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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIÓN 2012 ….…...…... 4

Nueva Presentación Software.

Generación de informes Drill Down.

Impresión de Formatos.

Informes y Consultas Matriciales.

Facturación Electrónica.

Módulo de Bancos.

Módulo de Punto de Venta.

Módulo de Manufactura

Normas Internaciones de Contabilidad. NIC-NIIF.

Planillas.

Avances en migración de Fox a “SQL & .NET”

2. DETALLES PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2012 ….…..….. 7

Nueva Presentación Software.

Generación de informes Dril Down.

Impresión de Formatos.

Informes y Consultas Matriciales.

Facturación Electrónica.

Módulo de Bancos.

Módulo de Punto de Venta.

Módulo de Manufactura

Normas Internaciones de Contabilidad. NIC-NIIF.

Planillas.

Avances en migración de Fox a “SQL & .NET”

3. PRINCIPALES CAMBIOS DE CADA MÓDULO ……………..…………..……. 56

Módulo de Activos Fijos

Sistema Analítico

Módulo de Cartera

Módulo de Compras

Módulo de Contabilidad

Módulo de Cuenta por Pagar

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Módulo de Facturas

Módulo de Importaciones.

Módulo de Inventarios

Módulo de Maestros

Módulo de Nomina – Planilla Única.

Módulo de Talleres.

Módulo Técnico.

4. IMPORTANCIA DE LA PÓLIZA DE ACTUALIZACIÓN ……….………….…... 86

5. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIONES ……...…….... 87 ANTERIORES

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1. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2012

Nueva Presentación Software – Pantalla Grande.

Un diseño más versátil y amigable. Un manejo de colores por modulo La posibilidad de ampliar y reducir pantallas. Poder visualizar en una solo pantalla los datos completos del cliente, del proveedor, de

la mercancía. Una mayor agilidad en el ingreso de los datos ya que estos están agrupados según su

afinidad. Un nuevo proceso para la captura de los maestros sencillos a partir de planillas

actualizables permitiendo al mismo tiempo ingreso, modificación, consulta y retiro.

Generación de informes Drill Down.

Consulta de información específica a partir de informes generales. Poder conocer fácilmente el detalle con el cual se genera el informe resumido. Posibilidad de generar diferentes consultas sin tener que ir a otras opciones. Facilita la “Navegación” entre informes. Generar consulta o informes en forma más fácil, rápida y dinámica. Centralizar la información en un solo lugar. Minimizar los tiempos de consultas. Poder entrelazar informes que pueden ser relacionados.

Impresión de Formatos.

Movernos de programación FoxPro al generador de reporte de Visual FoxPro.

Mejor presentación y estandarización de los diferentes reportes.

Facilidad de modificar un reporte sin mayor conocimiento de programación.

Nuevo diseño de formatos de impresión.

Impresión en línea y por opción de menú.

Impresión de formatos asociados a los consecutivos.

Formatos configurables para presentar mensajes, notas o valores adicionales.

Impresión a color por pantalla e impresora.

Impresión en formato media carta.

Impresión del logo propio de la empresa.

Impresión de formatos en pdf y envió de e-mail.

Informes y Consultas Matriciales.

Enfoque gerencial y por análisis.

Generación de nuevos informes en forma matricial.

Posibilidad de modificar de los informes en forma dinámica.

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Generación de informes comparativos por periodos (meses, años).

Generación de informes comparativos por diferentes clasificaciones.

Posibilidad de generar gráficos basados en las consultas matriciales.

Facilidad de agrupar y filtrar en forma rápida.

Facturación Electrónica.

Facturación electrónica bajo normatividad del país.

Generación en línea de archivos planos para el control de facturas electrónicas.

Configuración de estructuras según definiciones del operador.

Facturación utilizada actualmente por grandes superficies

Manejo de facturas electrónicas o impresión de formatos usando diferentes

consecutivo.

Minimiza costos y tiempos.

Facilidad en los procesos de facturación.

Módulo de Bancos.

Planilla de ingreso y actualización de libro bancos.

Manejo de Tipos de Movimiento para libro de bancos.

Integración en línea de Recibo de Caja y Comprobantes de Egresos.

Extractos bancarios.

Proceso de conciliación automático y manual a nivel de planilla.

Módulo de Punto de Venta.

Modulo independiente y totalmente nuevo.

Captura unificada de documentos y medios de pago.

Impresión de formatos: Tirilla y factura con medios de pago.

Proceso de Cierre diario.

Creación de clientes en línea.

Generación de múltiples documentos: Cotizaciones, reservas, facturas, Notas Crédito

y anticipos.

Manejo de facturas a crédito y contado.

Búsquedas recursivas por diferentes criterios a nivel de clientes, documentos y

productos.

Facilidad de convertir cotizaciones en facturas sin detener que volver a digitar.

Calculo de impuestos para medios de pago bancarios.

Manejo de cruce automático de anticipos y notas crédito.

Manejo de cuotas.

Manejo de reservas.

Integración a bancos en línea.

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Módulo de Manufactura.

Manejo de tiempos por ficha y proceso.

Manejo de máquinas y moldes por ficha y proceso.

Planeación de MPS con base a pedidos internos (presupuesto) y/o externos (clientes).

Manejo de consecutivos por planeación MRP.

Planeación con base a Explosión de materiales o MRP

Generación de lotes por diferentes criterios: Producto, Ficha Técnica, entre otros,

Generación de calendarios por máquina.

Planeación de agendas por máquina,

Manejo de control de piso. Seguimiento realizado al trabajo de los operadores.

Normas Internaciones de Contabilidad. NIIF.

Generación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales.

Ingreso de información bajo normas locales y normas internacionales.

Manejo de Notas a los Estados Financieros.

Documentación en línea de las normas internacionales.

Asociación de la norma internacional al plan contable.

Planillas. Proceso para ingresar, actualizar y eliminar información en una sola pantalla. Facilidad a nivel de operación de los maestro ya que los datos se pueden visualizar en

forma completa en una misma pantalla. Facilidad para realizar filtro, agrupaciones, desplazamientos y búsquedas en una sola

pantalla. Presentación de los filtros con los cuales se generó la información en la pantalla.

Avances en migración de Fox a “SQL & .NET” Módulos nuevos como CRM y Vendor Mobile. Robot Instalador basado en un servicio web. Generación de más de 200 reportes y consultas presentados en pantalla .Net

(Planilla). Generación de más de 50 de informes manejando Drill Down. (.Net) Generación de más de 200 consultas estadísticas presentadas en forma gráfica

(Tablero gráfico). Procesos de ingreso y actualización datos en programación Transact SQL para

maestros pequeños y capturas. Nuevos módulos de Manufactura y Bancos en programación Transact SQL. Más de 800 rutinas en programación en Transact SQL con base a vistas, funciones,

store procedure y triggers.

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2. DETALLES PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2012

Nueva Presentación Software – Pantalla grande

Al ingresar a la versión 2012 usted podrá: Trabajar con las diferentes pantallas ajustables al tamaño del su monitor. Ingresar, modificar y consultar los datos de los clientes, los proveedores, los productos en forma más ágil ya que están agrupados por criterios afines y unificados en una sola pantalla.

Maestro de Clientes. Pantalla versión 2012.

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Maestro de Clientes. Pantalla versión 2011. Ingresar, modificar y consultar datos de los diferentes maestros pequeños a partir de las planillas permitiendo que el contenido (Código, descripción) puedan ser vistos al mismo tiempo.

Modulo Maestros. Clasificación, Ciudades

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Identificar cada uno de los módulos con base a su color permitiendo en forma más intuitiva conocer donde se está trabajando. Compras se asocia con el verde, facturas con el azul, contabilidad con el amarillo, inventarios con el café, entre otros.

Modulo de Compras. Movimiento, Consulta General

Ingresar, modificar, consultar los diferentes documentos pudiendo verificar los datos de los productos sin tener que estar utilizando constantemente los desplazados.

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Modulo Facturas. Documento de Facturas.

Ingresar a la ventana de los informes y poder consultar todos los filtros asociados a cada uno de ellos. Sin tener que estar desplazándose para ubicarlos.

Visor de informes. Generador de Reportes.

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Lista de Chequeo. La empresa ha abierto una nueva sucursal en la ciudad de Bucaramanga y debe realizar sus primeras facturas: Ingresamos a la aplicación 2012 con el usuario SUPER. Seleccionamos el módulo de maestros. Ingresamos al maestro de Ciudades. Ingresamos una nueva Ciudad: Bucaramanga. Ingresamos un nuevo cliente a la ciudad de Bucaramanga. Ingresamos al módulo de facturas y generamos una factura para el nuevo cliente

consultando la pestaña de datos adicionales.

Generación de informes Drill Down.

El señor Esteban Torres, jefe de compras de la empresa Alcor, requiere conocer el saldo de

su cuenta, Juan Pérez, quien lo está atendiendo, ingresa a la aplicación y consulta un

Extracto, Resumido por Cliente y le indica al señor Torres el saldo actual de la empresa

Alcor.

Luego, el señor Torres solicita una relación detallada de las facturas generadas a nombre de

la empresa Alcor. Juan Pérez, da clic a la columna de ampliar detalle y se genera un

segundo informe con el detalle de las facturas, Juan genera el informe en pdf y lo manda a

imprimir para poder entregarle una copia al señor Torres.

Finalmente, el señor torres requiere un listado de los productos adquiridos en los últimos

meses por la empresa Alcor con el fin de poder evaluar la nueva compra que requiere

realizar. Para ello, Juan da clic en la columna de producto y genera un informe resumido por

producto.

En este caso Juan generó tres informes partiendo de un resumido de cliente, pasando por un

detallado de facturas y finalizando en un resumido por producto.

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Samuel Espinosa requiere conocer a quien se le compraron los energizaste en los últimos

meses, para ello genera un informe resumido de producto por proveedor. Además necesita

revisar un detalle de las compras realizadas para conocer cantidades y valores, en este caso,

Samuel solo selecciona la columna de productos y el sistema presenta un segundo informe

detallado por producto. Finalmente, requiere conocer los datos generales de cada uno de los

proveedores para poderlos localizar. Samuel, solo debe seleccionar la columna de proveedor

y generar el informe de datos generales proveedor.

En este caso Samuel genera tres informes partiendo de un resumido de producto por

proveedor, pasando por un detallado de productos y finalizando en un informe de datos

generales del proveedor.

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Lista de Chequeo Juan realiza los siguientes pasos en la aplicación para poder atender al señor Esteban Torres: Ingresamos al módulo de facturas. Seleccionamos el informe de extracto resumido por cliente. Damos clic al campo de detalle facturas y generamos el segundo informe. Damos Clic al botón de pdf para imprimir el informe. Damos clic en la columna de producto y generamos el tercer informe resumido por

producto.

