Sistemas y procesos. dos conceptos clave para el emprendedor
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Sistemas y Procesos Dos conceptos claves para el emprendedor “Para alcanzar aquello que nunca tuviste, tendrás que hacer lo que nunca hiciste” @arpcalidad
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¿Por qué es tan importante que los emprendedores comprendan y apliquen los conceptos de sistemas y procesos para el éxito en la gestión de sus proyectos?
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Sistemas y Procesos
Dos conceptos claves para el emprendedor
“Para alcanzar aquello que nunca tuviste, tendrás que hacer lo que nunca hiciste”
@arpcalidad
¿Por qué hablar de sistemas?
La organización es un sistema abierto que
interactúa de modo intenso con su entorno
La organización funciona como un sistema que se rige por las leyes de la
teoría general de sistemas complejos
Las acciones de la organización tienen
repercusiones en todo el sistema en que se engloba
El entorno de la organización es dinámico y
en continuo cambio
Un sistema es una entidad cuya existencia y funciones se mantienen como un
todo por la interacción de sus partes en busca de un propósito común.
¿Qué es un sistema?
Todo Partes
Interconexiones
Sistema Montón
Sistema Montón
Partes interconectadas que funcionan como un todo
Serie de partes
Cambia si se quitan o añaden piezas. Las propiedades esenciales no se alteran al quitar o añadir piezas
Si se divide un sistema en dos, no se consiguen dos sistemas más pequeños, sino un sistema defectuoso que probablemente no funcionará
Cuando se divide, se consiguen dos montones más pequeños
La disposición de las piezas es fundamental La disposición de las piezas no es importante
Las partes está conectadas y funcionan todas juntas
Las piezas no están conectadas y funcionan por separado
Su comportamiento depende de la estructura global Su comportamiento (si es que tiene) depende de su tamaño o del nº de piezas
Si se cambia la estructura, se modifica el comportamiento del sistema
Si se cambia la estructura, no se modifica el comportamiento del montón
Tipos de sistemas
Simples Complejos
Complejidad de detalle
Complejidad dinámica
Complejidad de detalle
Un lugar para cada pieza
Simplificar y agrupar
Complejidad dinámica
Diferentes formas de relación
Múltiples combinaciones
La complejidad de un sistema no depende del
nº de partes
La complejidad de un sistema depende de las
posibilidades de combinación de sus
partes
Todo dependerá del grado de complejidad dinámica
La importancia de las interconexiones
“Las propiedades emergentes”
Movimiento
La importancia de las interconexiones
“Las propiedades emergentes”
Los sistemas tienen propiedades emergente que no se encuentran en las partes que los componen.
No se pueden predecir las propiedades de un sistema dividiéndolo y analizando
sus partes.
No podemos desmontar un piano para buscar el sonido que produce
Si descomponemos las partes de un sistema, perdemos sus
propiedades emergentes
La importancia de las interconexiones
Relación entre las diferentes
partes del sistema
Funcionamiento determina
TENGO SED LLENO UN VASO BEBO
Líneas frente a círculos
Causa
Efecto
Aprendizaje Ciclo simple del aprendizaje
Flujo de agua
Nivel actual de agua
Brecha percibida
Nivel de agua
deseado
Líneas frente a círculos
LOS PILARES
Dos tipos de procesos de retroalimentación
Retroalimentación REFORZADORA
Producto
Clientes sa2sfechos
Comentarios posi2vos
Ventas
Dos tipos de procesos de retroalimentación
Retroalimentación COMPENSADORA
Hay un obje2vo 100
Vamos por encima de lo previsto
Obje2vo 100
No hace falta tanto esfuerzo
La demora introduce Rempo entre un hecho y el siguiente, lo cual es probable que genere desajustes de conducta
relacionado con el primero de los hechos.
Demora
Cuanto más agresiva sea nuestra conducta más tardamos en llegar al objeRvo
deseado: la acción agresiva a menudo genera el efecto contrario del que
pretendía.
Temperatura deseada
Brecha de temperatura
Actual temperatura del agua
Posición del grifo
ARQUETIPOS SISTÉMICOS. PATRONES DE CONDUCTA
LAS LEYES
“Los problemas de hoy derivan de las soluciones de ayer”
• A menudo nos desconcierta la causa de nuestros
problemas, cuando sólo necesitamos examinar nuestras propias soluciones a los problemas del pasado.
• Las soluciones que simplemente desplazan los problemas
a otra parte del sistema a menudo pasan inadvertidas porque quienes resolvieron el primer problema no son los mismos que quienes heredan el nuevo.
“Cuanto más se presiona, más presiona el sistema”
• Intervenciones bien intencionadas provocan respuestas
del sistema que compensan los frutos de la intervención. • Dejo de fumar – Engordo – Pierdo autoestima – Vuelvo a
fumar para combatir el estrés.
