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TALLER EN GRUPO

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

MARA DEL MAR ECHEVERRY BURITIC EDWIN DANIEL TARQUINO QUIROGA

SANDRA PAOLA LPEZ VARGAS

GRUPO No. 3

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

ARMENIA-QUINDO 17 DE MARZO DE 2015

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TALLER EN GRUPO

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

MARA DEL MAR ECHEVERRY BURITIC EDWIN DANIEL TARQUINO QUIROGA

SANDRA PAOLA LPEZ VARGAS

GRUPO No. 3

Profesora:

LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ

Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y

Archivstica.

UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

ARMENIA-QUINDO 17 DE MARZO DE 2015

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INTRODUCCIN

La socializacin de las etapas, procesos, y herramientas del proceso de Gestin

Documental logra un entendimiento en la conformacin y desarrollo de los archivos

mediante la interpretacin y aplicacin de diferentes aspectos archivsticos que,

establecen actividades y procesos para las transferencias y manejos documentales,

como relacin directa de una correcta investigacin de los diferentes componentes de

un PGD.

El objetivo de este taller es ofrecer una herramienta de fcil acceso que oriente las

complejas labores de los archivos tanto a nivel terico como metodolgico no solo en

nosotros como estudiantes sino en aquellos interesados en el tema.

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OBJETIVOS

GENERAL

Dominar con claridad las etapas del ciclo vital de los documentos, normas y procesos

de un programa de Gestin Documental, que se ven desde su proceso de creacin

hasta su disposicin final, siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente.

ESPECFICOS

1. Adquirir conocimientos tericos y prcticas sobre el Ciclo vital de los

documentos.

2. Despus de investigar sobre este trabajo, identificar la importancia de la unidad

de correspondencia y los procesos de la Gestin Documental.

3. Reconocer los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases.

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TALLER EN GRUPO

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Respuesta: Son el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

Respuesta:

Clasificacin: Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin) de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad.

Ordenacin archivstica: Es el procedimiento de tipo prctico por el cual son relacionados unos elementos con otros, siguiendo criterios lgicos establecidos de antemano como pueden ser la fecha, las letras del alfabeto, los nmeros. La ordenacin se aplica, al igual que la clasificacin, en los distintos niveles o agrupaciones documentales. Los mtodos ms comunes para ordenar los documentos son: - Alfabtico - Cronolgico - Numrico - Topogrfico

Descripcin:

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Es el conjunto de tcnicas archivsticas por medio de las cuales se brinda una representacin exacta de la unidad documental en cuestin, tanto en lo que respecta a sus caractersticas internas (informacin) como externas (soporte, estado fsico, etc.). La descripcin se realiza en varios niveles (conocidos como niveles de descripcin), mismos que coinciden con las agrupaciones documentales mencionadas: fondo, seccin, serie, expedientes y documentos.

El objetivo de una labor descriptiva es hacer accesibles los fondos documentales de un archivo.

Debe formularse un programa descriptivo a fin de proporcionar con prontitud

ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo, por mnimos que sean.

Los instrumentos de consulta deben revelar el contenido y el carcter de los

documentos y facilitar su localizacin. Adems, deben responder a las demandas imprevisibles de un pblico indeterminado y heterogneo, de modo que puedan ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los documentos.

Ponerlos al alcance de los usuarios.

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

Respuesta: Organizacin de Archivos: conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos y funcionales para revelar su contenido. Ejemplo:

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Ordenacin: Es la operacin archivstica realizada dentro del proceso de la organizacin, la cual consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin.

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

Respuesta: La clasificacin refleja la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institucin.

5. Qu implica la clasificacin?

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Respuesta: Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin.

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos?

Respuesta: La clasificacin bien fundamentada, deber basarse tanto en la aplicacin de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo, como en la identificacin de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que stas tramitan.

