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SUPERINTENDENCIA DE SALUD de Administración y Finanzas Unid d Adquisiciones FIS APRUEBA MANUAL PROCEDIMIENTOS ADQUISICIONES PARA SUPERINTENDENCIA DE SALUD. RESOLUCIÓN EXENTA Nº 15 Ü 3 SANTIAGO, o 4 SEP 2017 DE DE LA VISTO: lo dispuesto en el DFL Nºl, de 2005, de Salud, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado del DL Nº 2763, de 1979, y de las Leyes N°18.933 y Nº18.469; en el DFL Nº 1/19.653 de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N°18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en la Ley Nº19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; en la Ley Nºl9.880 que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; en el Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nºl9.886, el Decreto Supremo Nº79, de 26 de junio de 2015, del Ministerio de Salud, que designa a la persona que indica en el cargo de Superintendente de Salud y la Resolución Nº 1600, de 2008, de la Contraloría General de la República; CONSIDERANDO: 1° Que de acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, la Superintendencia de Salud, al igual que todos los servicios regidos por la Ley Nºl9.886, debe elaborar un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, el que se deberá ajustar a la Ley de Compras y su Reglamento. 2° Que dicho manual deberá referirse, a lo menos, a las siguientes materias: planificación de las Compras, selección de procedimientos de compras, formulación de bases y términos de referencia, criterios y mecanismos de evaluación, gestión de contratos y de proveedores, recepción de bienes y servicios, procedimientos para el pago oportuno, política de inventarios, uso del sistema de información, autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del proceso de compras, organigrama de la entidad y de las aéreas que intervienen en los mismos, con sus respectivos niveles y flujos, y los mecanismos de control interno tendientes a evitar posibles faltas a la probidad, además un procedimiento para la custodia, mantención y vigencia de las garantías. 3° Que, en virtud de lo expuesto, esta Superintendencia ha resuelto actualizar y aprobar su Manual de Procedimientos de Adquisiciones, por lo que dicto la siguiente: RESOLUCIÓN: 1º APRUÉBASE el siguiente "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PARA LA SUPERINTENDENCIA DE SALUD", cuyo texto íntegro es el siguiente: 1 .
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SUPERINTENDENCIA
DE SALUD Dep~amento de Administración y Finanzas Unid d Adquisiciones
FIS PO~~ APRUEBA MANUAL PROCEDIMIENTOS ADQUISICIONES PARA SUPERINTENDENCIA DE SALUD.
RESOLUCIÓN EXENTA Nº 15 Ü 3 SANTIAGO, o 4 SEP 2017
DE DE LA
VISTO: lo dispuesto en el DFL Nºl, de 2005, de Salud, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado del DL Nº 2763, de 1979, y de las Leyes N°18.933 y Nº18.469; en el DFL Nº 1/19.653 de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N°18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en la Ley Nº19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; en la Ley Nºl9.880 que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; en el Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nºl9.886, el Decreto Supremo Nº79, de 26 de junio de 2015, del Ministerio de Salud, que designa a la persona que indica en el cargo de Superintendente de Salud y la Resolución Nº 1600, de 2008, de la Contraloría General de la República;
CONSIDERANDO:
1° Que de acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, la Superintendencia de Salud, al igual que todos los servicios regidos por la Ley Nºl9.886, debe elaborar un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, el que se deberá ajustar a la Ley de Compras y su Reglamento.
2° Que dicho manual deberá referirse, a lo menos, a las siguientes materias: planificación de las Compras, selección de procedimientos de compras, formulación de bases y términos de referencia, criterios y mecanismos de evaluación, gestión de contratos y de proveedores, recepción de bienes y servicios, procedimientos para el pago oportuno, política de inventarios, uso del sistema de información, autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del proceso de compras, organigrama de la entidad y de las aéreas que intervienen en los mismos, con sus respectivos niveles y flujos, y los mecanismos de control interno tendientes a evitar posibles faltas a la probidad, además un procedimiento para la custodia, mantención y vigencia de las garantías.
3° Que, en virtud de lo expuesto, esta Superintendencia ha resuelto actualizar y aprobar su Manual de Procedimientos de Adquisiciones, por lo que dicto la siguiente:
RESOLUCIÓN:
1º APRUÉBASE el siguiente "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PARA LA SUPERINTENDENCIA DE SALUD", cuyo texto íntegro es el siguiente:
1 .
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE
ADQUISICIONES
PARA LA SUPERINTENDENCIA DE SALUD
2
1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3.
4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 5. 6. 7.
INDICE
NORMAS APLICABLES AL PROCESO DE COMPRA ........................... .......... 5 RESPONSABILIDADES ............................................................................. 6 ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL .............................................. 8 Organigrama de la Superintendencia de Salud •..................................... . 8 Áreas, funcionarios y Unidades involucradas en el Proceso de Compras. 9 Competencia de los Funcionarios Involucrados en el Proceso de Abastecimiento •.......... . ............................................................ . .. .......... 10 PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS ..................................... .................. 11 Metodología de planificación de las compras ....................................... . 11 Control y seguimiento del plan de compras .......................................... 12 Calendario de actividades para la formulación del plan de compras ..... 12 Compras Planificadas ................................................................ ............ 13 Compras no planificadas ....................................................................... 13 PROCESO DE ADQUISICIONES EN LA SUPERINTENDENCIA .................. 14 SELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRA ............................................ 14 MODALIDADES DE COMPRA ........................................................ .......... 15
7.1. Convenio Marco ......... ...................... . .................................................... 15 7.2. Gran Compra ......................................................................................... 16 7.3. Consultas al mercado (RFI) .... . .............................................. ............... 17 7 .4. Licitación Pública .................................................................................. 17 7.5. Licitación Privada ................................................................. ................ 19 7 .6. Comisión Evaluadora ............................................................................ 20 7. 7. Trato o Contratación Directa ................................................................. 22 7 .8. Compras y Contrataciones Excluidas del Sistema ................................. 22 8. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS ........................................ 23 8.1. Documentos Persona Jurídica ..... .......................................................... 23 8.2. Documentos Persona Natural ........ .................. . .................................... 24 8.3. Garantía del Contrato ........................................ . .................................. 24 8.4. Documentos respecto de licitaciones o mecanismo de Gran Compra en
Convenio Marco ................ .................................................................... 24 8.5. Documentos respecto de Trato Directo ............ . .................................... 24 9. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA - GESTIÓN TÉCNICA DEL
CONTRATO ............................................................................................ 24 10. CLASIFICACIÓN DE CONTRATOS ........................................................... 25 10.1. Contrato con componente fijo ............................................. .................. 25 10.2. Contrato con componente fijo más variable .......................................... 25 10.3. Contrato con componente variable ......................... .............................. 26 11. FORMULACIÓN DE BASES ..................................................................... 27 12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN ................................................................. 27 13. RECEPCIÓN DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS ......................................... 29 13.1. Informe de Recepción Conforme .......................................... ................. 29 14. GESTIÓN DE PAGO A PROVEEDORES .................................... . ......... . ... . .. 29 15. POLÍTICA DE INVENTARIO ......... . ............................. . .. ............. . ........... 30 16. GESTIÓN DE GARANTÍAS ...................................................................... 30 17. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO ................................................... 32 18. USO DEL SISTEMA DE INFORMACION ... ; ............................................... 32
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimiento de Adquisiciones para la Superintendencia de Salud, ha sido elaborado de conformidad a lo dispuesto en el artículo 4° del Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº19 .886, de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
Su objetivo es simplificar el conocimiento y la aplicación de la Ley y el Reglamento de Compras Públicas, de todos los actores que participan en los procesos de adquisición a que convoca esta Superintendencia, para lo cual se han incorporado en él las reglas y los principios básicos que deben aplicarse en esta materia.
Para su elaboración se tomó como base el Reglamento de Compras Públicas y se incorporaron los procedimientos que utiliza habitualmente la Superintendencia en sus procesos de adquisiciones.
Resulta necesario destacar que los princ1p1os de eficiencia, eficacia, transparencia, igualdad de los oferentes, y la estricta sujeción a las bases, son los que esta Superintendencia reconoce y aplica al momento de llevar a cabo sus procesos de compras y contrataciones.
Este Manual se publicará en el Sistema de Información y en la Intranet de la Institución, para su consulta y aplicación por todos los funcionarios de esta Superintendencia.
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1. NORMAS APLICABLES AL PROCESO DE COMPRA:
Sin perjuicio de las reglas y principios generales aplicables a la Administración Públ ica y a todos los funcionarios y personal que la integran, los procedimientos de adqu isiciones de bienes y servicios se regirán por las siguientes normativas:
Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
Decreto Supremo N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº19.886.
Decreto Ley Nºl.263, de 1975, Orgánico de la Administración Financiera del Estado; y su normativa complementaria.
DFL Nºl/19.653 de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley Nº18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.
Ley Nº19.880 que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado
Ley Nº16.653 sobre Probidad Administrativa aplicable de los Órganos de la Administración del Estado.
Ley Nº19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.
Ley de Presupuesto Anual del Sector Público.
Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circulares del Ministerio de Hacienda.
Resolución Nº1600, de 2008, de la Contraloría General de la República.
Instrucciones sobre el Ejercicio Contable Anual, de la Contraloría General de la República.
Instrucciones y directivas de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas.
Políticas y condiciones de uso del Sistema de Información.
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2. RESPONSABILIDADES
Para efectos del presente Manual, y sin perjuicio de las definiciones contenidas en la normativa respectiva, en particular lo dispuesto en el artículo 2° del Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación:
• Superintendencia: Superintendencia de Salud.
• Superintendente: Superintendente de Salud.
