Tarea4 teoria organizacional
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El plan de comunicación interna
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Características de la comunicación interna
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• Permite a las organizaciones mantener la
coordinación entre sus partes.
• Constituye un instrumento de cambio, en tanto
que permite el desarrollo, la aceptación
y la compartición de nuevos valores y objetivos.
• Estimula la creatividad y la colaboración.
• Reduce el nivel de tenciones y conflictos.
• Constituye el origen a la práctica de la calidad.
• Contribuye notablemente al incremento de la
satisfacción en el trabajo, del compromiso
personal y del clima laboral.
• Incide en el incremento de la productividad y
reducción de los costes.
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El papel del plan de comunicación en la apropiación
de la visión y objetivos de la organización
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El fin principal del plan de comunicación interna es transmitir los
objetivos y valores de la organización a todos sus miembros.
Los objetivos del plan de comunicación interna son:
• Potenciar y ordenar el flujo de información, tanto en los canales
ascendentes, como en los canales descendentes y horizontales.
• Sensibilizar a todos los miembros de la organización, en especial a
los directivos y niveles intermedios en el manejo de las herramientas
de comunicación
• Servir como instrumento de apoyo y difusión de las iniciativas de la
organización.
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Las funciones que debe desempeñar el encargado de
comunicación interna
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Las funciones del encargado de la comunicación interna son:
• Diseñar, elaborar y supervisar la implantación de la comunicación interna de la
organización.
• Difundir los valores comunes que caracterizan la personalidad corporativa de la
organización, potenciando la identificación personal con ellos.
• .Contribuir al mantenimiento de niveles óptimos de motivación en los empleados o
socios, a la eficacia en el trabajo y la calidad de servicio.
•Diseñar los planes y procedimientos de las diferentes áreas.
• Analizar y determinar las herramientas y canales de comunicación: circulares,
tabloides, comunicados, buzones de sugerencias, etc.
• Diseñar los planes de acogida de nuevas incorporaciones a la organización .
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• Organizar, convenios, reuniones, presentaciones y demás eventos de
internos.
• Elaborar modelos cartas, memorandos y otros documentos de
comunicación que puedan ser utilizados por los miembros de la
organización.
• Colaborar en la elaboración y coordinación de aquellos mensajes o
herramientas de comunicación dirigidos al personal de la organización.
• Supervisar el diseño, maquetación y contenidos de la revista de
comunicación interna o periódico de la empresa, promoviendo la
participación de los miembros de la organización en la redacción.
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Ventajas y desventajas que cada canal de comunicación ofrece para el alcance de los objeticos del plan
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• Comunicación directa y personal
Ventajas: favorece el conocimiento mutuo, al interactuar el lenguaje no verbal proporciona información muy valiosa.
Desventajas: la eficacia de esta es muy grande por lo cual el costo también lo es.
• Boletines Ventajas: se puede mantener informado a todos los públicos sobre el día a día de la organización e impulsarles a que remitan sus noticias, opiniones, etc. Y con las nuevas tecnologías se han convertido en digitales lo que facilita su inmediatez y distribución.
Desventajas: si se envían por correo electrónico no todos podrán estar in formados puesto que algunas personas no tienen acceso a la web.
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• Revistas
Ventajas: las revistas que son difundidas mensuales, bimestrales o semestrales, se difunden informaciones que pueden permanecer en el tiempo por su interés y no tiene fecha de caducidad inmediata.
Desventajas: si la revista se decide distribuirla por pdf, web o blog, se corre el riesgo de que la gente no la lea, o al revés que la gente se distraiga mucho leyéndola e interactuando con ella.
• Correo electrónico
Ventajas: permite el envío inmediato de noticias y comunicados urgentes , mayor inmediatez y ahorro en el costo.
Desventajas: se pueden generar malos entendidos si redactamos mal el mensaje, es decir, la mala utilización del lenguaje.
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• Correo postal
Ventajas: a través de las cartas se puede sorprender al público que va dirigido al resaltar lo mas importante al principio de la carta y redactando el mensaje de manera clara y concisa.
Desventajas: no tiene retroalimentación de inmediato.
•Teléfono
Ventajas: es el mas viable cuando el mensaje requiere una respuesta inmediata. Se puede hacer multiconferencias con hasta 5 personas para debatir cualquier tema de interés para la empresa.
Desventajas: que no puede dirigirse a muchas personas y el coste.
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• Tablón de anuncios
Ventajas: permite difundir la noticia puntuales e interesantes de la organización y es útil para los públicos que no poseen ordenadores y que transitan por la entidad.
Desventajas: si no se coloca un cristal protector la información puede deteriorarse, en algunas empresas nadie acude a ello
• Internet
Ventajas: genera información ascendentes, descendentes y horizontal y hace que todo el publico esta informado. Es la mejor presentación interna y externa de la organización puesto que el publico interno debe disponer de toda la información de utilidad para conocer el día a día de la empresa y el público externo accede a la web para informarse de todo lo relacionado con la organización.
Desventajas: la información solo esta disponible para las personas que tienen internet. Si no se actualizan los datos pierden vigencia y son obsoletos.
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• Espacios de participación
Ventajas: son vías de intercambios de comunicación entre los grupos de interés, de estos con la organización y de la misma con los grupos. Las familias, las personas discapacitadas y las personas voluntarias pueden interactuar entre si, conocerse y sentirse dentro de la organización.
Desventajas: se pueden generar rumores no justificados y la exclusión de las personas que no participan.
• Las reuniones
Ventajas: fomentar la comunicación ascendentes, descendente y transversal y ofrecer formación en aspectos claves para la organización: cultura y proyecto común.
Desventajas: las personas no toman las reuniones con seriedad, no dicen la verdad, se marchan temprano, no prestan atención.
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Definir y justificar los canales por los cuales se difundirían de
manera eficiente los mensajes al público meta
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El internet
El internet es una red de ordenadores conectados en toda la extensión del Globo
Terráqueo, que ofrece diversos servicios a sus usuarios como son: correo electrónico,
web, chay, etc.
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El internet para mi es uno de los canales más eficientes para la difusión de mensajes dentro de una organización ya que genera comunicación ascendente, descendente y horizontal y de esta manera todos en la empresa pueden estar bien informados de todo lo relacionado con la organización. Aunque algunas personas dentro de la organización no tengan acceso a internet, por medio de los jefes departamentales se les puede hacer llegar la información deseada. También el público externo se puede informarse sobre cualquierTema que le interese de manera rápida y eficaz.
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Las reuniones
Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar
estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados, etc.
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Las reuniones son otro canal de
comunicación muy eficaz a demás de que
se puede tener retroalimentación
inmediata también resulta más efectivo el
desarrollo de planes de acción e ideas
para bienestar de toda la empresa. Por
medio de las reuniones se puede
comunicar de manera mas clara y directa
las informaciones relevantes e importantes
que deben saber todos miembros de la
organización.
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Referencias
Formanchuk, A. La comunicación interna y el rol de los líderes. [Video]. Recuperado el 09 de junio de 2014, de: http://www.youtube.com/watchfeature=player_embedded&v=QkTg2lglRHw
Manual de comunicación: guía para gestionar el conocimiento, la información y las relaciones humanas en empresas y organizaciones (Ongallo C, 2008). En el capítulo 5. El plan de comunicación interna (pp. 211-222)
Guía de buenas prácticas de comunicación interna (Arizcuren A, et. al., 2008). En el apartado 5: Cómo planificar la comunicación interna(pp. 26-30)