Principio de Procedencia:

En el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y subsecciones documentales). Los institucionales estn referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad. En lo que respecta a los productores administrativos, la procedencia est dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que estn organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgnica. Por lo anterior, el concepto de Procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

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Ejemplo: En la estructura orgnica de un municipio, los documentos generados en la Secretara de Gobierno, por procedencia, conformaran una seccin documental, en la que se integraran los documentos producidos en desarrollo de las funciones asignadas. As mismo, como esta Secretara puede delegar algunas funciones en grupos de trabajo Grupo Inspecciones, Grupo de Servicios Generales, entre otros, los documentos que testimonian el cumplimiento de esas funciones delegadas, confirmaran las subsecciones documentales correspondientes.

Orden Original: Este principio archivstico en la clasificacin, se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trmite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trmite administrativo. Esto solo se puede lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones y su participacin en los diferentes trmites administrativos. El Orden Original (secuencia administrativa de produccin) se relaciona con las Unidades Documentales, en las que se plasman las actividades adelantadas en

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la resolucin de un asunto, que por funcin le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada. Estas funciones estn definidas en los actos administrativos (ley, decreto, resolucin, acuerdo, acta, u otros) emitidos por el organismo competente y regladas por normas de procedimiento. Para que el Principio de Orden Original cumpla su cometido, debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trmite determinado. As, cada unidad documental deber estar conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo a cada trmite, de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea reflejada la creacin y uso de los documentos, as como la razn por la cual fueron creados. Ejemplo: Las Tesoreras de Rentas Municipales, deben rendir cuenta de los pagos que efectan por diferentes conceptos, para lo cual cumplirn con los trmites establecidos en los Manuales de Procedimientos. Dichos procedimientos sealan los documentos necesarios para la gestin administrativa e indican el orden en que deben agruparse segn su produccin. La reunin de estos documentos da como resultado la Unidad Documental Orden de Pago. As, esta unidad documental podra estar conformada por los siguientes documentos:

Solicitud de compra Cotizaciones Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro de Disponibilidad Presupuestal Factura de compra Orden de compra Entrada de almacn Recibo de satisfaccin

Al agrupar los documentos de acuerdo con el trmite, se est respetando el principio archivstico de Orden Original, preservando la ordenacin fsica de los documentos producidos en dicho trmite. De igual manera, dado que las Tesoreras tramitan varios pagos por diferentes conceptos, la reunin de todas estas unidades documentales dar como resultado la Serie Documental Ordenes de Pago.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la Clasificacin?

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Respuesta: Las funciones determinan las series (conjunto de unidades documentales de estructura y de contenidos homogneos elaborados de un mismo rgano productor) que corresponden a cada agrupacin documental, puesto que stas son el resultado de procesos o actividades reguladas mediante normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En toda institucin hay funciones comunes y especficas:

LAS COMUNES: son funciones administrativas genricas que sirven de apoyo en el ejercicio de las competencias de cualquier entidad a nivel personal, de contabilidad, de sistemas, o de almacn, entre otras.

LAS ESPECFICAS: son funciones delegadas en las reas tcnicas, las

cuales desarrollan la misin de la entidad y constituyen su razn de ser hacindola diferente de cualquier otra.

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin? Respuesta:

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9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Respuesta: Es un elemento indivisible, inseparable, inherente de una serie documental, la cual:

1. Puede estar constituida ya sea por un solo documento, o por un conjunto de

ellos que conforman un expediente. 2. Promueva la generacin de acciones administrativas para su posterior

trmite.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de cada una. Respuesta: La unidad documental en archivo es el elemento principal de una serie documental.

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE (Series con unidades

documentales simples)

UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA (Series con unidades documentales

complejas)

Es aquella que est conformada por una solo tipologa documental (pieza documental, unidad archivstica conformada por un documento completo) con una funcin homognea o repetitiva

Son unidades con variedad de tipologas documentales (pieza documental, unidad archivstica conformada por un documento completo) relacionadas con algn aspecto en comn respondiendo a una secuencia dentro del trmite repetitivo

Ejemplos: Decretos, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, actas de juntas, asambleas, comits, circulares administrativas

Ejemplos: Contratos, rdenes de pago, historias laborales, historias clnicas, investigaciones disciplinarias, procesos jurdicos, contravenciones, licencias de trnsito

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11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

Respuesta: Los tipos documentales tambin se relacionan con el trmino unidad documental simple y con pieza documental, la cual es entendida como una unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada como un documento.

