Taller Metodologia de Sistemas Viables

8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables

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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DELPERÚ

FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

MECANISMOS ORGANIZACIONALES A TRAVÉS

DE MSV PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE LA

EMPRESA GESA CENTRO S.A.C.

PRESENTADO POR:

HILARIO ORIHUELA, Ronald Ramiro

DOCENTE:

Mg.TAIPE CASTRO, Robensoy Marco

HUANCAYO – PERÚ

2015

Con formato: Centrado

Con formato: Fuente: 14 pto









Con formato: Izquierda

Con formato: Sangría: Izquierda: 0 cm






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INTRODUCCIÓN

El dinamismo y la complejidad son los principales elementos que caracterizan el mundo

globalizado actual, como consecuencia, se requiere de organizaciones sólidamente

establecidas, con estructuras funcionales eficientes, que se adecuen a los nuevos

paradigmas de los negocios. En tal sentido, es necesario conocer el entorno operativo que

determina las actividades organizacionales, así mismo, es imprescindible identificar el flujo

de información y el tratamiento que éstas reciben para precisar y gestionar los nuevos

requerimientos, con el objeto de optimizar el funcionamiento general de las empresas,

haciéndolas cada vez más productivas, mediante su adaptación a los lineamiento técnicos,

operativos y económicos que impone el contexto en el que se desenvuelven.

Para proponer y propiciar los principales cambios que se deben gestionar, existe una

técnica poderosa para diagnosticar los fundamentos operativos en las empresas; y es elmodelado, una herramienta práctica que provee principios científicos para guiar el rumbo

organizacional, revelar problemas de liderazgo y control, y determinar las bases para el

diseño de sistemas de información, para que muestren un conjunto de interrelaciones

dinámicas con el medio ambiente y sugieran razones para pronosticar el éxito o fracaso de

la empresa.

Un marco funcional eficiente es el eje que debe promover estos cambios organizacionales,

sin embargo, cuando no está bien definido, pudiera aplicarse correcciones, que tal vez,

alivien los síntomas de algunas situaciones, pero con consecuencias a largo plazo aún más

graves que los problemas originales, creando un sistema de soluciones contraproducentes.

En tal sentido, el modelo de sistema viable representa un desarrollo conceptual concreto

basado en la teoría cibernética que pretende representar los elementos y la forma

estructural que debería tener cualquier organización para ser viable, permitiendo de esta

forma mediante su aplicación construir las condiciones para su viabilidad, es decir, para


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conseguir la capacidad de desarrollo, aprendizaje y adaptabilidad en cualquierorganización.


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INDICE.


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LA METODOLOGÍA CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL- MÉTODO VIPLAN La cibernética es una ciencia nacida hacia 1942 e impulsada inicialmente por Norbert

Wiener y Arturo Rosenblueth Stearns que tiene como objeto “el control y comunicación en

el animal y en la máquina” o “desarrollar un lenguaje y técnicas que nos permitirán abordar

el problema del control y la comunicación en general”.[cita requerida] También, durante la

década del cincuenta, William Ross Ashby propone teorías relacionadas con la inteligencia

artificial.

El término cibernética viene del griego Κυβερνήτης (kubernites, que se refiere al timonel, el

cual gobierna la embarcación). La palabra "cybernétique" también fue utilizado en 1834 por

el físico André-Marie Ampère (1775-1836) para referirse a las ciencias de gobierno en su

sistema de clasificación de los conocimientos humanos.

El Método VIPLAN El Método VIPLAN ofrece un enfoque estructurado para el diagnóstico

y diseño de la estructura organizacional basado en su misión y estrategias. Este método

respeta los puntos de vista de la gente comprendida en la organización. Usa el Modelo del

Sistema Viable de Stafford Beer para plantear una solución a su estructura aparente de la

organización

CORRIENTES FILOSÓFICAS DE LA METODOLOGÍA

Funcionalismo

Conjunto de elementos interrelacionados de forma tal que la variación es uno de ellos

produce una alteración en la acción reciproca de los sistemas

En el funcionalismo existen diversas interpretaciones de la realidad. En un principio el

esfuerzo explicativo de esta corriente se centró en analizar la forma en que habíanevolucionado las sociedades, especialmente las europeas del siglo XIX.

