TABLA DE CONTENIDO 2. CONTEXTO EXTRATEGICO

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Serie: 114-18.2-128

PINAR –VIGENCIA 2019 Página 1 de 13

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. CONTEXTO EXTRATEGICO

2.1 misión

2.2 Visión

3. METODOLIGIA PARA LA FORUMALACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL PINAR

3.1 Identificación de la situación actual

3.2 Diagnóstico integral del Archivo

4. VISIÓN ESTRATÉGICA

5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

6. FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS

7. MAPA DE RUTA

8. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

9. BIBLIOGRAFIA

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1. INTRODUCCION

La D.T.B en cumplimiento con la ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y el Decreto 2609 de 2012 Artículo 8. Instrumentos Archivísticos, ha previsto para la vigencia 2019, desarrollar el Plan Institucional de Archivos de la entidad PINAR, partiendo de las necesidades identificadas en el diagnóstico Integral de archivos. La D.T.B. en cumplimiento con lo establecido en el Decreto 1080 del 2015 ”Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”1, en la Ley 1712 del 2014 de “Trasparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional”2 y la Ley 594 del 2000 del Archivo General de la Nación, ha previsto desarrollar durante el periodo 2019-2020 el Plan Institucional de Archivos PINAR, el cual nos permite generar cambios planificados, articulando y aportando un ordenamiento lógico a los planes, programas y proyectos que en materia archivística formule la D.T.B.. Para la elaboración del Plan Institucional de Archivos PINAR se identifican los aspectos críticos de la Gestión Documental, teniendo como referencia los cuatro ejes articuladores, el Diagnóstico Integral, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción Anual para la toma de decisiones y el desarrollo de planes, programas y proyectos que den respuesta a las necesidades de la Gestión Documental en la D.T.B. Posteriormente se estructuran los planes, programas y proyectos estableciendo metas y fechas de elaboración, ejecución, puesta en marcha y seguimiento para cada uno de ellos.







2. CONTEXTO ESTRATÉGICO

a. Misión

Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la Información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la gestión administrativa y del patrimonio documental de la entidad

b. Visión

Servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;

3. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

Para la formulación del PINAR, se tomó como base la metodología utilizada en el Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR, elaborado por el Archivo General de la Nación.

3.1 Identificación de la Situación Actual

3.1.1 Diagnóstico Integral del Archivo.

La D.T.B. cuenta con el área del Archivo Central, ubicado en cuarto piso de la entidad, donde se encuentra el acervo documental transferido de los archivos de gestión; el cual se encuentra ubicado de forma estructural y de acuerdo con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental y organizado por Unidades Administrativas y en orden cronológico.

a. Administración del Archivo: El Archivo Central de la entidad viene siendo administrado y coordinado por un (a) profesional universitario, en apoyo con personal contratista quienes dentro de sus actividades está la de apoyar en la Ordenación y organización la documentación transferida y almacenada en este lugar, reciben constantemente capacitación en lo que respecta a la aplicación de técnicas archivísticas por la Coordinadora del Grupo de trabajo , cumpliendo con el artículo 18 de la Ley 594 de 2000 “las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas de gestión documental”.







Servicios que presta el archivo central: Consulta, asesorías, Préstamo de documentos a usuarios internos y externos, de acuerdo a las necesidades de la persona que requiera solicitar información, diligenciándose el formato correspondiente. Infraestructura física del archivo: Se encuentra ubicado en el cuarto piso del área adminsitrativa de la entidad kilómetro 4 vía Girón Cuenta con:

Un depósito, construcción en concreto, pisos en cerámica, sus ventanas (material metálico y vidrio) y puertas en madera.

Área administrativa De acuerdo con lo establecido en el artículo 5 del Acuerdo 049 de 2000 AGN, los depósitos no cumplen con las condiciones ambientales de temperatura de 15 a 20ºC y humedad relativa entre 45 y 60 de humedad. El Archivo: El depósito del Archivo Central, aunque la dimensión del espacio tiene un área de ancho 6,5 mts y largo 13,5 mtrs equivalente a 87,75 mts cuadrados, para un total de 151 estantes, que vienen siendo utilizados para el almacenamiento de la documentación transferida, este espacio no es suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento. En el primer piso de la entidad fue asignado un espacio para la ubicación de transferencias documentales, en él se encuentran instalados 24 estantes

Se encuentra en el área administrativa

No posee zona de consulta.

