Tema 04 - Sistemas de Información.pdf

7/25/2019 Tema 04 - Sistemas de Informacin.pdf

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SISTEMAS DE INFORMACION

La informacin en las organizaciones

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Primeras consideraciones

El papel de la informacin consiste en soportar los conocimientosindispensables para el ejercicio de una actividad

Disear un Sistema de Informacin (SI) implica: determinar los conocimientos adecuados para realizar una determinada

actividad

establecer las informaciones necesarias para soportar esos conocimientos

ordenar los medios de elaboracin, conservacin y transmisin de esasinformaciones

Las actividades que se han elegido para concretar el objetivo de laorganizacin constituyen la base sobre la que debe levantarse todo elsistema de elaboracin, conservacin y transmisin de informacin


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Algunas pautas simplificadas para el diseode SI (primera etapa)

El primer paso del organizador consiste en determinar con precisinlas funciones bsicas(aquellas que se han elegido para concretar losobjetivos de la organizacin)

Si en este proceso se descubren deficiencias en la organizacin de lasfunciones bsicas se las debe corregir antes de proceder a organizar lainformacin

Corregidas las funciones bsicas, se determinan sus necesidades deinformacin, las que pueden ser satisfechas por:

Informaciones producidas por otras funciones bsicas El ambiente

Funciones creadas especialmente para ello (funciones administrativas)

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Algunas pautas simplificadas para el diseode SI (segunda etapa)

Las funciones administrativas creadas en la etapa anterior paraproducir las informaciones necesarias requeridas por las funcionesbsicas, tienen -a su vez- necesidades de informacin. Estas puedenser satisfechas por:

Informaciones producidas por otras funciones (bsicas o administrativas)ya definidas

El ambiente

Otras funciones administrativas creadas especialmente para ello

Iterando este procedimiento hasta que todas las necesidades deinformacin hayan sido satisfechas por alguna fuente de informacinse construye la red de informacin


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Algunas pautas simplificadas para el diseode SI (tercera etapa)

La ltima etapa se consagra a la eleccin de los medios adecuadospara procesar, almacenar y transmitir la informacin que se haencontrado significativa luego de las etapas anteriores

Actualmente es casi inevitable que un sistema de informacin implique eluso de tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) involucrando

Sistemas de Procesamiento Electrnico de Datos (SPED)

Sistemas de Comunicacin de Datos

En nuestra poca estas tecnologas no faltan. La dificultad radica,bsicamente, en la eleccin de las ms adecuadas

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Caractersticas relevantes de las pautas propuestas

Si bien aplicable a situaciones ideales cada una de las etapassugeridas intenta lo siguiente:

Primera etapa: Brindar sustento lgico a la segunda, asegurando la construccin de una red

de informacin til a los objetivos de la organizacin

Evitar la inclusin de funciones administrativas que no tengan una verdaderarazn de ser

Primera y segunda etapa:

Evitar que la discusin se centre exclusivamente en la forma exterior delsistema de informacin (los medios), lo que llevara a terminar haciendo lomismo que antes con herramientas ms poderosas

Destacar que el sistema de informacin es ms que los medios utilizados paraimplementarlo


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Algunas consideraciones sobre las pautaspropuestas

Como sugerimos, son fcilmente aplicables en aquellas situacionesideales en las que debe disearse el sistema desde el comienzo.

En situaciones en las que el sistema est implementado yfuncionando, y se debe hacer una mejora del mismo, puede haberdificultades para su aplicacin

Seguido estrictamente puede dificultar el completo uso de lacapacidad transformadora de las nuevas TIC

Por ello es ms conveniente pensar el proceso ms como una espiralque como una cascada

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Posibles causas para construir o revisar un SI

Algunas de las posibles causas para construir o revisar un SI son lassiguientes:

Se crea o se suprime una funcin bsica

Constitucin de una nueva organizacin, lanzamiento de nuevos productos o

servicios, integracin vertical o tercerizacin, etc

Se modifica una funcin bsica

Expansin o contraccin de una actividad

Se modifica alguno de los factores que influyen en la organizacin de lainformacin

Nuevas obligaciones legales o sociales

Se comprueban defectos en el SI

Errores, complejidad de los procedimientos, costos elevados, etc

Aparece un nuevo medio de tratamiento de informacin

Ha transcurrido un tiempo prudencial desde el ltimo estudio


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La primera etapa

El procedimiento a seguir es el siguiente:

