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SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES ESTATALES

(S.I.C.E.) MANUAL DEL USUARIO SICE

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INDICE 1. El Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales 2. Objetivos del Sistema de Compras y Contrataciones Estatales (SICE) 3. Objetivos del Sitio de Compras y Contrataciones Estatales 4. Objetos del Gasto que no originan procedimientos de compras, excepciones. 5. Flujos de datos entre SIIF y SICE para los distintos procedimientos de compra 6. Acceso al Sistema 7. Registro de Pedidos 8. Consulta de pedidos 9. Armado de la Compra 10. Consulta de compras 11. Llamado a Licitación 12. Invitación a Cotizar 13. Ingreso de Ofertas 14. Adjudicaciones 15. Ampliación y renovación de contrato 16. Ingreso de Facturas 17. Ingreso de Factura de Ajuste 18. Consulta de Distribución 19. Cierre de Compra SIGLAS UTILIZADAS SICE: Sistema de Compras y Contrataciones Estatales SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera UE: Unidad Ejecutora UC: Unidad de Compra UO: Unidad Organizativa

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1. El Programa de Modernización de Compras y Contrataciones Estatales El objetivo de nuestro programa es profesionalizar las compras y contrataciones estatales. La profesionalización se logrará a través de: • Transparencia: informar a la sociedad en su conjunto respecto de los

procedimientos de compra y contratación en proceso y realizados por las diferentes organizaciones del Estado.

• Publicidad: lograr una mayor difusión promoviendo participación de un número mayor de empresas.

• Planificación: generar valor agregado destinado a la planificación y gestión de las compras de las diferentes organizaciones del Estado.

• Mejora de la gestión de compras del Estado mediante el diseño, desarrollo e implantación de sistemas de gestión que permitan: • Vinculación entre el procedimiento de compra y el proceso del gasto: permitir

asociar ambos en tiempo y forma acorde a la normativa vigente • Ahorro: lograr disminuir los costos en las adquisiciones que realiza el Estado

y contribuir con información adecuada para la negociación. • Racionalizar e innovar los procedimientos de compras promoviendo la

utilización de nuevas modalidades de contratación. Líneas de trabajo desarrolladas en el Programa de Modernización de las Compras y Contrataciones Estatales han sido las siguientes: • Racionalización a través de la mejora del Pliego Único de Condiciones

Generales y de la propuesta de algunos Pliego de Condiciones Particulares. • Difusión de modalidades de compra que permitan la obtención de mejores

precios como ser licitaciones centralizadas donde aquellos bienes o servicios de uso común por parte de varias Unidades Ejecutoras dentro de un mismo Ministerio o entre Unidades Ejecutoras de distintos Ministerios son objeto de un único llamado a precios y las condiciones determinadas en forma centralizada a través de un único llamado.

• Desarrollo e implantación del Sitio de Compras y Contrataciones Estatales ( www.comprasestatales.gub.uy ) a través del cual se publican los llamados a licitación (pública y abreviada), las invitaciones a cotizar (compras directas) y las adjudicaciones correspondientes.

• Desarrollo e implantación del Sistema de Compras y Contrataciones Estatales (SICE).

• Elaboración del Catálogo de Bienes y Servicios para la Administración Central.

2. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS ESTATALES (SICE) a) objetivos

• Proveer de un sistema de gestión de las adquisiciones permitiendo el análisis

de las diferentes etapas del proceso de compra: pedidos, armado de la compra, llamado a proveedores, ofertas, adjudicación y facturación.

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• Identificación de la unidad organizativa generadora del pedido y por objeto del gasto

• Interacción con el sitio de publicaciones de forma de habilitar la publicación de los llamados y las adjudicaciones

• Interrelación de las etapas del proceso de la compra con las etapas del proceso del gasto a través de la interrelación entre el SICE y el Sistema Integrado de Información Financiera (S I I F).

b) Procedimientos de compra y objetos del gasto involucrados en el SICE En el SICE se registran todos los gastos de los Grupos del Gasto 1 (bienes de Consumo), 2 (servicios No personales) y 3 (bienes de Uso) que involucran una compra o contratación. Se han establecido algunas excepciones para las cuales no corresponde registrar en el SICE. Las excepciones se encuentran a nivel de Inciso, de Concepto del gasto, de Unidades Ejecutoras, Financiamientos, Incisos y Tipos de Ejecución. Para consultar las excepciones se debe ingresar al SIIF y seleccionar en el menú la opción �Clasificadores / Consultas / SICE / Excepciones� y dentro de ella las posibilidades son: Objeto del Gasto, Concepto del Gasto, Unidades Ejecutoras, Financiamientos, Incisos y Tipos de Ejecución.

3. SITIO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES ESTATALES

www.compraestatales.gub.uy

• Objetivos:

! Difundir las compras y contrataciones que realiza el Estado a la

comunidad en su conjunto dando a conocer las condiciones en que se realizan: precio, plazos de entrega, proveedores adjudicatarios, etc.

! roveer información para la gestión de las compras y para establecer las instancias de negociación que correspondan.

4. Objetos del Gasto Exceptuados. ODG Descripción Descripción larga

141 COMBUSTIBLES DERIVADOS DEL PETRÓLEO

Combustibles y lubricantes derivados del petróleo y del gas natural, tales como gasolina, diesel, kerosene, etc.; alcoholes y otros similares.

151 LUBRICANTES Y OTROS DERIVADOS DEL PETRÓLEO

Sustancias o productos químicos como aceites, grasas, etc. Para lubricar maquinaria y equipos. También comprende otros derivados del petróleo como por ejemplo bituminosos, etc.

