SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS -...
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LOS ARCHIVOS EN EL INEGI: APORTACIONES A LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Hacia la construcción de una Ley General de Archivos Foro de consulta Región Golfo-Sur Manuel Cuéllar Río Mérida, Yucatán 28 de noviembre de 2014
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LOS ARCHIVOS EN EL INEGI:
APORTACIONES A LA LEY
GENERAL DE ARCHIVOS
Hacia la construcción de una Ley General de Archivos Foro de consulta Región Golfo-Sur
Manuel Cuéllar Río
Mérida, Yucatán 28 de noviembre de 2014
Temas
• Propuestas para el proyecto de la Ley General de
Archivos (LGA)
• El Sistema Institucional de Archivos del INEGI:
Automatización de procesos
Propuestas para el proyecto de la LGA
• Vías:
Crítica a la Ley Federal de Archivos
Experiencia del INEGI en la materia
• Contribuir a mejorar y estandarizar las prácticas
archivísticas
Propuestas para el proyecto de la LGA
• Críticas y aportaciones conceptuales: Destino Final (Artículo 4 fracción XIX): “Selección de los
expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico”
Guía Simple de Archivo (Artículo 4 fracción XXV): “Esquema general de descripción de las series de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al CGCA y sus datos generales”
Propuestas para el proyecto de la LGA
• Críticas y aportaciones conceptuales: Plazo de Conservación (Artículo 4 fracción XXXII): “Periodo
de guarda...en los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley...”
Vigencia Documental (Artículo 4 fracción XL): “Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables...”
Propuestas para el proyecto de la LGA
• Críticas y aportaciones generales:
Área Coordinadora de Archivos y Comité de Información
(artículos 8 y 11)
¿“Criterios de clasificación de la información” (Artículo 18
fracción X) y “auditoría de archivos” (Artículo 18 fracción XI)
como procesos archivísticos?
Propuestas para el proyecto de la LGA
• Críticas y aportaciones generales:
Lineamentos para la elaboración de sistemas automatizados
(artículos 20 y 21): posibles inconvenientes
Las Unidades de Resguardo y Enlaces del Archivo de
Concentración en el INEGI
Propuestas para el proyecto de la LGA
• Críticas y aportaciones generales:
Comité de Valoración Documental del INEGI
Dictamina el destino final de la documentación
Representantes de todas las Unidades Administrativas
Posibles beneficios de incorporar esta figura en la LGA:
Fortalecimiento y mayor presencia del Sistema de Archivos
Cuerpo colegiado coadyuvante con el AGN
Pre-valoraciones respaldadas por un cuerpo especializado
Sistema Institucional de Archivos
Quiénes lo integran:
• Área Coordinadora de Archivos
• Responsables de Archivo de Trámite (por Unidad Administrativa y
Coordinación Estatal)
• Enlaces de Archivo de Concentración (por Dirección Regional y
Coordinación Estatal)
• 380 participantes
Procesos del Sistema Institucional de
Archivos
Recepción de
documentos
Gestión Documental
Generación y envío de
documentos
Identificación de
tipo de documento
Archivo de Trámite
Apertura, integración y
cierre de expedientes
Inventario General
por Expediente
Transferencia
primaria
Recepción de transferencia
primaria
Préstamo de
expedientes
Valoración documental y
destino final
Transferencia secundaria o
Baja documental
Archivo de Concentración
Recepción de transferencia
secundaria
Conservación del
acervo
Descripción de
documentos
Consulta y reproducción de
expedientes y/o documentos
Archivo Histórico
Automatización de los procesos
• Desarrollo propio del Instituto
• Un módulo por cada proceso (simplificar su
operación)
• Aplicación apegada al marco normativo
• Herramienta de uso amigable
• Seguridad de los documentos y su información
SIA-Archivos
Bandeja de entrada
Generación/Envío de correspondencia
Seguimiento: Tablero de control
Abrir un expediente
Inventario General por Expediente
Transferencias primarias
Liberación de expedientes
Destino final
Baja documental
Difusión del Archivo Histórico
Datos del Módulo de Gestión
Documentos generados
(16/05/2011-30/10/2014) Total
Oficios 437,678
Circulares 276,306
Notas 5,732
Formatos de Control 246,635
Total 966,351
Datos del Módulo de Archivo de
Trámite
Inventario General por Expediente 2013
Áreas generadoras Expedientes registrados en
estatus abierto y cerrado
991 88,558
Datos del Módulo de Archivo de
Concentración
Expedientes registrados al 24 de noviembre de 2014
Áreas Número de expedientes
51 47,479
Comité de Valoración Documental
Año Cajas Kg Áreas
2010 6,605 164,465 17
2011 8,524 198,903 39
2012 63,175 1,263,608 52
2013 9,294 182,677 27
2014 2,110 42,885 106
Total 89,708 1,852,538 241
Bajas documentales
Comité de Valoración Documental
Documentos Número
Tabulados, memorias,
carteles, cartografía, etc. 4,176
Negativos de fotografía
aérea 984,961
Reconocimiento de valor histórico
