Subsidios para el cuidado de niños

Guía para proveedores de cuidado de niños en hogares familiares autorizados y certificados

Revisada el 1.° de diciembre de 2017

Índice

Índice Introducción ................................................................................................................................ 1

Funciones y responsabilidades .................................................................................................. 2

Determinación de elegibilidad y pagos ....................................................................................... 4

Tarifas estatales del subsidio para cuidado de niños ................................................................. 6

Otras tarifas ................................................................................................................................ 8

Facturación de los días que no proporciona cuidado ............................................................... 10

Reglas de facturación ............................................................................................................... 12

Uso de Invoice Express ............................................................................................................ 13

Opciones de pago..................................................................................................................... 14

Información sobre impuestos .................................................................................................... 14

Recursos .................................................................................................................................. 14

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Introducción

En esta guía, se brinda información sobre la elegibilidad, la facturación y el pago de los subsidios del estado de Washington. Consulte esta guía cuando facture servicios de cuidado de niños del estado.

Los programas de subsidios para el cuidado de niños del estado de Washington ayudan a las familias a pagar el cuidado de niños en hogares familiares autorizados y certificados. Los proveedores de Idaho y Oregón que cumplen con las normas de autorización de dichos estados pueden reunir los requisitos para recibir los pagos de los subsidios para el cuidado de niños del estado de Washington si cuidan a niños elegibles que vivan en Washington.

Child Care Subsidy Programs (CCSP, Programas de Subsidios para el Cuidado de Niños) El Department of Early Learning (DEL, Departamento de Aprendizaje Temprano) establece las políticas y normas de todos los programas de subsidios para el cuidado de niños. El Department of Social and Health Services (DSHS, Departamento de Servicios Sociales y de Salud) determina la elegibilidad de la familia, autoriza los pagos y paga a los proveedores de todos los programas de subsidios para el cuidado de niños.

Working Connections Child Care Program (WCCC, Programa de Cuidado de Niños Working Connections)

El programa WCCC ayuda a las familias elegibles a pagar el cuidado de niños para que los padres puedan trabajar, capacitarse, participar en programas educativos y actividades de Temporary Assistance for Needy Families (TANF, Asistencia Temporal para Familias Necesitadas). Los hogares familiares autorizados o los centros certificados de cuidado de niños pueden ser elegibles para brindar cuidado de niños pagado por el WCCC.

Seasonal Child Care Program (SCC, Programa de Cuidado de Niños por Temporada)

El programa SCC brinda servicios a las familias elegibles que están contratadas por temporada para trabajos agrícolas. Los trabajadores de temporada también pueden ser elegibles para recibir los beneficios del programa WCCC. Pueden solicitar el programa que mejor se adapte a las necesidades de cuidado de sus hijos. Usted solo podrá facturar un programa, incluso si un niño es elegible y está autorizado para participar en más de un programa de subsidios para el cuidado de niños del estado de Washington. Solo los proveedores autorizados o certificados son elegibles para proporcionar cuidado de niños pagado por el programa SCC.

El SCC brinda servicios a las familias elegibles que viven en los siguientes condados:

• Adams

• Benton

• Chelan

• Douglas

• Franklin

• Grant

• Kittitas

• Okanogan

• Skagit

• Walla Walla

• Whatcom

• Yakima

Glosario . CA: Children’s Administration (Administración Infantil) NSHB: Nonstandard Hours Bonus (Bonificación por horas no

estándares) CBA: Collective Bargaining Agreement (Acuerdo de Negociación Colectiva)

SCC: Seasonal Child Care (Cuidado de Niños por Temporada)

Cuidado de niños certificado: Programas de cuidado de niños de tribus, escuelas públicas y establecimientos militares certificados por el DEL

SEIU 925: Service Employees International Union Local 925 (Sindicato Internacional de Empleados de Servicio, filial 925)

DEL: Department of Early Learning (Departamento de Aprendizaje Temprano)

SSPS: Social Services Payment System (Sistema de Pagos de Servicios Sociales)

DSHS: Department of Social and Health Services (Departamento de Servicios Sociales y de Salud)

WAC: Washington Administrative Code (Código Administrativo de Washington)

Cuidado de niños autorizado: Centros de cuidado de niños, programas para niños en edad escolar y hogares familiares autorizados por el DEL

WCCC: Working Connections Child Care (Programa de Cuidado de Niños Working Connections) WCIP: Working Connections Information Phone (Teléfono de información de Working Connections)

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Para obtener más información, comuníquese con el SEIU 925 o consulte el CBA en línea: www.ofm.wa.gov/labor/ agreements/

Programas de cuidado de niños de Children’s Administration (CA, Administración Infantil)

Los trabajadores sociales de la CA aprueban los servicios de cuidado de niños para las familias elegibles. Los trabajadores sociales deben verificar que el cuidado de niños sea proporcionado por un proveedor calificado. Los pagos a los proveedores son autorizados por el trabajador social asignado al niño y son efectuados por el DSHS. Los proveedores Licensed Family Home (LFH, Hogar Familiar Autorizado) y Family, Friends, and Neighbors (FFN, Familiares, Amigos y Vecinos) pueden ser elegibles para brindar cuidado de niños pagado por la CA.

Service Employees International Union (SEIU, Sindicato Internacional de Empleados de Servicio) La filial 925 del SEIU (SEIU 925) representa a los proveedores LFH y FFN que reciben el pago de subsidios en el marco de los programas WCCC y SCC. En el Collective Bargaining Agreement (CBA, Acuerdo de Negociación Colectiva), negociado entre el SEIU y el estado de Washington, se establecen las disposiciones y los beneficios para los miembros del SEIU 925. Consulte el CBA

Los proveedores reciben los beneficios que se establecen en el CBA. Con la autorización correspondiente para la afiliación al sindicato, como se establece en el CBA, los miembros pagan cuotas del sindicato del dos por ciento (2 %) de los servicios de cuidado de niños que paga el estado. Las cuotas tienen un límite máximo de cincuenta dólares ($50) por mes.

