SISTEMA DE INFORMACIN DE CONTRATACIONES ESTATALES(SICOES)1. INTRODUCCIN

Hoy en da la seccin jurdica en entidades del sector pblico es muy importante debido a que esta debe ser manejada con la mayor transparencia posible y es por eso que SICOES (sistema de informacin de contrataciones estatales) se encarga de brindar esta informacin para ser una herramienta de transparencia, seguimiento y apoyo para la gestin de contrataciones del sector pblico a travs de solicitud formularios estadstica de procesos.

2. MARCO TEORICO2.1 Objeto

Definir los procedimientos mediante las cuales las entidades pblicas debern remitir informacin al Sistema de Informacin de Contrataciones Estatales (SICOES).

2.2 Sistema de Informacin de Contrataciones Estatales (SICOES)

El Sistema de Informacin de Contrataciones Estatales (SICOES), es el sistema oficial de registro y publicacin de informacin de las contrataciones de obras, bienes, servicios generales y servicios de consultora realizadas por las entidades del Sector Pblico.La informacin publicada tiene carcter oficial y pblico, encontrndose disponible en el sitio web del SICOES (www.sicoes.gov.bo).

2.2.1 DependenciaEl Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas es la instancia responsable de emitir las normas y reglamentos bsicos de siete sistemas de la Ley de Administracin y Control Gubernamentales N 1178, ms conocida como Ley SAFCO.

En cumplimiento del mandato establecido, el Viceministerio de Presupuesto y Contabilidad Fiscal, a travs de la Direccin General de Sistemas de Gestin de Informacin fiscal ha desarrollado el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES), que mediante el sitio www.sicoes.gov.bo otorga a la sociedad en su conjunto, la posibilidad de acceder a toda la normativa vigente del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.

2.2.2 FuncionesEl SICOES brinda informacin de las entidades del sector pblico referida a: procesos de contratacin; solicitudes de propuestas; adjudicacin y contrato de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultora; recursos administrativos interpuestos; contrataciones por excepcin, etc. Asimismo, se pueden encontrar instrumentos de gestin para las contrataciones del sector pblico, como ser: modelos de pliegos y de solicitud, formularios, clasificadores presupuestarios, estadsticas de procesos, etc.

La actualizacin y desarrollo permanente del SICOES, busca ser una herramienta de transparencia, oportunidad, seguimiento y apoyo para todas las instituciones del sector pblico y privado, as como para los/as ciudadanos/as interesados/as en los procesos de contratacin estatal. Toda la informacin que se brinda est enmarcada en la poltica de transparencia y honestidad del Gobierno Nacional, que dirige el Excelentsimo Presidente Constitucional de la Repblica, hermano Evo Morales Ayma.2.2.3 Caractersticas Monitoreo constante de todas las licitaciones pblicas en el SICOES Envo de correos electrnicos de hasta 3 palabras clave por empresa Panel de administracin propio por empresa y/o consultor Historial de fechas de vencimiento de boletas de seriedad de propuesta Historial de fechas de vencimiento de boletas de garanta2.2.4Pasos para las convocatorias

2.3 Cdigo nico de Contrataciones Estatales (CUCE)

El Cdigo nico de Contrataciones Estatales (CUCE), es asignado por el SICOES a objeto de identificar de manera nica los procesos de contratacin, siendo de uso obligatorio en todos los actos administrativos del proceso.

El CUCE debe ser asignado de acuerdo con la siguiente tabla:

2.4 Informacin y Documentacin publicada en el SICOES

El contenido, la veracidad y oportunidad de la informacin y los documentos registrados en el SICOES, son de completa responsabilidad de la entidad, el RPC/RPA y del funcionario que se consigne como responsable de envo de la informacin.La documentacin que sea registrada por las entidades pblicas en el SICOES tiene carcter de declaracin jurada y se constituye en la informacin oficial que regir el proceso de contratacin.Si existiera alguna diferencia entre los documentos publicados en el SICOES, con los entregados por la entidad convocante, prevalecer la informacin publicada en el SICOES.