• Contraparte Técnica: Departamento, Unidad o funcionario de la Superintendencia, que genera un requerimiento de contratación de suministro de bienes y/o servicios de acuerdo a la normativa contenida en la Ley Nº19.886, encargado de entregar la información técnica suficiente y en los plazos que correspondan; participa activamente en el proceso de compras y actúa como interlocutor con el proveedor en todo lo relacionado con materias técnicas y administrativas propias de la contratación y del contrato que regula la relación entre las partes. Le corresponderá a la Contraparte Técnica, entre otros, efectuar las recepciones y realizar las validaciones, revisiones y aprobaciones de los productos propios de la contratación que corresponden a las fases definidas respectivas, y que serán entregados por el proveedor. Al efecto, le corresponderá especialmente: (1) Solicitar la ejecución de cada uno de los servicios y/o productos contemplados por las Bases Técnicas. (2) Convocar al proveedor a reuniones periódicas para evaluar el avance y calidad de los bienes y/o servicios contratados. (3) Proporcionar al proveedor la información disponible y asistencia que requiera para el desarrollo de su trabajo. ( 4) Evaluar los informes entregados por el proveedor. Su aprobación o rechazo será comunicado al proveedor vía correo electrónico u otro medio idóneo, con copia al Encargado Técnico designado por él. (5) Emitir los Informes de Cumplimiento del proveedor. (6) Informar a la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, respecto de cualquier incumplimiento del proveedor a las obligaciones asumidas por este en virtud del contrato. (7) Autorizar los pagos respectivos.
• Inspector Técnico de Contrato Funcionario designado por la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, encargado de monitorear durante la vigencia del contrato el desempeño del proveedor, en términos de su respuesta a eventuales requerimientos, consultas, ejecución de garantías, aplicación de multas, etc. La designación tendrá en consideración criterios de importancia estratégica para la Institución y/o complejidad en la contratación.
• Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica. Este espacio estará a cargo de un funcionario designado por la Jefatura del Sub Departamento de Finanzas y Contabilidad.
• Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como función respaldar los actos del procedimiento de contratación respectivo, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación (seriedad de la oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato).
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• Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o servicios, y que está asociado a una orden de compra.
• Guía de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercadería fuera de la bodega hacia otros lugares de la institución.
• Orden de Compra: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la institución compradora y proveedor, y tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de bienes o servicios. Este documento es validado con la firma de los responsables del proceso, ya sea en el documento en formato papel o emitido en forma electrónica según corresponda.
• Proveedor Hábil: Proveedor que cumple con las habilidades legales para prestar servicios a los Organismos del Estado. En el caso de los proveedores que se encuentran inscritos en el registro oficial de Proveedores (Chile Proveedores) y cuentan con las habilidades establecidas por ley, el Registro otorga un "Certificado" que acredita tal circunstancia.
• Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un bien o servicio que el Usuario Requirente solicita al Área o Unidad de Compras del Organismo. Su formalización se concreta con el envío del "formulario único de compras" definido para estos efectos.
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3. ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL
3.1. Organigrama de la Superintendencia de Salud.
SUPERINTENDENTE DE SALUD
Unidad de Corrunicaci00$, Gestión del Pcrlal Web,
Transparencia Arl[va y ley del Lobby
Fiscalía
Departamento de AdministradÓfl y Finanzas
Departamecfo de Estudios y Desarrollo
1
Intendencia de Prestadores de Salud
Departamemo de Regiones, Atención de personas y Participación ciudadana
1
lntendencii! deFond0$ y Seguras Previsi011ales de
Salud 1
, , 1
Unidad de Planficación y Control de Gestión
Unidad deAuditcxia Interna
Unidad de Asesoría Médica
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3.2. Áreas, funcionarios y Unidades involucradas en el Proceso de Compras.
El proceso de compras puede ser entendido como el proceso realizado por una institución pública, para obtener aquellos bienes y/o servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este proceso forma parte de la Cadena de Abastecimiento de la organización y como tal, su desempeño depende del desempeño de todos sus eslabones. Una adecuada gestión de abastecimiento, es responsabilidad de
todas aquellas áreas o eslabones que participan de esta cadena, a continuación se identifican:
Superintendente: Responsable de generar condiciones para que las áreas de la Institución realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando la máxima eficiencia y transparencia en las decisiones adoptadas en los distintos procesos de compra.
Administrador del Sistema de Información: Nombrado por la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, corresponde
a un perfil del Sistema de Información, el cual es responsable de crear, modificar y desactivar a los usuarios de la Superintendencia. Además, determina los perfiles de cada usuario, sea: Supervisor, Operador, Abogado, Auditor y Observador.
Usuario Requirente: Todos los funcionarios de la Superintendencia con facultades específicas para que generen requerimiento de compra, a través del formulario establecido para ello. Los usuarios requirentes deben enviar sus requerimientos a través del formulario único de
compras al Jefe de su Unidad, Subdepartamento, Departamento o Intendencia para su revisión, aprobación y derivación al Jefe del Departamento Administración y Finanzas, quien analiza la pertinencia y en caso de ser autorizados, los deriva a la Unidad de
Adquisiciones. Una vez que el requerimiento se encuentra despachado, la Unidad Requirente será considerada para todos los efectos como la Contraparte Técnica de la contratación respectiva.
Unidad Requirente: Unidad o Departamento al que pertenece el usuario Requirente.
Departamento de Administración y Finanzas: Departamento encargado de gestionar, administrar y controlar los recursos financieros, de personal, tecnológicos, de adquisiciones, infraestructura, logística y Bienestar, para lo cual debe velar por la correcta formulación y ejecución presupuestaria. En su labor le corresponde utilizar la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y t oda otra normativa aplicable. Interviene en la gestión del requerimiento, desde su recepción
hasta su ejecución presupuestaria.
Unidad de Adquisiciones: Encargada de administrar los procesos de compras públicas conforme a la normativa vigente. Esta Unidad depende orgánicamente del Departamento de Administración y
Finanzas, pertenecen a ella los operadores y supervisores de compra. Le corresponde realizar todo o parte de los proceso relacionados con las adquisiciones, ajustadas a la
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normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a toda la Institución, cautelando con ello su normal funcionamiento.
La Unidad de Adquisiciones es responsable de:
• Generar un proceso de mejoramiento continuo de la gestión de abastecimiento. • Gestionar, planificar y asesorar en los procesos de compra, trabajando en conjunto
con las áreas técnicas. • Elaborar y/o colaborar en la preparación de bases, términos de referencia,
solicitud de cotizaciones, etc. • Evaluar en conjunto con la contraparte técnica, permanentemente los contratos
vigentes y gestionar otros necesarios para el buen funcionamiento de la
• Superintendencia. Gestionar la evaluación de proveedores, retroalimentación de la contraparte técnica a servicios contratados.
Bodega:
de modo de contar con la fin de asegurar la calidad y los
Área dependiente del Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad, encargada de la recepción, del almacenamiento, despacho, registro y control de los stocks de artículos, materiales e insumos, que se requieren para el normal funcionamiento de la Superintendencia.
Fiscalía: Unidad responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos administrativos de la Superintendencia, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados al proceso de compras, prestar asesoría a los funcionarios encargados de la Unidad de Adquisiciones en materias jurídicas y orientar a las unidades internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administración.
Oficina de Partes: Unidad que depende orgánicamente de la Unidad de Logística y que interviene en los procesos de compra al momento de enumerar y actuar como Ministro de Fe en los documentos administrativos, resoluciones y contratos, que acompañan cada proceso.
3.3. Competencia de los Funcionarios Involucrados en el Proceso de Abastecimiento.
Se entiende como competencias los conocimientos técnicos, habilidades y experiencia con que deben contar las personas involucradas en el desarrollo de los procesos de abastecimiento de la Superintendencia.
Los funcionarios de la Unidad de Adquisiciones de la Superintendencia deberán acreditar periódicamente las competencias y conocimientos para el proceso de abastecimiento mediante la prueba que se establezca para estos efectos por la Dirección de Compras y Contratación Pública. Esta prueba permitirá mantener activo el usuario y la clave que cada integrante de esta Unidad utilice para trabajar con el Sistema de Información. Tanto la jefatura de la Unidad como los analistas, deberán estar acreditados bajo el perfil que el Administrador de Sistema define para cada uno. Éstos pueden ser:
Perfil administrador
Perfil supervisor
Perfil operador
A su vez dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Dirección de Compras y Contratación Pública, como asimismo los perfiles diseñados por el Subdepartamento de Recursos Humanos de la Superintendencia.
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4. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS
El Plan Anual de Compras y Contrataciones corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter referencial. El objetivo de la planificación es que la Superintendencia defina qué necesita comprar o contratar durante un año calendario en materia de bienes y/o servicios. Esta lista referencial se confecciona en base a las compras realizadas en años anteriores, considerando que la gran mayoría se mantiene constante de un año a otro.
El Presupuesto Anual para la Superintendencia es aprobado por las entidades correspondientes. El proceso de asignación de los recursos es liderado por el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, en conjunto con la jefatura del Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad, quienes presentan al Comité Ejecutivo una propuesta de distribución del presupuesto para los distintos Departamentos.
Una vez validada esta información, se procede a elaborar el Plan Anual de Compras, requiriendo, entre otras la siguiente información: nombre del producto, rubro al que pertenece, periodicidad, unidad de medida, monto estimado, etc., todo acorde a las necesidades de la Institución, respaldado por el consumo histórico y los nuevos proyectos autorizados.
El Plan Anual de Compras y cualquier modificación, deben ser publicados en el Sistema de Información, de acuerdo a las instrucciones vigentes sobre la materia establezca la Dirección de Compras y Contratación Pública.
4.1. Metodología de planificación de las compras
La Superintendencia, en el mes de noviembre del periodo presupuestario vigente, deberá dar inicio a las actividades para la gestión y formulación del Plan Anual de Compras, el que luego debe ser publicado para conocimiento público en el Sistema de Información de acuerdo a las instrucciones impartidas para ello por la Dirección de Compras y Contratación Pública.
El proceso se inicia con el insumo proporcionado por el Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad. Este insumo se llama Programación Financiera, y contiene información del inventario de arrastre y del presupuesto detallado y aprobado para la gestión del año siguiente de la Superintendencia.
La Programación Financiera es enviada por la jefatura del Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, quien verifica, con las jefaturas o contrapartes de las diferentes Unidades Técnicas, los proyectos de compra a contratar en el año siguiente. La jefatura de la Unidad de Adquisiciones coordina reuniones con las jefaturas de las Unidades Técnicas, para precisar los proyectos de compras: mecanismo de compra, especificaciones técnicas, criterios de evaluación cuando corresponda, fecha estimada de compra y contraparte técnica.