Capacitación sobre la facturación de subsidios Se recomienda a los proveedores LFH que son miembros del sindicato que realicen la capacitación sobre la facturación de subsidios que se describe en el CBA. Para obtener más información sobre esta capacitación y otros beneficios, llame al SEIU 925 al 1-877-734-8673.

Funciones y responsabilidades

Sus responsabilidades como hogar familiar autorizado

• Cumpla con los requisitos de autorización para el cuidado de niños en hogares familiares

de Washington.

• Cumplir con las normas y requisitos de los subsidios para el cuidado de niños.

• Conservar registros de asistencia completos y precisos durante cinco (5) años según las regulaciones de autorización.

• Cuando el DSHS o DEL lo soliciten, debe presentar los registros de asistencia dentro de los

28 días calendario posteriores a la solicitud. Si no proporciona los registros en el plazo de 28 días calendario, es posible que se le emita un sobrepago por el monto total que facturó al estado ese mes.

Responsabilidades de los padres

Los padres son responsables de completar el proceso de solicitud y presentar los formularios de verificación necesarios para determinar la elegibilidad. Las familias pueden solicitar subsidios de alguna de las siguientes maneras:

• Llamando al DSHS Contact Center (Centro de Contacto del DSHS): 1-877-501-2233

• En línea en Washington Connection.

• Enviando una solicitud por fax al DSHS Contact Center: 1-888-338-7410

• Las solicitudes también están disponibles en la Community Services Office (CSO, Oficina de Servicios Comunitarios) local o puede llamar para recibir la solicitud por correo en su hogar. Entregar o enviar por correo una solicitud completa e impresa a su CSO.

Responsabilidades de los padres

• Cumplir con los requisitos de elegibilidad del programa. • Utilizar el sistema del proveedor para registrar el ingreso y la salida del niño de los

servicios de cuidado, a fin de llevar un control de la asistencia. El registro de asistencia debe incluir la firma de los padres, las horas y las fechas.

• Pagar el copago mensual directamente al proveedor. Los padres también deben

pagar directamente todos los servicios adicionales que la familia solicite. Los padres pueden disponer que un tercero pague una parte o la totalidad del copago.

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• Informar al DSHS sobre los cambios de proveedores de cuidado de niños en un plazo de cinco

(5) días calendario. • Informar al DSHS en un plazo de diez (10) días calendario si se producen cambios en lo siguiente:

• Los ingresos de la familia, si el cambio ocasionaría que la familia exceda el límite de

elegibilidad de ingresos máximos del 85 % del Ingreso Medio del Estado. Las familias pueden informar una disminución de los ingresos que posiblemente reduzca su copago.

• Los recursos de la familia, cuando estos son superiores a $1 millón.

• La dirección o el número de teléfono de la familia.

• Coordinar el pago con el proveedor para los servicios de cuidado que no estén autorizados por el DSHS.

• Proporcionar al proveedor una lista por escrito con los nombres, las direcciones y los números de teléfono de las personas que pueden recoger al niño en ausencia de los padres.

• Controlar el ambiente y los servicios de cuidado de niños que se reciben del proveedor.

• Garantizar que los hijos que reciban cuidado de niños subsidiado fuera de su propia casa tengan todas las vacunas exigidas según el WAC 246-105-030, excepto cuando el padre, la madre o el tutor presenten lo siguiente:

• Un formulario de exención médica del Department of Health (DOH, Departamento de Salud) firmado por un profesional de atención médica.

• Un formulario del DOH o una declaración similar firmada por el padre, la madre o el tutor del niño donde se indique una objeción religiosa, filosófica o personal a las vacunas.

Los padres no están obligados a informar los cambios que se mencionan a continuación, pero si se los informan al DSHS, esto podría beneficiar a la familia y, posiblemente, reducir el copago:

• La necesidad de contar con más horas de cuidado de niños que las autorizadas en ese momento. • La disminución de los ingresos del grupo familiar. • El hecho de que una persona se muda a su casa o se va de la casa. • Cambios relacionados con su obligación legal de pagar manutención infantil.

Responsabilidades del DSHS

• Determinar la elegibilidad de una familia para recibir subsidios para el cuidado de niños.

• En las solicitudes y presentaciones de nuevas solicitudes, autorizar el cuidado de niños para las actividades aprobadas que se realicen fuera de la casa del consumidor.

• Pagar a los proveedores elegibles por los servicios autorizados y facturados de cuidado de niños

que se hayan proporcionado a una familia elegible.

• Notificar con 10 días calendario de anticipación como mínimo a las familias y a los proveedores cuando los beneficios del subsidio se reduzcan o finalicen antes de la fecha original de finalización que figura en el aviso del SSPS (Sistema de Pagos de Servicios Sociales). El DSHS no proporciona un aviso con 10 días de anticipación a las familias cuando estas ya no desean recibir los subsidios para el cuidado de niños o no han informado al DSHS su nueva dirección.

• Evaluar los sobrepagos y los pagos insuficientes.

• Responder preguntas relacionadas con la elegibilidad, las autorizaciones y los pagos.

Responsabilidades del DEL

• Determinar y redactar la política y las normas de elegibilidad para el WCCC y el SCC.

• Administrar el CBA de los proveedores LFH y FFN.

• Informar al gobierno federal sobre los programas de subsidios para el cuidado de niños de Washington.

• Auditar los pagos a proveedores que puedan dar lugar a sobrepagos o pagos insuficientes.

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Determinación de elegibilidad y pagos Paso 1: La familia solicita el subsidio La familia solicita los subsidios WCCC o SCC comunicándose con el DSHS de alguna de las siguientes maneras:

• Llamando al Contact Center al 1-877-501-2233.

• En línea en Washington Connection.

• Visitando la CSO local.

Paso 2: Se determina la elegibilidad de la familia La familia completa la solicitud y presenta la verificación necesaria. El DSHS reúne información acerca de la casa y las actividades y los ingresos de los padres para determinar la elegibilidad. Si la familia es elegible para el WCCC o el SCC, los padres reciben una carta de adjudicación. En la carta, se indican las fechas en que la familia es elegible para el cuidado de niños y el monto del copago mensual.