211 TELÉFONO, TELÉGRAFO Y SIMILARES

Gastos por concepto de llamadas telefónicas de carácter local y de larga distancia, servicios telegráficos, postales, radiogramas, cablegramas y otro tipo de comunicaciones.

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212 AGUA Gastos por los servicios de agua potable y sanitario.

213 ELECTRICIDAD Gastos por consumo de energía eléctrica para alumbrado y uso en labores de oficina y actividades de apoyo.

214 GAS Gastos por consumo de gas para uso como combustible en la producción de bienes o servicios.

234/ 000 001 002

VIATICOS DENTRO DEL PAIS

Erogaciones para atender gastos de alojamiento y alimentación del personal fuera de su lugar habitual de trabajo dentro del país, en cumplimiento de una comisión de servicio.

235 VIATICOS FUERA DEL PAIS

Erogaciones para atender gastos de alojamiento y alimentación del personal fuera de su lugar habitual de trabajo fuera del país, en cumplimiento de una comisión de servicio.

236 OTROS GASTOS DE TRASLADO EN EL EXTERIOR

Erogaciones para atender gastos de traslado, instalación y retorno del personal designado a prestar servicios oficiales en el exterior.

239 OTROS Otros gastos de traslado no incluidos en los objetos anteriores.

242 SERVICIO DE MUDANZAS CONTRATADOS FUERA DEL PAIS

Son los gastos de traslado, de por ejemplo equipos, mobiliario y otros bienes, incluyendo los de funcionarios que por cualquier medio se realice, fuera del país.

244 ALMACENAMIENTO CONTRATADO FUERA DEL PAIS

Son los gastos incurridos en mantenimiento y depósito de stock en el exterior. Incluye los servicios de arrendamiento de depósitos, silos, cámaras frigoríficas, etc., que se realicen fuera del país.

246 FLETES Y OTROS GASTOS CONTRATADOS FUERA PAIS

Son los gastos de acarreo de productos contratados fuera del país.

248 CORRESPONDENCIA, ENCOMIENDAS CONTRATADAS FUERA PAIS

Gastos por concepto de envío de cartas, encomiendas, impresos, etc., fuera del país

251 DE INMUEBLES CONTRATADOS DENTRO DEL PAÍS

Erogaciones por el uso de inmuebles destinados a oficinas, bodegas, escuelas y otros similares.

252 DE INMUEBLES CONTRATADOS FUERA DEL PAIS

Erogaciones por el uso de inmuebles destinados a oficinas, bodegas, escuelas y otros similares fuera del país.

265 PRIMAS Y OTROS GASTOS DE SEGURO CONTRATADOS FUERA DEL PAIS

Primas de seguros generales, de vida y otros riesgos para personas, equipos, inmuebles, muebles, valores, instalaciones y otros bienes asegurados en el extranjero.

261 IMPUESTOS DIRECTOS Erogaciones por concepto de impuestos

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a la renta, la propiedad y otros impuestos directos.

262 IMPUESTOS INDIRECTOS Erogaciones por concepto de impuestos al comercio exterior, valor agregado, consumo y otros impuestos indirectos.

263 TASAS Y OTROS

Erogaciones por concepto de tasas como contraprestación de servicios, contribuciones o multas; incluye las tasas de aseo y recolección de basura. No incluye los pagos por servicios básicos que se clasifican en el subgrupo de objetos del gasto correspondiente.

264 PRIMAS Y OTROS GASTOS DE SEGURO CONTRATADOS DENTRO DEL PAIS

Primas de seguros generales, de vida y otros riesgos para personas, equipos, inmuebles, muebles, valores, instalaciones y otros bienes asegurados en el país.

266/ 001 004 005 006

COMISIONES BANCARIAS DENTRO DEL PAIS

Gastos por la utilización de los servicios que prestan los bancos dentro del país, tales como comisiones por giros y remesas, pago de chequeras, etc. No incluye intereses y comisiones de la deuda pública.

267 COMISIONES BANCARIAS FUERA DEL PAIS

Gastos por la utilización de los servicios que prestan los bancos fuera del país, tales como comisiones por giros y remesas, pago de chequeras, etc. No incluye intereses y comisiones de la deuda pública.

269/ 000 001

OTROS

Gastos por servicios de intermediación financiera, tales como la recaudación de rentas, la administración o el fideicomiso de recursos públicos. Igualmente, otros servicios de intermediación financiera y otros seguros no clasificados en los objetos anteriores.

282 PROFESIONALES Y TECNICOSContratación de servicios profesionales y técnicos enmarcados en los dispuesto por normas especiales.

286 ARTISTICOS Y SIMILARES

Erogaciones por la prestación por parte de terceros de servicios en régimen de cachet. Los contratos de personal tendrán por objeto la realización de actividades docentes, artísticas, así como de radio y televisión, las condiciones estarán detalladas en dichos contratos y en ningún caso adquirirán la calidad de funcionario público, aun cuando se configure una situación de permanencia derivada de la continuidad de los servicios prestados.

