TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Los analistas utilizan una variedad

de métodos a fin de recopilar los

datos sobre una situación existente,

como entrevistas, cuestionarios,

inspección de registros (revisión en

el sitio) y observación. Cada uno

tiene ventajas y desventajas.

Generalmente, se utilizan dos o tres

para complementar el trabajo de

cada una y ayudar a asegurar una

investigación completa.

Para llevar a cabo un trabajo de

investigación el investigador cuenta

con gran variedad de métodos para

diseñar un plan de recolección de datos. Tales métodos varían de acuerdo con

cuatro dimensiones importantes: estructura, confiabilidad, injerencia del

investigador y objetividad. La presencia de estas dimensiones se reduce al mínimo

en los estudios cualitativos, mientras que adquieren suma importancia en los

trabajos cuantitativos, no obstante el investigador a menudo tiene la posibilidad de

adaptar la estrategia a sus necesidades. Cuando la investigación está altamente

estructurada, a menudo se utilizan instrumentos o herramientas para la

recolección formal de datos.

Las tres principales técnicas de recolección de datos son:

1. Entrevistas

2. La encuesta

3. La observación

4. Sesión de grupo.

5. Cuestionario

6. Diagrama de Flujo

LA ENTREVISTA

La entrevista, desde un

punto de vista general, es

una forma específica de

interacción social. El

investigador se sitúa frente

al investigado y le formula

preguntas, a partir de cuyas

respuestas habrán de surgir

los datos de interés. Se

establece así un diálogo,

pero un diálogo peculiar,

asimétrico, donde una de

las partes busca recoger

informaciones y la otra se

nos presenta como fuente

de estas informaciones.

Una entrevista es un dialogo en el que la persona (entrevistador), generalmente un

periodista hace una serie de preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de

conocer mejor sus ideas, sus sentimientos su forma de actuar.

EL ENTREVISTADO

Deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es

la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.

EL ENTREVISTADOR

Es el que dirige la entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el

tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la entrevista. La entrevista es

también información y reportaje, las entrevistas pueden ser reales o imaginarias.

Las reales presentan a una o más personas reales que responden a una serie de

preguntas formuladas por un entrevistador.

Las imaginarias son las que una persona adopta el papel del entrevistado artista,

escritor y el otro el de entrevistado puede ser un personaje histórico o literario, y el

entrevistador es el mismo o algún otro personaje.

PARTES DE UNA ENTREVISTA.

La presentación suele ser breve, pero no suficientemente informativa. En ella no

se habla del entrevistado, sino del tema principal de la entrevista.

El cuerpo de la entrevista está formado por preguntas y las respuestas. Es

importante elegir bien las preguntas para que la entrevista sea buena, las

preguntas deben ser interesantes para él público, y adecuadas para el

entrevistado trasmita sus experiencias. También deben ser breves, claras y

respetuosas. El cierre de la entrevista debe ser conciso. El entrevistador puede

presentar un resumen de lo hablado o hacer un breve comentario personal.

LO QUE DEBE SER Y LO QUE NO DEBE SER UNA ENTREVISTA.

Ambiente personas y dialogo.

Una entrevista debe ser simple reflejo

de lo que ha sido. Condiciones

necesarias, saber describir el

ambiente, saber ver que la persona

con quien nos entrevistamos y

dominar el dialogo.

Para la entrevista se pueden seguir dos métodos:

Impresionista

Expresionista.

El impresionismo: nos dará como una visión instantánea en la que recogen

aquellos rasgos y detalles que destacan del conjunto, lo más llamativo es lo que

nosotros, por eliminación de lo accesorio, cuando al paso del tiempo, se va

borrando nuestra memoria todo lo que interesa verdaderamente. Se es

impresionista por temperamento.

En el periodismo: conviene la técnica impresionista, el expresionismo para la

entrevista de cierta altura, la que de be periódicamente, de cuando en cuando, a

personalidades relevantes que exigen un estudio profundo meditado.