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Impresión de Formatos.

Para esta versión la aplicación brinda un nuevo diseño para los formatos estándar, los cuales

han sido desarrollados a nivel del generador de reportes de visual FoxPro, con lo cual

estamos presentando una nueva forma de trabajarlos mucho más ágil y fácil de programar,

solo sería mover o quitar campos. Con este nuevo desarrollo es posible diseñar el formato

con colores, líneas de separación, diferentes tipos y tamaños de letra o simplemente,

adicionar una imagen con el esqueleto del formato pre-impreso.

Juan Pérez, uno de nuestros principales vendedores, está realizando una venta a la empresa

Alcor S.A. una vez finalizado requiere imprimir el pedido generado. Para ello, Juan ingresa el

pedido y lo graba, por último, el sistema muestra la pantalla de impresión, Juan puede

generar el formato por Impresora, Pantalla, PDF o e-Mail.

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Además, puede indicar el número de copias a imprimir.

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Lista de Chequeo

La empresa TodoTerreno S.A requiere paramétrica su formato de Facturación y requiere

realizar unos cambios al estándar de Ofimática. Para ello, debe realizar los siguientes pasos:

Ingresar a la aplicación de Visual FoxPro 9.0. Abrir el formato de impresión de la factura estándar por el reporteador. Realizar los cambios requeridos como reorganizar…. Cambiar la imagen asociada al archivo del logo de la empresa. Renombrar el archivo con un nuevo nombre. Asociar el formato al maestro de consecutivos de facturación. Generar una factura e imprimir el formato correspondiente. La empresa TodoTerreno utiliza formas continuas para la impresión de su formato de facturas. Para ello requiere realizar los siguientes pasos: Escanear el formato pre-impreso. Abrir el archivo y dividir el formato en tres archivos independientes: Encabezado,

Movimiento y Totales. Ingresar a la aplicación de Visual FoxPro 9.0. Abrir por el reporteador el formato de impresión estándar sin diseño que presenta a

aplicación. Ajustar los campos al nuevo diseño, en este caso, movimiento y borrando. Renombrar el archivo con un nuevo nombre. Asociar el formato al maestro de consecutivos de facturación. Generar una factura e imprimir el formato correspondiente.

Informes y Consultas Matriciales

Jesús Molina, Gerente financiero requiere generar una serie de informes estadísticos para

presentar su informe anual:

- Ventas totales por ciudad y por período. - Ventas totales de productos por ciudad. - Ventas totales de vendedores por ciudad.

En este caso el señor Molina, solo debe ingresar a la aplicación y seleccionar el informe requerido, este se generara a nivel de MS-Excel bajo una tabla dinámica o informe matricial.

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Por otro lado, Jesús Molina, requiere además generar una serie de informes relacionados con las compras generadas en el año:

- Compras totales por producto y por periodo. - Compras totales por proveedor

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Lista de Chequeo.

El señor Jesús Molina requiere generar el informe de ventas por vendedor y por periodo:

Ingrese a la aplicación al módulo de facturas. Seleccione el informe Matricial de Ventas por Vendedor y Periodo. Filtre por un año y genere el informe en MS Excel. Ingrese el filtro de ciudad. Filtre por una Ciudad Filtre por varias Ciudades. Filtre por los tres primeros vendedores Filtre por los últimos tres meses Cambie el vendedor por la ciudad.

Facturación Electrónica.

Hoy la legislación de los diferentes países ha venido permitiendo la Facturación

electrónica con el fin de facilitar los procesos de facturación, minimizando tiempos y

costos. Los almacenes de cadena y grandes superficies han estado a la vanguardia de

este proceso. Sin embargo, esto requiere de una supervisión por parte del gobierno y por

ello ha delegado este proceso a empresas autorizadas u operadores.

Generación en línea de archivos planos para el control de facturas electrónicas.

Los operadores o empresas registradas para controlar el proceso de facturación

electrónica, requieren de que se les entregue un archivo plano con determinadas

características. En este caso la aplicación ha sido configurada para generar este

archivo plano e ir registrando en él, las facturas elaboradas.

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Generación de Factura Electrónica por consecutivos. Carlos Duarte compra una

bicicleta en nuestra sucursal de Boutique y requiere que se le imprima su factura;

mientras que la empresa Alcor S.A. realiza una compra de 100 bicicletas y requiere

que le envíen su factura en forma electrónica. En este caso la aplicación permite

configurar a nivel del maestro de consecutivo cuales facturas se imprimen y cuales se

graban en el archivo plano.

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Configuración de estructuras según definiciones del operador. Cada operador

maneja estructuras diferentes según los requerimientos de su aplicación por ello

nuestro sistema permite ingresar y conservar estas estructuras en forma

independiente por cada operador.

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Lista de Chequeo. Ingrese a la aplicación. Entre al módulo de facturas. Seleccione la opción de documento, facturas. Seleccione el consecutivo de Facturas Ventas Generales Ingrese los productos vendidos y grabe la factura. Verifique que el sistema presente el mensaje de factura electrónica grabada. Consulte el archivo plano generado. Entre a la aplicación al módulo de facturas. Ingrese por la opción de maestros Archivos electrónicos, Encabezado y consulte la

estructura ‟01 – Factura electrónica Colombia‟. Verifique los campos de este maestro. Ingrese por la opción de maestros Archivos electrónicos, Registro y consulte la estructura

‟01 – Factura electrónica Colombia‟. Indique cuales tipos de registro debe contener la estructura que se está creando.

Ingrese por la opción de maestros Archivos Electrónicos, Detalle y consulte la estructura ‟01 – Factura electrónica Colombia‟ y el tipo de registro Encabezado. Indique como se ingresa la estructura de campos.

Consulte la opción de maestros consecutivos. Seleccione el consecutivo de Facturas Ventas Generales. Verifique el campo de Electrónico e ingrese el código de la estructura creada.

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Módulo de Bancos.

Planilla de ingreso y actualización de libro de bancos. La encargada de Tesorería,

Claudia Niño, requiere ingresar una serie de notas débito y crédito que fueron

enviadas por el banco. Para ello debe ingresar por la opción de Planilla Movimiento de

bancos, seleccionar la información que requiere presentar Ej. Banco Colmena y datos

de este mes.

Permite ingresar, actualizar o eliminar los datos según se requiera. Ej. Ingrese las diferentes notas crédito por cobro de comisiones y actualice el código de integración para el registro de cheque posfechado.

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Manejo de Tipos de Movimiento para libro de bancos. Se genera un nuevo

maestro para la creación de los tipos de movimiento de bancos independiente del

código del banco y de los tipos de movimiento del extracto. Juan Pérez requiere

registrar la devolución de dos cheques en el libro de bancos, una del banco de

Bogotá y el otro del banco de occidente. En este caso, Juan Pérez debe ingresar a la

planilla del libro de bancos e ingresar la devolución utilizando el mismo código de tipo

movimiento bancario: “Devolución Cheques”.

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Integración en línea de Recibo de Caja y Comprobantes de Egresos. Carlos Suarez, encargado de cartera, requiere realizar una serie de abonos según pagos realizados por los clientes y esta información debe actualizar en forma automática el libro de bancos. Para ello el sistema brinda la posibilidad de actualizar en forma automática los movimientos ingresados a nivel de los abonos de cartera y cuentas por pagar asociando los tipos de movimiento de bancos, a cada uno de los formatos.

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Proceso de conciliación automático y manual a nivel de planilla. Juan Pérez, encargado de tesorería, debe realizar la conciliación bancaria del mes inmediatamente anterior. En este proceso debe entrar a comparar la información del libro de bancos de la aplicación con el extracto digital enviado por el banco. Para ello, Juan Pérez debe realizar los siguientes pasos: Subir el archivo plano:

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Ejecutar la planilla de conciliación:

El sistema concilia todas aquellas partidas que considere iguales en forma automática, presenta una planilla con los resultados y posteriormente el usuario podrá conciliar aquellas partidas existentes y no conciliadas en forma manual.

Opciones a consultar para verificar los cambios realizados

Ingrese al módulo de cartera, genere un abono.

Ingrese al módulo de CxP, genere un abono.

Ingrese al módulo de bancos.

Seleccione la opción de Movimiento libro de bancos.

Verifique que los movimientos realizados en los módulos de cartera y CxP existan en el

movimiento del día.

Ingrese un registro nuevo una nota debito del 4 x 1000 y seleccione el botón de

actualizar.

Explique opciones de agrupación, filtro,

Seleccione los diferentes informes relacionados con el libro de bancos.

Suba la estructura del medido magnético, presente algunos inconvenientes para evaluar

el proceso.

Imprima el informe por Extracto.

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Seleccione la opción de cruce libro bancos, extracto.

Confirme la información que fue cruzada y seleccione el botón de actualizar.

Cruce la información faltante según corresponda.

Imprima el informe de Conciliación Bancaria.

Ingrese al maestro de bancos.

Ingrese al maestro de Tipos de Movimiento

Ingrese al maestro de Tipos de Movimiento por Extracto.

Ingresar a abonos y generar dos recibos de caja para el siguiente periodo.

Ingrese dos recibos de caja asignando el mismo número de consignación.

Ingrese un recibo de caja asociando un cheque posfechado.

Ingrese a bancos y verifique que los movimientos de hayan integrado correctamente, es

decir, dos recibos de caja con el número de recibo, un registro con el consecutivo y un

último con fecha de posfechado.

Módulo de Punto de Venta.

Captura de facturas y medios de pago. María Castro, es la encargada de atender al

público en la Caja 3. Ella está atendiendo a su primer cliente. Para ello ingresa a la

aplicación por el nuevo módulo de Punto de Venta, selecciona la opción de

documento, pide al cliente su número de cedula e ingresa los productos, indica al

cliente el valor total a pagar, ingresa la forma de pago y finalmente imprime el

documento.

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Cierre diario. Finalmente, María Castro al terminar el día debe llevar a cabo el

proceso de cierre diario, con el fin de realizar el cuadre de caja y controlar el ingreso

de documentos por cada día.

Creación de clientes en línea. Para su segundo cliente, María Castro, requiere

ingresar crear el cliente ya que está comprando por primera vez. En este caso el

sistema permite activar una captura adicional que permite digitar los datos generales

del Cliente e inicializar la factura.

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Manejo de saldos a favor y cruce automático. Pedro Osorio es cliente de la

empresa Todoterreno desde hace unos años. El señor Osorio requiere realizar la

devolución de una mercancía comprada en días pasados, comprar un nuevo lote de

bicicletas y cruzar la devolución con la nueva factura. Para ello, María Castro, la

vendedora que lo está atendiendo, requiere generar una nota crédito para registrar la

devolución de los productos, una factura de venta para registrar la nueva compra y

registrar el cruce a nivel de formas de pago entre la Factura y la Nota de Crédito.

