Sistemas de Información en la Cadena de suministro y sus procesos con proveedores - SCM

A d m i n i s t ra c i ó n d e

S i s t e m a s d e

I n f o r m a c i ó n

* 

q  La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente.

http://top10bpm.blogspot.com - Estratégias y herramientas para la gestión de negocios

* q  Continuidad del abastecimiento

q  Negociar precios convenientes

q  Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros

q  Definir nivel de inventarios evitando rotura de stocks y mermas

q  Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos

q  Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operación

* 

§ Desarrollar la estrategia de compras § Implementar la estrategia de compras

§ Seguimiento de actividades § Medición de objetivos

* 

q  Tiempo – Plazo de entrega

q  Planificación - Optimizar el flujo de materiales

q  Stock - Disminuir el nivel de inventarios

q  Calidad – En el servicio

q  Costos – Obtener mejores precios en nuestras adquisiciones (sin sacrificar calidad y garantía)

¿Quién es responsable?

¿A quien necesito?

¿Dónde están mis proveedores?

Socio Estratégico de Negocios

* 

•  Redefinir  especificaciones  con  clientes  internos  

Ámbito Interno

Ámbito Externo

•  Introducir  cambios  en  el  proceso  de  compras  (ej.  TI,  e-­‐procurement)  

•  Ampliar  la  base  de  proveedores  

-­‐  can<dad    -­‐  geogra>a  

•  Negociar  mejores  términos  de  compras  

•  Realizar  cambios  en  la  relación  con  los  proveedores  

>>> Acción: Calificar SEN

* 

Lista amplia de proveedores

Proveedores potenciales

Proveedores precalificados

•  Iden<ficación  de  criterios  básicos  para  iden<ficación  de  proveedores  

•  Generar  lista  de  proveedores  -­‐ actuales  -­‐ alterna<vos  -­‐ no  tradicionales  

•  Iden<ficación  de  criterios  de  aceptabilidad  

•  Análisis  de  información  pública  

•  Envío  de  RFI  

•  Iden<ficación  de  criterios  para  precalificación  

•  Pedidos  de  información  específicos  

•  Visitas  y  reuniones  con  los  clientes  

¿Qué estamos comprando? - ¿A quien?

* 

Visión interna - ¿ Qué compramos ?

Volúmenes por área – principales impulsores del consumo / uso Especificaciones funcionales y técnicas Necesidades logísticas Requisitos de calidad y estándares Precios actuales e históricos Restricciones internas (normas internas, políticas de negociación, etc)

Visión externa - ¿ A quién compramos ?

Dinámica de la industria •  poder relativo de los

proveedores •  cantidad y calidad de

participantes •  barreras de entrada •  substitutos

Dinámica de negocio de los proveedores Evaluaciones de los proveedores

•  desempeño en organización •  normas de calidad (ISO 9000)

Restricciones gubernamentales / Tarifas

Desarrollo de Proveedores

Los proveedores mejoran más cuando los clientes son exigentes y sistemáticos.

* Dimensió

n

Precio Oferta Productos / Servicios / Especifica-ciones

Objetivos

Reducción del precio Cumplir con entregas programadas Mantener bajos inventarios Cumplir con los requerimientos de calidad

Métrica

% reducción en costo total de abastecimiento % entregas a tiempo Rotación de mercadería Productividad

Áreas potenciales de negociación

Descuento por volumen Descuentos por ítems / Promociones Soluciones integrales (producto y servicio) Compra de materia prima por organización Costos de transporte Términos de pago Tiempo de entrega Frecuencia de entrega Mínimo volumen por entrega Tipo de equipo de transporte Inventarios en consignación Mantenimiento del proveedor del inventario Especificaciones de desempeño Rediseño del producto / servicio Modularidad de componentes Envases Soporte técnico

* 

Desarrollar Plan de

Negociación

Generar y distribuir

RFQ Negociación

Analizar respuestas

¿ Aceptable ?

