DEFINICIONES Dato:

Puede ser un nmero, una palabra, una imagen Informacin:

Son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien- (Daniel karen & Enrique Asn)

Informacin Datos que se han moldeado en una forma significativa y til para los seres humanos.

Datosn Secuencias de hechos en bruto y representan eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno fsico antes de ser organizados y ordenados de una forma que las personas puedan entender y utilizar.

Qu significa CALIDAD de INFORMACIN en los negocios? Tres Dimensiones:

Tiempo La informacin debe estar disponible cuando se necesita en el momento oportuno

Contenido La informacin debe proporcionarse sin errores, debe ser relevante respecto a lo analizado, completa y no parcial

Forma La informacin debe ser proveda en forma sencilla de entender, detallada o en forma de resumen, ordenada con criterio

Qu es un sistema? Un sistema es un conjunto de elementos que se interrelacionan para

producir un resultado (Nidia Giorgis) Un sistema es el mecanismo por el cul se generar informacin (Karen & Lares) Conjunto de componentes que al interactuar producen una salida (resultado).

Identificar los componentes de la misma Locales o inmuebles, mobiliario y equipo, activos en general, Recurso humano y

creatividad, mtodos y procedimientos Salidas

Generacin de utilidades (generalmente) Las organizaciones de negocios son sistemas dinmicos, que toman recursos

econmicos como insumos y los transforman a travs de diversos procesosorganizacionales para proveer de bienes y/o servicios como salidas.

Ejemplos: Una oficina (instalaciones fsicas, mobiliario y equipo, capital, tiempo, materiales,

procedimientos, informacin, recurso humano) Organismo (sistema nervioso, digestivo, circulatorio, etc) Empresa productora de vehculos (la parte productiva y la parte administrativa)

Porqu Sistemas de Informacin? Es necesaria la informacin para sobrevivir y prosperar. Los SI ayudan a las compaas a ampliar su alcance hasta lugares muy retirados, ofrecer productos y servicios nuevos, reformar empleos y flujos de trabajo y quiz cambiar profundamente la manera de conducir sus negocios.

Sistemas de Informacin Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Este no necesariamente incluye equipo electrnico (hardware). (Karen & Lares).

Se puede definir tcnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin.

Qu incluyen los SI? Equipo computacional Recurso Humano Datos o Informacin fuente (Entrada) Programas (software) Telecomunicaciones Procedimientos (polticas y reglas de operacin)

4 actividades bsicas de un SI? Entrada de Informacin

Manuales o automticas (interfaces) Almacenamiento de Informacin

Recuperar la informacin guardada Archivos, Bases de Datos (dispositivos de almacenamiento)

Procesamiento de la Informacin Efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas

Salida de Informacin Capacidad de sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior (printers, plotters, etc.)

Actividades que producen informacin para un SI?

Entrada Procesamiento Salida

Retroalimentacin

SISTEMA DE INFORMACIN

ORGANIZACION

ENTORNOProveedores

Agencias reguladoras

Clientes

Accionistas Competidores

ORGANIZACIN

EMPLEADOS

CLIENTES

PROVEEDORES

GOBIERNO

DEUDORES

PROPIETARIOS / ACCIONISTAS

Dinero

Bienes y Serviciosy Control

Dinero

Bienes

y serv

icios D

inero

Labo

r

Dinero

Bienes y Servicios

Dinero

Dinero

Dinero

Dinero

Tecnologas de Informacin Information Technology (IT)

Todas aquellas tecnologas que permiten y dan soporte a la construccin y operacin de los sistemas de Informacin, las cuales pueden ser tecnologas de Hardware, Software, tecnologas de almacenamiento y tecnologa de comunicaciones.

Todas estas tecnologas forman la infraestructura tecnolgica de la empresa, la cual provee una plataforma desde donde la compaa puede construir y operar los sistemas de informacin.

Anlisis del subsistema administrativo

SISTEMA CONTABLE

Producto o salida esperada Estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la empresa

Entradas o Insumos Documentos que respaldan operaciones de la empresa

Recursos con que se cuenta Personal que labora en el departamento, equipo tanto computadoras, sumadoras, etc.

Proceso Elaboracin de los estados financieros y el registro de todas las operaciones de la empresa

Tipos de Sistemas de Informacin Sistemas transaccionales Sistemas de apoyo a las decisiones Sistemas estratgicos

Sistemas Transaccionales Primer tipo de sistemas que se implanta en las organizaciones

Apoyan las tareas a nivel operativo de la organizacin Muestran una intensa entrada y salida de informacin Clculos y procesos son simples y poco complejos Son recolectores de informacin (datos)

Ejemplo: facturacin, nminas, cuentas por cobrar, etc

Sistemas de apoyo a las decisiones Suelen instalarse posterior a la implementacin de los sistemas transaccionales

La informacin que generan sirve para los mandos intermedios y alta gerencia en la T.D.

Intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas Apoyan directamente la Toma de Decisiones

Ej. Sistema de simulacin de negocios (apoyar un nuevo producto al mercado)

Sistemas estratgicos Su funcin no es apoyar procesos operativos ni ayudar a la toma de decisiones, aunque si puede hacerlo.