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Generación de múltiples documentos: Cotizaciones, reservas, facturas, Notas

Crédito y anticipos. Sara Cárdenas, visita el punto de venta de la empresa

TodoTerreno y desea cotizar unas bicicletas para el cumpleaños de sus hijas. Para lo

cual, María Castro, solo debe ingresar al documento en punto de venta, selecciona el

consecutivo de cotizaciones, ingresar los productos e imprimir la cotización.

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Manejo de reservas Unos días después, la señora Sara Cárdenas visita el punto de venta para concretar la compra y reservar la bicicleta que quiere comprar ya que están en promoción y solo quedan algunas. Para ello, María Castro, ingresa al punto de venta y genera un documento de reserva y separa la bicicleta

Al día siguiente regresa a finalizar la compra. María Castro, ingresa al módulo de punto de venta, ingresa a facturas, carga la reserva, graba la factura, libera la reserva e imprime la factura, todo esto en un solo paso.

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Manejo de medios de pago contado y a crédito. El señor Pedro Osorio necesita

comprar un nuevo lote de bicicletas pero requiere pagar el 40% en efectivo y el 60% a

crédito. María Castro solo debe generar la factura, registrar a nivel de los medios de

pago los conceptos de crédito y contado e imprimir la factura. El sistema en este caso

dejara el 60% del valor de factura a crédito, valor que se refleja en los extractos, y

realizará un abono por el 40%.

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Calculo de impuestos para medios de pago bancarios. Diego López, está

comprando unas bicicletas y paga con tarjeta de crédito. María Castro ingresa la

factura y selecciona el medio de pago Tarjeta de Crédito, el sistema calcular una serie

de conceptos adicionales como el 4 por mil, la retención en la fuente, la comisión de la

tarjeta, entre otros, según corresponda a la asociación realizada entre la tarjeta de

crédito y los impuestos a calcular.

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Manejo de cuotas. Pedro Osorio, requiere comprar unas bicicletas para el regalo de

navidad de sus hijos y desea pagarlas a cuotas. En este caso, María Castro genera la

factura e indica el número de cuotas a pagar y registra la cuota inicial a nivel de los

medios de pago. El sistema genera las diferentes cuotas dejando la factura a crédito y

realiza un abono o recibo de caja por la cuota inicial.

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Integración a bancos en línea. María Castro al finalizar el día requiere verificar que

todas las transacciones realizadas hayan sido integradas al módulo de bancos. Para

ello solo debe ingresar al módulo de bancos y generar un informe integración a bancos

del día y verificar los registros generados.

Módulo de Manufactura.

Queremos presentar nuestro nuevo módulo de Manufactura el cual corresponde a una unificación de los módulos de producción y control de piso con el fin de presentar un procedimiento más automático y sencillo.

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Planeación MPS.

El proceso de planeación se basa en los pedidos generados. Los pedidos pueden ser internos (presupuesto) o externos (clientes). Los pedidos internos pueden ser migrados desde un archivo de Excel y convertidos en pedidos.

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Jorge López, requiere realizar la planeación de esta semana para producción para ello ingresa a la opción de Planeación MPS, filtra la información a nivel de fechas y selecciona cuales pedidos se van a planear y cuales no.

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Planeación MRP

Jorge López, requiere realizar la planeación de MRP con el fin de conocer que material

requiere y cuando debe ser adquirido. En la generación de la planeación de MRP Jorge

puede verificar aspectos como:

Requerimiento a nivel de Producto terminado, sub-ensambles y Materias Primas.

Fecha de entrega para los Productos Terminados.

Fecha de limite adquisición para las materias primas.

Evaluar variaciones basadas en stock mínimo, lote óptimo, tamaño del lote.

Cambiar las cantidades a programar en caso de requerirse ajustes.

Cambiar los materiales por su equivalente en caso de requerir este proceso.

Una vez revisada la planeación, Jorge López, la genera en forma definitiva y en este caso el

sistema realiza los siguientes procesos:

Asignación de los lotes u órdenes de producción por toda la planeación, por pedido, por

producto o por ficha técnica.

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Generación de las requisiciones según requerimiento de compra de materiales evaluado.

Generación de Solicitudes de Inventarios para indicar las cantidades que se requieren

entregar al proceso productivo, facilitando la entrega de materiales en inventarios.

Guardar o almacenar la planeación con fin de poder consultarla posteriormente.

Planeación de Maquinas.

Siguiendo con la programación de producción, Juan López, requiere programar el trabajo de

la planta a nivel de las máquinas y los moldes para ello ingresa a la opción de Planeación

Maquinas donde podrá evaluar:

Los tiempos de producción por cada producto discriminando tiempo de preparación,

tiempo de producción, tiempo de desmonte y tiempo de seguridad.

Manejo de diferentes unidades de tiempo (Segundo, Minuto, Hora) según corresponda al

proceso de la empresa.

Cálculos de tiempo realizados en segundos y convertidos a horas.

Manejo de calendario por máquina.

Generación de agendas por máquina ordenas por tiempo de entrega y jerarquía de

productos.

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Control de Piso.

Finalmente, Jorge López, requiere conocer el estado de la planta y hasta donde ha llegado

cada lote en el proceso productivo con el fin de evaluar tiempos de cumplimiento y poder

tomar medidas a tiempo.

Ingresar las actividades realizas en la planta por operario, lote, proceso y máquina,

Ingresar los fecha, hora inicial y final por cada trabajo realizado.

Conocer los tiempos de eficiencia.

Actualizar las novedades de empleados en costos reales.

Realizar las salidas de materia prima de las bodegas de producción en forma automática.

Realizar las entradas de producción en forma automática al inventario.

Generar informes comparativos entre lo planeado y lo trabajado.

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Normas Internaciones de Contabilidad. NIIF.

El mundo vive desde hace algún tiempo procesos de transformación global que han generado el movimiento de flujos de capital sin fronteras. Esto ubica a las empresas desde una perspectiva internacional. En Colombia esto viene ocurriendo mediante el ingreso de inversión extranjera y la salida al exterior de las empresas en búsqueda de nuevos mercados.

Cuando los flujos de capital traspasan las fronteras, la información empieza a generar problemas para su entendimiento si no cumple ciertas características.

Para lograr que el Mundo la información tenga un solo lenguaje y sea comprensible para los diferentes tipos de usuarios, existe desde los años setenta una Junta de estándares internacionales de contabilidad denominada hoy en día IASB. Su sede es Londres. Desde su constitución viene trabajando en la emisión de un paquete de estándares internacionales de reportes financieros que sean homogéneos y puedan ser aplicados por todos los países de tal forma que faciliten los flujos de capital y los negocios internacionales.

En Colombia, la Ley 1314 del 13 de julio del 2009 abre las puertas para la adopción de las normas internacionales, se crea el Consejo Técnico de Contaduría Pública. En otros países latinoamericanos como México y Perú ya se ha adoptado este proceso.

La empresa XYZ es una compañía española que quiere incurrir en nuestro país y desea adquirir Bicicletas TodoTerreno S.A, por ello los Estados Financieros de la empresa TodoTerreno deben ser re-expresados bajo normas internacionales para que puedan ser comparables con los de la empresa española. Por otro lado, la empresa Bicicletas

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TodoTerreno S.A cotiza en bolsa por lo tanto necesita que a partir del próximo año pueda presentar sus estados financieros bajo normas internacionales.

Generación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales. Generación de

los Estados Financieros y sus correspondientes notas contables, clasificación de las

cuentas en corrientes y no corrientes.

Ingreso de información bajo normas locales y normas internacionales.

Posibilidad de ingresar los registros contables asociados a las normas internacionales

independientes de la contabilidad local y generar informes con la información

requerida para cumplir con normas internacionales o con normas locales.

Manejo de Notas a los Estados Financieros. Uno de los principales cambios de las

normas internacionales es el de soportar a nivel de notas las diferentes transacciones

generadas en la contabilidad, por ello consideramos importante poder almacenar esta

información a nivel de la aplicación.

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Documentación en línea de las normas internacionales. Tener fácil acceso a las

normas internacionales y conocer su alcance, sus objetivos, sus forma de medición y

valoración así como cuál es la información a revelar.

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Asociación de la norma internacional al plan contable. Asociar la norma a cada

cuenta contable con el fin de colaborar con los contadores en su proceso contable.

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Lista de Chequeo.

Ingrese a MS Excel

Entre al sistema de Analítico.

Abra el informe de Estados Financieros bajo NIIF.

Verifique el Estado y Pérdidas y Ganancias y las notas realizadas por las diferentes

cuentas.

Verifique el Balance General y verifique las notas realizadas por las diferentes

cuentas.

Imprima por pdf los informes y sus correspondientes notas.4

Ingrese a la aplicación al módulo contable.

Ingrese o consulte un documento marco como NIIF.

Active la lupa asociada a cada cuenta a nivel del movimiento y presente la norma

asociada a la cuenta.

Ingrese al informe operativo de Libro diario e imprima los movimientos bajo normas

locales y con NIIF.

Ingrese a la opción al maestro de Normas NIIF y consulte una norma.

Ingrese al maestro de cuentas, consulte una cuenta, seleccione la pestaña de NIIF.

Ingrese a la opción de notas.

Genere los informes correspondientes.

Planillas. En la versión 2011 adicionamos al generador de reportes un nuevo procedimiento en el diseño de los informes al cual denominamos Planilla. Esta es una herramienta integral que permite hacer consultas o informes y modificar datos en un solo punto, brindando una mayor productividad a los usuarios. En la versión 2012 hemos realizado una mejora adicional permitiendo que esta planilla además de modificar permita ingresar nuevos datos. La empresa Bicicletas Todoterreno abrió una sucursal en la ciudad de Pereira, requiere ingresar varios clientes y asociarlos a esta ciudad. Por ello debe ingresar al maestro de ciudades e ingresar los datos.

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Esta misma opción nos brinda la posibilidad de ingresar, modificar o eliminar los datos presentados en la pantalla. Diego requiere ingresar una serie de notas débito que llegaron del Banco de Colombia. En este caso se ingresa por la Planilla de Movimiento Bancos y se listan los datos para el día, luego Diego puede ir ingresado los datos de las diferentes notas débitos.

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Para la versión 2011 también se entregó una nueva presentación de los informes a nivel de pantalla. Opción que permite manipular la información a nivel de filtros, agrupaciones, desplazamientos, búsquedas, entre otros. Para esta versión se realizan algunas mejoras con el fin de ubicar al usuario con la información generada. Carlos requiere generar una planilla de recaudo conocer los facturas que están pendientes de cobro del vendedor Juan Pérez en la ciudad de Bogotá. En este caso se deben establecer tres filtros: Fecha de Corte: 2012/01/31, Vendedor 0002 Juan Pérez y Ciudad 006 Bogotá.

