Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios SUMA 5.1... · Consultas y modificaciones sobre...

Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios

SUMA

Módulo de Manejo de Bodega MANUAL PARA EL USUARIO

VERSIÓN 5.1 para Windows

Organización Panamericana de la Salud

Oficina Sanitaria Panamericana • Oficina Regional de la Organización

Mundial de la Salud 525 Twenty-third, N.W.

Washington D.C. 20037, EUA

Enero, 2000

____________________________________________________Manual SUMA MANEJO DE BODEGA

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Índice

Introducción 04 Problemática del arribo de suministros no solicitados 04 Objetivo de SUMA 04 Componentes del sistema 05 SUMA CENTRAL 05 Unidad de Campo 06 Manejo de Bodega 06 El envío 08 Actividades en el área de trabajo 09 Separar 09 Clasificar 10 Hacer inventario 11 Instalando y configurando el Módulo de Bodega 12 Requerimientos técnicos 12 Instalación del Módulo de Manejo de Bodega 12 Instalación desde un CDROM 14 Parámetros iniciales de configuración 15 Configuración de SUMA Módulo de Bodega 16 Configurar bodega 17 Sectores de la Bodega 18 Tipo de cambio 19 Lugares de destino 20 Lista de principales procedencias 20 Directorio de Proveedores/Contactos 21 Nivel Mínimo/Máximo 21 Reinicializar el sistema 23 El menú principal 24 Escogiendo opciones 25 Importancia de la protección de los datos 25 Finalizando la sesión de trabajo 26 La entrada de suministros 27 Entrada manual 27 Entrada de datos por listas alfabéticas 30 Búsqueda Incremental 31 Entrada de datos por categorías técnicas 32 El registro de la información del ítem 32 El registro de los medicamentos 35 El registro de otros suministros 37 Los ítems definidos por el usuario 38 Observaciones generales a los definidos por el usuario 39 El registro de los no clasificados 40 Entrada de datos por disquete 42 La consulta y modificación de las entradas 45


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Consultas y modificaciones sobre entradas específicas 45 Lista de entradas 46 Consulta/modificación por parámetros 46 Reporte de entradas por clase 47 La solicitud de suministros 50 La creación de la solicitud 50 Imprimir solicitud 51 La autorización de los suministros 52 El proceso de autorización 52 Entregar la solicitud autorizada 55 Imprimir form. de entrega 55 Entrega directa 56 El trasiego de datos 58 Incorporación de datos de otro Módulo de Bodega 58 Preparar de datos para otro Módulo de Bodega 59 Ver otras bodegas incorporadas 60 Los reportes 61 Recibos de entrada y formulario de salida 62 Reporte de existencias 62 Recibo por Fecha e Ítems entregados por destino 64 Verificar existencias 65 Interfaz a Excel 67 Los utilitarios 68 Indexar archivos 68 La protección de la información 68 Acerca de SUMA 69


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Introducción

El Sistema de Manej de Suministros Humanitarios (SUMA), nació como un esfuerzo colectivo de los países de América Latina y el Caribe, con la cooperación técnica de la Organización Panamericana de la Salud, Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud, y el apoyo financiero del Gobierno y Pueblo de Holanda, para mejorar la administración de los suministros humanitarios en casos de desastre, ya sea que provengan de otras provincias y ciudades del país o de la comunidad internacional.

Problemática del arribo de suministros no solicitados

Uno de los principales problemas que se plantea a las autoridades nacionales en esta situación consiste en identificar con exactitud qué se ha recibido, dónde está y determinar que tan útiles son los suministros. Sucede a menudo que suministros totalmente inútiles consumen la atención y los recursos a expensas de otros artículos de primera necesidad debido a un bien intencionado pero equivocado impulso de solidaridad de los donantes. Esta situación es un problema técnico con repercusiones políticas 1, que generalmente conlleva a los siguientes problemas:

1. El espacio, los medios de transporte y el tiempo son escasos 2. Se carece de información técnica sobre los suministros recibidos 3. Los donantes y los medios de comunicación reciben una impresión

negativa.

Objetivo de SUMA SUMA pretende dar solución a estos problemas, por medio de un enfoque sistemático del problema que incluye: personal capacitado, material para clasificación y una herramienta electrónica flexible y fácil de usar, de manera que los suministros puedan ser clasificados, inventariados, priorizados y almacenados, desde el mismo punto de entrada. De esta manera, los problemas básicos pueden resolverse de la siguiente manera:

Personal de salud debidamente entrenado separa y clasifica los suministros, A las cajas y paquetes se les pone etiquetas, con la siguiente información:

Prioridad de distribución Si es suministro de salud y/o medicamentos Necesidad de refrigeración

Inventario de los suministros de valor que llegan, basados en criterios técnicos y operacionales

1 Desastres. Preparativos y Mitigación en las Américas , Enero de 1993. Suplemento Especial SUMA.


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Registro de donativos en el punto de entrada, utilizando un programa computarizado Reporte diario a las autoridades nacionales por donantes, destinatarios, tipo de suministros, etc. Demostración de eficiencia de los países utilizando tecnología avanzada Los visitantes tendrán una primera impresión favorable del manejo de la emergencia. Los donantes recibirán acuse de recibo inmediato (vía correo electrónico, fax, etc.), tan pronto como el destinatario reciba el envío.

Para lograr este objetivo todos los donativos sin importar su origen o destinatario deberán ser procesados por SUMA en el punto de entrada antes de ser entregados al destinatario. Esto implica la adopción de políticas y estrategias de coordinación y operación por parte de los organismos e instituciones relacionadas con la administración del socorro, sean gubernamentales o no gubernamentales, antes del desastre.

Conforme los países obtienen experiencia en la operación de SUMA, lo implementan para satisfacer ciertos requerimientos que tal vez no concuerden con la filosofía original de SUMA, como es el caso de la atención de los donantes locales o la utilización de una unidad de campo que recibe las donaciones y en el mismo lugar otra para administrar las salidas de esas donaciones. Sea cual sea el caso, debe recalcarse que SUMA no sólo se utiliza en las grandes emergencias que requieren apoyo internacional, sino que puede ser usado siempre que tengan que movilizarse o recibirse suministros.

Componentes de sistema

El sistema está conformado por tres niveles:

SUMA CENTRAL Unidad de Campo SUMA Manejo de Bodegas

SUMA CENTRAL está diseñado para operar en el lugar donde las autoridades nacionales están administrando el desastre o la emergencia. En este nivel las principales tareas son: Definición de los parámetros que utilizarán las Unidades de Campo, tales como: lugares de recepción, directorio de envíos, definición del usuario principal, etc..


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Creación de las Unidades de Campo.

Incorporación de la información enviada por las Unidades de Campo (Consolidación).

Soporte de consultas o confección de reportes que sirvan de apoyo al proceso de toma de decisiones y promuevan la coordinación interinstitucional.

Mantenimiento de las tablas (listados ) del programa.

La UNIDAD DE CAMPO ha sido diseñada para trabajar en los puntos de entrada o lugares de recepción, ya sean fronterizos, puertos marítimos o fluviales y centros locales de recolección (a los cuales llegan los suministros durante la emergencia, tales como: aeropuertos, puestos de acopio, etc.).

Las principales tareas que se realizan en este nivel son: Separación e identificación mediante etiquetas de los suministros en las categorías de: URGENTE - DISTRIBUCIÓN INMEDIATA, DISTRIBUCIÓN NO URGENTE y ARTÍCULOS NO PRIORITARIOS. Clasificación de los suministros en categorías, subcategorías e ítems Consultas selectivas sobre ítems Confección de reportes sobre los envíos registrados en esa unidad de campo. Elaboración de recibos de entrega para los destinatarios Consolidación de datos en disquete, para remitir a SUMA CENTRAL

La Unidad de Campo SUMA utiliza formularios manuales, en el caso de que las computadoras fallen o la necesidad de recolección de datos así lo requiera.

El módulo de MANEJO DE BODEGA es una herramienta que registra las entradas y salidas de suministros, entre otras cosas, en los centros de almacenamiento o bodegas. Estas bodegas recibe los suministros y la información en disquetes de las Unidades de Campo y/o el nivel SUMA CENTRAL. Esto permite que las instituciones coordinen internamente el manejo de sus suministros, o en coordinación con otras entidades que trabajan en la emergencia. Las principales tareas que se desarrollan a este nivel son :

Balance de Inventario Local Elaboración de reportes de existencias y entregas por diversos parámetros Seguimiento de inventario de otras bodegas subordinadas

El siguiente diagrama muestra una visión funcional del sistema:


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Manejo de Bodegas

SUMA CENTRAL

Las Unidades de Campo producen información contenida en disquetes, por medio de los cuales comunican sus datos a SUMA CENTRAL y al módulo de Manejo de Bodega.

