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MANUALDELSUBPROCESODERECEPCIÓNDEBIENESINMUEBLESCS-STAB-01-P01-02 Versión 1.0 25/03/2015

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES INMUEBLES

Versión: 1.0

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Contenido1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO .............................................................................................. 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................................. 6

6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES INMUEBLES............................. 7

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7

7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 10



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1. INFORMACIÓNBÁSICA

Subproceso RECEPCIÓN DE BIENES INMUEBLES

Código del Subproceso CS‐STAB‐01‐P01‐02

Descripción

PROPÓSITO Coordinar la recepción de los bienes inmuebles que son transferidos a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos. DISPARADOR

Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles

ENTRADAS

Expediente del bien inmueble.

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Coordinar la recepción de bienes inmuebles con la Institución que hace la entrega.

Elaborar el cronograma para constatación física de bienes y coordinar su ejecución con la CGAF.

Realizar la verificación y constatación física de los bienes inmuebles.

PROCESO RELACIONADO

Regularización de Bienes Inmuebles

Administración de Bienes Inmuebles

Administración de Bienes Muebles

Productos/Servicios del Subproceso

Informe de levantamiento de información Acta de entrega‐recepción

Tipo de Subproceso Sustantivo

Responsables del Subproceso

Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles

Tipo del cliente Cliente Interno



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Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador

Ley de Administración de Bienes

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva

Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público

Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR

Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes del BCE



Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales

Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del FLOPEC

Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría a Servicio


Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados

Decreto Ejecutivo Nro. 823 – Transferencia de bienes inmuebles FERIA DE DURAN


RESOLUCIÓN‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006

2. LINEAMIENTOSDELSUBPROCESO

El subproceso para la Recepción de Bienes Inmuebles requiere considerar los siguientes

lineamientos:

No se coordinará la recepción de bienes inmuebles si no se cuenta con las escrituras a

favor de INMOBILIAR inscritas en el Registro de la Propiedad y la Ficha Catastral dentro del

Expediente del bien inmueble.



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En los casos específicos cuando por disposición de la Máxima Autoridad de INMOBILIAR se

requiera recibir un bien inmueble previa la obtención de escrituras, se gestionará la

suscripción de un convenio de uso entre la Entidad que hace la entrega e INMOBILIAR.

La recepción de los bienes inmuebles mediante la suscripción del acta entrega‐ recepción

es responsabilidad de la Coordinación General Administrativa Financiera a través de las

Direcciones Administrativa y Financiera conforme lo establece el Reglamento General

Sustitutivo de Bienes del Sector Público, no se procederá con la suscripción del Acta de

entrega‐recepción si se identifica inconsistencias en la información de cualquier índole.

3. ROLES

Analista de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta las actividades para la administración

de bienes inmuebles, siendo el responsable por los bienes inmuebles temporales encomendados a

su cargo.

Coordinador General Administrativo Financiero.‐ Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma

los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de

garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y

desconcentrados.

Director Administrativo.‐ Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales

y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los

objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.

Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Planifica y dirige los procesos para la

gestión técnica y administrativa que demandan los Bienes Inmuebles del Sector Público.

Director Nacional de Legalización de Bienes.‐ Dirige y supervisa acciones legales y trámites

pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las

diferentes entidades del Sector Público.

Especialista de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Supervisa y controla la gestión del

responsable de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR.

Subdirector Técnico de Administración de Bienes.‐ Preside y dispone la gestión para la

elaboración y emisión de Modelo de Gestión, Informe o Dictamen, que permita la eficaz y eficiente

administración de un bien inmueble dentro del ámbito de acción de INMOBILIAR.



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4. GLOSARIODETÉRMINOS

Acta entrega ‐ recepción.‐ Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable por el bien recibido.

BI.‐ Bien Inmueble.

CGAF.‐ Coordinación General Administrativa Financiera.

DNABI.‐ Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.



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5. DIAGRAMADEFLUJO



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6. PROCEDIMIENTODELSUBPROCESODERECEPCIÓNDEBIENESINMUEBLES

6.1. PROPÓSITO

Definir las actividades necesarias para coordinar la recepción de los bienes inmuebles que son

transferidos a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos.

6.2. ALCANCE

Este subproceso abarca desde la recepción del Expediente del bien inmueble, hasta la entrega

de la copia del acta entrega‐recepción suscrita por las Direcciones Administrativa y Financiera.

6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Disponer gestión

Subdirector Técnico de

Administración de Bienes

Una vez recibido el memorando para la recepción de bienes inmuebles por parte del Director Nacional de Legalización de Bienes adjuntando el Expediente del bien inmueble, el Subdirector Técnico dispone la gestión al Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles. Si se identifica que el bien inmueble contiene bienes muebles el Subdirector Técnico dispone la gestión al Director Nacional de Administración de Bienes Muebles para la recepción de los mismos mediante el inicio del Proceso de Administración de Bienes Muebles.