295 MANTENIMIENTO DE Erogaciones de carácter oficial para

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REPRESENTACIONES EN EL EXTERIOR

gastos de sostenimiento y otros gastos por servicios no personales originados en las embajadas y consulados de las representaciones diplomáticas del país en el exterior

299/ 002 OTROS Policía ciudadana imprevisto A.1 Ley

16814 y Decreto 120/97

5. Flujos de datos entre S I I F y SICE para los distintos procedimientos de compra

Flujo de datos entre el SIIF y el SICE para licitaciones

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Flujo de datos entre el SIIF y el SICE para licitaciones sin definición de cantidades (Acuerdos Marco) El Acuerdo Marco es un subtipo de licitación, ya sea, pública o abreviada, en la cual se licita precio pero no la cantidad exacta. Son aquellas licitaciones en las que se licita hasta tanto, o cuando se licita un servicio y se le adjudica a un proveedor, pero no se sabe de antemano cuantas veces se va a requerir dicho servicio, lo que sí se sabe es que una vez que se requiera dicho servicio se lo va a solicitar al proveedor que fue adjudicado. Flujo de datos entre el SIIF y el SICE para Compras Directas menores al 15% del monto de las CD

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Flujo de datos entre el SIIF y el SICE para Compras Directas menores al 15% del monto máximo autorizado para las CD

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Flujo de datos entre el SIIF y el SICE para Compras Directas mayores al 15% del monto máximo autorizado para las CD

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Flujo de datos entre el SIIF y el SICE para Licitaciones Abreviadas, Públicas o Acuerdos Marco entre varias Unidades Ejecutoras.

SICE SICE SIIF

UE Intervienen UE Administradora UE Intervienen

3. Ingreso de datos de la factura en cada UE

3. Armado dela compra

2. Incorporación del pedido a la compra

4. Ingreso de datos para llamado

5. Cuadro de Ofertas

6. Ingreso de datos de la adjudicación

1. Afectación para cada UE

2. Compromiso para cada UE

3. Obligación de cada UE

7. Cierre de Compra

1. Apertura dela compra

1. Registro de pedidos

2. Orden de compra

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6. Acceso al Sistema

ara ingresar al SICE en la pantalla de inicio de Windows, se debe hacer doble clic

► Con el número de documento y la clave de acceso se accede a la Pantalla

► un menú y accesos directos a las utilidades

usadas con mayor frecuencia

► En Archivo se puede cambiar de usuario (Login) o salir del sistema.

.............. En Ver

Pen el botón izquierdo del ratón (mouse) del PC, sobre el icono de la aplicación.

Principal del SICE.

En ésta se despliega

........................................................................................................................

se permite ingresar al �Árbol de Compras

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► El Árbol de Compras Pendientes permite realizar una consulta de todos los procedimientos de compras registrados en SICE.

...... ................... reve descripción de operaciones y consultas que se puede realizar en el sistema

n Operación se accede a las diferentes operaciones y consultas que se pueden realizar n el sistema:

Pedidos: el usuario podrá consultar los pedidos ingresados según

o de la Afectación.

ción.

.. .......................................................................................................................B

EePedidos: el usuario podrá ingresar los pedidos de las distintas Unidades Organizativas. Consultas de parámetros de consulta a su elección. Compras: el usuario podrá armar las compras para los distintos tipos de procedimientos de compras. Reválidas: el usuario podrá revalidar los procedimientos para poder utilizarlos en el año fiscal actual. Envío de Afectación: el usuario podrá consultar los datos enviados por el SICE al SIIF para el registrConsulta de Compras: el usuario podrá consultar las compras ingresadas según parámetros de consulta a su elec

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ublicaciones �Compras Estatales�.

les.gub.uy� para

ntrato: el usuario podrá ampliar o renovar cualquier procedimiento que

mpra.

n este punto.

dientes obligaciones registradas en el SIIF.

n Mantenimiento se puede ingresar a las áreas de usuarios, perfiles y Unidades de ompras. Los tres son de manejo del administrador del sistema.

navegador (buscador de rtículos) y las solicitudes de catalogación, y a Proveedores No Estatales, donde se

Llamado a Licitación: el usuario podrá ingresar los datos para el Llamado a Licitación que luego serán publicados en el Sitio de PInvitación a Cotizar: el usuario podrá ingresar los datos para la invitación a cotizar que luego serán publicados en el Sitio de Publicaciones �www.comprasestatalas compras directas que necesite realizar. Está prevista la posibilidad de recibir cotizaciones para compras directas por Internet pero aún no está en condiciones de usarse porque falta definir la parte legal. Envío de Compromiso: el usuario podrá consultar los datos enviados por el SICE al SIIF para el registro del Compromiso. Ofertas: el usuario podrá armar el cuadro comparativo de ofertas ingresando todas las ofertas recibidas. Adjudicación: el usuario podrá ingresar la adjudicación de la compra a los proveedores. Ampliación de Coya esté registrado en el SICE. Facturación: el usuario podrá ingresar las facturas recibidas de los distintos proveedores para cada procedimiento de coFactura de Ajuste: en los casos que el proveedor facture en forma separada un ajuste a la compra, podrá registrar dicha factura eEnvío de Obligación: el usuario podrá consultar los datos enviados por el SICE al SIIF para el registro de la Obligación. Consulta de Distribución: el usuario podrá consultar la distribución por UO realizada en todos los procedimientos. Cierre de Compras el usuario podrá cerrar la compra. Allí se visualizan todas las facturas ingresadas y las correspon EC También se puede acceder al Catálogo, donde se encuentra el apuede dar de alta a los proveedores No estatales para la registración de las compras que serán pagadas con Fondos Rotatorios.

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ATÁLOGO

C

entro de �Catalogo� se encuentra la opción Solicitudes Catalogación, por medio de la ual la persona graba la solicitud de catalogación, ya sea de artículo, variantes, etc.

lo

resionando el botón �grabar�,la solicitud es guardada en el estado de �pendiente� y utomáticamente se le asigna un Número.

n que estado se encuentra su solicitud, ésta úsqueda puede ser por Nro de solicitud, por Inciso y Unidad Ejecutora o por �Estado�.

de �; en este caso el solicitante debe grabar la información, para que la solicitud

DcAl ingresar a la pantalla, los datos del solicitante y del Inciso � Unidad Ejecutora, ya aparecen ingresados; se debe completar el formularios con una breve descripción deque se solicita catalogar, y si lo desea se puede enviar una orientación de la familia, subfamilia, clase y subclase. También si se desea se puede agregar algún comentario en el espacio de �notas�. Pa El usuario debe revisar periódicamente eb El catalogador puede solicitar más información pasando así la solicitud al estado�devueltapueda ser resuelta.