Una vez que la informacin y/o documentacin sea publicada en el SICOES, la misma no podr ser modificada.En caso de que la entidad pblica advirtiese errores en la informacin publicada en el SICOES, el RPC o el RPA, segn corresponda, podr solicitar la publicacin de informacin aclaratoria para rectificar el error, siempre y cuando no incida en el proceso de contratacin.

Toda la documentacin que respalda el proceso deber ser publicada en formato digital, las Resoluciones podrn ser digitalizadas o publicadas en archivo de texto sin consignar las firmas de las autoridades que las emiten, debiendo el contenido corresponda a la Resolucin original. Se aceptarn copias fotostticas o impresas de las Resoluciones Impugnables solamente de las entidades autorizadas para el uso de formularios impresos.

Los Documentos Base de Contratacin-DBC y las Resoluciones Administrativas Impugnables son documentacin de publicacin obligatoria, debindose publicar planos, diagramas u otros documentos inherentes que sean parte del DBC y que no pudieran ser incluidos en el mismo.Opcionalmente la entidad podr publicar cualquier documentacin que considere importante hacer pblica, con el objeto de transparentar el proceso de contratacin.

2.5 Registro en Lnea2.5.1 Procedimiento de registro

El procedimiento para efectuar el registro de informacin a travs de Internet es el siguiente:a. La entidad deber remitir el Formulario 001 (Solicitud de habilitacin de Usuarios y actualizacin de datos de la entidad), en forma impresa, va fax o correo regular, debidamente firmado por la Mxima Autoridad Ejecutiva o el Superior Jerrquico Administrativo, solicitando la inscripcin de un usuario administrador en el SICOES.b. Una vez registrado el usuario Administrador, ste podr solicitar la inscripcin de usuarios de Registro de Informacin a travs del sistema.c. El SICOES asignar un nombre de usuario y contrasea de acceso a cada usuario, datos que le sern remitidos en sobre cerrado.

El SICOES asignar una cuenta de correo electrnica a cada entidad pblica, para fines de comunicacin y transferencia de informacin entre la entidad y la DIGENSAG.

Los programas de registro permiten almacenar la informacin de manera temporal, como un borrador que podr ser editado y publicado posteriormente.

La informacin que se encuentra en estado Temporal, no es de conocimiento pblico, por lo tanto no se considera informacin vlida.Esta informacin permanecer en estado Temporal por un plazo mximo de diez (10) das calendario a partir de la ltima fecha de modificacin de la informacin, transcurrido este plazo, si la informacin no hubiese sido publicada en el sistema de manera definitiva, ser eliminada.Se excepta de esta restriccin al Programa Anual de Contrataciones.

Una vez que la informacin es publicada de manera definitiva, el sistema emitir automticamente una Confirmacin de Publicacin de Informacin, como constancia oficial de que la entidad cumpli con el registro de informacin en el SICOES. Esta constancia tiene la misma validez que un formulario con sello de recepcin del SICOES y la entidad podr imprimirla e incluirla en el expediente del proceso.El sistema almacena el nmero de confirmacin y la fecha de emisin para fines de control.

2.5.2. Tipos de usuario y funciones2.5.2.1 Usuario Administrador

Cada entidad deber habilitar en el sistema a un Usuario Administrador, quin deber cumplir con las siguientes funciones:a. Solicitar la inscripcin de Usuarios de Registro de Informacin.b. Actualizar permanentemente los datos de la entidad.c. Dar de baja a Usuarios de Registro que hayan sido relevados de esta funcin.d. Mantener actualizado el registro de los usuarios de la entidad.e. Registrar en la Base de Datos del SICOES a empresas o personas naturales que se hubieran presentado a procesos de contratacin de la entidad y que no se encontraran registrados en el sistema.

