Sistema de Control de Inventario de Farmacia · “Listado de Medicamentos a Caducar” de la...

Sistema de Control de Inventarios de Farmacias

Manual de operación

MANUAL DE OPERACIÓN

FEBRERO 2015

Elaboró: QFB Humberto Salazar García

Revisó: Psic. Soc. José Luis Cervantes Flores

Ing. Erasmo Reyes Mar

Autorizó: Psic. Rocío Romero Reséndez

Sistema de Control de Inventario de Farmacia



ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN. 1

2. ACCESO 1

3. CAPTURA 2

3.1.1. Perfiles y privilegios. 3

3.1.2. Captura de Entradas. 4

3.1.3. Captura de salidas 7

4. LISTADOS 10

4.1.1. Visualización de entradas 10

4.1.2. Visualización de salidas 11

4.1.3. Visualización de listado de productos próximos a caducar 11

5. MODIFICACIONES AL CATÁLOGO DE MEDICAMENTOS. 12

5.1.1. Modificaciones a los grupos. 12

5.1.2. Modificaciones por fórmula 14

5.1.3. Modificaciones por presentación 15

5.1.4. Modificaciones a la lista de proveedores 16

5.1.5. Modificaciones al catálogo de médicos 18

6. EXPEDICIÓN DE REPORTES 19

6.1.1. Generación de reporte de medicamentos por periodo 19

6.1.2. Generación de reporte de entradas y salidas. 20

6.1.3. Generación de reporte de existencias 21

6.1.4. Generación de reporte de recetas surtidas 22



1

Este documento ha sido elaborado para guiar al usuario en las funciones del Sistema de

Control de Inventarios de Farmacias. El sistema se encuentra operando en línea y para

hacer uso de él se requiere de una PC con acceso a internet que tenga instalado un

navegador (preferentemente Microsoft Internet Explorer) y una cuenta de Intranet

institucional que cuente con los permisos para el acceso al Sistema de Control de Inventarios

de Farmacias.

Para acceder al sistema, ingrese en la barra de direcciones de su navegador la siguiente

URL: www.intranet.cij.gob.mx y presione la tecla “Intro”.

Una vez que la pantalla se haya cargado, introduzca nombre de usuario y contraseña

válidos. Por seguridad, los caracteres en el campo contraseña no se muestran mientras los

escribe. Al terminar, haga clic en el botón .

Al acceder a su pantalla personalizada de intranet, haga clic en el botón de la

barra de navegación.

http://www.intranet.cij.gob.mx/



2

Esta acción abrirá la pantalla “Servicios”, los cuales pueden variar de acuerdo a los

permisos que tengas habilitados como usuario.

En las opciones que aparecen en esta pantalla, haga clic en el ícono

Si el usuario tiene nivel Capturista, se mostrará automáticamente la pantalla

“Listado de Medicamentos a Caducar” de la unidad a la que está adscrito, esto con

el fin de facilitar la identificación de aquellos medicamentos que caducarán dentro

de los próximos 6 meses y priorizar su prescripción.

Para ingresar al menú principal, deberá dar clic en el botón Cerrar de la mencionada

pantalla, esta acción abrirá una nueva ventana del navegador mostrando la pantalla de

inicio del sistema*:

* Las funciones que verá en esta pantalla pueden variar en función de los permisos que tengas habilitados.

La captura es el procedimiento de registro de entradas y salidas de medicamento a la base

de datos. Por seguridad de la información, se han implementado restricciones para el

manejo del sistema, por lo que no todas las opciones descritas estarán disponibles para

todos los usuarios.