La jefatura de la Unidad de Adquisiciones elabora el Plan Anual de Compras y lo presenta a la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas. Mediante reuniones ambos revisan y realizan los ajustes necesarios. Una vez elaborado el Plan, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones elabora la resolución exenta que aprueba el Plan Anual de Compras. Dicha resolución es enviada a Fiscalía para la visación. Una vez visada, la resolución es enviada a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para gestionar la visación por parte de la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, y del Superintendente. Una vez firmada y foliada, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones publica la resolución que contiene el Plan Anual de Compras, en el Portal Mercado Público.
A continuación, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones elabora el Programa detallado de Compras, el cual contiene todas las compras que se ejecutarán en el año, así como su fecha de publicación, el monto involucrado, la modalidad de compra y el responsable de la adquisición. Dicho programa es enviado a la jefatura del Departamento de
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Administración y Finanzas, para su validación. Este Programa contiene además los pagos por contratos suscritos en años anteriores.
4.2. Control y seguimiento del plan de compras
Su objetivo es realizar un control y seguimiento de la ejecución del plan, lo que permitirá tomar las medidas correctivas oportunamente.
Durante el año es necesario realizar ajustes al Plan de Compras para incorporar nuevos requerimientos que puedan surgir, eliminar algunas compras que no se concretaran o modificar otras .
Trimestralmente se realizará la evaluación formal del Plan de Compras del año. Esta evaluación se realizará los primeros días del mes siguiente al término de cada trimestre. Se evaluará el Plan para determinar las desviaciones de lo planificado, se revisarán y analizarán las justificaciones de las actividades no ejecutadas o las sub o sobrestimaciones de valores contemplados y se emitirá un informe a la Jefatura correspondiente.
Lo anterior, contempla revisar el cumplimiento de las actividades en oportunidad, calidad y eficiencia en la gestión de compra para cada período. Para ello, se verificará el cumplimiento de lo planificado, midiendo en cantidad de bienes y servicios programados y también los valores considerados para ello.
Anualmente, se generará un informe en el que se explicarán las principales distorsiones de la planificación, el cual será entregado a la Jefatura correspondiente para su análisis y revisión, todo ello con el objeto de tomar las medidas correspondientes para que no se afecte el cumplimiento de los objetivos institucionales.
4.3. Calendario de actividades para la formulación del plan de compras
Una vez aprobado el proyecto de presupuesto del año siguiente, se informará el presupuesto por centro de costo y se solicitará formalmente la planificación de actividades y requerimientos y necesidades de compras de bienes y servicios a las distintas áreas, para comenzar con el proceso de formulación del plan de compras del próximo año.
Paralelamente, la Unidad de Adquisiciones realizará la proyección de la demanda de los bienes y servicios esenciales y que son de responsabilidad de bodega proveer, para el buen funcionamiento Institucional.
En noviembre de cada año, se recepcionarán, revisarán, analizarán y consolidarán los requerimientos de las distintas áreas conjuntamente con la Unidad de Adquisiciones.
Posteriormente se materializará la formulación del plan de compra Institucional para el año siguiente y se enviará a la aprobación del Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, para realizar los últimos ajustes y posteriormente a la aprobación final del Superintendente.
Una vez que el Superintendente apruebe el Plan Anual de Compras acompañado de la resolución fundada respectiva, el Administrador del Sistema de información lo publica en el Sistema de Compras y Contratación Pública, el que genera un Certificado que acredita el ingreso y publicación.
La aprobación del Plan Anual de Compras en el sistema se realiza sólo una vez, sin perjuicio de las posteriores modificaciones que se pudieran informar a través del sistema en otra ocasión, oportunidad y modalidad que son informadas por la Dirección de Compras y Contratación Pública.
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El Departamento de Administración y Finanzas se encargará de difundir el Plan Anual de compras, con el objetivo de que sea conocido por todas las unidades requirentes de la Institución.
4.4. Compras Planificadas
La planificación de compras contempla, dentro de los procesos que se deben trabajar en el año, compras planificadas y otras no planificadas. La ejecución de las compras planificadas, queda normado con el Programa Anual de Compras, ya que este define las fechas para los distintos hitos que se llevan a cabo para cada proyecto de compra y que complementa la información que contiene el Plan de Compras que se publica en el Portal.
La información que se trabaja en conjunto con las áreas técnicas y que conforman el programa, contiene:
Área (centro de costo, unidad requirente)
Descripción bien o servicio
Empresa contratada (si existe contrato vigente)
Estado actual contrato
Vigencia
Cronograma de trabajo con área técnica
Fecha envío a Fiscalía (según corresponda)
Contraparte Técnica
Mecanismo de compra
Rango de monto de la compra
Cantidad de OC (referencial)
Observaciones
Con este insumo y el Formulario Único de Compras, - el cual es llenado por el requirente, firmado por su jefatura y enviado a la secretaria del Departamento de Administración y Finanzas, quien folia y entrega a la jefatura del Departamento, el que aprueba o rechaza la solicitud, enviándola a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones en caso de aprobación -, los analistas de compras ejecutan los procesos de acuerdo a las fechas definidas, aplicando para cada caso el mecanismo de compra de acuerdo a lo definido en función de lo que estipula la Ley de Compras. De este modo se generarán las órdenes de compra de convenio marco o las resoluciones que llaman a licitación para dar inicio al proceso licitatorio o en su defecto, y como medida excepcional, las resoluciones para contratación directa, basadas en alguna de las causales estipuladas para esos efectos.
4.5. Compras no planificadas
Los usuarios que estén autorizados para hacer requerimientos de compras y que se vean en la obligación de solicitar la compra de un bien o servicio que haya quedado fuera del Programa Anual de Compras o que por su naturaleza no pueden ser planificadas, deberán formular sus requerimientos a través del Formulario Único de Compra, el cual es llenado por el requirente, firmado por su jefatura y enviado a la secretaria del Departamento de Administración y Finanzas, quien folia y entrega a la jefatura del Departamento, el que aprueba o rechaza la solicitud, enviándola a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones en caso de aprobación. La jefatura de la Unidad de Adquisiciones revisa la completitud de la información, propone en una primera instancia el mecanismo de compra, en función de la estrategia y del presupuesto y asigna el analista de compra. En forma paralela, supervisa y controla la
ejecución de cada proceso.
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El analista designado realiza la última rev1s1on de los antecedentes para efectuar la compra y se pone en contacto con el área técnica en caso de requerir alguna aclaración o mayor especificación.
Luego, el analista debe revisar el Catálogo Electrónico - primera alternativa de compra según define la Ley de Compras - para buscar el o los productos y servicios que se han solicitado comprar. En caso que el producto o servicio requerido no se encuentre en este catálogo, se evalúan los otros mecanismos de compra (licitación pública, licitación privada, trato directo).
Posteriormente el analista solicita disponibilidad presupuestaria al Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad, por medio del Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), el cual contiene una breve descripción de lo que se requiere comprar y es ese Subdepartamento quien determina el ítem presupuestario al que se debe imputar el gasto que irrogue la compra.
S. PROCESO DE ADQUISICIONES EN LA SUPERINTENDENCIA
La Jefatura de la Unidad o Área requirente de algún bien o servicio enviará al Departamento de Administración y Finanzas el requerimiento, a través del FORMULARIO ÚNICO DE COMPRAS, considerando los siguientes plazos para el envío de la orden de compra del producto o servicio:
• Para compras en modalidad de Convenio Marco, considerar 15 días • Para compras en modalidad de Licitación Pública, considerar 90 días • Para compras en modalidad de Trato Directo, considerar 20 días
Estos plazos podrían estar sujeto a modificación, dependiendo de eventualidades y del tipo de licitación. Respecto del monto asociado a la adquisición de un producto, éste se calculará conforme al valor total de los productos requeridos, y para la contratación de un servicio, por el valor total de los servicios por el periodo requeridos.
El requerimiento contendrá al menos la siguiente información :
• Individualización del bien o servicio requerido. • Cantidad requerida. • Monto total estimado para la contratación. • Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere. • Criterios, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten. • Bases Técnicas y/o Términos de Referencia, según corresponda.
Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la Superintendencia, deberá realizarse a través del Sistema de Información.
6. SELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRA:
Una vez definido qué se necesita comprar, es necesario determinar qué mecanismo se utilizará para adquirir el bien y/o servicio.
Los mecanismos de compra se encuentran definidos y acotados por la Ley Nº19.886 de Compras Públicas y el Reglamento que la norma. La Ley de Compras Públicas establece como norma y orden de precedencia, efectuar las compras institucionales de acuerdo al siguiente orden:
l. Convenio Marco
2. Licitación pública
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3. Licitación privada
4. Trato directo
El encargado de indicar el procedimiento de contratación que corresponda frente a un requerimiento determinado será la jefatura de la Unidad de Adquisiciones. Esta indicación seguirá lo que se haya dispuesto en el Plan Anual de Compras respectivo o, en caso contrario, los lineamientos institucionales o estratégicos que se hayan establecido, el marco presupuestario correspondiente, y la complejidad o especificidad del bien y/o servicio que se trate. En todo caso, la indicación respetará siempre la normativa vigente, en particular que se haya efectuado - en primer lugar - la búsqueda del bien y/o servicio requerido en el catálogo Convenio Marco, y solo en el caso que dicho requerimiento no se encuentre en dicho catalogo se procederá a la licitación pública para su contratación, salvo que existan las circunstancias excepcionales que permitan proceder a través de la licitación privada o el trato directo.
Una vez recibido el requerimiento y constatado que el bien y/o servicio no se encuentra en el catálogo de Convenios Marco, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones informará inmediatamente de esta situación a la Unidad Requirente para que aporte los antecedentes necesarios para proceder a la licitación pública o, excepcionalmente, la licitación privada o trato directo que corresponda.
7. MODALIDADES DE COMPRA
7.1. Convenio Marco
De acuerdo a lo establecido por la Ley de Compras Públicas y su Reglamento, las adquisiciones, obligatoriamente, deben ser llevadas a efecto por esta vía, cuando el bien o servicio requerido se encuentre en el catálogo de Convenios Marco.