Centro de Operaciones de Emergencia

Capacidad para elaborar reportes para las autoridades nacionales o locales para el soporte del proceso de toma de decisiones.


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El envío:

Un envío es un conjunto de suministros que llegan en un mismo medio de transporte, al mismo tiempo y que tienen el mismo consignatario y el mismo destinatario. Es la unidad básica de referencia para el sistema. Toda la clasificación y manipulación de la datos sobre los suministros tendrá inevitablemente que considerar el envío.

El punto de entrada es el lugar al cual llegan los envíos: aeropuerto, puerto marítimo o fluvial, frontera terrestre, bodega, edificio, etc..

Veamos algunos ejemplos para ilustrar estos conceptos, partiendo de que los suministros llegan en el mismo medio de transporte:

♦ Llega un barco con un cargamento de ocho toneladas de trigo enviado por

el PMA/ONU a la Cruz Roja Costarricense. Es un solo artículo para un único destinatario, por lo tanto se registra como un solo envío.

♦ Llega un avión con envíos dirigidos a varios destinatarios en Honduras, de

consignatarios diferentes en México:

∗ La Defensa Civil le envía a Comisión Permanente de Contingencias suministros varios

∗ El Ministerio de Salud de México le envía suministros médicos a su

homólogo hondureño ∗ La Colonia Hondureña residente en México, D.F., le envía a la Cruz

Roja ropa y alimentos.

Aunque vienen en el mismo vuelo y del mismo país, tienen diferentes destinatarios y consignatarios, por lo que deben ser registrados como tres envíos diferentes.

También puede suceder que una misma organización envíe suministros a cuatro destinatarios diferentes en el mismo país o que por su tamaño, cantidad o facilidad de embarque, envíe a un mismo destinatario la ayuda en cuatro vuelos diferentes. Sea el primero o el segundo caso debemos registrarlos como cuatro envíos diferentes.


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Actividades en el área de trabajo

El trabajo con los suministros antes de su entrega a los destinatarios, implica tres fases generales :

- Separar - Clasificar - Hacer inventario

Separar

Asigna las prioridades de manejo y distribución, a partir de los requerimientos de suministros comunicados por la Administración de la Emergencia o por la definición del Coordinador del Equipo en el área de trabajo SUMA. La definición de estas prioridades depende del tipo de desastre y de las necesidades nacionales en ese momento. Por ejemplo, en caso de terremoto, los suministros médicos para el tratamiento de heridas y fracturas son urgentes, mientras que en el caso de las inundaciones lo es el agua y los alimentos. Todas las cajas y paquetes se rotularán con etiquetas que muestren claramente su nivel de prioridad. Adicionalmente, si es un suministro de Salud se le coloca una etiqueta de color verde. Para efectos de SUMA las prioridades y sus colores distintivos son: Prioridad 1: URGENTE. DISTRIBUCION INMEDIATA: requeridos de manera inmediata en la emergencia. Color ROJO. Prioridad 2: DISTRIBUCIÓN NO URGENTE: no son de uso inmediato en la fase de emergencia, pero posteriormente sí, como durante las fases de rehabilitación o reconstrucción. Color Azul. Prioridad 3: ARTÍCULOS NO PRIORITARIOS: Algunos suministros pueden estar vencidos, dañados, ser inútiles o desconocidos, además, pueden venir mezclados con otros artículos que dificulten su clasificación en el área de operaciones y ésta deba ser realizada posteriormente por el destinatario, cuando tenga el recurso humano y el tiempo necesario. Color Negro. Por ejemplo, en desastres sucedidos en América en la década pasada, de las donaciones de productos farmacéuticos:

∗ 15% se utilizaron inmediatamente ∗ 15% no eran utilizables en el momento, pero fueron utilizados

posteriormente, al ser almacenados en lugares adecuados y seguros. ∗ Aproximadamente 70% estaban caducos o eran inservibles.


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Clasificar

Los suministros se clasifican según 10 categorías técnicas :

Medicamentos Refugio/Vivienda/Electricidad/Construcción Agua y Saneamiento Ambiental Logística / Administración Salud Recursos Humanos Alimentos y Bebidas Agricultura / Ganadería Necesidades Personales/Educación No clasificados

Cada uno de los diferentes tipos de suministros que llegan en un envío conforman la unidad básica de registro denominada ítem, que significa artículo. El trigo, las sopas en lata, las aspirinas y la lidocaína son ejemplos de ítems. A cada ítem le corresponden una serie de características particulares que lo identifican, tales como su nombre comercial, marca, unidad de presentación y empaque (tabletas, kilogramos, cajas o bolsas) y la cantidad total recibida, entre otros.

Cada ítem está relacionado a una categoría y a una subcategoría específica dentro de ella. Por ejemplo, un ítem como Ambulancia se clasificará como un suministro de la categoría Salud, en la subcategoría Transporte de Pacientes.

Los medicamentos vencidos pueden mantener su efectividad por un período de tiempo representativo, generalmente de tres o seis meses después de la fecha indicada. Dependiendo de su importancia para la emergencia, podría considerarse el hecho de clasificarlo como un producto prioritario, de distribución inmediata, indicando su condición de vencimiento y procurando se realice un análisis de laboratorio para obtener una nueva certificación. En todo caso, las autoridades de salud toman estas decisiones.

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La opción de No Clasificados permite clasificar envíos con ítems vencidos, desconocidos, inútiles o demasiado variados como para ser clasificados en el lugar. Como lo comentamos anteriormente, la clasificación posterior la realiza el destinatario, una vez que disponga de recursos humanos y tiempo suficiente, durante o después de la emergencia.

Hacer inventario

Esta etapa permite generar reportes diarios a las autoridades nacionales o locales sobre los suministros ingresados, especificando consignatario, destinatario, categorías de clasificación, cantidad, etc.. Esto le permite al destinatario tomar las decisiones apropiadas en el manejo de la emergencia y además hacer las confirmaciones de recibo con los donantes.

Nivel 1: Categorías

Nivel 2: Subcategorías

Nivel 3: Ítems

Cada categoría está compuesta por una serie de subcategorías relacionadas

Cada subcategoría está compuesta por varios Ítems

De esta manera el registro siempre se hace en tresniveles: Categoría, Subcategoría e Item. La excepción a laregla la constituye la categoría de No Clasificados, puessólo la hace en dos niveles: categoría y tipo general de suministro.


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Instalando y configurando el Módulo de Bodega Requerimientos técnicos

1. Los requerimientos mínimos que debe poseer la computadora para implementar un Módulo de Bodega son:

Requerimientos de la Computadora Procesador 386 o superior RAM 8 Mb o superior Uso de Mouse Recomendado Versión Sistema Operativo Windows 3.1 o superior Espacio libre en disco 40Mb (mínimo) Impresora Cualquier tipo Unidad de disco flexible 3.5 pulg., 1.44 MB CD ROM Recomendado

2. Verifique que la hora y fecha que reporta el programa sean las correctas,

utilizando. Es importante esta verificación porque el programa utilizará estos datos al grabar o buscar información.

3. Verifique el espacio en el disco duro. Si no posee el mínimo requerido el

programa no iniciará su ejecución y le mostrará un mensaje de error. 4. Se recomienda utilizar la computadora en el cual está instalada la bodega,

sólo para este fin, en la medida de lo posible. Se puede tener en la computadora un procesador de texto, un paquete para elaborar rótulos, una hoja de cálculo y otro software de apoyo que se considere necesario

Instalación de SUMA Módulo de Manejo de Bodega El Modulo de Manejo de Bodega, puede ser instado desde disquetes o desde un CD ROM: Instalación desde Disquetes: El programa está contenido en 4 disquetes de 3 ½ de alta densidad. Instale el software siguiendo las instrucciones de la etiqueta. Usted tiene varias opciones para instalar el programa en Windows.


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En Windows 95: 1. Inserte el disquete de instalación #1 dentro de la unidad de disquetes de 3 ½

pulgadas, seleccionando A:.

Oprima el botón derecho del mouse sobre el botón <Inicio> de la pantalla principal de Windows, elija la opción Explorar, la cual abrirá la ventana Explorar, elija la opción 3 ½ disquete haciendo click u oprimiendo <ENTER>. Una vez allí, oprima <ENTER> o haga doble-click sobre el directorio SETUP.EXE para iniciar la instalación.

El programa indagará sobre el nombre de la ruta en que quedará el programa en su disco duro, está preestablecido en C:\SUMAWS51, y el nombre del grupo de programas que tendrá el ícono, está preestablecido como SUMA. Oprima el botón <Continuar> para completar la instalación.