Los programas de subsidios para cuidado de niños no pagarán el cuidado de niños que se proporcione antes de la fecha de inicio indicada en la carta de adjudicación. La carta de adjudicación para el proveedor no es el aviso del SSPS, la factura ni el aviso de pago. Usted puede acordar el pago en forma particular con la familia durante el plazo en que se determine la elegibilidad. Si se determina que la familia no es elegible y no está autorizada para recibir un subsidio para el cuidado de niños, usted puede proporcionar el servicio de cuidado de niños y recibir el pago en forma particular.

Paso 3: El DSHS verifica el estado de la autorización El DSHS verifica el estado de la autorización del proveedor y las tarifas del cuidado de niños a través de la parte dos de la solicitud del programa de subsidios para cuidado de niños. La parte dos puede completarse por teléfono una vez que la familia haya elegido un proveedor autorizado.

Paso 4: Se autoriza el cuidado de niños en el SSPS del DSHS Comuníquese con la Provider Line (Línea para Proveedores) (1-800-394-4571 o providerhelp@dshs.wa.gov) y proporcione su dirección de correo electrónico para recibir una notificación por ese medio con información sobre las fechas de inicio, cambio o finalización de las autorizaciones del WCCC o SCC.

Paso 5: Aviso del SSPS Recibirá un aviso del SSPS por correo con la confirmación de la elegibilidad y autorización de la familia.

Paso 6: Autorización para proporcionar el cuidado de niños Ahora está autorizado a recibir pagos del DSHS por proporcionar servicios de cuidado de niños subsidiados.

Paso 7: Llega la factura Recibirá una factura, generalmente antes del último día de cada mes. Es posible que la primera factura de una autorización nueva no llegue hasta mediados del mes siguiente.

Paso 8: Complete la factura utilizando los registros de asistencia Revise los registros de asistencia diaria para determinar la cantidad de unidades a facturar según la asistencia del niño, los días de ausencia, feriados, los días de capacitación profesional, los días de cierre del proveedor y la autorización. En el registro de asistencia, debe indicar los días que el niño no haya asistido. El registro de asistencia debe contener la firma del padre, la madre o el tutor y las horas de ingreso y salida correspondientes a cada día de asistencia del niño. Complete la factura, fírmela y escriba la fecha. Para enviar la factura, puede llamar a Invoice Express al 1-888-461-8855 o enviarla por correo al DSHS a la siguiente dirección:

State of Washington Dept. of Social and Health Services ISSD Data Control PO BOX 45889 Olympia, WA 98504-5889

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Paso 9: Se emite el pago Una vez que el DSHS recibe la factura completa, el SSPS la procesa inmediatamente después del final del mes del servicio y le envía el pago. La distribución del pago por correo puede llevar hasta tres días hábiles después del procesamiento.

Paso 10: Presentar una nueva solicitud Antes de que finalice un período de elegibilidad, el DSHS envía a las familias un paquete para presentar una nueva solicitud. Durante el proceso de presentación de una nueva solicitud, el DSHS determina si la familia aún es elegible para recibir los subsidios para el cuidado de niños.

Las familias pueden presentar la nueva solicitud de las siguientes formas:

• Llamando al Contact Center del DSHS al 1-877-501-2233.

• Enviando el paquete con la información actualizada.

• En línea en Washington Connection.

Usted y la familia recibirán un recordatorio de la presentación de la nueva solicitud aproximadamente cinco semanas antes del final del período de elegibilidad. Le recomendamos que les recuerde a las familias cuando los períodos de elegibilidad se aproximen a la fecha de finalización, de modo que puedan presentar una nueva solicitud a tiempo.

Si una familia completa el proceso de presentación de una nueva solicitud después de la fecha de finalización del período de elegibilidad, se determina que es elegible y no hay una lista de espera para el programa, el cuidado de niños se autorizará cuando la familia complete el proceso de presentación de la nueva solicitud.

Si continúa proporcionando los servicios de cuidado de niños después de la fecha de finalización del período de elegibilidad sin recibir una nueva autorización, el DSHS no pagará el servicio. La familia será responsable de pagar en forma particular los servicios de cuidado de niños. La elegibilidad para el cuidado de niños no es retroactiva cuando las familias presentan la nueva solicitud después de la fecha de finalización del período de elegibilidad.

Avisos del SSPS

Una vez que se autorice el cuidado de niños y se procese la información, recibirá un aviso del SSPS aproximadamente una semana después de la autorización del servicio. Si no recibe un aviso dentro de las dos semanas posteriores a la fecha en que la familia recibe la carta de adjudicación, llame a la Provider Line al 1-800-394-4571.

Controle el aviso del SSPS para asegurarse de que la siguiente información sea correcta:

• Su nombre

• Su número de proveedor

• Los servicios autorizados

• Los nombres de los niños

• La cantidad de unidades autorizadas

• La tarifa autorizada para el cuidado de niños

• La fecha de inicio y de finalización de la autorización

• El copago mensual de la familia

• Cualquier cambio o terminación de los servicios

Si el aviso del SSPS es incorrecto, llame a la Provider Line al 1-800-394-4571. Recibirá un aviso del SSPS cuando haya un cambio en la autorización o cuando los subsidios para el cuidado de niños finalicen.

Consulta del estado de la solicitud

Para los proveedores

El Working Connections Information Phone (WCIP, Teléfono de información de Working Connections) es un sistema telefónico automático. Se encuentra disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en inglés y español. Por motivos de confidencialidad, es posible que cierta información de la familia no esté disponible para usted. Esta línea está disponible para los programas WCCC y SCC.

Llame a la Provider Line al 1-800-394-4571 para obtener más información.

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Working Connections Information Phone (WCIP, Teléfono de información de Working

Connections): 1-866-218-3244

Servicio de respuesta: 1-877-980-9220

Mediante el WCIP, puede consultar lo siguiente:

• El estado de una solicitud: aprobada, rechazada, pendiente, cerrada o en lista de espera.

• Las fechas de vigencia del servicio.

• Los servicios autorizados para el cuidado de niños.

• El monto de copago mensual de la familia.

• Mensajes especiales relacionados con los

programas de subsidio.

Para utilizar el WCIP, necesitará la siguiente información:

• Su número de proveedor de cuidado de niños del SSPS.

