BASE DE DATOSUnidad 01 – Tema 04

Curso: SOFTWARE DE NEGOCIOS II

Equipo de Profesores del Curso

Logro del Curso

Al término del curso, el alumno utiliza bases de datos y diseña aplicaciones utilizando como

herramientas los comandos de bases de datos, funciones y formularios con el uso del programa

de Microsoft Excel.

Logro de la Unidad 01

Al término de la unidad, el alumno crea bases de datos y valida el ingreso de datos, realiza

ordenamientos, calcula subtotales y aplica filtros. Asimismo, accede a bases de datos externas para realizar consultas a dicha información. También,

construye tablas y crea gráficos dinámicos.

Tema 4.1: Esquemas y Consolidación de Datos

EsquemasConsolidación de Datos

Tema 4.2: Datos ExternosAcceso a Bases de Datos Externas

Esquemas

Es una herramienta para crear resúmenes por nivel que permite mostrar información de mayor trascendencia.

Formas de creación – Manual– Automática

Haga clic en la imagen para ver un video tutorial

Creación manual

1. Seleccione los datos a agrupar.2. Haga clic en la ficha Datos,

grupo Esquema y botón Agrupar.

3. Elija la opción en columnas o filas según el tipo de selección que haya realizado.

Si elige el agrupamiento en columnas, creará un esquema

vertical. Si elige el agrupamiento en filas, creará un esquema

horizontal.

Creación automática

1. Ubique el puntero de celdas en la base de datos.

2. Haga clic en la ficha Datos, grupo Esquema y botón Agrupar.

3. Elija Autoesquema.

El requisito para usar este método es que el cuadro a

esquematizar contenga fórmulas. En caso contrario, no será posible

aplicar el autoesquema.

Consolidación de Datos Resume y registra resultados de hojas de cálculo independientes.

Las hojas pueden estar en el mismo libro o en distintos.

Tipos1.- Por posición *2.- Por categoría * 3.- Por fórmula 4.-Usar una tabla dinámica

* Se abordarán en el curso.

Procedimiento

1. Ubique el puntero de celda donde desea la consolidación2. Elija la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, comando

Consolidar

3. Seleccione la función requerida

4. Elija los rangos a consolidar

Acceso a Bases de Datos Externas

¿Qué es una Consulta?

En bases de datos, una consulta es el método para acceder a los datos en una base de datos.

Las consultas se pueden modificar, borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos.

Microsoft Query

Esta herramienta permite conectar (vincular) con bases de datos de otros proveedores.

Creación de un origen de datos1. En la cinta Datos, elija el grupo Obtener datos

externos, seleccione De otras fuentes y haga clic en la opción Desde Microsoft Query.

2. Seleccione Nuevo origen de datos y clic en Aceptar.

3. Escriba un nombre para el origen de datos.

4. Seleccione un controlador de base de datos. Si la base de datos es de Access, el controlador a usar debe ser MICROSOFT ACCESS DRIVER

(*.mdb)5. Clic en Conectar.6. Seleccione el archivo de

Base de datos.7. Haga clic en Aceptar hasta

visualizar el nombre del nuevo origen de datos en la ventana Elegir origen de datos..

Consulta con Microsoft Query

1. En la ventana Elegir origen de datos, seleccione la base de datos.

2. Elija una de las Tablas.3. Seleccione los campos

(columnas) de la consulta.

4. Filtre los resultados, seleccionando campos y sus condiciones.

5. Ordene los resultados.

6. Seleccione Devolver datos a Microsoft Office Excel.

7. Elija una celda, a partir de la cual se copiarán los datos importados.

Videoteca Virtual de consulta

Importar datos

Consolidación de datos

Esquemas

Datos externos

Resumen

Los esquemas permiten expandir o contraer información de una lista de datos.

La consolidación de datos permite resumir información proveniente de diferentes cuadros de datos que pueden estar en el mismo archivo o en otros.

Uno de los métodos más eficaces para obtener datos externos es realizar una conexión con la base de datos. Otro también efectivo es importar los datos a Excel.

La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos.