración central en la Capital Federal, donde se centraliza la función financiera y administrativa. En ambas plantas se realizan funciones de Ingeniería industrial, Planeamiento y Control de la Producción, Fabricación (fabricación de partes, montaje, pintura, terminado), Mantenimiento, Control de Calidad y Almacenes: existen además oficinas de Relaciones Industriales y de Costos. La función de Compras, dada la naturaleza de los insumos requeridos, necesita de una atención especializada al igual que la de Ventas, ya que la empresa tiene como estrategia aumentar su participación en el mercado y cuenta con divisiones especializadas para ambas líneas de productos. La función administrativa abarca la Contabilidad General, el Centro de Cómputos y Presupuestos. Además, la empresa cuenta con una Auditoría Interna y un asesor gremial.

Teniendo en cuenta esta información, le solicitamos que:

3.1. Identifique las actividades fundamentales de la empresa. 3.2. Mencione ejemplos de las siguientes clases de actividades (atendiendo a su contribución a resultados):

- de conciencia: productoras de ingresos; - que contribuyen a resultados; - de información; - de relaciones; - de mantenimiento interno e higiene.

3.3. Mencione su opinión fundamentada acerca de las siguientes consideraciones sobre INDUSAUT S.A.

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“La auditoría interna no debe depender del Gerente Administrativo”. “Es más conveniente que el mantenimiento y la seguridad estén a cargo del personal de fabricación”. “El Centro de Cómputos (procesamiento de datos) es una actividad del mismo tipo que la de Organización y Sistemas”.

En el enunciado del caso hay elementos suficientes para el análisis de las relaciones y de las decisiones que propone DRUCKER. Antes de pasar a la actividad de integración...

4. Compare las propuestas de MINTZBERG y DRUCKER que analizamos hasta

el momento. Elabore un breve informe señalando puntos de coincidencia y divergencia entre ambos autores.

Para finalizar, tenga presente la descripción de su organización referente, a partir de la cual le proponemos:

1. Identifique las actividades y niveles que integran las diferentes partes de su organización.

2. ¿Qué mecanismos de coordinación y parámetros de diseño considera que

puede reconocer en su organización? Mencione ejemplos.

3. Seleccione en diarios o revistas hechos que influyen sobre su organización y que puedan provocar ajustes en la estructura.

Antes de comenzar la Unidad 3, sintetice sus inquietudes o sugerencias respecto de esta unidad para comentarlas con su tutor.

Bibliografía de la Unidad:

• MINTZBERG, Henry (1989). Diseño de organizaciones eficientes. Buenos Aires. Editorial Ateneo.

• DRUCKER, Peter (1992). La Gerencia: tareas, responsabilidades y prácticas. Buenos Aires. Editorial Ateneo.

• GÓMEZ FULAO y otros. (1996). Incursiones en Management. Ensayos sobre Gestión. Buenos Aires. Editorial CIMA Profesional.

• Video: Charles Chaplin “Tiempos modernos”.