El programa le solicitará uno a uno los disquetes para continuar con el proceso de instalación. Si en algún momento de la instalación, aparece la ventana de MS-DOS, para proseguir, en el borde superior izquierdo de la ventana elija la opción Cerrar, haciendo click u oprimiendo <ENTER> sobre la opción Cerrar del ícono de control de la ventana. Si no sucede algún tipo de problema durante la instalación, el programa iniciará, en caso contrario producirá un mensaje de error.

2. Elija el ícono Mi PC del Menú principal de Windows haciendo doble-click izquierdo

sobre él. Luego aparece una ventana donde usted debe hacer doble-click izquierdo del mouse en 3 ½ disquete y elija el archivo Setup.exe para iniciar la instalación. Siga los pasos descritos anteriormente para continuar.

3 Haga click izquierdo sobre el botón <Inicio> y elija la opción Panel de Control. Allí

Haga click en Agregar Nuevo Software y siga las instrucciones que allí aparecen eligiendo la ruta del archivo A:\SETUP.EXE. Siga los pasos descritos anteriormente para continuar.

4. Haga click sobre el botón <Inicio> y elija la opción Ejecutar. Allí aparece un

cuadro de diálogo, elija el botón <Examinar>, luego elija A:\ y luego el archivo SETUP.EXE, oprima el botón <Abrir> y luego el botón <Aceptar>,con lo que el programa iniciará el proceso de instalación.

En Windows 3.x: Las anteriores son las opciones para Windows 95; para Windows 3.x, en el Menú Principal de Windows elija el submenú Archivo la opción Ejecutar, oprima el


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botón <Examinar>, luego elija A:\ y seleccione el archivo SETUP.EXE, oprima el botón <Abrir> y luego el botón <Aceptar>, con lo que el programa iniciará el proceso de instalación. Después de la instalación el módulo quedará en su disco duro y mediante una pantalla solicitará la definición de la clave de configuración del MÓDULO DE MANEJO DE BODEGA.

Instalación desde un CD ROM: Si usted cuenta con un CD con el software de SUMA en el mismo encontrara una carpeta (directorio), con la siguiente estructura:

.

Para instalar desde el CD ROM, haga lo siguiente:

a) Ingresar a la carpeta(directorio) \Disk_cen\Disk144\Disk1, según se muestra en el grafico anterior y ejecutar el archivo SETUP.EXE con lo cual se inicia el proceso de instalación de la Central en forma automática

Se presentara una pantalla de configuración en la cual el usuario puede cambiar el disco duro en donde desea realizar la instalación, por defecto la instalación se realizara en el disco duro C:

Aquí se encuentra el archivo SETUP.EXE, para hacer la instalación.

En cada uno de los directorios(carpetas) Diskn, se encuentra uno de los discos de instalación de SUMA CENTRAL para Windows


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Como crear un juego de disquetes de instalación a partir del CD ROM de SUMA: Copiar el contenido de cada uno de los directorios Diskn, que se muestran en el grafico anterior, en un disquete con lo cual tendrá los discos de instalación de la Central, para instalar introducir el disquete Uno en A: y ejecutar el archivo SETUP.EXE

Definición de los parámetros iniciales de configuración y Clave del Sistema: Una vez que el programa es instalado por primera vez, el mismo solicitara una clave para la configuración del sistema, esta clave se define por razones de seguridad, para que solamente el usuario que la posea pueda, tener acceso a las opciones de configuración de la Bodega Esta es la principal opción del proceso de configuración de la bodega, la cual implica Definir la clave de acceso (password) para la configuración, Reinicialización del programa (en caso necesario) y la Identificación de la bodega. La primera actividad es la definición de la clave de acceso para la configuración, de hecho el programa solicita este paso en forma automática al instalarse:

Si en algún momento de la instalación, aparece la ventana de MS-DOS, para proseguir, en el borde superior izquierdo de la ventana elija la opción Cerrar, haciendo click u oprimiendo <ENTER> sobre la opción Cerrar del ícono de control de la ventana.

Si no sucede algún tipo de problema durante la instalación, el programa iniciará, en caso contrarioproducirá un mensaje de error.


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La definición de la clave de configuración es un mecanismo de seguridad, cuyo objetivo es minimizar el riesgo de que personal no autorizado haga modificaciones o borre los datos almacenados

Luego de digitar la clave seleccionada, el programa solicitará la reconfirmación de la misma, por lo que deberá digitarla nuevamente. En caso de que no corresponda a la originalmente digitada, el programa saldrá al Menú principal. Una vez confirmada la clave se presentará la pantalla para definir los datos principales de la bodega:

∗ La fecha de configuración es asignada automáticamente por el programa.

∗ Próxima entrada: es asignado por el programa. Se coloca en uno y corresponde a la próxima entrada de suministros a registrar.

∗ Próxima entrega: es asignado por el programa. Se coloca en uno y corresponde a la próxima entrega o salida de suministros a ser efectuada.

Si se selecciona la opción <Grabar>, la bodega se configura con los datos que se han digitado.

Configuración del Módulo

Al hablar de la configuración nos estamos refiriendo a todos los pasos que debemos seguir para preparar el programa con ciertas especificaciones.


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Las opciones disponibles en Configuración son:

Configurar bodega

Esta es la principal opción del proceso de configuración de la bodega, este paso se realiza en forma automática cuando se instala la bodega, pero se puede tener acceso en cualquier momento a la configuración de la bodega, por si se desea cambiar algún dato. Siempre que se desee ingresar a esta opción como a las otras opciones del menú de configuración, se debe digitar la clave de configuración de la bodega.

IMPORTANTE . . . Luego de instalado el programa, al iniciar la primera sesión de trabajo, éste solicitarála información de configuración como primer paso.


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Una vez confirmada la clave se presentará la pantalla para definir los datos principales de la bodega:

∗ La fecha de configuración es asignada automáticamente por el

programa. ∗ Próxima entrada: es asignado por el programa. Se coloca en uno

y corresponde a la próxima entrada de suministros a registrar. ∗ Próxima entrega: es asignado por el programa. Se coloca en uno

y corresponde a la próxima entrega o salida de suministros a ser efectuada.

Si se selecciona la opción <Grabar>, la bodega se configura con los datos que se han digitado.

Sectores de la bodega

A través de esta opción se definen los diferentes sectores de almacenamiento dentro de la bodega, junto con su nomenclatura, por ejemplo: Sector de Medicamentos, o sector G2 .

Al aparecer la pantalla para el registro de los sectores se debe utilizar la opción <Añadir>.

IMPORTANTE . . . Al recibir los ítems de un envío, el programa solicitará su ubicación. De ahí laimportancia de tener la organización de los sectores bien elaborada. Puedetomar como punto de partida las categorías técnicas de clasificación utilizadas por SUMA, descritas en la introducción de este manual.


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El menú en el área inferior tiene cuatro opciones de desplazamiento sobre la información de los sectores registrados:

<Primero> : lo lleva al primer registro de la lista de sectores <Anterior> : lo lleva al registro anterior al actual (sobre el que se encuentra en este momento), a excepción si se encuentra en el primer registro <Próximo> : lo lleva al siguiente registro, a excepción si se encuentra en el último registro <Ultimo> : lo lleva al último registro de la lista de sectores

Con la opción <Examinar> podrá ver un listado para efectos de consulta de todos los sectores registrados. Las otras opciones tienen las siguientes funciones: <Añadir> : permite el ingreso de un nuevo sector <Grabar> : graba la información digitada <Cancelar> : no considera la información del último usuario

registrado y cancela <Salir> : lo lleva al menú principal

Tipo de Cambio.

La Unidad monetaria que se ha utilizado tradicionalmente como base es el dólar de los Estados Unidos de América. SUMA permite el acceso a varios tipos de moneda, incluyendo la nacional y hace una conversión a dólares de manera automática basado en la relación del tipo de cambio entre esos dos tipos de moneda. El Módulo permite capturar el valor de esa relación, por medio de la pantalla siguiente:


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Lugares de Destino Esta opción permite predeterminar los principales lugares de destino o de distribución. Esta información es utilizada principalmente al llenar el formulario de entrega.

Lista de principales procedencias. La lista de principales procedencias corresponden a la gran mayoría de países conocidos. La ayuda puede llegar de regiones o provincias dentro del mismo país por lo que el Módulo permite la definición de esos nuevos lugares.

Directorio de Proveedores/Contactos.


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Por lo general, después de sucedido un desastre, los administradores nacionales saben, basados en experiencias similares anteriores, cuales países, organismos, empresas del sector privado nacional o internacional ayudarán con suministros. También se sabe cuáles instituciones típicamente los recibirán. La opción de Directorio permite de antemano crear una lista de estas instituciones u organismos, la siguiente pantalla captura esa información.

