Tablas, columnas, formularios e impresión de páginas en...

UOPE :: Uso de Office en las Práctica Educativas

Módulo 3 :: Tablas, columnas, formularios e impresión de páginas

en MS. Office Word 2007

Tablas, columnas, formularios e impresión de páginas en

Microsoft Office Word 2007

Contenido dfgk fgkl kglfkgl fkgl fkgl kflg kflgk

Uso de tablas para organizar la información ................................................................................................ 1

Introducción ........................................................................................................................................................ 2

Creación de tablas ............................................................................................................................................... 2

Tablas anidadas ................................................................................................................................................... 8

Manejo de filas, columnas y celdas ..................................................................................................................... 8

Formato a tablas ................................................................................................................................................ 11

Propiedades de la tabla ..................................................................................................................................... 14

Columnas de estilo periodístico ................................................................................................................. 18

Introducción ...................................................................................................................................................... 19

Crear texto en columnas ................................................................................................................................... 20

Uso y creación de Formularios ................................................................................................................... 25

Acerca de los formularios .................................................................................................................................. 26

Datos que pueden contener .............................................................................................................................. 27

Diseño y creación............................................................................................................................................... 29

Rellenar datos .................................................................................................................................................... 39

Imprimir formularios ......................................................................................................................................... 41

Configuración de la página e impresión ..................................................................................................... 43

Vista Lectura de pantalla completa ................................................................................................................... 44

Configuración de la página ................................................................................................................................ 48

Vista preliminar ................................................................................................................................................. 52

Configuración de la impresión ........................................................................................................................... 56

pág. 1 UOPE :: Uso de Office en las Prácticas Educativas



Uso de tablas para organizar la información

Contenido dfgk fgklfd kglfkgl fkgl fkgl kflg kflgk

Introducción

Creación de tablas

Tablas anidadas

Manejo de filas, columnas y celdas

Formato a tablas

Propiedades de la tabla




Introducción

Las tablas permiten organizar la información y crear atractivos diseños de página con

columnas paralelas de texto y gráficos. Una tabla está formada por filas y columnas

donde cada celda es la intersección de una fila y una columna.

Cada celda puede manejarse independientemente determinándole tamaño y formato.

El siguiente calendario está realizado utilizando una tabla y modificando el formato de

sus distintos elementos.

AÑ

O 2

00

9 Noviembre

D L M M J V S ¡No olvidar!

1 2 3

4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30 31

Creación de tablas

En Word 2007 podemos insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con

formato previo o seleccionando el número de filas y columnas que necesitemos.

Para insertar una tabla con formato previo:

1) Hacemos clic donde insertaremos la tabla.

2) En la ficha Insertar, del grupo Tablas, hacemos clic en el botón Tabla y en la

lista que se muestra seleccionamos la opción Tablas rápidas.

3) En el submenú de esta opción elegimos el diseño.




4) Una vez insertada la tabla reemplazamos los datos incluidos en la plantilla con los

datos deseados.

Para crear una tabla desde el menú Tabla, desplegamos la lista del botón Tabla y

bajo el área Insertar tabla arrastramos el mouse seleccionando la cantidad de filas y

columnas deseadas.

La opción Insertar tabla… de la lista del botón Tabla nos permite crear una tabla

especificando las dimensiones de la misma antes de insertarla en el documento.




Luego de hacer clic en la opción Insertar tabla… vemos el siguiente cuadro de diálogo:

En el área Tamaño de la tabla especificamos el número de columnas y filas.

En Autoajuste elegimos las opciones necesarias para ajustar el tamaño de la tabla.

Podemos crear una tabla dibujando las filas y columnas deseadas, para esto

seleccionamos la opción Dibujar tabla de la lista desplegable del botón Tabla .

El puntero del mouse se convierte en un lápiz, para dibujar arrastramos el puntero del

mouse hasta lograr el tamaño requerido.

Si accedemos a la ficha Diseño de Herramientas de tabla tenemos la posibilidad de

dibujar una celda mediante la opción Dibujar tabla del grupo Dibujar bordes.

Antes de dibujar los bordes podemos establecer el estilo, grosor y color de pluma.

Estilo de pluma

Grosor de pluma

Color de pluma




Si necesitamos borrar los bordes de una tabla utilizamos la herramienta Borrador

del grupo Dibujar bordes de la ficha Diseño de Herramientas de tabla. Al

seleccionar esta opción el puntero del mouse se convierte en una goma de borrar,

hacemos clic en el borde de la tabla que deseamos suprimir.

La opción Convertir texto en tabla de la lista del botón Tabla , la utilizamos

para convertir el texto seleccionado en una tabla dividiendo el texto en columnas en

cada coma, punto u otro carácter que hayamos especificado.

Para efectuar esta acción seleccionamos el texto a convertir y escogemos la opción

Convertir texto en tabla. En el cuadro de diálogo que se muestra a continuación, bajo

Separar texto en seleccionamos la opción del carácter separador utilizado en el texto.

Ejemplo:

Texto dividido en columnas por cada párrafo




Si deseamos aplicar la operación inversa, o sea convertir tabla en texto, seleccionamos

las filas o tabla a convertir, en el grupo Presentación de Herramientas de tabla

hacemos clic en el botón Convertir texto a . En el cuadro de diálogo

Convertir tabla en texto seleccionamos la opción de carácter separador que vamos a

utilizar en lugar de los límites de las columnas.

Partes de una tabla

La tabla insertada aparecerá flotante, por lo que podrá ser tratada en forma similar a

una imagen, para utilizar muchas de sus prestaciones (rodearla con texto, moverla,

modificar su tamaño, etc.)

Podemos mover la tabla simplemente posicionándonos sobre el Controlador de

movimiento de la tabla y arrastrándola hasta la nueva posición.

Para modificar el tamaño de la misma utilizamos el Controlador de cambio de

tamaño.

Cuando insertamos una tabla ya trae formatos de bordes incorporados, formado por

una línea continua negra de 1/2 punto. Si quitamos el borde, aún veremos las líneas

Controlador de movimiento

de la tabla

Fila

Celda

Controlador de cambio

de tamaño

Columna




de división que forman los límites de las celdas (no se imprimen). Las líneas de

división, se activan o desactivan con el botón Ver cuadrículas del grupo

Tabla de la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

Combinar celdas

Podemos unir en una sola celda dos o más celdas de una tabla situadas en la misma fila

o columna. Para esto seleccionamos las celdas que deseamos combinar y en la ficha

Presentación de Herramientas de tabla, en el grupo Combinar, hacemos clic en el

botón Combinar celdas .

Dividir celdas

Si lo que necesitamos es dividir una celda en varias celdas nuevas seleccionamos la

opción Dividir celdas del grupo Combinar de la ficha Presentación de

Herramientas de tabla. Esto nos muestra el cuadro diálogo Dividir celdas en donde

indicaremos el número de columnas y filas deseados.

Dividir tabla

Para dividir una tabla en dos tablas seleccionamos una fila y hacemos clic en el botón

Dividir tabla del grupo Combinar de la ficha Presentación de

Herramientas de tabla. La fila seleccionada será la primera fila de la nueva tabla.

Tabla con las líneas de división activadas y rodeada por texto.




Tablas anidadas

Las tablas anidadas son aquellas que se realizan dentro de otra tabla.

CODIGO CURSO CANTIDAD ALUMNOS

2133 Ms. Word 2007 AÑO 2133 2134 2135 2136 2137 2138

2009 456 523 356 258 328 410

2010 520 650 450 398 521 610

2134 Ms. Excel 2007

2135 Ms. PowerPoint 2007

2136 Ms. Access 2007

2137 Correo electrónico

2138 Internet

Para crear una tabla anidada simplemente nos posicionamos en la celda donde

deseamos insertar la tabla nueva y seguimos cualquiera de los procedimientos para

la creación de una tabla.

Manejo de filas, columnas y celdas

Desplazamiento dentro de la tabla

Teclas Desplazan a...

Tab Celda siguiente

Mayus. + Tab Celda anterior

y Carácter posterior o anterior respectivamente

y Fila anterior o posterior respectivamente

Alt + Inicio Primera celda en la fila

Alt + Fin Última celda en la fila

Alt + RePag Primera celda en la columna

Alt + AvPag Última celda en la columna

Tabla anidada




Selección

Para escribir dentro de la tabla sólo debemos posicionarnos en la celda correspondiente

y teclear el texto. Lo insertado se comporta como texto normal, pudiendo (dentro de una

celda) darle formato al párrafo y al carácter igual que en cualquier parte del texto

insertado en un documento.

Para aplicarle estos formatos al texto, u otros formatos a la tabla, es necesario

seleccionar lo que pretendemos modificar.

Para seleccionar con el mouse Hacemos esto

Contenido de celdas Hacemos clic en la barra de selección de

celdas (a lo largo del lado interior izquierdo de

cada celda).

Una fila entera Hacemos clic en barra de selección de fila

(fuera del borde izquierdo de tabla) o doble

clic en una barra de selección de celda.

Una columna entera Hacemos clic en barra de selección de la

columna (a lo largo del borde superior de la

primera fila en la tabla).

Un bloque de celdas Arrastramos el mouse desde la primera celda

del bloque hasta la celda opuesta.

Toda la tabla Hacemos clic sobre el Controlador de

movimiento de la tabla.

Con el teclado Para

Mayús + , , o Extender la selección en la dirección de la

flecha.

Mayús +Tab Seleccionar la celda anterior.

Tab Seleccionar la celda siguiente.

Podemos seleccionar la celda, fila, columna actual o toda la tabla utilizando las opciones

correspondientes de la lista del botón Seleccionar del grupo Tabla de la

ficha Presentación de Herramientas de tabla.




Añadir filas y columnas a una tabla.

Para insertar una fila:

1) Nos posicionamos en la fila que quedará adyacente a la nueva fila.

2) Utilizamos la orden Insertar arriba o Insertar debajo del grupo Filas y

Columnas de la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

Puede añadir una fila en la parte inferior de una tabla posicionándose en la última celda de la

tabla y presionando la tecla Tab.

Para insertar una columna:

1) Nos posicionamos en la columna que quedará adyacente a la nueva columna.

2) Utilizamos la orden Insertar a la izquierda o Insertar a la derecha

del grupo Filas y columnas de la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

Eliminar

Para eliminar celdas, seleccionamos las que deseamos eliminar y hacemos clic en el

botón Eliminar del grupo Filas y columnas de la ficha Presentación de

Herramientas de tabla. En la lista que se despliega elegimos Eliminar celdas, Eliminar

columnas, Eliminar filas o Eliminar tabla.

