Perfil de adopción de tecnología personalizada realizado a pedido de Cisco Systems

Implementación eficaz de comunicaciones y soluciones de colaboración para satisfacer las necesidades de sus empresas de tamaño mediano

Marzo de 2013

Introducción Ya sea que tenga una empresa mediana en crecimiento, una multinacional próspera, una empresa pequeña local, o que esté en algún punto intermedio, la manera en que sus empleados se comunican hoy en día es sumamente distinta a la manera cómo lo hacían hace tan solo cinco o incluso tres años. ¿Por qué? En términos sencillos, es una diferencia en la tecnología y las intensificadas exigencias empresariales. La diversidad actual de los dispositivos móviles, las terminales de video, los foros sociales y la información ubicua junto a una base de clientes conocedores de la tecnología, móviles y distribuidos que enfrentan desafíos económicos persistentes, exige la adopción de un enfoque más estratégico que permita la comunicación empresarial.

Para los responsables de las decisiones de TI en organizaciones de tamaño medio, esto significa la rápida identificación de soluciones que tengan la capacidad de responder a los desafíos y requisitos comerciales actuales, al tiempo que provean flexibilidad y escalabilidad para cumplir las metas y objetivos futuros. Este perfil examina los desafíos específicos que los ejecutivos encargados de la toma de decisiones de TI enfrentan en una empresa mediana y la manera en que las tecnologías de comunicación y colaboración en la nube pueden ayudarles a resolver estos problemas. Entre las conclusiones clave del perfil se incluyen las siguientes:

• Los empleados en las empresas medianas son cada vez más móviles.

• A estas empresas se les dificulta cuantificar los beneficios de una solución de comunicaciones unificadas y colaboración (UC&C).

• Los problemas de rendimiento de la red en las empresas medianas crean una barrera para extender las funcionalidades a los usuarios.

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Los empleados capacitados exigen las herramientas en el momento, el lugar y del modo que sea necesario El momento, el lugar y la manera en que los empleados trabajan están cambiando. ¿Cómo? Según la encuesta de Forrester Workforce Employee Survey del cuarto trimestre de 2012, más de un 40 % de los empleados trabajó desde el hogar unas pocas veces al mes y un 28 % trabajó desde el hogar un día o más a la semana (consulte la Figura 1). En comparación con 2010, ha habido un crecimiento constante en la cantidad de empleados que buscan trabajar de manera más flexible.

Para mantenerse al ritmo de un ambiente de trabajo móvil, los empleados utilizan cada vez más sus propios dispositivos para mantenerse productivos mientras se trasladan. El beneficio principal de utilizar o comprar un dispositivo personal o aplicaciones para el trabajo es mejorar la eficiencia o productividad de un empleado en un estilo de vida cada vez más agitado: el 40 % de empleados de empresas medianas en Australia, Nueva Zelanda, EE. UU. y el Reino Unido considera que una mayor eficiencia y productividad son beneficios clave del uso de dispositivos personales; además, un 29 % cree que un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada es un beneficio clave.1

Figura 1 Su fuerza de trabajo está cambiando: los empleados trabajan fuera de la oficina cada vez más

Base: 819 empleados en empresas de tamaño medio (100 a 999 empleados) del Reino Unido y los Estados Unidos (2010); 912 empleados de organizaciones de tamaño medio (100 a 999 empleados) del Reino Unido y los Estados Unidos (2012)

Fuente: Forrsights Workforce Employee Survey, tercer trimestre de 2010, Forrsights Workforce Employee Survey, cuarto trimestre de 2012