Descubierto un problema en el SI (o la necesidad de un SI), se lo debeplantear correctamente. Esto significa:

delimitar el campo a estudiar

fijar los objetivos que se deben alcanzar

Esto implica conocer suficientemente bien:

el contexto (por lo que deben relevarse los servicios que se vern afectados)

los recursos disponibles (tiempo, dinero, perfiles del personal, etc)

Planteado con precisin el problema se determinan las funciones bsicas

involucradas y se verifica que la organizacin de las mismas resultasatisfactoria, procediendo a su revisin en caso necesario.

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Delimitacin del campo de accin (I)

Algunas consideraciones:

No es posible limitar sistemticamente el campo de accin delorganizador a los mrgenes estrictos del problema, tal como aparece aprimera vista

Los circuitos de informacin estn fuertemente entretejidos y no esracional decidir a priori que los lmites del campo de accin delorganizador coincidirn con los de un servicio

Con el propsito de ampliar el cuadro de los estudios, se llevarn lasinvestigaciones a todos los sectores que puedan estar vinculados con elproblema

No debe temerse en esta primera etapa explorar un conjunto defunciones an sabiendo que su revisin detallada e integral supera lasposibilidades de estudio del momento


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Delimitacin del campo de accin (II)

Nuevas consideraciones:

El campo de estudios ampliado se reducir en las sucesivas etapasteniendo en cuenta

la necesidad de resolver el problema planteado,

en un lapso de tiempo establecido y

respetando limitaciones de recursos humanos y materiales

Otro factor que limita el campo de accin son aquellas caractersticasdefinidas como intocables, como p.e.

Las obligaciones legales, reglamentarias, contractuales, convencionales

La normalizacin de los procedimientos dentro de la organizacin

Las posturas adoptadas por personas cuyas decisiones no se discuten

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Determinacin de los objetivos

Algunas consideraciones:

Los objetivos no pueden fijarse definitivamente cuando surge lanecesidad de un estudio del SI, sino que deben precisarse en una de lasprimeras fases del mismo

Un estudio del SI no siempre es consecuencia de la necesidad de resolverun problema. Por ejemplo, puede ser iniciado por la aparicin de unnuevo medio de tratamiento de la informacin. En esos casos no hay unverdadero objetivo salvo:

Analizar si las cosas se pueden hacer mejor de lo que se hacen

Determinar que nuevas cosas resultan ahora factibles (tanto tcnica comoeconmicamente)


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Las funciones bsicas

Son las actividades materiales mediante las cuales la organizacinpersigue sus objetivos. En su beneficio debe converger toda lainformacin procesada en la organizacin

Las funciones bsicas pueden ser internaso externas

Cmo hallar las funciones de base? Un medio sencillo consiste enformular la pregunta por qu?, en forma sucesiva a partir de unaactividad administrativa (p. e. la que constituye el objeto delproblema)

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Las frecuencias y volmenes

Una vez halladas las funciones bsicas, se deben determinar lasfrecuencias y volmenes ms significativos de cada una

En general no son necesarios nmeros exactos. Lo importante es el ordende magnitud (se trata de cientos, de miles o de millones de casos?)

Dado que el SI que se est construyendo o modificando se utilizardurante un tiempo, no slo se deben considerar los valores pasados yactuales, sino que estosms cualquier otra informacin disponible-deben utilizarse para proyectar los valores futuros, al menos por eltiempo en el que se espera utilizar el SI


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Las frecuencias y los volmenes

FrecuenciasoVolmenes

Tiempo

Observacionespasadas

Duracin delestudio

Proyeccin (vida del SI)

Zona deincertidumbre

Zona deincertidumbre

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Crtica de las funciones bsicas

La organizacin y el funcionamiento de las funciones bsicas, puedenno ser satisfactorias desde el punto de vista propio de la funcin

Por ello, al comenzar el estudio es necesario recurrir a un organizadortcnico para que proceda a revisar y sugerir las modificacionesnecesarias a las funciones bsicas

El organizador de la informacin debe interactuar con el organizadortcnico

No es conveniente continuar avanzando hasta que no se establezcanalgunas precisiones respecto de la organizacin futura que adoptarnlas funciones bsicas