2.5.2.2 Usuario de Registro de Informacin

Los usuarios de Registro de Informacin debern efectuar la publicacin de informacin en el SICOES dentro de los plazos establecidos.La entidad podr solicitar la inscripcin de la cantidad de usuarios que considere pertinente de acuerdo al volumen de procesos y la estructura de la misma.

2.5.3 Inscripcin de Unidades Desconcentradas, Programas y/o Proyectos para el registro de Informacin sobre Contrataciones

Cuando la entidad cuente con unidades desconcentradas, programas o proyectos que ejecutan sus procesos de contratacin a travs de su propia unidad administrativa, la MAE podr solicitar su inscripcin en el SICOES para que realicen el registro de sus procesos de contratacin de manera independiente a la entidad principal.Esta solicitud deber ser realizada a travs del Formulario 001, debidamente firmado enviado al SICOES va fax, por correo regular o personalmente.

2.5.4 Registro Documental (mediante Formularios Impresos)2.5.4.1 Procedimiento para la autorizacin de registro documental

Para poder enviar informacin al SICOES mediante Formularios impresos la entidad deber seguir el siguiente procedimiento:a. La MAE o Superior Jerrquico Administrativo de la entidad deber solicitar autorizacin para el uso de formularios impresos a travs del Formulario 002(Solicitud de autorizacin para envo de formularios impresos y actualizacin de datos de la entidad) y enviarlo va correo regular o fax debidamente firmado.

b. En este formulario se deber sealar y justificar que no existe conexin aInternet en la entidad, ni en la localidad en la que se encuentra ubicada. Dicha solicitud tiene carcter de declaracin jurada.

c. La respuesta a esta solicitud, ser enviada a la entidad mediante fax o correo regular.

d. Las entidades que cuenten con autorizacin para el envo de formularios impresos, debern renovar la misma anualmente, de manera previa al inicio de las contrataciones de cada gestin.

Alternativamente si estas entidades lo desean, podrn habilitar usuarios de registro de informacin para poder enviar informacin a travs de Internet.

2.5.5 Medios de envo de Informacin

Se establecen los siguientes medios de envo de informacin documental:a. Va faxb. Correo postalc. Personalmented. Correo electrnicoLos formularios impresos deben contar con la firma del responsable del envo de la informacin, caso contrario no sern considerados vlidos.Los DBC debern ser remitidos en medio magntico (CD o disquete) o al correo electrnico convocatorias@sicoes.gov.bo

2.5.6 Rechazo de Formularios impresos

Sern rechazados los Formularios impresos cuando:a. La entidad no cuente con autorizacin de la DIGENSAG para el uso de medios impresos.b. No estuvieran correctamente llenados, existieran omisiones en la informacin requerida o no se encontraran firmados, en cuyo caso, la informacin no ser introducida al SICOES. Los Formularios con informacin incompleta no sern considerados como un envo vlido.El rechazo ser enviado a la entidad va fax, correo regular o directamente al correo electrnico otorgado por el SICOES a la entidad.

2.6 Procedimientos, Plazos y Condiciones para el Registro de Informacin en Lnea

2.6.1. Informacin obligatoria

2.6.2. Informacin circunstancial

Esta informacin debe ser registrada de acuerdo con los acontecimientos que se susciten en el proceso de contratacin:

2.6.3. Otra informacin no relativa a procesos de contratacin

Esta informacin no corresponde a procesos de contratacin, pero la misma debe ser publicada en el SICOES de acuerdo al Decreto Supremo N 29190. Para este efecto se han definido los siguientes procedimientos para la remisin de informacin.