Nivel Mínimo/Máximo

En la administración de bodegas, existen tres conceptos que dependen de los criterios de planificación utilizados por una organización para el mantenimiento de sus existencias en inventario, los cuales establecen las cantidades mínimas o máximas de un artículo dependiendo de: frecuencia de uso, importancia relativa, disponibilidad en el transporte y facilidad de adquisición, entre otros. Estos conceptos son:

∗ Existencia mínima: correspondiente a la mínima cantidad aceptable

de un producto en inventario. ∗ Punto de reorden: la cantidad mínima registrada en la que debe

solicitarse un pedido del producto a su proveedor. No necesariamente es igual al punto mínimo.

∗ Existencia máxima: cantidad máxima que la bodega está en

disponibilidad de almacenar, basada en criterios de capacidad de almacenamiento, movimiento, importancia y costo para el proceso productivo o administrativo.

El Módulo permite definir estos puntos críticos de administración por medio de la opción Nivel Máximo/Mínimo, a partir del seguimiento del estándar de


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clasificación de suministros en categorías, subcategorías e Ítems. Para ello utiliza dos procedimientos básicos:

1. La selección de los ítems, 2. La determinación de las cantidades mínimas, máximas y de

reorden de los suministros seleccionados, El procedimiento se lleva a cabo a partir de la siguiente pantalla:

Usted puede utilizar la alternativa Todos en cualquier nivel para incluir todas las subcategorías o ítems de una categoría dada. Una vez definidos los parámetros, se colocan las cantidades mínimas, de reorden y máximas en los espacios correspondientes de la siguiente ventana:


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Observe que para cada suministro existen varias unidades de medida, que pueden ser consideradas como base para la definición del criterio de existencias. Dependerá de la unidad definida por la administración y utilizada normalmente en la bodega. Una vez definidos los criterios, el sistema solicitará la confirmación de los cambios.

Reinicializar el sistema

La reinicialización prepara el sistema para recibir la información de una nueva emergencia, eliminando de forma irrecuperable los archivos de información de la emergencia anterior. La bodega queda lista para iniciar el proceso de configuración nuevamente.

Para reinicializar el sistema, se debe suministrar la clave de configuración (password) que definió inicialmente en la fase de configuración del sistema, de lo contrario no podrá hacerlo.

Si se suministra la clave apropiada y se selecciona <Aceptar>, el programa presentará una pantalla más de confirmación. Seguidamente los datos

Tenga mucho cuidado al utilizar esta opción. Puede destruir los datos hasta elmomento registrados, sin posibilidad de recuperación.


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registrados en la bodega serán eliminados y será necesario configurar de nuevo.

De existir datos sobre alguna emergencia anterior, el programa brinda la posibilidad de hacer el respaldo de la información en disquetes. Incorporar datos del Módulo de Manejo de Bodega 5.1 y 5.0 en MS-DOS

La versión 5.1 en Windows permite mediante estas opciones la incorporación de datos de la versión 5.1 y 5.0 en MS-DOS, con ello se posibilita la actualización sin que se deba digitar de nuevo la información. El programa presentará las siguientes pantallas de decisión:

El menú principal

Los menús son los medios por los cuales usted comunica con el programa. En ellos se encuentran definidas la mayoría de operaciones y acciones necesarias para utilizar los diferentes módulos para el ingreso y salida de los datos recolectados en el área de trabajo. Pueden ser activados y utilizados desde el teclado o utilizando un mouse. Las partes del menú son mostradas en la siguiente figura:


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ENCABEZADO

Escogiendo opciones

Con el Teclado

1. Al ingresar al programa la primera opción predeterminada es Entradas.

Para seleccionar otro encabezado, presione la tecla de la flecha izquierda (←) o la de flecha derecha (→) para moverse sobre la barra de menú y posicionarse sobre el deseado.

2. Presione las tecla de flecha abajo (↓) o flecha arriba (↑) para moverse

sobre la opción y luego presione <ENTER>. Otra alternativa es utilizar las letras resaltadas de los títulos de las opciones de la lista (Teclas Calientes) para accesar directamente a ellas sin utilizar las teclas de flecha.

Con el Mouse

1. Coloque el apuntador del mouse sobre el encabezado deseado y presione

el botón izquierdo del mouse una vez para mostrar la lista de opciones. 2. Apunte a la opción deseada y presione el botón izquierdo del mouse una

vez. Importancia de la protección de los datos

No existe una computadora o programa que pueda ofrecer seguridad perfecta para los datos y programas, especialmente si consideramos las condiciones que rodean al área de trabajo de los Equipos SUMA. La única manera de protegerlos es realizando respaldos regulares en disquetes. El Módulo de Bodega tiene un procedimiento de respaldo, así como la herramienta de restauración en caso de problemas. Estas opciones serán tratadas luego en el capítulo Los utilitarios.


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Finalizando la sesión de trabajo

Para terminar la sesión de trabajo seleccione el encabezado Salida de la barra de menú y luego la opción Salir de la Bodega, mostrada en la siguiente figura:

Asegúrese de terminar siempre la sesión de trabajo con la opción Salir de la Bodega. Si apaga la computadora sin haber salido correctamente, puede causardaños o destruir los archivos e índices del programa que estaban en uso.


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La entrada de suministros

Las opciones del menú principal del encabezado Entradas son:

Entrada manual El registro de los suministros que ingresan a una bodega se puede hacer de dos maneras: a-) Entrada directa: (Manual), donde se digitan los datos de los ítems que están ingresando a la bodega y, b-) Medio magnético: (Disquete), con un disquete grabado, pero de esto nos ocuparemos más adelante La primera actividad durante la entrada manual es el registro de la información de identificación de cada entrada. El concepto de Entrada en el Módulo de Bodega es equivalente al concepto de envío en la Unidad de Campo y corresponde al registro de un grupo de cosas, que vienen por lo general en un mismo medio de transporte, al mismo tiempo y de un mismo consignatario o proveedor:


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Pueden ingresarse como Entradas suministros que vienen de entregas parciales en la Unidad de Campo en SUMA CENTRAL. Al Módulo de Bodega no le compete saber de que número de envío provienen, ya que no tendría importancia operativa. Los datos de número de Entrada, son automáticamente asignados por el programa. El campo de Fecha de la Entrada, puede ser editado, para aquellos caso en que es necesario registrar entradas de días anteriores que no se habían ingresado al sistema, por defecto el sistema coloca la fecha actual. La opción Peso total estimado en Kg, existe para que a través de esta, se defina el peso general de los suministros que se están ingresando, este peso se define por categoría, es muy importante colocar este dato, ya que en base a este se elaboran posteriormente, reportes sumamente valiosos, en términos de información. Una vez identificada la entrada se procede al registro de los suministros. Esta pantalla es similar en presentación y manejo a la Unidad de Campo.


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La selección del modo de búsqueda de datos puede ser realizada con el teclado o el mouse:

Con el Teclado

1. Coloque la tecla de la flecha izquierda (←) o la de flecha derecha

(→) para moverse sobre las opciones y colocarse sobre el deseado.

2. Para seleccionarla presione <ENTER>. Una opción está

seleccionada cuando entre los paréntesis junto a ella se ve un punto.

3. Al realizar su escogencia, las otras dos opciones se desactivan,

de manera que al desplazarse con las flechas no podrá usarlas. Con el Mouse

1. Coloque el apuntador del mouse sobre la opción deseada y

presione el botón izquierdo una vez, para activarla.

2. Apunte a la porción de la pantalla que identifica la opción escogida y presione el botón izquierdo una vez, para iniciar el ingreso de los datos.


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Entrada de Datos por Listas Alfabéticas. Una vez escogida la opción de entrada por Listas Alfabéticas de la barra de selección del modo de ingreso de datos, el programa habilita el área de Ingreso según cuatro listas previamente definidas: Medicinas, Otros Suministros, Recursos Humanos y No Clasificados.

Para clasificar un suministro por medio de esta alternativa:

Con el Teclado

1. Muévase con la tecla de la flecha abajo (↓) o la de flecha derecha (→) sobre las opciones hasta alcanzar la caja de selección.

2. En la lista deseada presione <ENTER>. Sea cuidadoso con la

opción Lista de Otros Suministros, pues agrupa ítems de siete categorías.

3. Inmediatamente aparecerá una lista ordenada alfabéticamente

con los nombres de los ítems definidos en el programa.

4. Presione la tecla de la flecha abajo (↓) o la de flecha arriba (↑) para moverse sobre las opciones y colocarse sobre el ítem deseado. Presione <ENTER> para seleccionarla o <ESC> para cancelar la operación y volver a la pantalla principal de manejo.