En la pantalla a nivel del encabezado se presenta una sección de filtros en la cual es posible conocer cuales fueron los filtros con los cuales se genero el informe. Esta sección puede ocultarse si el usuario requiere poder ver la pantalla completa.

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Avances en migración de Fox a “SQL & .NET” Nosotros hemos venido paulatinamente realizando cambios a nivel de programación para ir utilizando las tecnologías actuales. Estos cambios a nivel de programación se presentan a nivel .NET y programación Transact SQL. Con programación .NET tenemos desarrollos como: Módulos CRM y Vendor Mobile. Estos son dos aplicaciones relativamente nuevas

que fueron diseñadas en programación .NET tanto la presentación de Windows como la de Web. Con CRM se permite consultar en una forma centralizada toda la información relacionada con un cliente como datos generales, cotizaciones, pedidos, facturas, extracto, asignar tareas y citas, registrar eventos, enviar correos masivos, entre otros. Con Vendor Mobile es posible consultar información el línea como datos generales del cliente, saldos de inventarios, realizar pedidos, consultar el extracto del cliente.

Tablero gráfico. Herramienta que nos permite generar consultas tipo estadística, en

presentación gráfica o tabla, las cuales pueden ser fácilmente modificadas por los usuarios y adaptadas a las necesidades de las empresas. Existen actualmente unas 250 consultas para los diferentes módulos.

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Pantalla Informes o Consultas. Al generar los diferentes informes o consultas y

presentarlos por pantalla se presenta un captura nueva diseñada en .NET en la cual es posible ordenar columnas, ordenar un informe detallado de facturas por fecha de vencimiento o por cliente, filtrar datos, presentar solo las facturas del cliente Alcor o generadas en diciembre, agrupar, presentar agrupadas las facturas asociadas por vendedor o ciudad, mover columnas de posición, ocultar columnas, entre otros.

Planilla Avanzada. Estas consultas, además de estar basadas en la pantalla de .NET

permite actualizar información y grabar los cambios. Carlos requiere cambiar la clasificación de Tipo de Cliente para varios de los clientes ya que no están correctamente clasificados. Debido a un cambio en la política interna en la clasificación de los productos se requieren llenar actuales el maestro de clasificación 2 que actualmente no se utiliza en la empresa. La aplicación brinda unas 50 opciones de este tipo a nivel de toda la aplicación.

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Capturas Maestros Simples. La aplicación permite a través de la planilla ingresar,

modificar, eliminar y consultar los datos para los maestros simples. Se requeire adicionar una nueva ciudad en el maestro de Ciudades ya que la empresa abrio una nueva sucursal en Pereira. Actualmente, la aplicación brinda mas de 150 opciones de este tipo.

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Drill down (taladrar). Otra caracteristica programada a nivel de .NET corresponde a la posibilidad de generar diferentes informes taladrando de lo mas general a mas especifico. Diego genera un informe resumido de ventas por cliente, requiere auditar los datos de la empresa Alcor y conocer que facturas tiene asociada, si da clic a la columna y el sistema presenta un segundo informe de ventas detallas solo con las facturas de Alcor. Luego requiere conocer un detalle de los productos vendidos en la factura 1518, solo requiere dar clic para obtener este tercer informe.

Robot Instalador. Brinda programación en .NET para los servicios web requeridos en

el proceso de consultar y copiar la información.

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Con programación Transact SQL hemos venido pasando una buena parte de la codificación de Visual FoxPro a codificación Transact SQL con lo cual muchos de los procesos de realizan directamente a nivel del motor y no del usuario, con lo cual los tiempos de procesamiento y transmisión de datos se mejoran. Actualmente se tiene unos 800 programas desarrollados entre vistas, funciones, store procedure y triggers. Que manejan procedimientos como actualizar movimiento y saldos contables, calcular costo promedio en inventarios, consultas para generador de reportes y tablero gráfica, módulos nuevos de manufactura y bancos, proceso de integración en línea de abonos y punto de venta a bancos, entre otros.

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3. PRINCIPALES CAMBIOS REALIZADO POR CADA MÓDULO

ACTIVOS FIJOS Mejora. Se adiciona a la pantalla donde se crean los activos desde el modulo de

compras, una columna para que el usuario marque los activos que desee manejar como cargo diferido. Se ingresa por la opción de compras /documentos /facturas /Captura activos para compras, se adiciona la validación para que cuando el activo quede marcado como cargo diferido su valor se calcule de la siguiente forma: Valor del activo = Valor unitario – descuento.

Si al activo no se marca la opción de cargo diferido el valor es: Valor del activo = Valor unitario- descuento + IVA.

Se corrige la opción de imprimir documentos de traslado, el sistema no estaba

generando el formato. Se corrige en el generador de Reportes el informe de la opción

Informes/Detallados/Detalle Datos Generales Contables, estaba presentando mensaje: „El nombre de la columna „S‟ no es válido.

ANALITICO Se crea una función de rango de cuentas contables para que presenten por separado

los débitos y créditos.

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Se organiza para versiones de office 2007 en adelante ya que al generar consultas que superaban los 65.000 registros el sistema estaba presentando un mensaje de validación y no ejecutaba la consulta.

Se organiza el auxiliar de terceros ya que no estaba presentando la información correcta en el los débitos y créditos.

Se organiza el balance de prueba ya que se estaban presentando diferencias en los

saldos de un peso. CARTERA Mejora. Se Optimizan los procesos para generar los reportes de Data Crédito y

Procrédito (FENALCO), para que permita manejar cuotas Mejora. Se organiza el proceso para que al momento de realizar abonos en cartera,

se pueda ingresar el valor de la consignación realizada por el cliente y controle que el valor ingresado no supere el valor de la consignación:

Si el valor de la consignación no es igual a la sumatoria de los valores seleccionados, el sistema presenta mensaje de validación: „El valor de la consignación debe ser igual a la suma de las facturas seleccionadas‟, en caso que no se necesite este control el valor de la consignación se debe dejar en cero.

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En la parte inferior de la pantalla se adiciona información relaciona los documentos ingresados en el abono.

Se optimiza validación en la opción de Cartera/ Consultas Factura/ Consulta, cuando

se tiene la variable CONFIGURAR LOS CENTROS DE COSTO POR USUARIO en S, para que solo presente las facturas asociadas al centro de costos al que tiene permisos el usuario que está realizando la consulta.

Se optimiza validación en el evento de ingresar abonos, cuando se tiene la variable CONFIGURAR LOS CENTROS DE COSTO POR USUARIO en S, para que sólo presente los documentos asociadas al centro de costos al que tiene permisos el usuario que está realizando el recibo.

Informe de Abonos: En el generador de reportes se adiciona filtros de costos y función para el procedimiento de seguridad horizontal por centro de costos.

Se organiza el proceso de cruce de cartera con cxp, adicionando una columna para presentar el documento del proveedor en la pantalla de los datos de cxp.

Se organiza la integración contable ya que el sistema no estaba respetando el centro de costos de cada factura asociada al movimiento.

Se organiza el manejo de adjuntos para que se genere un nuevo documento y no se

carguen documentos anteriormente grabados. Se organiza en la captura de abonos en el botón de formas de pago, para que el

sistema registre las facturas digitadas en pantalla y no arrastre la primera que se Ingrese a los siguientes ítems.

Se corrige el extracto de cartera del generador de reportes ya que el sistema no

estaba sumando las facturas de próximas a vencer de 31 a 60 días. Se corrige el evento de relacionar un anticipo a un pedido, en la captura de abonos ya

que el sistema estaba presentando todos los anticipos existentes a un cliente determinado, y dejando relacionar cualquier pedido.

Se organiza el evento de ingresar un abono a un cliente determinado ya que cuando

se procedía a modificar el recibo de caja el sistema estaba presentando un mensaje de advertencia “los medios de pago son diferentes al valor de las facturas”.

COMPRAS Mejora. Se organiza el proceso de caja menor, para filtrar los servicios asociados a

un tipo de inventario. Se debe de configurar previamente la variable “COMPRAS.TIPO DE INV PARA FILTRAR ITEMS EN POPUP”, esta variable es manejada por usuario.

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Mejora. Se organiza en la captura de facturas que se pueda modificar el campo

cuenta, cuando la factura es remisionada. Se optimiza validación en los eventos de consultar y modificar documentos, cuando

se tiene la variable CONFIGURAR LOS CENTROS DE COSTO POR USUARIO en S, para que solo permita consultar o modificar las facturas asociadas al centro de costos al que tiene permisos el usuario que está realizando la consulta.

Se organiza el proceso de anular remisiones, el sistema estaba permitiendo modificar

la remisión anulada. Se organiza el evento de anular un documento de facturas, ya que el sistema estaba

permitiendo modificar un documento ya anulado. Se organiza el evento de ingresar una caja menor, ya que el sistema no estaba

validando el multiusuario y estaba mezclando las facturas de compras a nivel de los consecutivos.

Se organiza el evento de facturar series, ya que al momento de borrar algún ítem de

un producto con series, el sistema no lo estaba eliminando de la tabla MTSERIES. Se organiza el proceso de ingresar una remisión basada en una órden, ya que el

sistema estaba validando en forma incorrecta las cantidades y no se estaba permitiendo que el usuario adicionara nuevos productos.

Se organiza en la pestaña de datos adicionales totales la descripción del campo

impuesto al consumo por “+Vlr.Impoconsumo”.

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Se organiza el manejo de adjuntos para que se genere un nuevo documento y no se

carguen documentos anteriormente grabados. Se organiza el evento de facturar con series, el sistema cuando se tienen tipos de

documentos iguales tanto a nivel de compras como de ventas, no estaba descargando de la venta la serie y la dejaba activa.

Se organiza el proceso de grabar una compra en otra moneda y multimoneda ya que

el sistema estaba teniendo en cuenta la configuración de la variable “Numero de decimales a redondear”

Se organiza el formato de órdenes de compra a nivel de los totales y encabezados ya que al realizar la impresión no realizaba correctamente la separación de las columnas.

Se organiza el proceso de integración a contabilidad, el sistema no estaba

presentando el mensaje “Su información esta descuadrada, desea integrar?”. Se corrige el evento de realizar una factura basada en una orden de compra y tener

activa la integración en línea, el sistema presentaba un mensaje “No hay datos para integrar‟.

Se organiza el evento de ingresar una caja menor ya que al realizar la modificación de

algún parámetro del movimiento y desplazarse por los campos, el sistema cambiaba el porcentaje del IVA, colocando el que originalmente tenía el servicio.

Se corrige en el proceso de caja menor al momento de desplazarse con el tabulador,

ya que el sistema no estaba validando la variable para que solo se presente en el popup el servicio al tipo de inventario seleccionado.