3

Con la finalidad de proteger la información y evitar errores, las unidades operativas solo

pueden ver los listados de entradas, salidas y generar los reportes correspondientes a su

centro de costo. Asimismo, un sistema de perfiles permite la gestión de las capturas de

acuerdo a los siguientes permisos:

PERMISOS SUPERVISOR CAPTURISTA ADMINISTRADOR

DEL SISTEMA

Visualización de reporte de

medicamentos a caducar ✔ ✔ ✔

Pantalla principal del sistema ✔ ✔ ✔

Capturar salidas ✔ ✔

Captura

de

movimientos

Reporte global de

existencias

(listado captura de

movimientos)

✔ ✔ ✔

Captura de entrada de

presentación ✔

Stock detalle de

movimientos (PDF) ✔ ✔ ✔

Listado de entradas ✔ ✔ ✔

Listado de salidas ✔ ✔ ✔

Listado de medicamentos a caducar de

todos los centros de costo ✔

Manual del sistema operativo ✔ ✔ ✔

Edición de la base de datos y del catálogo

de medicamentos. ✔

Reportes ✔ ✔ ✔

• Perfil de Supervisor: Se otorgará al Director de la unidad operativa.

• Perfil de Capturista: se otorgará al Administrador y auxiliar de farmacia (enfermería)

de la unidad operativa.

• Perfil de Administrador del sistema: Se otorgará al personal responsable del

seguimiento de las farmacias asignados por la Dirección de Tratamiento y

Rehabilitación.



4

Este procedimiento está reservado

para administradores del sistema.

Se entiende por Entrada a toda compra,

distribución o adquisición de

medicamento, ya sea a través de un proceso de licitación o compra directa a un nivel

central o por cada una de las Unidades de Hospitalización, con la remesa asignada para

ello.

Esta acción esta únicamente habilitada para el perfil de Administrador del Sistema y se

reserva para dar entrada a los medicamentos.

Para proceder a la captura de entradas de medicamento, en la pantalla de inicio del

sistema, bajo el título "Medicamentos” haga clic en la opción:

Esto Abrirá una nueva ventana del navegador, donde se mostrará la pantalla “Listado –

Captura de movimientos”



5

Para este procedimiento los usuarios con permisos de Administrador del Sistema, deberán

seleccionar el centro de costo al cual se hará el ingreso del medicamento aplicando el filtro.

Para ello, haga clic en el botón que se encuentra en la parte superior

izquierda de la tabla.

Una vez habilitado el filtro, seleccione el centro de costo a trabajar de la lista desplegable

que se encuentra en la primera fila de la columna “Centro”. Hecho esto, haga clic en el

botón .

El listado cambiará mostrando únicamente los medicamentos correspondientes al centro

de costo seleccionado.

Desplácese hasta la fila correspondiente al medicamento a ingresar, usando las barras de

desplazamiento laterales, o los botones inicio, retroceder, avanzar y final, ubicados al

centro, justo arriba de la tabla .

También puede filtrar introduciendo el nombre genérico en el campo “Fórmula” o la

presentación en la columna correspondiente. Al terminar, haga clic en el botón .

Esto mostrará únicamente el medicamento buscado.



6

Para proceder a la captura, haga clic en el botón Entrada que se encuentra en la fila

correspondiente al medicamento que se ingresará. Se abrirá una nueva ventana del

navegador que mostrará la pantalla “Captura de Entrada de Presentación”.

Una vez abierta la pantalla, registre los datos referentes al medicamento a ingresar. Para

ello, deberá escribir los datos que se solicitan en el formulario:

Fecha: la fecha de ingreso del medicamento al stock de la farmacia, usando 2 dígitos para

el día, dos dígitos para el mes, y cuatro dígitos para el año (dd/mm/aaaa), o bien, dé clic

en el ícono de calendario y seleccione la fecha que corresponda.

Fecha de Caducidad: La fecha de caducidad impresa en la caja o la factura del

medicamento en formato dd/mm/aaaa, la cual también puede ingresar dando clic al

ícono de calendario.

Proveedor: seleccione el proveedor correspondiente de la lista desplegable. El

Administrador del Sistema es el único con privilegios para agregar/editar proveedores.

Lote: el número de lote impreso en la caja del medicamento o en la factura

correspondiente.

Cantidad: la cantidad de piezas de medicamento a ingresar correspondiente con la factura.

Observaciones: las anotaciones necesarias al respecto del medicamento ingresado, por

ejemplo: número de licitación, compra directa, redistribución, compra por remesa,

etcétera.