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na vez resuelta, se podrá ver en la oreja de �resultado� donde se encuentra el artículo o ariante que se pidió catalogar.

ROVEEDORES NO ESTATALES

Uv P

Fondos Rotatorios, en las que los proveedores djudicados no estén registrados en la Tabla de beneficiarios del SIIF, se encuentra

Para ingresar Compras Directas por adisponible la siguiente pantalla con la opción para darle el alta.

Primero se selecciona �Tipo de Documento�, y luego se ingresa Nro de Documento y

azón Social. R

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7. Registro de Pedidos

Par didos: e selecciona en el menú de Operación la opción de pedidos o se presiona

Fecha Ingreso�, necesidad del pedido. Esta fecha debe ser anterior a la fecha de facturación.

el bien o servicio, se

! para cada ítem).

a nueva pantalla de PEDIDOS muestra todos los campos del catálogo, y se ustituye la columna de ODG por el código del artículo en el catálogo.

a ingresar a la pantalla de pe

Ssimultáneamente: CTRL + P. ! Cargar la � que es la fecha en la cual se identifica la

! Seleccionar �Unidad Organizativa�: La Unidad Organizativa que requiere del pedido. Si aún no se sabe qué UO requiere el pedido y va a utilizar adjudica a la UO ficticia �compras a distribuir� (Compras para stock). Presionar �Aceptar�, de modo que se desplieguen en la pantalla las líneas para el ingreso de los datos específicos para cada línea de pedido (una línea

Ls

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! Para cargar los artículos, éstos se deben seleccionar desde el catálogo, presionamos

F1 para acceder al �Navegador�. ! El Navegador se utiliza para realizar la búsqueda de los artículos, ésta puede ser

simple (por descripción o por Nro de artículo) o avanzada (por Familia, por sub-familia, por clase, por sub-clase, por variante y por ODG.)

Luego de encontrar el artículo que se desea comprar, se selecciona con doble click en la línea correspondiente con lo que se despliegan en la parte inferior de la ventana todas sus variantes. Se pueden marcar varias variantes a la vez y se carga en el formulario; en esta primera instancia si se desea se puede especificar variante, color, presentación y envase; si no se deberá indicar en al etapa de las ofertas. Luego de seleccionado un artículo se pueden borrar los siguientes campos: envase, valor del envase, unidad de medida del envase si se desea ingresar la solicitud en forma genérica.

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! Luego de cargar el artículo, se debe indicar la cantidad que se desea comprar; es la

única columna que se carga manualmente en el formulario.

! Presionar �Aceptar�, luego de ingresar todas las líneas de pedido. De esta forma la solicitud de pedido queda grabada.

21

21

8. Consulta de pedidos ! Seleccionar �Estado�: Pendiente, Procesado, Anulado, o Todos los Estados. ! Ingresar �Fecha Ingreso� si desea realizar una consulta de determinada fecha o de

algún período en especial. Si se desea consultar todos los pedidos ingresados, no ingresar ninguna fecha.

! Seleccionar �Objeto del Gasto� (Con F1 en dicho campo) si desea consultar algún ODG en especial. De lo contrario, no seleccionar ningún ODG y la consulta referirá a todos los pedidos ingresados.

! Seleccionar la UO para la cual se desea realizar la consulta. Si se desea consultar todos los pedidos ingresados de la UE, seleccionar �Todas las Unidades Organizativas�

! La consulta puede ser �Ordenada por�: Fecha de Ingreso, Objeto del Gasto, Fecha en que se requiere, Inciso, UE, UC, UO.

! Presionar �Aceptar� y se despliega en pantalla la consulta de pedidos solicitados. ! Impresión de Consulta de Pedidos. Se puede guardar la consulta de pedidos en el

PC de la máquina o en un diskette, presionando el explorador que tenemos abajo, le damos un nombre al archivo y luego lo podemos imprimir desde nuestro PC o de el diskette. Para poder guardar e imprimir el archivo de consulta de pedidos se requiere tener instalado el Acrobat.

on el botón �Remover� se puede eliminar la línea de pedido seleccionada.

C

22

9 ra

Paraopción armado de compra, o presionar simultáneamente: CTRL + M

! ! iento� (es independiente para cada tipo de procedimiento). Si se

así, se puede seleccionar "procedimiento e

! rma que el sistema despliegue la pantalla con todas las líneas de pedidos pendientes de la Unidad de Compra seleccionada.

. Armado de la Comp

ingresar a la pantalla de armado de compra, seleccionar en el menú de Operación la

Ingresar �Número Procedimiento�, �Año Procedimiento� (lo sugiere el sistema) �Tipo Procedimsabe de antemano el tipo de procedimiento se selecciona (licitación pública, abreviada, compra directa). De no ser indefinido", y luego de armada la compra tomar la decisión del tipo de procedimientoingresarlo en �tipo de compra�. También se puede seleccionar un tipo de procedimiento y luego decidir cambiarlo una vez armada la compra. En ese caso se selecciona en tipo de Compra el nuevo procedimiento. Presionar �Aceptar� de fo

ara el Armado de compra se debe:

Seleccionar la línea de pedido. Determinar �Cantidad� del artículo a comprar

a armando la

compra en la parte inferior de la pantalla. A medida que se va armando la compra el sistema calcula el monto �Total�. Seleccionar "tipo de Compra"

P !!! Determinar �Precio Unitario sin Impuestos�: precio estimado del bien o servicio. ! Seleccionando la línea de pedido a comprar y clickeando �Bajar� se v

!!