Hay dotación de tapabocas y guantes para los funcionarios de archivo.

El aseo del depósito y del área administrativa lo realiza el personal de aseo de la

entidad.

Características de la documentación:

Se encuentra almacenada en carpetas, cajas y estanterías abiertas

Aspectos archivísticos:







La documentación está organizada de acuerdo a la estructura orgánica de la entidad y

de forma cronológica.

Se cuenta con instrumentos de recuperación como los inventarios en el FUID

Tablas de Retención Documental aprobadas y aplicadas.

Cuadros de Clasificación documental

b. Preservación Documental:

En el Archivo Central hay presencia de hongos.

La limpieza de la documentación es esporádica.

Se está elaborando el Sistema Integrado de Conservación SIC

Riesgo biológico: Hongos, insectos.

Riesgo químico: Roturas, transparencias

Riesgo físico: Faltantes, fragmentación, doblez, cinta adhesiva, rasgaduras Conclusiones: Culminada la evaluación del diagnóstico, se concluye que los dos depósitos no cumple totalmente con los Acuerdos y Decretos donde se establece, cómo debe ser la infraestructura física del depósito para el almacenamiento y conservación del acervo documental sin que presenten deterioro, teniendo en cuenta las alteraciones biológicas, físicas y químicas.

El depósito no cuenta con espacio suficiente para futuras transferencias.

El mantenimiento y aseo del acervo documental no se realiza. RECOMENDACIONES

Es importante realizar planes estratégicos preventivos y correctivos de la documentación almacenada para contribuir al mejoramiento del estado de conservación.

Formulación de acciones de primeros auxilios y programas de prevención de desastres.

Plan de recuperación de material afectado.

Control continuo de temperatura y humedad

Creación del Comité de Prevención y Atención de Desastres para Documentos







IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRITICOS

Cuadro No 01

ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO

1. Las instalaciones locativas no cuentan con espacio suficiente para futuras transferencias documentales y para ubicación del Archivo Histórico

Acumulación de los Acervos Documentales

2. La Dependencia carece de medios tecnológicos para desarrollar proyectos de conservación documental

Pérdida o deterioro de la información en soporte papel; quedaría irrecuperable

3. En las Dependencias de Registro Automotor se encuentra documentación acumulada no cumpliendo con la aplicación de la Tabla de Retención Documental. Primer y cuarto piso de la entidad

Pérdida o deterioro de la información en soporte papel; quedaría irrecuperable

4. Ausencia de un sistema de gestion documental Documentos ELECTRONICOS DE ARCHIVO

a. Manipulación y alteración de la información.

b. Perdida de información c. Demandas jurídicas para la entidad.

5. Ausencia de politicas de seguridad de la información que respalden la seguridad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la inforamción.

Perdida de información Alteración de la información







Cuadro 1 PRIORIZACION DE ASPECTOS CRÌTICOS Y EJES ARTICULADORES

Administracion

de archivos

Acceso a la

información

Preservación

de información

Aspectos

estrategicos y

de seguridad

Fortalecimiento

y artículación

Incluye temas

de

infraestructura,

personal,

presupuesto,

normatividad,

políticas,

procesos,

procedimientos

Transparencia

, servicio al

ciudadano

participación y

acceso

Conservación

y

almacenamient

o

Infraestructura

tecnológica y

seguridad

informática

Relación con

otros modelos

de gestión

1. Las instalaciones

locativas no cuentan con

espacio suficiente para

futuras transferencias

documentales y para

ubicación del Archivo

Histórico

2 3 10 10 8 33

2. La Dependencia carece

de medios tecnológicos

para desarrollar proyectos

de conservación

documental

10 2 10 10 10 42

3. En las Dependencias de

Registro Automotor se

encuentra documentación

acumulada no cumpliendo

con la aplicación de la Tabla

de Retención Documental.

Primer y cuarto piso de la

entidad

9 9 10 10 10 48

4. Ausencia de un sistema

de gestion documental

Documentos

ELECTRONICOS DE

ARCHIVO

5 9 9 8 9 40

5. Ausencia de politicas de

seguridad de la información

que respalden la seguridad,

accesibilidad, integridad y

autenticidad de la

inforamción.