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Los departamentos de TI deben mantenerse al ritmo de estos usuarios más capacitados Los empleados están utilizando más dispositivos de consumo, como tablets y smartphones, además de aplicaciones móviles mejoradas de nivel empresarial cuando trabajan fuera de la oficina, ya sea en el hogar o en la oficina del cliente. Esto permite les permite utilizar una diversidad de dispositivos corporativos y personales para acceder a datos y recursos de la empresa cuando trabajan de manera remota, lo que frecuentemente genera nuevos desafíos para los departamentos de TI en las empresas de tamaño mediano. En febrero de 2013, Cisco encargó a Forrester Consulting que realizara un análisis más profundo sobre cómo las empresas medianas pensaban adoptar y utilizar las tecnologías de colaboración y comunicación. La encuesta se realizó a 75 organizaciones de Australia, Estados Unidos y el Reino Unido y mostró que los responsables de las decisiones en empresas medianas consideraban que es muy importante proteger los datos e información empresarial y garantizar la recuperabilidad de la red y el acceso remoto (consulte Figura 2). TI debe satisfacer las crecientes necesidades de la fuerza laboral móvil y, al mismo tiempo, seguir garantizando que los datos empresariales estén protegidos y administrados adecuadamente en todas las redes y dispositivos. La mejora en la experiencia del cliente externo es una prioridad en la agenda de las organizaciones de TI de las empresas medianas y es la principal preocupación en muchas agendas de administradores de TI.

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Figura 2 Problemas técnicos que encabezan las preocupaciones de UC de TI

Base: 75 responsables de las decisiones sobre Comunicaciones unificadas en empresas de tamaño medio en Australia,

Estados Unidos y el Reino Unido

(Se han omitido algunas respuestas)

Fuente: estudio realizado por Forrester Consulting en nombre de Cisco Systems, febrero de 2013

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Para superar los desafíos asociados con entornos laborales cada vez más flexibles y remotos, no es sorprendente que los responsables de las decisiones de TI en empresas medianas busquen expandir, actualizar, implementar o hacer pruebas piloto de redes LAN inalámbricas seguras (76 %), herramientas de administración de red (69 %) y el acceso VPN seguro (70 %) (consulte la Figura 3). Además, los profesionales de TI en estas empresas están expandiendo la funcionalidad a los usuarios móviles mediante el acceso remoto a entornos seguros de trabajo. El personal que trabaja en el área de información en empresas medianas puede utilizar una variedad más amplia de dispositivos, gracias a las implementaciones de otras tecnologías específicamente móviles, como la administración de dispositivos móviles (MDM, mobile device management), el control de acceso basado en roles (RBAC, role-based access control) y el control de acceso basado en la ubicación. Todas estas tecnologías están expandiéndose o implementándose o se hacen pruebas piloto en un tercio y la mitad de las empresas medianas del estudio.

Figura 3 Los responsables de las decisiones de TI en empresas medianas se están apresurando en reforzar la seguridad y la capacidad de administración

Base: 75 responsables de las decisiones sobre Comunicaciones unificadas en empresas de tamaño medio en Australia,

Estados Unidos y el Reino Unido (se han omitido algunas respuestas)

Fuente: estudio realizado por Forrester Consulting en nombre de Cisco Systems, febrero de 2013

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La expansión de tecnologías específicamente móviles también ha llevado a una mayor inversión por parte de los encargados de las decisiones de TI en las empresas medianas encuestadas acerca de sus planes de UC&C. La adopción de Comunicaciones unificadas o UC (Iniciad Comunicativos) centradas en dar soporte a los trabajadores móviles es fundamental para brindar apoyo a los equipos de ventas y de servicio móvil, al igual que para los ejecutivos y otros trabajadores móviles de dichas empresas. Cerca de la mitad (un 48 %) de las empresas medianas del estudio señalaron que trabajan activamente en implementar funciones similares a las de un teléfono de escritorio en los dispositivos móviles de sus trabajadores (consulte la Figura 4). Estas empresas centran sus inversiones de UC en mejorar la productividad de los trabajadores, la eficacia operativa y no solamente en implementar una tecnología nueva o mejorada —el 35 % está integrando UC a las aplicaciones empresariales principales.

