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Boletín No. 34 Mayo 2014

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Tips» para sacarle provecho a los servicios de Google. Google ha diversificado su cartera de productos. Ya no se trata sólo de un Buscador, sino que tien servicios imporante como Gmail, Now o Drive. Aunque trata de mantenerlos simples y sencillos de usar, resulta una tarea titánica conocer todos los entresijos de cada uno de los servicios. Es por esto que Google ha presentado «Google Tips», un sitio web en el que muestra «tarjetas» con «tips» o consejos para usar mejor sus servicios abiertos al público. Cada tarjeta es un tutorial. Sólo basta hacer clic sobre alguna que llame la atención e ir siguiendo los pasos que se van describiendo. El «site» divides las tarjetas en varias categorías: «On The Go» (En el camino), «At home» (En casa), «At office» (en la oficina) y «By product» (por producto).

En «On the Go», por ejemplo, se encuentra ejemplos de Cómo recordar los cumpleaños de tus conocidos, o el tutorial «Deja de preocuparte por tu vuelo. Eso es trabajo de tu teléfono». En «At home» dan algunos trucos para sacar provecho de los Hangouts a través de Google+ o instalar aplicaciones sin tocar el teléfono. Y en «At the office» cómo sacar provecho de Drive o el Calendario. Por ahora, esta página sólo es compatible a través de buscadores en ordenadores.

10 trucos para sacarle el máximo provecho a Gmail .

1. Evita los correos de Google+. Con este primer truco conseguirás bloquear la recepción de los mensajes que otros usuarios de Google+ te pueden enviar. Desde Enero de 2013 esto es posible sin necesidad de conocer la dirección de e-mail de destino. Acude a la rueda dentada > Configuración y, en la pestaña “General”, elige la opción “Nadie” dentro del apartado “Enviar correo electrónico a través de Google+:”.

2. Activa la verificación del acceso en 2 pasos. Esto es una medida de seguridad muy recomendable si tu cuenta de correo contiene datos sensibles. La verificación del acceso en dos pasos se activa para tu cuenta de Google. Aprende a llevarlo a cabo leyendo Cómo activar la verificación en dos pasos en tu cuenta de Google.

Contenido: 1.- «Tips» para sacarle provecho a los servicios de Google 2.- 10 trucos para sacarle el máximo provecho a Gmail .3.- Alternativas a Google Calendar.

Breves: AceProject http://www.aceproject.com/ ofrece gestión de recursos, gestión de tareas, estadísticas e informes de proyectos, diagramas de Gantt, el calendario, el seguimiento de tiempo, las soluciones de gestión de documentos. Puedes obtener plan básico de forma gratuita con funcio-nes limitadas: 5 usuarios, 5 proyectos, 50 tareas y 50 MB de espacio de almacena-miento. Livestream (http://apps.facebook.com/livestream/) Se trata de una aplicación para Facebook que nos permite transmitir eventos en vivo en nuestra página de fans en Facebook. Con esta aplicación y con una cámara o web-cam, podemos realizar un streaming en Facebook, en nuestra web e incluso en dispositivos móviles. Super recomendada también. VirtualDub http://www.virtualdub.org/download.html es un programa gratuito y potente para la edición de video para Windows, éste tiene características asombrosas como capacidad de compresión, división de video y posibilidad de añadir pistas de video. Como un programa gratuito para la edición de video, tiene además capacidad de procesado por lotes, para la manipulación de un gran número de archivos, y por si esto fuera poco, el programa puede mejorarse y extender su funcionalidad mediante la utilización filtros de video de terceros.

3. Organiza tu bandeja de entrada. Si recibes muchos correos al día, es posible que pierdas mucho tiempo leyéndolos. Una forma muy productiva de hacerlo es configurando tu bandeja de entrada por pestañas o, mejor aún, utilizando el sistema de prioridades (implantado en septiembre de 2010). Aprende a organizar tu bandeja de entrada por prioridades.

4. Úsalo en inglés. Si quieres disfrutar de las nuevas funcionalidades de Gmail, que se van incorporando, desde el primer momento (la implantación de muchas novedades se retrasa algún tiempo fuera de Estados Unidos), utiliza el servicio en el idioma Inglés de EE.UU.: English (US). Para ello, ingresa en la rueda dentada > Configuración y, en la pestaña General, elige la opción “Englis (US)” en el menú desplegable del apartado “Idioma”.

5. Utiliza los filtros. Con el uso de los filtros puedes automatizar las tareas habituales que realizas con cualquier mensaje: reenviarlo, clasificarlo (con etiqueta, spam, categoría, etc.), borrarlo, etc. Para crear un filtro, vete a la rueda dentada > Configuración y define primero un criterio de búsqueda, haciendo clic en el enlace “Crear un filtro nuevo”, que aparece dentro del apartado “Filtros”. Posteriormente, haz clic en “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda”, elige la acción a realizar y pulsa el botón “Crear filtro”.