Como ejemplos de piezas documentales o unidades documentales simples tenemos: Actas, informes, recibos de caja, hojas de vida, una ley, una resolucin, una carta.

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?

Respuesta: El ciclo vital de los documentos (Archivo Total) es el control y

seguimiento del proceso archivstico en sus distintos procesos desde su

produccin hasta su disposicin final, mediante estos ciclos por los que

atraviesan los documentos se identifica su permanencia en cada uno de los tres

tipos de archivo que debe tener toda institucin en las distintas dependencias.

La permanencia es definida mediante las Tablas de Retencin Documental y las

Tablas de Valoracin Documental.

1. FASE ACTIVA: Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados

en el transcurso de alguna gestin y termina una vez que se concluye

definitivamente el asunto que gener la documentacin. El lugar de disposicin

es la propia rea generadora.

2. FASE SEMIACTIVA: Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el rea a

los documentos, ha cumplido su periodo en trmite. El periodo de conservacin

en archivo de concentracin es denominado precaucional. El tiempo que

permanecer lo indican los valores primarios de los documentos, los cuales que

son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo establecido de acuerdo a la

legislacin (Catalogo de Disposicin Documental)

3. FASE INACTIVA: en esta fase se indica cual ser el destino de la

documentacin:

Muestreo

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Baja documental

Transferencia, y

Traslado al archivo histrico

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin

documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,

Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y

Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e

indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de

ellos e ilstrelos con fotografas.

Respuesta: La entidad que visitamos es la Pontificia Universidad Javeriana,

seccional Cali. La persona que nos atendi en el Archivo Central se llama:

Andrea Parra Orozco. Al igual que otras entidades en las que averiguamos para

tomar las fotografas respectivas de cada uno de los procesos que all se

ejecutan, hubo algunas restricciones en ciertas actividades.

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PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL:

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1. PLANEACIN:

En esta primera fase del Programa de Gestin Documental PGD, se encuentran un conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema de gestin documental. En el Archivo Central de la Pontificia Universidad Javeriana se inici con el PGD hace ms de 10 aos. Se vio la necesidad de integrar el Programa de Gestin Documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la Institucin, as como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas informativas de las que hace uso la Institucin. Se cuenta con manuales de procesos y procedimientos, con compilacin de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retencin documental, tablas de valoracin documental, adopcin de normas tcnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital. En este proceso no se pueden tomar fotografas, por tal motivo, se reemplazar por una imagen alusiva a este proceso.

Imagen tomada de: http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2010/01/24/%C2%BFnecesito-un-

programa-de-gestion-documental/

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2. PRODUCCIN:

Se orientan los formatos que son de uso comn a la administracin, que pueden

ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben

regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones

especficas.

Las actividades que se llevan a cabo en cada dependencia de la Universidad son:

Creacin y diseo de documentos.

Medios y tcnicas de produccin y de impresin (procesadores de texto).

Determinacin y seleccin de soportes documentales (CD-ROM, discos

pticos, discos duros, video).

Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Determinacin de uso y finalidad de los documentos.

Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la

entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografa.

Normalizacin de la produccin documental:

Identificacin de dependencias productoras.

Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios

regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la

TRD.

Directrices relacionadas con el nmero de copias.

Control de la produccin de nuevos documentos.

Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

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En las fotografas se muestra como una colaboradora de la Universidad realiza

la apertura de un expediente, que en este caso se trata de la Hoja de Vida de un estudiante de pregrado, de la Facultad de Ingeniera.

3. GESTIN Y TRMITE:

Permite mejorar los procesos de recepcin de solicitud o trmite, mediante la

confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite,

identificacin del trmite, determinacin de competencia, segn funciones de las

dependencias y la definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Esta etapa permite ejercer un mayor control de los trmites a que haya lugar con la

produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

A continuacin se enumerarn algunas de las actividades que se llevan a cabo

durante este proceso, de acuerdo a la visita realizada:

1. Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones.

