Los Sistemas de información

Curso: Sistemas de Información Empresarial

Nombre: Pamela Quintuprai Muñoz

Profesor Responsable: Cristian Salazar C.

Valdivia, 7 de junio de 2010

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Introducción

¿Qué son los sistemas de información?, ¿Qué tipos de sistemas de información existen?,

¿Cuál es su incidencia en chile? Estas entre otras preguntas responderá este ensayo sobre

los sistemas de información que han penetrado en todas las áreas empresariales e incluso la

vida cotidiana de todas las personas, y que han llegado para simplificar procesos, toma de

decisiones e incluso el manejo de información y datos relevantes para cada uno de los

actores que integran y participan de este mundo del uso de las tecnologías de información y

comunicación.

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Desarrollo

¿Qué son los sistemas de información? Estos se pueden precisar como un conjunto de

elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y

dispuestos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad, generalmente de

toma de decisiones, apoyando las actividades de una empresa, negocio, etc.

En cualquier sistema de información se puede identificar cuatro operaciones básicas, que al

complementarse hacen que datos y/o información sean útiles para los objetivos que están

siendo almacenados. Estas operaciones son:

1. Entrada de información: Es el proceso donde los datos recolectados se ingresan

al sistema. Se identifican dos tipos de entradas, las manuales que se proporcionan

en forma directa por el usuario y automáticas o interfaces que son datos o

información que provienen o son tomados de otros sistemas.

2. Almacenamiento de la información: El almacenamiento es una de las

actividades o capacidades más importantes ya que es a través de esta propiedad

que el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso

anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información

denominadas archivos.

3. Procesamiento de información: Es la capacidad del sistema de información para

efectuar procesamientos de datos. Estos procesamientos pueden efectuarse con

datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están

almacenados.

4. Salida de información: La salida es la capacidad de un sistema de información

para exponer la información procesada o bien datos de entrada al exterior para su

posterior uso.

La información obtenida de los sistemas de información es de utilidad tanto para el interior

de las empresas como a su entorno (clientes, proveedores, stakeholders, competidores, entre

otros), ya que a partir de esta información es que se basa la toma de decisiones,

procedimientos a seguir, entre otros.

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Clasificación de los sistemas de información

Sabemos que existen cuatro clases principales de sistemas de información que sirven a los

diferentes niveles organizacionales. En un primer nivel podemos identificar sistemas

operacionales que apoyan a la alta gerencia, manteniéndolos al día de todas las actividades

realizadas en la organización, dando respuesta a las preguntas de rutina que estos pudieran

tener. Secundando a al nivel anterior se encuentran los sistemas a nivel de conocimiento,

que actúan como apoyo al trabajo con datos en la empresa, y su propósito es el de ayudar a

los negocios a integrar nuevos conocimientos (Ortiz 2007). En un tercer nivel se observan

los sistemas de niveles administrativos, siendo su objetivo el monitoreo, control, toma de

decisiones y actividades administrativas de la gerencia mediana. Y finalmente en un cuarto

nivel están los sistemas de niveles estratégicos que ayudan a la alta gerencia a crear e

implementar nuevas estrategias y tendencias en el largo plazo

Teniendo en conocimiento lo anterior los sistemas de información se clasifican de la

siguiente manera:

Executive support systems (ESS): Un executive information system (EIS),

conocido también como executive support system (ESS), es una tecnología que

emerge como respuesta a las necesidades de información de altos ejecutivos para la

toma de decisiones, por lo que sirve a nivel estratégico de la organización. Los

ejecutivos utilizan el ESS para “tomar decisiones no rutinarias que requieren emitir

juicio, evaluación e introspección, porque no hay arreglos procedimientos escritos

para lograr soluciones. (Ortiz 2007)

Decision Support systems (DSS): Un sistema de apoyo a la toma de decisiones o

un DSS (por su sigla en inglés), es un sistema enfocado a nivel de gerencia de las

organizaciones, ayuda a los gerentes a tomar decisiones que son únicas, cambiantes

y no se proporcionan fácilmente por adelantado.

Management information systems (MIS): Este sistema sirve para las funciones

del nivel de administración, donde provee a los gerentes reportes sobre la situación

actual de la organización o información histórica de esta.

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Knowledge work systems (KWS): Provee la información necesaria en el nivel de

conocimiento de una organización. Su trabajo consiste en crear información y

conocimientos para ser correctamente usados en esta.

Office automation systems (OAS): Los sistemas de automatización de oficinas,

también llamados OAS por sus siglas en inglés consisten en aplicaciones destinadas

a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización.

Transaction processing systems (TPS): Un sistema de procesamiento de

transacciones (TPS por sus siglas en inglés), recolecta, almacena, modifica y

recupera toda la información generada por las transacciones o eventos que generan

modificaciones los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un

sistema de información producidas en una organización.

