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Sistema de Monitoreo de Gestio n Educativa Territorial de Lima Metropolitana

Equipo de Estadística y Monitoreo – OPP/DRELM

Octubre de 2015

PROTOCOLO DE USO, GESTIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA TABLET

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I. INTRODUCCIÓN

La Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana – DRELM, viene

impulsando conjuntamente con las siete UGEL, procesos de monitoreo y evaluación

de la gestión educativa territorial para poder medir los niveles de avance de

resultados y logro de metas en la implementación de los programas, modelos de

atención, proyectos y estrategias de intervención propuestos por la política del

sector; lo que demanda contar con monitores especializados en procesos de recojo y

sistematización de información, creativos, proactivos y con sólida formación moral y

ética en el manejo y gestión de información, antes, durante y después de dicho

proceso. Por ello, la Oficina de Planificación y Presupuesto de la DRELM, a través del

Área de Estadística y Monitoreo brinda asistencia técnica y capacitación a los

monitores de la DRELM y sus Instancias de Gestión Educativa Descentralizadas (07

UGEL) en ejes prioritarios definidos, considerando la gestión territorial en el ámbito

de Lima Metropolitana.

La capacitación y asistencia técnica va a permitir que los monitores, que en el

sistema de monitoreo son considerados actores claves en el proceso de recojo y

sistematización de información para la toma de decisiones, cuenten con las

competencias necesarias para implementar el sistema de monitoreo y aplicar las

herramientas tecnológicas así como dispositivos, aplicativos web, instrumentos y

protocolos definidos para las acciones del monitoreo y evaluación. Estos equipos de

monitores locales van a dar soporte a las distintas áreas de las UGEL y los Equipos

Pedagógicos Territoriales en el desarrollo de las distintas actividades relacionadas

con el monitoreo.

Una de las estrategias en la implementación del sistema de monitoreo y gestión

educativa territorial que la DRELM viene implementando es automatizar los

procesos de sistematización de información a través de una plataforma web y para

el recojo de información se han adquirido 193 tabletas para optimizar y agilizar los

procedimientos de recojo de información de los distintos programas y modelos de

atención descritos anteriormente. Estas Tablet son de marca HP, modelo Pro Slate

10 EE G1 y cada una cuenta con una SIMCARD (Chip) con un plan de datos que

permitirá tener internet en dichos dispositivos para poder transmitir información,

vía los formularios web, y las evidencias al instante on-line (en tiempo real) y poder

tener la información, reportes e informes oportunamente.

En este protocolo se presentan las principales consideraciones a tener en cuenta

para la administración, recepción, gestión, custodia y préstamos de las tabletas en

las UGEL durante los procesos de ejecución de los planes de monitoreo. Se

describen acciones previas, durante y posterior al proceso de recojo de información

usando las tabletas para así hacer un uso óptimo, responsable, efectivo y productivo

de dichas herramientas tecnológicas que son un soporte importante al Sistema de

Monitoreo y Gestión Educativa Territorial.

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II. DEFINICIONES GENERALES

2.1. ¿Qué es una Tablet?

Una tableta, o también llamada tablet (tablet o tablet computer), es una

computadora portátil integrada en una pantalla táctil (sencilla o multitáctil) con la

que se interactúa con los dedos, sin necesidad de teclado físico ni ratón, estos son

reemplazados por un teclado virtual y, en determinados modelos, por una

minitrackball integrada en uno de los bordes de la pantalla.

2.2. ¿Qué características tiene la Tablet que usaremos?

Criterios Descripción

Sistema Operativo Preinstalado: Android 4.4.4

Procesador Intel® Atom™ Z3735F 1.83-GHz processor (quad core)

Panel 10.1-in, (1280×800), WXGA, AntiGlare (AG), ultraslim, light-emitting (LED) backlit, 10-point IPS capacitive TouchScreen display panel

Memoria Memory integrated onto system board. Support for the following memory configurations: 1.0-GB, (4-Gbit, 256-MB × 16 DDR3L, qty 2)

Puerto Audio: 3.5-mm headphone/microphone combo jack (supports North America-type headset only) Micro HDMI port Micro USB 2.0 AB type port Power connector

Almacenamiento Embedded Multimedia Card (eMMC) NAND flash v 5.0, in 16.0-GB configurations

2.3. ¿Qué marca y modelo es Tablet que usaremos?