Un método alternativo y más eficiente de búsqueda sobre la lista de ítems es el denominado Búsqueda Incremental.


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La Búsqueda Incremental le permite, en cualquier posición, sobre la lista, colocarse sobre el ítem que requiere clasificar, tan sólo al digitar las primeras letras que conforman el nombre del mismo. Conforme usted digita cada letra, la barra de selección se desplaza sobre la lista y se va colocando sobre el ítem que inicia con esas mismas letras. Por ejemplo, si lo que necesitamos registrar es un cargamento de Ampicilina, conforme digitamos el nombre, la barra se desplaza a los ítems que inician con la letra “A”, luego a los “AM” y así sucesivamente hasta que alcanza el ítem deseado. Si no es así la barra de selección se coloca justo al final de la lista al no encontrar un ítem que responda a las letras digitadas. En el caso de digitar ampi, el resultado de la búsqueda es mostrado a continuación :

Usted puede observar lo digitado en la ventana de definición del criterio de búsqueda, arriba a la derecha. De esta manera si se equivoca y la barra se desplaza al final de la lista o desea modificar la secuencia digitada, puede hacerlo eliminando los caracteres, utilizando la tecla <BACKSPACE>. Presione <ENTER> para seleccionar el ítem y volver a la pantalla principal de edición o <ESC>, para suspender la operación y volver a la pantalla principal de manejo.

Con el Mouse

Ventana de definición del criterio de búsqueda

Barra de desplazamiento


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1. Coloque el apuntador del mouse sobre la caja de selección

2. Presione el botón izquierdo y manténgalo presionado

3. Muévase sobre la lista y coloque el apuntador sobre el nombre

buscado y suelte el botón. Esto provocará que se muestre la lista de ítems relacionados.

4. Sobre la lista el mouse sólo le permitirá apuntar a una opción y

marcarla como seleccionada. Deberá utilizar <ENTER> para seleccionarla. Además, la opción de mostrar manteniendo el botón izquierdo del mouse presionado no tiene efecto aquí, a fin de promover el uso de la búsqueda incremental.

Entrada de Datos por Categorías Técnicas

Al utilizar la opción de Ingreso por Categorías Técnicas. El desplazamiento hacia la opción se realiza al seleccionar este método, automáticamente activa la caja de categorías. Al realizar su selección mediante ENTER, pasará ala caja de subcategorías y posteriormente a la de ítems. El área de trabajo es la siguiente:

El Registro de la Información del Item

Clasificado el ítem, ya sea por Listas Alfabéticas o por Categorías Técnicas, el cursor se coloca sobre la opción Adicionar un nuevo ítem

Observe como al retornar a la pantalla principal de registro, las áreas decategorías muestran la clasificación de tres niveles para ese ítem.


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Esta barra de menú puede dividirse en dos áreas generales: la de Procesamiento del ítem; para la creación, consulta/modificación o borrado y la de Consulta de Categoría; con la que puede seleccionarse un ítem previamente registrado a fin de modificarlo o para obtener información acerca de la categoría. Sus componentes son:

• Adicionar un nuevo ítem: permite la inclusión del ítem seleccionado. Al presionar <ENTER> despliega la pantalla de características, tales como marca, unidad de presentación, cantidad total, etc. Por ejemplo, la siguiente figura es la pantalla de características para medicamentos.

Clasificación del ítem Identificación de la entrada

Unidades de presentación

Condiciones de empaque

Información general


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• Modificar ítem seleccionado: Si ya un ítem ha sido registrado en esa entrada, permite consultar la información asociada a él, tal como nombre y unidades de presentación. Una vez consultada, si desea modificarla presione <ENTER> sobre el ítem de interés; ello provocará que se muestre la pantalla de características con sus datos.

• Borrar ítem seleccionado: permite eliminar la información de un

ítem. Para borrarlo selecciónelo y presione<ENTER>. Seguidamente se muestra la pantalla de características, pero no tendrá acceso a los campos de edición, sólo a dos opciones en la porción inferior de la pantalla, con las cuales tomará su decisión.

• Ver Todos los ítems de la categoría: le permite visualizar todo el

contenido de una categoría en un envío específico. Si desea consultar o modificar la información, seleccione el ítem y presione <ENTER>. Luego escoja cualquiera de las opciones de Procesamiento por ítem.

• Ver resumen por categoría: presenta una pantalla que le permite al

operador saber en qué categorías se han registrado ítems, con lo que se facilita la consulta y búsqueda de información.

• Ver todos los ítems del documento: Permite tener un listado

resumen de todos los ítems en la presente entrada.

• Retornar a los datos de entrada: Con esta opción de regresa a los datos de identificación de la entrada.

• Retornar al Menú Principal: Retorna al Menú Principal

Dependiendo de la categoría de clasificación, la presentación y losrequerimientos de información del ítem, la pantalla de características varía, por lo que están agrupados en cuatro tipos: Medicinas, OtrosSuministros, Recursos Humanos y No Clasificados

Tenga mucho cuidado cuando modifica datos por esta vía. Recuerde quepara efectos de registro en el programa, suministros con diferentes unidades de presentación o vías de administración son ítems diferentes; por ejemplo,la Ampicilina en ampollas, no es lo mismo que Ampicilina en tabletas.También difieren entre sí las ampollas y las tabletas.


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El Registro de los Medicamentos 2

En la versión 5.1 como adición muy importante se permite que el usuario utilice la facilidad de “Definir por el usuario” nuevos tipos (Items) de medicamentos, para esto se debe utilizar el ingreso de medicamentos por categorías técnicas. En el nivel de ítem específico esta disponible la opción “Definido por el Usuario”. Una vez que ha seleccionado Añadir ingresará a la pantalla de características del ítem. En el campo Nombre Comercial, deberá registrar el nombre comercial del ítem. Si no tiene nombre comercial el programa utiliza como tal el nombre del ítem, para lo cual bastará con que presione <ENTER> sobre el campo. El área de la pantalla destinada a la Unidad de Presentación posee tres campos de registro obligatorio: Forma, Ruta y Potencia.

En el caso de Forma, se listan los tipos más comunes de presentación para ese medicamento, ordenados alfabéticamente, por ejemplo, ampollas, crema, gotas, gel, etc., además de la opción <<Definido por el usuario>>. En caso de que las presentaciones no correspondan con la del ítem, al seleccionar <<Definido por el usuario>> se despliega una lista con más posibilidades de unidades de presentación. Si del todo no la encuentra, al final de este segundo listado está la alternativa <<Nueva Forma >> para que la ingrese y la siga usando posteriormente.

2 La categorización, definición de unidades de presentación, vías de administración y potencia se basan, en su mayoría, en la obra: The Use of Essential Drugs: Sixth Report of the WHO Expert Committe. WHO Technical Report Series - 850. 1995.

Busque bien antes de definir unidades de presentación nuevas sobre la lista.No duplique posibilidades. Si tiene duda, consulte a sus compañeros deequipo o a personal especializado en el área de trabajo.


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Cualquier selección sobre este campo afecta a los otros dos. Por ejemplo, si la presentación de un medicamento es Tableta, en el campo Ruta se muestra la opción Oral y en Potencia las potencias más comunes a ese medicamento. Los campos Ruta y Potencia se utilizan de manera similar que el de Forma Farmacéutica. El campo Cantidad Total es de registro obligatorio y muestra la cantidad de un medicamento recibido a partir de sus unidades mínimas operativas, definidas por medio de FORMA FARMACÉUTICA. Por ejemplo, si la unidad definida fueron tabletas, el cálculo de la cantidad total deberá ser hecho en tabletas. Observe como junto a este dato, el programa coloca la descripción de la unidad de medida, basado en los campos de Forma Farmacéutica, Ruta y Potencia. En Condiciones del Empaque registre la información de las unidades menores a las mayores; por ejemplo, si el medicamento viene en 5 cajas con mil ampollas cada una, entonces el registro sería:

1000 unidades (o ampollas ) x caja x 5

El área que hemos identificado como de información general, posee cuatro cajas de selección que brindan información sobre el ítem:

La opción Sector de la Bodega corresponde al área de almacenamiento donde los suministros serán colocados.

Una vez que ha registrado la información, el programa se coloca en las opciones Grabar ítem y Regresar las cuales le permitirán volver a la pantalla principal de registro, pero si escoge Regresar perderá la información hasta el momento digitada. Tenga cuidado.