Figura 4 Las implementaciones cambian de funciones básicas a un enfoque en la movilidad y los negocios

Base: 75 responsables de las decisiones sobre comunicaciones unificadas en empresas de tamaño mediano en Australia,

Estados Unidos y el Reino Unido (los porcentajes no pueden alcanzar el 100% por el redondeo)

Fuente: estudio realizado por Forrester Consulting en nombre de Cisco Systems, febrero de 2013

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Las inversiones en tecnologías de UC&C dan buenos resultados La inversión en tecnologías UC&C y la infraestructura para dar soporte está comenzando a dar buenos resultados. Los responsables de la decisiones de TI que fueron encuestados están mejorando la accesibilidad a la información y a los expertos en toda la empresa; también están mejorando la conexión de los empleados móviles con la empresa (consulte la Figura 5). Estos administradores de TI están enfatizando cada vez más el cumplimiento de sus aspiraciones a fin de mejorar el entorno laboral y las relaciones con los partners, proveedores y clientes externos.

Figura 5 Las empresas medianas están cumpliendo la aspiración de mejorar la accesibilidad y de contar con empleados mejor conectados

Base: 75 responsables de las decisiones sobre comunicaciones unificadas en empresas de tamaño mediano en Australia,

Estados Unidos y el Reino Unido (los porcentajes no pueden alcanzar el 100% por el redondeo)

Fuente: estudio realizado por Forrester Consulting en nombre de Cisco Systems, febrero de 2013

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Aún quedan por resolver una serie de desafíos para los responsables de las decisiones de TI en empresas medianas, que tienen a su cargo la implementación, expansión y planificación de la inversión en tecnologías de UC&C. Un 12 % de estos profesionales encuestados tuvieron resultados menos favorables de los que esperaban al cuantificar los beneficios obtenidos de las soluciones de UC&C (consulte la Figura 6). Cerca de un 10 % no pudo satisfacer sus expectativas de acceso y adopción de una solución de UC&C.

Figura 6 Factores que van más allá del área de TI: Demostración de los beneficios, garantía de la disponibilidad de la red e impulso de la adopción por parte de los empleados

Base: 75 responsables de las decisiones sobre comunicaciones unificadas en empresas de tamaño medio en Australia,

Estados Unidos y el Reino Unido

Fuente: estudio realizado por Forrester Consulting en nombre de Cisco Systems, febrero de 2013

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Conclusión El desarrollo y la implementación de redes seguras, confiables y federadas son una prioridad técnica esencial para los departamentos de TI de las empresas de tamaño medio. La inversión en TI para obtener una infraestructura flexible y móvil estableció el contexto para crear redes que dan soporte a los empleados que trabajan desde el hogar o dentro de una red de partners casi con la misma frecuencia con la que trabajan en sus redes de oficina. Los ejecutivos responsables de las decisiones de TI controlan y mantienen sistemas confiables y seguros que cumplen con la normativa sin descuidar las operaciones de la empresa. Al mismo tiempo, sus colegas, responsables de las decisiones de negocios, están llevando a TI a implementar rápidamente tecnología nueva que se ajusta a los objetivos comerciales, satisface los requisitos de los usuarios finales por la ejecución de soluciones interactivas y mejora el valor de la empresa en su totalidad. Muchas empresas medianas están haciendo esto y empezando a ver el verdadero valor de sus inversiones. La superación de las limitaciones como demostrar el valor comercial de las tecnologías y lograr que los usuarios las adopten son desafíos clave. Los responsables de las decisiones de TI, encuestados en el estudio, están cambiando sus inversiones de TI para implementar soluciones de UC&C centradas en la movilidad y los negocios. Como primer paso, definen y dan soporte a los casos de uso, como la automatización de las operaciones de ventas o la optimización de la logística del entorno y, a partir de estas soluciones, derivan valor comercial; posteriormente, se superan los desafíos técnicos y culturales que conlleva la adopción por parte de los empleados que trabajan a lo largo de diversas redes públicas y privadas. Muchos de los responsables de las decisiones de TI con recursos limitados buscan orientación externa sobre cómo cuantificar el valor comercial, garantizar el rendimiento de la red y extender la funcionalidad a más usuarios móviles, de forma que las inversiones aceleren la productividad de los empleados más capacitados dentro de la empresa.

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Pie de página 1 Fuente: Forrsights Workforce Employee Survey, cuarto trimestre de 2012.