La marca es HP y el modelo es Pro Slate 10 EE G1, la misma que se muestra en la

siguiente imagen:

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Conociendo las funcionalidades físicas y táctiles de las tabletas.

2.4. Identificación de Componentes

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2.5. Encendido de la Tablet.

2.6. Descripcion de la Pantalla de Inicio y cómo apagar la Tablet:

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III. USO Y GESTIÓN DE LAS TABLETAS

3.1. ¿A quién les pertenece las Tablet?

Las 193 Tabletas son de propiedad de la DRELM y son entregadas con ACTA en la

modalidad de préstamo a las UGEL, al responsable del Área de Planificación y

Presupuesto, quienes son los responsables de su administración ya que los

dispositivos son parte de las herramientas del equipo de Estadística y Monitoreo, y

su uso se dará en el marco de las actividades de Monitoreo y Evaluación planificadas

y acordadas con las demás áreas de la UGEL y Oficinas correspondientes en la

DRELM.

3.2. ¿Quiénes usaran las Tablet?

Las únicas personas que usaran las Tablet son aquellas que estén cumpliendo el rol

de Monitor en un proceso planificado y programado de recojo de información. Un

Monitor puede ser eventualmente un especialista de nivel de la DRELM o UGEL, de

cualquiera de las oficinas o áreas. Solo cumplirá el rol de Monitor cuando sea

designado para tal función y en ese caso le corresponde hacer uso de una Tablet,

considerando que su uso previamente ya está calendarizado.

3.3. ¿Quién gestiona la entrega y recojo de las Tablet en las UGEL?

Las Tablet estarán bajo la administración del Área de Planificación y Presupuesto de

cada UGEL, quienes en coordinación del Área de Abastecimiento (patrimonio) y el

Área de Tecnologías de la Información custodiaran y darán soporte para que su uso

sea fluido y dinámico, además tenerlas siempre operativas y disponibles para cada

proceso de monitoreo.

3.4. ¿Cómo se da el proceso de entrega y recepción de las Tablet?

Quien estrega las Tablet en calidad de préstamo será la DRELM y quien recibe las

mismas serán los responsables del Área de Planificación y Presupuesto de las UGEL,

con el apoyo de las áreas de Abastecimiento y Tecnología de Información teniendo

en cuenta las siguientes consideraciones:

a. El Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto, la Responsable del área de

patrimonio de la Oficina de Abastecimiento, con la verificación técnica del Área

de Tecnología de Información, en representación de la DRELM, hacen entrega

mediante ACTA DE ENTREGA, en el que se detallan la cantidad de Tabletas y

cantidad de SIMCARD asignadas, a los responsables del Área de Planificación y

Presupuesto, quienes representan a cada UGEL para la firma del acta

correspondiente y recepción física de las Tabletas asignadas.

b. El área de TI de cada UGEL verificará el correcto funcionamiento de los equipos

y además brindarán soporte técnico en el uso de las Tabletas.

c. En cada UGEL el uso de las Tabletas será de uso exclusivo por los monitores en

el proceso de monitoreo y evaluación previamente planificadas.

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d. Una vez que las tabletas fueron recepcionadas por la UGEL, estos son

entregados según un cronograma elaborado participativamente y por cada

proceso de monitoreo a cada Monitor mediante el “ACTA DE ENTREGA DE

TABLETAS A MONITORES” que se adjunta al presente protocolo.

3.5. ¿Soy Monitor y cómo aprendo a manejar las Tablet?