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Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo

electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Mtodos de empaque y embalaje. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

Lo que logramos identificar mediante la visita, es que no cuentan con Ventanilla

nica, ya que toda la informacin llega directamente a un Punto de Informacin que

se encuentra ubicado cerca a la entrada de la Universidad, all una persona se

encarga de recibir toda la documentacin externa, registrarla en un archivo (tipo

Excel) y se direcciona hacia la respectiva oficina, la persona encargada de

distribuirla al interior de la Institucin es un mensajero interno o patinador.

All se llevan a cabo las actividades de distribucin de documentos externos e

internos, adems de los documentos enviados y todas las actividades que esto

conlleva.

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No fue posible tomarle una fotografa al mensajero interno o patinador de la Universidad, escogimos esta fotografa de internet que lo representa.

Imagen tomada de:

http://www.logismarket.com.ar/cehic/mensajeria-interna-y-

traslados-interplanta-empresarial/2503973304-1179610491-

p.html

4. ORGANIZACIN:

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de:

1. CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo,

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seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad. Se encarga de:

Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin y/o valoracin y de

los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

2. ORDENACIN DOCUMENTAL: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Se encarga de:

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.

Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin.

3. DESCRIPCIN DOCUMENTAL: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin (GRGA). Se encarga de:

Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e

ndices. Actualizacin permanente de instrumentos.

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5. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS:

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo

electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Registro de documentos: Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales

como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

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Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

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6. DISPOSICIN DE DOCUMENTOS:

En la visita observamos que en este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

LA CONSERVACIN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente.

ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: Aplica para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios.

SELECCIN DOCUMENTAL: Esta es utilizada con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente.

DIGITALIZACIN: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador.

Este es el rtulo que

se imprime al ingresar

la documentacin al

Sistema en el Archivo

Central.

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En este computador, los monitores (estudiantes de la misma Universidad), se encargan de digitalizar toda la informacin que ingresa al Archivo, ya sean Historias Laborales,

Hojas de Vida de Estudiantes, Planos, entre otros.

7. PRESERVACIN A LARGO PLAZO:

En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la

proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos

adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus

distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente

documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.

En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del

Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia.

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Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, re almacenamiento y empaste/encuadernacin

(Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento).

Apoyo a la reproduccin. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantacin de Planes de contingencia. Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes

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Esta es la estantera empleada para conservar toda la documentacin que se recibe de cada una de las diferentes dependencias de la Universidad.

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En este tipo de estantera se conservan los planos de la Pontificia Universidad Javeriana.

8. VALORACIN DOCUMENTAL:

Consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial de los documentos.

No logramos tener acceso a las Tablas de Valoracin Documental (TVD) de la Universidad por temas de confidencialidad, por ello a continuacin nicamente se enumerarn algunas de las actividades que se ejecutan durante este proceso:

a. Anlisis de la informacin asociada al estudio institucional (leyes, reglamentos, acuerdos, manuales de organizacin y procedimientos, planes de trabajo, etctera).

b. Recopilacin, anlisis y registro de la informacin levantada en campo (estudio documental: series identificadas, relaciones entre las series y las funciones de las que se derivan, volumen de las series, periodicidad, frecuencia de uso de la informacin, espacios y almacenamiento, instrumentos de control archivstico existentes, etctera).

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c. Anlisis de funciones sustantivas y desarrollo de criterios de valoracin y disposicin documental para las series asociadas a dichas funciones.

d. Anlisis de funciones adjetivas y desarrollo de criterios de valoracin y disposicin documental para las series asociadas a dichas funciones.

e. Integracin de un cuadro concentrado de criterios de valoracin y disposicin documental.

f. Diseo y anlisis de instrumentos para la valoracin (catlogo de disposicin documental, inventarios de transferencia y depuracin).

g. Evaluacin de resultados.

Dimensiones de la valoracin de acuerdo con su definicin:

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14. Identifique cmo clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

Respuesta: En la Pontificia Universidad Javeriana, clasifican los documentos de la

siguiente manera:

1. Identificacin de Productores: Se lleva a cabo la identificacin de las

agrupaciones documentales: Fondo, Seccin, Subseccin. En el Archivo de la

Pontificia Universidad Javeriana se cuenta con un Fondo Abierto, ya que

estamos hablamos de la documentacin de una entidad administrativamente

vigente.