Memorando Sumillado

Recibir y disponer gestión

Director Nacional de


El Director recibe la disposición y coordina con el Especialista de Administración de Bienes Inmuebles las actividades a desarrollarse para la recepción del inmueble.

N/A

Coordinar recepción de

bienes

Especialista de Administración

de Bienes Inmuebles

El Especialista se pone en contacto con la Entidad que hará entrega del inmueble para preparar la información necesaria para coordinar la recepción del mismo. Posteriormente remite la información obtenida al Analista Técnico y solicita la elaboración del cronograma para elaborar la constatación física de bienes, tomando en cuenta que el cronograma será ejecutado en coordinación con la CGAF.

Acta de Reunión



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Elaborar cronograma para constatación física

de bienes

Analista de Administración

de Bienes Inmuebles

Con la información recibida el Analista elabora el cronograma para ejecutar la constatación física de bienes y lo remite al Especialista para su revisión.

Cronograma

Revisar y remitir el cronograma


de Bienes Inmuebles

El Especialista revisa el cronograma y de no encontrar observaciones lo remite al Director para su revisión y aprobación.

Cronograma

Remitir cronograma



El Director revisa el cronograma y de no encontrar observaciones lo aprueba y socializa con la CGAF, para su conocimiento y retroalimentación a fin de que este sea ajustado de acuerdo a la agenda de ambas unidades y pueda ejecutarse efectivamente. Adicionalmente se remitirá el Expediente del bien inmueble para la gestión de registros contables.

Memorando Cronograma Expediente del bien inmueble

Disponer gestión



Una vez que el cronograma ha sido ajustado, el Director dispone la gestión al Especialista para ejecutar el mismo.

Cronograma

Coordinar ejecución del cronograma


de Bienes Inmuebles

El Especialista designa al Analista responsable de ejecutar la constatación física de bienes conforme lo establecido en el cronograma.

N/A

Realizar verificación y constatación

física de bienes

Analista de Administración

de Bienes Inmuebles

El Analista realiza la constatación física de bienes en coordinación con las Direcciones Administrativa y Financiera, de ello deja constancia mediante la elaboración del Informe de levantamiento de información.

Informe de levantamiento

de información



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Recibir cronograma y

disponer gestión

Coordinador General

Administrativo Financiero

Una vez que el cronograma ha sido ajustado, el Coordinador dispone la gestión a los Directores Administrativo y Financiero para ejecutar el mismo.

N/A


física de bienes

Director Financiero

El Director o su delegado realiza la constatación física de bienes en coordinación con las Direcciones Administrativa y Nacional de Administración de Bienes Inmuebles, de ello deja constancia mediante la elaboración de un Informe. Si se llegara a dar el caso en el que el Expediente no contara con el registro contable el Director será el responsable de obtener por parte de la Entidad que hace la entrega del bien inmueble, el registro contable emitido por el e‐SIGEF de dicha Entidad.

Informe


física de bienes

Director Administrativo

El Director o su delegado realiza la constatación física de bienes en coordinación con las Direcciones Financiera y Nacional de Administración de Bienes Inmuebles, de ello deja constancia mediante la elaboración del Inventario.

Inventario

Suscribir Acta de entrega‐recepción


Una vez culminada la ejecución del cronograma el Director Administrativo oficializa la recepción del bien inmueble mediante la suscripción del Acta de entrega‐recepción con los involucrados.

Acta entrega‐recepción

Remitir copia del Acta de entrega‐recepción a la

DNABI


Una vez suscrita el Acta, el Director Administrativo remite la copia del Acta entrega‐recepción al Subdirector Técnico de Administración de Bienes Inmuebles

Memorando

Remitir el expediente para registro contable


Una vez suscrita el Acta, el Director Administrativo adjunta el original de la misma en el Expediente del bien inmueble y lo remite al Director Financiero para su gestión.

Memorando



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Realizar el registro contable del bien

inmueble

Director Financiero

Con el Expediente del bien inmueble el Director Financiero realiza los asientos contables del mismo en el Sistema Informático e‐SIGEF. Posteriormente devuelve el Expediente del bien inmueble al Director Administrativo

e‐SIGEF Memorando

Remitir el Expediente al

Archivo


El Director Administrativo prepara el Expediente y lo remite a la Dirección de Gestión Documental y Archivo para su custodia.

Memorando Expediente del Bien Inmueble

Proceso de Recepción,

entrega y archivo de documentación

institucional

Director de Gestión

Documental y Archivo

El requerimiento por parte de la Dirección Administrativa es el disparador del proceso, el producto del mismo es el Expediente del bien inmueble bajo custodia en el Archivo institucional.

N/A

7. ANEXOS

o Formato de Informe de levantamiento de información.

o Manual del Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles.

o Manual del Proceso de Administración de Bienes Inmuebles.



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos

Aprobado Por:

Eco. Vanessa Centeno

Director Nacional de Administración de Bienes

Inmuebles

Validado por:

Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Administración de Bienes

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 25/03/2015

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