Taller de técnicas de comunicación eficaz - Presentaciones

Taller de técnicas para una

presentación y comunicación

eficacesComunicación

Abril, 2010.

Hablar en público ≠

Comunicar

El sabio habla porque tiene algo que decir; el tonto, porque tiene que decir

algo.

Platón, 427-347 a.C.

¿Cómo se produce la comunicación?

5 competencias que generan

CREDIBILIDAD

1. Competencia (habilidades)

2. Carácter (personalidad, carisma)

3. Compostura (serenidad, calma, tranquilidad)3. Compostura (serenidad, calma, tranquilidad)

4. Extroversión (simpatía, empatía)

5. Sociabilidad (empatía de grupo)

Carmine Gallo

Estrategias de persuasión.

Josh Gordon

Estrategias de persuasión

Entusiasmo

disfrutar de

lo que se

dice

Autenticidad

creer en lo que

se dice

dice

Oratoria: persuadir no es manipular.

Ethos

Credibilidad

del orador

Triada de

la retórica

AristótelesLogos

Conocimiento

de la

argumentación

Pathos

Habilidad de

crear un

entorno

emocional

IESE Insight

Aprender a presentar… sugerencias

• La preparación es la clave:

1. ¿Qué quiere lograr?

2. Realice un esquema de puntos principales: quien mucho abarca,

poco aprieta

3. Piense en las ayudas visuales que requerirá

4. Escriba la introducción y conclusión al final:

1. Introducción: ¿Cómo te beneficiará la exposición? ¿Por qué es

importante para ti la exposición? Llamar la atención del público

2. Conclusión: Resumir. Remitir al público a la introducción. Inspirar al

público.

5. Prepare sus notas (sólo para ganar en seguridad).

6. La práctica hace al maestro.

Management para dummies

Aprender a presentar… sugerencias

• Potenciar las ayudas visuales: siempre que puedas

cambiar una palabra por una imagen

• Aprendizaje visual: Hasta no ver, no creer (y

posiblemente tampoco retener). Nelson &

Economy.

• ¿Por qué?

– Transmiten información con mayor rapidez

– Las personas retienen información gráfica más tiempo

– Rompen la monotonía


Aprender a presentar… consejos

• Tranquilízate.

• Salude al auditorio (cultive el contacto previo

con la audiencia).

• Espere a obtener y captar la atención del • Espere a obtener y captar la atención del

público (técnica del silencio).

• Empiece la exposición: aprovecha tu

oportunidad de comunicar.


Factores que hacen fracasar una

presentación

1. Falta de preparación

2. Desconocer a la audiencia

3. Exceso de ayudas visuales3. Exceso de ayudas visuales

4. Demasiado material

5. Usar un tono monótono

6. Falta de enfoque

McCroskey, Holdrige & Toomb

Fases de una presentación: las 3Ps

1. Planificación

2. Preparación2. Preparación

3. Presentación

Fase 1: Planificación

• Fija tu objetivo

• Resumen ejecutivo de tu objetivo

• Investiga - analiza:

– Audiencia– Audiencia

– Lugar

– Tema

• Preguntas clave: ¿Es importante para ti, por que? ¿Qué significa el mensaje para ti? ¿Por qué te explico esto? ¿A quien le importa?

Fase 2: Preparación

• Realiza un esquema (gráfico) del mensaje

• Crea tu propia historia (storyboard)

• Desarrolla la presentación

– Introducción– Introducción

– Cuerpo

– Desenlace

• Prepárate a ti mismo

Antes de la Presentación…

• Practica todo lo que puedas. Ensaya frente a

amigos o familiares que te den su opinión.

• Memoriza los primeros minutos de la

presentación: tendrás un recurso en los presentación: tendrás un recurso en los

momentos que generan más nerviosismo.

Instantes antes de la Presentación…

• Piensa en positivo: visualízate frente a una

audiencia entregada y apasionada.

• Cerciórate que la informática funciona.

• Reafírmate: tu puedes hacerlo bien.• Reafírmate: tu puedes hacerlo bien.

• Piensa que la audiencia espera que tu también

triunfes en tu presentación.

Entrando en la sala…

• Sonríe.

• Muévete con naturalidad.

• Fija tu atención en un par de caras ‘amigas’.

• Se tu mismo.• Se tu mismo.

Fase 3: Presentación

Momentos:

• Abre con una idea clave

• Explica que les vas a contar

• Esboza la ideas

Consejos:

• Lee a tu audiencia

• Cuida tu lenguaje

• Cuida tu vestimenta• Esboza la ideas

• Usa esquemas de procesos

gráficos

• Cuéntaselo

• Cierra con la misma idea

clave con que comenzaste

• Cuida tu vestimenta

• Cuida tu tono de voz

Superando situaciones negativas…

Sin

preparación

Sabelotodo

Después de la

• Flexibilidad

• Aligera contenido para conseguir mejor

seguimiento

• Recuerda el objetivo de la presentación.

•No luches con él.

•Involúcralo en la presentación.

•Su información como contribución y

participación.