Terminada la captura de la entrada, haga clic en el botón Guardar.



7

El sistema mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Si requiere modificar un dato en este punto, haga clic en “Cancelar” y efectúe las

modificaciones necesarias. De lo contrario, haga clic en “Aceptar”. El sistema regresará a la

pantalla “Listado – Captura de movimientos”. Deberá seguirse este procedimiento para

cada medicamento a ingresar.

NOTA: se requiere que las unidades de hospitalización que adquieren medicamentos por

remesa, previamente a la compra, realicen la solicitud vía correo electrónico a la

Subdirección de Hospitalización y Proyectos Clínicos, posterior a la aprobación deberán

enviar copia escaneada de la(s) factura(s) con los datos de “Cantidad”, “Presentación”,

“Fecha de caducidad” y “Número de Lote”; al Departamento de Hospitalización y

Proyectos Clínicos para que se ingrese el medicamento al inventario de la unidad el mismo

día de la compra.

Se entiende por Salida a todo movimiento que se registre derivado de la venta,

redistribución o dispensación del medicamento de la farmacia.

Esta acción estará habilitada tanto para los Administradores del Sistema como para el

perfil de Capturista.

Para capturar las salidas de medicamento, en la pantalla de inicio del sistema, haga clic en

la opción .



8

A continuación, se abrirá una nueva ventana del navegador, con la pantalla “Captura de

salida de presentación”

Para el perfil de Administrador del Sistema, será necesario filtrar por centro de costo

haciendo clic en ; posteriormente seleccione la unidad correspondiente del

menú desplegable y haga clic en .

Para el perfil de capturista esta preestablecido que únicamente se visualicen los

medicamentos de su centro de costo.

Se procederá entonces a registrar los campos solicitados:

Fecha: la fecha de salida del medicamento, usando 2 dígitos para el día, dos dígitos para el

mes, y cuatro dígitos para el año (dd/mm/aaaa), también se podrá seleccionar el ícono de

calendario para ingresar la fecha.

Número de Receta: el número o folio de la receta que se surtirá.

Expediente: el número de expediente del paciente a quien se está surtiendo el

medicamento, el cual estará conformado por 4 dígitos para el centro de costo, espacio y 6

dígitos para le N° de expediente.



9

De inicio el sistema registra el Centro de Costo de la unidad que está capturando la salida,

sin embargo, en caso de que la receta corresponda a un expediente de otra unidad con un

Centro de Costo diferente, es posible cambiar manualmente el registro.

Médico: esta opción permite seleccionar al médico que emite la receta a surtir y que se

encuentra adscrito al centro de costo en donde se registra la captura; en caso de que se

trate de una receta de una unidad de CIJ diferente a la unidad que registra la salida, se

deberá seleccionar la opción “Otro”, y anotar en el campo de observaciones el nombre del

médico del otro Centro que emite la receta.

Observaciones: las anotaciones necesarias al respecto del medicamento al que se da salida.

En caso de bajas por canje o caducidad, deberá hacerse la anotación respectiva en este

espacio.

Agregar medicamento: esta opción permite ingresar hasta 3 medicamentos en un solo

registro de salida; para ello, es necesario dar clic en el ícono “Agregar medicamento”,

posteriormente se desplegará una ventana emergente bajo el título de presentación, la cual

contendrá los medicamentos en orden alfabético que se encuentran con existencias en el

centro de costo que registra la captura de salida.

Cantidad: de número de cajas de medicamento a las que se les está dando salida.

En caso de la necesidad de registrar otro medicamento a la misma captura, deberá dar clic

nuevamente en “Agregar medicamento” y repetir los pasos para la selección de la

presentación, lote y cantidad.

Terminada la captura de la salida, haga clic en el botón Guardar. El sistema mostrará el

siguiente cuadro de diálogo:

Si requiere modificar un dato en este punto, haga clic en “Cancelar” y efectúe las

modificaciones necesarias. De lo contrario, haga clic en “Aceptar”. El sistema regresará a la

pantalla principal.