En caso de eliminar celdas, nos será proporcionado el siguiente cuadro de diálogo:




En este escogemos la dirección en la que deseamos que el resto de las celdas se muevan

para cerrar el hueco o indicamos eliminar toda una fila o toda una columna.

Otra manera de eliminar celdas, filas o columnas es seleccionándolas y luego pulsar la tecla

Retroceso.

Formato a tablas

Aspecto del Texto

Para modificar el aspecto del texto de una tabla debemos utilizar las mismas órdenes y

procedimientos que se describieron para el texto del documento en el Tema 3 –

Establecer formatos a un documento.

Estilos de tabla

Una vez creada la tabla podemos aplicar formato a toda la tabla utilizando Estilos de

tabla. Para esto seguimos el siguiente procedimiento:

1) Hacemos clic en la tabla.

2) En Herramientas de tabla hacemos clic en la ficha Diseño.

3) Dentro del grupo Estilos de tabla vamos colocando el puntero del mouse sobre los

estilos de tabla, iremos viendo una vista previa del aspecto que tendrá la tabla antes

de seleccionarlo de forma definitiva.

El botón Más le permitirá ver más estilos.




4) En el grupo Opciones de estilo de tabla activamos o desactivamos la casilla de

verificación que aparece junto a cada elemento de tabla para aplicarle o quitarle el

estilo seleccionado.

Bordes y sombreado

De la misma manera que podemos realizar bordes y sombreado a un texto, podemos

personalizar nuestras tablas para que se presenten con una mejor apariencia y

terminación. Para realizar esto, seleccionamos las celdas de la tabla a las que se le

aplicarán dichos formatos y seguimos el mismo procedimiento que se describió en el

Tema 3- Establecer formatos a un documento.

Las opciones de bordes y sombreados para mejorar el aspecto de nuestras tablas

podemos establecerlas desde el grupo Estilos de tabla de la ficha Diseño de

Herramientas de tabla. Estas herramientas cumplen las mismas funciones que las que

se encuentran en el grupo Párrafo de la ficha Inicio.

Alineación

Para alinear el contenido de las celdas de la tabla:

1) Seleccionamos las celdas cuya alineación deseamos modificar.

2) Utilizamos las opciones correspondientes del grupo Alineación de la ficha

Presentación de Herramientas de tabla.

Opciones de bordes y

sombreado.




El botón Dirección del texto cambia la dirección del texto de las celdas

seleccionadas. Para ver las direcciones disponibles hacemos clic en este botón varias

veces.

El botón Márgenes de celdas nos permite personalizar los márgenes de celda y

el espaciado entre las mismas. Al hacer clic en esta opción vemos el siguiente cuadro de

diálogo:

Alinear arriba a la izquierda

Alinear en el centro a la izquierda

Alinear abajo a la izquierda

Alinear arriba en el centro

Alinear verticalmente

Alinear abajo en el centro

Alinear arriba a la derecha

Alinear en el centro a la derecha

Alinear abajo a la derecha




Propiedades de la tabla

El botón Propiedades del grupo Tabla de la ficha Presentación de

Herramientas de tabla, nos permite establecer varias opciones de la tabla, tales como

el tamaño de la tabla, la alineación y el ajuste del texto, el alto de fila, el salto de página

entre filas y las opciones de encabezado de fila, el ancho de columna y el tamaño y

alineación de celda y otras opciones de celda. La ejecución de la orden nos proporciona

el cuadro de diálogo Propiedades de tabla, el cual cuenta con cuatro fichas donde

podremos establecer las propiedades de los distintos elementos de la tabla.

Tabla

Tamaño: en este configuraremos el ancho total de la tabla y la unidad de medida

utilizada.

Alineación: por ser las tablas flotantes, son tratadas como imágenes por lo que

podemos seleccionar una alineación de ellas con respecto al texto del documento.

La opción Sangría izquierda, nos permite establecer una sangría para toda la tabla.

También podemos establecer bordes y sombreados a la tabla, utilizando el botón

Bordes y sombreado.




Fila

Nos muestra las propiedades de la/s fila/s seleccionadas.

Tamaño: nos permite modificar el tamaño de la/s fila/s.

Permitir dividir las filas entre páginas: nos permite dividir el texto de una fila de

una tabla en un salto de página.

Repetir como fila de encabezado en cada página: las filas seleccionadas

aparecerán como título de una tabla que se repite en las páginas siguientes si la

tabla ocupa más de una página. Esta opción sólo está disponible si entre las filas

seleccionadas está incluida la fila superior de la tabla.

Los botones Fila anterior y Fila siguiente nos llevan a la fila anterior o siguiente

para modificar sus propiedades.




Columna

Muestra las propiedades de la/s columna/s seleccionadas.

Tamaño: nos permite modificar el tamaño de la/s columna/s.

Los botones Columna anterior y Columna siguiente nos lleva a la columna

anterior o siguiente para modificar sus propiedades.




Celda

Muestra las propiedades de la/s celdas/s seleccionadas.

Tamaño: Activamos la casilla de verificación Ancho preferido y escribimos o

elegimos el ancho que deseamos para la celda seleccionada. En la lista Medir en

podemos cambiar el ancho de la celda a una medida fija en centímetros o a un

porcentaje de toda la tabla.