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Seleccionar �Sub Tipo de Procedimiento�. Dentro de los subtipos de procedimiento

Si el pago de la compra se va a realizar por � Fondos Rotatorios�, se debe marcar

NOTpero

!encontramos el �Acuerdo Marco�, que identifica aquellos procedimientos en los cuales no se determina la cantidad exacta licitada

!con un Click en el casillero correspondiente.

! Presionar �Aceptar� para grabar. El usuario puede volver a la pantalla de armado de la compra y modificar los datos ingresados.

A : El sistema sugiere la cantidad a comprar, que por defecto será la cantidad pedida, el usuario puede modificarla.

Con un Click en �Compra Armada� se confirma la compra, una vez que dicha compra está cerrada. Una vez que se confirma la compra en los casos de licitación, se envía la información al SIIF donde se comunica que se armó la compra en el SICE, habilitando de esta forma a la registración de la afectación en el SIIF. Presionar �Aceptar� para grabar.

presión del Armado de la Compra. Se puede guardar el Armado de la Compra en el , presionando el explorador que tenemos abajo, le

s imprimir desde nuestro PC o de el re

M

ComCom iteral CDE que corresponda. A

sino

H. E tapa.

ImPC de la máquina o en un diskettedamos un nombre al archivo y luego lo podemodiskette. Para poder guardar e imprimir el archivo de armado de la compra se requietener instalado el Acrobat.

CO PRAS DIRECTAS POR EXCEPCIÓN El Sub-Tipo de Procedimiento a elegir sería: Compra Directa por Excepción Reservada o

pra Directa por Excepción Común. pra Directa por Excepción Común, se elige el L

diferencia con las Compras Directas por Excepción Reservada, el proceso no finaliza aquí que continúa.

Compra Directa por Excepción Reservada, en el Literal CDE se debe elegir el numeral n este caso el procedimiento finaliza en esta e

REVALIDAS

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Esta pantalla es la que permite revalidar los procedimientos de un año fiscal para el otro. Seleccionar los datos del procedimiento original y presionar �aceptar� , luego que el procedimiento aparece en pantalla se vuelve a presionar �aceptar� y la revalidación se realiza automáticamente. Importante: Se debe ingresar en el año fiscal original para revalidar para el año fiscal siguiente.

10. Consulta de compras. En la pantalla � Consulta de Compras� se puede consultar el estado de un procedimiento de compra determinado: Armando Compra, Compra Armada, Llamado en Proceso, Adjudicada, Facturada, etc.

ero Procedimiento� de la compra que se desea consultar o no

) Seleccionar �Tipo Procedimiento� si se desea la consulta de algún tipo en especial o

seleccionar �Todos los procedimientos� para una consulta general ordenar utilizando �Ordenada por�: Fecha de Ingreso, Objeto del Gasto,

fecha en que se Requiere, Inciso, UE, UC, o UO.

compra seleccionado lo permita: cuando la compra no está afectada, ni omprometida, ni obligada.

permite ver la pantalla del último estado que se ha consultado. Dentro de ella se uede cancelar, o eliminar.

! Seleccionar �Estado� de la Compra en particular o �Todos los estados� ! Ingresar �Núm

ingresar nada si se desean consultar todos los procedimientos ingresados. ! Ingresar �Año Procedimiento� (lo sugiere el sistema!

! Se puede

Presionando �Aceptar� se despliegan en pantalla las líneas de compras consultadas. Agregar: permite agregar elementos al procedimiento seleccionado desde la consulta que se está realizando. Remover: habilita para eliminar la línea de compra seleccionada, siempre y cuando el

stado deec Editar: p

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Impresión de Consulta de Compras. e puede guardar el archivo en el disco duro o en un diskette, se le da un nombre al

11. Llamado a Licitación

eleccionar en el menú de Operación la opción o presionar simultáneamente: CTRL + L.

os datos del llamado que se ingresen, serán enviados a la bandeja de salida del Sistema e Publicaciones para ser publicados en forma automática a Internet en la página ww.comprasestatales.gub.uy

gresar �Número Procedimiento�, �Año Procedimiento�, y �Tipo Procedimiento�; ego presionar �Aceptar�

l sistema presenta una pantalla que contiene 5 orejas:

Datos: En la oreja de �datos� corresponde ingresar todos los datos relacionados al llamado, inclusive se debe anexar el archivo del pliego.

Objeto del Gasto: en esta pantalla se despliega el anexo de la compra, a título informativo, no pudiéndose ni ingresar ni modificar.

Contacto, datos de la persona o sección a contactar por alguna consulta, el nombre y

iados desde el SIIF, luego de

Sarchivo y luego lo podemos imprimir utilizando el �Acrobat Reader�. La extensión del archivo generado debe ser PDF.

S Ldw Inlu E !

!

!el teléfono son obligatorios; la casilla de correo es un dato opcional.

! Aclaraciones, ésta es la oreja para completar en el caso de ser necesaria una aclaración a la licitación.

! Afectación, en esta oreja se muestran los datos envhaberse hecho la afectación. Esta debe ser aprobada en el casillero correspondiente para poder publicar el llamado.

