Sops operadores inform ticos a
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Fecha: ABRIL 2013 VERSION: 01 SENACSA - CSA Preparó:BIOFARM-CSA Aprobó:SENACSA Hoja Nº 1 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE VACUNACION POR PARTE DE LA CSA Introducción Un S.O.P. consiste en una serie de instrucciones escritas que documentan una rutina o actividad repetitiva que tiene lugar dentro de una organización y representa una parte primordial dentro de la Cultura de Calidad ya que brinda a las personas la información necesaria para desempeñar las tareas de manera correcta facilitando la consistencia del resultado en calidad e integridad. Los SOPs son documentos que describen de forma clara y sencilla la manera de realizar una operación o un proceso y las responsabilidades de las personas implicadas en el mismo. Todos los registros, datos, nóminas y otra información perteneciente al SOP deberán ser mantenidos en archivo y estar disponibles para el auditado del SENCASA. Marco normativa Este SOP está encuadrado en las funciones asignadas al personal de las Comisiones de Salud Animal –CSA- por la Resoluciones SENACSA: 2031/12, 199/2012 e instituidas en El Manual Técnico Operativo para la Vacunación Contra la Fiebre Aftosa 2013 para facilitar la realización de las actividades de vacunación con eficiencia y cumplir satisfactoriamente con el objetivo de la inmunización del ganado bovino nacional en un 100 %. Descripción La vacunación es un proceso secuencial que comienza con la elaboración de la vacuna y finaliza cuando ésta es aplicada en el animal, se genera la protección inmunitaria y su registro dentro del sistema informático. Por tratarse de una sucesión de acciones, cada uno de los eslabones que conforman esta cadena debe ser individualmente preciso para alcanzar el objetivo final buscado.
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Fecha: ABRIL 2013
VERSION: 01 SENACSA - CSA
Preparó:BIOFARM-CSA
Aprobó:SENACSA
Hoja Nº 1
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE
VACUNACION POR PARTE DE LA CSA
Introducción Un S.O.P. consiste en una serie de instrucciones escritas que documentan una rutina o actividad repetitiva que tiene lugar dentro de una organización y representa una parte primordial dentro de la Cultura de Calidad ya que brinda a las personas la información necesaria para desempeñar las tareas de manera correcta facilitando la consistencia del resultado en calidad e integridad. Los SOPs son documentos que describen de forma clara y sencilla la manera de realizar una operación o un proceso y las responsabilidades de las personas implicadas en el mismo. Todos los registros, datos, nóminas y otra información perteneciente al SOP deberán ser mantenidos en archivo y estar disponibles para el auditado del SENCASA.
Marco normativa Este SOP está encuadrado en las funciones asignadas al personal de las Comisiones de Salud Animal –CSA- por la Resoluciones SENACSA: 2031/12, 199/2012 e instituidas en El Manual Técnico Operativo para la Vacunación Contra la Fiebre Aftosa 2013 para facilitar la realización de las actividades de vacunación con eficiencia y cumplir satisfactoriamente con el objetivo de la inmunización del ganado bovino nacional en un 100 %. Descripción La vacunación es un proceso secuencial que comienza con la elaboración de la vacuna y finaliza cuando ésta es aplicada en el animal, se genera la protección inmunitaria y su registro dentro del sistema informático. Por tratarse de una sucesión de acciones, cada uno de los eslabones que conforman esta cadena debe ser individualmente preciso para alcanzar el objetivo final buscado.
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Hoja Nº 2
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE
VACUNACION POR PARTE DE LA CSA
Responsabilidades Las Comisiones de Salud Animal, los Coordinadores, Subcoordinadores, Certificadores, Vacunadores, operadores informáticos de las CSA designados por la CSA, con la aprobación del SENACSA son los responsables de la operatoria de la vacunación. Ámbito de aplicación Este SOP está dirigido a los operadores informáticos de las Comisiones de Salud Animal, responsables de la carga de las OTs/actas de vacunación en el SIGOR, los sub coordinadores y coordinadores técnicos de vacunación. Habilitación de Usuarios de CSA del SIGOR: A fin de habilitar como usuario del SIGOR, la CSA deberá presentar la solicitud (Anexo) debidamente llenada y firmada, tanto como por el solicitante como por el representante de la CSA respectiva. La solicitud deberá ser presentada al SENACSA, en la Coordinación Regional respectiva, en la Dirección de Campo o en la Dirección General de Servicios técnicos, con la debida anticipación. Requerimientos informáticos mínimos:
a) Elementos requeridos por el cliente para operar. Equipo desde el cual se accede a internet para operar el sistema web.