10 5 9 9 9 42

TOTAL 36 28 48 47 46

ASPEC

TOS C

RIT

ICOS

total

De acuerdo a la evaluación realizado de los aspectos críticos frente a los ejes articulados de la Gestión Archivística se identifica que el aspecto de mayor impacto es “No 03: En las







Dependencias de Registro Automotor se encuentra documentación acumulada no cumpliendo con la aplicación de la Tabla de Retención Documental. Primer y cuarto piso de la entidad”. Se ordenaron los aspectos críticos según la sumatoria de impacto de mayor a menor con el siguiente resultado.

Copiar los aspecto críticos y ejes articuladores de mayor a menor valor

ASPECTOS CRITICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

En las Dependencias de Registro Automotor se encuentra documentación acumulada no cumpliendo con la aplicación de la Tabla de Retención Documental. Primer y cuarto piso de la entidad

48 Conservación y almacenamiento 48

La Dependencia carece de medios tecnológicos para desarrollar proyectos de conservación documental

42 infraestructura tecnológica y seguridad informática

47

Ausencia de politicas de seguridad de la información que respalden la seguridad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la inforamción.

42 Relación con otros modelos de gestión 46

Ausencia de un sistema de gestion documental Documentos ELECTRONICOS DE ARCHIVO

40 Incluye temas de infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos, procedimientos

36

Las instalaciones locativas no cuentan con espacio suficiente para futuras transferencias documentales y para ubicación del Archivo Histórico

33 Transparencia , servicio al ciudadano participación y acceso

28

4. VISIÓN ESTRATÉGICA

Para la formulación de la visión estratégica se tomó como base los aspectos críticos identificados en el diagnóstico inicial junto con los ejes articulados del PINAR. Teniendo en cuenta lo anterior, la DTB fijo la siguiente visión estratégica: El Proceso de Gestión Administrativa Gestión Documental de la D.T.B. en el 2019 habrá elaborado, socializado e implementado los planes, programas y proyectos que permitan la optimización del desarrollo de la Gestión Documental en cumplimiento a la Ley 594 de 2000.







5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS Para la formulación de objetivos se toma como base la visión estratégica de la Gestión Documental, acorde a los aspectos críticos y ejes articuladores, con el siguiente resultado:

ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

En las Dependencias de Registro Automotor se encuentra

documentación acumulada no cumpliendo con la aplicación

de la Tabla de Retención Documental. Primer y cuarto piso de

la entidad

Gestionar el proceso de ordenación y organización

del archivo de Gestión de Regitro Automotor , en

cumplimiento de los lineamientos archivísitcos

vigentes; mediante la coordinación del personal

contratista asignado para la mencionada labor.

Plan de trabajo y cronograma de actividades

para la vigencia 2019

La Dependencia carece de medios tecnológicos para

desarrollar proyectos de conservación documental

Garantizar la conservación de los documentos de

archivo de disposción permanente según T.R.D., a

través de la aplicación de un proceso de

digitalización y conservación de la información

documental en medió digital.

Plan de digitalizacion a largo plazo

Ausencia de politicas de seguridad de la información que

respalden la seguridad, accesibilidad, integridad y

autenticidad de la inforamción.

Apoya en la elaboración de políticas de seguridad

de la información asociadas con herramientas

tecnologicas que respalden la usabilidad,

seguridad accesibilidad, integridada, autenticidad

de la información, orientadas a la gestión

documental.

Elaboración de politicas de seguridad de la

información orientadas a la Gestión

Documental.

Ausencia de un sistema de gestion documental

Documentos ELECTRONICOS DE ARCHIVO

Apoyar el Sistema de Gestión de Documento

Electrónico de Archivo SGDEA

Sistema de Gestión de Documento Electrónico

de Archivo SGDEA

Las instalaciones locativas no cuentan con espacio

suficiente para futuras transferencias documentales y para

ubicación del Archivo Histórico

Mejorar las condiciones de los depósitos de

archivo con el fin de garantizar es espacio

suficiente para la recepción del acervo documental

en el futuro

Plan de mejoramiento de condiciones locativas

del archivo central de la entidad

ASPECTOS CRITIVOS Y EJES ARTICULARES PARA CONVERTIRLOS EN OBJETIVOS







6. FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS A LOS OBJETIVOS

6.1 Ordenación y organización del Archivo de Gestión del Grupo de Registro

Automotor

ACTIVIDAD Responsable Fecha de Inicio Fecha Final Entregable Observaciones

Diagnóstico de volumén de

archivos por orgnizar

Bárbara Carvajal, personal

contratista21/01/2019 21/01/2019 Diagnostico

Elaboración de plan de trabajo Bárbara Carvajal 22/01/2019 22/01/2019 Plan de trabajo