10

El sistema puede mostrar los movimientos realizados, tanto de entradas como de salidas.

Asimismo, se muestra un listado con los medicamentos próximos a caducar, abarcando

hasta los 6 meses posteriores a la fecha de consulta.

Esta actividad está habilitada en todos los perfiles; para poder visualizar el listado de

entradas, en la pantalla de inicio del sistema, haga clic en la opción .

Esto abrirá una nueva ventana del navegador que mostrará la pantalla “Listado de

entradas”

Las Entradas no son editables y no pueden borrarse por ninguno de los perfiles

(Administrador del Sistema y Capturista), por seguridad del propio sistema, para ello,

cuando se registre algún error, es necesario que se reporte el mismo al Departamento de

Hospitalización y Proyectos Clínicos, que a su vez, verificara el error reportado y realizara

el requerimiento correspondiente al Departamento de Sistemas, una vez corregido ser

avisara a la unidad, quien deberá verificar que se haya solventado el error. Es necesario

que se fomente un correcto uso del sistema a fin de evitar las incidencias de errores de

registro.



11

Esta actividad está habilitada en todos los perfiles; para poder visualizar el listado de

salidas, en la pantalla de inicio del sistema, haga clic en la opción .

Se abrirá una nueva ventana del navegador con la pantalla “Listado de salidas”.

Las salidas no son editables y no pueden eliminarse por ninguno de los perfiles, por

seguridad del propio sistema, para ello, cuando se registre algún error, es necesario que se

reporte el mismo al Departamento de Hospitalización y Proyectos Clínicos, que a su vez,

verificara el error reportado y realizara el requerimiento correspondiente al Departamento

de Sistemas, una vez corregido ser avisara a la unidad, quien deberá verificar que se haya

solventado el error. Es necesario que se fomente un correcto uso del sistema a fin de evitar

las incidencias de errores de registro.

Esta actividad está habilitada para todos los perfiles. Para poder visualizar el listado de

medicamentos próximos a caducar, en la pantalla de inicio del sistema, haga clic en

.



12

Se abrirá una nueva ventana del navegador con la pantalla “Listado de medicamentos a

caducar”.

Los perfiles de capturistas y de supervisor únicamente pueden visualizar la información

de su centro de costo, la cual no puede ser editable

Para aplicar el filtro, haga clic en el botón. .

Estas actividades están únicamente habilitadas para el perfil de Administrador del

Sistema, el cual puede hacer ajustes en relación a las necesidades de las unidades

operativas para mantener el catálogo de medicamentos permanentemente actualizado, por

lo que es posible realizar adecuaciones y modificaciones al mismo, utilizando las opciones

que a continuación se enlistan (estas modificaciones se realizan bajo previa autorización de

la Subdirección de Hospitalización y Proyectos Clínicos).

Para su adecuada organización, los medicamentos dentro de la base de datos se organizan

de acuerdo a su clasificación ATC (Clasificación Anatómica, Terapéutica, Química). Para



13

realizar modificaciones a los grupos ATC, desde la pantalla de inicio del sistema, haga clic

en .

Se abrirá una nueva ventana del navegador, mostrando el listado “Catálogo – Grupo”.

Para agregar un nuevo grupo, Haga clic en el botón .

Se Abrirá el formulario “Alta catálogo – grupo”.

Del menú desplegable “Medicamento”, seleccione una de las 2 opciones: Medicamento

General o Medicamento de especialidad o psicotrópico. A continuación, escriba el nombre

del nuevo grupo en el campo “Nombre” haga clic en el botón cuando termine

(esta acción no se puede deshacer ni eliminar).

Para modificar un grupo, en el listado “Catálogo – Grupo” haga clic en el ícono . Podrá

modificar el grupo del medicamento (de general a especialidad o viceversa) y el nombre

del grupo. Ninguna de estas acciones se puede deshacer o eliminar, por lo que se deberá

tener precaución en las modificaciones.