• Su Employee Identification Number (EIN, número de identificación de empleado) o los últimos cuatro dígitos de su número de Seguro Social.

• El número de solicitud de cuidado de niños de la familia que se indica en el aviso del SSPS.

Para las familias

Para utilizar el Answer Phone (Servicio de Respuesta), la familia necesitará su número de identificación de cliente y el número de seguro social. Mediante el Answer Phone, las familias pueden consultar lo siguiente:

• Si su solicitud está aprobada, rechazada o pendiente.

• Las fechas de vigencia del servicio.

• Los servicios autorizados para el cuidado de niños.

• El monto de copago mensual de la familia.

Tarifas estatales del subsidio para cuidado de niños

Como proveedor, recibirá el pago autorizado del DSHS y el copago mensual de la familia. Usted es responsable de cobrar el copago de la familia. El DSHS no pagará el copago de la familia.

Las tarifas estatales máximas del subsidio para el cuidado de niños se determinan según la región del estado donde se brinda el cuidado, la edad del niño, la cantidad de cuidado que se necesita y el tipo de cuidado. El DSHS le pagará la tarifa estatal máxima o su tarifa de pago particular, la que sea menor. Usted no puede cobrarles a los padres la diferencia entre la tarifa estatal máxima del subsidio para el cuidado de niños y su tarifa de pago particular. Consulte las tarifas del subsidio para el cuidado de niños.

Sistema Early Achievers

Early Achievers (Triunfadores Tempranos) es un sistema de calificación de calidad y mejora del cuidado de niños de Washington. Los proveedores reciben una calificación de nivel de 1 a 5. Los proveedores autorizados para el cuidado de niños que participan en Early Achievers pueden recibir un porcentaje adicional del monto del subsidio mensual. Este incentivo es un porcentaje del monto correspondiente a medio día y día completo de cuidado subsidiado facturado por el proveedor. No incluye tarifas de excursiones, bonificaciones por horas no estándares, necesidades especiales, inscripción ni otros aumentos o bonificaciones. Los incentivos de Early Achievers se pagarán aparte de los pagos facturados regulares.

Más información sobre Early Achievers. A partir del 1.° de julio de 2016, los proveedores autorizados para el cuidado de niños en hogares familiares existentes que brindan cuidado para niños con subsidio fuera de la edad escolar deberán cumplir con los siguientes requisitos para continuar recibiendo el pago del subsidio:

• Inscribirse en Early Achievers antes del 1.° de agosto de 2016. • Realizar actividades de nivel 2 antes del 1.º de agosto de 2017. • Alcanzar el nivel 3 de Early Achievers antes del 31 de diciembre de 2019 o completar las actividades

compensatorias antes del 30 de junio de 2020.

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A partir del 1.° de julio de 2016, los proveedores autorizados para el cuidado de niños en hogares familiares que comiencen a brindar cuidado para niños con subsidio fuera de la edad escolar deberán cumplir con los siguientes requisitos para continuar recibiendo el pago del subsidio:

• Inscribirse en Early Achievers dentro de los 30 días posteriores a haber recibido el primer pago del subsidio.

• Realizar actividades de nivel 2 dentro de los 12 meses posteriores a la inscripción. • Alcanzar el nivel 3 en Early Achievers dentro de los 30 meses posteriores a la inscripción o

completar las actividades compensatorias dentro de los seis (6) meses siguientes.

Servicios adicionales autorizados para el cuidado de niños

Algunos niños necesitan cuidado durante más de 10 horas por día. Para solicitar cuidado adicional de niños, los padres se deben comunicar con el DSHS y proporcionar la documentación que muestra la necesidad de horas adicionales. Es posible que reciba un pago superior por este tipo de cuidado si tiene una política por escrito de cobrar a las familias que pagan el servicio de forma particular una tarifa superior para el cuidado de niños durante más de 10 horas por día. El estado pagará el cuidado adicional conforme a su tarifa o a la tarifa estatal máxima del subsidio para el cuidado de niños, la que sea menor.

El cuidado adicional puede autorizarse en las siguientes situaciones:

• Se necesita cuidado durante más de 10 horas y menos de 15 horas por día, entonces se puede

autorizar medio día de horas extras de cuidado.

• Se necesita cuidado durante 15 horas o más por día. Se pueden autorizar horas extras de cuidado adicional.

No se puede autorizar el cuidado de niños durante más de 16 horas por día.

Nonstandard Hours Bonus (NSHB, bonificación por horas no estándares)

En ocasiones, el cuidado de niños es necesario durante horas no estándares. Las horas no estándares se definen de la siguiente manera:

• Días de semana antes de las 6 a. m. o después de las 6 p. m.

• Sábados y domingos

• Feriados elegibles

Los programas de subsidios para el cuidado de niños pueden autorizar una NSHB de $75 por niño si el niño necesita 30 horas o más de cuidado en horas no estándares por mes.

El monto de la NSHB es limitado y se paga por orden de llegada. Cuando los pagos de la NSHB se suspenden temporalmente debido a la falta de fondos, los proveedores no pueden reclamar el pago de las facturas presentadas después de haberse determinado una fecha de corte. Las facturas que no se reciban antes de la fecha de corte no pueden reclamarse en un nuevo año fiscal. Cuando los fondos son limitados, no se aplica el artículo 9.5 del CBA.

En caso de estar autorizado para proveer cuidado con NSHB, se le recomienda que reclame su NSHB en la factura cada mes que provea el cuidado.

Facturación de la NSHB

Puede facturar la NSHB por un niño si proporciona 30 o más horas no estándares de cuidado de niños ese mes. Ingrese “1” en la casilla de “Unidades totales” de la factura. Si proporcionó menos de 30 horas no estándares de cuidado de niños durante ese mes, no facture la NSHB. Ingrese “0” en la casilla de “Unidades totales” de la factura. Cuidado de niños con necesidades especiales

Es posible que los programas de subsidio para el cuidado de niños le paguen una tarifa adicional por cuidar a menores de hasta 19 años de edad que tengan una afección física, mental, emocional o conductual verificada y que necesiten un nivel mayor de cuidado especializado. La tarifa de necesidades especiales también se puede pagar para menores de 13 a 19 años de edad que se encuentren bajo supervisión de un tribunal. La tarifa de necesidades especiales es para el cuidado que se proporcione en forma adicional al cuidado de rutina diario necesario. El DSHS no paga la capacitación ni los equipos necesarios para cuidar a niños con necesidades especiales. El DSHS no paga los impuestos ni beneficios del personal necesario para brindar cuidado de niños con necesidades especiales.