2. Estructura Orgnica: Para establecer esta estructura, se basan en

organigramas, manuales de funciones, manuales de procedimientos y

Reglamentos Internos.

3. Series Documentales y Asuntos: Se identifican con las funciones y actividades

desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos

propuestos. La documentacin generada en desarrollo de esta actividad origina

una unidad documental que conforma la Serie Documental. De igual manera,

cada serie documental est asociada a un asunto particular.

PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE

PROCESOS ARCHIVO DE GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTRICO

PLANEACIN

X

PRODUCCIN

X

GESTIN Y TRMITE

X

ORGANIZACIN

X X X

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TRANSFERENCIA

X X

DISPOSICIN DE DOCUMENTOS

X X X

PRESERVACIN A LARGO PLAZO

X X X

VALORACIN

X

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin. Respuesta: Ejemplo No. 1: Sandra Paola Lpez Vargas Hoja de vida de estudiantes. Produccin: La secretaria de la correspondiente Facultad se encarga de la

apertura de los expedientes de los estudiantes de pregrado.

Gestin y Trmite: Se lleva a cabo el proceso interno de matrcula, se

organizan los documentos de apertura del expediente: Certificado de estudios,

Acta de grado, ICFES; fotocopia del documento de identidad, fotocopia del carn

de la EPS.

Adems de se agrega el documento de admitido que expide la Facultad, el

formato de inscripcin, formato de entrevista, la carta de aceptacin.

Si se ha realizado traslado, se deben anexar los documentos correspondientes e

igualmente para casos de homologacin y por ltimo se anexan los tabulados de

notas. Cuando el estudiante se grada se enva o transfiere el expediente al

Archivo Central.

Organizacin: Se realiza la marcacin de la carpeta, la foliacin y la depuracin

de los documentos que son duplicidad.

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Transferencia: Las secretarias son las encargadas de diligenciar el FUID, lo

envan por correo electrnico a las personas del Archivo Central, all es revisado,

se realiza la contestacin de este correo, verificando que todos los campos del

formato estn debidamente diligenciados, de ser as se realiza el requerimiento

de envo al Archivo Central.

Cuando la documentacin llega al Archivo Central se revisa que la informacin

que se encuentra en el archivo digital, enviado por las secretarias coincida con

los documentos fsicos, de ser as, se hace un acta de entrega, una copia de

entrega a la secretaria y la otra copia se conservar en el Archivo.

Cuando las Hojas de Vida de los estudiantes ya se encuentran en el Archivo

Central, el personal encargado realizar el ingreso o registro de la Hoja de Vida

en el sistema o Base de Datos, el cual arrojar un cdigo o nmero consecutivo

que se imprime y coloca en la parte inferior de la carpeta, ste permitir la fcil

ubicacin del material en las estanteras.

Disposicin de Documentos: Las hojas de vida de los estudiantes se

conservaran en el Archivo de Gestin de cada una de las Facultades hasta que

el estudiante se gradu, cuando esto ocurra se enva al Archivo Central, donde

se conservarn permanentemente.

Preservacin a largo plazo: Las hojas de vida de los estudiantes se

conservarn los expedientes correspondientes, con el nombre de cada

estudiante, su rtulo respectivo y se ubicarn en estanteras debidamente

marcadas para su fcil ubicacin, custodia y conservacin.

Se har un proceso de digitalizacin de las Hojas de Vida de los estudiantes,

esto permite que la informacin quede registrada en la pgina web del

colaborador, en un Portal en el cual solo las secretarias y personal autorizado

podrn consultar la informacin all contenida.

Adems se realiza limpieza, monitoreo y control permanentes de las condiciones

ambientales y de las instalaciones en las cuales reposan las Hojas de Vida de

los estudiantes.

Valoracin: Segn las TVD realizadas por el personal encargado de Archivo y

con la colaboracin de las oficinas productoras (Facultades) de las Hojas de

Vida de los estudiantes, se les asigna un tiempo de 5 aos en el Archivo de

Gestin y despus se conservarn permanentemente en el Archivo Central.

