Sistemas y procedimientos AdministrativosTemario:Qu es un procedimiento?Qu es una norma?Qu es un manual?Cul es la necesidad de los manuales en las empresas?Cul es la estructura de los manuales?Por qu los manuales son un instrumento de comunicacin en las empresas?Alumno:Carvajal RafaelProf. Ing. ar!a "ernanda ornProcedimientoAutores Definiciones#me$ Ceja%sunaseriedela&oresconcatenadasqueconstitu'en unasucesincronolgica'lamaneradeejecutarun tra&ajo encaminado al logro de un fin determinado.(arrios%selconjuntoderutinasespecificasdetra&ajoenlas queseinclu'enelflujodedocumentos.manutencinde registros)elesta&lecimientodenormasdetra&ajo) arreglo de espacio) etctera.*oont$ ' +,-onnell.onplanesencuantoesta&lecenunmtodo/a&itualde manejaractividadesfuturas..onverdaderasgu!asde accin)masquedepensamientoquedetallanlanorma e0acta &ajo la cual ciertas actividades de&en cumplirse.%0isten varias definiciones1Procedimiento2am&in se puede conceptuali$ar el significado de procedimiento diciendo que es1 3nConjuntodenormasaplicadas'elmtodoutili$adoenel desarrollodeunaactividadespec!fica.%lmtodoeslamanera como se efect4a una operacin o una secuencia de operaciones.3nprocedimientopuedeconsiderarsecomolasucesin cronolgica'secuencialdeoperacionesunidasentresi)quese constitu'enunaunidad)enfuncindelareali$acindeuna actividad o tarea especifica dentro de un m&ito predeterminado de aplicacin.Qu es una norma?-e forma general se puede decir que es un principio que se impone o se adopta para dirigir la conducta o la correcta reali$acin de una accin o el correcto desarrollo de una actividad.%nlaorgani$acin)sepuededecirqueesunareglaoreglas esta&lecidasenunaempresapararegulari$arlasdiferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma) forma parte de una tcnica utili$ada en la sistemati$acin .Qu es un Manual?.oninstrumentosinformativosdecarcterdinmico)quesirvenpara instruir a los miem&ros de la organi$acin acerca de los aspectos que dan vida a la misma) tales como1 funciones) autoridad) normas) procedimientos) polic!as) o&jetivos) cargos.como puede deducirse, es un instrumento importante ya ue:.onunafuentepermanentedeinformacinso&repracticasgenerales' sectoriales de la organi$acin.Permiten /acer efectivos los procedimientos.%vitan discusiones ' malos entendidos) al quedar plasmadas por escrito las normas."acilitan el esta&lecimiento de estndares.Posi&ilitan la normali$acin de actividades.Permiten el entrenamiento ' capacitacin de nuevos empleados.Constitu'en un valioso elemento de consulta.%vitan la improvisacin.!u"l es la necesidad de los manuales en las empresas?5acedelanecesidaddelosmanualesenlaempresa'aqueestosrepresentanuna referencia com4n ' normal para conducirse ' proceder adecuadamente.6aciendoposi&le)quecadaunodelosinvolucradosposeae0actamentelamisma informacin'opereconformealasmismasnormas.2am&inladeProporcionar informacin'documentacinnecesaria.7osmanualesestudiancontinuamente8enel mejordeloscasos9laspol!ticas'losprocedimientosdelaorgani$acin)demodoque estainformacinnoquedasolamenteenelconocimientodelosinteresados.%sta informacinvitalnosepierdecuandoalgunadelaspersonasclavesa&andonala empresa. :dems) al desarrollar manuales de administracin) la empresa por lo general se ve o&ligada a aclarar pol!ticas simplificar procedimientos complejos.%stosdocumentossirvencomounsistemadearc/ivos'compendiosfcilesde consultar) 3na pol!tica corporativa claramente especificada en un manual organi$acional) tienemsimpactoqueenunmemorandoo&soleto'e0traviadoenalg4nlugardel arc/ivogeneral.;so&retodaposi&ilidaddequesucreador'responsa&ledeeste pro'ectopuedaa&andonarlaempresa.7osmanualesdeprocedimientosa'udanalos usuarios a tra&ajar de acuerdo con la normatividad de la administracin ' de otros entes reguladores. :/orran tiempo ' aseguran respuestas.!u"l es la estructura de los manuales?7os manuales se estructuran dependiendo de su clasificacin.anual de organi$acin1.u contenido es mu' variado ' su impacto ser el resultado de la creatividad ' visin que los responsa&les de su ela&oracin redacten dentro de l. -entro de este contenido se sugiere16istoria ' descripcin de la empresa.isin) visin ' o&jetivos de la empresa.7egislacin o &ase legal.%structura de la empresa 8organigrama general9. %structuradecadaunadelasreascomponentesdelaorgani$acin en general 8organigrama por rea9.5ormas ' pol!ticas generales!ontenido de Manual de #r$ani%aci&nndice?. Introduccin?.< +&jetivo del manual.?.= @m&ito de aplicacin?.? :utoridad.?.A Como usar el manual.A. -irectorio.B.:ntecedentes 6istricos.C. (ase legal 8en caso de organismo pu&lico9.D. +rganigrama.E. %structura "uncional.F.+&jetivos de cada unidad +rgnica.Manual de normas y procedimientos:%st integrado por la descripcin de cada procedimiento de tra&ajo ' las normas que giran al rededor de lG por lo tanto la integracin de varios de ellos representan al manual de normas ' procedimientos. 7a descripcin de procedimientos a&arca la siguiente informacin1Identificacin del procedimiento. 5om&re. @rea de desempeHo. Codificacin.-escripcin genrica 8o&jetivo9.5ormas generales. Responsa&le de cada una de las actividades que lo integran.54mero de paso o su&Ipaso 8secuencia de las actividades9. -escripcin de cada una de las actividades que lo integranManual de puestos y funciones:%st integrado por la descripcin de cada puesto de tra&ajo ' los perfiles ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los puestosG por lo tanto la integracin de varios de ellos representan al manual de puestos ' funciones. 7a descripcin de puestos de tra&ajo a&arca la siguiente informacin1 Identificacin del Puesto de 2ra&ajo.5om&re.@rea de desempeHo.Codificacin.-escripcin #enrica 8o&jetivo9.7istado de funciones ' atri&uciones in/erentes al puesto) diarias o frecuentes 8semanales) quincenales) mensuales) trimestrales) semestrales) anuales ocasionales o eventuales9. Requisitos del ocupante del puesto 8perfil9) nivel acadmico) /a&ilidades ' destre$as) conocimientos tcnicos 'Jo espec!ficos.7os manuales como instrumento de comunicacin en las empresas7osmanualesrepresentanuninstrumentodecomunicacinenlas empresas de&ido que gracias a estos todo el personal puede estar en el mismo /ilo'o&tienentodoslamismainformacin)estosmanualesenla administracinmodernarepresentanunamanerade/acerllegaratodoel personallasdecisionesconcernientesapol!ticas)organi$acin' procedimientos)'aqueenlaactualidadelvolumen'frecuenciadedic/as decisiones siguen en aumento. :demspermitenprecisarlasfuncionesdecadaunidadadministrativa)para deslindarresponsa&ilidades'noque/a'anpro&lemasdeduplicacinde tra&ajo)losmanualescomunicaninstrucciones'directricesqueserian repetidasmuc/asvecessie0istieran)sirvencomomediodeintegracin' orientacinalpersonalnuevoingreso.Poresto'muc/asra$oneslos manualessiempresernuninstrumentodecomunicacinclaveenlas empresas.