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El cuidado de niños con necesidades especiales se autoriza en el nivel 1 o nivel 2. Cualquiera de las dos tarifas es adicional a la tarifa del subsidio estatal estándar de cuidado de niños. Los padres o el proveedor pueden llamar a la CSO local para solicitar la tarifa de necesidades especiales, aunque es responsabilidad de los padres presentar la solicitud. Una vez que se autoriza el cuidado de necesidades especiales, el proveedor recibirá la tarifa de necesidades especiales, siempre y cuando los padres aún estén de acuerdo con que el niño necesita cuidado adicional al cuidado diario de rutina.

• Tarifa de necesidades especiales de nivel 1: Una autorización de nivel 1 significa que usted recibirá la tarifa estatal estándar de necesidades especiales.

• Tarifa de necesidades especiales de nivel 2: Los padres colaboran con usted, el DSHS y el DEL

para determinar si el niño reúne los requisitos de la tarifa de necesidades especiales de nivel 2.

Antes de que se autorice la tarifa de necesidades especiales, el DSHS debe recibir la siguiente documentación:

• El formulario de solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales completado por separado y firmado por los padres.

• El formulario de solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales completado por

separado y firmado por el proveedor.

• La verificación por escrito emitida por un enfermero diplomado o por un profesional médico, de atención de la salud mental, de servicios sociales o de educación que tenga, al menos, un título de maestría.

Para obtener más información sobre las necesidades especiales, consulte el CBA, artículo 10.4.

En la verificación, se debe describir el nivel adicional de cuidado especializado necesario en el entorno de cuidado de niños que excede lo que usted proporcionaría para los niños sin necesidades especiales. La declaración no puede ser de una persona que trabaje para el establecimiento de cuidado de niños.

Facture la misma cantidad de unidades para la autorización de necesidades especiales, tal como lo haría en el caso de medio día o día completo.

Otras tarifas

Copago mensual

Las familias deben efectuar un copago para pagar parte del costo del cuidado de niños. Tanto en el aviso del SSPS como en la factura, se indica el monto del copago mensual de la familia. El DSHS no pagará el copago de la familia. El proveedor es responsable de cobrar el copago de la familia. Si una familia tiene más de un proveedor de cuidado de niños, el copago generalmente se asigna a uno solo de los proveedores, pero también se puede dividir entre varios.

Las familias pueden convenir con usted el pago de modo que un tercero pague una parte o la totalidad del copago mensual. Usted puede cobrar el copago el mismo día del mes que cobra los pagos del cuidado de niños por parte de los padres que no reciben subsidios para el cuidado de niños.

Si tiene una política por escrito de cobrar un cargo por los pagos atrasados, puede cobrarle a la familia un cargo por demora si recibe el copago fuera de término. Si la familia no paga el copago, comuníquese con la Provider Line. Las familias podrían perder los beneficios de cuidado de niños si no pagan el copago o no hacen arreglos aceptables para pagarlo. Puede utilizar cualquier medio de cobranza disponible permitido por la ley para recuperar los copagos no pagados. Si opta por no cobrar el copago, indíquelo en sus registros y entregue una copia a los padres. Las responsabilidades del cliente sobre el pago de copagos se pueden consultar en WAC 170-290-0030.

Cuota de inscripción

Si tiene una política por escrito sobre el cobro de una tarifa de inscripción para las familias que efectúan el pago de forma particular, puede facturar al estado $50 por niño o su cuota de inscripción establecida por año calendario, el monto que sea menor. Si cobra una cuota de inscripción anual, llame a la Provider Line para solicitar una nueva autorización de la cuota de inscripción cada año. No puede facturar una cuota de inscripción adicional cuando un niño permanece bajo su cuidado pero cambia de programa de subsidios.

La cuota de inscripción puede facturarse en los siguientes casos:

• Si un niño que recibe subsidios se inscribe por primera vez para recibir sus servicios de cuidado,

aunque el niño no asista al centro.

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• Si un niño que recibe subsidios deja su cuidado y regresa más de 60 días después, aunque sea

dentro del mismo año calendario.

• Todos los años, si usted tiene una política por escrito sobre el cobro de una cuota de inscripción anual a todas las familias.

Si desea recibir más información, llame a la Provider Line al 1-800-394-4571. Tarifa por excursiones o mejoras de calidad

Si tiene una política por escrito que establece el cobro de tarifas por excursiones o mejoras de calidad a las familias que pagan el servicio de forma particular, el DSHS puede reembolsarle su costo real hasta $30 por niño, por mes, independientemente de la edad. Cada año, hay fondos limitados para pagar la tarifa por excursiones o mejoras. Si se agotan los fondos, no se autorizará ni se pagará la tarifa por excursiones o mejoras de calidad.

La tarifa por excursiones o mejoras incluye actividades especiales, por ejemplo:

• Costos de las entradas a lugares como zoológicos, museos, cines y piscinas de natación.

• Programas de enriquecimiento y clases continuas, por ejemplo, clases de idiomas, gimnasia o natación.

• Reembolso por transporte público o millaje según la tarifa de reembolso de millaje de la Office of

Financial Management (OFM, Oficina de Gestión Financiera). Es posible que usted deba presentar los recibos para verificar los gastos.

• El costo de contratación de una persona que no sea empleado, como payasos, personas que

ofrecen paseos en poni o músicos.

• La compra de un plan de estudio para la etapa preescolar.

• Un plan de estudios elaborado por el proveedor y aprobado por el DEL. La tarifa por excursiones o mejoras no abarca lo siguiente:

• Tarifas o costos de entradas de la excursión para adultos.

• Suministros o equipos necesarios para cumplir con los requisitos de autorización.

• Alimentos comprados en las excursiones.