Implementación de los sistemas de información en las organizaciones

Para todas las empresas y/o organizaciones, a la hora de adquirir un sistema de información

se debe tener en consideración todas las variables que puedan afectar el desempeño del

nuevo sistema, variables como periodo de prueba del sistema, respuesta de los usuarios,

control y capacitación, entre otras.

Existen distintos tipos de software que pueden ser adquiridos, software de tipo open

source, software libre, software de dominio público, cada uno de estos software tienen

características propias, como por ejemplo la libertad de realizar modificaciones y

distribuirlo, necesidades de licencias, que se deben considerar a la hora de adquirirlos.

Además al adquirir un sistema de información, se debe considerar el proceso de puesta en

marcha del sistema donde se deberían especificar los pasos necesarios para lograr que toda

la institución incorpore el nuevo programa informático de un modo organizado y

manejable. No existen planes de puesta en marcha establecidos, ya que dependerá de cada

organización realizar un plan que sea en concordante con los requerimientos necesarios

para que sea efectivo el manejo el nuevo sistema, como por ejemplo, el contexto, las

capacidades del personal y los recursos de que dispone cada organización son distintos, por

lo que se deben considerar distintos factores para las distintas empresas. Lo descrito

anteriormente concluye que la puesta en marcha debe realizarse en diversas etapas. Cada

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etapa puede corresponder a las funciones del sistema, los niveles de la organización o las

regiones o departamentos. La “Guía práctica sobre el ciclo vital de desarrollo de sistemas

de información para las micro finanzas” realizado por el CGAP enfatizan que “es

importante planificar y establecer la secuencia del proceso de puesta en marcha y

conversión. Si bien la instalación y conversión inicial lleva normalmente entre dos y seis

meses, es posible que pase más de un año antes de que la organización logre optimizar

todas las funciones del sistema. Por lo general, esto se considera un buen signo, porque

significa que el programa acompañará el crecimiento de la organización, no sólo en el

momento actual sino también en lo sucesivo. Para cerciorarse de que el sistema funcione

adecuadamente, es importante establecer procedimientos de seguridad diarios, semanales y

trimestrales, cuando no mensuales”, estableciendo además la importancia de que el recurso

humano se capacite y esté listo a la hora de poner en funcionamiento el nuevo sistema.

La empresa Digital

Con el desarrollo de la tecnología se han observado muchos avances en todas las áreas de

trabajo, las empresas comenzaron a aprovechar las ventajas de estos nuevos sistemas de

información, como lo son las relaciones digitales (entre clientes, proveedores, empleados,

stakeholders), las redes digitales que permiten que los procesos estratégicos se gestionen

mediante estas redes, la pronta respuesta a las necesidades de los principales actores, que

utilizan estos sistemas, entre otras.

Como respuesta a aquellas necesidades, es que se desarrolló lo que se conoce como e-

commerce o comercio electrónico, que consiste en en la compra y venta de productos o de

servicios a través de medios electrónicos, tales como Internet y otras redes informáticas,

donde pueden interactuar dos o más partes en la realización de este tipo de comercio.

Además del anterior también se identifica el e-business o el negocio electrónico que hace

referencia al conjunto de actividades y prácticas de gestión empresarial resultante de la

incorporación de las tecnologías de información y comunicación a las organizaciones.

También la aparición del e-market que es un sistema de información que relaciona a

compradores y vendedores que intercambian información, servicios, productos, entre otros.

Cada uno de los métodos de hacer comercio descritos anteriormente tienen distintos

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grupos de usarios es aquí donde identificamos las relaciones existente dentro de los

distintos usuarios o comunidades de negocios que se relacionan por medio de estos

sistemas, estos son:

1. Negocio a consumidor (business to consumer): B2C por su sigla en inglés, se refiere

a la estrategia que desarrollan las empresas comerciales para llegar directamente al

cliente o usuario final.

2. Negocio a negocio (business to business): B2B por su sigla en inglés, es la

transmisión de información referente a transacciones comerciales electrónicamente,

como la compra de bienes y servicios a través de internet.

3. Negocio a gobierno (business to gobernment): B2G consiste en optimizar los

procesos de negociación entre empresas y el gobierno a través del uso de Internet.

4. Consumidor a consumidor (Consumer to consumer): C2C se utiliza este término

para definir la estrategia de negocio en la red que pretende relacionar

comercialmente el usuario final con otro usuario final.

Es a raíz de la globalización de la economía y de los adelantos en las tecnologías de

información que las empresas han debido interiorizar todas estas nuevas formas de hacer

negocios, utilizando distintas herramientas que le permitan:

Manejar en línea la información para la gestión corporativa (ERP)

Optimizar sus relaciones con los clientes (CRM)

Automatizar la cadena de suministro con proveedores y los ciclos de negocios con

los clientes (e-procurement)

Generar herramientas de comercio en línea (e-commerce)

Desarrollar y automatizar flujos de proceso (workflows)

Así las empresas podrán formar parte de este nuevo comercio y no quedar obsoletas en este

mundo cambiante.