NO RECARGAR DEMASIADO

Un hombre no es una simple suma

de rasgos. Lo que interesa es su

alma, un carácter que se refleje en

algunos de esos rasgos. Lo que

interesa, en realidad son los rasgos

son principalmente los ojos, la boca y

las manos.

NO NOS QUEDA UN

RECURSO:

Estudiar las manos del hombre

escurridizo que tengamos ante

nosotros.

En las manos, si sabemos mirarlas, encontraremos más de una vez el verdadero

carácter del hombre que estamos observando: si no son huesudas, sí alargadas, y

cortas y macizas, sí lánguidas o enérgicas.

Las manos hablan lo mismo que se hallan serena quietud como si están en pleno

y agitado movimiento, sin que lo sepa su dueño nos descubren el modo más

íntimo de su ser.

Como tercer elemento fundamental de la entrevista nos queda el dialogo. En la

entrevista lo que nos interesa, no solo lo que dice el personaje de turno, si no

como lo dice. El secreto de este como reside en el matiz. Sin el dialogo carece de

vida de dos maneras: Puntuando bien las frases y periodos, de modo que una

coma, un punto y coma, un signo de admiración o puntos suspensivos reflejen el

tono de lo que se nos dijo.

Otra imperiosa vigencia en el dialogo de la entrevista es la selección, para

quedarnos estrictamente significativo.

EL ARTE DE PREGUNTAR

En el modo periodístico se ha impuesto

un tipo de intervención a base

exclusivamente de preguntas y

respuestas, simple dialogo sin matiz

alguno. El sistema se ha impuesto por

que este procedimiento informativo es

el que más fácil redacción de todos. No

exige demasiada preocupación literaria

ni hay que preocuparse muchos por

darles formas a las frases.

Pero lo bueno es enemigo de lo fácil. Y

así resulta que este tipo de entrevistas

standard, es el personaje entrevistado

se esfuma.

Una entrevista no debe hacerse para que el entrevistador luzca con facilidad

interrogatorio lo que debe buscar es la fuerza de la personalidad. Y un hombre no

se le descubre a la fuerza para interrogarle, si dejándole hablar, que es lo mismo.

Hay pues, que saber preguntar en su momento y saber callar cuando es la

ocasión lo exige.

La entrevista ha de ser reflejo del dialogo, que nunca exclusivamente una suma de

preguntas y respuestas, sino algo más complejo: afirmaciones, negaciones,

titubeos, gestos y reservas.

PREGUNTAS ABIERTA Y CERRADAS

La aplicación de un examen toma

menos tiempo y esta es la razón

para que sean tan populares en

los “quices”.

La aplicación del examen toma

más tiempo, particularmente si lo

que se exige es un ensayo

relativamente elaborado.

En términos totales de tiempo de

corrección son apropiadas para

clases con muchos estudiantes.

En términos de tiempo total de

corrección es preferible para

grupos de pocos estudiantes.

SE DEBEN TOMAR NOTAS

El tomar notas, depende del momento,

del interlocutor, de nosotros mismos.

Pero muy buena retentiva que se tenga,

siempre convendrá tomar alguna rápida

nota (más o menos disimulada o,

terminada la entrevista, al salir a la

calle). Tales notas nos servirán para

recordar un gesto, una frase, algo característico.

Otras veces, en un cambio, no preciso recurrir apenas a las notas, por lo que

nuestro interlocutor se presta más al trabajo de síntesis que al análisis.

Lo que sí es imperativo, antes de coger un lápiz, es estudiar rápidamente a la

persona entrevistada para saber cómo reacciona. Hay quien nada más al ver ante

sí el cuaderno de notas del periodista advierte la responsabilidad de la palabra

escrita y adopta inmediatamente una actitud doctoral, casi siempre es falsa. Otras

personas especialmente los científicos hablan con más aplomo y seguridad

cuando ven funcionar una pluma del periodista, saben que si se evita la posibilidad

de error en la interpretación de sus manifestaciones.