Feedback a proveedores

Obtener información adicional

Acuerdo contractual

Eliminar proveedores no competitivos

Acabas de homologar a tus proveedores con sólo seguir las pautas del abastecimiento estratégico

* 

Bajo Bajo

Alto

Alto

IMPA

CTO

DE

LA

CO

MP

RA

EN

RE

SU

LTA

DO

S

RIESGO / COMPLEJIDAD DEL SUMINISTRO

Especialista en el Abastecimiento -  Facilitar y armar grupos de trabajo -  Desarrollo de estrategia de abastecimiento -  Management del proceso de evaluación de proveedores -  Negociación y contratación -  Análisis de casos de negocios

Con Experiencia en Management y Desarrollo de Negocios -  Conocimiento técnico sofisticado

-  Perspectivas amplias del negocio

-  Administración de proyectos

Con Conocimientos de Marketing -  Construcción de relaciones -  Vínculos estrechos con las funciones de comercialización y ventas - Capacidad de responder con rapidez

Con Capacidades Técnicas -  Conocimiento técnico del producto o servicio -  Análisis de costos y resolución de problemas - Management integrado del supply chain

Productos Apalancados

Ofertas Competitivas

Productos Rutinarios

Sistema de Contratación

Productos Estratégicos

Alianzas con Proveedores

Productos Cuello de Botella

Asegurar el Suministro

RIESGO DE SUMINISTRO

IMPA

CTO

DE

LA

CO

MP

RA

EN

RE

SU

LTA

DO

S

Dimensión externa

Dimensión interna Matriz de Kraljic

* 

* 

Alineación de objetivos de empresa y función

de compras

Realización de estudios de mercado de

proveedores/productos

Segmentación de productos y proveedores

DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS

Hacer vs Comprar Cambios en la base de proveedores

Definición de necesidades de sistemas de información Relación de la función de compras con otros departamentos

Programas de estandarización

¿Porqué se usa la palabra transformación? ¿Qué importancia tiene

e-business?

¿Qué tipo de procesos empresariales?

e-business es la transformación de los procesos en una o varias empresas mediante las tecnologías de Internet

Aumentar las posibilidades de negocio

Identifico mi posible cliente Carta de presentación en Recepción Pedir cita Enviar información por mail Pedir cita Convencer a la secretaria Volver a llamar Enviar nuevamente la información Llamar Volver a llamar CITA Enviar información en formato (Se almacena con otras cartas)

Servicio de Registro de Proveedores

E-sourcing

e-Sourcing

Es el proceso por el cual las compañías localizan al mejor proveedor que provee el mejor producto y/o servicio al mejor precio.

?

* 

"  Incrementar la oferta de proveedores.

"  Herramienta que apoya al proceso de homologación de proveedores.

"  I n f o r m a c i ó n a c t u a l i z a d a d e l o s proveedores.

"  Ahorro de tiempo para la búsqueda de nuevos proveedores.

"  Base de datos (Brochures, Catálogos) integrada al ERP del cliente.

"  Clasificación de proveedores de acuerdo al Grupo de materiales del cliente.

"  Permite asegurar el abastecimiento.

"   Se generan nuevas oportunidades de negocios.

"   Tener su información disponible en todo momento para la comunidad (compradora) de e-business.

"  Mantener actualizada su oferta en relación a la demanda, al ingresar al sistema y actualizar sus ofrecimientos en base al grupo de compras del cliente.

"  Herramienta de reducción de costos para procesos de marketing directo: impresión, papel ,etc. en cartas de presentación, brochures, etc.

Clientes Distribuidor

Fabricante Fabricante

Materia prima

Transporte Bancos Información

*  Un ineficiente proceso de relacion impacta negativamente en la eficacia de la Cadena de

Abastecimiento

Proveedores

Clientes Distribuidor Fabricante Fabricante Materia prima

Operador Logístico

Bancos Información

*  Una gestion integrada y eficiente añade valor a los procesos de la Cadena de Abastecimiento

Plataforma de e-business

Proveedores

Pedido

Pedido Pedido

Clientes Distribuidor Fabricante Fabricante Materia prima

Operador Logístico

Bancos Información

*  Una gestion integrada y eficiente añade valor a los procesos de la Cadena de Abastecimiento

Plataforma de e-business

Proveedores

* 

Q

Volumen  de  Compras  

$  

Nro.  Proveedores  Número  de  Ítems  y  carga  administra<va  

Tratamiento  Diferenciado  

Tipo  de    Negociación  

Productos    Crí<cos  

Productos      Estratégicos  

Productos    Varios  

Servicio  

Servicio  +    Precio  

Precio  

Contratos  Fijación  de  Precios  Frecuencia  de  Consumo  Plazo  Determinado  

Basado  en:  Concurso  de  Precios  Compras  históricas  

5%  

5%  

15%  

80%  

80%  

15%  

* 

Q

Volumen  de  Compras  

$  

Nro.  Proveedores  Número  de  Ítems  y  carga  administra<va  

Tipo  de    Negociación  

Contratos  Fijación  de  Precios  Frecuencia  de  Consumo  Plazo  Determinado  

Basado  en:  Concurso  de  Precios  Compras  históricas  

15%  

5%  

5%  

15%  

80%  

80%  

e-­‐business  

Reaprov.  Electrónico  Integrando  Información                            electrónica  Envío/Aceptación  OC  -­‐  CAP  