Nota: Se requieren privilegios de administrador del sistema para modificar los grupos.

http://www.intranet.cij.gob.mx/Aplicaciones/Inventario_Farmacia/alta_cat_farm_grupo.asp?grupo=1&KT_back=1



14

Se pueden realizar agregados y adecuaciones a las fórmulas de los medicamentos en el

catálogo. Para ello, desde la pantalla de inicio del sistema, haga clic en .

Se abrirá una nueva ventana del navegador con la pantalla “Catálogo - Fórmula”.

Para agregar un nuevo medicamento, haga clic en el botón .

Se abrirá el formulario “Alta catálogo – Fórmula”:

En el menú desplegable, seleccione el grupo al que pertenecerá el medicamento que está

siendo agregado.



15

En el campo Fórmula escriba el principio activo o combinación de estos que constituyen al

medicamento. En el campo Patente, debido a la variabilidad de marcas disponibles por los

distribuidores, se sugiere documentar como “Sin patente”. Haga clic en

cuando termine.

Para editar una fórmula ya existente, desde el listado de la pantalla “Catálogo -

Fórmula”. Haga clic en el ícono . Podrá modificar cualquiera de los campos ya descritos

(grupo, fórmula y patente). Ninguna de estas acciones se puede deshacer o eliminar, por lo

que se deberá tener precaución en las modificaciones. Cuando termine haga clic en

.

Se pueden realizar agregados y adecuaciones a la presentación de cada uno de los

medicamentos contenidos en el catálogo. Si desea realizar modificaciones por

presentación, desde la pantalla de inicio del sistema, haga clic en .

Se abrirá una nueva ventana del navegador que mostrará la pantalla “Catálogo -

Presentación”. Para agregar una nueva presentación, haga clic en el botón .

http://www.intranet.cij.gob.mx/Aplicaciones/Inventario_Farmacia/alta_cat_farm_grupo.asp?grupo=1&KT_back=1



16

Se abrirá el formulario “Alta Catalogo– Presentación”.

Seleccione de la lista desplegable “Formula” el principio activo del medicamento que se

agregará. En el campo presentación, describa la concentración, forma de empaque y

cantidad por empaque (por ejemplo, caja con 40 tabletas de 25 mg). En clasificación,

seleccione el grupo al que pertenece el medicamento de acuerdo al artículo de la ley

general de salud. Este dato se encuentra impreso con un número romano en la caja del

medicamento, en el número de registro de la SSA. Haga clic en cuando

termine. El sistema regresará a la pantalla “Catálogo - Presentación”.

* Ninguna de estas acciones se puede deshacer o eliminar, por lo que se deberá tener

precaución al realizar modificaciones.

Se pueden adicionar proveedores a la lista, para mantenerla actualizada. No pueden

eliminarse proveedores, por lo que el usuario deberá asegurarse de que la información que

ingrese es correcta.

Si desea realizar el alta de un proveedor, desde la pantalla de inicio del sistema, haga clic

en .



17

Se abrirá una nueva ventana del navegador que mostrará la pantalla “Catálogo -

Proveedor”. Con las barras de desplazamiento, baje hasta alcanzar la base de la lista, y

haga clic en .

Esto abrirá el formulario “Alta Catálogo – Proveedor”.

iIngrese la información necesaria:

Nombre: el nombre del proveedor a ingresar.

Marca: las iniciales o abreviatura para identificar al proveedor. Utilice 2 caracteres

alfanuméricos para este campo.

Al terminar, haga clic en . El sistema regresará al listado de proveedores.



18

El perfil de administrador del Sistema tendrá la posibilidad de actualizar el catálogo de

médicos que se encuentren adscritos a un determinado centro de costo, para ello, en la

pantalla principal deberá localizar bajo la columna de catálogo la opción de Médicos para

poder ingresar/editar los datos.

Posteriormente se desplegará una ventana emergente con el título “listado de médicos”;

en esa misma ventana se visualizarán los médicos que hasta ese momento se hayan dado

de alta en el catálogo de médicos del sistema, con la finalidad de poder relacionar las

recetas con el médico que las emitió en la pantalla de Captura de Salidas. Este catálogo es

editable y en caso de requerir un nuevo registro de médicos, se deberá dar clic en

.