De Emil Ludwig se cuenta que, antes de entrevistarse con un personaje celebre.

Procuraba hablar con el enemigo o contrincante profesional, político o ideológico

de aquel. De este modo, el biógrafo conseguía a alguien le hablase m al de

aquella persona con quien pensaba entrevistase, conocía así sus defectos, a

veces reveladores. Para su futuro estudio psicológico.

Para este procedimiento no es conveniente siempre ir en blanco a la entrevista.

Cuando ignoramos todo una persona, puede engañarnos las apariencias. Saber

un poco ayuda a enjuiciar, pero tampoco debe dejarse influir demasiado la opinión

ajena.

Las entrevistas en el mundo periodístico se suele llamar entrevista lo que en

realidad, es pura y simple encuesta, es decir a una serie de preguntas y

respuestas, mejor o peor hilvanadas. Es recomendable sustituir tan insustanciales

encuestas por el procedimiento informativo en vez de llenar cartillas y cuartillas

con preguntas y respuestas, la mayoría insignificantes, más vale resumir lo que se

nos haya dicho sobre un tema determinado, directamente expuesto sobre lo que

se escribe, solo cederemos la palabra al interlocutor, es decir que produciremos lo

que dijo textualmente, cuando así lo exija la responsabilidad de una afirmación o el

valor psicológico, el modo de expresarse, en un momento determinado.

La interviene ha de ser lo más objetiva posible. Al personaje objeto de nuestra

dialogo hay que mostrado con fidelidad y sinceridad, pero también con toda

corrección si por azar nos tropezáramos alguna vez con un tipo extraño, como un

hombre en el que si que queremos reflejarlo tal como es, procuraremos que sea el

propio entrevistado quien se define a través de sus palabras o gestos de tal

manera que sin nosotros nada el lector descubra por si mismo los vicios las

virtudes de la persona a quien presentamos.

De este modo el escritor, notario, en este caso de la realidad, de lo que ven sus

ojos salva su responsabilidad perfectamente, sobre todo si fue objetivo y

ponderamos en su exposición.

Finalmente se dan casos en que por razones especialísimas, el entrevistado le

conviene aparecer como una figura más del cuadro que describe, es decir,

aparecer más bien como actor que como autor, se impone entonces el reportaje

de la intervención, aquí el escritor se ve a sí mismo como otro personaje más del

escenario que sus ojos contemplan.

Lo expuesto hasta aquí más vale exclusivamente para la entrevista, digamos

psicológica, es decir, aquella que intenta rebelar quien es y cómo es un apersona

determinada. No siempre es preciso ni perceptivo retratar a un tipo humano como

lo haría un novelista.

En realidad lo más frecuente en el campo de la información, en estos casos es la

técnica es la propia del reportaje. Al reportaje se le presenta aquí como, si no por

el que lo que vale en este caso la ciencia, no la personalidad científica.

LA ENCUESTA

Una encuesta es un conjunto

de preguntas normalizadas

dirigidas a una muestra

representativa de la población o

instituciones, con el fin de

conocer estados de opinión o

hechos específicos.

Tipos

Las encuestas tienen por objetivo obtener

información estadística indefinida,

mientras que los censos y registros vitales

de población son de mayor alcance y

extensión. Este tipo de estadísticas pocas

veces otorga, en forma clara y precisa, la

verdadera información que se requiere, de

ahí que sea necesario realizar encuestas

a esa población en estudio, para obtener

los datos que se necesitan para un buen

análisis. Este tipo de encuesta abarca

generalmente el UNIVERSO de los

individuos en cuestión.