6. Organízate estableciendo tareas. Un apartado un poco oculto de Gmail es el de las tareas. Haz clic en la palabra “Gmail” que se muestra justo debajo del logo. Ahí verás la opción “Tareas” que te llevará a una pequeña aplicación que te permitirá gestionar tus taeras.

7. Crea listas de correo. Cuando tengas que enviar el mismo mensaje a varios

destinatarios, te será muy útil crear un grupo con esas direcciones. Luego, solo tendrás que poner el nombre del grupo en el campo “Para”. Los grupos se crean haciendo clic en el enlace “Contactos” (pincha en la palabra “Gmail” que aparece debajo del logo). Después, haz clic en el botón “Contacto nuevo” y en el botón con el icono de un grupo de personas (“Grupos”) que verás en la parte superior. Introduce el nombre del nuevo grupo, haciendo clic en “Crear nuevo”. Una vez que lo veas en el apartado “Mis contactos”, haz clic en él y añade las direcciones con el botón del icono de una persona y el signo “+”.

8. Avisa a tus contactos cuando cierres por vacaciones. Por esa u otra razón, a lo mejor te interesa que todo aquél que te envíe un mensaje reciba automáticamente otro de respuesta. Configura el periodo y la respuesta automática yendo a la rueda dentada > Configuración. Rellena los campos del apartado “Respuesta automática” de la pestaña General. Si no quieres que todos los que te escriban sepan que estás ausente, marca la casilla de “Enviar respuesta solo a mis contactos”.

9. Abre varias cuentas a la vez. Si posees más de una cuenta de Gmail, puedes utlizarlas a la vez, en varias pestañas de tu navegador. Para ello, haz clic en tu avatar (en la parte superior derecha) y en el botón “Añadir cuenta” que se muestra en la ventana.

10. Pon una nota de color. Desde el mes de noviembre de 2008, es posible elegir entre 30 temas para personalizar la interfaz de usuario. Para cambiar el “look” por defecto, accede a la rueda dentada > Configuración y a la pestaña “Temas”.

Alternativas a Google Calendar. Google Calendar es el servicio que Google nos ofrece para anotar nues-tras citas y poder organizar algo mejor nuestro tiempo. La verdad es que, tanto a nivel personal como a nivel profesional, debo reconocer que Goo-gle Calendar es un gran servicio y la sincronización con aplicaciones de escritorio y con dispositivos móviles funciona a la perfección. De todas formas, si alguien quiere desvincularse de Google Calendar pero seguir usando una aplicación de calendarios en línea, además de usar iCloud en el ecosistema de Apple, existen varias alternativas a considerar. Den-tro de la autoprestación de servicios, dentro del pa-quete de funciones que nos ofrece Citadel encon-traremos la gestión de calendarios (incluyendo la opción para trabajar en grupo). Otra opción más que interesante es Feng Office, un proyecto nacido en Uruguay que nos ofrece una plataforma de cola-boración en línea tanto en modo SaaS (en la nube) como para instalar en nuestro propio servidor web. SOGo es otro de mis "compañeros de trabajo" des-de hace tiempo, una solución muy flexible que nos ofrece calendarios en línea y también sincronización de contactos (tanto en escritorio como en movili-dad).

Google Drive. Cuando hablamos de servicios de al-macenamiento en la nube, Dropbox y SkyDrive qui-zás sean los primeros nombres que nos vengan a la cabeza. Obviamente, ambos son muy buenos servi-cios; de hecho, creo que son mejores que Google Drive, que es el servicio de almcenamiento en la nube que ofrece Google. De todas formas, ya que andamos buscando alternativas a Google Drive, creo que puede ser interesante plantearnos algunos nombres más allá de Dropbox y SkyDrive. Si lo que queremos es sincronizar archivos cómodamente en-tre el escritorio y, por ejemplo, nuestros dispositi-vos móviles; más que pasar por un servidor inter-medio podríamos pensar en una sincronización di-recta. En este sentido, los chicos de BitTorrent lle-van tiempo trabajando en BitTorrent Sync que, pre-cisamente, se apoya en el P2P para ofrecernos sin-cronización directa de archivos entre nuestros dis-positivos. Si lo que realmente estamos buscando es espacio de almacenamiento, a la lista de Box, SkyDrive, Dropbox y otros tantos, podríamos sumar una opción para desplegar en nuestro propio servi-dor. ownCloud es una solución en software libre que nos permite desplegar nuestra propia nube pri-vada en la que alojar archivos, acceder a ellos en remoto e, incluso, compartirlos con nuestros ami-gos. De hecho, ownCloud es más que un almacén de archivos, también nos permite desplegar calen-darios en línea, gestionar tareas y visualizar docu-mentos (al más puro estilo de Google Docs).

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