Dirección de Previsión de Carabineros de Chile

Santiago, Agosto 2010

ESTIMADOS(A) Tenemos el agrado de presentarles este Manual de

capacitación, que les permitirá adquirir o profundizar sus conocimientos acerca del Sistema de Evaluación de Desempeño vigente en DIPRECA.

Los invitamos a leer y releer esta presentación y participar activamente en el ejercicio de sus derechos y obligaciones.

Atte. DEPARTAMENTO DE PERSONAL

DIPRECA

Objetivos del TallerConocer la importancia del sistema de Gestión del

Desempeño de DIPRECA, en la gestión de RRHH y en la Modernización de la gestión.

Comprender el rol que les compete, como beneficiarios del sistema.

Identificar criterios de evaluación, para evaluar factores y subfactores, establecidos en las normativas vigentes.

Conocer las herramientas e instancias de apoyo, comunicación y retroalimentación.

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Ciclo Gestión de Personas en Dipreca

Importancia de la Gestión del DesempeñoPara los seres humanos una de las grandes

preocupaciones es saber como está haciendo las cosas.

También para las Organizaciones, la gestión del desempeño es una de las grandes preocupaciones.

La inquietud por conocer los avances y contribuciones de cada uno de los funcionarios y la urgencia de intervenir en los procesos de mejoramiento continúo, hace necesario comprender el impacto de implementar y desarrollar un adecuado sistema de Gestión del Desempeño.

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Gestión del Desempeño.

La gestión del desempeño abarca, una serie de elementos que permiten valorar y monitorear la contribución de los funcionarios y verificar su impacto en los resultados corporativos esperados, igualmente es una herramienta que fortalece la necesidad de conocer los elementos que favorecen o dificultan la tarea que diariamente se desarrolla en la prestación de servicios a usuarios.

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Gestión del Desempeño para la Administración Pública.

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Es un instrumento de gestión que permite evaluar anualmente el desempeño y las actitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y características de su cargo.

Ciclo de Gestión del Desempeño

Elección Representantes del

Personal1 - 10 julio 2010

(Inscripción)1 - 10 agosto 2010

(Elección)

Capacitación Anual del Sistema.

Marzo(Diseño y Panificación)

Agosto(Ejecución)

Ciclo de Gestión del Desempeño

1° Informe de Desempeño

2° Informe de Desempeño

Pre-Calificaciones

Calificaciones

¿QUIÉNES SE CALIFICAN O EVALÚAN?

Todos los Funcionarios incluido suplentes, En las siguientes listas

Lista 1 Distinción. Lista 2 Buena. Lista 3 Condicional. Lista 4 Eliminación.

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Los jefes directos serán los responsables de

las Precalificaciones que efectúen

El Director.

Su subrogante legal.(Fiscal)

Los miembros de la Junta Calificadora y los representantes del personal , que conservan la calificación del año anterior.

Los funcionarios que por cualquier motivo hubieran desempeñado sus funciones por un lapsus inferior a 6 meses, ya sea de forma continua o discontinua. Conservaran la Conservaran la calificación del año anterior.calificación del año anterior.

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¿QUIÉNES NO SE CALIFICAN O EVALÚAN?

Las Hojas de Compromiso Funcionario

Instrumento adicional del Sistema de Evaluación, que permite objetivar y consensuar los indicadores y resultados esperados del desempeño laboral en la evaluación de cada funcionario/a y aportar, con ello, al mejoramiento del desempeño individual, de la Unidad y de la Institución.

Los Informes de DesempeñoSon informes que contienen las notas en cada

subfactor, debidamente fundamentadas, con que el/la Jefe/a, previa autoevaluación y entrevista con el/la funcionario/a evaluado/a, que ha valorado el desempeño y las actitudes de cada uno de los funcionarios a cargo

LosLos Precalificadores, Precalificadores, deberán emitir dos Informes de Desempeño del personal de su dependencia en el respectivo período de calificaciones.

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Los Informes de DesempeñoDeberán ser notificados, dentro de los diez días siguientes a

la fecha de cumplimiento del plazo del respectivo informe de desempeño.

Si el funcionario no fuere habido por dos días consecutivos en su lugar de trabajo, se lo notificará por carta certificada, de lo cual deberá dejarse constancia. Mediante copia del informe y copia de la carta certificada.

El funcionario se entenderá notificado cumplidos tres días desde que la carta haya sido despachada.

El funcionario podrá formular observaciones al informe de desempeño dentro de dos días contado desde su notificación.