Se organiza el evento de inicializar la tasa de cambio en la pestaña de totales, por

medio de una variable de configuración “MANEJA TASAS DE CAMBIO POR COMPRAS O VENTAS.

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Al realizar una factura o remisión basada en una orden de compra el sistema estaba

presentando mensaje de inconsistencia y no permitía descargar la orden, esto solo se presentaba cuando la variable CANTORD estaba habilitada.

Se organiza en el proceso de caja menor la validación con la cual se inicializa el

consecutivo. Se implementan nuevos cambios en la generación de los Medios Magnéticos

Distritales, según ARTICULO CUARTO. De la resolución DDI-112487 MARZO 31 DE 2011. Información que deben reportar los agentes de retención del impuesto de industria y comercio.

COMPRAS VENEZUELA Se corrige la captura de compra, ya que no estaba grabando correctamente la fecha

de período anterior, con tipos de transacciones diferente al de ajuste Al realizar una nota crédito el sistema no estaba realizando correctamente la retención

de IVA. COMPRAS MEXICO Se organiza el procedimiento de cálculo de retención en la fuente, en la verificación de

totales a nivel de la factura de compra tanto en la pantalla principal del documento

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como al momento de grabar, para que el neto de la factura tenga en cuenta el valor de retención ISLR.

COMPRAS PANAMA Se organiza el evento cuando se configura una empresa con País „Panamá‟ ya que el

sistema no estaba presentando la pestaña de Datos generales en la captura de factura de compras.

Se organiza el evento cuando se realiza un documento de tallas y colores ya que el

sistema estaba permitiendo mostrar en el popup los productos de venta. CONTABILIDAD Mejora. Se actualiza el número y la fecha del decreto (Decreto 4836, 30 de diciembre

2010) en los certificados de retención en la fuente e IVA, Ret. ICA, IVA, Ret.ICA.

Se crea variable de configuración “CONTABLE: TEXTO CON DECRETO PARA LOS CERTIFICADOS DE RETENCION”, donde se debe de actualizar esta leyenda

Mejora. Medios Magnéticos: Permitir que las cuentas contables puedan pertenecer a

más de un concepto a la vez.

Ingrese a la opción Cuentas-Medios Magnéticos-Relacionar Concepto y Cuenta y relacione a la cuenta los conceptos

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Genere el medio magnético que tiene relacionado con el concepto anterior y verifique que la información se genere correctamente. Aquí se relacionaran los conceptos y las cuentas que se deben tener en cuenta para generar los medios magnéticos para varias cuentas

Mejora. Se optimiza maestro de cuentas, se adiciona campo para habilitar o inhabilitar

cuentas, si una cuenta está inactiva no se presenta en ninguna de las capturas donde se llame el maestro de cuentas.

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Mejora. Se organiza en el generador de reportes, el balance de prueba para que el sistema presente en el título del reporte, el periodo y el nivel en el cual se generó. Esta mejora también se organizó para algunos informes de Inventarios, Cartera y Cuentas por pagar.

Mejora. Se adiciona el formulario de ICA para la ciudad de Cúcuta. Formato:

DECLARACION BIMESTRAL DE RETENCION EN LA FUENTE POR IMPUESTO INDUSTRIA Y COMERCIO. AVISOS Y TABLEROS (ICA) - Cúcuta.

Se modificaron los Medios Magnéticos, formatos 1008 y 1009, debido a que no estaba

validando correctamente la variable Año Contable (ANO), sino que lo validaba con Año Calendario Contable (ANOCALCONT)

Se organiza el ingreso de documentos en contabilidad, en las acciones de

modificación, consulta y borrado, para que se inicialice el campo fecha de acuerdo con el comprobante y documento integrado.

Se organiza proceso de generación de medios magnéticos: a nivel de cambiar en

todos los formatos, la expresión “Menor cuantía”, por “Cuantías Menores” y en organizar la generación del formato 1007 (ingresos recibidos), ya que no realizaba el control de topes a los terceros del exterior, los presentaba en forma independiente.

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Se organiza la opción de Ayudas/Utilidades/Migración de Clientes y Proveedores, no estaba actualizando los campos de Clase y País.

Se organiza el proceso de manejo de diferidos, para que el sistema realice los cálculos

de forma proporcional cuando el diferido no se toma el mes completo.

Se organiza el proceso de ingresar un documento, ya que el sistema no estaba respetando el consecutivo automático multiusuario

Se adiciona el filtro de nivel con el fin de generar el balance en el nivel requerido.

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CONTABILIDAD MEXICO Se organiza el evento de la opción de crear terceros en contabilidad ya que el sistema

no estaba cargando este maestro. Se organiza el evento de la funcionalidad de la tecla F3 para la consulta de

consecutivos a nivel de menú.

CONTABILIDAD PANAMA Se organiza el evento de presentar el maestro de terceros cuando se tiene

configurada la variable de país PANAMA. CUENTAS POR PAGAR Mejora. Se optimiza opción de Informes/ De pago/ Estados de CxP/ Estado de CxP,

se habilita la posibilidad de filtrar por varios tipos de CXP. Mejora. Transferencia Medio Magnético pago proveedores manejando múltiples

bancos. De esta manera se pueden hacer pagos por diferentes bancos sin tener que modificar el maestro de proveedores. Solo basta con crear las posibles relaciones entre Formas de pago y bancos de proveedor. Se crea nuevo maestro para asociar el código del banco a cada forma de pago y cada banco.

Mejora. Informes – Extracto. Se Genera informe tipo extracto a nivel del generador

de reportes y agruparlo por Responsable Caja.

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Mejora. Se modifica la pantalla del ingreso de comprobantes de egreso, en el momento en que se marcan las facturas a cancelar, habilitando un campo que sume el total de los valores seleccionados

Se optimiza validación en la opción de CxP/ Factura/ Consulta, cuando se tiene la

variable CONFIGURAR LOS CENTROS DE COSTO POR USUARIO en S, para que solo presente las facturas asociadas al centro de costos al que tiene permisos el usuario que está realizando la consulta.

Se optimiza validación en el evento de ingresar comprobantes de egreso, cuando se

tiene la variable CONFIGURAR LOS CENTROS DE COSTO POR USUARIO en S, para que solo presente los documentos asociadas al centro de costos al que tiene permisos el usuario que está realizando el egreso.

En la generación archivo plano Banco Occidente no presenta el código del banco del

proveedor. Al generar un anticipo por CXP en multimoneda, este no grababa el código de la

moneda en la Nota de CXP. Se modifican los programas del proceso de generación de pagos medio magnético

para el Banco Popular. Se organiza en la planeación de pagos, el orden de los informes en todo el proceso

por el nombre del proveedor. Se organiza el archivo plano de Colpatria ya que el sistema estaba presentando

posiciones incorrectas.

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Se organiza en el generador de reportes el extracto de cxp, el sistema al generar el extracto con fecha de corte anterior, no estaba trayendo las facturas que a la fecha actual no estaban canceladas.

Se habilita el botón para crear proveedores en la captura de comprobantes de

egreso.

Se actualiza la pantalla y proceso que genera el pago de proveedores por medio

magnético del Banco de Bogotá, según cambios de estructura dados por el banco.

Se corrige el proceso de generación del medio magnético de Bancolombia, ya que el sistema al realizar el archivo plano estaba llevando en la identificación del proveedor el ultimo digito con el número 1 así este fuera diferente.

Se organiza el proceso de generar el medio magnético de Bancolombia de la opción

Procesos/Medios Magnéticos/Pagos Bancolombia/Bancolombia Ver. Sep. 2008, adicionando un campo de si se quiere manejar digito de verificación.

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Se adiciona un campo en la pantalla de abonos al seleccionar las facturas a pagar de

caja menor, para presentar la sumatoria de los documentos que se marcan.

Se organiza en el proceso de generar el medio magnético de Bancolombia de la

opción Procesos/Medios Magnéticos/Pagos Bancolombia/Bancolombia Ver. Sep. 2008, el campo secuencia envío de lotes ya que el sistema no permitía cambiarlo.

Se organiza el formato de notas contables de la opción de Informes/Notas Contables,

para que presente correctamente los documentos del proveedor. Se organiza el proceso de generar el archivo del BBVA, ya que el sistema está

presentando en forma incorrecta la estructura reportada por el banco.

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Se corrige el archivo plano del Banco Davivienda ya que al archivo le faltaba un cero para completar 170 caracteres.

Se organiza el proceso de integración a bancos ya que el sistema estaba duplicando

los registros cuando no se llenaba el campo traslado. Se corrige el archivo plano de la opción procesos/Medio Magnético/Davivienda, ya que

el sistema no estaba validando el campo pagado. CUENTAS POR PAGAR - VENEZUELA Se organiza el evento de grabar un comprobante de egreso en otra moneda, el

sistema estaba presentando un mensaje “Existen Registros sin tasa de cambio o conversión”

FACTURAS Mejoras. Se adiciona a los movimientos de facturas una columna para presentar el

valor total de cada registro (cantidad * valor unitario – descuentos).

Mejora. Se organiza un proceso para que en el momento de grabar una factura, se

pueda cruzar los anticipos de cartera. Se crea variable de configuración “Facturas: REQUIERE CRUZAR FACTURAS CONTRA ANTICIPOS”

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Mejora. Se optimiza la opción de Informes/ Formatos/ Imprimir Pedidos, permitiendo imprimir un rango de pedidos.

Mejora. Se optimiza la opción de Facturas/ Otras Opciones/ Convertir a Pedido, se

adiciona caja de chequeo que permite convertir una cotización ingresada en moneda extranjera en un pedido en moneda local.

Mejora. Se crea un nuevo reporte de Remisiones para que presente el número o

números de las facturas con las cuales se facturó la remisión.

Mejora. Se organiza el proceso marcar la serie, para que se realice este proceso en

forma masiva, de marcar y desmarcar.

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Se optimiza validación en la opción de Facturas/ Otras Opciones/ Convertir a pedido,

cuando se tiene la variable CONFIGURAR LOS CENTROS DE COSTO POR USUARIO en S, para que sólo presente las cotizaciones asociadas al centro de costos al que tiene permisos el usuario que está realizando el proceso.

Se optimiza validación en el evento de cargar documentos (pedidos, remisiones),

cuando se tiene la variable CONFIGURAR LOS CENTROS DE COSTO POR USUARIO en S, para que sólo presente las cotizaciones asociadas al centro de costos al que tiene permisos el usuario que está realizando ingreso de documentos.

Se optimiza validación en los eventos de consultar y modificar documentos, cuando

se tiene la variable CONFIGURAR LOS CENTROS DE COSTO POR USUARIO en S, para que solo permita consultar o modificar las facturas asociadas al centro de costos al que tiene permisos el usuario que está realizando la consulta.