Si la compra es menor a 1000 UTM, el analista elabora la Orden de Compra y la envía a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para su visación y autorización en la plataforma de Mercado Público. El analista adjunta el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestaria) a la Orden de Compra y lo envía al proveedor mediante la plataforma, y adicionalmente realiza la notificación por correo electrónico para que éste acepte en el sistema dicha Orden de Compra. Este correo electrónico se envía con copia a la Contraparte Técnica y al Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad. Una vez cumplidos los requisitos establecidos en el Convenio Marco el producto es entregado y tramitado el pago.
Sin perjuicio de lo anterior, una vez revisado el Catálogo Electrónico, la Superintendencia evaluará los bienes y/o servicios, las características técnicas, y en general las condiciones que ofrezca dicha forma de contratación. Si la Superintendencia obtiene condiciones más ventajosas referidas a situaciones objetivas, demostrables y sustanciales, tales como; plazo de entrega, condiciones de garantías, calidad de los bienes y servicios, o bien, mejor relación costo beneficio del bien o servicio a adquirir que las existentes en el Catálogo Electrónico, se procederá en conformidad a lo establecido en el artículo 15 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas. Habiendo realizado el procedimiento antes mencionado, se procederá de acuerdo a los mecanismos de contratación previstos en la normativa señalada. La Unidad Requirente y/o la Contraparte Técnica respectiva, en conjunto con la Unidad de Adquisiciones de la Superintendencia, deberán mantener los respectivos antecedentes de esta contratación, así como las mencionadas condiciones más ventajosas, para su revisión y control posterior tanto de las unidades internas como externas (v.gr. Contraloría General de la República).
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7.2. Gran Compra
• Publicación de la Gran Compra
Si la compra es mayor o igual a 1000 UTM, se deberá efectuar el procedimiento de gran compra previsto en el Reglamento. El analista encargado de compra genera una Ficha en el Sistema de Información con el nombre y el detalle del bien y/o servicio que requiere, y al mismo tiempo crea el documento denominado "Intención de Compra". Para la
generación de la ficha, el analista debe tener todos los antecedentes, detalles, especificaciones, definiciones de fechas de entrega, de características, etc., información que es proporcionada por la Unidad Técnica respectiva.
La intención de compra incluirá, a lo menos, el bien y/o servicio requerido, los criterios de evaluación, y las condiciones particulares del acuerdo complementario que eventualmente se suscriba. El analista elabora la Resolución que aprueba la intención de compra, la que es visada por la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, Fiscalía y la Contraparte Técnica. Esta resolución finalmente es firmada por el Superintendente.
La intención de compra y la resolución son escaneadas y subidas a la plataforma por el analista encargado de compra, invitándose a los proveedores adjudicados en el convenio marco de ese producto o servicio particular. Los proveedores aceptan o desisten de la invitación en un plazo mínimo de 10 días hábiles. Cumplido este plazo el sistema cierra el proceso y se descargan las ofertas recibidas.
• Recepción y evaluación de ofertas de la Gran Compra
Una vez transcurrido el plazo de publicación de la gran compra, el analista procede a la apertura de las ofertas publicadas por los oferentes en el Sistema de Información, revisando para cada una la completitud de los documentos y anexos solicitados en la intención de compra. El analista debe identificar, en esta etapa, aquellas ofertas que administrativamente queden fuera del proceso de evaluación y declarar su inadmisibilidad .
El analista encargado crea una carpeta con los archivos correspondientes a las ofertas admisibles y las envía a la Unidad Técnica para que ésta proceda a la revisión, evaluación y análisis cuantitativo y cualitativo, con el objeto de determinar si éstas satisfacen o no los criterios de evaluación estipulados en la intención de compra publicada.
La Contraparte Técnica elabora un ranking con la comparación de las ofertas y selecciona la mejor oferta. Comunicará a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones la selección de la mejor oferta, mediante acta de evaluación firmada por la dicha Contraparte.
El analista revisa el acta, coteja la información y elabora la resolución que selecciona la oferta. La resolución es visada por la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, Fiscalía y la contraparte técnica. Esta resolución finalmente es firmada por el Superintendente. Esta resolución se adjunta a la orden de compra que se envía al proveedor seleccionado, quedando como respaldo del proceso.
• Acuerdo complementario
Dependiendo de la complejidad de los bienes y/o serv1c1os, puede resultar necesario materializar la contratación a través de un acuerdo complementario, suscrito por la Superintendencia y el proveedor seleccionado. En este acuerdo pueden consignarse, entre otros aspectos, el monto de la garantía de fiel cumplimiento, si existiere, así como todas las otras condiciones particulares de la adquisición y que requieran de alguna especificación más detallada (v.gr. plazos de entrega del bien y/o servicio).
• Envío orden de compra
El analista genera la Orden de Compra y la envía a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para su visación y autorización en el Sistema de Información. Una vez autorizada, se envía la Orden de Compra al proveedor mediante la plataforma, y
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adicionalmente, realiza notificación por correo electrónico para que éste acepte en el sistema dicha Orden de Compra. Este correo electrónico se envía con copia a la Contraparte Técnica y al Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad. Una vez cumplidos los requisitos establecidos en el Convenio Marco el bien o servicio será entregado, la Contraparte Técnica hará el seguimiento y control de ejecución de la adquisición, respecto de la logística y operación. Iniciará el proceso de pago, a cargo del Subdepto. de Finanzas y Contabilidad previa recepción conforme de la Contraparte Técnica.
Con todo, cabe señalar que la Unidad de Adquisiciones efectuará el procedimiento de contratación vía Convenio Marco de acuerdo a los términos expresamente previstos en el mismo, en particular lo dispuesto en las Bases de Licitación del Convenio Marco que se trate, considerando, entre otros aspectos, los criterios de evaluación y el contenido de los acuerdos complementarios que se hubieran establecido en dichas bases.
7.3. Consultas al mercado (RFI)
Esta actividad, de carácter opcional, que se aplica a los procesos de compra en los cuales es necesario obtener del mercado una aproximación de los precios y características de los bienes o servicios para adquirir mediante el mecanismo de Licitación Pública.
El analista solicita a la unidad técnica las especificaciones del bien o servicio, las cuales son registradas en la plataforma Mercado Público, opción RFI, para que los proveedores de ese rubro lo coticen. La información proporcionada por los proveedores es utilizada para elaborar las bases técnicas.
Para elaborar el RFI es preciso que:
a) Se establezca un plazo de 15 días para que la contraparte técnica envíe el documento técnico para el RFI (consulta al mercado)
b) La contraparte técnica debe indicar, al momento de enviar el documento técnico el plazo que debe estar publicado el RFI (Consulta al mercado)
c) Se define un plazo de 3 días para que el analista de adquisiciones publique el RFI (consulta al mercado) desde que se recibe el documento técnico. Este documento se publicará tal cual es enviado por la contraparte técnica.
d) El analista de adquisiciones debe enviar el ID del RFI (consulta al mercado) a la contraparte técnica, informando el cronograma que quedó publicado.
e) En caso que se solicite una reunión aclaratoria de los resultados de la consulta, debe asistir el analista de adquisiciones o quien la jefatura de dicha unidad designe, además se debe levantar acta
7 .4. Licitación Pública
Al igual que en el caso anterior se trata de un mecanismo que garantiza la eficacia, eficiencia y transparencia, constituyendo la regla general del Proceso de Compra. Por lo tanto, su uso es obligatorio, a menos que el producto o servicio se encuentre en el Catálogo Electrónico "ChileCompra Express" o corresponda a una excepción contemplada en la Ley. El procedimiento de Licitación Pública es un proceso que se caracteriza por asegurar una amplia participación, pues se trata de un llamado abierto del cual podrán participar todos aquellos que tengan intereses y capacidad para satisfacer la necesidad que gatilla la administración de ese proceso de compra.
Para el procedimiento de contratación a través de licitación pública, la Unidad de Adquisiciones utilizará los formatos institucionales que se encuentren vigentes.
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• Llamado a licitación pública
La jefatura de la Unidad de Adquisiciones designará un analista, quien se contactará con la Contraparte Técnica para solicitar y/o ajustar las bases técnicas de la licitación. El analista efectúa consultas y asesoría a la Contraparte Técnica con el propósito de conformar las bases administrativas de la licitación. Confeccionadas las bases técnicas y adm inistrativas, el analista cita a una reunión a la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, a la Coordinadora de Gestión del Departamento, Contrapartes Técnicas y Jefatura de la Unidad de Adquisiciones, con el propósito de revisar y validar las bases administrativas y técnicas que se enviarán a Fiscalía. Las decisiones y tareas que surjan de esta reunión quedan consignadas en un Acta de trabajo, con requerimientos y responsabilidades.
Aprobadas las bases técnicas y administrativas por la Contraparte Técnica, el analista elabora la resolución que "aprueba las bases de licitación y designa comisión evaluadora". Esta resolución es revisada, en conjunto, por la Jefatura del Departamento, la Jefatura de la Unidad de Adquisiciones y el analista encargado de la compra, una vez aprobada es enviada para visación de la Fiscalía, mediante el sistema de Gestión de Tramites de Fiscalía (GTF). Una vez obtenida la visación por parte de la Fiscalía, la resolución es enviada a quien corresponda para la visación final.
Una vez emitido el certificado de disponibilidad presupuestaria, el analista, dependiendo de los montos involucrados, solicita la firma de la autoridad que corresponda respecto de la resolución que autoriza el llamado de licitación y designa comisión evaluadora, distinguiendo lo siguiente:
Entre 100 y 1.000 UTM, firma la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas (Resolución Exenta Nº 201, de fecha 10 de febrero de 2011)
Superior a 1.000 UTM, la resolución es firmada por el Superintendente. Cabe señalar que si la licitación excede 5.000 UTM, será enviada a la Contraloría General de la Republica para el trámite de toma de razón.
El analista solicita folio a la Oficina de Partes, separa la documentación adjunta a la resolución, para publicarla en el Sistema de Información (Bases Administrativas, Bases Técnicas y Formularios y anexos), y genera el formulario electrónico de la licitación en el Portal. El analista solicita autorización electrónica a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones. Una vez autorizada, el analista publica en el Sistema de Información.