Después de la

comida

Follonero

• Si esta en tu mano, escoge un menú ligero

• Intenta usar argumentos rompehielos

• Comparte tus contenidos con la audiencia

• Invita a participar

• Traslada la conversación a toda la audiencia

Ante las preguntas…

• Anticipa las preguntas que puedan surgir.

• Escucha atentamente a los intervinientes.

• Repite claramente la cuestión.

• Diríjase al auditorio en general.

• Responde directa, clara y concisamente.• Responde directa, clara y concisamente.

• Tacto: reformular preguntas poco elegantes, capciosas o negativas.

• Alimentarse de datos para responder.

• Ser honesto: si no sabemos, lo admitimos.

• Pasa a la próxima pregunta.

Una buena presentación…

Un buen Un buen Un buen Un buen

mensaje

Un buen

diseño

Un buen

desarrollo

Un buen contenido

Analizar la audienciaRecoger buena

información

Transformar información

en un buen esquema o

storyboard

• ¿Necesidades • ¿Qué beneficios • Hacer un • ¿Necesidades que tienen?

• ¿Nivel de conocimientos?

• ¿Actitud frente al tema?

• Demografía

• ¿Qué beneficios quiero para la audiencia?

• ¿Qué saben ya del tema?

• ¿Cuál es mi objetivo?

• Hacer un

esquema de

contenidos

• Agrupar los

datos en el

esquema

Storyboard…

Introducción Nudo Desenlace

• Debe incluir una • Estilo narrativo • Resumir • Debe incluir una agenda y descripción clara de objetivos

• Se pueden usar estrategias de: humor, plantear una pregunta, una anécdota, una cita famosa…

• Estilo narrativo

• Estilo cronológico

• Estilo problema-

solución

• Estilo actualidad

• Estilo causa-efecto

• Estilo periodístico

• Resumir

conclusiones

• Fijar pasos futuros

• Abrir a la impresión

de la audiencia

Estilos del storyboard

• Presenta los hechos en el orden en que

se han producido

Estilo

cronológico

• Fijas las causas y explicas sus efectosEstilo causa

• Fijas las causas y explicas sus efectosEstilo causa

- efecto

• Usas todas o algunas de las preguntas

QUE, QUIEN, CUANDO, COMO y

PORQUE

Estilo

periodístico

Estilos del storyboard

• Defines el problema, sus razones tu

solución y repasas las conclusiones

Estilo problema

- solución

• Transportas a la audiencia en un Estilo narrativo

• Transportas a la audiencia en un

viaje a través de tu presentaciónEstilo narrativo

• Divides el tema general en

subtemas y los describes

Estilo de

actualidad

Dinámica #2

• Individualmente

• Prepara un esquema de tu STORYBOARD

• Desarróllalo para la segunda sesión,

remitiendo antes por email a remitiendo antes por email a

[email protected]

Un buen diseño: principios básicos

• Usa una idea clave por diapositiva

• Usa frases y palabras clave

• Esquematiza y numera tus ideas

• Usa capitales a principio de frase o palabra, no • Usa capitales a principio de frase o palabra, no

abuses.

Un buen diseño…

Diseño Consistencia Color

• El diseño es el • Posición del texto e • Busca el contraste• El diseño es el

esqueleto que da

soporte al cuerpo

(el mensaje) y no al

revés

• Posición del texto e imágenes

• Tipos y tamaños de letras

• Los fondos

• Los gráficos

• El tratamiento de las imágenes

• Busca el contraste

• Busca la armonía de

colores

• Evita composiciones

de más de 4 colores

Barreras del powerpoint.

Dave Paradi

Consejos sobre tablas.

Consejos sobre gráficos.

Una buena presentación…

Voz Lenguaje MovimientoLenguaje

corporal

• Suena natural • Habla con • Abre tu circulo • Firmeza –• Suena natural

• Cultiva:

1. Volumen (suficiente)

2. Entonación (evita monotonía)

3. Ritmo (atención al nerviosismo)

• Habla con

sentimiento y

convencimiento.

• Frases cortas.

• Palabras sencillas

y claras.

• Habla despacio y

claro.

• Abre tu circulo

de movimiento

en toda la sala.

• Ayúdate de las

manos

• Usa las pausas

para dar

énfasis a una

idea

• Firmeza –

energía

• Usa las manos

• Relajado, no

pasota

• Contacto

visual

constante

Consejos en el lenguaje corporal

• Saca las manos de los bolsillos

• No cruces las manos en tu trasero

• No cruces los brazos

• No te pongas en postura de parra• No te pongas en postura de parra

• No escurras tus manos de forma nerviosa

Preparar un discurso

‘Si tengo que pronunciar un discurso de 2

horas, empleo 10 minutos en su

preparación. Si se trata de un discurso de

10 minutos, entonces tardo 2 horas en 10 minutos, entonces tardo 2 horas en

prepararlo’

Winston Curchill

Fórmula SOAM

1. Situación 2. Objetivo 3. Auditorio 4. Método

IESE Insight

• Considere el

tiempo y el

lugar

• Atención a la

comunicación

no verbal:

entonación

expresión

facial, gestos,

contacto

visual…

• Concrete su

objetivo

• Borrador:

introducción,

cuerpo y

conclusión

• Introducción +

conclusión =

15% tiempo

máximo

• Los oyentes

son los

clientes

• El contenido

debe

adaptarse al

cliente

• Ayudas

audiovisuales

• Evitar escribir

todo

• Plan B: la

tecnologia

falla

10 errores que evitar: barreras de

comunicación

Evita leer tus notas…

• Repasa tus notas

• Absórbelas (no las

memorices)

• Prepara, prepara y prepara

tu presentación… hasta el

ensayo general

Carmine Gallo


comunicación

No evites el contacto visual…

• El contacto visual crea

confianza, credibilidad y

feed-back en tu audiencia.

