SISTEMA DE ADMINISTRACION DE SOCIOS PARA UN GIMNASIO

Categoría: Sistemas

Docentes: M.A. Blanca E. Montemayor Sauceda

Institución: Facultad de Ingeniería Mecánica y Eléctrica

Autores:

Johana Villanueva Sánchez johana2896@live.com.mx

Miguel Antonio Obregón Vargas miguelantonio.ov@hotmail.com

Ricardo Castillo Guajardo richi9721@hotmail.com

Resumen:

El sistema consta de distintas pantallas que ayudan tanto al cliente como al administrador

en la muestra y recolección de datos, para una buena administración del negocio

“Antifaz”.

Cuando la persona en entrar al gimnasio es ya un socio, se muestra una pantalla donde

el usuario puede ingresar su id para registrar su hora de entrada y su posterior hora de

salida del establecimiento. Cuando el usuario no es socio, el administrador inicia sesión

con su respectivo log in y password y puede dar de alta a un nuevo socio, buscar a alguno

antiguo o modificar algún dato ya existente. Además un administrador puede ver

gráficamente las ganancias mensuales del negocio.

Antiguamente el gimnasio realizaba sus operaciones en papel, lo cual hacía que la

información fuera difícil de manejar y el trato al cliente fuera confuso ya que no se podía

buscar con facilidad sus datos y pagos.

El proyecto busca ayudar a este negocio a que las tareas sean más sencillas y el control

de datos sea más fácil y eficiente.

Abstract:

The system has different kinds of screens that help the client and the administrator to

visualize and collect data for the management of the business “Antifaz”.

When a client of the gym is already a member, the system is going to show him a screen

where he can put his id to register his arrival and departure time. When the client isn´t a

member, the administrator can log in whit his user and password and add a new member,

search for an old member or change some data. The administartor can also see

graphically the earnings per month.

The business used to do all the operations in papper, wich made the information hard to

read so the treat to the client was confusing, because the administrator couldn´t search

easly the information.

The main objective of this system is help this business in their tasks and help them to take

control of the information to make their work easier and more efficient.

Palabras clave:

Sistema, administración, negocio, clientes, datos, gimnasio

Keywords

System, administration, business, client, data, gym

Introducción:

Uno de los grandes problemas empresariales hoy en día es el manejo de datos. Gestionar

un negocio como lo es un gimnasio, sin ningún tipo de soporte TI solo crea molestias y

ocupa demasiado tiempo lo que llevará a un desperdicio de dinero.

El aspecto más importante en un gimnasio debe ser el mantenimiento de los detalles de

cada miembro. Con el software de sencillo uso que implementamos, el control de

registros de cada miembro estará al alcance del administrador con tan solo clics. Pueden

ser datos de contacto, como información sobre edad, ocupación, teléfono, etc. Hasta

datos más gráficos sobre las ganancias anuales.

¿Cuáles son las ventajas de usar un software para gimnasios?

- El sistema ahorrara tiempo de administración

- Es fácil de usar

- La comunicación con los miembros del gimnasio mejora

Desarrollo:

Cliente:

El primer paso, fue buscar un cliente. Buscamos y ofrecimos nuestros servicios a

conocidos o personas cercanas a nosotros, y después de ver nuestras opciones optamos

por escoger el gimnasio.

Nos reunimos con los dueños del negocio para saber qué es lo que necesitaban y al

comentarnos que sus operaciones no tenían ningún tipo de soporte tecnológico, les

proporcionamos algunas ventajas que podrían tener si decidieran optar por un sistema.

Al estar de acuerdo comenzamos con los requerimientos por escrito y el acta constitutiva.

(Ver carta compromiso en el Anexo B).

Idea:

Al tener un paisaje más amplio acerca de los principales problemas del negocio, como la

perdida de documentos o la sobreinformación. Nos decidimos a comenzar a planear

cuales eran los problemas más importantes y las metas alcanzables, además de otorgar

roles al equipo.

Esquematización:

Después, comenzamos a realizar diagramas con base a las siguientes fases para que

nos ayudaran a ver fácilmente nuestros problemas o relaciones y acciones que debían

llevarse a cabo entre diversos componentes.

Análisis de problemas:

- Diagrama Ishikawa.

- Diagrama de contexto y esquemas.

Análisis de requerimientos:

- Listado de requerimientos.

- Clasificación de requerimientos.

- Diagrama Caso-Uso.

Diseño lógico

- Diagrama entidad-relación.

- Diagrama de procesos.

Desarrollo de base de datos:

Posteriormente, comenzamos con la construcción de nuestra base de datos en el

Sistema de Administración de Bases de Datos “MySQL”, basándonos en los diagramas

previamente elaborados. Una vez creada la estructura solicitamos la información al

cliente para capturarlos en la base de datos, donde cuidadosamente verificamos que los

datos que el gimnasio tenía sobre sus miembros coincidiera con lo capturado.

Prototipos del sistema:

Previo a la codificación de nuestro sistema, elaboramos prototipos de las pantallas con

las que contaría (Ver prototipos en el Anexo A). Se le mostraron al cliente para que nos

mostrara su conformidad con las mismas, y así fue. Nos hizo unas observaciones para

mejorar las interfaces diseñadas que posteriormente tomaríamos en cuenta para el

sistema. Se pueden observar estos prototipos en el Anexo de este documento.