2.7 Formularios, Plazos y Condiciones para el Registro de Informacin Documental

El registro de informacin documental deber efectuarse completando y enviando los Formularios SICOES (impresos) diseados para tal efecto, dentro de los plazos definidos en el punto anterior (procedimientos, plazos y condiciones para el registro en lnea), salvo lo siguiente: Convocatorias para inicio de proceso de contratacin, que debern ser remitidas al SICOES dos (2) das hbiles antes de la fecha establecida para su publicacin. Ampliacin de plazo de presentacin de propuestas, que deber ser remitida al SICOES un da hbil antes de la fecha establecida inicialmente para la presentacin de propuestas. Convocatoria para aclaracin de propuestas, que deber ser remitida al SICOES un (1) da hbil antes de la fecha establecida para su publicacin. Reanudacin, que deber ser remitida al SICOES un (1) da hbil antes de la fecha establecida para la reanudacin del proceso.El envo de los Formularios SICOES deber considerar los mismos procedimientos, condiciones y documentacin de respaldo definidas en el punto anterior (procedimientos, plazos y condiciones para el registro en lnea).La documentacin de respaldo sealada en el punto 6 deber ser remitida en fotocopia simple o medio magntico. Los Documentos Base de Contratacin o aquellos documentos que superen las veinte (20) hojas debern remitirse obligatoriamente en medio magntico (CD o similar).Los Formularios SICOES a ser utilizados por las entidades que no tengan acceso a internet son los siguientes:

Otra informacin no relativa a procesos de contratacin

Glosario

Convocatoria El concepto tambin se utiliza para nombrar al escrito o anuncio con que se convoca. Para comprender este concepto, debemos saber que el verbo convocar refiere a citar o llamar a una o ms personas para que asistan a determinado acto o lugar.

Licitacin Es el procedimiento administrativo para la adquisicin de suministros, realizacin de servicios o ejecucin de obras que celebren los entes, organismos y entidades que forman parte del Sector Pblico.Adjudicacin Es el acto administrativo a travs del cual la mxima autoridad de la institucin o entidad pblica que hace una licitacin dispone que al proponente que haya sido calificado en primer lugar se le encomiende la ejecucin de una obra, se contraten sus servicios o la provisin de bienes que hubiese ofertado en su propuesta. Contratacin Es la materializacin de un contrato a un individuo a travs de la cual se conviene, acuerda, entre las partes intervinientes, generalmente empleador y empleado, la realizacin de un determinado trabajo o actividad, a cambio de la cual, el contratado, percibir una suma de dinero estipulada en la negociacin de las condiciones o cualquier otro tipo de compensacin negociadaFormularios Es un documento, ya sea fsico o digital , diseado con el propsito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, direccin, etc) en las zonas del documento destinadas a ese propsito, para ser almacenados y procesados posteriormente.Consultora Entidad dedicada a asesorar empresas en asuntos como el marketing, la organizacin, la fiscalidad.Cdigo nico de Contrataciones Estatales (CUCE) El Cdigo nico de Contrataciones Estatales (CUCE), es asignado por el SICOES a objeto de identificar de manera nica los procesos de contratacin, siendo de uso obligatorio en todos los actos administrativos del proceso.Auditoria Es el procedimiento de evaluacin y control que se aplica a una institucin del sector pblico (por ejemplo a una municipalidad) para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administracin y de los instrumentos de control interno que utilizan. Examina tambin los registros y estados financieros para establecer si son confiables y adecuados y analiza los resultados y eficiencia de las operaciones realizadas

RPC- RPA Son muy utilizadas dentro de la comunicacin cliente-servidor. Siendo el cliente el que inicia el proceso solicitando al servidor que ejecute cierto procedimiento o funcin y enviando ste de vuelta el resultado de dicha operacin al cliente.

DBC (Documento Base de Contratacin) Es un documento base en el cual el contratista puede obtener informacin de la entidad con la que quiera trabajar

MAE (Mxima Autoridad Ejecutiva)

3 CONCLUSIONES

Se defini los procedimientos mediante el cual las entidades pblicas debern remitir informacin al Sistema de Informacin de Contrataciones Estatales (SICOES)

4 BIBLIOGRAFIAWebgrafia https://www.sicoes.gob.bo/general/frames.php?direccion=../paginicio/infof.html http://www.sicoes.com.bo/quienes-somos.html https://www.sicoes.gob.bo/paginicio/inicio.php http://www.sicoes.com.bo/quienes-somos.html