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Ejemplo No. 2: Mara del Mar Echeverry Memorando.

ARCHIVO DE GESTIN

Los memorandos son producidos en cualquier dependencia para efectos de

comunicacin interna.

Se radica por la oficina que lo produce y se enva a las personas o

dependencias de su inters.

Este documento se archiva por la dependencia que lo produce de acuerdo a las

TRD y por la que lo recibe.

La permanencia en este archivo, depende del tiempo estipulado en la TRD de la

dependencia productora, como de la dependencia que lo recibe.

Despus de haber cumplido el tiempo de retencin en las dependencias

destinatarias, se elimina el memorando.

ARCHIVO CENTRAL

Una vez cumplido el tiempo de retencin estipulado en la TRD, se procede a

realizar la transferencia del memorando al archivo central de la dependencia

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que lo produce. Dentro de este archivo reposa el memorando por el tiempo

establecido en la TRD.

Despus de haber cumplido el tiempo, si su disposicin final es conservacin

total, pasa al archivo histrico; de lo contrario es eliminado.

ARCHIVO HISTRICO

Si los memorandos cumplen con los lineamientos de hacer parte de una serie o

subserie documental de conservacin total, llegan a este archivo. De ser as, el

memorando es conservado permanentemente.

Imagen tomada de: http://www.docstoc.com/docs/44974217/Modelodememorandos2

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Ejemplo No. 3: Edwin Daniel Tarquino Quiroga

Primer paso: El documento es una orden de compra, el cual tiene fecha, precio,

el nombre del comprador, la especificacin del artculo, los respectivos sellos y

firmas, tanto del centro de operaciones como del jefe de logstica.

Segundo paso: En el recibo de identifica que an no se ha puesto el sello y la

firma de recibido, segn el acuerdo 060 de 2001 para poder dar inicio al trmite

correspondiente.

Tercer paso: Al documento se le identifica la dependencia y se debe entregar el

registro y control en contabilidad.

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Cuarto paso: Se identifica el documento con su cdigo respectivo y la orden es

enviada por correo electrnico y se establece el tiempo mximo para el trmite

de la comunicacin.

Quinto paso: Mediante la serie ubicada en el documento se localiza y recupera

la gestin de la consulta por medio de una eficaz identificacin.

Sexto paso: Al ser un documento contable que fue elaborado y enviado para su

respectiva adquisicin, es devuelto a la entidad donde se le asigno la serie y es

organizado para su consulta.

Sptimo paso: Se consulta la unidad documental, porque la compra debe ser

verificada si cumple con las caractersticas para la recepcin.

Octavo paso: Debemos conservar el documento segn las medidas preventivas

para garantizar la integridad fsica segn el acuerdo AGN 007 1994, donde se

tiene en cuenta las condiciones ambientales y la prevencin de desastres.

Noveno paso: Disposicin final. En el momento en que el documento pierda su

valor administrativo primario y secundario, se iniciaron procedimientos segn las

TRD o TVD.

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. Respuesta: En la Transferencia Primaria, los Valores Primarios son:

ADMINISTRATIVO: Aquel que poseen los documentos producidos o

recibidos por una institucin y sirven como testimonio de sus

procedimientos y actividades.

LEGAL: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarn en

la institucin para su posible uso y as certificar derechos u obligaciones

de la administracin pblica o de sus ciudadanos.

FISCAL: Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de

testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.

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En la Transferencia Secundaria, los Valores Secundarios son:

EVIDENCIAL: Es el valor que revela el origen, organizacin y desarrollo de la institucin.

TESTIMONIAL: Refleja la evolucin y los cambios ms importantes desde el punto de vista legal que sufre la institucin (polticas, reglamentos, procedimientos, decretos, leyes).

INFORMATIVO: La documentacin histrica por lo regular posee valores informativos en tanto revelan fenmenos particulares de las instituciones.

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. Respuesta:

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ACUERDO No. 003

El Comit Evaluador de Documentos del AGN es la instancia responsable de decidir sobre la valoracin y

disposicin final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del pas .