Son características del funcionalismo: entender los fenómenos sociales en términos de

su relación con algún sistema; tratar de determinar el papel que su patrón de

comportamiento observado juega en el mantenimiento del sistema social; su principio

metodológico, que propone explicar las partes en relación al todo; su concepción de la

evolución y desarrollo social que les lleva a sostener que toda estructura social tiende

al equilibrio y al mantenimiento del sistema. * Desarrolla la noción de cultura,

profundizando en cuanto a su función social.

Estructuralismo

El estructuralismo nace de la idea de estructura, que se puede entender como la

relación de unos elementos con otros, por lo que la estructura puede encontrarse en

conjuntos diferentes. La estructura persiste aunque varíen sus componentes, pero si

se alteran las relaciones entre sus componentes, la estructura se modifica. La


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estructura defin un conjunto, que constituye su aspecto original sin pretender que seael único, indicando las diferencias al interior del conjunto; De ahí que el estructuralismo

es un método de conocimiento y la estructura es el vínculo que impone un orden al

interior de la colección de objetos y cosas que es el mundo.

I- DEFINICIÓN DE LA IDENTIDAD DE LA EMPRESA GESA CENTRO S.A.

El presente estudio se viene realizando en la empresa Gesa Centro S.A.C., creada el año

2003, la empresa Gesa Centro S.A.C. es una empresa dedicada a la venta y distribución

de productos de limpieza personal y productos de consumo masivo. La cobertura en

distribución alcanzada a la fecha es de toda la región centro del Perú, la empresa tiene

presencia en las ciudades como: Huancavelica, La Oroya, Satipo, La Merced, Jauja, Tarma,Junin, Yauli, Chanchamayo, Concepcion y Huancayo.

Gesa Centro SAC es distribuidor autorizado de las marcas: P&G, INCASUR, TUINIES,

ETERNA, IDEAL, DKASA, ILKO, MEAD JOHNSON NUTRITION y PALMOLIVE. Teniendo

el mayor volumen de ventas en los productos de Procter & Gamble.

La Empresa GESA CENTRO es cadena de tiendas dedicada a la venda de productos de

primera necesidad como de uso personal. Son Vendedores de Cobertura ya que poseen

una distribuidora con el mismo nombre que vende productos a las diferentes pequeñas

bodegas de la región centro del Perú. Es una empresa 100% peruana.

Cuenta con un amplio surtido de productos (abarrotes, cuidado personal, limpieza, regalos,

belleza) en sus diferentes tiendas en el centro de Huancayo y el Tambo.

La empresa GESA centro posee más de 150 personas que trabajan para esta empresa

siendo una de las empresa Huancaínas con más crecimiento en los últimos años.

Dicha empresa cuenta con 6 gerencias que dirigen las operaciones de la empresa y tiene

a la cabeza de toda la empresa a la gerente general o Dueña de la empresa quien es la que

tiene el mayor cargo de la empresa, esta persona es también la representante legal de la

empresa. La empresa GESA presenta la gerencia de Recursos Humanos quien está

encargada del bienestar de los empleados así como la evaluación de los futuros empleados

de la empresa, la gerencia de logística es la encargada de los almacenes así como la

compra de mercadería de los diferentes proveedores, la gerencia de ventas es la encargada

de supervisar las ventas de la mercadería y llegar a las cuotas de ventas, la gerencia de

finanzas y contabilidad es el encargado de la contabilidad de la empresa así como los

estados de flujo de dinero en la empresa.


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Visión: GESA CENTRO S.A.C” es una empresa líder en la distribución de productos de consumo

masivo, caracterizada por la excelencia en el servicio. Somos competitivos, exitosos,

innovadores y con calidad humana, trabajamos unidos como un equipo comprometido

para mantener y reforzar este liderazgo.

Misión:

Ser una organización líder a nivel local y regional en distribución, con un portafolio

diversificado de productos y marcas de excelente calidad, optimizando e innovando

procesos con tecnología de punta, capaz de adaptarse a los cambios para satisfacer de

manera oportuna las necesidades de nuestros clientes.

Valores

Valores Organizacionales

Tiendas “GESA CENTRO” S.A.C se basa en cuatro pilares internos para mantener

un buen clima laboral entre sus empleados y por consecuencia brindar un buen

servicio de calidad a sus clientes. Estos son:

a) Honestidad

Ofrecemos productos a un precio y peso justo.