Existen software que son reconocidos como de clase mundial como por ejemplo los

sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (enterprise resource planning)

que son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los

negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de

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una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios. Otro software es el de

administración de redes de suministro o SCM (Supply chain management) es el proceso de

planificación, puesta en ejecución y control de las operaciones de la red de suministro con

el propósito de satisfacer las necesidades del cliente con tanta eficacia como sea posible. La

gestión de relación con los consumidores o CRM (Customer relationship management)

hace referencia a una estrategia de negocio basada principalmente en la satisfacción de los

clientes, pero también a los sistemas informáticos que dan soporte a esta, siempre y cuando

esto se consiga. Y finalmente la Gestión del conocimiento o KM (Knowledge Management)

es un concepto aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la

experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso

disponible para otros en la organización. Todos los sistemas de información definidos

anteriormente son de fama mundial ya que gran parte de las organizaciones a nivel mundial

los utilizan para el mejoramiento de sus procesos, sistemas, y ámbito profesional para dar

un mejor servicio a sus usuarios.

Chile y los Sistemas de Información

Chile al igual que la mayoría de los países ha reconocido a través del tiempo la importancia

que tienen las tecnologías de información, y como su implantación y desarrollo ayudan al

avance a nivel país como por ejemplo en las áreas de educación, salud, incremento de la

transparencia, el aumento de la productividad y competitividad, de los gobiernos, empresas,

personas, en fin todos aquellos actores que componen la sociedad en la cual vivimos.

El estudio nacional sobre las tecnologías de información del 2009 (ENTI) en su informe

anual muestra como resultado que si bien las tecnologías de información han entrado al

área empresarial, ese impacto no ha sido como se hubiese esperado, ya que si las empresas

utilizaran en mayor medida los sistemas de información y dedicaran un porcentaje mayor

de sus presupuestos con estos fines, podría mejorar la eficiencia y disminuir los costos de

sus procesos productivos, además las empresas podrían desarrollar métodos más eficientes

para relacionarse con sus clientes, adquiriendo así mayores ventajas competitivas. También

si aprovecharan las tecnologías información y comunicación podrían desarrollar

habilidades para potenciar la gestión estratégica e innovación al interior de las empresas, es

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por todo lo ya mencionado que se espera que las empresas tomen conciencia y saquen

provecho de estos sistemas que las benefician.

La Cámara de Comercio de Santiago en la publicación “Economía digital en Chile 2009”

informa que el desarrollo de la economía digital en chile ha ido en crecimiento en el

transcurso de los años, donde las telecomunicaciones y el comercio electrónico han sido los

que se han tenido mayores variaciones, además se destaca las mejorías que ha habido por

parte del gobierno en cuanto a la implementación de las tecnologías de información y

comunicación. Finalmente la publicación anterior hace mención a que el país si bien ha

avanzado en cuanto al desarrollo de estas tecnologías a nivel internacional se ha visto un

pequeño retroceso que ha aumentado la brecha digital entre los países más desarrollados, lo

que denota un crecimiento moderado en los sistemas de información.

Todos los datos e información presentada anteriormente muestran que si bien chile esta en

un proceso de adaptación e integración de estas tecnologías, este proceso ha sido lento en

relación al avance de estas tecnologías, pero el interés esta puesto en que estas tecnologías

se fomenten para que ayuden al desarrollo económico y social del país y aporten al

crecimiento y progreso.

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Conclusión

Los sistemas de información han sido y son de gran utilidad para el manejo y control de

datos e información al interior de las organizaciones, han ayudado a simplificar procesos

que sin estos sistemas habían sido complejos y extensos. Estos sistemas no solo han sido

implementados a nivel empresarial sino también a nivel país ya que se han reconocido los

beneficios que la implementación de estos sistemas y las tecnologías de información

pueden aportar al desarrollo del país.

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Bibliografía

Cámara de comercio de Santiago, Chile ,2009. La Economía Digital en Chile 2009.

http://www.ccs.cl/html/publicaciones_prensa/publicaciones_files/ED0809.pdf Accesado 06

de junio de 2010

Centro de Estudios de Tecnologías de Información de la Pontificia Universidad Católica de

Chile, 2009. Enti 2009 estudio de las tecnologías de información y comunicación.

http://www.cetiuc.cl/estudios_cetiuc/estudio-nacional-de-tecnologias-de-informacion/enti-

2009. Accesado 06 de junio de 2010

CGAP. Sin fecha. Guía práctica sobre el ciclo vital de desarrollo de sistemas de

información para las micro finanzas.

http://www.cgap.org/gm/document1.9.38786/IS%20Implementation%20Guidelines_SP.pdf

Accesado 06 de junio de 2010

Otiz, N. 2007. “Sistemas de Información” presentación power point.

http://www.slideshare.net/normyser/sistemas-de-informacin-en-la-empresa-cap-2.

Accesado 05 de junio de 2010