El analista enviará un correo electrónico a la Contraparte Técnica, miembros de la Comisión Evaluadora, Jefatura de DAF y Jefatura de Adquisiciones, informando el calendario de la licitación, y que se encuentra publicada en el Sistema de Información .
• Preguntas y respuestas de los proponentes
En el calendario de la licitación existe la etapa de "preguntas y respuestas", en la cual los proponentes pueden realizar, únicamente a través del portal, todas las preguntas que requieran hacer sobre la materia licitada . Existe un plazo definido en el calendario para realizar las preguntas y un plazo también definido en el calendario para responderlas.
El analista revisa el portal periódicamente para verificar si se han publicado preguntas. En caso afirmativo el analista responde las consultas a las bases administrativas y las preguntas técnicas son remitidas a la Unidad Técnica para su respuesta en el plazo definido en el calendario. Todas las respuestas se publican en el portal.
• Recepción y evaluación de ofertas
Una vez transcurrido el plazo de publicación de la licitación pública, el analista procede a la apertura de las ofertas publicadas por los oferentes en el Sistema de Información, revisando para cada una la completitud de los documentos, anexos y formularios
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solicitados en el llamado. Además deberá identificar, en esta etapa, aquellas ofertas que administrativamente queden fuera de bases, y declarar su inadmisibilidad.
El analista encargado crea una carpeta con los archivos correspondientes a las ofertas admisibles y las envía a la Comisión Evaluadora para que ésta proceda a la revisión, evaluación y análisis cuantitativo y cualitativo, con el objeto de determinar si éstas satisfacen o no los criterios de evaluación estipulados en las bases de la licitación pública.
La Comisión Evaluadora elabora un ranking con la comparación de las ofertas y propone, en el acta de evaluación, la mejor oferta o en su defecto la deserción o inadmisibilidad del proceso.
El analista revisa el acta, coteja la información, y elabora la resolución correspondiente, la cual es visada por la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, Fiscalía y la Contraparte Técnica. Esta resolución finalmente es firmada por el Superintendente o a quien delegó esta atribución. Esta resolución se publica en el Sistema de Información.
• Envío orden de compra
Habiéndose acreditado que el proveedor era hábil para contratar con el Estado, y adjudicada la licitación, el analista genera la Orden de Compra y la envía a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para su visación y autorización en el Sistema de Información. Una vez autorizada, se envía la Orden de Compra al proveedor mediante la plataforma, y adicionalmente, realiza notificación por correo electrónico para que éste acepte en el sistema dicha Orden de Compra. Este correo electrónico se envía con copia a la Contraparte Técnica y al Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad. Cumplidos los requisitos establecidos en la adjudicación y el contrato respectivo, el bien y/o servicio será entregado y se dará inicio al proceso de pago a cargo del Subdepto. de Finanzas y Contabilidad.
7.5. Licitación Privada
Se trata de un mecanismo excepcional contemplado en la Ley de Compras y su Reglamento, cuyo uso se encuentra restringido a situaciones especiales expresamente previstas en la normativa. A diferencia de la licitación pública, en este mecanismo de contratación solo podrán concursar aquellos proveedores que fueren invitados para tal efecto por la Superintendencia.
Para el procedimiento de contratación a través de licitación privada, la Unidad de Adquisiciones utilizará los formatos institucionales que se encuentren vigentes.
La jefatura de la Unidad de Adquisiciones designará un analista, que va a ejecutar la licitación privada. El analista y la Contraparte Técnica definirán en conjunto los proveedores que serán invitados, los que serán como mínimo tres. El analista elabora la resolución que aprueba el llamado a licitación privada. Esta resolución es revisada, en conjunto, por la Jefatura del Departamento, la Jefatura de la Unidad de Adquisiciones y el analista encargado de la compra, una vez aprobada es enviada para visación de la Fiscalía. La resolución es enviada para visación del Fiscalía, mediante sistema GTF. Una vez obtenida la visación por parte de la Fiscalía, la resolución es enviada a la jefatura de la Intendencia o Departamento pertinente, jefatura de la Unidad Técnica, jefatura de la Unidad de Adquisiciones y el propio analista para su visación.
Una vez emitido el certificado de disponibilidad presupuestaria, el analista, dependiendo de los montos involucrados, solicitará la firma de la autoridad respecto de la resolución que autoriza el llamado de licitación y designa comisión evaluadora, distinguiendo lo siguiente:
Entre 100 y 1.000 UTM, firma la jefatura del Departamento de Administración y Finanzas. (Resolución Exenta Nº 201, de fecha 10 de febrero de 2011)
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Superior a 1.000 UTM, la resolución es firmada por el Superintendente. Cabe señalar que si la licitación excede 5.000 UTM, será enviada a la Contraloría General de la Republica para el trám ite de toma de razón .
El analista solicita folio a la Oficina de Partes, separa la documentación adjunta a la
resolución, para publicarla en el Sistema de Información (Bases Administrativas, Bases
Técnicas y Formularios y anexos), y genera el formulario electrónico de la licitación en el Portal. El analista solicita autorización electrónica a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones. Una vez autorizada, el analista publica, en el Sistema de Información, la licitación y los nombres de al menos tres invitados a participar de la licitación.
El analista envía un correo electrón ico a todos los involucrados en la compra, informando el calendario de la licitación, y que se encuentra publicada en el Sistema de Información.
• Recepción y evaluación de ofertas licitación privada
Una vez transcurrido el plazo de publicación de la licitación privada, el analista procede a la apertura de las ofertas publicadas por los oferentes en el Sistema de Información, revisando para cada una la completitud de los documentos, anexos y formularios solicitados en el llamado. El analista debe identificar, en esta etapa, aquellas ofertas que adm inistrativamente queden fuera de bases, y declarar su inadmisibilidad.
El analista encargado crea una carpeta con los arch ivos correspondientes a las ofertas recibidas y las envía a la Comisión Evaluadora para que ésta proceda a la revisión,
evaluación y análisis cuantitativo y cualitativo, con el objeto de determinar si éstas satisfacen o no los criterios de evaluación estipulados en las bases de la licitación.
La Comisión Evaluadora elabora un ranking con la comparación de las ofertas y propone, en el acta de evaluación, la mejor oferta o en su defecto la deserción o inadmisibilidad del proceso.
El analista revisa el acta, coteja la información , y elabora la resolución correspondiente,
la cual es visada por la jefatura de la Unidad de Adquisiciones, jefatura del Departamento de Administración y Finanzas, Fiscalía y la contraparte técnica. Esta resolución finalmente es firmada por el Superintendente o a quien delegó esta atribución. Esta resolución se publica en el Sistema de Información .
• Envío orden de compra
Habiéndose acreditado que el proveedor era hábil para contratar con el Estado, y adjudicada la licitación, el anal ista generará la Orden de Compra y la enviará a la jefatura de la Unidad de Adquisiciones para su visación y autorización en el Sistema de Información. Una vez autorizada, se enviará la Orden de Compra al proveedor mediante la plataforma, y adicionalmente, realiza notificación por correo electrónico para que éste acepte en el sistema d icha Orden de Compra. Este correo electrónico se envía con copia
a la Contraparte Técnica y al Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad. Una vez cumplidos los requisitos establecidos en la adjudicación el bien y/o servicio será
entregado y se dará inicio al proceso de pago a cargo del Subdepto de Finanzas y Contabilidad.
7 .6. Comisión Evaluadora
La Comisión Evaluadora se compone de al menos 3 funcionarios públicos internos o externos a la Superintendencia, nombrados por la Jefatura de Administración y Finanzas,
para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitación Pública o Privada. Su creación será obligatoria siempre que se realice una licitación superior a 1.000 UTM, y en aquellos casos que revistan gran complejidad. La Comisión Evaluadora será designada mediante el acto administrativo respectivo que apruebe las Bases.
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Los miembros de la comisión no podrán incurrir en algún tipo de conflicto de interés con los oferentes en el proceso licitatorio, ni circunstancia alguna que reste imparcialidad para su evaluación, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 12 de la Ley Nºl9.880 y del artículo 37 del Reglamento de la Ley Nºl9.886. Asimismo, no podrán establecer ningún tipo de comunicaciones a las señaladas en las respectivas Bases de Licitación.
Con el propósito de cumplir con lo anterior, el Analista de la Unidad de Adquisiciones del Departamento de Administración y Finanzas, remite por email al Encargado de la Ley del Lobby, la información relacionada a la composición de la Comisión Evaluadora de un proceso de licitación pública, de acuerdo a un formato preestablecido.
• Conflictos de intereses
En términos generales, es obligación de la com1s1on evaluadora y sus integrantes elaborar, imprimir y firmar la Declaración de Conflicto de Intereses, la que debe ser ejecutada el día que la comisión evaluadora realiza la apertura de ofertas.
En términos particulares, el o la analista de adquisiciones responsable de la licitación, remite en cada caso, a cada uno de los integrantes de la comisión evaluadora el respectivo formulario de declaración de conflictos de intereses e inhabilidades para su firma y suscripción, documentación que se adjunta como anexos que se publica en la adjudicación de la licitación correspondiente en la plataforma de mercado público y en el repositorio común de licitaciones de la Superintendencia.
En caso que un miembro de la Comisión tuviese un conflicto de interés con la licitación en la que participa, éste deberá inhabilitarse de seguir participando, debiendo dejar constancia de dicha circunstancia en el informe de evaluación, procediendo al inmediato reemplazo del funcionario inhabilitado.
Es importante mencionar, que quienes sean nominados para formar parte de la Comisión Evaluadora, deberán abstenerse de solicitar vacaciones y/o días adm inistrativos en las fechas informadas en las bases de licitación, para realizar la evaluación de las ofertas. Para efectos de lo anterior, será responsabilidad de las jefaturas respectivas coordinar dichos procesos evitando causar inconvenientes en los procedimientos de contratación que precisamente han solicitado en la esfera de sus atribuciones.