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El Registro de Otros Suministros

Este registro se realiza desde la opción Listas Alfabéticas. Bajo el grupo de Otros Suministros vamos a colocar las categorías que siguen un mismo patrón de registro y su pantalla de características es similar. A saber:

∗ Agua y Saneamiento

Ambiental ∗ Salud ∗ Alimentos y Bebidas ∗ Refugio/Vivienda/Electricidad

Construcción

∗ Logística/Administración ∗ Necesidades Personales/

Educación ∗ Agricultura/Ganadería

Una vez que ha seleccionado el modo de búsqueda, localizado el ítem deseado y presionado <ENTER> en la opción Añadir del menú, aparecerá la pantalla de características para los ítems de Otros Suministros:

Para la definición de la unidad de presentación, tendrá disponibles varias opciones de acuerdo al tipo de suministro. En caso de que no sean adecuadas, ya sea porque no corresponden a la presentación actual o se


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desea ser más específico en la descripción, podrá utilizar, al igual que en Medicamentos, la alternativa <<Definido por el usuario>>.

Por ejemplo, al registrar bombas para agua puede determinar como unidad de presentación: Unidades o <<Definido por el usuario>>. Si se decide por esta última se le presentará una listado con definiciones existentes o la alternativa de crearla:

La nueva unidad queda registrada en el programa y podrá ser utilizada de nuevo para las otras categorías dentro del grupo. El campo Cantidad Total es de ingreso obligatorio. Si no digita una cantidad el programa no le permitirá grabar la información.

El área de Información Técnica corresponde a ciertas características específicas a un ítem. Si alguna o algunas de éstas no son aplicables, simplemente ignórelas presionando <ENTER>, o moviendo el cursor con las teclas.

El peso de la unidad de presentación y el peso total son dos campos que están asociados a una tabla de unidades de medida las cuales se definen en SUMA CENTRAL. Si esta definida, calcula en forma automática el peso en Kg. en base a la cantidad total, si no, al especificar el peso de la Unidad de Presentación en forma automática multiplica contra la cantidad total y específica el peso total. Una vez que se ha registrado la información, el cursor se coloca en la opción Grabar ítem.

Los Items definidos por el usuario

En las secciones anteriores hemos mencionado que la Unidad de Campo, SUMA CENTRAL y el Módulo de Bodegas que conforman el sistema SUMA poseen una lista predefinida de ítems, ordenados en categorías y subcategorías. En las situaciones reales donde se ha puesto en marcha

Recuerde que si escoge Regresar perderá la información hasta el momento digitada. Tenga cuidado.


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SUMA, dicho listado ha demostrado ser lo suficientemente completo para registrar la gran mayoría de suministros, aunque las excepciones nunca faltan. Para registrar estas excepciones existe la opción <<Definido por el usuario>> , para cuando ninguno de los nombres de ítems en el programa se ajusta a los requerimientos de descripción e identificación de un suministro en específico.

Algunos suministros por su variedad no han sido definidos como unidades independientes, más bien han sido agrupados en grandes ítems genéricos. Por ejemplo no se ha definido taladro en la subcategoría Construcción como un ítem específico, pero existe una alternativa denominada Juego de Herramientas donde puede registrarse. Esto es valedero también para suministros muy variados que pueden ser registrados en un solo grupo genérico, como por ejemplo, al recibir marcadores (pilots) de varios colores, tamaños y marcas no es necesario definir cada tipo por aparte (marcadores rojos, marcadores negros, marcadores fluorescentes), basta definir un ítem Marcadores y especificar en los campos respectivos los detalles

Observaciones Generales

• La categoría No Clasificados no tienen disponible esta alternativa. • La definición se realiza a nivel de ítem exclusivamente. El usuario no

puede definir nuevas categorías o subcategorías. No debe confundirse esto con la definición de nuevos sectores de almacenamiento.

• Desde la pantalla principal de registro, sólo puede usarse esta opción al escoger Procesamiento por Categorías Técnicas.

• Una vez definido el ítem se incorpora a las tablas del sistema, con lo que se mantiene disponible para uso posterior.

Para definir un ítem:

• Utilice el apartado de Categorías Técnicas de la Pantalla Principal de Manejo de ítems y seleccione la categoría técnica apropiada con <ENTER>.

• Seleccione la categoría y la subcategoría.

Antes de registrar un ítem como Definido por el Usuario, asegúrese de que estáclasificándolo correctamente. Si tiene duda consulte con sus compañeros deequipo. Evite duplicar información, pues el hacerlo puede causar problemas de localización e interpretación de consultas y reportes.


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• En el área de escogencia de ítems seleccione Definido por el usuario. Estas acciones se mostrarán como:

•

Al seleccionar Adicionar un nuevo ítem del menú, aparecerá una ventana para que el usuario digite el nombre del nuevo ítem. Digítelo y presione <ENTER>.

El Registro de los No Clasificados

La opción de No Clasificados se encuentra disponible en ambas opciones de entrada de datos y le permite clasificar ítems vencidos, desconocidos, inútiles o demasiado variados para ser clasificados en el lugar. La clasificación se hace posteriormente, una vez que disponga de recursos humanos y tiempo suficiente, durante o después de la emergencia.

Esta categoría se clasifica de manera diferente a como se hace con los otros suministros, pues se realiza en dos niveles: categoría y tipo de ítem general.

Se deben registrar los suministros que lleguen hasta esta categoríasiempre, no importa cuál inútiles, inservibles o vencidos parezcan ser oestar. La información sobre ellos es importante a la hora de notificar el recibo a los donantes, para la elaboración de estadísticas para definirpolíticas nacionales sobre solicitud, recepción y manejo de suministros.


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El registro de la información particular de estos ítems implica:

• Una breve descripción sobre el contenido, estado o cualquier

observación que se considere importante en el campo Detalles.

• Registro de la cantidad recibida, a partir de dos campos de captura:

♦ Piezas/Cajas/Bultos: cantidad total de sacos, bolsas, cajas, bultos, etc.

♦ Peso - Kg.: peso de los paquetes expresado en kilogramos, si lo sabe.

Por ejemplo, si lo que recibimos es un .cargamento de ropa variada y mojada, debemos hacer los siguiente:

• Ya sea que utilice el mouse o el teclado, escoja la opción ya sea

por Listas o por Categorías y mueva el cursor hasta esa área. • Sobre categoría, seleccione No Clasificados y en Subcategoría el

tipo que corresponda al suministro. El área de ítems es desactivada por el programa. Recuerde que la clasificación se hace en dos niveles.

• Presione <ENTER> sobre la opción Añadir del menú • Registre la información solicitada en los campos: Detalles, Piezas,

Peso Kg., Sector en Bodega y Prioridad

Categorías Técnicas

Items Generales


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La pantalla de características sería :

Entrada de Datos por Disquete (medio magnético)

Se puede recibir un cargamento de suministros acompañados de un disquete en el cual viene la información de los ítems que ingresarán: el proceso de lectura y carga de los datos es automático. Los datos pueden proceder de una Unidad de Campo o de otra Bodega. Si hay ítems que ingresan, que no pueden ser clasificados, son guardados temporalmente y se puede proceder a la clasificación posterior de los mismos.

El procedimiento inicia con la selección de la unidad de disquete donde va a trabajar. Asegúrese de que esa unidad esté lista y que tiene el disquete adecuado. Si los archivos se encuentran en el disco duro, marque esa opción y especifique la ruta de acceso al directorio que los contiene. Un detalle importante: especifique la ruta hasta el nivel de subdirectorio y al final, no se olvide de colocar la contrabarra (“\”). Si los archivos se encuentran allí, entonces el programa, mostrará el listado de los que encuentre. Observe cuidadosamente la pantalla siguiente que ilustra un ejemplo de acceso al disco duro.


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Una vez aceptado el archivo el programa presenta una ventana con la identificación de la entrada:

En la pantalla anterior un elemento importante es colocar, los pesos generales de los suministros que se están recibiendo, utilizando la opción Peso Total estimado en Kg, esto es muy importante ya que lo mismo permite conocer posteriormente, mediante reportes, las cantidades generales recibidas por categoría en la bodega. Seguidamente se listan los suministros de la entrada con sus cantidades, y el programa solicita que le confirme las cantidades recibidas y los sectores de almacenamiento hacia los cuales irán los suministros. Terminado este proceso, con la tecla <ESC> se da por aceptada y confirmada la información.


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En este paso, que es de verificación, se deben confirmar las cantidades que se están recibiendo, para esto el campo CANTIDAD RECIBIDA, puede ser editado. Así mismo, se debe definir el lugar de almacenamiento para cada item, para esto se presiona <ENTER>, en el campo SECTOR EN BODEGA, con lo cual se despliega una lista con los sectores de la bodega que han sido previamente definidos. Si se intenta ingresar un archivo previamente procesado el programa presenta un mensaje de error. Luego que se ha procesado este archivo, se continua con los siguientes, repitiendo el proceso. Cuando se ha leído anteriormente un archivo con la extensión .WDE, el programa lo marca como tal. Por lo tanto no podrá ser leído nuevamente. Si intenta hacerlo, el programa dará un mensaje de advertencia y regresará al menú principal, cancelando el proceso de incorporación.