Ofrecemos y expendemos productos de calidad.

b) Responsabilidad Cumplimos oportunamente nuestro con repartos de pedidos a las tiendas de al

por menor (ventas horizontales).

Impactamos positivamente en nuestro entorno.

Se apertura el día de venta a la hora exacta y con todas los estantes de ventas

listo y ambientes limpios.

Damos siempre lo mejor de nosotros y asumimos las consecuencias de nuestros

actos.

c) Trabajo en equipo

Mantenemos un buen clima laboral entre empleados.

Contamos con un personal dedicado, con buenas relaciones interpersonales entre

ellos.


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d) Innovación

Contamos con sistemas de venta para la atención de los clientes.

Presentamos un área de ventas especializado: ventas en distribución y ventas en

tienda.

Ofrecemos productos que satisfagan su necesidad.

Ofrecemos artículos y accesorios para damas y caballeros de moda y de calidad.

II- ORGANIGRAMA


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III- PROBLEMÁTICA A INTERVENIR

En la institución educativa observamos que la razón de es omitida por los trabajadores de

la institución, de la misma forma el control y monitoreo muestra desinterés y desalineación

en el cumplimiento de su razón de ser.

APLICACIÓN MÉTODO VIPLAN

1. FORMULACIÓN DE LA IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN:

La empresa GESA CENTRO S.A.C es una empresa dedicada a la venta y

distribución de productos de limpieza personal y productos de consumo masivo. La

cobertura en distribución alcanza a la fecha es de toda la región centro del Perú y

la empresa tiene presencia en las ciudades como Huancavelica, La Oroya, Satipo,

La Merced, Jauja, Tarma, Junín, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo.GESA CENTRO SAC es distribuidor Autorizado de las marcas P&G, INCASUR,

TUINIES, ETERNA, IDEAL, DKASA, ILKO, MEAD JOHNSON NUTRITION Y

PALMOLIVE. Tiene mayor Volumen de compra en los productos del proveedor

PROCTER Y GAMBLE.

IDENTIDAD:

La empresa denominada Gesa Centro SAC realiza la distribución de productos

Procter & Gamble, Palmolive, Inca Sur, Tuinies, Eterna, Ideal, Dkasa, Ilko, Johson

Nutrition a las bodegas del departamento de Junin, para lo cual se cuenta con

gerente-dueño, vendedores, choferes y almaceneros. Esta viene regulada por la

Sunat, Municipalidad de Huancayo, el Tambo y el ministerio de Trabajo.


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TASCOI TRANSFORMACIÓN: Se refiere a las actividades que la organización

hace en el dia para producir sus bienes o servicios.

ACTORES: Son las personas o funcionarios de la organización que

hacen las transformaciones.Gerente, Vendedores, Distribuidores, Choferes, Dueños de las bodegas,

Almaceneros

SUMINISTRADORES Y PROVEEDORES: Son las personas que

proporcionan los recursos, información e insumos para hacerla

transformación.

Fábrica de Procter & Gamble, Palmolive, IncaSur, Tuinies, Eterna, Ideal,

Dkasa, Ilko, Johson Nutrition.

CLIENTES: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los

productos, bienes o servicios que transforman la organización.

Bodegas de las ciudades de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La Merced,

Jauja, Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo.

OWNERS: Son quienes pueden decidir cambios en la transformación

o agregan valor.

Gerente General (Dueña) – Graciela Cordova

INTERVINIENTES: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a

las organizaciones que transforman o agregan valor.

SUNAT, MUNICIPALIDAD DE HUANCAYO Y TAMBO, AUDITOR DE

PROVEEDORES

Pedidos de productos dela fábrica (P&G,

Palmolive, IncaSur,Tuinies, Eterna, Ideal,

JNutrition

T

Bodegas con stock de productos (P&G,Palmolive, Incasur,

Tuinies, Eterna, Ideal,JNutrition


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2. MODELAMIENTO DE ACTIVIDADES ESTRUCTURALES:

a) Modelo Tecnológico

El gráfico resalta las actividades y/o procesos primordiales de la empresa que se

realiza el día a día.