Interface:

Luego, desarrollamos la interface de nuestro sistema en el entorno de desarrollo

integrado “NetBeans”. A continuación se presentan las pantallas del sistema.

Pantalla inicial. Ésta pantalla es la primera que se muestra, en ella se encuentra un

teclado donde los miembros ingresan su id y registran su entrada. A sí mismo, cuando

terminen deben teclear su hora de salida.

Cuando el cliente aun no es miembro, el administrador debe agregarlo a la base de datos

para otorgarle una id. La manera de hacerlo es la siguiente: En la parte de abajo existe

una opción de administración.

Al dar clic en ella, se muestra la pantalla de log in, para que el administrador ingrese su

usuario y contraseña. Si son correctas, sucederá lo siguiente.

Luego, en la pantalla se ve el “Hoy” donde se muestra las personas que han ingresado,

su hora de entrada y su hora de salida (si aún no existe una hora de salida, se muestra

la misma hora de entrada). Así mismo, aparece una tabla con los vencimientos. Además

del lado izquierdo están las pestañas “Hoy”, “Registro Miembros” y “Contabilidad”.

También está un símbolo de “salir” del lado inferior derecho que regresa a la pantalla

principal.

Al dar clic en la pestaña “Registro miembros” se muestra lo siguiente. Donde el

administrador puede agregar miembros, modificarlos o buscarlos.

En la pestaña “Contabilidad” se podrá observar gráficamente las ganancias del negocio

con respecto a los años, como se muestra a continuación.

Preparación para entrega al cliente:

Una vez terminado el sistema, se hicieron pruebas estáticas y dinámicas del mismo para

encontrar áreas de oportunidad o posibles errores que no se detectaron durante su

desarrollo. Ya terminadas las pruebas, se realizaron los cambios pertinentes al sistema

para mejorarlo.

Siguiente a esto se preparó la aplicación para poder ser entregada al cliente (se creó un

ejecutable de fácil instalación).

Documentación:

Por último, se realizó la documentación necesaria del transcurso del proyecto, que

incluyen el manual técnico y el manual de usuario, y se revisaron que los requerimientos

fueran cumplidos para finalizar las tareas.

Discusión de resultados:

Como resultado de la muestra del sistema al cliente, pudimos notar grandes diferencias

con la facilidad con la que las tareas podían llevarse a cabo. Por ejemplo, antiguamente

el llegar de un cliente nuevo significaba que debía llenar un registro con sus datos en

donde a veces no se respetaban todos los campos o ni siquiera se buscaba si ya había

un registro del cliente con anterioridad, ahora esa labor será más sencilla y si existen

dudas podrán ser respondidas fácilmente con el hecho de solo buscar al cliente en la

base de datos.

Además, el hecho de tener un contacto más visual con las ganancias del negocio les

ayuda a los administradores a verse bien posicionados acerca del dónde están

económicamente hablando. Ya que ver solo números en los libros puede ser una tarea

muy difícil que no te deja mucha información sobre el qué hacer con la administración o

cómo le está yendo comparando con otros años.

Consideramos que el desempeño ha sido bueno y el cliente nos ha demostrado que sus

requerimientos fueron cumplidos.

Conclusiones:

Consideramos que nuestro desempeño y compañerismo fue bien llevado a cargo del

equipo. Nuestras expectativas del sistema fueron buenas y el cliente se mostró satisfecho

con lo presentado, así que pudimos dar por terminada nuestra labor. Nos pareció muy

interesante trabajar con el negocio y el cliente ya que no en todos los proyectos puede

llegarse a tener una oportunidad como esta.

Referencias Bibliográficas

MySQL :: MySQL Workbench. (2017). Mysql.com. Retrieved from

https://www.mysql.com/products/workbench/

Welcome to NetBeans. (2017). Netbeans.org. Retrieved from https://netbeans.org/

XAMPP Installers and Downloads for Apache Friends. (2017). Apachefriends.org.

Retrieved from https://www.apachefriends.org/es/index.html

Anexos

Anexo A: Prototipos de pantallas del sistema

Anexo B Carta Compromiso

Monterrey, N.L. a 1 de febrero de 2017

Claudia Patricia Barboza Mendoza

Propietaria del gimnasio “Antifaz Gym”

Con la presente, nosotros, el equipo número 7 de la materia Diseño y Especificación de

Software integrado por Ricardo Castillo Guajardo, Miguel Antonio Obregón Vargas, y

Johana Villanueva Sánchez, nos comprometemos a diseñar, desarrollar e implementar

un software para la administración del gimnasio que incluya los siguientes

requerimientos:

• Registro de los socios: incluirá todos los socios registrados hasta la fecha

diferenciando los activos de los que no lo están.

• Control de las membresías: se mostrarán avisos de socios con membresías próximas

a vencer o ya vencidas.

• Control de entradas y salidas: para llevar un registro de los socios que asisten al

gimnasio por día.

Al firmar la presente estoy de acuerdo en que se cumplirán solamente todos y cada uno

de los requerimientos establecidos.

Nombres y firmas:

Ricardo Castillo Guajardo

Miguel Antonio Obregón Vargas

Johana Villanueva Sánchez Claudia Patricia Barboza Mendoza