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Tanto, los Informes de Desempeño funcionario como la Hoja de Compromisos servirán de antecedente relevante para la

precalificación

Es la Evaluación anual realizada por la jefatura directa.

Se entiende por Jefatura Directa, la persona de quien depende en forma inmediata la persona a calificar.

Si el funcionario a calificar hubiere tenido más de un jefe durante período de calificaciones, le corresponde realizar su evaluación al último Jefe directo.

No obstante, dicho jefe deberá requerir informe de los otros jefes directos con los cuales se hubiere desempeñado el funcionario durante el período que se califica.

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La Precalificación

La Precalificación El Departamento de Personal, deberá entregar al jefe

directo, dentro de los primeros tres días de mes de septiembre de cada año, las hojas de vida del personal de su dependencia.

El jefe directo precalificará dentro del plazo de diez días a contar desde que le sean entregadas las hojas de vida.

El jefe deberá notificar en el plazo de dos días desde el vencimiento de los plazos

Si el funcionario no se encuentra por dos días consecutivos en su lugar de trabajo, se le notificará por carta certificada, y deberá dejarse constancia. Mediante copia de la precalificación y copia de la carta certificada.

Se entenderá notificado cumplidos tres días desde que la carta haya sido despachada

El funcionario podrá formular observaciones a la precalificación en un plazo de 5 días desde su notificación.

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Proceso de Retroalimentación

Se envía realiza junto con la precalificación y en conjunto con el funcionario.

Debe considerar, fortalezas del funcionario.Oportunidades de Mejora. Detectar Necesidades de Capacitación.

Es importante que la retroalimentación se haga en conjunto, antes de generar la

notificación de la precalificación

El Representante del Personal

Será elegido por todos los funcionarios afectos a calificación.

Se proponen los candidatos los primeros diez días de Julio, para que el director llame a elecciones los primeros diez días de Agosto.

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Si el personal no hubiere elegido su representante, actuará en dicha calidad el

funcionario más antiguo.

La Calificación Evaluación efectuada por la Junta Calificadora.

Estará compuesta, por los cinco funcionarios de más alto nivel jerárquico, con excepción del Jefe Superior, y por un representante del personal elegido por éste, según el estamento a calificar.

Será presidida por el funcionario de más alto nivel jerárquico que la integre.

El jefe de Personal, se desempeñará como secretario de la Junta Calificadora.

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La Calificación La Junta iniciará el proceso calificatorio el día

siguiente hábil al de su constitución, debiendo estar terminadas las calificaciones, en poder del secretario para su notificación, antes del 15 de octubreantes del 15 de octubre de de cada año.cada año.

Los acuerdos de la Junta deberán anotarse en las Actas de Calificaciones que llevará el secretario de la Junta..

Los acuerdos de la Junta Calificadora se adoptarán por mayoría de votos las votaciones serán confidenciales. En caso de empate decidirá el voto del presidente de la misma.

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La Calificación La notificación de la resolución de la Junta

Calificadora deberá realizarse dentro del plazo de cinco días contado desde la fecha de la última sesión de calificaciones.

La notificación al empleado la realizará el secretario de la Junta, quien deberá entregar copia autorizada del acuerdo respectivo de la Junta Calificadora, exigir la firma o dejar constancia de su negativa a firmar.

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Recursos de Apelación

El funcionario tendrá derecho a apelar de la resolución de la Junta Calificadora dentro del plazo de cinco días, contado desde la fecha de la notificación.

La Junta remitirá los antecedentes en el plazo de tres días.

En casos excepcionales, el plazo para apelar podrá ser de hasta diez días contados desde la fecha de la notificación.

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Recursos de Apelación Para la Apelación, se deberá tener a la vista la

hoja de vida, la precalificación, la calificación y antecedentes que proporcione el funcionario.

Podrá mantenerse o elevarse el puntaje asignado por la Junta Calificadora, pero no rebajarse.

Practicada la notificación, el funcionario sólo podrá reclamar directamente a la Contraloría General de la República.

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Efectos de la Calificación

El funcionario calificado por resolución ejecutoriada en lista 4, o por dos años lista 4, o por dos años consecutivos en lista 3consecutivos en lista 3, deberá retirarse del servicio dentro de los 15 días hábiles siguientes al término de la calificación.

Con el resultado de las calificaciones, se confeccionará un escalafónun escalafón disponiendo a los funcionarios de cada grado de la respectiva planta en orden decreciente conforme al puntaje obtenido.