Alineación vertical: alinea el contenido de la celda arriba, al centro o abajo.




Columnas de estilo periodístico


Introducción

Crear texto en columnas




Introducción

Muchas pueden ser las utilidades que le podemos dar a las Columnas de estilo

periodístico. Podremos por ejemplo diagramar un folleto, un diario, un Boletín, etc. Si

bien existen otros programas específicos para tal fin, ¿Por qué no utilizar nuestro

procesador de texto? El mismo que utilizamos para crear documentos, cartas, etc.

El texto con el que trabajamos puede estar dividido en diferentes columnas como lo

muestra la imagen siguiente:

Si deseamos editar un documento en el que se utilizan diferentes números de columnas,

es recomendable escribirlo todo entero como una sola columna y luego dividir las partes

deseadas en el número de columnas que necesitemos. También se puede hacer mientras

se escribe, pero puede resultar un poco más complicado.




Crear texto en columnas

Establecer columnas antes de escribir el texto

Para establecer la cantidad de columnas antes de comenzar a escribir debemos

posicionarnos en el lugar donde deseamos que comiencen las columnas y presionar el

botón Columnas del grupo Configurar página de la ficha Diseño de

página. Esta acción despliega la siguiente lista de donde elegimos el tipo de columna a

utilizar:

El texto de las columnas

de estilo periodístico fluye

desde la parte inferior de

una columna hacia la

superior de la siguiente.

Espacio entre

columnas

Para cambiar el ancho de

una columna arrastramos el

marcador de columna de la

regla hasta la nueva posición. Línea entre columnas

Marcador de columna




La opción Más columnas… nos muestra el cuadro de diálogo Columnas:

Cuando utilizamos esta modalidad podemos elegir en la lista Aplicar a si este formato

se aplicará a todo el documento o desde la posición del cursor hacia delante.

Algo que debemos tener en cuenta es que si en una página establecemos por ejemplo 2

columnas, el texto fluirá hasta el final de la misma para pasar luego a la segunda

columna. Si necesitamos escribir o desplazarnos antes a la segunda columna debemos

hacer clic en el botón Saltos del grupo Configurar página de la ficha Diseño

de página. En la lista que se despliega seleccionamos a la opción Columna.

Seleccionamos un formato

preestablecido o ingresamos

el número de columnas

deseado.

Para colocar diferentes

anchos y espacios a las

columnas, debemos

desactivar la casilla

Columnas de igual ancho.

Indicamos dónde se aplicará

el formato establecido.

Activamos o

desactivamos líneas

entre columnas.




Esta acción nos permitirá ir a la columna siguiente sin necesidad de tener que escribir o

presionar Intro hasta el final de la primera.

Ejemplo

En el siguiente ejemplo se muestra (imagen izquierda) una página dispuesta en dos

columnas. La primera contiene información pero no completa toda la columna. Entonces

si deseamos comenzar ahora a escribir en la segunda columna en la posición del cursor

debemos insertar un Salto de columna (imagen derecha)




Establecer columnas luego de escrito el texto

Como lo expresáramos anteriormente si necesitamos trabajar con distinta cantidad de

columnas a lo largo del documento o por qué no en una misma página, lo más sencillo

es escribir todo el texto y luego transformar en columnas parte a parte.

Para esto sólo debemos seleccionar el texto a encolumnar y presionar botón Columnas

del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página. Elegimos un

estilo de columnas de la lista desplegable o bien lo hacemos desde el cuadro de diálogo

estableciendo la cantidad de columnas y su configuración. Si encolumnamos el texto

seleccionado desde el cuadro de diálogo Columnas, como hay una selección (texto,

imágenes, etc) el cuadro Aplicar a mostrará por omisión la opción Texto seleccionado lo

que nos asegura el formato sólo a la parte seleccionada.

Posición del

cursor




Ejemplo:

En el siguiente ejemplo tenemos una página en la que decidimos que la primer parte

quedará en una sola columna, y el siguiente ítem en dos columnas (texto seleccionado

imagen izquierda). Luego de ejecutada la orden y establecida la configuración de las

columnas se mostrará en columnas solo el texto seleccionado (imagen derecha).

No podemos utilizar columnas de estilo periodístico en encabezados, pies de página, ni

comentarios. Para organizar el texto de estas áreas, utilizamos una tabla.




Uso y creación de Formularios


Acerca de los formularios

Datos que pueden contener

Diseño y creación

Rellenar datos

Imprimir formularios




Acerca de los formularios

Un formulario es un documento que contiene espacios en blanco de relleno o campos de

formulario, en los que se escribe o elige información. Por ejemplo, en Microsoft Word se

puede crear un formulario de inscripción en pantalla con listas desplegables en las que

los usuarios pueden seleccionar elementos.

Podemos diseñar un formulario desde cero ayudándonos con la utilización de tablas,

cuadros de textos, borde, sombreados, etc. para lograr un formulario eficazmente

diseñado que resulte fácil de utilizar. También podremos utilizar una plantilla de

formulario proporcionada por el propio Word.

Ejemplo

Formulario creado con las herramientas de formulario heredadas




Datos que pueden contener

Los espacios donde el usuario debe ingresar la información se denominan Campos de

formulario.

Para una mejor organización del formulario será conveniente utilizar una estructura de

tabla para diseñarlo como se muestra en la imagen de la página anterior.