• Pierdo mercado – Marketing más agresivo – Mayor coste de publicidad – Aumento temporalmente clientes – Incremento costes – Reduzco gastos – Disminuye la calidad del servicio – Pierdo clientes
“La conducta mejora antes de empeorar”
• Las decisiones basadas exclusivamente en el corto plazo
tienen consecuencias en el medio / largo plazo. • Siempre hay maneras de lograr que las cosas luzcan bien
en el corto plazo. Los efectos de la retroalimentación compensatoria llegan inevitablemente, pero más tarde.
• Eliminar un problema no elimina las causas que lo originaron. Este volverá a presentarse amplificado tarde o temprano.
“El camino fácil lleva al mismo lugar”
• La insistencia en soluciones conocidas mientras los
problemas fundamentales persisten o se empeoran es un buen indicador de pensamiento asistémico.
¿Dónde se le cayeron las llaves? Junto a la puerta
¿Entonces por qué busca aquí? Porque junto a la puerta no hay luz
“La cura puede ser peor que la enfermedad”
• A veces la solución fácil o familiar no sólo es ineficaz, sino
adictiva y peligrosa. • Mejoras de corto plazo que conducen a una dependencia
de largo plazo. • Delegamos en consultores que crean una dependencia,
en vez de adiestrarnos para resolver los problemas.
“Lo más rápido es lo más lento”
• Para la mayoría de los empresarios la mejor tasa de
crecimiento es “rápida” o “muy rápida”, sin embargo, el crecimiento tiene una tasa “óptima”.
• Cuando el crecimiento se vuelve excesivo, el sistema
procura compensarlo aminorando la marcha y en ocasiones poniendo en jaque la supervivencia de la organización.
“La tortuga es más lenta, pero gana la carrera”
“Causa y Efecto no están próximos en el tiempo y el espacio”
• Efecto: Síntomas obvios que indican la existencia de un problema. • Causa: Interacción del sistema generadora de los síntomas y la cual, una vez
identificada y modificada, puede conducir a mejoras duraderas. • La mayoría pensamos que causa y efecto están próximos en el espacio y en el
tiempo. Si hay un descenso de las ventas, buscamos la causa en el Dpto. de ventas.
• Hay una disparidad entre nuestros modelos mentales y la realidad de los
sistemas complejos. • El primer paso para corregir esta disparidad consiste en abandonar la noción
de que causa y efecto están próximos en el espacio y el tiempo.
“Cambios pequeños pueden producir resultados grandes.
Pero las zonas de mayor apalancamiento a menudo son las menos obvias”
• Las soluciones obvias no funcionan, a lo sumo introducen mejoras a corto
plazo que luego empeoran la situación. • El pensamiento sistémico enseña que los actos pequeños y bien focalizados a
veces producen mejoras significativas y duraderas si se realizan en el sitio adecuado.
• Afrontar un problema dificultoso requiere ver donde se encuentra el punto de
apalancamiento, un cambio que con un mínimo esfuerzo llevaría a una mejora duradera y significativa.
“Se pueden alcanzar dos metas aparentemente contradictorias”
• Ejemplo: Elegir entre BAJO COSTE y ALTA CALIDAD
• Ciertas mejoras básicas en los procesos pueden evitar repeRción de tareas, eliminar inspecciones, reducir quejas de los clientes, disminuir costes de ineficiencia, aumentar la lealtad de los clientes, etc…
• Se pueden alcanzar ambas metas si se está dispuesto a esperar una mientras se concentra en la otra.
• Muchos dilemas aparentes son producto del pensamiento estáRco.
• Se presentan como opciones rígidas entre esto y lo otro porque pensamos en lo que es posible en un punto fijo del Rempo.
“Dividir un elefante por la mitad no genera dos elefantes pequeños”
• La comprensión de la mayoría de los problemas requiere ver la totalidad del sistema que genera dichos problemas.
• A veces las personas decidimos dividir un elefante en dos. En tal caso
no se obtienen dos elefantes pequeños, sino un desquicio donde no hay apalancamiento posible, porque el punto de apalancamiento se haya en interacciones que no se pueden ver examinando sólo un fragmento.
• Por ejemplo, cuando hay fricciones entre marketing, manufacturación
e investigación, las cuales tienen rígidas divisiones internas que impiden las preguntas a través de los límites.
“No hay culpa”
• Solemos culpar a las circunstancias externas por nuestros problemas.
• Alguien, competencia, crisis, gobierno, nuestro jefe, etc…, nos perjudicó.
• No hay nada externo, nosotros y las causas de nuestros problemas formamos parte de un solo sistema.
• La cura radica en la relación con nuestro “enemigo”.
PROCESOS
La tarea individual no es la unidad básica en el interior de la organización, sino que lo es el
PROCESO DE TRABAJO.
Tareas individuales
AcRvidades de coordinación
Trabajo reflexivo de aprendizaje
¿Óptimos locales?
¿Individuos eficaces generando procesos
ineficaces? Trabajo sobre el
trabajo
Mejora
“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que inter actúan, que transforman las entradas en resultados”
ACTIVIDADES INPUT OUTPUT
MEDICION
RECURSOS