• Funciones y obligaciones de la Comisión de Evaluación
Corresponderá a la Comisión Evaluadora:
a) Verificar la admisibilidad de las propuestas en conformidad a lo previsto en las respectivas bases de licitación y lo que le informe el analista de la Unidad de Adquisiciones según corresponda.
b) Realizar el proceso de análisis, estudio y evaluación de las ofertas y antecedentes.
c) Elaborar el "Informe de Evaluación" de todas las propuestas participantes.
d) Elaborar un cuadro de todas las propuestas participantes ordenadas por orden del puntaje obtenido.
e) Elaborar un informe suscrito por todos los integrantes de la Comisión, en el que deberá considerar todas las materias indicadas en el artículo 40 bis del Reglamento de la Ley de Compras Públicas. Al efecto, se dejará constancia, en especial, de lo siguiente: Fecha del Informe de Evaluación; individualización de los oferentes y los montos de sus ofertas; las ofertas que, fruto de la evaluación administrativa fueron declaradas inadmisibles por no cumplir con los requisitos solicitados en las bases de licitación, debiendo especificar en tal caso, cuales requisitos no fueron cumplidos; la asignación de los puntajes en cada criterio o
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subcriterio y las formas de cálculo aplicadas para la asignación de dicho puntaje, de acuerdo a los criterios de evaluación establecidos en las respectivas bases. La asignación de puntajes deberá indicar a los proponentes en orden descendente, de manera de poder readjudicar la licitación a otro oferente, en caso que ello estuviera contemplado en las bases; y la propuesta de adjudicación del oferente seleccionado o deserción según corresponda, dirigida a la autoridad facultada para adoptar la decisión final.
7. 7. Trato o Contratación Directa
El trato o contratación directa procederá, con carácter excepcional, solo en las circunstancias contempladas expresamente en la Ley de Compras Públicas y su Reglamento.
Si un requerimiento no se encontrare en Convenio Marco, el Jefe de la Unidad de Adquisiciones indicará el mecanismo de contratación a través del trato directo de acuerdo a lo indicado en el numeral 6 de este Manual, siempre y cuando se haya determinado que la causal prevista en la normativa se encuentra cabalmente ajustada a las circunstancias fácticas del requerimiento. Para estos efectos, la jefatura de la Unidad de Adquisiciones solicitará toda la información a la Unidad Requirente para adoptar una decisión en ese sentido. Si la Jefatura de la Unidad de Adquisiciones estimare que no se cumplen con los requisitos para proceder al trato directo, informará de lo anterior a la Unidad Requirente con copia a la Jefatura del Departamento de Administración y Finanzas.
Una vez determinado este mecanismo excepcional de contratación, el analista solicitará a la Contraparte Técnica los Términos de Referencia de la contratación directa, así como todo antecedentes que se requiera para proceder a dicha contratación (Autorizaciones, Cotizaciones, Programas, Currículum, etc.). Igualmente, el analista se encargará de revisar que el proveedor respectivo se encuentre hábil para contratar con el Estado.
Para el procedimiento de contratación a través de trato directo, la Unidad de Adqu isiciones utilizará los formatos institucionales que se encuentren vigentes.
El analista elabora la resolución que aprueba el trato directo, la cual es enviada para su visación y trámite correspondiente.
Una vez firmada la resolución por parte del Superintendente, el analista solicita folio a la Oficina de Partes, para publicarla en el Sistema de Información (Términos de Referencia), y genera la Orden de Compra. La Orden de Compra debe ser emitida en un plazo máximo de 24 horas contadas desde la fecha de la resolución.
El analista envía un correo electrónico al proveedor y los involucrados internos, para informar la compra.
7.8. Compras y Contrataciones Excluidas del Sistema.
De acuerdo a las disposiciones legales vigentes, podrán efectuarse fuera del Sistema de Información las siguientes contrataciones:
a) Bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM. b) Las contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos destinados
a operaciones menores (caja chica), siempre que el monto total de dichos recursos haya sido aprobado por resolución fundada y se ajuste a las instrucciones presupuestarias correspondientes.
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c) Las contrataciones que se financien con gastos de representación, en conformidad a la Ley de Presupuestos respectiva y a sus instrucciones presupuestarias.
d) Los pagos por concepto de gastos comunes o consumos básicos de agua potable, electricidad, gas de cañería u otros similares, respecto de los cuales no existan alternativas o sustitutos razonables
El Jefe de la unidad de Adquisiciones revisará la pertinencia de realizar las contrataciones señaladas precedentemente a través del Sistema de Información, y en caso que no se opte por dicho mecanismo, deberá informar las compras y/o contrataciones efectuadas en el sitio web de la Superintendencia, en el banner de transparencia activa "otras compras y adquisiciones".
8. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS
Un contrato se origina de una licitación, trato directo, o una gran compra. El proceso se inicia con la elaboración del proyecto de contrato a cargo de un analista de la Unidad de Adquisiciones.
Las tareas imprescindibles para la gestión administrativa de los contratos vigentes o su renovación son:
a) El analista elaborará un correo electrónico tipo, que será enviado con la anticipación definida, de acuerdo al cronograma de licitaciones y contratos, a cada contraparte técnica.
b) La fuente de información para obtener estas fechas, serán las planillas de seguimiento de contratos "Estado licitaciones, contratos, y Tratos directos" y "Cronograma de Licitaciones".
c) El analista enviará un correo electrónico a la contraparte técnica definida para cada contrato, informando el vencimiento de éste con la siguiente anticipación:
- 6 meses cuando corresponda realizar RFI (Consulta al mercado) o Cotización a través del Mercado Público.
- 4 meses cuando sólo se tenga que trabajar en la elaboración de las bases. - 3 meses cuando el proceso de compra definido sea un Trato Directo (TD),
definición que se realiza en el levantamiento del plan de compras en conjunto con las contrapartes técnicas.
e) El analista deberá solicitar en el correo electrónico mencionado en el punto anterior el envío de:
El documento técnico cuando se requiera publicar RFI (consulta al mercado) o Cotización. Las bases técnicas y criterios de evaluación cuando se requiera sólo trabajar en las bases, indicando el plazo máximo. Para el caso de los Tratos Directos, se debe solicitar que se indique si requiere publicar RFI (consulta al mercado) o Cotización.
Los documentos que se requieren para elaborar el proyecto de contrato son:
8.1. Documentos Persona Jurídica:
• Documento de constitución de persona jurídica. • Certificado de vigencia de la persona jurídica. • Documento donde conste la representación legal de la persona que firmará el
contrato. • Certificado de vigencia de poderes del representante legal.
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8.2. Documentos Persona Natural:
• Fotocopia Legalizada de Cédula de Identidad
8.3. Garantía del Contrato: • Documento que garantiza el fiel y oportuno cumplimiento del contrato de acuerdo
a las bases de licitación y la normativa vigente.
8.4. Documentos respecto de licitaciones o mecanismo de Gran Compra en Convenio Marco:
• Resolución que aprueba el llamado a Licitación/ intención de compra. • Resolución de Modificación de Bases (si existiera). • Preguntas y respuestas. • Informe de evaluación. • Resolución que autoriza la adjudicación/ selección de ofertas.
8.5. Documentos respecto de Trato Directo: • Resolución que Aprueba el Trato Directo. • Resolución que Aprueba los Términos de Referencia.
Para elaborar el proyecto de contrato, el analista utilizará el formato "modelo de contrato", que dispuso para tales efectos la Fiscalía.
El Jefe de la Unidad de Adquisiciones revisa el proyecto de contrato y su documentación. Una vez que lo apruebe, traspasará la información a Fiscalía indicando el nombre del abogado que tuvo a cargo el proceso licitatorio.
Fiscalía revisa, corrige y aprueba el documento, envía dos ejemplares en formato papel a la Unidad de Adquisiciones.
El analista coordinará la firma del documento con el proveedor.
Una vez firmado ambos ejemplares del contrato, el analista de la Unidad de Adquisiciones, elabora la Resolución que aprueba el contrato y continúa con la tramitación del documento, hasta la obtención de la firma por parte de la autoridad competente.
Posteriormente, se gestiona el folio de la resolución y se procede a la publicación en la plataforma dispuesta por la DCCP (Dirección de Compras y Contrataciones Públicas), generando y enviando la respectiva orden de compra. Se adjuntan los documentos que respaldan el proceso de compras.
Finalmente el analista informa a la Unidad Técnica, sobre él envió de la orden de compra, para que esta inicie el seguimiento y control del cumplimiento del contrato
9. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA - GESTIÓN TÉCNICA DEL CONTRATO
Una vez adjudicada la licitación, seleccionada la oferta, emitida la orden de compra, o suscrito el contrato definitivo, según corresponda, los bienes y/o servicios deberán ser provistos conforme a los términos de la contratación que se trate. Dependiendo del caso, la entrega podrá ser puntual o podrá definir una relación de suministros que permanezca en el tiempo. En cualquier caso, la relación con los proveedores permanecerá mientras el bien y/o servicio sea suministrado a la Superintendencia. Durante todo este periodo, la Contraparte Técnica será responsable de monitorear el desempeño del proveedor, en términos de su respuesta a eventuales requerimientos, consultas, ejecución de garantías, aplicación de multas, etc.
Sin perjuicio de lo anterior, la Jefatura del departamento de Administración y Finanzas, podrá designar a un Inspector Técnico de Contrato (ITC) para el seguimiento y control del acuerdo a un funcionario de la Unidad o Contraparte Técnica, para aquellos contratos
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que por su importancia estratégica para la Institución y/o complejidad en la contratación lo requieran. Cuando se designe a un ITC, asumirá las funciones que le correspondan a la Contraparte Técnica del contrato respectivo.
La tarea de seguimiento y control de la contratación, se define como la gestión técnica del contrato y es responsabilidad del ITC llevarla a cabo, entendiendo que el ITC es el ente técnico "experto" en el requerimiento que se ha adquirido, siendo éste quien ha definido las características específicas y generales del bien y/o servicio contratado. Por tanto es quien tiene la capacidad técnica para fiscalizar la calidad, cantidad y oportunidad de cumplimiento por parte del proveedor.
