SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. Se desea diseñar un sistema para la dirección de eventos científ icos. El sistema controla todo un evento desde su caracterización hasta el informe de la participación y el balance f inanciero de éste. Dicho sistema tiene las siguientes

características:

Lo primero que hay que hacer es lanzar el evento científico para lo cual hay que caracterizarlo. Se debe definir el título del evento, el Coordinador General, la duración (fecha de inicio y fin), las

temáticas, las comisiones, las conferencias, mesas redondas y show rooms. A nivel general se debe registrar la cuota por tipo de participante y los patrocinadores.

Así mismo, un evento se puede llevar a cabo en uno o varios locales. Los locales tienen un número,

descripción y tipo (sala de hotel, centro empresarial, o centro de convenciones), dirección, ubicación (piso),

capacidad, lugar (nombre del hotel, nombre de la empresa, etc) y horario dispon ible.

Las comisiones son las encargadas de ciertos aspectos del desarrollo del evento. Existen comisiones encargadas de la evaluación y concurso de ponencias. Por cada una de estas comisiones se debe registra el nombre, la cantidad máxima de

ponentes, la cuota por ponente y las normas de presentación del resumen de las ponencias.

Existen otras comisiones encargadas de las conferencias, mesas redondas y show rooms y de atender a los expositores.

Así también existen comisiones encargadas de los gastos, los aspectos técnicos, los almuerzos, etc. Existe un coordinador por cada comisión.

Se deben recibir las solicitudes de participación de los ponentes y controlar el estado de la ponencia al evento

(presentado resumen, aprobada la ponencia, entregada la ponencia, cobrada la ponencia, presentada la

ponencia).

Por cada participante se registra el nombre, cargo, Empresa de procedencia y tipo. Los tipos de participante son los siguientes: asistente (que pagan por la inscripción), estudiante (que pagan la mitad del costo de inscripción), expositor (que no paga) y promotor (que son las personas técnicas encargadas de los show rooms y que no participan de ninguna otra

actividad en el evento).

En las conferencias participa un expositor, en las mesas redondas muchos expositores y en los show rooms uno o muchos promotores.

Se deben controlar los gastos del evento y los ingresos y emitir un balance financiero final. Se deben controlar las ponencias presentadas, los asistentes a cada ponencia y la cantidad de intervenciones en ellas para conocer las temáticas de mayor interés.

Se deben guardar los resúmenes de las ponencias presentadas, para lo cual los autores deben enviar una copia en disco f lexible con determinado formato preestablecido. Posteriormente estas serán publicadas en las memorias del evento .

El sistema debe planif icar el evento, o sea, determinar día, hora y lugar de cada ponencia, mesa redonda y conferencia magistral y emitir un certif icado de participación a cada ponente y asistente.

PROFESOR: MSC Luis Serna Jherry Lima - Perú