 Subasta  Electrónica    

Concursos de Precios Tradicional

Usuario Generar Requerimiento

Crea Petición de Oferta

Imprimir Petición de

Oferta

Fax de Petición de Oferta

CLIENTE Actividades

Manuales

Recepción de documento

Tipeo de Ofertas

Evaluación de Ofertas

Colocación de O/C

Responden Ofertas

Opciones actuales

1.-Fax

2.-Mail

3.-Courier

4.-Blackberry messenger

PROVEDOR

Scaneo de Petición de

Confirmación telefónica

Mail Petición de Oferta

Proveedor Envio de mail o fax

Flujo de Abastecimiento utilizando medios electrónicos

Usuario Compras

ERP

Compras

ERP

ERP

Responde Ofertas

Integración con Sistema Comercial.

WEB del cliente

Emarket place

Proveedor

PROV X

PROV Y

PROV Z

b2b

Proveedor

Cliente Proveedor

* 

CLIENTES PROVEEDORES

Registro online de proveedores Envío de Cotizaciones – RFQ´s

Recepción de Ordenes de Compra Envío de Guías y Facturas

Visualización de Estado de Facturas Impresión de Comp. de Retención

Integración a la Cadena de Valor

Opción de Financiamiento (e-factoring)

Realizar  integración  opera<va  

Llevar  a  cabo    proceso    

de  selección  

Definir  plan  de  acción  

Crear      portafolio    

de  proveedores  

Refinar  estrategia  de  abastecimiento  

* 

Refinar  perfil    del  rubro  

• Desarrollar  en  detalle  las  caracterís<cas  del  rubro  

• Confirmar  los  requerimientos  de  los  clientes  –  ¿qué    se  compra?  

• Entender  las  caracterís<cas  del  mercado  proveedor  –  ¿de  quién  se  compra?  

1  

2  

3  

4   5   6  

• Refinar  la  aplicabilidad  de  las  palancas  de  abastecimiento  estratégico  (ges<ón  de  requerimientos,  proceso  de  compras,  mejorar  poder  de  compra  y  ges<ón  de  la  cadena  de  abastecimiento)  

• Refinar  los  obje<vos  de  ahorro  a  ser  logrados  

• Determinar  las  capacidades  de  los  proveedores  

•  Iden<ficar  proveedores  precalificados  

• Verificar  y  realizar  ajustes  a  la  aplicabilidad  de  la  estrategia  de  abastecimiento  al  portafolio  seleccionado  de  proveedores  

• Desarrollar  el  plan  de  acción  

-­‐  selección  compe<<va  de  proveedores  

-­‐  desarrollo  de  proveedores  

• Definir  claramente  los  obje<vos,  métricas  y  áreas  potenciales  de  negociación  

• Encarar  el  proceso  de  negociación  en  forma  estructurada  e  itera<va  

• Comunicar  resultados  del  proceso  

• Tratar  temas  opera<vos  con  los  clientes  finales  y  con  los  proveedores  

Monitoreo Estado de Avance

CONTROL DE ABASTECIMIENTOS DE PEDIDOS

SOLUCION B2B ü  Información compartida de inventarios de los proveedores ü  Seguimiento de los pedidos

Control de Abastecimiento

De Pedidos

Entregas

Visualiza Stocks

reservados en

proveedor

Entregas

Controla stocks

materiales reservados

Entregas Efectúa pedidos

Entregas

Informa de stocks

reservados al cliente

Entregas Hace

seguimiento de

despachos

Control de Abastecimiento de Pedidos Funcionalidad

Compradores Proveedores

* Comparte información del Plan de Producción y Requerimientos de insumos (confirma o modifica plan) * Corto Plazo (entregas interdiarias – 2 semanas) * Mediano Plazo (proyección 3ra y 4ta semana) * Largo Plazo (tendencias Mes 2 al Mes 5)