Dentro de las responsabilidades del Inspector Técnico de Contrato, se encuentran las siguientes:
a) Supervisión del servicio o bien contratado.
b) Conocimiento de lo que se puede o no solicitar a nombre del contrato u orden de compra.
c) Solicitar ejecución de servicios o entrega de bienes, oportunamente y de acuerdo al procedimiento definido en las bases de licitación o trato directo. Asimismo, corresponderá también, solicitar las prórrogas, ampliaciones, o términos anticipados, de acuerdo a lo establecido en las bases de Licitación o trato directo.
d) Corresponderá solicitar la aplicación del procedimiento de multas que se haya definido en las bases de licitación, convenio marco respectivo o trato directo, ante incumplimientos del contrato por parte del proveedor.
e) Gestionar la relación con el proveedor, para mantener con éste una vinculación fluida con el objeto de prever a tiempo los posibles roces o dificultades que pudieren presentarse durante la vida del contrato. Cuando corresponda a temas netamente comerciales, se dará aviso a la Unidad de Adquisiciones para que realice las gestiones correspondientes.
En la etapa final de la contratación, se deberá realizar el pago por los bienes y/o servicios recibidos o prestados. Ello entonces exigirá que la Contraparte Técnica o ITC entregue el informe de cumplimiento del Contrato al Subdepto. de Finanzas y Contabilidad, monitoreando el nivel de avance del contrato y dejando plasmado en éste el cumplimiento de sus cláusulas, y exigiendo los productos o etapas requeridas para dar cumplimiento al objetivo por el cual el proveedor ha sido contratado.
10. CLASIFICACIÓN DE CONTRATOS
Teniendo presente tanto la gestión administrativa como técnica de los contratos, se hace necesario definir una clasificación que se genera dentro de los tipos de contratos que surgen:
10.1. Contrato con componente fijo
Para estos efectos se denomina "Componente Fijo", aquella contratación de la que existe una total claridad de las cantidades a recibir y cuyo monto no tiene variación durante la vigencia del contrato. En este tipo de contratación existe sólo un Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) el que se publica junto a la Resolución adjudicataria; en el caso de los Tratos Directos (TD) se publicará junto a la respectiva orden de compra. El CDP deberá actualizarse al inicio de un nuevo período presupuestario.
10.2. Contrato con componente fijo más variable
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Para este tipo de contratación, el componente denominado "fijo" sigue la lógica indicada en el párrafo anterior.
Respecto del "componente variable", para estos efectos será aquel tipo de bien o servicio complementario o relacionado al componente fijo. En cuanto a los CDP, existirá aquel por el total del componente fijo que se publica al momento de la adjudicación y el variable que se irá generando cada vez que se realice una compra. El CDP deberá actualizarse al inicio de un nuevo período presupuestario.
10.3. Contrato con componente variable
Este tipo de compra surge de la necesidad de contar con una contratación flexible, que pueda satisfacer las necesidades de la Superintendencia a medida que vayan surgiendo, y que si bien, todo indica que serán requeridos ciertos bienes y/o servicios, no se cuenta con la certeza absoluta de cuándo sucederá el requerimiento de éstos, ni de las cantidades que serán requeridas; en algunos casos la multiplicidad de componentes exige contar con un presupuesto para poder comenzar a gestionar la compra.
Este tipo de contratación se subdivide en:
a) Contrato Variable sin presupuesto, Contratación flexible en la cual no conocemos la cantidad a requerir, sin embargo son conocidos los precios unitarios de los bienes o servicios (Itemizado), por ejemplo; el Contrato de suministro de agua Purificada y vasos
b) Contrato Variable con Presupuesto, Contratación flexible en la cual no conocemos la cantidad a requerir por este concepto, pero si conocemos el valor máximo del presupuesto a utilizar, por ejemplo el Contrato de suministro de Obras Menores.
)
Para ambos casos, el monto máximo de la totalidad de las órdenes de compra que se envíen no podrá superar el correspondiente a la denominación de la licitación que origina el contrato (Ll, LE, LP, LQ) y/o el presupuesto referencial que se señale en la licitación, según se indica:
Tipología Rango Observaciones
Licitación
Ll Hasta 100 UTM Valor UTM del llamado a licitación
LE Entre 100 y 1000 UTM Valor UTM del llamado a licitación
LP Entre 1000 y 2000 UTM Valor UTM del llamado a licitación
LQ Entre 2000 y 5000 UTM Valor UTM del llamado a licitación
LR Desde 5000 UTM Afecto a Toma de Razón (valor UTM de enero del año en curso)
SE (Trato Directo) Desde 2.500 UTM Afecto a Toma de Razón (valor UTM de enero del año en curso)
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11. FORMULACIÓN DE BASES
Para determinar el contenido de las bases se debe considerar lo dispuesto en la Ley Nºl 9.886 y su Reglamento, junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso.
Las bases de licitación deberán contener a lo menos: • Introducción. • Objetivos de la Licitación. • Perfil y requisitos de los participantes. • Etapas y Plazos de la Licitación. • Calificación e idoneidad de los participantes, lo cual será validado con los
antecedentes legales y administrativos que los oferentes en forma física presenten o que estén disponibles en el portal Chile Proveedores.
• Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades). • Definición de criterios y evaluación de las Ofertas (Nombramiento de Comisión, si
corresponde). • Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duración, administrador del
contrato, término anticipado, etc., si correspondiere. • Modalidad de Pago. • Naturaleza, monto, forma y oportunidad de restitución de las garantías de seriedad
de la oferta, de fiel cumplimiento y de anticipo cuando corresponda. • Multas y Sanciones. • Nombre y Medio de contacto en la Institución. • El plazo de entrega del bien y/o servicio adjudicado. • Los medios para acreditar si el proveedor adjudicado registra saldos insolutos de
remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años y la oportunidad en ellos serán requeridos.
• Las especificaciones de los bienes y/o servicios que se requieren contratar, las cuales deben ser genéricas, sin hacer referencias a marcas específicas.
12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Los criterios de evaluación son parámetros cuantitativos y objetivos que siempre serán considerados para decidir la adjudicación, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificación de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la adjudicación. Es obligatorio que todos los procesos licitatorios de contratación cuenten con criterios de evaluación y estos se pueden clasificar en:
• Criterios Económicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye valorización del servicio de mantenimiento).
• Criterios Técnicos, tales como: garantía post venta de los productos, experiencia del oferente y del equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad técnica de la solución propuesta, cobertura, etc.
• Criterios administrativos, tales como cumplimiento de requisitos formales, que pueden utilizarse en caso de un empate.
La acreditación de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por ejemplo: constitución de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspección del trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa índole, boletas de garantía, entre otros, en general, no tienen ponderación en la
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evaluación de la oferta sino que, más bien, se consideran requisitos administrativos de postulación.
La aplicación de los criterios debe ser realizada únicamente en función de los parámetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas bases o Términos de Referencia , según corresponda .
Para determinar los Criterios de Evaluación es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratación (qué se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables (Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben estar asociadas a ponderadores, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de contratación .
Las variables a medir deben tener asociadas una meta o estándar (Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos tramos de Evaluación (Valoración de las diferencias en relación a la meta) y Método de medición. Cada proceso de evaluación debe constar de al menos dos criterios de evaluación, además del precio ofertado.
En el caso del Convenio Marco, a través del mecanismo de contratación vía Grandes Compras, la Superintendencia utilizará "en lo que sea aplicable", los criterios previamente definidos en las bases de licitación del convenio marco respectivo y su aplicación y ponderación serán en conformidad a lo dispuesto en el Reglamento y la directiva de contratación pública Nº 15, que otorga recomendaciones para la aplicación del mecanismo de grandes compras
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13. RECEPCIÓN DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS
Se define como la actividad que se requiere para recibir, comprobar e informar la entrega de los bienes y/o servicios que se han requerido y adquirido.
• Si los productos recibidos corresponden a insumos o materiales de oficina, el responsable de recibir estos bienes es el encargado de Bodega.
• Si los productos son inventariables, éstos serán recibidos por la Unidad de Logística, quien es el responsable de informar al encargado de registro de activos para su control.
• Si los servicios recibidos han sido solicitados por alguna Unidad de la Superintendencia, éstos son entregados directamente por el proveedor a dicha Unidad.
13.1. Informe de Recepción Conforme
Una vez que el requirente reciba los bienes y/o serv1c1os solicitados y la respectiva factura, deberá ejecutar la emisión del Informe de Recepción Conforme, que funda el pago según el procedimiento previsto para este efecto.
Es importante que el encargado de la recepción, verifique que los bienes y/o servicios corresponden a lo solicitado en la Orden de Compra y/o Contrato correspondiente y genere el informe de recepción conforme a través del formulario que disponga la institución.
14. GESTIÓN DE PAGO A PROVEEDORES
Documentos y condiciones de un Estado de Pago. • Factura de compra o el respectivo instrumento tributario de cobro. • Orden de compra. • Informe de cumplimiento, si corresponde. • Otros documentos e hitos que establezca el contrato (certificado de cumplimiento
de obligaciones laborales y previsionales de los trabajadores, listado de pago imposiciones, liquidaciones de sueldos, nóminas de trabajadores, etc.).
• Todos los documentos e informes deben contener los vistos buenos y autorizaciones de las jefaturas y/o Unidades Técnicas respectivas.
Una vez recibida toda la documentación indicada, se validará el cumplimiento de las exigencias contractuales y comerciales para proceder al pago correspondiente. De existir estados de pagos con error o incompletos y/o facturas o instrumentos tributarios de cobro pendientes de pago por algún motivo, se envía por escrito las alertas necesarias y se devolverá la documentación, si corresponde, a la persona encargada de la Recepción de Finanzas y Contabilidad, para que esta pueda tramitar, complementar o corregir, según corresponda. Posteriormente, se preparará y emitirá egreso contable a través del sistema SIGFE, y se adjuntará al comprobante de egreso la factura o el respectivo instrumento tributario de cobro y el estado de pago. Finalmente, el encargado de pago genera el cheque o archivo de texto para transferencia electrónica para pago a proveedores. Para todos los efectos, se ajustarán los procedimientos a lo dispuesto en el párrafo 6 sobre "Pagos" del Capítulo VIII sobre "Contrato de Suministro y Servicio" del Reglamento de la Ley de Compras Públicas.