En caso de empate prevalece la antigüedad.

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Observaciones:Los funcionarios tienen la impresión que las

Evaluaciones que realizan las Jefaturas dependen más de la Amistad que del Desempeño.

No todos se toman el tiempo de explicar las evaluaciones que realizan.

A veces desincentivan a los funcionarios cuando éstos ven, creen y sienten que realizan la misma labor con mayor preocupación que otros compañeros y finalmente todos obtienen la misma nota.

A veces manifiestan falta de instrucciones claras por parte de las jefaturas.

Por último siempre es importante hacer críticas constructivas al personal a cargo, destacar las cosas que se hacen bien y guiarlo para mejorar en lo que falla.

Antecedentes

El decreto N° 153 nace el día 27 de julio de 2004.

Reemplaza el antiguo Reglamento Especial de Calificaciones Nº 672 de 30 diciembre de 2001.

Sólo es aplicable al personal de DIPRECA , que esté sujeto a las normas del “Estatuto Administrativo”.

Se compone de nueve Artículos.

FactorFactor N° N° 1: Condiciones 1: Condiciones PersonalesPersonalesMide las actitudes del funcionario vinculadas con el

cumplimiento de sus funciones.Sub-factores :Sub-factores :

1.1. Iniciativa: Iniciativa: El funcionario propone soluciones a El funcionario propone soluciones a problemas existentes, y puede desempeñarse sin problemas existentes, y puede desempeñarse sin necesidad de supervisión y control en ausencia de necesidad de supervisión y control en ausencia de instrucciones detalladas, dentro de las facultades instrucciones detalladas, dentro de las facultades propias del cargo.propias del cargo.

2.2. Comunicación: Comunicación: El funcionario tiene la capacidad El funcionario tiene la capacidad de seguir instrucciones e informar oportuna y de seguir instrucciones e informar oportuna y exactamente a su equipo y/o personal del Servicio. exactamente a su equipo y/o personal del Servicio.

3.3. Discreción:Discreción: El funcionario mantiene reserva El funcionario mantiene reserva respecto de la información a la que tiene acceso en respecto de la información a la que tiene acceso en el desempeño de su cargo.el desempeño de su cargo.

Factor 2: Eficiencia.Factor 2: Eficiencia.Mide el resultado del trabajoel resultado del trabajo desarrollado en relación

con las tareas encomendadas de acuerdo a la planificación efectuada.

Sub-factores :Sub-factores :

1.1. Competencia en el Desempeño del Cargo: Competencia en el Desempeño del Cargo: El El funcionario aplica adecuadamente los funcionario aplica adecuadamente los conocimientos y habilidades adquiridos en el conocimientos y habilidades adquiridos en el desarrollo de su trabajo.desarrollo de su trabajo.

2.2. Calidad de Trabajo: Calidad de Trabajo: El funcionario da El funcionario da cumplimiento a sus labores de acuerdo a lo cumplimiento a sus labores de acuerdo a lo especificado en las tareas propias del cargo y otras especificado en las tareas propias del cargo y otras no especificadas, pero necesarias, individual o no especificadas, pero necesarias, individual o grupalmente, en forma clara, oportuna y de grupalmente, en forma clara, oportuna y de calidad, respondiendo a los objetivos planeados.calidad, respondiendo a los objetivos planeados.

3.3. Servicio al Usuario: Servicio al Usuario: El funcionario satisface las El funcionario satisface las necesidades de los usuarios internos y/o externos, necesidades de los usuarios internos y/o externos, entregentregando respuestas oportunas a sus demandas.ando respuestas oportunas a sus demandas.

Factor Factor 33: : Comportamiento FuncionarioComportamiento Funcionario..Mide la conducta del funcionario vinculadas en el cumplimiento

de sus labores.

Sub-factores :Sub-factores :

1.1. Cumplimiento de las Normas: Cumplimiento de las Normas: El funcionario El funcionario cumple las normas, órdenes e instrucciones cumple las normas, órdenes e instrucciones superiores y reglamentos internos establecidos en superiores y reglamentos internos establecidos en el Servicio. el Servicio.

2.2. Permanencia en el Puesto de Trabajo: Permanencia en el Puesto de Trabajo: El El funcionario permanece en el puesto de trabajo funcionario permanece en el puesto de trabajo durante la jornada laboral. durante la jornada laboral.

3.3. Puntualidad: Puntualidad: El funcionario cumple con sus El funcionario cumple con sus horarios de entrada y salida.horarios de entrada y salida.