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l anexo del archivo del Pliego se realiza presionando la �carpeta amarilla� que aparece en

lamado preparado: se confirma el llamado a licitación. Una vez que el llamado pasa al Estado de Llamado preparado, la información viaja directamente al Sistema de

ublicaciones para ser publicada en Internet. ientras el llamado esté en proceso, puede seguir siendo modificado. os cambios posteriores al cambio de estado, se deben ingresar en la oreja Aclaraciones�. Esta ventana no va a estar habilitada hasta que el llamado no pase a stado �preparado�

lamado en Estudio: el día de la apertura de la licitación, el llamado cambia de estado y asa a ser llamado en estudio. Ese cambio de estado lo realiza el operador en forma anual. En un futuro el cambio de estado va a ser automático.

resionar �Aceptar� para grabar

Eel borde inferior derecho, luego se busca el archivo a anexar, se selecciona y se presiona �abrir�.

L

PML�e

Lpm P

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12. Invitación a cotización

ara ingresar a la pantalla de Invitación a cotización se puede seleccionar en el menú de peración la opción o en el teclado presionar simultáneamente: CTRL + I. gresar �Número Procedimiento�, �Año Procedimiento�, y �Tipo Procedimiento�; ego presionar �Aceptar�

l sistema presenta una pantalla que contiene 4 orejas: Datos: datos generales de la compra. En esta pantalla se debe ingresar la Fecha de

publicación (fecha en la que estoy ingresando los datos para publicar), el Objeto de la compra, Fecha, hora y lugar de la entrega de las ofertas, Datos adicionales (nos brinda la posibilidad de adjuntar un archivo con especificaciones).

Para que dicho archivo sea publicado se debe marcar en el casillero �enviar

POInlu E!

!archivo�

pantalla se despliega el anexo de la compra, a título informativo, no pudiéndose ni ingresar ni modificar. Es la lista de ítems para los cuales se invita a cotizar.

Contacto, datos de la persona o sección a contactar por alguna consulta, el nombre y el teléfono son obligatorios; la casilla de correo es un dato opcional.

Aclaraciones. Una vez publicada la invitación a cotizar se habilita la ventana de Aclaraciones, en la que se puede publicar cualquier aclaración o modificación a la invitación realizada.

La pantalla de invitación a cotizar tiene 2 estados: Llamado en proceso y Llamado preparado. Mientras estoy ingresando la información, se puede grabar la invitación a cotizar en proceso. Una vez ingresada la información, se cambia de estado a llamado preparado, y cuando se graba con el botón �Aceptar�, el sistema envía los datos de la invitación a cotizar al Sitio de Publicaciones y se publica en internet. A tener en cuenta: No se va a poder comprometer en el SIIF hasta tanto no se publique la invitación a cotizar, transcurran como mínimo 48 horas y se publique la adjudicación. Una vez que se pasa el llamado a preparado y se publica en internet, se habilita la ventana de Aclaraciones, donde se pueden ingresar modificaciones a los datos del llamado o ingresar aclaraciones con respecto al llamado publicado. Una vez publicado el llamado se puede cambiar el estado ha llamado �En estudio�, para que nos habilite el ingreso de las ofertas.

! Objeto del Gasto: en esta

!

!

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resionar simultáneamente: CTRL + O.

.Presionar �Aceptar� y el sistema

13. Ingreso de Ofertas

Para ingresar a la pantalla de Ofertas, se puede seleccionar en el menú de Operación la opción, o en el teclado p Ingresar Número de Procedimiento, Año y Tipo de despliega una pantalla con todas las líneas de artículos a comprar.

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Con F1, en el campo Proveedor, se abre una ventana donde se puede buscar el proveedor ya sea por Nombre o por Nro de inscripción. La búsqueda se realiza en la tabla de proveedores del estado. Si la búsqueda se va a realizar por nombre se deben utilizar los signos de porcentaje a ambos lados del nombre a buscar. Luego de seleccionar el proveedor buscado, se ingresan los datos de la oferta de ese proveedor y presionando el botón �agregar�, la oferta queda ingresada. Al ingresar una oferta para un proveedor, queda cargado para el ingreso de las siguientes ofertas; sólo hay que volver a buscar cuando se desea cambiar de proveedor. Presionar �Aceptar� para grabar. Si selecciono el estado "ofertas en proceso", quiere decir que el cuadro aún no está terminado y se le pueden modificar o agregar datos. En cambio si el estado elegido es "ofertas preparadas", ya no se puede realizar ninguna modificación. Impresión de Cuadro Comparativo de Ofertas. Se puede guardar el archivo en el disco duro o en un diskette, se le da un nombre al

rchivo y luego lo podemos imprimir utilizando el �Acrobat Reader�. a extensión del archivo generado debe ser PDF. ariación. El campo variación que se agregó en las ofertas es de utilidad cuando existe ás de una oferta para un ítem del mismo proveedor, pero con diferente presentación. or se ingresa automáticamente queda numerada como ariación 1, si se va a ingresar otra oferta para ese ítem y mismo proveedor debemos umerarla con 2, y en el campo observaciones, realizar la descripción de la presentación el artículo. n el caso que en el momento del pedido se haya ingresado sólo una línea y en el omento de las ofertas quiero separar el mismo por diferente color, por ej. Se debe utilizar variación.

aLVmP defecto la primera oferta quevndEmla

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14. Adjudicaciones Para ingresar a la pantalla de Adjudicaciones, se puede seleccionar en el menú de Operación la opción, o en el teclado presionar simultáneamente: CTRL + A. Adjudicación de Licitación El sistema presenta una pantalla que contiene 7 orejas: ! Licitación ! Distribución por Proveedor ! Distribución por Unidad Organizativa ! Compromiso ! Aclaraciones Reiteración !