* Comparte información de inventarios Proveedores y Alicorp

* Visualiza proceso de producción del proveedor y fecha disponible

Control de Abastecimientos de Pedidos

CAP ALICORP PROVEEDOR

SISTEMA Proveedor

SAP R/3 Alicorp

* Modelo de negocio

Ejecutar MRP

Generar Plan de Entregas

Confirma / Modifica Plan de Entregas

Confirma/ Modifica Plan de Entregas (avisos de Envío)

Usuario

Visualiza stocks reservados en proveedor

Despacho de Pedido

Reserva de stocks en inventario proveedor

Usuario

Usuario proveedor

1

Recibe Plan de Entregas

2

Recibe Confirmación/ Modificación de Plan de Entregas (avisos de Envío)

3

Visualización de Despachos

4

n Interfaz

Planificador Proveedor

1 Reserva Stocks en el sistema para el cliente

2 Consulta Stocks reservados en proveedor

Internet

Control de Inventarios reservados

B2B

Control de Abastecimiento de Pedidos Información compartida

Planificador Proveedor

Control de Inventarios reservados

3

Descargastock y despacha

2 Notifica a compras

Control de Abastecimiento de Pedidos Pedidos y seguimiento

1

Hace pedido sobre materiales reservados

Guía de Traslado (a almacén de comprador)

4

B2B

Internet

* 

q  Es  una  convocatoria  a  empresas,  para   la  compra  o  venta  de  bienes  o  servicios  de  mediante  una  negociación  online.    

 q  La  obje<vo  final  de  una  subasta  electrónica  es  la  generación  de  ahorros  

o  ganancias  importantes  mediante  procesos  totalmente  transparentes  y  auditables.

* Subasta Inglesa Inversa

  Esta   Subasta   es   u<lizada   para   la  adquisición  de  un  bien  o  servicio.       Par<endo   de   un   precio   base,   el  postor  ganador  es  aquel  que   realiza  la   puja   más   baja.   La   subasta  permanece   abierta   durante   un  <empo   determinado,   una   vez  finalizado   el   <empo   de   la   subasta,  esta   se   cierra   y   se   da   a   conocer   el  ganador  de  la  misma.    

Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es < al

10% es sugerido usar esta modalidad de subasta

* Subasta Holandesa Inversa

Esta   Subasta   es   u<lizada   para   la  adquisición  de  un  bien  o  servicio.    Se  inicia  con  un  precio  determinado,    inferior   a   todas   las   ofertas,   y   el  subastador  va  subiendo  por  etapas.  

Gana   el   postor   que   primero   acepta  un  precio.  

Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es > al 12% es sugerido usar esta modalidad de subasta

* Subasta Holandesa Inversa - Ejemplos

Producto  o  Servicio Precio  Base Precio  Tope Precio  Final Ahorro Ahorro  %

Ups  Transformadores  Estabilizadores  y  Baterías  para  Ups S/.  101,965.07 S/.  160,100.00 S/.  101,965.07 S/.  58,134.93 36.31%

Mantenimiento  Preventivo  de  Aire  Acondicionado   S/.  316,082.77 S/.  402,798.57 S/.  316,082.77 S/.  86,715.80 21.53%

Servicio  de  Recarga  de  Extintores S/.  65,291.31 S/.  82,000.00 S/.  65,291.31 S/.  16,708.69 20.38%

Obra  Agencia  Huaraz  II S/.  944,376.15 S/.  1,180,000.00 S/.  944,376.15 S/.  235,623.85 19.97%

Obra  Agencia  Cajamarca S/.  1,250,621.64 S/.  1,500,000.00 S/.  1,302,188.30 S/.  197,811.70 13.19%

Útiles  de  Oficina S/.  280,404.99 S/.  320,000.00 S/.  280,404.99 S/.  39,595.01 12.37%

Servicio  de  Agentes  de  Vigilancia  Red  de  Agencias   S/.  4,355,366.63 S/.  5,223,842.06 S/.  4,627,500.69 S/.  596,341.37 11.42%

Obra  CC.  Piura S/.  500,434.12 S/.  599,000.00 S/.  530,619.59 S/.  68,380.41 11.42%

* Subasta Inglesa Directa

Esta   Subasta   se   emplea   para   la  venta    de  algún  producto  o  servicio.  Consiste   en   par<r   de   un   precio    base  y   los  postores  deben   ingresar  sus   ofertas   de   forma   ascendente,    ganando   quien   ofrezca   el   precio  mayor.    