Navegador de Internet: Mozilla Firefox 3.6.3 o superior. Google
Chrome.
Equipos con sistema operativos Windows: versión mínima de JRE
(Sun Java RuntimeEnviroment= 1.6 update 18.)
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Hoja Nº 3
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE
VACUNACION POR PARTE DE LA CSA
Equipos con sistema operativo Linux, navegador Mozilla Firefox
3.6.3 o superior con JRE.JRE (Sun Java RuntimeEnviroment= 1.6
update 18.)
Acceso a internet.
b) Estaciones de trabajo:
Las estaciones de trabajo son las computadoras desde donde los clientes ingresaran las operaciones al sistema, cada cliente puede tener el número de estaciones que desee siempre y cuando cada uno de ellas cumpla con las siguientes especificaciones técnicas mínimas:
Procesador Intel Pentium 4 o Equivalente.
Sistema Operativo Windows XP o superior, Linux.
1GB de Memoria RAM o superior.
Resolución de Pantalla 1024 x 768 o superior
Disco Duro 40GB o superior
Conexión a Internet de 256 Kbps o superior.
Software Antivirus Actualizado.
Navegadores Compatibles: Mozilla Firefox 3.6.3 o superior,
Google Chrome.
Software lector de archivos formato PDF.
Java instalado en su versión 1.6 update 18 con actualizaciones
automáticas deshabilitadas.
Complementos de Java habitados en su navegador.
Impresora Laser (recomendado) o Chorro de tinta.
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Hoja Nº 4
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE
VACUNACION POR PARTE DE LA CSA
c) Medios de Comunicación:
Las estaciones de trabajo deben contar con un acceso a internet
el cual deberá ser contratado por el cliente con el proveedor de su
preferencia. El servicio preferentemente debe ser banda ancha, se
recomienda tener un servicio ilimitado con baja latencia.
De acuerdo con la criticidad del servicio, se recomienda disponer
de un canal de conexión con otro proveedor para activarlo en
caso de fallas en el canal principal.
d) Políticas de Seguridad en las Estaciones de los aplicativos web:
Es responsabilidad del cliente garantizar la seguridad en la
estación donde vaya a ser usado este sistema. La Coordinación
SIGOR puede asesorar en caso desee el cliente.
PROCEDIMIENTOS DE CARGA DE ACTAS A TRAVES DE ORDENES DE
TRABAJO
Paso Responsable Actividad
1. Recepción de OTs del certificador
Coordinador Técnico de Vacunación
Controla el documento:
Que esté completo, sin tachaduras.
Que tenga la firma de el titular/encargado de ganado y del certificador / vacunador.
Que esté el legajo completo, con el certificado de vacuna, perteneciente al establecimiento.
Firma la OT
Entrega la OT/acta de vacunación al cargador.
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Hoja Nº 5
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE
VACUNACION POR PARTE DE LA CSA
Paso Responsable Actividad
2. Carga de la OT en el SIGOR
Personal Informático de
CSA
Carga en el SIGOR en el módulo CSA la OT/acta con los datos exactos provenientes del campo.
a) Una vez controlado que todos los datos cargados correspondan exactamente a la OT, se GUARDA Y REMITE informáticamente.
En este caso la OTs y demás documentos deben ser clasificados para la entrega física a la UZ a fin de que el acta sea validada.
b) En caso de que algún dato colisione con los filtros que el sistema posee, ejemplo: certificado de vacuna no corresponde al propietario, etc. El acta quedará en un estado RECHAZADO.
En este caso, el documento vuelve al Coordinador Técnico de Vacunación a fin de analizar la situación y en caso de corregirse se vuelve a editar y REMITIR.
3. Remisión física de las OTs
Coordinador Técnico de vacunación
Se completa en una planilla de remisión de OT, el número de OT/Acta y la cantidad de cabezas vacunadas. En esa planilla debe constar la fecha y la persona que recibe en la UZ, y debe quedar en el archivo de la CSA.
Las OTs/Actas, deben ir acompañadas con los documentos de la vacunación (Certificado de venta de vacuna, actas de Intervención en caso de que exista).
El procedimiento de remisión física de las OT a la UZ debe ser inmediata.
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Hoja Nº 6
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE
VACUNACION POR PARTE DE LA CSA
Paso Responsable Actividad
4. Validación del acta de vacunación
Unidad Zonal de SENACSA
El funcionario del SENACSA, recepciona las OTs firmando la planilla de remisión de OTs.