En la oreja Licitación ingresar: ! �Tipo de resolución�: Total � Parcial � Sin Efecto - Desierta ! �Fecha de Resolución� ! �Número de Resolución�

de Financiamiento�. Puede ser más de una. �Condiciones de entrega� �Forma de Pago� �Cantidad de Ofertas Recibidas�

resionar �aceptar� para grabar. Si selecciono el estado de "adjudicación en proceso", misma aún puede ser modificada.

n la oreja Distribución por proveedor: Seleccionar una línea de compra Asignar �Proveedor� que se elige dentro de los que presentaron ofertas (con F1 en

el campo proveedor). Ingresar �Precio unitario�, �Precio total con impuestos� y �Cantidad� asignada.

! �Archivo con el Acta� ! �Monto Total de la Adjudicación� y �Moneda del Monto Total� ! �Fuentes!!! Pla E!!

!

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! po presentación nos aparece desplegada la presentación del artículo. Podemos adjudicar distintas presentaciones del mismo artículo al mismo

ingresadas a corregir.

selecciona el proveedor que ofertó el mejor precio para cada ítem.

icación; podrían haber ítems sin sería una adjudicación parcial.

nizativa: ea de compra. d Organizativa y determinar la Cantidad.

realiza la distribución y con Borrar puedo corregirla. Con Sugerir el sistema mantiene la distribución por Unidad Organizativa registrada en

la pantalla de pedidos. En la oreja Compromiso: se visualizan los compromisos registrados en Financiero Contable para este procedimiento de compra: ! Se debe seleccionar �Estado Adjudicada� una vez confirmado el compromiso.

En la oreja �Reiteración� se debe seleccionar si la resolución de adjudicación es una Reiteración del Gasto o no; y en el caso de que lo sea se deberá adjuntar el archivo de la reiteración.

! Presionar �aceptar� para grabar. En la oreja Aclaraciones: permite ingresar modificaciones a la resolución de adjudicación. ! �Fecha� de la aclaración ! �Fecha de Publicación� . ! �Descripción de Aclaración� ! Con �Archivo Adicional� permite agregar aclaraciones en un archivo (se adjunta

utilizando el explorador. ! Con �Agregar� ingresamos la aclaración y los datos pasan a la parte inferior de la

pantalla ! Con �Remover� podemos eliminar la aclaración.

abar.

necesidad de re-adjudicar algunos de los ítems ya razón tenemos que adjudicarlos a otro proveedor (éste

la oreja de distribución y presionando el botón subir,

superior de la pantalla. Desde ahí seleccionando el ítem icar y hacemos la adjudicación presionando el botón

ign

Variación. En el cam

proveedor pero a distinto precio. ! Con �Asignar� y �Borrar� realizar la distribución o eliminar aquellas

! Con Sugerir el sistema

! Proceder con cada ítem hasta el total de la adjudadjudicar, en ese caso,

En la oreja Distribución por Unidad Orga! Seleccionar la lín! Seleccionar Unida! Con Asignar se!

! Presionar �Aceptar� para gr Re- Adjudicación: Puede resultar que tengamos

guna adjudicados; o sea, por alnuevo proveedor debe estar cargado en el cuadro de ofertas).

ones, en Para realizarla, debemos entrar a la pantalla de adjudicacim que voy a re-adjudicar de proveedor y clickear el íte

la partelevantamos la línea a busco el proveedor al cual voy a adjud

s ar. aSi dicha adjudicación modificara el monto total adjudicado, ésta modificación se deberá reflejar en la oreja principal donde figura el monto total adjudicado.

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1 Para ación o de Renovación, se puede seleccionar en el

Renovaciones.

! os referimos al Procedimiento Original, el cual se desea ampliar o Renovar. (con F1 se puede realizar una

to�. Se selecciona directamente de la ventana,

ota: Tenemos que seleccionar si vamos a ingresar una �Ampliación� o �Renovación�

Si lo que vamos a registrar es una �Ampliación�, la pantalla contiene 5 orejas:

ción por Unidad Organizativa. ! Distribución or Proveedor.

r aclaraciones). Compromiso.(Se visualiza el compromiso realizado en el SIIF para la referida

istribución por Proveedor y Distribución por Unidad Organizativa proceder n�(Se debe distribuir la cantidad a Ampliar). ingresar los datos relacionados a la ampliación:

lución.

! pliación.

gistrar es una �Renovación�, la pantalla contiene 4 orejas:

procedimiento original.

enovar).

resionar�aceptar� para grabar; como todas las pantallas del programa, se puede grabar n �proceso� o �preparada�

5. Ampliación y Renovación de Contratos

ingresar a la Pantalla de Amplimenú de Operación la opción, o en el teclado presionar simultáneamente: CTRL. + Z.

En esta pantalla se pueden ingresar tanto las Ampliaciones de Contrato como las

Ingresar� Número de Procedimiento�, en este caso n

búsqueda). ! Ingresar �Tipo de Procedimien

pueden ser Licitaciones o Compras Directas. ! Presionar �aceptar� y abre el formulario para cargar los datos.

N Ampliación de contrato

! La de datos que será �Licitación� o �Compra Directa�, según el tipo de procedimiento que se quiera ampliar

! Distribup

! Aclaraciones. (Si se desea ingresa!

ampliación). En el caso de Dcomo se detalló en �adjudicacióEn la oreja de�datos� se deben ! Tipo, año y número de la reso! Archivo de la resolución. ( Es obligatorio).

Monto y moneda de la Am! Condiciones de Entrega y Forma de Pago.

Presionar �aceptar� para grabar. Renovación de Contrato Si lo que vamos a re ! Distribución por Proveedor. ! Distribución por Unidad Organizativa. ! Aclaraciones (Si se desea ingresar aclaraciones). ! Compromiso.(Se visualiza el compromiso realizado en el SIIF para la referida

ampliación). Nota: Al seleccionar �Renovación�, la pantalla de datos se carga automáticamente con los datos delEn el caso de Distribución por Proveedor y Distribución por Unidad Organizativa proceder como se detalló en �adjudicación� (Se debe distribuir la cantidad a R Pe

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ción opción, o en el teclado presionar simultáneamente: CTRL + F.

ero de Procedimiento� (con F1 se puede realizar una búsqueda). Seleccionar �Tipo de Procedimiento�. Se selecciona directamente desde la ventana.