Otro tipo de Encuestas es Encuestas por Muestreo en donde se elige una parte de

la población que se estima representativa de la población total. Debe tener un

diseño muestral, necesariamente debe tener un marco de donde extraerla y ese

marco lo constituye el censo de población. La encuesta (muestra o total), es una

investigación estadística en que la información se obtiene de una parte

representativa de las unidades de información o de todas las unidades

seleccionadas que componen el universo a investigar. La información se obtiene

tal como se necesita para fines estadístico-demográficos.

Una forma reducida de una encuesta por muestreo es un "sondeo de opinión",

esta forma de encuesta es similar a un muestreo, pero se caracteriza porque la

muestra de la población elegida no es suficiente para que los resultados puedan

aportar un informe confiable. Se utiliza solo para recolectar algunos datos sobre lo

que piensa un número de individuos de un determinado grupo sobre un

determinado tema.

Actualmente, existen sistemas de gestión de encuestas en Internet, que están

acercando su utilización a investigadores que hasta el momento no tenían acceso

a los medios necesarios para ejecutarlas.

Ejemplo de uso.

1. Medir las relaciones entre variables demográficas, económicas y sociales.

2. Evaluar las estadísticas demográficas como errores, omisiones e inexactitudes.

3. Conocer profundamente patrones de las variables demográficas y sus factores

asociados como fecundidad y migraciones determinantes.

4. Otorga información suplementaria en relación a la otorgada por los Censos.

5. Evaluar periódicamente los resultados de un programa en ejecución.

6. Probar la eficiencia de un método antes de aplicarlo al total de la población.

7. Saber la opinión del público acerca de un determinado tema.

Ventajas y Desventajas

Ventajas

1. Bajo costo

2. Información más exacta (mejor calidad) que la del Censo debido al menor

número de empadronadores permite capacitarlos mejor y más selectivamente.

3. Es posible introducir métodos científicos objetivos de medición para corregir

errores.

4. Mayor rapidez en la obtención de resultados.

5. Técnica más utilizada y que permite obtener información de casi cualquier tipo

de población.

6. Permite obtener información sobre hechos pasados de los encuestados.

7. Gran capacidad para estandarizar datos, lo que permite su tratamiento

informático y el análisis estadístico.

8. Relativamente barata para la información que se obtiene con ello.

9. Te ayuda a conocer lo que quisieras conocer de la persona o personas

encuestadas

Desventajas

El planeamiento y ejecución de la investigación suele ser más complejo que si se

realizara por censo.

1. Requiere para su diseño de profesionales con buenos conocimientos de teoría y

habilidad en su aplicación.

Hay un mayor riesgo de sesgo muestral.

ENCUESTAS PARTICULARES

Encuesta piloto

Un tipo particular de encuesta, que tiene por objetivo preparar la verdadera

encuesta. Se busca tener unos pocos criterios para diseñar o rediseñar las

herramientas de trabajo, teniendo una idea previa de la población. Esta

exploración es útil porque está libre de conclusiones sobre el tema de estudio y

sirve solo para mejorar la investigación; incluso restablecer un diagrama de flujo u

otro tipo de planificación. Hay otras aplicaciones novedosas y son construir una

muestra completamente estratificada y solo con los componentes de la población

seleccionados para nuestro final interés; esta muestra no tiene valor predictor,

pero sí puede utilizarse de una forma experimental, como grupo de control, y

comparar sus resultados -parciales- con los que posteriormente hayamos obtenido

en el muestreo probabilístico principal de toda la población y que así ya estaría

estadísticamente bajo control. Ayudaría a la muestra completamente estratificada

su uso en Investigación basada en la comunidad. Es de vital importancia en las

organizaciones públicas y privadas.

Modelos de encuestas con resultados

Puede ayudar al estudiante el poder ver una encuesta sociológica, ya hecha, y

también ver los resultados; para diseñar otra similar y para enterarse de las

opiniones al día sobre temas de su interés. Esto es posible y de forma gratuita.