Si el monto real gastado para una excursión o mejoras es inferior a $30, facture el monto real. Por ejemplo, si el costo fue $10, ingrese “10” en la casilla Unidades totales de la factura. Conserve los recibos que demuestren el costo de las excursiones o actividades de mejora y una lista de los niños que participaron. Deberá presentar los recibos cuando el estado lo solicite.

No facture la tarifa de la excursión o mejora si el niño no participó. En este caso, ingrese “0” en la casilla Unidades totales de la factura de ese niño.

Conserve los recibos Cuando el DSHS o el DEL lo soliciten, debe presentar los recibos dentro de los 14 días calendario posteriores a la solicitud. Si no proporciona los registros en el plazo de 14 días calendario, es posible que se le emita un sobrepago por el monto total que facturó al estado ese mes.

Si tiene previsto gastar más de $30 por niño en excursiones o en actividades de mejora de calidad en un mes, puede solicitar a las familias que reciben subsidios para el cuidado de niños que paguen el costo adicional en el caso de que les cobre la misma tarifa a las familias que pagan el servicio de forma particular. Si los padres deciden no pagar el costo extra, usted puede decidir no llevar al niño a la excursión o no permitirle que participe en la actividad de mejora de calidad. Si un niño no va a la excursión o no participa en la actividad, deberá proporcionarle cuidado adecuado para su desarrollo durante el tiempo que dure la excursión o la actividad de mejora de calidad.

Cargos por servicios adicionales

Usted puede cobrar a las familias que reciben subsidios para el cuidado de niños los siguientes servicios solo si cuenta con una política por escrito de cobrar a las familias que efectúan los pagos en forma particular:

• Cuidado de niños adicional por motivos personales, como citas personales que no están

contempladas en virtud de la autorización.

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• Programas opcionales no cubiertos por la tarifa de excursiones o mejoras.

• Una excursión que supere el máximo de $30 reembolsado por los programas de

subsidios para el cuidado de niños.

• Programas de comidas opcionales que ofrece a las familias que no envían el

almuerzo para su hijo.

• Transporte hacia y desde la escuela o actividades.

• Retiro tardío del niño después del horario de atención.

• Cargo por demora en el copago del cuidado de niños.

• Cargos por fondos insuficientes cobrados por el banco cuando los fondos del banco

no estén disponibles.

No debe cobrarles los siguientes servicios a las familias que reciben subsidios para el cuidado de niños:

• Una cuota de inscripción cuando sea mayor a la cuota de inscripción máxima del programa de

subsidios.

• Gastos administrativos para procesar los pagos de la familia.

• Cargos por materiales, suministros o equipo necesarios para cumplir con los requisitos de

autorización.

• Costos por disputas de facturación entre usted y el estado.

• Días en los que usted cierra.

Políticas por escrito Como proveedor, para todos los servicios en los que pueda cobrar una tarifa, debe indicar en su política escrita la descripción de los montos que va a cobrar. Los cargos a las familias que efectúan el pago en forma particular deben ser consecuentes con los cargos a las familias subsidiadas. Cuando el DSHS o el DEL lo soliciten, usted debe presentar una copia de su política por escrito dentro de los 28 días calendario posteriores a la solicitud. Si no proporciona la copia dentro de los 28 días calendario, es posible que se le emita un sobrepago por el monto total que facturó al estado ese mes.

Facturación de los días que no proporciona cuidado Días de ausencia

Si un niño que cuenta con la aprobación para recibir un subsidio asiste al menos un día del mes calendario durante un período de autorización, usted es elegible para reclamar los días de ausencia de ese mes. La cantidad total de días facturados no puede exceder la cantidad de días autorizados. Los días se definen como días calendario, a menos que se especifique lo contrario.

Si deja de brindar cuidados a un niño, no puede facturar días de ausencia en fechas posteriores a la fecha de finalización del cuidado. Algunas autorizaciones comienzan después del primer día del mes y otras autorizaciones finalizan antes del último día del mes. No reclame días de ausencia fuera de las fechas de autorización.

Si el niño asiste, pero recibe cuidado durante menos de 10 horas, no facture las unidades de horas extras como días de ausencia.

En el caso de los niños que reciben servicios en el marco del Children’s Administration Child Care Program (Programa de Cuidado de Niños de la Administración Infantil), consulte las disposiciones del artículo 9.4 del CBA.

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Feriados

Si un establecimiento de cuidado de niños permanece cerrado en un feriado elegible durante un período de autorización, el establecimiento puede facturar ese día como si el niño hubiera asistido. Si el niño cuenta con autorización para recibir cuidado durante horas extras, usted puede facturar la unidad de horas extras, incluso en los siguientes casos:

• El centro está cerrado durante ese feriado.

• El centro trabaja, pero el niño no asiste ese feriado.

Si el niño asiste, pero recibe cuidado durante menos de 10 horas, no facture la unidad de horas extras.

Los feriados elegibles son los siguientes:

• Año Nuevo, 1 de enero

• Día de Martin Luther King Jr., tercer lunes de enero

• Día de los Presidentes, tercer lunes de febrero

• Día de los Caídos, último lunes de mayo

• Día de la Independencia, 4 de julio

• Día del Trabajo, primer lunes de septiembre

• Día de los Veteranos, 11 de noviembre

• Jueves de Acción de Gracias, cuarto jueves de noviembre

• Día del Patrimonio del Nativo Americano, viernes, cuarto viernes de noviembre

• Navidad, 25 de diciembre

Si usted trabaja de lunes a viernes y el feriado elegible es alguno de los siguientes días:

• Sábado: el viernes anterior es el feriado elegible.

• Domingo: el lunes siguiente es el feriado elegible.

Si trabaja los fines de semana, el día feriado real es el feriado elegible. También puede consultar el CBA.

• Si el centro abre de sábados a domingos y el feriado es el domingo, debe reclamar el domingo como feriado elegible.

• Si trabaja el día feriado y decide reclamar un día alternativo como feriado dentro del mismo mes del

feriado oficial, puede facturar ese día. El centro debe estar cerrado el día que usted reclama como feriado oficial.