Se optimiza validación en el ingreso de documentos cuando se tiene la variable

CONFIGURAR LOS CENTROS DE COSTO POR USUARIO en S, para que inicialice con el centro de costos asociado al usuario que está ingresando

Cuando se facturaba un producto que maneja series y algunas de las series han

tenido un traslado de bodega no estaba actualizando correctamente el campo EXISTE en la tabla MTSERIES

Al facturar a un cliente del régimen SIMPLIFICADO, no se estaba teniendo en cuenta

si el cliente es responsable de retención. Se adiciono validación en facturación Punto de Venta para que no grabe el documento

si el concepto de forma de pago esta vació. Se organizo la captura de Tallas y Colores- Cargar Pedido, ya que si se tienen varios

pedidos de un mismo producto y se quiere realizar una sola factura, el sistema no sumaba las cantidades, sinó que se reemplazaba con el último pedido que se va cargando.

En Tallas y Colores se organizó el botón de Remisionar un Pedido de forma parcial,

debido a que no descargaba las cantidades sino que las sustituía por las originales. Se optimizó el popup de la captura movimiento de facturas columna de UNIDAD para

que presente el código y la descripción de la unidad de medida. Se organiza la captura de facturas, el sistema no estaba presentando la columna de

ubicación. Se organiza un informe que presente la información del cruce de los anticipos con La

factura. Se crean dos campos nuevos en TRADE (TipoDctoAN, NroDctoAn) con el fin

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de que cuando se grabe la factura y se cruce el anticipo el sistema almacene la información.

Se organiza el proceso de anular remisiones ya que el sistema estaba permitiendo

modificar la remisión anulada. Se organiza en punto de venta, el campo tercero y ubicación ya que el sistema

estaba presentando las columnas cuando se tenía la variable que maneja saldos por ubicación y tercero en N.

Se amplía el campo número de resolución que se maneja en los consecutivos de

facturas, ya que no se tenía una longitud suficiente para el ingreso de información.

Se organiza el proceso de ingresar un documento con un cliente de régimen

simplificado ya que el sistema estaba inicializando el campo IVA con el 16% y debería inicializarlo en 0.

Se organiza el proceso que realiza la distribución de saldos por lote por medio de la

tecla F12 en la captura de facturas, para que ordene los lotes por su fecha de vencimiento.

Se organiza el proceso de facturar un pedido con series ya que cuando el sistema no

tenía existencias en un producto y luego se facturaba otro pedido sin series, este estaba cargando la serie anterior en la nueva factura

Se Organiza el evento de realizar una factura con régimen simplificado el sistema

estaba inicializando el campo IVA en cero y debería ser con el que tenga asociado el producto o el servicio.

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Se organiza el proceso de nota crédito, ya que el sistema, al realizar una nota crédito

con la tecla Control K y seguidamente otra nota crédito sin control K, estaba generando una nota contable por cada documento.

Se organiza el proceso de facturar en punto de venta, ya que al momento de relacionar los medios de pago e imprimir la factura, el sistema seguía solicitando el medio de pago, generando un reproceso.

Se organiza el proceso de integración a contabilidad, el sistema no estaba

presentando el mensaje “Su información esta descuadrada, desea integrar de todas maneras”

Se organiza la validación que al momento de facturar el producto el valor de venta

supere el costo. Se organiza la opción de Estadísticos/Ventas por empresa ya que el sistema estaba

presentando varias veces un mismo cliente. Se organiza por el generador de reportes el informe de la opción

Informes/Facturas/Detallados/Comisiones, para que presente la columna de comisión por venta.

Se organiza el evento de anular un documento de facturas, ya que el sistema estaba

permitiendo modificar un documento ya anulado. Se organiza el informe de remisiones ya que el sistema estaba presentando

información cruzada al facturar las remisiones de facturas y compras.

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FACTURAS VENEZUELA Al realizar una nota crédito el sistema no estaba realizando correctamente la retención

en IVA. FACTURAS MEXICO Se organiza el evento cuando se realiza un documento de tallas y colores ya que el

sistema estaba permitiendo mostrar en el popup los productos de compra. Se organiza el evento de realizar una factura de tallas y colores ya que el sistema

estaba presentando un mensaje „No se encuentra la variable „MFACTOR‟. FACTURAS PANAMA Se activa la opción de consecutivos con país Panamá.

IMPORTACIONES Se organiza el proceso de Liquidación de Importación, para que tome el porcentaje de

arancel ingresado en el registro de importación y no del maestro de aranceles. Se organiza en la liquidación de importaciones para que el sistema tome la tasa de

cambio que se tiene en el registro de importación. Se organiza en el registro de importaciones en la pestaña de movimiento la

actualización del cálculo de los totales ya que el sistema estaba tomando como base la tasa de cambio de los fletes y seguros.

INVENTARIOS Mejora. Se adicionan los campos de log de seguridad (Passwordin, Passwordmo,

Fecha Ingreso y Fecha Modificación) al maestro de productos y servicios, con el fin de hacer seguimiento de seguridad a este maestro.

Mejora. Se adiciona informe de Movimiento Kárdex por bodega a nivel de generador

de reportes.

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Se corrige el proceso de creación de código de barras automático, ya que el sistema

estaba colocando el mismo código de verificación a todos los productos. Se organiza el proceso marcar la serie, para que realice este proceso en forma masiva

de marcar y desmarcar.

Se diseñan por el generador de reportes, los informes de Totales por Línea Detallado y Totales por Línea Resumido.

Al ingresar a la opción de Consulta por nombre, no permitía trabajar simultáneamente varios usuarios.

Se organiza el evento de ingresar documentos de inventarios, con lista de precios

diferente a PAP, no tomaba la lista precios seleccionada, lo hacía a costo promedio. Se organiza el evento de modificar un producto ya que el sistema estaba permitiendo

convertir el producto a servicio. Se organiza el proceso de realizar una salida de almacén con un producto que maneje

series ya que el sistema no estaba creando el registro de salida.

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MAESTROS Mejora. Se adicionan campos de log de seguridad (Passwordin, Passwordmo), Fecha

Ingreso y Fecha Modificación) al maestro de clientes y proveedores (MTPROCLI), con el fin de hacer seguimiento de seguridad a estos maestros.

Se amplía el campo descripción que se presenta en el informe de la opción:

Informes/Resúmenes/Rotación. Se Corrige el evento de modificar un cliente, ya que el sistema estaba creando un

registro en blanco

Se organiza el evento de inicializar la tasa de cambio en la pestaña de totales, por medio de una variable de configuración “MANEJA TASAS DE CAMBIO POR COMPRAS O VENTAS.

NÓMINA – PLANILLA ÚNICA Mejora. Se habilita nueva opción “Formato pago Mv.Cerrado”, con el fin de imprimir

recibo de pago desde nomina cerrada.

Mejora. Se adiciona en el sistema el proceso de compensación flexible para la generación de la nómina del empleado.

Mejora. Se adecuan el sistema para cumplir con la ley 1393 Conceptos NO Salariales.

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Mejora. Se aumenta el control de topes para el IBC de riesgos a profesionales a 25

salarios mínimos, según resolución 00000661, del 07 de marzo de 2011, emitida por el Ministerio de la Protección Social. Este cambio fue validado con los operadores SOI y Enlace “Para calcular las cotizaciones del Sistema General de Riegos Profesionales es la misma determinada para el Sistema General de Pensiones, cuyo tope máximo, de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes para los trabajadores del sector público y privado.

Mejora. Se organiza opción de Informes/ Tributarios/ Certificados, se actualiza formulario de certificado de ingresos y retenciones para el año gravable 2010.

Mejora. Se implementa manejo de porcentaje adicional en la cotización de los aportes de pensión que aplica a los aviadores civiles, según el decreto 1282 de 1994.

Mejora. Se organiza en planilla única el proceso de guardar los cambios realizados en

el browser y generar un informe a partir de este. Nueva opción “Generar a Partir de Planilla”.

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Mejora. Se actualiza la opción de Procesos/ Transferencia Electrónica/ Davivienda, implementando los cambios de estructura realizados por el banco.

Mejora. Se implementa proceso para generar archivo de transferencia electrónica

para el banco HSBC. Mejora. Se organiza opción de Procesos/Transferencia Electrónica/ Las Villas, se

ajusta la longitud del registro a 191 posiciones, según la estructura dada por el banco.

Mejora. Se implementa nuevo proceso para generar archivo de transferencia

electrónica para Bancolombia que aplica para los clientes nuevos del banco.

Mejora. Se adecua el sistema para que se puedan hacer transferencias electrónicas al banco HELM BANK, mediante el archivo plano.

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Se adiciona la posibilidad de seleccionar la fecha inicial y la fecha final, en el proceso

de pago de vacaciones, este tiene la utilidad de generar los promedios incluyendo la nómina actual generada.

Se organiza el promedio de incapacidades a empleados con salario variable el sistema

estaba tomando el promedio del mes anterior y se debe tomar el promedio del año anterior.

Se organiza el evento de generar la licencia de maternidad ya que los días pasaron de 84 a 98. De acuerdo a la ley 1468-2011 Licencia de maternidad.

Se optimizo la pantalla ingreso Automático de Turnos.

Se Optimiza la Imagen de Impresión del Formato de certificado de ingresos y

retenciones. Se organiza el proceso de liquidación definitiva cuando un empleado tiene salario fijo

ya que el sistema estaba adicionando al promedio, el valor del subsidio de transporte cuando el empleado tenía más de dos salario mínimos en adelante.

Se organiza el evento de generar vacaciones en pesos el sistema está restando los

días de pago a la nomina. Se organiza el proceso de generar cesantías cuando un empleado es de ley anterior,

el sistema no estaba calculando correctamente los días y el valor de las cesantías. Se organiza el medio magnético Bancolombia Formato 2003 el sistema no estaba

validando el campo tipo de transacción de ahorros a corriente.

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Se organiza el proceso de liquidación automática, cuando un empleado tiene

vacaciones de más de 30 días, para que se liquide la deducción del fondo de solidaridad pensional con base al valor total de las vacaciones.

Se corrige el evento de generar el informe de primas por Excel, ya que el sistema

estaba presentando en la columna fecha base y la fecha Corte de forma incorrecta. Se organiza la opción de Informes/ Tributarios/ Certificados, se adiciona botón para

elegir si genere certificado de ingresos y retenciones a los empleados activos o todos. Se organiza el proceso de generar la carta de cesantías, creando variables de

configuración para parametrizar la leyenda.

Se organiza el evento de modificar el movimiento cerrado ya que el sistema estaba

presentando los días trabajados en forma incorrecta. Se organiza el proceso de integración de provisiones, para que se presenten por

pantalla los porcentajes de provisión y se puedan modificar.

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Se organiza el proceso de generar el archivo plano por el banco BBVA ya que el

sistema estaba presentando inconsistencias en el campo banco y en la cuenta del empleado.