Word 2007 tiene distintos tipos de controles de contenido que podemos usar para

diseñar formularios:

Control de contenido de texto: para ser rellenados por el usuario. Como por ejemplo

Nombre, Apellido etc.

Formulario creado con las herramientas de controles de contenido




Control de contenido de imagen: inserta un control de contenido de imagen, por ejemplo

una foto.

Control de lista desplegable: listas desplegables en las que escogemos una de las

opciones haciendo clic sobre la flecha de la parte derecha.

Campos de formularios con casilla de verificación: casillas para marcar. Se utilizan

cuando tenemos varias opciones para seleccionar y pueden ser seleccionadas una o más

de ellas.

Selector de fechas: inserta un control de contenido de fechas.

La prestación formularios de Word está pensada para que pueda llenar e imprimir formularios en

pantalla de forma rápida y amena. A su vez estos pueden ser diseñados para que se imprima

todo (datos y diseño) o para que se impriman solo los datos colocando en la impresora un

formulario preimpreso.




Diseño y creación

Podemos definir un formulario creando una tabla que contenga estos campos o crear un

formulario a partir de una plantilla de muestra de las que hay disponibles en el sitio de

Microsoft Office Online Web. Después de creado y guardado podemos imprimirlo de

modo que podamos rellenarlo a mano o bien en computadora.

Para crear un formulario a partir de una plantilla existente:

1) Hacemos clic en el botón de Microsoft Office y seleccionamos la opción Nuevo.

2) En el cuadro de diálogo Nuevo documento hacemos clic en la opción Formularios

de Microsoft Office Online.

3) Por último seleccionamos el formulario deseado y presionamos el botón Descargar.

Para diseñar un formulario debemos realizar los siguientes pasos:

1) Solicitamos la creación de un nuevo documento en blanco.

2) Decidimos qué tipo de formulario deseamos y definimos su estructura. El uso de

tablas facilitará nuestra tarea.

3) Decidimos que tipo de campos necesitaremos y comenzamos a agregarlos.

4) Protegemos el formulario y lo guardamos como plantilla.




Definir estructura

Para esto lo más conveniente es utilizar un diseño de tablas.

Debe tener en cuenta que cuando diseña el formulario usted deberá ingresar manualmente los

datos descriptivos que indicarán al visitante el dato que se está pidiendo ingresar o seleccionar

(por ejemplo, Nombre, Apellido, etc). El campo de formulario solo es el espacio para rellenar o

las opciones que debe indicar.

Agregar controles de contenido al formulario para ser rellenado en Word

Para agregar campos al formulario en Word 2007 primeramente debemos asegurarnos

de tener habilitada la ficha Programador.

En caso de no ser así hacemos clic en el botón de Microsoft Office y a

continuación clic en Opciones de Word . En el área Más frecuentes del

cuadro de diálogo debemos marcar la casilla de verificación Mostrar ficha

Programador en la cinta de opciones.

Texto Descriptivo




En el grupo Controles de la ficha Programador tenemos las herramientas para agregar

campos al formulario. Para esto posicionamos el cursor en el lugar donde colocaremos el

campo y presionamos el botón correspondiente en el grupo Controles.

Insertar control de contenido de texto

Por ejemplo, para agregar el campo Nombre posicionamos el cursor a la derecha del

Texto descriptivo:

Cursor




Presionamos el botón Modo Diseño , luego hacemos clic en el botón Texto

enriquecido o el botón Texto . El campo se mostrará agregado de la siguiente

forma:

Si necesitamos cambiar el texto de instrucción del control simplemente borramos el que

se muestra por omisión y escribimos el nuevo texto.

Luego de insertado el campo debemos configurar sus propiedades. Para esto nos

posicionamos sobre el campo y presionamos el botón Propiedades del control

, acción que mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

En este completamos los campos que deseados. Por ejemplo el campo Título mostrará el

título del control insertado. En Etiqueta por omisión toma el mismo nombre del título,

podemos cambiarlo.

Si habilitamos la casilla de verificación Usar un estilo dar formato al contenido, podemos

establecer un estilo de la lista o crear uno nuevo presionando el botón Nuevo estilo…

Si deseamos que el control de contenido desaparezca cuando alguien escribe otro

contenido que reemplace las instrucciones debemos habilitar la opción Quitar control de

contenido cuando se modifique el contenido.

Campo de texto insertado




Insertar control de contenido de imagen

Para insertar este control primeramente posicionamos el cursor en la celda

correspondiente, hacemos clic en el botón Modo Diseño y a continuación clic

en el botón Control de contenido de imagen .

Una vez insertado el control podemos editar las propiedades del mismo haciendo clic en

el botón Propiedades :

Insertar Campo con casilla de verificación

Si necesitamos que se pueda elegir uno o más ítems de una serie de opciones será

conveniente utilizar casillas de verificación. Al igual que lo vimos en el ejemplo anterior

agregamos el texto descriptivo que en este caso serán opciones y luego insertamos la

casilla presionando el botón Casilla de verificación de la lista del botón

Herramientas heredadas .

Instrucciones de texto

Etiquetas Título




Luego de insertada la casilla debemos configurar sus opciones. Para esto, al igual que en

los campos insertados anteriormente, seleccionamos la casilla y presionamos el botón

Propiedades .