• Abre de sábados a domingos y el feriado elegible es el domingo. El centro cierra el lunes debido al

feriado. Puede reclamar el lunes como feriado, pero no el domingo. No puede reclamar dos días por un feriado elegible.

Días de capacitación profesional

Un día de capacitación profesional es un día en el que su centro de cuidado de niños está cerrado para que usted pueda asistir a una capacitación. Puede facturar hasta cinco días de capacitación profesional por año. Todo día adicional a los cinco días de capacitación profesional en el que usted cierre debido a una capacitación se considera día de cierre y no se puede facturar. Si su centro permanece cerrado por capacitación profesional un día durante un período de autorización y el niño asistió al menos un día durante ese mes, puede facturar como si el niño hubiera asistido, lo que incluye el cuidado en horas extras. La Capacitación sobre Facturación de Subsidios del CBA para proveedores autorizados y certificados para el cuidado de niños en hogares familiares no se puede facturar como día de capacitación profesional.

Días de cierre

Usted no recibirá pagos de subsidios por los días que cierre por razones que no sean días de capacitación profesional o feriados elegibles.

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Reglas de facturación Registros de asistencia diaria Como proveedor, es su responsabilidad cumplir con lo dispuesto en WAC 170-290-0034 al facturar para recibir los pagos.

El padre, la madre, el tutor del niño o una persona autorizada deben verificar diariamente la presencia del niño mediante su firma al ingreso y a la salida de cada niño que asiste. El padre, la madre, el tutor del niño o una persona autorizada deben usar su firma completa al firmar el ingreso y la salida del niño. Cuando un niño llega al lugar de cuidado de niños o se retira debido a actividades escolares o fuera del sitio, según lo autorizado por los padres, usted o su personal deben firmar el registro de salida y de entrada cuando el niño regrese al lugar de cuidado de niños.

Para justificar la facturación, se pueden utilizar sus registros de asistencia a fin de indicar los días que asistió el niño y los días reclamados como días de ausencia, feriados o días de cierre debido a capacitación profesional. El registro de asistencia debe contener la firma del padre, la madre o el tutor y las horas de ingreso y salida correspondientes a cada día de asistencia del niño.

Usted puede recibir un aviso de sobrepago o de pago insuficiente si se revisan sus registros de asistencia y estos no cumplen con los requisitos para respaldar su facturación.

No reclame el pago de un mes si el niño no asistió al menos un día durante el período de autorización en ese mes. Envíe la factura puntualmente. Las facturas solo son válidas por 12 meses después de la fecha real del servicio.

El ejemplo de hoja de asistencia puede utilizarse para niños en edad escolar y otros niños cuya entrada y salida del lugar de cuidado de niños deba firmarse más de una vez al día.

Consulte un ejemplo del formulario de registro de asistencia. Facturación del cuidado que comienza después del primer día del mes

Cuando un período de autorización comienza después del primer día del mes, usted no puede contar los días anteriores al período de autorización como días de ausencia. Para determinar la cantidad máxima de días que usted puede facturar ese mes, cuente los días que el niño asistió durante el resto del mes más los días de ausencia, feriados o días de capacitación profesional dentro del período de autorización de ese mes.

Facturación del cuidado que finaliza antes del último día del mes

Algunas autorizaciones finalizan antes del último día del mes. Usted no puede facturar ningún día de ausencia, feriado ni día de capacitación profesional que sea posterior a la finalización de la autorización. Para determinar la cantidad máxima de días que usted puede facturar ese mes, cuente los días que el niño asistió durante el mes más los días de ausencia, feriados o días de capacitación profesional dentro de un período de autorización de ese mes.

Terminación planificada y no planificada del subsidio para el cuidado de niños

En ocasiones, una familia deja de ser elegible para recibir el subsidio para el cuidado de niños antes de la finalización de un período de autorización. Cuando esto suceda, el DSHS le notificará acerca de una finalización no planificada del cuidado de niños al mismo tiempo en el que se notifique a la familia. Si usted le ha proporcionado una dirección de correo electrónico al DSHS, recibirá las notificaciones por correo electrónico, en lugar de hacerlo por correo postal.

El DSHS debe dar aviso por escrito a los proveedores de cuidado de niños en el pazo de 10 días calendario antes de una terminación no planificada.

Si usted recibe el aviso después de la fecha de terminación, puede facturar al DSHS el cuidado que brindó después de la terminación no planificada y antes de recibir el aviso. En este caso, el cuidado se debe haber brindado durante el período de autorización original esperado. Los padres pueden ser responsables de cualquier sobrepago que ocurra durante este período.

Para ver los programas de cuidado de niños de la CA, consulte el artículo 9.4 del CBA o comuníquese con el trabajador social de la CA.

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Pagos insuficientes

Los pagos insuficientes pueden ocurrir porque usted:

• Cometió un error en la factura que causó que el pago fuera insuficiente.

• No recibió el pago por todo lo que declaró en la factura.

• Recibió un pago basado en tarifas incorrectas.

Si considera que recibió un pago insuficiente, siga los pasos que se indican a continuación:

• Verifique sus registros para determinar si el nombre del niño apareció en la factura dentro de los 12 meses posteriores a la fecha del servicio.

• Compare los registros de asistencia con la factura para determinar si recibió un pago insuficiente.

• Para informar un pago insuficiente, llame a la Provider Line al 1-800-394-4571.

Para corregir un pago insuficiente, los proveedores deben presentar una factura para solicitar el pago al estado por los servicios de cuidado de niños, a más tardar, 12 meses después de la fecha del servicio.

A fin de corregir errores en los pagos cuando la factura para el pago se ha presentado a tiempo, el plazo para que cualquiera de las partes corrija un error en el pago y solicite un reembolso es el siguiente:

• Dos años si el error está relacionado con las tarifas pagadas por edad o por región. Este límite de dos años no se aplica a las auditorías federales, que pueden remontarse hasta tres años.

• Hasta tres años si el error está relacionado con cualquier otro problema.

Las disputas sobre pagos insuficientes se pueden reclamar.

Sobrepagos

Los sobrepagos pueden ocurrir porque usted:

• No cuenta con registros de asistencia.

• No cuenta con registros de asistencia que coincidan con su registro de facturación. Consulte WAC 170-290-0034.