Se organiza la estructura para pago por transferencia electrónica para AV villas. Se

ajusta a la nueva estructura, TALLERES Se organiza el proceso de facturación de clientes y garantía en el evento de que la

empresa sea autorretenedora, el sistema no estaba calculando la autorretención en el modulo de facturación.

Se organiza el evento de ingresar una orden, el sistema no estaba inicializando la fecha correcta.

TÉCNICO Mejora. Se optimiza opción de Procesos/ Sincronización/ Envío- Datos Origen, se

adiciona campo Fecha de Corte

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Mejora. Se organiza todos los informes diseñados por el generador de reportes, para

que el sistema presente en la hoja de filtros del reporte, los nombres de cada filtro.

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Se organiza la opción de Administración de Usuarios/ Asignación de Maestros a

Usuarios, no estaba asociando correctamente los permisos por la clasificación de Centro de Costos.

Se organiza la generación de informes de WordPad usuarios de terminal server.

Se organiza el proceso de reducir el Log. El sistema estaba generando mensaje y no

permitía generar el proceso. Se organiza el evento de correr el análisis de estructuras con SQL 2000, ya el sistema

no está creando una función que se requiere para producción. Se organiza una opción que permite importar la información de las tablas de SQL a

Ofimática. Procesos/Importar Datos Excel.

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Se organiza el generador de reportes para que presente por pantalla el nombre y el

NIT de la empresa en todos los informes. Se organiza el proceso de generar planillas avanzadas en las estaciones ya que el

sistema estaba presentando mensaje. “Valor de tiempo de caducado”.

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4. IMPORTANCIA DE LA PÓLIZA DE ACTUALIZACIÓN Con la actualización usted puede garantizar que siempre estará “estrenando software”. Es importante entender que esto es un SOFTWARE y no sólo un producto que usted compra una única vez. Esta actualización permite que durante todo el año 2012, usted tenga acceso a las nuevas características que continuamente se liberan. Dentro de estas tenemos aspectos como:

- Nuevas tecnologías - Cambios de legislación - Nuevos productos - Mejoras al software - Correcciones a errores detectados.

Quienes cuenten con esta actualización, podrán:

- Tener acceso a la versión 2012 - Tener acceso a todos los cambios de legislación, así como mejoras y correcciones

que se liberen durante el año 2012 (Con un promedio de 300 a 500 ajustes por año). Todo esto vía Internet.

- Recibirán respuestas prioritarias a los pendientes relacionados tanto sobre errores como a mejoras sugeridas.

En resumen quienes cuenten con la actualización, contarán con la seguridad de tener las correcciones y mejoras en forma oportuna, así como el soporte técnico que eventualmente sólo nuestra área de ingeniería puede prestar, directamente a ustedes o a través de los asesores. Es importante tener en cuenta que la actualización se paga por cada año, es decir, si por alguna razón la empresa no adquiere las actualizaciones por los años 2009, 2010 y 2011, pero requiere actualización en 2012 debe pagar por los cuatro años, con lo cual las mejoras y ajustes de los años 2009, 2010 y 2011 no los disfrutaría durante estos años, sólo a partir de la actualización al 2012, por lo tanto para la empresa es más conveniente pagar la actualización cada año.

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5. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERISTICAS VER. ANTERIORES Si requiere ampliación de los documentos de actualización de versiones anteriores, estos pueden ser consultados a través de nuestra Página Web www.ofima.com. Importancia de la Actualización Versión 2011 Importancia de la Actualización Versión 2010

Versión 2011 Herramientas: Planillas. La generación de informes y consultas, es la forma de presentar los datos

ingresados ya sea para seguimiento operativo, estadísticas financieras, toma de decisiones. Por ello hemos venido fortaleciendo a nivel de la aplicación este proceso. En esta versión estamos presentando una nueva forma de generar consultas en la cual es posible no sólo consultar la información sino también actualizarla.

Generador de Reportes. Nuestro Generador de Reportes entrega Informes, no consultas. Por eso, en esta versión, estamos mostrando una nueva forma de presentar la información que nos permita realizar procesos de filtro, agrupación y selección de columnas en forma fácil y dinámica. Carlos Rueda, Gerente Financiero, requiere un informe de recaudo o extracto de cartera ordenado por fecha de vencimiento y agrupado por cliente, con el fin de poder evaluar la cartera que tiene la empresa. En la versión anterior, con el generador de reportes, se requería ingresar a la pantalla de diseño, seleccionar el informe, cambiar el ordenamiento por fecha de vencimiento y seleccionar casilla de Agrupación y Agrupado por cliente, grabar y generar el informe. Para esta versión, estamos presentando una nueva opción o pantalla que nos permite de una forma dinámica y sin salir del informe, poder seleccionar una columna, ordenarla, filtrarla y agruparla. En este caso sólo se tendría que dar clic en la columna de fecha de vencimiento y arrastrar la columna de Nombre de Cliente a la sección de Agrupación. Esta nueva presentación nos permite:

- Ordenar en forma ascendente o descendente por columna. Ordenar el saldo para

conocer cuales clientes presentan los mayores valores a cobrar, ordenar por días de vencimiento para saber cuáles son las facturas mas vencidas.

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- Filtrar por cliente para poder verificar la cartera de éste, filtrar por saldos menores a 1000 para depurar la cartera.

- Agrupar por vendedor para conocer su estado de cartera. - Seleccionar y quitar columnas, con el fin de presentar un informe sencillo y corto, que

sólo tenga la información necesaria y requerida. Seguridad horizontal por Centro de Costos. La empresa TodoTerreno actualmente

maneja varias sucursales o puntos de venta ubicados en diferentes ciudades y países, la empresa cuenta con un servidor centralizado al cual acceden todos los usuarios de punto de venta, a cada uno de ellos se le ha asignado su correspondiente centro de costos lo que permitirá conocer las transacciones realizadas por cada uno de ellos. En este caso, la empresa requiere que cada una de las sucursales sólo pueda ingresar, modificar y consultar las transacciones o movimientos realizados por ellos, pero requiere que el departamento administrativo, contable y de auditoría pueda consultar toda la información. Para la versión 2011 el sistema permite asignar permisos por usuario a los diferentes centros de costo con el fin de que el usuario sólo pueda consultar su información. Andrés Molina, Jefe de Facturación de la sucursal de Barranquilla, requiere generar un informe de las ventas del mes para la sucursal. En este caso Andrés sólo tiene permisos para ver la información de Barranquilla por lo tanto, el sólo tiene que ingresar al informe de ventas y generar el reporte.

Generación de informes en Open Office. Open Office se ha venido posicionando en el

mercado, como una segunda alternativa en el manejo de las hojas electrónicas. Por lo tanto OFIMATICA ha venido organizando la aplicación para permitir generar estos informes con cualquiera de estas dos herramientas. En la versión 2010 se entregó esta mejora para los informes del generador de reportes y para esta versión se está entregando para los informes tradicionales en el proceso de exportar y la nueva opción de Planillas.

Importar datos desde MS Excel. La empresa TodoTerreno adquirió el Módulo de

Activos Fijos y guarda la información de todos sus activos en una hoja de MS Excel. Ellos requieren poder migrar esta información a la aplicación. Por otro lado, la empresa controla la nómina de una sucursal en Pereira con 10 empleados, la cual manejan en una hoja electrónica de MS Excel. Ellos requieren poder migrar esta información a nómina. En esta versión estamos entregando un nuevo proceso que basado en una hoja de MS Excel, con una estructura dada, sea posible migrar la información y actualizarla a nivel de la aplicación. Se organiza el archivo de MS Excel con los datos.

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Presentación Video Cursos. La empresa amplió su mercado y está empezando a

exportar a otros países, Juan, jefe de facturación, requiere ingresar una factura en dólares. Hasta la fecha el sólo viene trabajando con facturas en pesos, por lo tanto, tiene dudas de cómo hacer este proceso. En este caso, Juan, debe dar clic al botón de Videos y consultar el video de Facturación en Otra Moneda. En esta versión se está entregando la posibilidad de que el usuario consulte nuestros Video Cursos en forma rápida sin salirse de la aplicación. Para ello, en cada Módulo se adiciona botón de videos, el cual lleva al usuario directamente a los Video Curso relacionados con el módulo en el cual se está trabajando.

Proceso de Descargar Claves. Una de nuestras principales tareas en los dos últimos

años, ha sido la sistematización de algunos procesos administrativos, con el fin de poder prestar un mejor servicio. Por ello para la versión 2010 se entrego nuestra página o portal administrativo en el cual su Director de Proyecto o Jefe de Sistema puede ingresar y descargar las últimas claves generadas, digitar los nuevos pendientes y consultar los existentes. Para esta versión estamos brindando la posibilidad de descargar las claves ya generadas directamente por la aplicación, básicamente su Jefe de Sistemas o Director de Proyecto puede ingresar a una nueva opción del sistema, solicitar las claves y descargarlas directamente.

Contabilidad. Manejo de Consecutivo Automático. Contabilidad es un Módulo

receptor de información por lo tanto el 90% de la información se integra de otros módulos como inventarios, compras, facturas, cartera, cuentas por pagar, nómina, activos fijos, entre otros. Por ello cada uno de los módulos anexos es el encargado de generar los consecutivos por documento y contabilidad los hereda en el proceso de integración. Sin embargo, se tiene un 10% de movimientos o registros que deben ser ingresados directamente a contabilidad como son ajustes, reclasificaciones, entre otros. Hasta la versión 2010 el número de consecutivo en la captura de movimiento contable se manejaba manual. Para esta versión es posible manejarlo en forma manual o automática.

Adecuaciones Perú. Avanzando en el proyecto de expansión se han realizado los

cambios necesarios en el software para manejar las prácticas comerciales en Perú. Gestión: Universidad Digital. Seguimos notando que existe una alta subutilización del software,

especialmente en la mayoría de las nuevas características y desarrollos entregados en los últimos años por Ofimática, debido al costo y el tiempo requerido para capacitar al nuevo personal.

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Es por eso que en esta oportunidad y con esta versión queremos compartir con ustedes los nuevos videos publicados en nuestra Página Web: Universidad Digital, los cuales brindan la oportunidad de auto capacitarse en el funcionamiento del software a través de pequeños videos que explican determinados temas y que el usuario puede tomar en el momento que lo requiera, las veces que sea necesario.

Licenciamiento por Hosting. Buscando cada día brindar una mejor atención a nuestros

clientes, ahora presentamos nuestro nuevo servicio: Ofima-Hosting, el cual facilitará a las empresas la adquisición de nuestro software y así poder ser más competitivos en el mercado.