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La consulta y modificación de las entradas

Las opciones Ver/Modificar por número, Ver/Modificar por Lista y Ver/Modificar por parámetros permiten el acceso a las mismas pantallas que hemos utilizado hasta el momento para la Entrada manual.

Consultas y modificaciones sobre entradas específicas

La opción Ver/Modificar por número lleva a la entrada si se conoce el número de la misma. El programa le presenta la siguiente ventana para que digite el número del entrada:

En caso de que el número no corresponda a alguno registrado, el programa se devuelve al Menú principal y presenta un mensaje notificando el error en la búsqueda. Verifique el número. Si tiene duda o no lo recuerda utilice otras formas de consulta mencionadas adelante. Si el número es válido, presenta la pantalla de Identificación de la entrada. En la Pantalla principal de manejo de ítems, para hacer las consultas y modificaciones, siga los mismos procedimientos que utilizó para la creación: Si su consulta es sobre un ítem específico, una vez seleccionado, el cursor se colocará sobre la opción del menú Modificar Item seleccionado. Al presionar <ENTER> accesará la pantalla donde se listan las características generales y de cantidad total del mismo. Si presiona <ENTER> nuevamente, ingresará a la pantalla de características. Para esto lo más conveniente es utilizar la opción Ver todos los ítems del documento.


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Lista de entradas

Cuando el usuario no conoce el número de entrada, puede realizar la Consulta/modificación por medio de Ver/Modificar por Lista. El programa presenta la siguiente pantalla, sobre la cual el usuario desplaza la barra hasta la entrada buscada y presiona <ENTER> para seleccionar:

Se pueden utilizar las teclas del cursor o <TAB>, para moverse horizontalmente y ver la información de otros campos que están situados a la derecha en la pantalla.

Consulta/modificación por parámetros

En ocasiones las consultas se hacen por rangos de fechas o por algún tipo de consignatario de interés. Para ello utilizamos Ver/modificar por parámetros, la cual es muy útil cuando no se conoce exactamente cual es la entrada que se desea editar. Muestra una pantalla compuesta básicamente por dos áreas:

∗ La definición del rango de fechas: fecha inicial y fecha final ∗ La selección del consignatario y la clase de entrada.


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Una vez que el usuario define los parámetros de la consulta y selecciona Aceptar el programa le muestra la lista de los entradas seleccionados.

Si desea consultar sin considerar rangos de fechas, simplemente presione <ENTER> sobre los campos en blanco, o puede seleccionar Todo.

Reporte de entrada por clase

Al igual que como se hace en la consulta por parámetros, esta opción le permite al operador darse cuenta de qué tipos de suministros han ingresado, en un período de tiempo determinado y en una clasificación específica:

Por ejemplo, si se desea conocer qué tipos de suministros han ingresado en un período determinado en la categoría de Necesidades Personales/Educación, basta con definir los parámetros de selección como se ha hecho en la pantalla siguiente. Recuerde que si escoge Todo el programa listará todo el contenido de la categoría o subcategoría.


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Si no existe información disponible el programa mostrará un mensaje de error y retornará al Menú principal. Si está disponible el resultado será:

El paso siguiente es imprimir la información, si se presiona <ESC>, se tendrá un reporte por pantalla de las entradas por clase, aquí el usuario podrá examinar la información sin necesidad de imprimirla en forma inicial, si lo que se desea es tener un reporte impreso, se presiona <ESC> o se presiona el botón Ok.

Siempre, se presentara la siguiente pantalla:


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Aquí el usuario puede decidir imprimir el reporte o bien verlo nuevamente en la pantalla.


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La solicitud de suministros

La solicitud de suministros implica recibir, no satisfacer, una demanda de ítems. Las opciones disponibles en este encabezado son:

En general el proceso implica la identificación de la organización solicitante y la definición de las características de la solicitud. Las opciones Ver/Modificar por número de solicitud y Ver/Modificar por lista de solicitudes permiten el acceso a las mismas pantallas que hemos utilizado hasta el momento para la Entrada Manual.

La creación de la solicitud

La primera actividad durante la creación de la solicitud es la identificación. Al igual que con las “entradas” y los “envíos”, el programa asigna un número consecutivo automáticamente a cada una de las solicitudes creadas, así como la fecha y la hora.


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La caja de selección Organización, identifica a la institución solicitante. Si no hay ninguna o no parece, defínala seleccionando Nueva Organización. Al presionar <ENTER> sobre este título muestra una caja donde debe digitar el nombre de la organización, la cual se mantendrá disponible para ésta u otras solicitudes posteriores. Igual situación se repite para la caja Destino. El siguiente paso es registrar los suministros que componen la solicitud. El usuario podrá observar que la pantalla para hacer esto es la misma que utilizó para la definición de la Entrada manual de los ítems, llegando por Listas Alfabéticas o por Categorías Técnicas del ítem en específico. Al añadir un nuevo ítem, aparecerá la siguiente pantalla:

Al Grabar el ítem el programa nuevamente le coloca en la misma pantalla para que repita el proceso. Para salir al menú principal vaya a la opción Salir.

Imprimir solicitud El procedimiento para imprimir la solicitud es muy simple: 1. En la selección de parámetros escoja un rango de fechas, o déjelo en

blanco para considerar todas las fechas. 2. Escoja una organización. 3. De la lista de solicitudes que el sistema muestra, escoja la de interés

con la barra de selección y presione <ENTER>. 4. Prosiga el proceso de impresión.


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La autorización de los suministros

Por medio de las opciones del encabezado Solicitudes, se responden a las solicitudes de suministros previamente definidas en el sistema, en base a las existencias disponibles. Las opciones disponibles son:

El proceso de autorización

Responder a una solicitud puede hacerse de dos maneras: 1. Por medio de las autorizaciones según número de solicitud o, 2. Por medio de las autorizaciones según lista de solicitudes, en donde el

operador se mueve sobre una lista para seleccionar.

La caja de selección Organización identifica a la institución solicitante. Si no hay ninguna o no aparece, seleccione Nueva Organización. Al presionar <ENTER> sobre este título se muestra una caja de definición


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donde deberá digitar el nombre de la organización, la cual quedará disponible para otras solicitudes posteriores. Igual situación se repite para la caja Destino. En Observaciones se coloca la información de referencia considerada importante. El siguiente paso es Responder a la solicitud, por medio de la siguiente pantalla:

El menú al centro de la pantalla es el que permite su manejo. Las demás áreas presentan información sobre la solicitud. Por ejemplo, si la solicitud consiste en raciones familiares, utensilios de cocina y kits de aseo personal, el sistema responderá a cada solicitud individualmente. Las opciones del menú son las siguientes: <Anterior> Avanza al ítem anterior de la lista de solicitud, a excepción de cuando se encuentra en la primer ítem de la lista. <Próximo> Avanza al ítem siguiente de la lista de solicitud, a excepción de cuando se encuentra en el último ítem de la lista. <Responder> Inicia el proceso de verificación de existencias para responder a la solicitud.


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Una vez que se ha seleccionado Responder, el sistema interroga si desea atender la solicitud solamente con el ítem solicitado o si puede ofrecerle otros ítems alternativos registrados en esa subcategoría:

Una vez definido lo anterior, en la mitad inferior de la pantalla principal aparecerá un listado con todos los ítems en existencia, reportando la cantidad disponible. El usuario debe digitar la cantidad por asignar en el espacio denominado A SER ENTREGADO:

Posteriormente se activa en la pantalla principal el área de definición del estado de la entrega: parcial o total.

Una vez definido el tipo de entrega el sistema muestra un pantalla para la verificación de las ítems y las cantidades a entregar.


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Entregar la solicitud autorizada

Al escoger esta opción aparecerá un listado con las solicitudes autorizadas pero no entregadas. Siga el siguiente procedimiento para imprimir la autorización: 1. En la lista de solicitudes autorizadas, seleccione la de su interés, 2. Siga el procedimiento descrito,

Imprimir form. de entrega

Cuando se selecciona esta opción aparece una pantalla que muestra el resumen de todas las entregas registradas hasta el momento:


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Para accesar alguna coloque la barra de desplazamiento sobre ella y presione <ENTER>. Al hacerlo aparecerá una pantalla con el reporte de la entrega:

Al seleccionar Ok, el sistema permite imprimir el reporte de la entrega o bien verlo nuevamente en la pantalla.

Entrega Directa

Esta opción permite la entrega de ítems en forma directa, según lo muestra el procedimiento siguiente:

Para realizar una entrega directa, debe posicionarse primero sobre la opción Entregas del menú principal, en Entregar Items.