Notas y Valores

Ponderadores

(DEBERÁN MULTIPLICARSE POR LA NOTA DE CADA SUB-FACTOR)

Lista y Puntaje (Los funcionarios se ubicaran en las listas de acuerdo al siguiente puntaje)

Para Recordar..

El Periodo de Precalificaciones se iniciará el 1 de El Periodo de Precalificaciones se iniciará el 1 de Septiembre de cada año. Septiembre de cada año.

La constitución de la Junta Calificadora, será el será el Primer Día Hábil del Mes de Octubre.Primer Día Hábil del Mes de Octubre.

Antecedentes

El decreto N° 3632 nace el día 31 de Diciembre de 1998.

Se compone de 2 Títulos:I.- Disposiciones Generales.II.- Del Proceso Calificatorio.(Cinco Párrafos)

1. De la Hoja de vida y la Calificación.2. Los Factores de Calificación.3. De las etapas del Proceso Calificatorio.4. De los recursos. 5. De los efectos de la Calificación.

Factores y subfactores de Calificación.

FACTOR N°1 RENDIMIENTO:FACTOR N°1 RENDIMIENTO: Mide el trabajo ejecutadotrabajo ejecutado durante el periodo, en

relación a las tareas convenidas.

1.1. Cumplimiento de la labor realizada:Cumplimiento de la labor realizada: mide la realización de los trabajos convenidos y la rapidez y oportunidad en su ejecución.

2.2. Calidad de la labor realizada:Calidad de la labor realizada: evalúa las características de la labor cumplida y la ausencia de errores en el trabajo y la habilidad en su ejecución.

Factores y subfactores de Calificación.

FACTOR N° 2 CONDICIONES PERSONALES:FACTOR N° 2 CONDICIONES PERSONALES:Evalúa la actitud del trabajadorla actitud del trabajador en su vinculación con los

demás.

1.1. Interés por el trabajo que realiza:Interés por el trabajo que realiza: mide el deseo del trabajador de perfeccionarse en el cumplimiento de sus obligaciones, de proponer la realización de actividades y e soluciones ante los problemas que se presenten y de proponer objetivos o procedimientos nuevos para la mejor realización del trabajo asignado.

2.2. Capacidad para realizar trabajos en equipo:Capacidad para realizar trabajos en equipo: mide la facilidad de integración del trabajador en equipos de trabajo, así como la colaboración eficaz que éste presta cuando se requiere que trabaje con grupos de personas

Factores y subfactores de Calificación.

FACTOR N°3 COMPORTAMIENTO FUNCIONARIO:FACTOR N°3 COMPORTAMIENTO FUNCIONARIO:Evalúa la conducta del trabajadorla conducta del trabajador en el cumplimiento

de sus obligaciones.

1.1. Cumplimiento de normas e instrucciones:Cumplimiento de normas e instrucciones: mide el respeto a los reglamentos e instrucciones de la Institución y a los demás deberes estatutarios.

2.2. Asistencia y Puntualidad:Asistencia y Puntualidad: mide la presencia o ausencia del trabajador en el lugar del trabajo y la exactitud en el cumplimiento de la jornada laboral.

 

Notas y Valores

Ponderadores.

Lista y Puntajes.

Ejercicios:

• Lean los siguientes 4 casos,• Reúnanse en grupos de 3 personas c/u, y• Efectúen la evaluación que corresponda.

Ejercicios:1) Jacob I Bernoulli es un funcionario del Código del Trabajo,

lleva 5 años en la Institución. Siempre llega puntualmente a su puesto de trabajo, atiende público de una manera muy cordial, de hecho los pensionados acostumbran traerle regalitos como dulces y chocolates por la preocupación que les demuestra. Siempre está en su puesto de trabajo y sólo se ausenta por motivos justificados y avisados con antelación.

Es bastante autosuficiente, pero se comunica poco con el resto del equipo de trabajo, aunque siempre cumple con los trabajos que se le piden y comete escasos errores. No le gusta mucho participar de festejos de ninguna clase, sus compañeros lo encuentran un poco apático por este motivo, pero en general es una persona de trato agradable.

Nos encontramos en el 02 de Febrero de 2010 y durante el período a evaluar no registra ni licencias ni atrasos.