Se da inicio con los ingresantes de niños y niñas. Estos niños tienen que ser

matriculados por los padres o tutores/apoderados. Seguido los estudiantes son

instruidos en tres aspectos. Académico, Tecnología y Habilidades Emocionales Acontinuación se empieza a describir lo que se realiza en cada proceso

Compra de productos e insumos a proveedores

Esta actividad es la inicial para empezar el ciclo de actividades dentro de la

empresa, los proveedores son parte escencial para poder realizar las

compras de productos e insumos ya que ellos son los que nos facilitan mucha

informacion para poder concretar una compra.

En esta actividad ser realiza una conversación proveedor y encargado de

compras para poder definir las cantidad que productos a adquirir, las


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características del producto y el precio pactado todo en un documento que es

la nota de pedido.

Almacenamiento

El almacenamiento en la empresa GESA es uno de las principales actividades

dentro de la empresa, está dado de forma que facilita la recepción de productos

así como también retirarlos, en el almacenaje en la empresa Gesa se realiza

de forma donde los productos de limpieza y los productos de consumo masivo

(abarrotes) se encuentran separados. Así como la ubicación estratégica que

ayuda a la conservación y rápida movilidad del mismo.Ventas

Las ventas es la actividad de mayor valor en la empresa Gesa y se desarrolla de

dos maneras: Ventas al por mayor (distribución) y ventas al por menor (Tiendas).

La empresa Gesa cuenta con 4 tiendas de autoservicios que están ubicadas entre

la ciudad de Huancayo y el Tambo estas tiendas están orientadas a la venta de

productos por menor, por otra parte la empresa realiza ventas al por mayor con la

ayuda de vendedores de campo que se encargan de vender productos a las

bodegas de la región centro del Perú (de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La

Merced, Jauja, Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo.)

Distribución

La distribución es la actividad que se realiza después de haber efectuado la venta

o en caso de reposición de Stock en las tiendas autoservicios GESA. La

distribución se encarga de llevar todos sus pedidos a las diferentes bodegas de la

región centro del Perú (de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La Merced, Jauja,

Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo.)

En la distribución participan un chofer y dos repartidores que son los encargados

de repartir todos los productos según los pedidos que realizaron cada bodega a

cada vendedor estos pedidos están acompañados de un comprobante de pago

(boleta de venta o factura). Los repartidores son los que verifican las

características así como la cantidad de cada producto dejado en cada tienda, así

como también ellos cobran el valor en soles de los pedidos que datan en los

comprobantes de pago y en caso de los créditos solo los dejan en cada tienda

para que el vendedor se apersone a cobrar.


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b) Modelo Cliente-Suministrador

El modelo suministrador-cliente se utiliza para ver a quienes afecta los procesos

misionales o primarios de la Empresa Gesa Centro S.A., además de poder observar

quienes son los que proveen de actividades, materiales, insumos, etc. para que sea

posible la realización de dichas actividades primarias, que son la razón de ser de la

organización.

La Empresa GESA CENTRO es cadena de tiendas dedicada a la venda de productos

de primera necesidad como de uso personal. Son Vendedores de Cobertura ya que

poseen una distribuidora con el mismo nombre que vende productos a las diferentes

pequeñas bodegas de la región centro del Perú. Es una empresa 100% peruana.

Una de sus primeras actividades primarias es la compra de producto de los diferentes

proveedores que tenemos, Otro proceso de igual importancia es la Captación y luego

venta de los productos, por último la actividad que nos genera las utilidades es la

distribución de los productos antes comprados.

c) Modelo GeográficoMapa de distr ibución - cob ertura


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El mapa que se presenta de la región JUNÍN se presenta de color rojo toda las

regiones coberturadas y distribuidas. Todas las regiones que son Huancayo con

sus 28 distritos están coberturados en su totalidad, Chupaca con sus 9 distritos,

Jauja 34 distritos, Yauli con sus 10 distritos, Concepción con sus 15 distritos.

En la provincia de Satipo solo se cuenta con 5 distritos coberturados y

distribuidos, los distritos son Rio Negro, Satipo, Pampa Hermosa, Coviarili,

Mazamari.

En el mapa también se presenta la ubicación de los dos almacenes que cuenta

la empresa, uno esta ubicado en la provincia de Huancayo distrito del Tambo en

el Jirón Alexander Flemin N° 140 y el otro se encuentra ubicado en la provincia

de Tarma en el distrito de Tarma en Av. Pacheco N° 1842.