Los entes típicos que son profesionalmente conocidos son los organismos

oficiales como el INE (Institutos Nacionales de Estadística), el CIS (Centros de

Investigaciones Sociológicas), Cámaras de comercio e instituciones privadas

como ASEP (Análisis Sociológicos, Económicos y Políticos); diseñan y realizan

encuestas para variables estadísticas, sociológicas, políticas, en forma de índices,

indicadores, escalas de actitud, barómetros de opinión y otros formatos,

estudiados en la metodología social, y que puede conocer en su versión actual y

real. Pueden encontrarse en Internet las encuestas completas y con resultados de

tan solo semanas y de forma gratuita; por poner un ejemplo, se puede llegar al

Instituto Nacional de Estadística de España comenzando en IPC (Índice de

Precios al Consumo) o vía otras enciclopedias en español, es decir, utilizando

enlaces partiendo de un tópico o materia.

LA OBSERVACIÓN

Otra técnica útil para el analista en su

progreso de investigación, consiste

en observar a las personas cuando

efectúan su trabajo. La tarea de

observar no puede reducirse a una

mera percepción pasiva de hechos,

situaciones o cosas. Hablábamos

anteriormente de una percepción

"activa", lo cual significa

concretamente un ejercicio constante

encaminado a seleccionar, organizar

y relacionar los datos referentes a

nuestro problema. No todo lo que

aparece ante el campo del observador tiene importancia y, si la tiene, no siempre

en el mismo grado; no todos los datos se refieren a las mismas variables o

indicadores, y es precio estar alerta para discriminar adecuadamente frente a todo

este conjunto posible de informaciones.

Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica.

Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta

técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como

miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite

al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo

hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se

hace.

"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no

podría obtener de otra forma.

TIPOS DE OBSERVACIÓN

El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede

observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su

interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca

importancia para el análisis de sistema, puesto que resulta casi imposible reunir

las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación

sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente

consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en

contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente

en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.

Preparación para la observación

1. Determinar y definir aquella que va a observarse.

2. Estimular el tiempo necesario de observación.

3. Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.

4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las

razones para ello.

Conducción de la observación

1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.

2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.

3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las

generalidades y las descripciones vagas.

4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse

de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.

5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.

Secuela de la observación

1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.

2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el

supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

SESIONES DE GRUPO

También conocida como sesiones

de grupo, es una de las formas de

los estudios cualitativos en el que

se reúne a un grupo de personas

para indagar acerca de actitudes y

reacciones frente a un producto,

servicio, concepto, publicidad, idea

o empaque. Las preguntas son

respondidas por la interacción del

grupo en una dinámica donde los

participantes se sienten cómodos y

libres de hablar y comentar sus

opiniones.

En el mundo del marketing, las

sesiones de grupo son una herramienta muy importante para recibir

retroalimentación de diversos temas concernientes a la mezcla de marketing, en

particular se utiliza para detectar deseos y necesidades en cuanto a empaque,

nombres de marcas o test de conceptos. Esta herramienta da información

invaluable acerca del potencial de un concepto y/o producto en el mercado.

Sin embargo, las sesiones de grupo tienen desventajas. El entrevistador tiene

poco control sobre el grupo y en ocasiones se pierde tiempo en asuntos de poca

trascendencia. Por otra parte el análisis es complejo ya que depende de los estilos

de comunicación a la par con las reacciones no verbales de los participantes, por

ello se necesita personal muy entrenado para el manejo del grupo y el análisis de

los resultados.

SESIONES DE GRUPO TRADICIONALES

En las sesiones de grupo tradicionales se elabora un guión de desarrollo el cual

servirá para iniciar y cerrar la discusión. Se dividen los grupos de acuerdo a

características del mercado objetivo. Usualmente las sesiones la conforman entre

8 y 12 participantes, teniendo una duración entre 1 y 2 horas.

Es habitual que los participantes se dejen llevar por la presión del grupo

cambiando de opinión y por ende “contaminando” los resultados. Este problema se

puede mitigar mediante manejos especiales de grupo en los cuales los

moderadores deben estar entrenados.