Verifica según su manual de procedimientos.
a) ACTAS CONFIRMADAS
Informáticamente las actas quedan validadas.
b) ACTAS RECHAZADAS
El documento es devuelto a la CSA en un estado de EDITAR a fin de que pueda corregirse el error.
5. Actas en estado de RECHAZADAS
Operador Informático de
CSA
a) Las Actas RECHAZADAS por la UZ, deberán ser nuevamente cargadas en el sistema, corrigiendo el motivo del rechazo, que únicamente puede ser que por un error de tipeo los datos cargados no correspondan exactamente a los datos obrantes en el SIGOR.
b) No podrán cambiarse las OT debidamente firmadas.
6. Impresión de las Actas de Vacunación
CSA a) En caso de que la CSA o el Propietario requiera el Acta, el operador de la CSA tendrá la opción de imprimir el Acta del SIGOR, en donde constará los operadores que intervinieron en la Vacunación.
b) Una Copia se archivará en la CSA.
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Hoja Nº 7
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE
VACUNACION POR PARTE DE LA CSA
PROCEDIMIENTOS PARA CARGA DE ACTAS A TRAVES DE ACTAS PREIMPRESAS
Paso Responsable Actividad
1. Recepción de las Actas, del vacunador autorizado
Coordinador Técnico de Vacunación
Controla que los documentos:
estén completos, sin tachaduras
tengan la firma del titular/encargado de ganado y del Vacunador/certificador.
cuente con el certificado de vacuna.
Firma el Acta de Vacunación.
2. Codificación de las AVs
Personal Informático de
CSA
Consulta en la base de datos del SIGOR a través del numero de cedula/RUC o Código de propietario, el código de establecimiento.
Asienta en el AV el código de establecimiento.
En caso de no existir registros del propietario en el SIGOR, el operador procederá a generar un archivo físico independiente, y solicitará al SENACSA el código de establecimientos de estos propietarios.
3. Carga de AV en el SIGOR
Operador Informático de
la CSA
a) ACTAS CON CODIFICACIÓN DE ESTABLECIMIENTO:
Se ingresa los datos completos en el SIGOR, una vez seguro de los datos ingresados se guarda y luego se REMITE.
Una vez ingresada el acta, y que se encuentre en estado REMITIDO, se juntará con las demás actas en el mismo estado y se entregará al Coordinador técnico de vacunación para su remisión física a la UZ.
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Hoja Nº 8
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE
VACUNACION POR PARTE DE LA CSA
Paso Responsable Actividad
b) ACTAS SIN CODIFICACIÓN DE ESTABLECIMIENTO:
Se ingresa los datos que se cuentan, incluyendo siempre el Departamento, distrito y localidad.
El acta una vez completa, se guarda y luego se Remite, y queda en estado RECHAZADO.
Se crea un archivo físico de actas sin codificación.
4. Remisión a la UZ
Coordinador Técnico de vacunación
Se verifica que las actas a remitir cuenten con toda la documentación requerida.
Se completa la planilla de remisión de actas, con el número de actas y la cantidad de cabezas vacunadas. En esa planilla debe constar la fecha y la persona que recibe en la UZ, y debe quedar en el archivo de la CSA.
El procedimiento de remisión física de las actas a la UZ debe ser inmediata.
5. Validación del acta de vacunación
Unidad Zonal de SENACSA
El funcionario de SENACSA, recepciona las Actas de vacunación y firma la planilla de remisión de actas.
Verifica según su manual de procedimiento.
a) ACTAS CONFIRMADAS: que son remitidas a la CSA en dos copias firmadas por el funcionario oficial.
b) ACTAS RECHAZADAS: las cuatro copias son remitidas de vuelta a la CSA A fin de que puedan editarse nuevamente.
6. Recepción de las ACTAS validadas y rechazadas
Oficina de CSA. c) Las Actas VALIDADAS son recepcionadas en dos copias en la CSA, en donde una copia es entregada al productor y la otra copia es archivada en la CSA previa firma del productor.
En caso de que el productor no retire el Acta, las
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Hoja Nº 9
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTROS DE ACTAS DE
VACUNACION POR PARTE DE LA CSA
Paso Responsable Actividad
dos copias son archivadas.
d) Las Actas RECHAZADAS por la UZ, deberán ser nuevamente cargadas en el sistema, corrigiendo el motivo del rechazo, que únicamente puede ser que por un error de tipeo los datos cargados no correspondan exactamente a los datos obrantes en el SIGOR.
Una vez corregida la carga, se vuelve a proceder al envío de las Actas de la misma manera que indica el punto 5 de este procedimiento.