Mapa de Tiendas


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En el provincia de Huancayo la Empresa GESA-CENTRO SAC cuenta con 4

tiendas de venta al público en modalidad autoservicios y un almacén.

En el mapa se muestra la ubicación de nuestros 4 locales (Tiendas) que

expenden nuestros productos al por mayor y menor. Tres de nuestras tiendas seubican en el distrito de Huancayo y una tienda en el distrito del Tambo. La tienda

principal se ubica en la calle Real N° 987, otra se ubica en el Jr. Lima N° 887 y

la tercera tienda se ubica en la Av. Giráldez N° 1381 al frente de Real Plaza.

La única tienda que se tiene en el distrito del Tambo se ubica en el Jr. Sebastián

Lorente N° 431 intersecciones con la calle Miguel Grau.

3. DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD

Modelamiento de los Niveles Estructurales

Para la construcción de este paso se consideró el modelo tecnológico que

muestra los procesos en función de su quehacer de la Empresa. Lo que se busca

en este punto es relacionar las actividades primarias ya definidas en la empresa con

sus correspondientes mecanismos de regulación.


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En el primer nivel de la complejidad se encuentra la unidad que abarca todas las

acciones que se realizan en la organización, la corporación Procter y Gamble ya

que es la empresa de producción del 80% de todos los productos que vende la

empresa Gesa además los productos de P&G tiene más del 90% de facturación

de la empresa.

Luego en el segundo nivel se encuentran la empresa GESA CENTRO que tiene

como principales funciones o actividades primarias, “Compras de productos einsumos a proveedores”, “Almacenaje”, “Ventas”, y “Distribución” los que en

conjunto realizan la actividad de comercialización que es el fin de esta empresa.

En el cuarto nivel dependiendo de la actividad como la actividad de Compras de

productos e insumos a proveedores se visualizan las siguientes actividades

“Pedido de Producto e Insumos”, “Recepción de Pedidos” y “Pago de pedidos

Recibidos”. En la actividad de Ventas se visualizan dos actividades que apoyan

esta actividad las cuales son “Ventas al por mayor” y “Ventas al por menor”.

En quinto nivel se presenta actividades de cobro de créditos y captación de

clientes estas actividades son de apoyo a la actividad de ventas al por mayor.

4. MODELAMIENTO DE LA DISTRIBUCIÓN DE DISCRECIÓN:

Matriz de Función – Recursión

Nos mostrará el grado de centralización y/o descentralización de las actividades,


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Al diseñar la estructura de una organización el análisis de la discreción y

autonomía persigue como objetivo entregar independencia a cada nivel recursivo

que necesite, relacionando las actividades primarias con las funciones de apoyo

y, conocer el grado de incidencia de los diferentes niveles respecto de las

funciones de apoyo en cuanto a la participación en la generación de información y

toma de decisiones dentro de sus atribuciones y responsabilidades.

Se puede identificar que el primer y más importante problema que se soluciona a

través de este nuevo modelo, es el que genera el dilema de control, causado

principalmente por el grado de centralización de funciones y recursos que generan

la estructura jerárquica. Se aprecia el nivel de descentralización propuesto al nivel

de toma de decisiones, el cual se evidencia en que a la actividad Cooperativa se le

disminuyó la cantidad de indicadores de discrecionalidad sobre las actividades de

apoyo con el fin de lograr que de acuerdo con sus funciones legales, concentre sus

esfuerzos más en las funciones de inteligencia, de control y monitoreo. Esta

discrecionalidad que le fue disminuida, aparece distribuida en los niveles recursivos

inferiores, incrementándoles así su autonomía en la toma de decisiones.


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Uno de los mayores aportes de este modelo propuesto, es el cambio sustancial que

sufren las actividades que se encuentran después de la función Cooperativa. Es así

como las actividades Almacenamiento, Ventas por menor y Ventas por mayor,

logran una autonomía mayor en el desarrollo de sus tareas a través de la posibilidad

del manejo y administración de recursos financieros y humanos propios. Esta

autonomía no implica libertad completa de hacer, pues deben estar sujetos a los

cronogramas de actividades y tiempos establecidos, pero que les permite optimizar

el uso de los recursos de acuerdo con las. Sin embargo el incremento en la

discrecionalidad en algunas de estas actividades va acompañado en primera

instancia por un programa de capacitación en el desarrollo de las nuevas

habilidades.

5. MODELAMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

5.1. Gestión de Desempeño

Compras de productos e insumos:

Este proceso tiene tres sub procesos

Pedidos de productos e insumos

Lograr mantener y no quebrar el stock de seguridad.

Llegar a las cuotas mensuales de compras por líneas.

Conseguir los Ribeits (descuentos) por líneas de alta rotación

(Procter y Gamble).

Negociar las formas de pago (Crédito a 30,15 y 60 días, contra

entrega y Al contado).

Negociar los días de tránsito del pedido.

Negociar los servicios que brindan los transportistas.

Optimizar la cubicación de la disponibilidad de almacén con el

pedido.

Cumplir las políticas internas de compras.

Negociar la recuperación de productos dañados entre el traslado

entre almacenes externos.

Recepción de Pedidos

Desarrollar la recepción con la contrastación del pedido

Recepcionar los productos y direccionar a la ubicación del

almacén indicado en el pedido.

Contrastar que la cantidad que ingrese a almacén sea la misma

que se muestra en la factura y en el pedido.


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Verificar el estado de todos los productos que ingresan al almacén

Validación de la recepción del pedido en el sistema de

información.

Autorizar el pago de las facturas ya recepcionadas.

Pago de pedidos recibidos

Realizar el pago en el tiempo acordado en el pedido.

Contrastar si el pago está autorizado.

Cumplir con las políticas de pagos internas.

Verificar el estado de cuenta con los diferentes proveedores

Informar a contabilidad todos los pagos realizados en su debido

tiempo.

Almacenamiento:

Minimizar la cantidad de productos movidos durante el día.

Cumplir con las políticas internas de almacenamiento.

Cantidad de listas de productos alistadas por hora.

Optimizar la forma de preparar las cajas y bultos para el transporte inter

provincial.

Reducir el tiempo destinado para la preparación de las promociones y

ofertas.

Ventas:

Cumplir con las políticas internas de ventas.

Aumentar la cobertura de nuestras ventas.

Alcanzar las cuotas de ventas mensuales por líneas ya establecidas.

Cumplir con las rutas de ventas establecidas.

Reducir el número de clientes morosos.

Reducir las escalas de créditos a los clientes.

Cumplir con la venta de los productos de impulso o arranque.

Buscar y registrar nuevos clientes por zonas.

Minimizar los errores de facturación y ventas por dia.

Distribución:

Minimizar la cantidad de rebotes de pedidos.

Disminuir los reclamos de los clientes por mala entrega de los productos. Reducir el tiempo de entrega de los pedidos a las diferentes tiendas.


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Cumplir con los cobros de todos los pedidos contra entrega.

Minimizar los errores al momento de repartir los productos y evitar los

cruces de mercadería.

Minimizar la cantidad de productos deteriorados por una mala

administración durante el transporte.

5.2. Gestión de Cohesión

5.2.1. Mecanismo de Control

El o los encargados del cuidado de la organización enfocados en las áreas

internas y en tiempo presente, deben tener la respuesta a la siguiente

pregunta: ¿Se está haciendo aquello definido como, el quehacer

organizacional de acuerdo a los estándares establecidos por la

administración del sistema viable y acordado con sus ejecutores? La

respuesta a esta pregunta definirá el rol de la función control del sistema.

Esta función es la que debe percibir y captar la sinergia que exista entre

las actividades primarias, con el fin de regularlas sin perjudicar dicha

sinergia.

Estos mecanismos serán parte de las funciones monitoreo y coordinación

que se explicarán a continuación y la función control sólo actuará por

excepción sobre esta última cuando las áreas no puedan llegar a acuerdo.

Los encargados de ésta función en todos los niveles serán:

a) Consejo directivo.

b) Encargado de finanzas.c) Encargado de administración.

d) Jefe de Ventas.

e) Jefe de Logística.

f) Jefe de Almacén.

g) Jefe de Distribución.


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5.2.2. Mecanismo de Coordinación

Esta función tiene por finalidad, apoyar la gestión de la función control

evitando las ordenes vía comando y que cada operación sea administrada

bajo intereses particulares. Esta función debe provocar una interrelación

entre las operaciones de forma de evitar las oscilaciones del sistema que

sSon provocadas por perturbaciones externas.

Los mecanismos de coordinación que se emplearán serán:

a) Manuales de procedimientos.