Historia Clínica. Todos sabemos que un proceso de Sistematización es mucho más que

sólo comprar unos equipos y un software. Realmente es la interacción de componentes técnicos, humanos, económicos, fiscales y empresariales, con la característica que éstos no son estáticos sino totalmente dinámicos, pues cada día aparece una nueva tecnología, nuevos impuestos, se presenta rotación de personal, económicamente se presentan restricciones y oportunidades que aprovechar. Todo lo anterior nos lleva a que el sistema para que se implemente, requiera de un seguimiento muy detallado de cada uno de sus componentes, no sólo en su inicio, sino en forma continua y permanente, debido al alto nivel de dinamismo empresarial que se vive. Para esta versión estamos proporcionando una mejora en la herramienta que permite tener un mayor control del montaje:

- Cronograma - Agenda del Asesor - Metodología de Capacitaciones - Bitácora de Servicio - Actas de Reuniones

Mejoras: Talleres. Lista de Precios. La empresa Bicicletas TodoTerreno tiene dos talleres en diferentes

ciudades y requiere manejar listas de precios diferentes en cada una de ellas. Se crea un nuevo procedimiento para el manejo de listas de precios en la Orden de Trabajo esto con el fin de poder controlar los precios con base al consecutivo de cada taller. En este caso se selecciona el consecutivo y se ingresa los precios por cada cargo.

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Citas Previas. Carlos López es el encargado de recibir y realizar el diagnóstico por cada vehículo que llega al taller, pero se presenta en muchas ocasiones, que llegan varios clientes al mismo tiempo y por lo tanto se presentan demoras en la atención. La empresa requiere adoptar un proceso de citas previas de tal forma que se pueda atender a todos los clientes de forma ordenada y a tiempo. Esta nueva opción nos permite manejar las citas previas por cada uno de los clientes asignando la fecha y la hora, separando el tiempo de la persona encargada según su agenda.

Cotizaciones. Claudia Gutiérrez, llevo su vehículo para una revisión general en uno

de nuestros talleres y le diagnosticaron varios arreglos. Ella requiere que el taller le genere una cotización con el fin de poderla presentar en la empresa y que le autoricen dichos arreglos. Se organiza un nuevo procedimiento que permite generar un documento de Cotización para el taller donde se indica el trabajo que se le debe realizar al vehículo o maquinaria con base a actividades como mano de obra y los repuestos requeridos. Este documento es de carácter informativo y con base a la cotización se puede generar una Orden de Trabajo cuando ésta es aprobada.

Combos. Se realizó un seguimiento a nivel de los talleres, evaluando las tareas que

se realizan en forma repetitiva, esto con el fin de poder ofrecer estos servicios a los clientes para sus vehículos, pero para eso se requiere tener la información de cuánto valdría el servicio, Mano de Obra y Repuestos requeridos y generar la Orden de Trabajo con base a esta información. Esta opción permite generar combos de actividades por Mano de Obra y Repuestos basado en cotizaciones. Estos combos son de carácter informativo y con base a ellos es posible generar las Órdenes de Trabajo.

Captura de Tiempos Reales. ara todo taller es importante realizar seguimiento a las labores realizas por cada operario, es decir, conocer en que Ordenes estuvo trabajando, cuanto fue el tiempo invertido en cada una de ellas, que actividades realizó.

Por ello hemos creado dentro de la aplicación una nueva opción que permite a los operarios del Taller ingresar a cada una de las Ordenes de Trabajo e Iniciar, Pausar, Reanudar y Reiniciar Actividades permitiendo de esta manera tener el tiempo real invertido en cada unas de las Actividades por Orden de Trabajo.

Consultas e informes gerenciales. Se organizan una serie de consultas que

permiten conocer la siguiente información: Consulta de: - Vehículos Nuevos.

- Vehículos Usados. - Repuestos Mostrador.

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- Talleres. - Cartera.

Generador de Reportes. Siguiendo con nuestro propósito de fortalecer nuestra herramienta de Generador de Reportes se realizan las siguientes mejoras: Filtros. Utilizar funciones a nivel de las condiciones. Santiago Duarte requiere

generar el informe de ventas del último mes, pero cada vez que genera el informe a nivel de filtros siempre le presenta las fecha fijas y le toca modificarlas buscando el año, el mes y el día. Esta nueva funcionalidad permite que el sistema con base a una función, asigne a los filtros de fecha por ejemplo el día o el día menos 30 días. Entonces cuando don Santiago genere el informe de ventas el día de hoy le colocará en la fecha inicial 01/11/2010 (1 Noviembre 2010) y en la fecha final 30/11/2010 (30 de Noviembre 2010).

Archivo Macro – MS Excel. Diego López necesita generar un informe de Recaudo

de Cartera, pero requiere que el informe marque en rojo las facturas cuya fecha de vencimiento sea menor a la fecha de generación o corte del informe. Juan Cardona requiere generar un Extracto de Cartera y lo necesita ordenado por nombre de empresa y no por código de Identificación tributaria (NIT) como lo presenta actualmente la aplicación. Se adiciona al generador de reportes la posibilidad de utilizar y ejecutar macros diseñadas en MS Excel que permitan modificar la presentación del informe según lo requiera la empresa.

Alertas. Las alertas son un procedimiento de auditoría que brinda el sistema para

informar de posibles inconsistencias a nivel de la información grabada y de procedimientos que no se estén cumpliendo. Al señor Camilo Torres, jefe de Bodega, se le genera un informe de alerta, para informarle que uno o varios productos del inventario están por debajo del 10% del stock mínimo. Al señor Pedro Mejía, auditor contable, se le envía un informe de alerta cuando el jefe de compras está realizando compras por un valor superior al autorizado. Hasta la versión 2010 estas alertas se generaban para todos los usuarios que tuvieran permiso al Módulo. Para esta versión se organiza el procedimiento para permitir configurar por usuario las alertas a las cuales tiene permiso. En este caso, Pedro Mejía y

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Camilo Torres tienen permisos para el Módulo de inventarios pero Pedro sólo tiene permiso para la alerta de stock mínimo y Camilo para la alerta de topes de compras autorizadas.

Robot Instalador. A partir de la versión 2010 el sistema brinda la posibilidad de actualizar

programas en línea. Durante el año 2010 se realizaron una serie de mejoras a este proceso:

Configurar empresas para realizar análisis de estructuras.

Indicar ruta para guardar Backups.

Proceso de Actualizaciones Automáticas para el Robot Instalador.

Versión 2010

Herramientas:

Tablero Gráfico. A partir de la versión anterior, la aplicación ofrece un procedimiento

fácil y sencillo que permite tener toda esta información en una sola pantalla incluyendo la gráfica respectiva. Sin embargo, existían limitaciones ya que la información se debía generar a la fecha actual. En esta versión estamos entregando la posibilidad de presentar los datos seleccionando rango de fechas por lo tanto es posible conocer el total de ventas del mes pasado, del año pasado, del mes de enero, entre otros.

Generador de Reportes – Manejo de Parámetros. Siguiendo con el enfoque de brindar

herramientas que nos permitan un mayor aprovechamiento del software, realizamos una serie de cambios a nivel de generador de reportes que nos permita manejar parámetros y generar el informe que requieren de condiciones específicas, como fecha de corte, saldos a un período, entre otros.

Este manejo también es utilizado para generar otros informes como:

Poder generar un extracto de cartera y cuentas por pagar con fecha de corte al

mes anterior (Ej. Abril 2010) y con fecha de comparación a último día del mes (Ej. Abril 30).

Generar un Balance de Prueba de diferentes períodos sin realizar complicados filtros o utilizar opciones diferentes.

Presentar un Auxiliar de Terceros para diferentes períodos. Generar informes de Catálogos de inventarios para diferentes períodos. Organizar un informe de movimiento de inventarios o un Kárdex para un año o

período determinado.

Generador de Reportes – Open Office. Actualmente muchas de nuestras empresas han venido generalizando el uso de de Open Office, esta es una herramienta gratuita que se ha venido popularizando en el mercado. Esta herramienta presenta una hoja

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electrónica parecida a la de MS Excel. En esta versión se brinda la posibilidad de generar los informes o reportes utilizando esta hoja electrónica.

Adjuntos Multimedia. En esta versión estamos brindando la posibilidad de almacenar

documentos tipo texto, hojas electrónicas, imágenes, fotos, videos, etc., dentro del software con el fin de poder soportar cada una de las transacciones realizadas. Ejemplo: Factura proveedor, Comprobante de egreso, foto del producto, hoja de vida del empleado, entre otros.

Robot Instalador. En esta versión se automatiza el proceso de actualización de

Mejoras y Ajustes para que sea un software que vaya y revise contra el servidor de Ofimática que actualizaciones están disponibles y se encargue de realizar la instalación de los mismos a nivel del cliente.

Gestión: Universidad Digital En esta oportunidad y con esta versión estamos entregando un

nuevo Sitio Web en el cual su personal podrá tener la posibilidad de auto capacitarse en el funcionamiento del software a través de pequeños videos que explican determinados temas y que el usuario puede tomar en el momento que lo requiera.

Certificaciones. Brindar la posibilidad, a través de nuestro sitio de Universidad Digital, de certificar a los usuarios o empleados de las diferentes empresa en el software de Ofimática.

Procedimiento de Pendientes – Video pendientes. Aunque consideramos que hemos avanzado mucho con la recepción, análisis y entrega de pendientes, hemos notado que a las personas les gusta más contar lo que pasa que plasmarlo en papel por esto hemos querido brindar una nueva alternativa para la presentación de pendientes y es la posibilidad de que las personas puedan grabar y hablar en vez de sentarse a escribir. Para ello estamos presentado una herramienta gratuita de grabación del software con la cual se pueden mostrar el ejercicio realizado y poder explicar el pendiente.

Sitio Administrativo. Siguiendo con el objetivo de facilitar y agilizar la comunicación con nuestros clientes y buscando poder prestar un mejor servicio estamos entregando nuestro sitio de gestión, a partir del cual podremos acceder a información como: Conocer los Contactos o personas que trabajan en las empresas con el fin de poder mejorar la comunicación y que tengan acceso a la Universidad Digital, registrar y consultar los diferentes Pendientes con el fin de poder centralizar este proceso y facilitar el envió de Claves.

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Mejoras y Ajustes: Retención en la fuente para compras y facturas. Se modifica el cálculo de las

retenciones en la Fuente e ICA, de los módulos de Facturas y Compras, para que se efectúen a nivel de movimiento, independiente al código de retención que haya en el encabezado de los documentos.

Punto de Venta. Se desarrolla proceso que permite la integración de los Medios de pago a Contabilidad y bancos desde las facturas realizadas en los puntos de venta, facilitando la actividad de los usuarios ya que no tienen que realizar el ingreso de estos movimientos.

Legislación Venezolana: Siguiendo con nuestro proyecto de expansión a nivel internación durante el año 2009 estuvimos organizando y ajustando nuestra aplicación para cumplir con la legislación y las normas Venezolanas

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