La entrega directa, no requiere autorización, cuando se hace esta el sistema solamente solicita los datos de la organización a la cual se le darán los suministros y luego presenta una pantalla, en la cual se listan todos los items que tienen cantidades disponibles para entregar en la bodega, tal y como se puede ver en la siguiente pantalla:


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En la pantalla que se muestra el usuario debe digitar las cantidades que desea asignar en el campo A SER ENTREGADO, en base a las cantidades restantes, cuando termina el proceso se presiona <ESC>, seguidamente se puede ver un resumen de lo que se esta entregando, en este punto se pueden introducir correcciones o bien proseguir con el proceso de entrega e imprimir un recibo de la entrega, si así se desea.


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El trasiego de los datos

La opción de trasiego de datos esta diseñada para permitir el envío de los datos de la bodega hacia otro Módulo de Bodega o a SUMA CENTRAL. La información de las existencias actuales de los diferentes tipos de suministros disponibles se envía a esos dos lugares. Esa información que se envía solamente puede ser consultada a través de reportes tanto en SUMA CENTRAL, como en el Módulo de Bodega. De igual manera a través de la opción de Trasiego de datos se puede recibir información de otra bodega, para consultar los datos sobre las existencias en el otro lugar, a la fecha del reporte. Esta opción cuenta con cuatro alternativas:

Incorporación de datos de otro Módulo de Bodega Por medio de esta opción se incorporan los datos enviados por otra bodega. Es importante tener en cuenta que los datos se incorporan solamente en modo de consulta y para efectos de reporte.

Antes de realizar la incorporación, los archivos reportados por la otra bodega se leen desde A: o B: o desde el disco duro en C:\SUMASTO\IN_OUT. Este directorio es creado en forma automática por el programa durante la instalación.

Al utilizar la opción de Incorporación, si existen datos, el sistema presentará la siguiente pantalla:


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Como se puede ver en la pantalla, se presentan los datos de la bodega a incorporar con el código de identificación de la bodega (asignado por el sistema), el nombre de la bodega y la fecha en la que se hizo el reporte de los datos. Si se responde positivamente en esta pantalla, se incorporan los datos para ser consultados. Si habían datos anteriores sobre la misma bodega que se está incorporando, los mismos son sustituidos. Los datos que verá de esa bodega son los correspondientes a la fecha en que se están recibiendo.

Preparar datos para otro Módulo de Bodega

Por medio de esta opción, se preparan los archivos con la información de las existencias en la bodega, para reportarlos a otra bodega o a SUMA CENTRAL. El proceso se realiza en forma automática y los archivos quedan depositados en el directorio C:\SUMASTO\IN_OUT, en A: o B: Al hace uso de esta opción se puede ver la siguientes pantallas:


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Ver otras bodegas incorporadas Mediante esta opción se tiene un listado por pantalla de las bodegas que están incorporadas en la bodega actual, para consulta de existencias. Se puede ver la siguiente pantalla:

En la pantalla que se ve anteriormente existen varias bodegas incorporadas, se puede desplazar con el cursor por la lista y en forma automática se presentara el detalle de cada bodega en la pantalla superior. Para salir y regresar al menú principal se presiona <ESC>.


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Los reportes

La elaboración de reportes impresos se hace con en el encabezado del menú Reportes.

En general, todos los reportes mantienen un estándar en el modo de presentación, los reportes se muestran primero en pantalla, para que el usuario pueda examinarlos, sin necesidad de imprimirlos y seguidamente el reporte puede ser impreso, si así se desea:

Antes de iniciar la creación de cualquier reporte impreso, verifique que su impresora esté en buen estado y conectada a la computadora, tengapapel y se mantenga lista para imprimir (on-line). Recuerde que todos los reportes del Módulo de Bodega se imprimen en impresoras de 80 o 132columnas.


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Recibos de entrada y formulario de Entrega

Salvo pocas excepciones, estos dos reportes mantienen el estándar de presentación y manejo de ventanas de las opciones listadas en el encabezado de Autorización, explicado anteriormente.

Reporte de existencias

Este reporte es un resumen sobre las existencias de un ítem o conjunto de ítems en una bodega específica. Para elaborar este reporte, el usuario debe: 1. Seleccionar la bodega de interés.


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2. Seleccionar los parámetros para la definición de la búsqueda

3. Si el suministro ha sido registrado, entonces mostrará la siguiente

pantalla con el resultado de la búsqueda.


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Entradas por Fecha e Items entregados por destino

Estas opciones le permiten listar todas las entradas registradas en la bodegas, basado en la selección de una serie de parámetros, tales como un rango de fechas, categoría, subcategoría e Item. Por su similitud las explicaremos conjuntamente:

Si selecciona el parámetro Todo, se tiene un reporte con la información de todas las bodegas que estén consolidadas o bien se puede seleccionar solamente una en especifico.


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Verificar Existencias.

Dentro de las estrategias de administración de la bodega, se definen los valores mínimos, máximos y de reorden (volver a ordenar el ítem porque se llegó a un nivel crítico) necesarios para asegurar la existencia de un suministro en un momento determinado. Con este reporte, el usuario puede verificar con base en la definición de esos valores, la condición de su inventario para cada producto .

Recuerde que si mantiene los espacios de las fechas en blanco y presiona<ENTER> en ellos se listará la información para todas las fechas registradas.


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Para elaborarlo el usuario debe: a-) Establecer el valor de la selección, basado en el parámetro y en el criterio del tipo de suministro:

b-) Revisar el listado resultante, especialmente las columnas referentes a los criterios de mínimo, máximo y reorden.


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Interfaz a Excel En la versión 5.1 para Windows, se puede obtener los reportes del sistema en formato de hoja de calculo Excel, mediante esta opción el usuario puede seleccionar cuales de los archivos de datos del sistema desea.

Para seleccionar se marca la casilla correspondiente en Datos a Trasladar, el nombre de archivo en Excel esta dado por defecto en la columna Nombre Archivo, los archivos generados quedaran en el fólder(directorio), del disco duro donde esta instalada la bodega, por defecto es C:\Sumaws51.


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Los utilitarios

El encabezado “Utilitarios” del menú principal, conduce al siguiente submenú:

Indexar archivos

Permite dar mantenimiento a los índices de los archivos de la Base de Datos. Se puede utilizar si en algún momento se percibe algún problema en su funcionamiento.

La protección de la información

En la introducción de este manual insistimos en la necesidad de proteger los datos del sistema. Por esta razón, se ha instalado en el Módulo de Bodegas dos opciones para el respaldo y restauración de los datos, Respaldar Datos y Restaurar Datos respectivamente, que en caso de requerirse pueden ayudarnos a reconstruir mucha de la información que se perdiera por la presencia de virus, fallas en el disco duro o cualquier otra eventualidad.

Para respaldar los datos con el comando Respaldar Archivos, el usuario debe:

1. Seleccionar la unidad de disquete; A: o B: 2. Verifique que el disquete sea el correcto, esté en blanco,

formateado y que está colocado en la unidad respectiva. Cuando esté seguro, coloque el cursor sobre la opción SI y presione <ENTER>.

Debe tenerse mucho cuidado al utilizar estas herramientas !!


Marzo, 1999 69

3. Espere la realización del proceso. Si es exitoso el sistema mostrará un mensaje de indicación y vuelve al menú principal, en caso contrario mostrará los mensajes de error respectivos.

Para recuperar los datos con el comando Restaurar Archivos:

1. Insertar el disquete en la unidad correspondiente

2. Seleccionar la unidad de disquete de la pantalla mostrada y

presionar <ENTER>.

Espere a que la transferencia se realice. Si es exitosa se mostrará un mensaje y se vuelve al menú principal.

Acerca de SUMA

Muestra información sobre el desarrollo del Sistema de Administración de Suministros, tal como su versión, equipo de desarrollo, etc..

Tablas del Sistema

Mediante la opción de Tablas del sistema se pueden modificar las tablas de categorías, subcategorías e items del sistema, así como la tabla de títulos, la cual contiene los rótulos que aparecen en los menús y pantallas, es decir se agregan en forma permanente nuevas subcategorías o items y se editan los rótulos, a fin de que el sistema pueda ser personalizado o adaptado a una organización o situación especifica.

1. Dependiendo de la cantidad de información almacenada y de la capacidad de la unidad seleccionada, puede que requiera de más de un disquete. Esté preparado con disquetes adicionales, en blanco y formateados.

2. Etiquete claramente el disquete como de respaldo, anote la fecha, hora de realización y el número de la unidad de campo.

Sistema de Manejo de Suministros Humanitarios SUMA 5.1... · Consultas y modificaciones sobre...

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