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5.3. Gestión de Desarrollo 5.3.1. Función de Inteligencia

Como función de inteligencia

La función Inteligencia, corresponde a las acciones que realiza la

organización, las que le permitirán mantenerse en correspondencia con

su medio. Ésta debe ser desarrollada por un grupo interdisciplinario de

la Organización, que recurra a todos los niveles, donde se elaboren las

directrices para el estudio del entorno y así suministrar la información

acerca de las amenazas y oportunidades externas. Así mismo, medir el

nivel de satisfacción de los clientes (mayoristas y al por menor) para

lograr obtener niveles altos de participación del público, esto se puede

llevar a cabo mediante talleres dirigidos a personas con perfiles

específicos para incorporar sus necesidades a las actividades

desarrolladas en el día a día de la organización, realiza estudios de

mercado que reflejan la cantidad demandada de productos, con ello y

junto a los informes presentados por la administración, con respecto a la

temporada, preferencias, competencia, etc.


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5.3.2. Función de Política Los responsables de esta función para el proceso de comercialización

en la empresa GESA centro tanto en el nivel (1) como en el nivel (2) es,

en primer lugar, la gerente general o dueña de la empresa, la toma de

decisiones en su gran mayoría las toma la señora Graciela quien es

dueña de la empresa, en segundo plano se encuentran sus gerentes en

las diferentes áreas de la empresa (Contabilidad y Finanzas, Créditos y

Ventas, Logística, RR.HH., Soporte Técnico) quienes se encargan de

que las operaciones de la empresa Gesa no se detengan por ningún

inconveniente.:

a) Políticas de Almacén.

b) Políticas de Compras.

c) Políticas de Ventas.

d) Políticas Distribución.


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Modelo de Sistemas de la Empresa Gesa Centro S.A.C.


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MEJORA DE LA ORGANIZACIÓNPara la mejora de la organización se debe de contar con procedimientos elaborados

adecuadamente y que cuenten con indicadores que serán los que harán notar si la

organización está llevando de manera correcta sus funciones.

Compras

El pago de compras se realizara con Cheques diferidos.

Gestionar la entrega del cheque al representante de la empresa proveedora

Registrar la entrega de cheque (monto – hora)

Realizar una nueva orden de compra al Proveedor solo si ya cancelamos el pedido

anterior

El encargado de realizar el pedido es el Jefe de logística.

Los pedidos son realizados para cubrir la demanda de productos y algunos imprevistos

en la entrega

Garantizar el stock de seguridad de los productos

Recepcionar los productos de los diferentes proveedores con las políticas de recepción.

Verificar que las cantidades y características de productos sean las correctas

Verificar el estado de productos

Cumplir con las normativas de seguridad al momento de la recepción

Validar la guía de pedido

Indicadores

Stock en el almacén

Cantidad de productos en mal estado

Cantidad de accidentes

Cantidad de registros mal elaborados

Almacenamiento

Llevar los productos recepcionados al almacén

Guardar los productos adecuadamente según la categoría y la información del pedido.

Cumplimiento de normativas de almacenamiento


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Cumplir con normativas de seguridad en todo momentoLlevar los productos requeridos al área de transporte

Llevar un inventario de los productos que entran y salen del almacén

Indicadores

Tiempo del guardado de producto

Tiempo de la entrega del producto en el área de transporte


Cantidad de productos en mal estado

Cantidad de productos registrados

Registro de productos entrantes y salientes

Ventas

Presentarse en la empresa para indicaciones

Visitar a todas las bodegas asignadas por días

Ir vestido adecuadamente con indumentaria de la empresa

Hacer conocer de las ofertas o promociones con las que se cuenta

Dar a conocer sobre nuevos productos o enfatizar en productos ya existentes

El vendedor será capacitado para el uso de celulares con el software para registrar el

pedido

El vendedor registrará los productos que sean requeridos por el encargado de la bodega

Generar pedidos con volúmenes grandes y de alta rotación.

