REPORTES DE NO CONFORMIDAD

Incidente 1

Al entrevistar al Jefe de Compras, responsable de la evaluación periódica de los proveedores, se observó que los puntajes para calificar cada criterio (calidad de producto, oportunidad de entrega, precio, condiciones de pago) tenían igual peso, es decir, la importancia de cada criterio para la evaluación era el mismo. Al preguntar al Jefe de Compras, si se comunicaba a los proveedores los resultados de sus evaluaciones, para así promover el proceso de mejora continua en ambas partes, respondió que no consideraba oportuno hacerlo, pues si los proveedores con calificaciones altas se enteraban, podrían aumentar sus precios. Incidente 2 En la Lista Maestra de Registros el auditor no pudo ubicar los registros relacionados a la revisión de los requisitos legales, a la evaluación anual de los proveedores, a la revisión por la dirección y a los certificados de calibración de los instrumentos que liberan producto. Al preguntarle al auditado, éste manifestó que lo importante era que los registros existían. Incidente 3 Durante la entrevista al personal del área de Mantenimiento, los Técnicos no podían acceder a sus instrucciones de trabajo, puestas en la intranet de la empresa, pues había problemas con el sistema. Cuando el auditor les preguntó si manejaban documentos en copia física, los Técnicos indicaron que éstos se encontraban en la oficina del Jefe de Mantenimiento, pero que al irse éste de vacaciones, dejaba el armario con llave. Minutos más tarde, se solucionó el problema con la intranet, sin embargo, al solicitar a uno de los Técnicos que buscara sus instrucciones de trabajo, no logró hacerlo. Incidente 4

El procedimiento Entrega de Pedidos P09, expone que el encargado de almacén de producto terminado registra la fecha de entrega pactada con el cliente y la fecha de entrega real en el formato F51. El Auditor procede a revisar dicho registro identificando que durante el último mes no se ha cumplido con la entrega oportuna en un 20%. El Auditor pregunta por los registros donde se indican los motivos de dichos incumplimientos y las acciones tomadas al respecto, a lo que el encargado de almacén le responde que su mayor preocupación es atender al cliente y no demorar su gestión registrando las acciones tomadas.

Las siguientes son descripciones de incidentes observados por el auditor durante una auditoría interna. Estas contienen descripciones de situaciones en las que se puede requerir un reporte de

no conformidad. Los participantes deben leer las descripciones de todos los incidentes. Luego se requiere que los equipos examinen cada uno de los incidentes y tomen una de las siguientes dos acciones: Si usted cree que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces usted

debe emitir un reporte de no conformidad. Si usted cree que no hay suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces usted

debe indicar sus razones en el espacio inferior del reporte. Usted también debe indicar, cuando corresponda, qué debe hacer el auditor a continuación; por ejemplo, identificar lo que se debe verificar antes de determinar la existencia de una no conformidad.

Vea el formulario en ejemplo adjunto.

Incidente Número: 1

REPORTES DE NO CONFORMIDAD

Compañía Auditada: Seguros S.A.C.

Nota Número: 5

Área bajo Revisión: Gestión de la Calidad

ISO 9001 Cláusula Número: 5.4.1

Deficiencia “No se evidenció como documento controlado los objetivos de calidad definidos por la Alta Dirección”. No existe acuerdo de que el documento sea utilizado solo por la Alta Gerencia, puesto que estos objetivos se deben establecer en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización para su toma de conocimiento. Se debe disponer como documento controlado, más aún cuando según punto 5.6 de la norma, la Alta Dirección requiere realizar revisiones periódicas e incluir la mejora de ser necesario tanto a la Política de Calidad como a los Objetivos. Al momento de ser modificado los Objetivos, el documento antiguo debe darse de baja en todo las áreas donde se distribuyó para que entre en vigencia los nuevos aprobados por la Alta Dirección. La organización se debe asegurar que las áreas mantienen documentos vigentes, por ello debe controlarse.

Auditor LUIS ALTAMIRANO