Para la casilla de verificación el cuadro de diálogo será el siguiente:

Aquí podremos modificar el tamaño para la casilla y especificar si estará Activada o

Desactivada cuando el formulario sea utilizado.

La opción Casilla activada debe estar seleccionada para que el usuario pueda marcarla y

desmarcarla al utilizar el formulario.

Casilla de verificación

Texto descriptivo

Casilla de verificación




Insertar Cuadro combinado.

Ahora si lo que necesitamos es que elijan una opción de una lista de opciones será

conveniente utilizar una lista desplegable. Para esto luego de ingresar el texto

descriptivo y posicionarnos en el lugar donde será colocada la lista presionamos el botón

Modo diseño , y a continuación Cuadro combinado .

Luego de insertado este campo deberemos agregarle los elementos de la lista. Para esto

realizamos hacemos clic en el botón Propiedades el para mostrar el

siguiente cuadro de diálogo:

En el cuadro Propiedades de la lista desplegable agregamos la primera opción que puede

ser un elemento de la lista o por ejemplo Ninguno o Clic aquí para elegir, etc. Luego

presionamos el botón Agregar. Repetimos la operación hasta completar la lista y

presionamos el botón Aceptar. El campo mostrará el primer elemento de la lista.




En la lista se pueden agregar hasta 25 elementos de 50 caracteres como máximo por

cada uno.

Insertar Selector de fecha.

Para insertar un control de contenido de fecha hacemos clic en el botón Modo diseño

y luego en Selector de fecha .

Para editar sus propiedades hacemos clic en el botón Propiedades el cual

nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Proteger partes de un formulario

Podemos proteger los controles de contenido de un formulario para evitar que se elimine

o modifique un control o un grupo de controles. Para esto seleccionamos los controles de

contenido y hacemos clic en el botón Propiedades del grupo Controles de la

ficha Programador.




Esta acción nos muestra el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido y

en el área Bloqueando seguimos uno de los siguientes procedimientos:

1. Activamos la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido

para que nos permita modificar el contenido pero no eliminarlo.

2. Activamos la casilla de verificación No se puede editar el contenido para que nos

permita eliminar el contenido pero no modificarlo.

Proteger todos los controles de un formulario

Para que nuestro formulario funcione como tal, luego de crearlo debemos protegerlo

utilizando el botón Proteger documento del grupo Proteger de la ficha

Programador. De la lista de este botón elegimos la opción Restringir formato y

edición.

En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, activamos

la casilla Admitir sólo este tipo de edición en el documento.

En la lista de restricciones de edición seleccionamos la opción Rellenado de

formularios.




En Comenzar a aplicar hacemos clic en el botón Sí, aplicar la protección

. Esta orden nos muestra el cuadro de diálogo Comenzar a aplicar

protección en donde asignaremos una contraseña si lo deseamos.

Guardar el Formulario

Cuando guardamos el formulario creado será conveniente hacerlo como plantilla, de este

modo cuando necesitamos un formulario en blanco solicitamos un nuevo documento

basado en esa plantilla, ingresamos los datos y lo guardamos en forma normal.

Para guardarlo como plantilla hacemos clic en el botón de Microsoft Office y del

submenú de la opción Guardar como elegimos Plantilla de Word.

Esta acción nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:




Elegimos una ubicación y pulsamos el botó Guardar.

Rellenar datos

Ahora cuando necesitemos un formulario en blanco para rellenar hacemos clic en el

botón de Microsoft Office y seleccionamos la opción Nuevo. En el cuadro de

diálogo Nuevo documento elegimos la opción Nuevo a partir de existente… del área

Plantillas.




La ejecución de esta orden nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

En este seleccionamos la plantilla correspondiente al formulario y presionamos el botón

Abrir.

Para rellenar deberemos hacer clic y escribir en el lugar indicado, activar una casilla de

verificación o seleccionar una opción en caso de tener una lista desplegable. Luego de

rellenado guardamos el documento como lo haríamos con cualquier documento normal.

Si necesitamos uno nuevo volvemos a solicitar la plantilla que siempre estará en blanco.

Plantilla del

formulario




Imprimir formularios

Los formularios se imprimen como cualquier documento, aunque puede sucedernos que

tengamos un formulario en pantalla pero que a su vez tengamos preimpreso el mismo

formulario por lo que solo necesitamos imprimir los datos que ingresamos y no todo el

diseño.

Si necesitamos únicamente imprimir los datos ingresados en el formulario los campos

del mismo deben estar creados con las herramientas de Formularios heredados.

Utilizamos el botón Campo de texto en lugar de insertar un control de contenido de

texto ya sea enriquecido o simplemente de texto .

En vez de utilizar la herramienta Cuadro combinado del grupo Controles, usamos

la herramienta Cuadro combinado (control de formulario) de la lista de

Herramientas heredadas.

El control de contenido de fecha no se imprimirá, en lugar de usar este control de

contenido agregamos un Campo de texto .

Para imprimir únicamente los datos rellenados en el formulario hacemos clic en el botón

de Microsoft Office y luego clic en Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir

hacemos clic en el botón Opciones, nos mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Word.

En Avanzadas activamos la casilla de verificación Imprimir sólo los datos de un

formulario.