Indicadores

% de tardanzas e inasistencias

% de visitas cumplidas

% cantidad quejas de clientes

%cuotas de ventas alcanzado


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% errores cometidos en los pedidos

Distribución

Revisar que los productos para reparto sean los correctos

Acomodar los productos en el camión de reparto

Cubrir la ruta establecida para reparto

Cumplir con las normas de seguridad para los trabajos realizados

Colocar el pedido en la bodega

Verificar junto al encargado de bodega la correcta entrega de producto

Verificar la cantidad y validez de dinero a cobrar según pedido

Entregar la boleta o factura al encargado de la bodega

Capacitación para un adecuado cobro y entrega de productos

El dinero será guardado por el chofer de reparto

Indicadores

% de tardanzas e inasistencias

% de bodegas atendidas


Cantidad quejas de clientes

% de errores cometidos en cobros .

Con formato: Sangría: Primera línea: 1,25 cm


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Modelo de Sistemas Viable para la Empresa GESA CENTRO S.A.C. (Propuesta)


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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

Se ha descrito cada sistema o función del MSV, comenzando de abajo hacia arriba,

es decir del sistema uno al cinco; en tal sentido, es importante no confundir la

interrelación de las funciones con su presentación, que va desde el uno (lo operativo)

hasta el cinco (lo gerencial).

El modelado como herramienta de diseño permite hacer una abstracción de la

realidad, sin embargo, para que esta técnica sea efectiva, es decir, para que se

obtengan resultados reales y objetivos, no se debe perder de vista el sentido holístico

del modelo y su entorno general.

Se pudo establecer los principales problemas con los que cuenta la organización

(modo diagnóstico) y después sugerir un modelo de sistemas que solucionará los

problemas importantes y así poder mejorar la eficiencia operativa de la empresa

GESA CENTRO SAC.

La creación del área de Supervisión en todas las actividades primarias propiamente

dicha será de fundamental contribución para poder subsanar los problemas antes

vistos, además de contar con un control más adecuado de las actividades misionales.

Se debe de tener una correcta comunicación entre el personal y la gerencia, con esto

se podrá establecer las deficiencias de primera mano y así poder mejorarlas en el

menor tiempo posible

BIBLIOGRAFÍA:

Morales Montejo, C. (9 de Diciembre de 2009). Antropologia del consumidor.Obtenido de http://antropologiadelconsumidor.blogspot.pe/2009/12/cibernetica-organizacional-el-modelo.html

Olivera, J., & Gaston , Y. (2011). Modelo de sistema viable como herramienta dediseño para un progrma de ingenieria de sistemas. Revista venezolana de información,tecnología y conocimiento, 69-82.

Pérez Ríos, J., Sanchez Mayoral , P., & Puche Regaliza, J. (2008). Sistemas de

Información y Cibernética Organizacional. Burgos: Universidad de Valladolid.


31/32

25

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN................................................................................................................... 2

LA METODOLOGÍA CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL- MÉTODO

VIPLAN……..…..……..4

CORRIENTES FILOSÓFICAS DE LA METODOLOGÍA.......................................................

5

Funcionalismo..............................................................................................................

5

Estructuralismo ............................................................................................................ 5

I -DEFINICIÓN DE LA IDENTIDAD DE LA EMPRESA GESA CENTRO S.A…………………….…….5

Visión:..................................................................................................................................

6

Misión: .................................................................................................................................

6

Valores ................................................................................................................................

6

II –ORGANIGRAMA

…………………………………………………………………………….…...7

III –PROBLEMÁTICA DE INTERVENCIÓN

………….……………………………………

.…

..8

1. FORMULACIÓN DE LA IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN:: ................................ 8

TASCOI........................................................................................................................ 9

2. MODELAMIENTO DE ACTIVIDADES ESTRUCTURALES: ................................... 10

Modelo Tecnológico .................................................................................................. 10

Modelo Cliente-Suministrador ...................................................................................

11

Modelo Geográfico ................................................................................................... 13

3. DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD ...........................................................

14Modelamiento de los Niveles Estructurales ...........................................................

15


32/32

26

4. MODELAMIENTO DE LA DISTRIBUCIÓN DE DISCRECIÓN: ...............................16

Matriz de Función – Recursión ..............................................................................

16

5. MODELAMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ..............................

17

5.1. Gestión de Desempeño .....................................................................................

18

5.2. Gestión de Cohesión..........................................................................................

19

5.3. Gestión de Desarrollo ........................................................................................

20

6. MODELO VIABLE DE LA

EMPRESA………………………………………..………………23

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES……………………………………............24

BIBLIOGRAFÍA

……………………………….……………………………………...........24

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