Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Estructuras y Control MBA Caniggia, Norberto...
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Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Estructurasy
Control
MBA Caniggia, Norberto
Presentador: Errecalde, Esteban
Cátedra: Vazquez
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
Definición de Estructura Organizacional.
Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
Mecanismos de Control.
Nuevas Tendencias.
Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Definición de Estructura Organizacional
Denominamos Estructura Organizacional al modo en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades dentro de una organización.
Se utiliza para regular la actividad diaria y las relaciones entre los distintos miembros que conforman la Organización con el fin de cumplir con los objetivos organizacionales.El Diseño Organizacional brinda una clara y rápida imagen de cómo está estructurada la empresa, sus funciones, y sus procesos internos.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
Definición de Estructura Organizacional.
Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
Mecanismos de Control.
Nuevas Tendencias.
Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Definición de Estructura Organizacional
Los parámetros de diseño organizacional dependen de la naturaleza de la Organización y del Mercado en el que está inmersa:
• Mercado e Industria en el que se encuentra la empresa: determina el nivel de flexibilidad requerido por la Organización.
• Alcance Internacional y Variedad de Productos: el alcance de una Organización puede requerir de una organización más especializada por zona geográfica o por producto para llevar un mayor nivel de especialización.
• Nivel de Capacitación de los miembros de la Organización: determina el nivel de control y estandarización de los procesos y funciones internas de una Organización.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Definición de Estructura Organizacional
CEO
LATAM EMEA APAC NORAM
OCTG ENERGY OFFSHORE COILED
IT SUPPLYCHAIN PROD COBRANZAS
LAMINADO ROLLING HEATING IT
ARGENTINA COLOMBIA MEXICO BRASIL
Por Zona Geográfica
PorProducto
PorÁrea
PorPlanta
PorProceso
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Definición de Estructura Organizacional
CEO
COBRANZAS PAGOS IT SUPPLYCHAIN
DEPÓSITOVENTAS COMPRAS
PorÁrea
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
El Diseño Organizacional siempre se encuentra supeditado a los objetivos organizacionales y a la estrategia a implementar.
• Especialización: grado en que las actividades de la organización se dividen en tareas especializadas
Especialización Horizontal: Amplitud del puesto. Define la cantidad de actividades que una persona realiza dentro de un mismo nivel jerárquico.
Especialización Vertical: Control del trabajo. Define la cantidad de actividades que una persona realiza de forma vertical (planificación, ejecución, control).
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
Especialización Horizontal:
EmpleadoCobranzas
Contacto de Clientes para coordinar Cobranzas.
Emisión de Recibos.
Contabilización de la cobranza.
Generación de Reportes de Flujos de Fondos
Alta
BajaEmpleadoCobranzas
Contacto de Clientes para coordinar Cobranzas.
Emisión de Recibos.
Contabilización de la cobranza.
Generación de Reportes de Flujos de Fondos
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
Especialización Vertical:
Proceso De
Cobranzas
Alta
Baja
Gerente de Cobranzas
Agente de Cuenta
Registrador de Cobranzas
Proceso De
Cobranzas
Registrador de CobranzasÚnico encargado de
Cobranzas
Encargado de contactar Clientes
Planificación de Cobranzas
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
• Formalización: permite definir el grado de normalización de los procesos de trabajo en la organización y el uso de reglas dentro de la misma.
Organizaciones Burocráticas: presentan como característica fundamental la formalización de los procesos.
Organizaciones Orgánicas: Presentan una mejor fluidez en los procesos internos, característico por la falta de formalización. El control es manejable en empresas pequeñas.
Excepción a la regla:
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
Formalización:
Alta
Baja
Cómo registrar una cobranza
Cómo contactarUn cliente
Cómo declararUn moroso
Cómo contabilizarUn moroso
Cómo registrarUna regularización
Cargar los datos en un Excel y darle seguimiento
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
• Capacitación: permite lograr la estandarización del conocimiento dentro de la organización. De esta manera, la Organización se caracteriza por tener los puestos marcados de acuerdo al conocimiento de las personas que los ocupan.
• Adoctrinamiento: permite que todos los miembros de la organización compartan una misma cultura organizacional y se desempeñen en base a la misma.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
CEO
LATAM EMEA APAC NORAM
OCTG ENERGY OFFSHORE COILED
IT SUPPLYCHAIN PROD COBRANZAS
LAMINADO ROLLING HEATING IT
ARGENTINA COLOMBIA MEXICO BRASIL
Form
aliz
ació
n
Parámetros de Diseño y Objetivos
Espe
cial
izac
ión
Verti
cal
Espe
cial
izac
ión
Hor
izon
tal
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
CEO
COBRANZAS PAGOS IT SUPPLYCHAIN
DEPÓSITOVENTAS COMPRAS
Form
aliz
ació
n
Parámetros de Diseño y Objetivos
Espe
cial
izac
ión
Hor
izon
tal
Espe
cial
izac
ión
Verti
cal
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
• Comportamiento de la Formalización en base al crecimiento Organizacional
Tiempo
Crec
imie
nto
Org
aniz
acio
nal:
• Núm
ero
de M
iem
bros
• Núm
ero
de A
ctivi
dade
s
Tiempo
Formalización
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
• Comportamiento de la Especialización en base al desarrollo Organizacional.
Tiempo
Crec
imie
nto
Org
aniz
acio
nal:
• Núm
ero
de M
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bros
• Núm
ero
de A
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s
Tiempo
EspecializaciónHorizontal y Vertical
Canti
dad
de P
uest
os
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Parámetros de Diseño y Objetivos
• La cantidad de personal por área o grupo de trabajo también es un fiel reflejo de la estructura organizacional, de la actividad a llevar a cabo y de la estrategia de la Organización.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
Definición de Estructura Organizacional.
Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
Mecanismos de Control.
Nuevas Tendencias.
Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
¿Qué lleva a que una Organización se estructure de una manera y no de otra?
COSTOS ACTIVIDAD ESTRATEGIAS
CONTROL CLIENTESINTERNOS
CLIENTESEXTERNOS
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
Costos• La limitación presupuestaria afecta directamente a la
posibilidad de incorporar personal y, de esta manera, ampliar la estructura organizacional con el objetivo de aumentar los niveles de control y de estructurar una organización orientada al cliente (interno o externo).
Control• Existen Organizaciones que requieren altos niveles de control
de los procesos internos debido a regulaciones externas o aspectos de calidad a cumplir.
• Formalización de Procesos (generación de tickets para pasajes a producción.• Fijación de estándares de producción.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
Actividad• La actividad define el nivel de flexibilidad de la organización,
afectando la burocratización.
Clientes Externos• El nivel de respuesta a los Clientes Externos impacta en los
procesos internos de la organización, obligando a la empresa a ser más flexible y adaptativa. La estructura se orienta hacia los clientes.
• Las estructuras se orientan hacia los clientes, al igual que sus procesos.
• A mayor flexibilidad requerida, menor estandarización y rigidez.
• A menor flexibilidad requerida, más niveles de jerarquía.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
Estrategias• La estrategia organizacional impacta en la estructura al definir
las funciones y la cultura organizacional.
Clientes Internos• Existen áreas “Core” dentro de una organización que requieren
de una especial atención por parte de las áreas “complementarias”. Esto afecta el nivel de respuesta y las funciones de estas últimas.
• Estructuración con alto nivel de respuesta hacia el área “Core”.
• Una estrategia orientada hacia la innovación constante, requiere una estructura flexible y adaptativa, impactando en la formalización y la burocratización.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
Clientes Corporate =
70% de la Facturación
Clientes Consumer=
30% de la Facturación
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Factores de Diseño
• Estructura orientada por Agrupación de clientes: Corporate y Consumer.
• Mayor partida presupuestaria al área de Corporate.
• Estructura de Tecnología orientada, en mayor medida, hacia los clientes “Corporate”.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
Definición de Estructura Organizacional.
Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
Mecanismos de Control.
Nuevas Tendencias.
Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
• Las organizaciones cuentan con distintos mecanismos de control que se ajustan a sus necesidades para cumplir con las funciones y actividades del día a día.
• Tales actividades regulan las relaciones entre los miembros de la Organización, limitando su capacidad de acción.
Mecanismos Existentes
Adaptación Mutua
SupervisiónDirecta
Estandarización del proceso de trabajo
Estandarización de los Resultados
Estandarización de las Habilidades
Estandarización de las Normas
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Adaptación Mutua
Consiste en acuerdos informales entre los miembros de una organización que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.
Suele implementarse en Organizaciones sencillas que no requieren mayores niveles de control o en altos niveles jerárquicos en donde el contacto entre los miembros es continuo e informal.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Supervisión Directa
Consiste en la coordinación del trabajo a partir del uso de órdenes de parte de una persona, hacia uno o más subordinados.
Es necesaria la presencia de un jefe o supervisor que, a través de instrucciones, coordine el trabajo de uno o más miembros.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Estandarización de Procesos
Uso de la especialización, la programación del contenido del trabajo, y la definición de los procedimientos a seguir, con el objetivo de coordinar las actividades entre los miembros de la organización..
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Estandarización de los Resultados
Uso de los resultados esperados como herramienta para coordinar el trabajo entre los distintos miembros de la organización.
Se deben fijar los objetivos y comunicarse de forma efectiva a las personas que estarán a cargo del cumplimiento de los mismos para que se efectúe la asignación de recursos correspondientes y su ejecución.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Estandarización de las Habilidades
Se trabaja sobre el miembro de la organización a través de un proceso de capacitación, o a través del proceso de contratación (previa definición de las tareas a efectuar y de las habilidades necesarias por parte del contratado).
Se controla al individuo a través de los conocimientos que éste tiene y de cómo los aplicará una vez incorporado en la organización.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Mecanismos de Control
Estandarización de las Normas
Se definen las normas que rigen el comportamiento organizacional y, a través de las mismas, los individuos que conforman la Organización se coordinan mutuamente.
Es imprescindible que las normas sean de conocimiento general y que sean compartidas por los miembros de la Organización.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
Definición de Estructura Organizacional.
Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
Mecanismos de Control.
Nuevas Tendencias.
Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Nuevas Tendencias
Estructuras Celulares
FINANZAS
CORE
PRODUCCIÓN
MarketingI & D
Compras IT
CalidadSupplyChain
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Índice
Definición de Estructura Organizacional.
Parámetros de Diseño y Objetivos. Factores involucrados en el Diseño Organizacional.
Mecanismos de Control.
Nuevas Tendencias.
Conclusión: El diseño como estrategia
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
Conclusión
No existe una única respuesta en materia de Estructuración Organizacional
La distribución Organizacional se encuentra deilmitada por el Core del negocio y por factores tales como “Actividad”, “Estrategia”, “Costos”, “Clientes Externos”, “Clientes Internos” y el nivel de “Control” que se espera.
La estructura de una Organización brinda un buen diagnóstico de cómo opera la misma y cuál es el nivel de interacción de los miembros que la componen en el día a día.
Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013
MUCHAS GRACIAS
Finalización