Formularios

heredados

Cuadro combinado (control de formulario)




Configuración de la página e impresión


Vista Lectura de pantalla completa

Configuración de la página

Vista preliminar

Configuración de la impresión




Vista Lectura de pantalla completa

La vista Lectura de pantalla completa de Word facilita la lectura de los documentos.

Optimiza el documento para su lectura en la pantalla, lo que incluye texto de mayor

tamaño, líneas más cortas y páginas que se ajustan exactamente a la pantalla.

Para acceder a esta vista presionamos el botón Lectura de pantalla completa

del grupo Vistas del documento de la ficha Vista.

La ventana de Word se mostrará de la siguiente forma:

Las tareas que se mostrarán a continuación son algunas de las que podremos realizar en

esta vista:

Desplazarnos a través del documento

Para esto podemos utilizar los botones Página anterior y Siguiente página de la parte

superior o las flechas de la parte inferior para ir hacia atrás o hacia adelante




respectivamente. Cuando posicionamos el cursor del mouse en el margen izquierdo o

derecho del documento vemos que cambia a la forma de una mano. Al hacer clic cuando

se muestra el cursor de este modo nos podremos mover a la anterior o siguiente página

según corresponda.

Otra forma de movernos dentro de esta vista es pulsando las teclas AV. PÁG. y RE. PÁG.

Ir a una pantalla determinada rápidamente

Presionamos el botón Vista en miniatura de la siguiente lista:

Word abrirá un panel en la parte izquierda de la ventana donde mostrará una miniatura

de cada pantalla.

Hacemos clic en la miniatura a la cual deseamos ir. Esta se mostrará en la parte derecha

de tamaño normal.

Para cerrar el panel de la vista en miniaturas presionamos icono de cierre del panel o volvemos a

ejecutar la orden de la lista desplegable.

Resaltar un texto

Si necesitamos resaltar un texto que deseamos por ejemplo revisar luego seguimos el

siguiente procedimiento:

Página anterior Siguiente página




1) Presionamos el botón .

2) Para elegir un color para resaltar debemos hacer clic en la flecha.

3) Seleccionamos el texto o gráfico que deseamos resaltar.

Comentarios

Para insertar un comentario en la vista de pantalla completa seleccionamos el texto al

cual agregaremos el comentario, presionamos el botón Herramientas y

elegimos la opción Nuevo comentario.

Otro modo de insertar un comentario es presionando el botón Nuevo comentario .

El comentario se mostrará en el margen derecho del documento:

Si necesitamos eliminar un comentario solicitamos el menú emergente sobre el

comentario y hacemos clic en la opción Eliminar comentario.

Comentario insertado




Escritura

Si necesitamos modificar el texto del documento mientras lo leemos en la vista de

pantalla completa, debemos habilitar la opción Permitir escritura de la lista

desplegable del botón Opciones de vista .

Desactivar la vista Lectura de pantalla completa

Para salir de esta vista debemos presionar el botón Cerrar de la parte superior

derecha de la ventana o la tecla Esc.

Permitir escritura




Configuración de la página

Es muy importante la configuración de la página para obtener un óptimo resultado al

momento de imprimir. Para configurar todos los detalles referentes al formato de la

página utilizamos las herramientas del grupo Configurar página de la ficha Diseño de

página.

Márgenes

Los márgenes de página son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de

una página. Generalmente el texto y los gráficos se insertan dentro del área de

impresión, no obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes como por

ejemplo encabezados, pies de página y números de página.

Podemos establecer márgenes predefinidos a nuestro documento, para esto presionamos

el botón Márgenes y elegimos un tamaño de margen de la lista desplegable.

Si deseamos personalizar el tamaño de los márgenes hacemos clic en la opción

Márgenes personalizados, esta acción nos muestra el cuadro de diálogo Configurar

página de donde modificaremos los valores en la ficha Márgenes.




El margen de encuadernación es un margen extra previsto para la encuadernación de un documento, se agrega al margen ya existente. En la opción Posición del margen interno especifique la posición del margen y en la opción Encuadernación coloque una medida para el mismo.

En el área Páginas podemos indicar una disposición de páginas diferentes si tenemos un

documento con varias páginas. Las opciones entre las cuáles podemos elegir además de

la opción Normal que es la predeterminada son: Márgenes simétricos, Dos páginas por

hojas ó Libro plegado.

En el cuadro de lista Aplicar a debemos indicar si la configuración establecida se aplicará

A todo el documento (opción predeterminada), o a partir de la posición del punto de

inserción. Si tenemos establecidas diferentes Secciones en el documento o modificamos

la orientación del papel se agregará alguna opción más.

Podemos modificar rápidamente los márgenes arrastrando sus límites en la regla. Para

mostrar las medidas del área de texto y de márgenes, mantenemos presionada la tecla

Alt. mientras arrastramos.

Margen




Orientación

El botón Orientación nos permite elegir la posición del papel pudiendo ser

vertical u horizontal.

Esta orden la podemos también establecer desde el área Orientación de la ficha

Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página.

Tamaño

La lista desplegable del botón Tamaño nos da la posibilidad de elegir un tamaño

de papel para nuestro documento.

Si necesitamos aplicar un tamaño específico seleccionamos la opción Más tamaños de

papel… de la lista. Esta acción nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo:




Números de línea

Microsoft Word puede contar el número de líneas de un documento automáticamente y

mostrar junto a cada línea de texto el número correspondiente.