   

* Subasta Holandesa Directa

  Esta   Subasta   es   u<lizada   para   la  venta  de  un  bien  o  servicio.      Se  inicia  con  un  precio  determinado,  superior   a   todas   las   ofertas,   y   el  subastador  va  bajando  por  etapas.     Gana   el   postor   que   primero   acepta  un  precio.  

   

* Subasta Sobre Cerrado

Esta   Subasta  es   aquella   en   la  que   los  postores   presentan   su   oferta   en   una  sola  ocasión.    

El  ganador  es  quien  presente  la  mejor  oferta  para  el  Cliente.    

 Esta modalidad permite no mostrar la cantidad de postores que compiten, así como mantener oculto quien ha sido el postor ganador. Cuando la diferencia de las propuestas es muy alejada se

puede usar este modalidad de adquisición

* 

* AHORRO DE COSTES * Básicamente asociado a subastas,

mayor transparencia * Ya de salida (fase RFQ) se mejoran

precios respecto a negociación tradicional

* PROCESO OPTIMIZADO * Basado en best practices * Ahorro de tiempo y esfuerzo * Independiente del tiempo y lugar

(Internet) * Eliminación tareas que no aportan

valor

* AUTODOCUMENTACION * Unificación de respuestas proveedores * Registro de todo lo que pasa

alrededor de la negociación * Acceso al histórico

* 

1.      Iden<ficación  del  Producto  y/o  Servicio  a  Subastar.  2.      Selección  de  postores  a  par<cipar.  3.      Envío  de  Carta  de  Invitación:  

 -­‐  Bases  detallando  las  especificaciones  técnicas  y  reglas.    -­‐  Cronograma  de  la  Subasta.  

4.      Consultas  y  absolución  a  las  interrogantes  de  los  postores    5.      Recepción  de  las  propuestas  técnicas  y  económicas.  6.      Evaluación  de  las  propuestas  técnicas  por  parte  del  Cliente.  7.      Envío  de  cuadro  compara<vo  con  las  propuestas  económicas.  8.      Definición  de  Modalidad  de  subasta  a  emplear  9.      Capacitación  a  los  postores.  10.  Ejecución  de  la  Subasta  Electrónica.  11.  Envío  de  Informe  Final    

* 

* 

* “VALORAMOS A NUESTROS PROVEEDORES MAS QUE POR EL PRECIO”

* Entendemos la subasta como una fase posterior a una RFQ

* Existen subastas que admiten criterios no precio, tanto numéricos como no numéricos

* “EN ESTE MATERIAL CONCRETO TENEMOS MUY POCOS PROVEEDORES”

* Uso de la Subasta Holandesa

* “LOS PROVEEDORES BAJAN TANTO QUE DUDAMOS QUE PUEDAN CUMPLIR”

* Buenas especificaciones, cualificación de proveedores, formación

* “CULTURALMENTE, NO ESTAMOS PREPARADOS PARA LAS SUBASTAS”

* Temores: al cambio, a perder el control, incluso a parecer poco competentes

 Trafico  

Retenciones  y  Detracciones  

Facturas  y  Cuentas  por  Pagar  

Tráfico  

Abastecimiento  

Tracking del Proceso y Estado de cada transacción Cliente/Proveedor

CICLO DEL NEGOCIO INTEGRADO CLIENTE – PROVEEDOR

ERP en Proveedor

ERP en Cliente

Generación de Requerimiento

1

Impresión de Retenciones

16

Envía solicitud de cotización 2

Recibe solicitud y envía cotización

3

Publicación de Retenciones 15

Visualiza E/fact. y pagos realizados

14

Informa y muestra pago realizado

13

Muestra estado de la factura

12 Recibe fact. elect. y Contabiliza fact. física

11

Envía info de factura electrónica

10

Prepara y envía orden

5

Recibe orden y confirma condiciones

6

Seguimiento para entrega de Mercadería

7

Envía info de guía de despacho electrónica

8

Recibe guía elect. y mercadería física

9

Recibe cotización cuadro comparat.

4

Confirmación

Preguntas

@mktpartners @rtrucios @mundoempresaPE

Marketingpartners Top10bpm

También podría interesarle: •  Gestión de la cadena de suministro: •  http://top10bpm.blogspot.com/2008/01/aumentando-la-eficiencia-en-la-cadena.html

•  Productividad logística y abastecimiento estratégico •  http://top10bpm.blogspot.com/2013/06/productividad-logistica-y.html

•  Infraestructura y costos – Gestión de SCM •  http://top10bpm.blogspot.com/2008/02/mejor-infraestructura-y-menor-costo.html