• Recibió un pago basado en tarifas incorrectas.

• No tiene los recibos correspondientes para justificar los pagos.

• No tiene políticas que justifiquen las tarifas cobradas.

Llame a la Provider Line al 1-800-394-4571 para informar un sobrepago si sus registros de asistencia no coinciden con el monto del pago que recibió.

Si le efectuaron un sobrepago, recibirá un aviso de sobrepago al proveedor. En este aviso, también se le indicará cómo reembolsar el monto del sobrepago. Es posible que haya un plan de pagos disponible.

En el aviso de sobrepago al proveedor, se incluyen indicaciones sobre cómo impugnar el sobrepago. Si los sobrepagos no se resuelven a través de una audiencia administrativa, usted debe reembolsar el dinero.

Es importante cumplir con los plazos indicados en el reverso del aviso de sobrepago para solicitar una audiencia. Si tiene alguna pregunta acerca de sobrepagos, llame al número de teléfono que figura en el aviso. Las disputas sobre sobrepagos no se pueden reclamar. El proceso de la audiencia administrativa es el método que se utiliza para impugnar un sobrepago.

Uso de Invoice Express

• Llame a Invoice Express: 1-888-461-8855

• Cómo utilizar Invoice Express

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Opciones de pago

Cheques enviados por medio del Servicio Postal de los Estados Unidos Debe recibir un cheque por correo aproximadamente 10 días hábiles después de que el DSHS reciba la factura. El DSHS no puede garantizar la fecha de entrega de los cheques que se envían por medio del Servicio Postal de los Estados Unidos.

Depósitos directos

Puede elegir que sus pagos se depositen en una cuenta corriente o de ahorros. Los fondos se depositan en su cuenta el quinto día hábil posterior al que el DSHS procesa la factura.

Más información sobre depósitos directos:

• Visite el sitio web del DSHS.

• Llame al 360-664-6161.

• Solicite información por escrito a la siguiente

dirección:

DSHS-SSPS Attn: Direct Deposit Desk P.O. Box 45812 Olympia, WA 98504-5812

• En la solicitud, incluya la siguiente información sobre usted:

• Nombre

• Solicitud por escrito de formularios para depósito directo

• Su número de proveedor del SSPS

• Dirección postal, que incluya la ciudad, el estado y el código postal

• Número de teléfono con código de área

Información sobre impuestos Se le enviará por correo un registro de los pagos efectuados por el DSHS, denominado aviso de pago. Este registro incluye una lista de las deducciones que se pueden utilizar con fines tributarios, incluidas las cuotas del sindicato. Usted recibirá un formulario impositivo 1099 de Internal Revenue Service (IRS, Servicio de Impuestos Internos) cuando sus pagos por el subsidio para el cuidado de niños por parte del DSHS sumen un total de $600 o más en un año calendario. El formulario 1099 se enviará por correo, a más tardar, el 31 de enero, e incluirá los pagos del cuidado de niños recibidos del DSHS.

Si tiene una cobertura de atención médica a través del SEIU 925, las primas pagadas por el estado se incluirán en sus ganancias, que figuran en el formulario 1099. El formulario 1099 incluye los pagos por cuidado de niños que usted recibió del DSHS. Conserve el formulario 1099 para la declaración de impuestos. Si tiene alguna pregunta sobre impuestos, comuníquese con el IRS.

Recursos Working Connections Information Phone (WCIP, Teléfono de información de Working Connections) para proveedores de cuidado de niños: 1-866-218-3244 Disponible las 24 horas para los programas WCCC y SCC en inglés y español La siguiente información está disponible una vez que se haya procesado el caso de la familia:

• La autorización de la familia

• El copago

• El estado del caso

• Las fechas de vigencia de la cobertura

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DSHS www.dshs.wa.gov

Children’s Administration (Administración Infantil) del DSHS Denuncias de abuso y abandono: 1-866-ENDHARM o 1-866-363-4376 Denuncias en línea de presunto abuso o abandono infantil.

DSHS Customer Service Center (Centro de Atención al Cliente del DSHS): 1-877-501-2233 Fax 1-888-338-7410 Las familias pueden solicitar servicios o informar cambios.

SEIU 925 Member Support (Apoyo a Miembros del SEIU 925): 1-877-734-8673

Si tiene alguna pregunta sobre el CBA, las reuniones, los talleres o la representación en su área.

Collective Bargaining Agreement (Acuerdo de Negociación Colectiva)

SEIU 925 Health Care (Atención Médica del SEIU 925): 1-866-771-7359

• Child Care Provider Grievance Line (Línea de reclamaciones para proveedores de cuidado de niños): 1-888-270-0613

WCCC Provider Line (Línea para Proveedores del WCCC): 1-800-394-4571 Correo electrónico: providerhelp@dshs.wa.gov Fax: 1-888-338-7410

• Solicitud de tarifa de necesidades especiales • Estado de una solicitud o revisión del WCCC o del SCC

• Autorización de pago o facturación

• Proporcionar información sobre sus tarifas

• Informar un error en una autorización vigente

• Preguntar sobre una autorización o facturación

Answer Phone for Families (Servicio de Respuesta para las familias) del WCCC y SCC:

1-877-980-9220

Las familias autorizadas para el WCCC o SCC pueden revisar el estado de su caso.

DEL

• 1-866-482-4325

• www.del.wa.gov

• Normas sobre los subsidios y la autorización del DEL

Office of the Superintendent of Public Instruction (Oficina del Superintendente de Instrucción Pública)

• Child Care Food Program (Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños): 360-725-6206

• Proporciona fondos federales para servir comidas y refrigerios nutritivos a través del Child Care Food Program.

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Ejemplo del formulario de asistencia

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Subsidios para el cuidado de niños: Guía para proveedores de cuidado de niños en hogares familiares

autorizados y certificados

Revisada el 1.° de diciembre de 2017

En línea:

https://del.wa.gov/sites/default/files/public/Subsidy/LFH_Subsidy_Billing_Guide.pdf

Department of Early Learning

P.O. Box 40970

Olympia, WA 98504-0970

Línea gratuita: 1.866.482.4325