Todo aquel que asuma el Rol de Monitor en la DRELM y en las UGEL será

capacitado previo a todo proceso de monitoreo, adicional a ello, en la DRELM y UGEL

tendrán asistencia técnica permanente en dos aspectos:

Aspectos de gestión: que estará a cargo de la Oficina o Área de Informática

de la DRELM o UGEL según corresponda y orientará a los monitores en el

caso de averías, pérdida, fallas de hardware o software, seguridad, cuidados

y mantenimientos, entre otras referidas a la funcionalidad técnica y física de

la Tableta.

Aspectos de uso: que estará a cargo del área de Estadística y Monitoreo de

la DRELM o UGEL según corresponda y orientará a los monitores sobre la

aplicación de instrumentos, las fechas de aplicación, captura de evidencias y

formas de reportan la información mediante el uso de sus funcionalidades.

3.6. ¿Cómo solicitar una Tablet si soy designado como Monitor?

Los especialistas de Estadística y Monitoreo de la DRELM o UGEL son los

responsables de brindar información e indicar los procedimientos de entrega de las

Tablet, así mismo, brindaran asistencia técnica y capacitación sobre todo lo

concerniente al uso de la Tablet y aplicación de los formularios web y protocolos de

aplicación, el documento de entrega es el “ACTA DE ENTREGA DE TABLETAS A

MONITORES”.

3.7. ¿Cuándo solicitar las Tablet?

Los monitores designados conocerán previamente las fechas de inicio y fin de los

cronogramas de monitoreo y las Tablet serán solicitadas previamente a cada

proceso de monitoreo y entregadas al finalizar dicho proceso. Tanto la recepción

como entrega de las Tablet se realizaran con una Ficha de gestión de las Tablet que

debe ser firmado por el que recibe y entrega el equipo y además, donde se consignan

los datos del Jefe inmediato o área responsable a la que pertenece el monitor y

también el Jefe de Planificación y Presupuesto de la DRELM o su equivalente de la

UGEL.

3.8. ¿Cómo reestablecer si pierdo una Tableta?

Para restablecer una Tableta perdida se debe tener en consideración el costo

individual de S/. 1,700.00 (mil setecientos con 00/100 nuevos soles)

aproximadamente. Consultar sobre la adquisición con el área de tecnologías de

información de la DRELM o UGEL.

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IV. RECOMENDACIONES DE USO DE LAS TABLET

4.1. ¿Qué acciones puedo hacer o no en las Tablet?

Nro. Acción Sí No

01 Usar aplicativos (formularios web) previamente instalados para el proceso de Monitoreo

x

02 Usar correo electrónico x

03 Usa Facebook, Twiter, You Tube y otras redes sociales. x

04 Navegar en Internet x

05 Tomar Fotos x

06 Capturar videos x

07 Usa localizador GPS x

08 Descargar y/o escuchar música en cualquier formato x

09 Usar aplicativos de Google Drive (uso temporal) x

10 Usar Google Maps (uso temporal) x

11 Navegar en el Escale (uso temporal) x

12 Usar WhatsApp x

13 Realizar llamadas x

14 Usar memorias externas Micro SD x

15 Usar los conectores de USB o HDMI x

16 Conexión al WiFi de la IE (si no cuenta con el servicio) x

17 Almacenar información personal x

18 Desplazar la Tablet fuera de los destinos (rutas) previamente planificadas para el Monitoreo

x

19 Colocar la Tablet en el piso o lugares que pongan en riesgo su integridad (luz solar, humedad, polvo, etc.)

x

20 Desarmar la Tablet x

21 Conectar periféricos y/o dispositivos ajenos a las Tablet x

22 Instalación de programas y/o aplicaciones adicionales a las existentes

x

Se debe considerar el Plan de Datos con el que cuenta cada Tableta, para poder

optimizar su uso. El plan mensual de 24 días por mes considera:

El Plan mensual es de 1GB (1,0224 Mega Bites).

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V. ASISTENCIA TÉCNICA Y USO PARA MONITORES

5.1. ¿Qué hago si la Tablet presenta alguna falla técnica?