Se desplegará una ventana emergente con campos específicos para el adecuado registro de

los nuevos médicos como a continuación de muestra:



19

Este procedimiento se puede realizar

con cualquier perfil. El sistema permite la generación de

reportes de entradas, salidas y un listado

general por unidad, para llevar el control de las existencias.

El Supervisor y Capturista tendrán acceso a las pantallas de visualización de reportes de

medicamento por periodo correspondiente únicamente a su centro de costo. Para el perfil

de Administrador de Sistema se tendrá acceso a todos los centros de costo

correspondientes (vea Perfiles y Privilegios, en la página 3).

Para generar un reporte de existencias, en la pantalla de inicio del sistema bajo el título

“Reportes”, haga clic en . Esto accederá a la pantalla

“Medicamento por periodo”. A continuación, Seleccione el rango de tiempo (fechas) del

cual se desea obtener el reporte, y el centro de costo de la lista desplegable para el caso del

perfil de Administrador del Sistema, para el perfil de Capturista el centro de costo ya se

encuentra precargado; al finalizar haga clic en el botón .

A continuación, el sistema generará un reporte con entradas, salidas y existencias, que

puede ser descargado en el equipo del usuario como archivo PDF.



20

Si está usando Internet Explorer y tiene habilitado Acrobat Reader, bastará con hacer clic

en el ícono para descargar el reporte en su equipo, también puede presionar la

combinación de teclas Mayúsculas+Control+S.

Terminada la consulta, haga clic en el botón .

Todo registro de entrada y salida de medicamentos realizados por los perfiles

involucrados son foliados de forma automática por el sistema. Para generar un reporte de

las entradas y salidas de un medicamento, debe estar en la pantalla de inicio del sistema, y

dar clic bajo la columna de "Medicamentos” en la opción .

Esto abrirá una nueva ventana del navegador, donde se mostrará la pantalla “Listado –

Captura de movimientos”

Para los usuarios con permiso de Administrador de Sistema, deberá seleccionar el centro

de costo del que se obtendrá el reporte aplicando el filtro por centro de costo.

Desplácese hasta la fila correspondiente al medicamento que consultará, usando las barras

de desplazamiento laterales, o los botones inicio, retroceder, avanzar y final

Para un reporte de entradas, haga clic en el botón “Detalles” .



21

Se abrirá una nueva ventana del navegador que contendrá el reporte de movimientos y

saldo del medicamento.




Terminada la consulta, solo cierre la pestaña del explorador.

El Supervisor y Capturista tendrán acceso a las pantallas de visualización de reportes de

existencias correspondiente únicamente a su centro de costo. Para el perfil de

Administrador de Sistema se tendrá acceso a todos los centros de costo correspondientes

(vea Perfiles y Privilegios, en la página 3).


“Reportes”, haga clic en .



22

Esto accederá a la pantalla “Existencias”. Para el perfil de Administrador del Sistema se

selecciona el centro de costo de la lista desplegable, para el caso del perfil de Capturista el

centro de costo ya se encuentra precargado; al finalizar haga clic en el botón .

A continuación, el sistema generará un reporte con entradas, salidas y existencias, que

puede ser descargado en el equipo del usuario como archivo PDF.





Solo esta aperturado para el perfil de Administrador de Sistema que tendrá acceso a todos

los centros de costo correspondientes (vea Perfiles y Privilegios, en la página 3).



23


“Reportes”, haga clic en .

Esto accederá a la pantalla “Recetas surtidas” se selecciona el centro de costo de la lista

desplegable, a continuación, seleccione el rango de tiempo (fechas) del cual se desea

obtener el reporte al finalizar haga clic en el botón .

A continuación, el sistema generará un reporte con existencia anterior, entradas, salidas y

existencias, que puede ser descargado en el equipo del usuario como archivo PDF.





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