Sern funciones del Comit Evaluador de

Documentos:

Servir de rgano asesor del AGN para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

Emitir concepto a solicitud del AGN sobre las consultas relacionadas con los tiempos de conservacin de

documentos.

Sugerir el rgimen de acceso y transferencias de los documentos de valor secundario con base en las TRD y

TVD aprobadas por cada organismo.

Asesorar al Director General del AGN en los asuntos relativos a la evaluacin de las TRD y TVD aprobadas por

las entidades pblicas en los diferentes niveles territoriales y ramas del poder pblico.

Proponer las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental y recomendar se suspendan las

prcticas que atenten contra la preservacin y conservacin del mismo.

El Comit Evaluador de Documentos del AGN se reunir ordinariamente una vez al mes o extraordinariamente

cuando sea necesario.

Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del

AGN y se dictan otras disposiciones.

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ACUERDO No. 004

Las entidades del Estado y las privadas que

cumplan funciones pblicas, debern elaborar, evaluar,

aprobar, implementar y

actualizar las TRD y sus TVD.

Las TRD y las TVD deben ser elaboradas

por un equipo conformado por profesionales en

diferentes disciplinas como la archivstica ,

historia, derecho, ingeniera indrustrial,

entre otras.

La elaboracin de las TRD y las TVD deber

llevarse a cabo a partir de los cuadros

de clasificacin documental, siguiendo la

estructura orgnico-funcional de cada

entidad.

Las TRD y las TVD debern elaborarse teniendo en cuenta

las etapas relacionadas en el "Instructivo para la eloaboracin de las

TRD y las TVD", aprobado por el

AGN.

Los criterios para la

elaboracin de las TRD y las

TVD son:

Idoneidad.

Anlisis contextual.

Trazabilidad y control

Las TRD y las TVD debern ser aprobadas mediante

acto administrativo expedido por el

Representante Legal de la entidad, pervio concepto

emitido por el Comit Institucional de Desarrollo

Administrativo.

Las TRD y las TVD debern

publicarse en la respectiva pgina

Web de las entidades pblicas y mantenerse en dichos sitios Web permanentement

e.

Las TRD debern actualizarse en los siguientes casos:

Cuando existan cambios en la

estructura orgnica de la

entidad.

Cuando exiistan cambios en las

funciones.

Cuando sufra procesos de

fusin o liquidacin.

Cuando se generen nuevas

series y tipos documentales.

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procewdimiento

para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las TRD y las TVD.

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ACUERDO No. 005

Por el cual se establecen los bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen fucniones pblicas.

Las entidades del Estado estn en la obligacin de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin.

Todas las entidades del Estado estn obligadas a cerar, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el aceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, ciclo vital de los documentos, entre otros.

Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificacin documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificacin de documentos.

Todas las entidades del Estado estn en la obligacin de conformar un Archivo Central Institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los

documentos.

Las entidades pblicas deben desarrollar procesos de ordenacin documental, garantizando la adecuada disposicin y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disposicin durante el tiempo de permanencia establecida en las TRD y TVD.

Las entidades de Estado debernd esarrollar un programa de descripcin documental y elaborar diiferentes instrumentos de descripcin que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo.

Algunos de los Instrumentos Archivsticos son:

Censo.

Gua.

Inventario.

Catlogo.

ndices.

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CONCLUSIONES

Durante la realizacin de este trabajo, conocimos de manera ms profunda las

diferentes actividades de un sistema de Gestin Documental y la gran importancia

que tiene el proceso archivstico, aplicando los pasos de las fases y las etapas

puesto que son de gran importancia para el desarrollo de nuestras actividades

como futuros profesionales.

Adicionalmente, identificamos que el ciclo vital de los documentos, el sistema de

Gestin Documental y la normatividad deben estar articulados para estructurar un

buen Programa de Gestin Documental.

De acuerdo con la visita al Archivo Central de la Universidad Javeriana Cali,

encontramos que sus labores dan cumplimiento segn lo establecido por las leyes

del Archivo General de la Nacin, generando as, las buenas prcticas de

funcionamiento.

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