En el caso de detectar en la Tablet algún tipo de falla como: No enciende el equipo (a pesar de tener la batería cargada). La pantalla se ve borrosa. La batería se descarga inmediatamente. La imagen esta estática y no responde. Otros casos de falla técnica u operativa de la Tablet.

En cualquiera de estos casos debe ponerse en contacto con el área de informática de la UGEL o DRELM según corresponda, asimismo notificar al Especialista local de Monitoreo de la UGEL. 5.2. ¿Qué hago si requiero orientación en el uso de la Tablet?

En el caso de necesitar algún apoyo u orientación en el uso de la Tablet o al manejo de algún aplicativo o formulario debe ponerse en contacto con el Especialista local de Monitoreo del equipo de Estadística y Monitoreo – área de Planificación y Presupuesto de la UGEL, adicionalmente, puede notificar al correo monitoreo.drelm@gmail.com.

VI. ASPECTOS LOGÍSTICOS

6.1. Actualización de Sistema Operativo.

La actualización del Sistema Operativo se realizará por parte del personal TI de cada UGEL o DRELM respectivamente. 6.2. Instalación de Antivirus.

La instalación del antivirus estará a cargo del personal de TI de la UGEL o DRELM, siendo el software antivirus el AVAST. 6.3. Gestión de la Garantía de las Tabletas.

La garantía de los equipos ya distribuidos se realizará a través de las Oficinas de TI de la UGEL o DRELM. Para ello se debe generar un informe en el que indique el o los desperfectos técnicos y en base a ello se tramitará para hacer efectiva la garantía correspondiente. 6.4. Inventario

El inventario de los equipos, forma parte de las actividades de la oficina de patrimonio de la DRELM, no obstante, el área usuaria (estadística y monitoreo) de la UGEL y DRELM llevarán un control de los equipos con la finalidad de realizar un seguimiento para efectos de buen y óptimo uso, asistencia y soporte técnico y garantía de los equipos.

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ACTA DE ENTREGA DE TABLETAS A MONITORES SISTEMA DE MONITOREO Y GESTIÓN EDUCATIVA TERRITORIAL DE LIMA METROPOLITANA

NOMBRES Y APELLIDOS DEL MONITOR N° DE DNI RED UGEL

CENTRO LABORAL

OFICINA O ÁREA CARGO N° CELULAR

JEFE APP/OPP UGEL-DRELM

NOMBRES APELLIDOS DNI

NOMBRES Y APELLIDOS DEL JEFE INMEDIATO DEL MONITOR CARGO, OFICINA O ÁREA

DATOS DE LA TABLETA

MARCA Y MODELO N° DE SERIE N° CIB

Inventario 2015 N° SIMCARD

HP Pro Slate 10 EE G1

PROGRAMA / NIVEL A MONITOREAR FECHA DE INICIO FECHA DE FIN

COMPROMISOS DEL MONITOR AL RECIBIR LA TABLETA

Por la presente, dejo constancia de aceptar las siguientes condiciones de préstamo de las Tabletas para realizar actividades y procesos de monitoreo:

1. Recibo el equipo en óptimas condiciones al igual que sus accesorios (lápiz óptico, cargador y adaptador). 2. Declaro haber sido capacitado en el uso y conservación del equipo y me comprometo a usar adecuadamente la

Tableta y conservarlo adecuadamente. 3. Me comprometo en devolver el equipo en la fecha indicada luego de finalización del monitoreo. 4. Me comprometo en reponer en caso de pérdida o daños al equipo de forma inmediata. 5. Acepto usar el equipo estrictamente siguiendo el manual de uso y recomendaciones dadas. 6. Me comprometo a no instalar aplicaciones adicionales en la Tablet ni modificar su configuración. 7. Firmo voluntariamente el presente documento en señal de conformidad de las condiciones señaladas

anteriormente.

Lugar y fecha: ………………………, .… de ……….…………de 201….

…………………………………………………………. FIRMA DE QUIEN ENTREGA N° DE DNI: ……………………………………

………………………………………………………………….. FIRMA DE QUIEN RECIBE N° DNI: ……………………………………….