Buscan ser creadores de barreras de entrada al negocio. Buscan lograr ventajas que los competidores no poseen (costos, diferenciacin clientes & proveedores)

Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa Ejemplo: CRM, SCM, Comercio Electrnico

Evolucin Sistemas de Informacin Segn Richard Nolan (Harvard), existe una teora que influy sobre el proceso de la planeacin de los recursos y las actividades de informtica: Etapas de crecimiento:

Etapa de inicio Etapa de contagio o expansin Etapa de control o formalizacin Etapa de integracin Etapa de administracin de datos (accesible la informacin) Etapa de madurez (estratgico, CRM)

Porqu automatizar? La razn principal por la que una empresa debe emprender un proyecto de automatizacin es la de AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD.

La productividad a que se refiere debe ser susceptible de medicin para determinar si efectivamente hubo un incremento. Ej. Tarea de emitir cheques de empleados.

SISTEMA ADMINISTRATIVO No todo sistema requiere de computadores para funcionar.

La administracin puede verse como un sistema administrativo cuyo objetivo es el cumplimiento de los objetivos de la organizacin.

Dicho sistema toma los insumos y a travs del proceso administrativo lo transforma en productos y servicios.

E P S

R

Qu es automatizar? Automatizar:

Da la idea de realizar algo en forma automtica, es decir, con la mnima intervencin humana.

La cantidad necesaria de intervencin humana en la tarea a realizar determina el grado de automatizacin de la misma.

Slo si la tarea se puede efectuar sin intervencin humana alguna, se dice que est totalmente automatizada. Ej. Tienda alquiler de videos y etiquetas Tienda de abarrotes (cdigos de barra, tarjetas).

Qu es una oficina? Sitio en donde se realizan tareas administrativas. Sitio:

Habitacin, edificio, diferentes locales geogrficamente separados

Definicin: Sistema de apoyo a la empresa, en el que trabajan diferentes tipos de personas desempeando diferentes puestos y realizando diversas tareas.

En general, todas las tareas que se realizan en la oficina son susceptibles de ser automatizadas.

Automatizacin de Oficinas Se requiere considerar dos aspectos ntimamente ligados entre s: Sistematizacin y Equipamiento (se apoyan en la administracin y la tecnologa).

Automatizar la oficina es un proceso constante que debe ser reevaluado cada cierto perodo.

Definicin (Larry Long): Referente en forma colectiva a las aplicaciones basadas en la computadora asociadas con el trabajo general de oficina.

Definicin (Nidia Giorgis): Uso de cualquier equipo que pueda incrementar la eficiencia as como de la revisin e implantacin de procedimientos que garanticen el xito de dicho equipamiento.

Equipamiento y Sistematizacin Equipamiento:

Dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las tareas administrativas. Productos de Software, equipos de cmputo, redes y comunicaciones.

Sistematizar: Visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y mtodos de trabajo que en ella se realizan, para que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fcilmente incorporarse y entender cmo llevar a cabo su trabajo.

Sistematizacin? Tipos de tareas

Tcnicas, Comerciales, Financieras, de Seguridad, Contables y administrativas (fayol). Porqu se realizan? Es importante que se realice? Equipamiento analizado a la luz de cada tarea que asisten o complementan.

Tarea: Labor que realiza un trabajador para llevar a cabo sus funciones en una

organizacin. Profundidad de la tarea

Grado en que un individuo puede controlar su trabajo. Alcance de la tarea

Nmero de operaciones diferentes que requiere un trabajo en particular y la frecuencia con que puede repetirse el ciclo del mismo.

A MENOR PROFUNDIDAD Y MS PEQUEO EL ALCANCE, MS ESPECIALIZADO SER UN TRABAJO. EJ. Recepcionista vrs. Gerente.

Razones para automatizar? Capacidad (producir estados de cuenta ms rpido y entregarlos oportunamente al cliente)

Control (Mayor exactitud y consistencia en la informacin que se produce. Clculos)

Comunicacin (Mejoras en la comunicacin e integracin de las reas organizacionales)

Costo (supervisin y reduccin de costos) Competitividad (atraccin de clientes, mejora servicios proporcionados, proveer nuevos y originales productos)

Cundo automatizar? Cuando es necesario actualizar el equipo y los procedimientos existentes en la oficina, es caracterstica fundamental de una persona visionaria que automatiza con xito.

QUE HAGO PARA AUTOMATIZAR? Conocimientos mnimos en equipos existentes Sistematizacin Conocer cmo organizar un proceso de automatizacin (anlisis de sistemas, auditora de sistemas, O&M, metodologa de la investigacin, etc.)

Bolsillo de la empresa (Costo-presupuesto)

Qu no es automatizar? Poner a funcionar equipo de cmputo Comprar equipo de comunicaciones Hacer cambios en procedimientos Utilizar MSOFFICE para tareas Cambiar procedimientos sin estudiar el equipo que se requiere

Todas estas acciones aisladas, pueden echar a la borda un proceso de automatizacin.