Esto nos puede ser de utilidad para hace referencia a líneas específicas de un

documento.

Para insertarlos presionamos el botón Números de línea y de la lista

desplegable elegimos una de las opciones:

Si hacemos clic en Opciones de numeración de línea… vemos el siguiente cuadro de

diálogo:

Seleccionamos el tamaño de papel para

nuestro documento

En Ancho y Alto podemos establecer

nuevas medidas para configurar un tamaño

personal.

Estableceremos la fuente de papel para la Primera y

Otras páginas ya que es muy común que la primera hoja se imprima en un tipo

de papel diferente a las subsecuentes.

Estas opciones dependerán de la impresora que se tenga seleccionada ó predeterminada




Si hace clic en el Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Configurar página, accederá

al cuadro de diálogo Configurar página donde tendrá todas las opciones descritas

anteriormente para establecer la configuración de página deseada.

Vista preliminar

La impresión de documentos si bien parece una tarea sencilla, debe hacerse con

precisión y sobre todo conocer muy bien las posibilidades y los detalles que se deben

cuidar.

Es conveniente siempre realizar una vista previa del documento antes de ser impreso.

Siempre debe recordar que lo que no se ve en la Vista preliminar no se verá en la impresión.

Nos permite establecer donde

comienza una nueva sección

Indicamos aquí si deseamos encabezado y

pie diferentes para la Primera página y/o para Páginas pares e impares.

Establece números de línea a

la izquierda del documento

(se cuentan todas

exceptuando las de tablas,

notas al pie, encabezados,

pies y marcos).

Evita que sean impresas las notas finales de esta sección.

Permite establecer el tipo de alineación vertical. La

alineación por omisión es la superior permitiéndonos variar

entre centrada, justificada y abajo

Muestra el cuadro de diálogo Bordes y Sombreado.

Margen de encabezado y pié de página




Para obtener una vista del documento antes de ser impreso hacemos clic en el botón de

Microsoft Office , elegimos la flecha situado junto a la opción Imprimir y a

continuación hacemos clic en Vista preliminar.

También podemos acceder mediante el botón Vista preliminar de la barra de

acceso rápido.

En Vista preliminar la pantalla se visualizará de la siguiente manera:

Esta ventana cuenta con una cinta de opciones dividida en cuatro grupos que nos

permitirá realizar distintas operaciones en esta vista.

Barra de acceso rápido




Grupo Imprimir

Dentro de este grupo tenemos:

Botón Imprimir : muestra el cuadro de diálogo imprimir que se describe en el

siguiente Item del tema.

Botón Opciones : nos muestra el cuadro de diálogo Opciones en el cual podemos

cambiar las opciones de impresión.

Grupo Configurar página

En este grupo se encuentran los botones Márgenes , Orientación y

Tamaño de los cuales ya hemos visto la funcionalidad de cada uno en el punto

anterior.

Grupo Zoom

Botón Zoom : nos abre el cuadro de diálogo Zoom para especificar el nivel de zoom

del documento.

Botón 100% : aplicamos un zoom del 100% del tamaño normal al documento.

Botón Una página : acerca el documento para que se ajuste toda la página

en la ventana.

Botón Dos páginas : acerca el documento para que dos páginas se ajusten

en la ventana.




Botón Ancho de página : acerca el documento para que el ancho de la

página coincida con el ancho de la vetana.

Grupo Vista previa

La casilla de verificación Mostrar regla nos permite mostrar u ocultar las reglas.

La casilla de verficación Aumentar convierte el cursor del mouse en una lupa con la cual

podemos alternar rápidamente entre los niveles de zoom de 100% y ajustar Una página

completa haciendo clic en el documento.

El botón Encoger una página intenta reducir el documento en una

página disminuyendo ligeramente el tamaño y espaciado del texto. Por ejemplo si

tenemos un documento y la última página tiene poco texto podemos utilizar esta opción

para que el contenido de esta última página pase a la anterior.

El botón Página siguiente nos permite desplazarnos a la siguiente

página del documento.

El botón Página anterior nos permite desplazarnos a la página anterior

del documento.

El botón Cerrar vista preliminar cierra la ventana Vista preliminar y regresa a

la vista de edición del documento.




Configuración de la impresión

Para imprimir un documento hacemos clic en el botón de Microsoft Office y a

continuación clic en la opción Imprimir. Esta orden nos brinda el siguiente cuadro de

diálogo:

Si deseamos imprimir todo el documento con las opciones de impresión por defecto,

utilizamos la opción Impresión rápida del submenú Imprimir de la lista del botón de

Microsoft Office .

Seleccionamos la impresora a utilizar

Especificamos las páginas a imprimir.

Fijamos Nº de copias del intervalo especificado.

Seleccionamos si deseamos imprimir, el documento, sus

propiedades, etc.

Opciones adicionales de impresión.

Funciona como la ampliación o reducción de una

fotocopiadora, ajustándose al tamaño de hoja seleccionado.

Podemos especificar que se imprima más de una página por hoja. Es útil, por ejemplo, para sacar borradores.

Oprimimos este botón para ajustar las propiedades de la impresora seleccionada.




Otra forma de acceder al cuadro de diálogo Imprimir es ejecutando la combinación de teclas Ctrl. + P.

Opción Impresión rápida.

Tablas, columnas, formularios e impresión de páginas en...

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