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15. POLÍTICA DE INVENTARIO
La política de inventario se elaborará siempre en concordancia con las metas y objetivos institucionales y sus principales objetivos son: • Asegurar disponibilidad de bienes e insumos para la operación y adecuada gestión
institucional. • Mantener actualizado y asegurados los bienes institucionales a valor de mercado. • Mantener en óptimas condiciones los bienes institucionales. • Mantener los registros cronológicos, valorizados y actualizados de los bienes
institucionales. • Contar con información verídica al momento de definir una adquisición de bienes para
la institución. • Realizar periódicamente mejoras continuas a los procesos y procedimiento de
inventarios. • Optimización de tiempo en almacenaje y búsqueda de la calidad del servicio y
atención del usuario, agregando valor a las actividades que se desarrollan.
16. GESTIÓN DE GARANTÍAS
Las garantías tienen por objetivo proteger los intereses fiscales y apoyar la gestión de Adquis iciones de la Superintendencia . Estas se deben pedir para resguardo de contratos de mayor cuantía o donde exista riesgo de incumplimiento que pudiera afectar de manera importante la operación de la Superintendencia y/o la calidad de los servicios que se presta a la ciudadanía.
Tipos de Garantías • Garantía de Seriedad de la Oferta: se utiliza para garantizar que el oferente
mantenga las condiciones de la oferta realizada hasta que se suscriba el contrato o acepte la orden de compra.
• Garantía de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato: se utiliza para garantizar el correcto cumplimiento por parte del proveedor adjudicado, de todos los compromisos que se derivan del contrato.
Tipos de Documentos utilizados para Garantías • Vale Vista. • Boleta de Garantía Bancaria. • Póliza de Seguros de Garantía. • Certificado de Fianza. • Todos aquellos que aseguren el cobro de la misma de manera rápida y efectiva,
siempre que se cumpla con las condiciones dispuestas en la normativa de Compras Públicas.
Detalle del Proceso A continuación se presenta en forma detallada cada una de las etapas, responsables y condiciones de cada proceso.
Actividad - Etapa Cuando Responsable
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
l. Presentar garantía de seriedad Se solicita en bases de licitación . Oferente que presenta oferta. de la oferta .
2. Recepción de Garantía de Oferente presenta oferta y Oficina de partes recibe y despacha a Seriedad de la oferta . documento de garantía en forma Secretaria Subdepto. Finanzas y
física en Oficina de Partes de la Contabilidad .
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Institución o electrónica (Ley Nº 19.799)
3. Entrega Garantía de Seriedad de Recibida Garantía de Seriedad de Secretaria Subdepartamento de la Oferta a Tesorería. Oficina de Partes u Oferente. Finanzas y Contabilidad.
4. Ingreso a Sistema Contratos y Tesorería encargada de Custodia de entrega comprobante recepción Secretaria Subdepto. de Finanzas y Garantías. a oferente. Contabilidad entrega a Tesorería.
S. Impresión Detalle de Recepción Garantía de Seriedad ingresada Tesorería encargada de Custodia de de Garantía por ID de Chile a
compra. sistema de contratos. Garantías .
6. Archivar Garantía en forma Impresión de Detalle Recepción y Tesorería encargada de Custodia de Transitoria en Caja Fuerte. Garantía(s) de Seriedad Adjunta(s). Garantías.
Al cierre mensual, análisis y actualización de estado de las Encargado de Licitación.
7. Mantención y control de garantías (Garantía Garantías de Seriedad. activa, Tesorería encargada de Custodia de Disponible para devolución, Garantías. devuelta) .
8. Envío Reporte detalle Garantías al cierre mensual a jefatura Con análisis y actualización de Tesorería encargada de Custodia de Subdepartamento Finanzas y estado de garantías. Garantías. Contabilidad.
Garantía Seriedad Liberada por Adjudicación (devolución a no
9. Devolución de Garantía de adjudicados) o Presentación de Tesorería encargada de Custodia de
Seriedad. Garantía Fiel Cumplimiento Garantías.
(Empresa adjudicada) y Solicitud presencial de personal de la empresa oferente.
Actividad - Etapa Cuando Responsable
GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO.
1. Presentar garantía de Fiel Se solicita en bases de licitación o Presentar: Adjudicado o seleccionado.
Cumplimiento. términos de referencia según corresponda. Solicitar : Gestor de contratos.
Adjudicatario entrega boleta de Unidad de Adquisiciones recibe
2. Recepción de Garantía de Fiel garantía en unidad de adquisiciones, y
Cumplimiento. en forma física o electrónica (Ley Nº despacha a Secretaria Subdepto.
19.799) Finanzas y Contabilidad.
3 . Entrega Garantía de Fiel Recibida Garantía de Fiel Secretaria Subdepartamento de Cumplimiento a Tesorería. Cumplimiento de Adquisiciones. Finanzas y Contabilidad .
Tesorería encargada de Custodia de Garantías.
4. Ingreso a Sistema Contratos e Secretaria Subdepto. de Finanzas y Si, Resolución que autoriza el contrato
imprime y entrega comprobante Contabilidad entrega a Tesorería y el no está ingresado en Sistema de
de recepción a Adjudicatario . Contrato de Respaldo Ingresado en Contrato, se debe ingresar en opción Sistema de Contratos. "Contratos" Nº 999999999, habilitado
para el registro de garantías recibidas que aún no se ha tramitado el contrato.
S. Impresión Detalle de Recepción Boleta de Fiel Cumplimiento
de Garantía por ID de Chile y
Tesorería encargada de Custodia de Orden de Compra contrato ingresados en sistema de
Garantías. compra asociada al Contrato.
contratos.
6. Archivar Garantía en forma Impresión de Detalle Recepción y Tesorería encargada de Custodia de
Transitoria en Caja Fuerte. Garantías de Fiel Cumplimiento Garantías. Adjunta .
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7 . Mantención y control de Al cierre mensual , análisis y Gestión de Contratos. Garantías de Fiel Cumplimiento. actualización de estado de las
garantías (Garantía activa, Tesorería encargada de Custodia
Disponible para devolución, Garantías.
devuelta, renovación).
8. Envío Reporte detalle Garantías Con anális is actualización de Tesorería encargada de Custodia mensual jefatura Subdepto. y
a estado de garantías. Garantías . Finanzas y Contabilidad
Garantía Liberada por Término de 9. Devolución de Garantía de Fiel Contrato o Renovación de Garantía y Tesorería encargada de Custodia
Cumplim iento . Solicitud de devolución de Empresa Garantías. Adjudicada
!O . Archiva comprobante de Garantía entregada y comprobante Tesorería encargada de Custodia entrega. de entrega firmado. Garantías.
17. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Corresponde a todos los funcionarios públicos y con mayor énfasis a los funcionarios involucrados en los procesos de compra, acatar el principio de probidad que establece observar una conducta funcionaria intachable y un desempeño honesto y leal de la función o cargo, con preminencia del interés general sobre el particular, asumiendo las responsabilidades administrativas, civiles y penales a que haya lugar si se contraviene dicho principio.
Al respecto el funcionario debe tener un desempeño honesto y leal de la función o cargo, entendiendo por desempeño honesto que no puede usar en beneficio propio o de terceros, la información a que tenga acceso; ni hacer valer la posición funcionaria para influir sobre una persona para conseguir un beneficio, así como no puede emplear dinero o bienes en provecho propio . Tampoco puede recibir donativos, ventajas o privilegios, excepto donativos oficiales y protocolares.
Sin perjuicio de esto, el Jefe del Servicio es el responsable de controlar que los procesos de adquisición se efectúen bajo la normativa de probidad vigente .
Directivos, funcionarios y personal a honorarios que participe directa o indirectamente en el proceso de compra, deberán abstenerse de participar en los procedimientos de contratación regulados por la normativa de Compras Públicas, cuando exista cualquier circunstancia que les reste imparcialidad .
Se recomienda en el caso de las Comisiones de Evaluación, que sus integrantes suscriban una declaración simple indicando que no tienen vínculo familiar, de amistad u otro que pueda restarle imparcialidad y objetividad al proceso de contratación respectivo.
18. USO DEL SISTEMA DE INFORMACION
Definición de Peñiles Para operar en el Sistema de Información, la Superintendencia, conforme a su Estructura Orgánica para los procesos de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, estará compuesta por los Roles y Perfiles que se detallan a continuación:
a) Gestor Institucional Corresponde al Superintendente siendo responsable de aplicar y hacer efectivas las responsabilidades de los funcionarios de la Institución en lo referente a las disposiciones
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de
de
de
de
legales establecidas para los procesos de adquisición de bienes y/o contratación de servicios. Adicionalmente, tiene el perfil de Observador, con los siguientes atributos:
• Gestión de Reclamos • Indicadores de Resúmenes • Indicadores de Plataforma de Probidad Activa
b} Administrador del Sistema Corresponde al Jefe de la Unidad Adquisiciones y al Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, indistintamente, y tendrán el perfil de Supervisor, quienes ejercerán con las siguientes facultades especiales en el Sistema de Información:
• Creación y desactivación de usuarios; • Creación y desactivación de unidades de compra; • Determinar perfiles de cada usuario, como Supervisor, Operador, Abogado,
Auditor u Observador; • Actualización de datos básicos de los usuarios de la Superintendencia registrados
en el Sistema de Información; • Otorgar atributos adicionales por perfil; y • Creación, edición y publicación del Plan Anual de Compras.
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2º PUBLÍQUESE en el Sistema de Información el Manual de Procedimientos de Adquisiciones que se aprueba por el presente acto, déjese establecido que dicho manual formará parte de los antecedentes que regulan los procesos de compra de la Superintendencia de Salud, de acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del Decreto Supremo Nº250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº19.886.
ANÓTESE, COMUNÍQUESE Y PUBLIQUESE EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PUBLICA
DISTRIBUCIÓN: • Depto. Administración y Finanzas • Subdepartamento de Finanzas y Contabilidad • Unidad de Adquisiciones • Oficina de Partes
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