TIPOS DE SESIONES DE GRUPO

Las variantes de las sesiones de grupo son:

Sesiones de dos vías: En esta variante, un grupo de personas ve la dinámica de

otro grupo y discute acerca de las reacciones e interacciones, para llegar a una

conclusión.

Sesiones con moderador dual: Estas sesiones cuentan con dos moderadores;

uno se encarga de desarrollar la sesión de manera suave y confortable, mientras

que el otro se asegura de que se toquen todos los puntos predefinidos.

Sesiones con moderadores enfrentados: Los dos moderadores toman,

deliberadamente, conceptos opuestos para generar discusión.

Sesiones con participantes moderadores: En estas sesiones se le pide a uno o

más de los participantes que actúe como moderador temporalmente durante la

sesión.

Sesión con integración de cliente: uno o más representante del cliente integra el

grupo de manera abierta o encubierta.

Mini sesiones: Sesiones conformados con máximo 5 miembros.

Sesiones por tele conferencia: sesiones en el que se utiliza la red telefónica.

Sesiones online: En estas sesiones se utilizan herramientas de Internet para

conferencias mediante computadores.

Las sesiones de grupo pueden entregar información confiable con costos mucho

menores que el de herramientas de investigación de mercados tradicionales. Es

por ello que el uso de las sesiones se ha ido incrementando con el tiempo.

CUESTIONARIO

Los cuestionarios proporcionan una

alternativa muy útil para la entrevista;

sin embargo, existen ciertas

características que pueden ser

apropiada en algunas situaciones e

inapropiadas en otra. Al igual que la

entrevistas, deben diseñarse

cuidadosamente para una máxima

efectividad.

Recabación de datos mediante cuestionarios

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de

relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del

sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se

puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar

hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a

los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican

muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor

anonimato y puedan darse respuestas más honesta (y menos respuestas

prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden

proporcionar dato más confiable.

Selección de formas para cuestionarios

El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en

esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y

contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y

cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano

todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia

se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

Cuestionario Abierto

Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican

cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales;

también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que

utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un

medio.

El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan

escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más

fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí

mismas.

Cuestionario Cerrado

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio

de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de

referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos.

También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión

sobre los aspectos importantes.

DIAGRAMA DE FLUJO

Es una representación pictórica de

los pasos en proceso. Útil para

determinar cómo funciona

realmente el proceso para producir

un resultado. El resultado puede

ser un producto, un servicio,

información o una combinación de

los tres. Al examinar cómo los

diferentes pasos es un proceso se

relacionan entre sí, se puede

descubrir con frecuencia las

fuentes de problemas potenciales.

Los diagramas de flujo se pueden

aplicar a cualquier aspecto del

proceso desde el flujo de

materiales hasta los pasos para

hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es

necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños

puede agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.

¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?

Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo.

Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de

botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.

Algunas aplicaciones comunes son:

Definición de Proyectos:

Identificar oportunidades de cambios en el proceso.

Desarrollar estimados de costos de mala calidad.

Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.

Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del

equipo.

Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para

reducir las resistencias futuras al cambio.

Identificación de las causas principales:

Desarrollar planes para reunir datos.

Generar teorías sobre las causas principales.

Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar

las causas principales.

Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.

Diseño de soluciones

Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.

Identificar las organizaciones que será afectada por los cambios

propuestos.

Aplicaciones de soluciones:

Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.

Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios

propuestos simplificarán el proceso.

Control (retener las Ganancias):

Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.

Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los

nuevos procedimientos.

Entrenar a nuevos empleados.

¿Cómo se Utiliza?

La metodología para prepar un Diagrama de Flujo es:

PROPÓSITO: analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir

esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se

Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.

DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.

DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso,

enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.

UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados

para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en

el diagrama.

HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:

¿Quién recibe el input?

¿Qué es lo primero que se hace con el input?

DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (o

último) pasó. Para cada paso, hacer preguntas como:

¿Qué produce este paso?

¿Quién recibe este resultado?

¿Qué pasa después?

¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?

COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se

conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del

diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en

el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.

REVISIÓN: Preguntar:

¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?

¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?

¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la

forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas

originalmente?

DETERMINAR OPORTUNIDADES

Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar como un registro de cómo el

proceso actual realmente opera. Indicar la fecha.

Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializados utilizados para

hacer Diagrama de Flujos, se utiliza con más frecuencia los siguientes:

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar"

Las "líneas de flujos" son utilizadas para representar el progreso de los pasos en

la secuencia. La punta de la fecha indica la dirección del flujo del proceso.

Otros dos símbolos que no son utilizados tan comúnmente y que pueden ser útiles

son:

El "Símbolo del documento" representa la información escrita pertinente al

proceso.

El "Símbolo de la Base de Datos" representa información almacenada

electrónicamente con respecto al proceso

Consejos para la construcción / Interpretación:

Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la

forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un

conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el

equipo no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el proceso

físicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir

teorías sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones

propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.

Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico

para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar

teorías sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de

Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un

problema redacta una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y

lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se

ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes

del punto donde el problema se ha detectado, y produce teorías sobre las cosas

que podrían salir mal en el paso del proceso de forma sistemática a medida que

producen teorías sobre las posibles causas principales del problema.

Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las

formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo,

considérese el problema de analizar los tiempos de reparación. Una rápida

revisión del Diagramas de Flujo puede sugerir un número de grupos posibles que

pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparación.

Relación con otras herramientas:

Los Diagramas de Flujo de procesos generalmente se relacionan con:

Mapa de Relaciones

Mapa de Proceso Interfuncional (Cross-Funcional)

Diccionario de datos

Los diccionarios de datos son el segundo

componente del análisis del flujo de datos. En sí

mismos los diagramas de flujo de datos no

describen por completo el objeto de la

investigación. El diccionario de datos proporciona

información adicional sobre el sistema. Esta

sección analiza que es un diccionario de datos,

por qué se necesita en el análisis de flujo de

datos y como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo

del sistema de contabilidad para describir los

diccionarios de datos.

Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto

de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos

principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de

datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos

almacena detalles y descripciones de estos elementos.

Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros

nombres se le conocen en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema

deben ser capaces de encontrar la respuesta en un diccionario de datos

desarrollado apropiadamente.

El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el

analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin

embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de

datos se utiliza durante el diseño del sistema.

En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un

sistema de información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de

datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es

decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes,

sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la

totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus

ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas

utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes. Por

lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información que

describe.

Descripción de los Datos en el Diccionario

Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que

describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada artículo se

identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y

tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.

Nombre de los Datos

Para distinguir un dato de otro, los analista les asigna nombre significativos que se

utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de

desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en

forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de

factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce

como ABCXXX.

Descripción de los Datos

Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la

descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está

preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o

se recibió.

Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea

no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o

argot, todas las palabras deben se entendible para el lector

Alias

Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres,

dependiendo de quién lo utilice. El uso de los alias deben evitar confusión. Un

diccionario de dato significativo incluirá todos los alias.

Longitud de campo

Cuando las características del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el

proceso de desarrollo del sistemas, será importante conocer la cantidad de

espacio que necesita para cada dato.

Valores de los datos

En algunos procesos solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo,

en muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se

proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.

Registro de las descripciones de datos

Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una

información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar

que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

CONCLUSIÓN

La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a

cabo por medio

De entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla

los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.

El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos

manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control,

comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a

través de las herramientas antes mencionada.

La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el

Presidente o el Jefe de Operaciones.

Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los

casuales.

El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un

consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe

determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las

respuestas y formular el cuestionario.

La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene

una aceptación científica.

El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un

resultado en una empresa.

El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos

de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.