! rie, �Número� y "Secuencial" de la factura.

e se le da al uso de la misma serie y

s ítems pendientes a facturar.

acturar, haciendo un Click sobre ella. Ingresar �Precio unitario sin impuestos�, �Precio total con impuestos�, y

Con � Bajar�, seleccionando la línea del artículo a facturar, se va armando la factura .

ctura�, lo que posibilita que la factura sea

! se graba la factura como cerrada, la información viaja al SIIF habilitando

los datos no oinciden, no se verifica la obligación.

odemos ingresar en dólares; para eso antes de bajar la línea a cturar debemos cambiar le importe y la moneda y luego bajar la línea antes de grabar.

16. Ingreso de Facturas

Para ingresar a la Pantalla de Facturación, se puede seleccionar en el menú de Operala ! Ingresar �Núm!! Seleccionar �Proveedor�. Si se despliega la ventana, encontramos los proveedores

que fueron adjudicatarios. Ingresar �Se

Nota: el secuencial es la numeración ordinal qufactura.

Presionar �Aceptar� y despliega lo ! Seleccionar la línea a f!

�Cantidad� a facturar. !

en la parte inferior de la pantalla! Seleccionar en Estado �Armando fa

modificada. ! Presionar �Aceptar� para grabar.

Una vez que el registro de la obligación.

IMPORTANTE: Los datos que se ingresan en la pantalla de Facturación en el SICE deben ser los mismos que se ingresan en la etapa de obligación en el SIIF. Si cUn procedimiento puede ser ingresado hasta la adjudicación en pesos, y luego al momento de facturar, la factura sí la pfa

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de

! edimiento� (con F1 se puede realizar una búsqueda) tamente desde la ventana.

Seleccionar �Proveedor�. Si se despliega la ventana, vemos los proveedores que fueron adjudicados.

Ingresar �Serie , �Número� y "Secuencial" de la factura de ajuste. Presionar "aceptar", el programa despliega la o las líneas por objeto del gasto que

fueron facturadas. Se selecciona la línea del objeto del gasto para el cual se va a ingresar el monto del ajuste, se ingresa el monto, se selecciona la moneda y se presiona Agregar.

Presionar �aceptar� para grabar. La factura de ajuste también se debe cerrar para que viaje la información y se habilite el registro de la obligación.

ota: la factura de ajuste está relacionada con un procedimiento, no con una factura en articular sino que con todas las facturas que existan para ese procedimiento. l ajuste se realiza sobre determinado Objeto del gasto, no sobre artículos.

18. Consulta de Distribución por Unidad organizativa

La consulta puede realizarse con un filtro por Unidad de Compras, cuando en la Unidad Ejecutora exista más de una.

Se puede realizar la consulta dentro de un rango de fechas, especificando fecha de inicio y fin de la búsqueda. Si se desea consultar todos los Ítems distribuidos, no

ccionar �Tipo de procedimiento� (Con F1 en dicho campo) si desea consultar alguno en especial. De lo contrario, no seleccionar ninguno.

Seleccionar la UO para la cual se desea realizar la consulta. Si se desea consultar Unidades Organizativas�

Presionar �Aceptar� y se despliega en pantalla la consulta solicitada. la consulta generada, en

ego lo podemos imprimir. Para poder guardar e imprimir el

17. Factura de Ajuste Para ingresar a la pantalla de Factura de Ajuste, se puede seleccionar en el menúOperación la opción, o en el teclado presionar simultáneamente: CTRL +J

Ingresar �Número de Proc! Seleccionar �Tipo de Procedimiento�. Se selecciona direc!

!!

!

NpE

!

!

ingresar ninguna fecha. ! Sele

!todos los ítems ingresados de la UE, seleccionar �Todas las

!! Impresión de Consulta . Se puede guardar el archivo con

el disco o en un diskette, presionando el explorador que tenemos abajo, le damos un nombre al archivo y luarchivo de consulta se requiere tener instalado el Acrobat.

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19. Cierre de Compra

el menú de

l sistema presenta una pantalla que contiene 2

Para ingresar a la pantalla de Cierre de Compra, se puede seleccionar en Operación la opción, o en el teclado presionar simultáneamente: CTRL + R. E orejas: Fac e visualizan las facturas

gr ciones

Sele a vez que se reciben todas las obligaciones

Distribución por Unidad Organizativa: en esta oreja si bien se puede continuar con la distribución por Unidad Organizativa que ya se había seleccionado, presionando el botón �sugerir� se puede modificar. Para ello, sobre la línea del artículo se selecciona la Unidad Organizativa, y se determina la cantidad. Con �Asignar� se baja la línea y se va armando la nueva distribución.

turas y obligaciones: En esta oreja, en la parte superior sesadas para este procedimiento de compra, y en la parte inferior las obligain

registradas en el SIIF para éste procedimiento. ccionar estado �compra cerrada� un

enviadas por el SIIF.

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Después de cambiar el estado a �cerrada�, presionando �aceptar� se graba el cierre de la Compra. Este procedimiento ya no se puede modificar. Unidades sin Facturar En el caso que el procedimiento que se quiera cerrar tenga unidades sin facturar, las cuales nunca van a ser facturadas, en la instancia del cierre de la compra, el programa nos permite borrar esas unidades pendientes, para de esta forma poder cerrar el procedimiento.