Elaboración cronograma de

actividadesBárbara Carvajal 22/01/2019 22/01/2019

Ejecución de actividades según

crongorma ( selección,

clasificación, alistamiento,

foliación, archivo, invetario

documental)

Personal contratista (

ejecuta la labor

Bárbara Carvajal (

coordina la actividad)

Dr Fabio Fernando Araque

Perez (Apoya el

desarrollo de la actividad)

23/01/2019 31/10/201960% del archivo ordenado,

organizado e inventariado

Elaboración de estudios

previos para el sumnsitro de

cajas, carpetas y estantes para

la ubicación almacenamiento

de los archivos de registro

automotor.

Bárbara Carvajal (

eleabora y presenta los

estudios previos para su

aprobación)

Grupo Contratación

Oficina de la Subdirección

Finanaciera.

16/01/2019 11/02/2019

Sumnistro de elementos y/o

materiales de archivo para la

ubicación y almacenamiento

de las unidades documentales

de registro automotor,

previamente ordenadas y

organizadas.

INDICADOR INDICE SENTIDO META

Volumén de metros lineales

ordenados y organizados ( Volumén de archivo organizado.

total archivo a organizar)*100%Creciente 80%

TIPO CARACTERISTICAS

Financiero Presupuesto

Humano Personal contratista

Humano Apoyo Registro Automotor

OBSERVACIONESTener el presupuesto disponible para realizar el

mejoramiento de la ordeanción y organización del archivo

de Registroa AutomotorPersonal con requisitos

Personal asignado

Nombre: PLAN DE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE REGISTRO AUTOMOTOR

Objetivo: Gestionar el proceso de ordenación y organización del archivo de Gestión de Regitro Automotor , en cumplimiento de los lineamientos

archivísitcos vigentes; mediante la coordinación del personal contratista asignado para la mencionada labor.

Alcance: Archivo de Gestistro Automtor

Responsable del Plan: Asesor Grupo Registro Automotor; apoyo, Secretaria General y Grupo Gestión Documental

INDICADORES

RECURSOS







6.2 Plan de mejoramiento condiciones locativas archivo central

ACTIVIDAD Responsable Fecha de Inicio Fecha Final Entregable Observaciones

Identificación de mejorar a

reallizar ( parese, pisos.

Puestas, venanas, aire

acondicionado, estractor de

humo, camaras)

Mantemiento ( Ing

Lorenzo Ardila)100 % área mejorada

Realizar proceso de

contratación Mantemiento 100% proceso ejecutado

INDICADOR INDICE SENTIDO META

Mejoramiento(Area analizada.

Área mejorada)Creciente 100%

TIPO CARACTERISTICAS

Financiero Presupuesto

Humano Personal contratista

OBSERVACIONES

Tener el presupuesto disponible para el mejoramiento del área e

archivo central

Personal con requisitos

Nombre: Plan de mejoramiento de condiciones locativas del archivo central de la entidad

Objetivo: Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo con el fin de garantizar es espacio suficiente para la recepción del acervo documental

en el futuro

Alcance: Archivo central de la entidad

Responsable del Plan: Subdirección Financiera, Oficina Asesora de Planeación, Secretaria General, Mantenimiento, Grupo Gestión Documental

INDICADORES

RECURSOS

Planes proyectados a ejecutar

Ordenación y organización del Archivo de Gestión del Grupo de Registro Automotor

Plan de mejoramiento condiciones locativas archivo central



PLAN%20PINAR.xls





7. MAPA DE RUTA

De acuerdo a la identificación de los planes requeridos para cumplir con lo establecido por el Archivo General de la Nación y sus leyes reglamentarias se define el mapa de ruta para identificar el tiempo requerido para la ejecución y desarrollo de los planes.

8. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA

El Grupo Documentación y Archivo de la entidad han diseñado un cuadro de seguimiento control y mejora basada en los indicadores establecidos de cada plan:







9. Bibliografía

Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura

Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y acceso a la información pública Nacional

Acuerdos 049 (artículo 61) y 050 (artículo 64) de 2000

NTC-ISO 15489-1 Información y documentación, gestión de comentos, parte i generalidades

Manual de formulación del PINAR 2014 A.G.N



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