Ejercicios:2) Blaise Pascal, tiene 23 años e ingresó hace 5 meses a la

Institución a ocupar el puesto de Auxiliar Estafeta G° 26, es un chiquillo muy simpático, rápido con las tallas y siempre le saca una sonrisa a la gente de la oficina. Como es “nuevito” no sabe mucho de las rutas de despacho que tiene que hacer, siempre anda preguntando que se hace con los documentos que se le entregan, aunque al integrarse al equipo de trabajo no recibió una inducción adecuada. Cuando tiene algo de tiempo libre siempre ofrece su ayuda, pero como no tiene muchos conocimientos acerca de los procesos internos de la institución, no puede en realidad brindar toda la ayuda que le gustaría. Aunque no conoce del todo las normas de la Institución su comportamiento generalmente es adecuado.

Nos encontramos en 01 de Septiembre de 2010 y durante el período a evaluar el Sr. Pascal no ha presentado licencias y lleva 245 minutos de atrasos no justificados.

Ejercicios:3) Leonarda Euler es una funcionaria (del escalafón Administrativo G°

20) que lleva 10 años trabajando para la Institución, es muy atenta y siempre cumple con el trabajo que se le ordena, es una persona muy amigable y cuesta hacerla enojar, pero cuando esto ocurre muestra un carácter de los mil demonios. Su trabajo rara vez presenta errores aunque le ha manifestado a su jefa querer asistir a cursos de capacitación en computación, porque piensa que sabiendo más en esta materia podría mejorar el tiempo en el que realiza sus labores y también entregar trabajos mucho mejor presentados, su jefa le ha respondido que no es necesario porque está bien con el nivel de conocimientos que tiene.

Leonarda ocasionalmente ayuda al resto del equipo de trabajo en sus quehaceres, y aunque le gustaría colaborar más, no le queda mucho tiempo disponible para hacerlo. Ella es muy, ordenada y cuando a la oficina le ha tocado trabajar en equipo ha demostrado sus cualidades de líder.

Hace un mes y medio se encuentra haciendo uso de su licencia de pre-natal. Nos encontramos en 01 de Septiembre e Leonarda ha presentado 50 minutos de atraso no justificado en el período a evaluar.

Ejercicios:4) Carl Gauss es un jefe que lleva 7 años trabajando en DIPRECA

(Directivo G°10), siempre está preocupado de los quehaceres de la oficina que tiene a cargo, ayuda a sus dependientes cuando tienen dudas, pero a veces le resulta difícil tener listos a tiempo los trabajos solicitados por otras reparticiones, los cumple con alguna demora, principalmente porque le cuesta ejercer su autoridad, piensa que dejará de parecer “simpático y amigable”.

Aunque es bueno planificando le es difícil concretar esos planes precisamente por su falta de liderazgo. Siempre está preocupado por mantener un grato ambiente en la oficina y tiene muy buena disposición cuando tiene que quedarse hasta más tarde a solucionar problemas de última hora.

Nos encontramos en 01 de Septiembre de 2010, durante el período a evaluar Gauss ha presentado 3 licencias (tipo 1) que suman 10 días en total. No presenta atrasos injustificados y tiene una anotación de Demérito por no entregar un trabajo a tiempo a su Jefatura Directa.

¿Qué es un Perfil de Cargo?Es el resultado de la descripción de cargo y

el análisis del conjunto de características generales y específicas que deber tener alguien para desempeñar de buena forma el cargo.

¿Para qué sirve un Perfil de Cargo?El perfil establece las características que se

buscarán en los postulantes.Da una descripción de las funciones que se

deben realizar, ySirve para detectar las brechas entre las

competencias requeridas y las que se tienen, y así lograr disminuir tal brecha.

Inducción al Personal de Nuevo IngresoPOLITICA DE INDUCCIÓN.Permite contribuir en la adaptación y el

desempeño de las personas que ingresan a DIPRECA, independientemente de su calidad jurídica, para que estos, puedan cumplir con los objetivos institucionales y funciones que el cargo requiere, además para adecuarse a las normativas existentes, a los equipos de trabajo y a la cultura organizacional de DIPRECA.

El Programa de Inducción que debe ser aplicado tanto aquellos(as) funcionarios(as) que ingresen a la Institución como también, aquellas, personas que, desempeñándose en la Dirección de Previsión, asumen nuevos cargos o funciones.

Inducción al Personal de Nuevo IngresoACTIVIDADES DEL PROGRAMA DE

INDUCCIÓN

SEPTIEMBRE 2010

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Inicio de las Precalificaciones.

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OCTUBRE 2010

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1 Constitución de la Junta Calificadora

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