• Contacta con ellos un 90% • Contacta con ellos un 90%

del tiempo

• El 10% restante puedes

dedicarlo a las diapositivas,

pero recuerda: hablas a tu

audiencia, no a tus

diapositivas

Carmine Gallo


comunicación

Cuida tu vestido…

• No te vistas por debajo de

tu audiencia

• Adapta tu vestido a la

cultura de la audiencia y cultura de la audiencia y

añade un toque de

elegancia

Carmine Gallo


comunicaciónTransmitir inquietud, nerviosismo, duda…

• Evita gestos de nerviosismo

• Transmite inseguridad y se

traslada al mensaje

• Graba tus presentaciones

para corregir estos gestos

Carmine Gallo


comunicación

No ensayar…

• Practicar y practicar

• Re-escuchar la propia

presentación

• Hacer ensayos generales,

funcionan

Carmine Gallo


comunicación

Permanecer impasible…

• No somos un mueble

• Hay que transmitir

dinamismo

• Moverse, caminar, gesticular.

• Dinamizar con la voz y con el

cuerpo

Carmine Gallo


comunicación

Recitar el texto…

• Asumimos que la audiencia

sabe leer

• Las diapositivas son un

complemento, y no al revéscomplemento, y no al revés

• Administra y economiza el

texto: regla 4 palabras X 6

líneas

• Añade anécdotas e historias

que amenicen el texto

Carmine Gallo


comunicación

Hablar demasiado…

• Buscamos un mensaje

apasionado, conciso y claro

• La atención baja a los 18

minutosminutos

• Revisa tu mensaje: ¿puedes

simplificarlo? ¿y volver a

simplificarlo? …

Carmine Gallo


comunicación

No aburrir…

• La audiencia se centra en la

apertura y la clausura

• Debes de dar razones a la

audiencia para generar audiencia para generar

interés en tu contenido

Carmine Gallo


comunicación

Acabar mal…

• El nudo del mensaje no

centra el interés de la

audiencia

• Debes inspirar al final• Debes inspirar al final

• Resume al final tus ideas

CLAVE

• Ofrece una idea inspiradora

que aporte algo nuevo a la

audiencia

Carmine Gallo

1 consejo fundamental

Ofrece a la audiencia sólo

aquello que necesita aquello que necesita

saber.

Jerry Weissman

6 pasos para lograr una presentación

fantástica

1. Empiece por el

principio

2. Sea informativo,

no abrumador

3. Prepare una visión

general

• Domine lo que

quiere decir

• No de rodeos

• Decida el objetivo

y haga un

esquema de

principio a fin

• Ofrezca

información útil

(solamente)

• Fije los puntos

principales en su

esquema

• Apoye en datos,

evidencias y

observaciones

convincentes

• Las diapositivas

son una guía-mapa

de la presentación

• La diapo es un

instrumento, no el

objetivo

• Descubra

información tras

las diapo

Woods & Smith


fantástica

4. Prepare como si fuera un

actor

5. Párese y haga la

presentación clara y

comprensible

6. Tenga un plan de respaldo

• Domine sus nervios

a través del ensayo

• Evite improvisar

• Hable claro, vocalice

bien y a velocidad

moderada

• Planifique y

cronometre: ojo a

prever preguntas

• Revise el equipo

• Controle el tono

de voz

• Evite muletillas

como ‘bueno’,

‘usted sabe’,

‘entonces’,

‘mmmmm’ …

• Que la técnica no

te traicione, tenga

copia en papel y

de la presentación

• Grabe para

mejorar

Woods & Smith


fantástica: consejos…

Los gestos….

• Use las manos de forma natural,

sin flacidez ni energía excesiva

• No señale a las diapos

excesivamente

El diseño…

• Usar fuentes claras: Arial, Lucida Bright, Lucida Sans, SansSerif, Tahoma o Verdana.

• Evite efectos especiales distractoriosexcesivamente

• Las manos a la vista, ni en la

espalda ni en los bolsillos

• De la cara, nunca la espalda

• Muévase con motivo

distractorios

• Use poco texto, con letra grande y legible. Tipo mínimo: 20 pt.

• Fondos con gradientes de color de oscuro a claro

• Evite fondos verde-rojo

• El fondo amarillo siempre funciona

• Evite el violeta para asuntos serios (color oscuro = estabilidad).

Woods & Smith

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