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Esquema de las operaciones de la primera etapa

1. Definir el estudio

a) Descubrir el problemab) Delimitar el campo de accinc) Fijar los objetivos

2. Determinar las funciones bsicas

a) Encontrar las funciones bsicasb) Determinar las frecuenciasc) Verificar la organizacin de las funciones bsicas

3. Controlar la unidad de visin

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La segunda etapa

La segunda etapa consiste en:

Determinar las informaciones necesarias para las funciones bsicas

Definir el proceso de elaboracin de esas informaciones

Es necesario destacar que en esta etapa el trmino informacin debeexcluir toda referencia al medio o soporte, el que ser determinadorecin en la tercera etapa del mtodo


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La segunda etapa

El procedimiento a seguir es el siguiente: Se determinan las necesidades de informacin de cada una de las

funciones bsicas

Una necesidad de informacin es la expresin de un conjunto deinformaciones imprescindibles para el ejercicio de una funcin (bsica oadministrativa)

Parte de las necesidades de informacin de las funciones bsicas sernsatisfechas por

Informaciones producidas por otras funciones bsicas, a las que adems de suactividad normal se le exige que produzcan informacin

El ambiente

Para proveer aquellas necesidades de informacin que han quedadoinsatisfechas despus del paso anterior, se crean funcionesa las quellamamos funciones administrativas-, cuya nica misin es producir esasinformaciones

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La segunda etapa

Para llevar a cabo la tarea para la que fueron creadas las funcionesadministrativas necesitan -a su vez- informacin. Nuevamente, estasnecesidades de informacin de las funciones administrativas pueden sersatisfechas por:

Informaciones producidas por otras funciones (bsicas o administrativas) yadefinidas

El ambiente

Para proveer aquellas necesidades de informacin que han quedadoinsatisfechas despus del paso anterior, se crean nuevas funcionesadministrativas, las que a su vez tienen necesidades de informacin que...

Iterando este procedimiento hasta que todas las necesidades deinformacin hayan sido satisfechas por alguna fuente de informacin seconstruye la red de informacin


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La segunda etapa

Una posible enumeracin de necesidades de informacin La siguiente enumeracinque de ningn modo puede considerarse

exhaustiva-, pretende orientar en la determinacin de las necesidades deinformacin

De carcter general Las operaciones que deben realizarse

Los resultados que deben obtenerse

Los modos operativos (justifican las funciones administrativas de direccin, organizacindel trabajo y formacin del personal). Pueden ser reglas generales o particulares de accin

Los momentos de ejecucin

Las autorizaciones

La correccin (normalmente producida por una funcin de control)

Los apremios (dem anterior)

Los pagos (reales o simplemente contables)

Los descargos, recibos, certificados, etc

La motivacin

Las realimentaciones

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La segunda etapa

En general aplicables a las funciones bsicas La identificacin delos materiales, piezas y productos a utilizar

La identificacin de las herramientas

La identificacin del lugar de operaciones

Las cantidades por procesar

Propias de una funcin de abastecimiento (a modo de ejemplo) La especificacin de los artculos

Las previsiones de consumo

Las disponibilidades inmediatas y a plazo

Las fuentes de aprovisionamiento

La calidad

Los plazos de entrega

Los precios

Las condiciones eventuales

Los mtodos para determinar las cantidades a pedir


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La segunda etapa

Cmo representar una red de informacin?

Una posibilidad es utilizar un grafo orientado en el que

Los nodos son funciones (bsicas o administrativas)

Un arco del nodo A al nodo B representa una informacin producida porla funcin A que es utilizada por la funcin B

En una visin a muy alto nivel esta representacin es til, perocuando crece el nmero de nodos (funciones) y arcos (informaciones)resulta difcil de administrar salvo que se cuente con un programaadecuado

Alternativamente, podemos representar la red mediante un conjuntode fichas (una para cada funcin)

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La segunda etapa

Cada ficha de funcin contendr: Datos de la funcin

Un cdigo que permita identificar la funcin y eventualmente su tipo (p. e.FB01 para identificar la funcin bsica 01, FA05 para la funcin administrativa

05) El nombre de la funcin (normalmente un verbo en infinitivo seguido de un

modificador si fuera necesario)

Una breve descripcin de la funcin

El cdigo y/o el nombre de la unidad funcional que realiza la funcin (definidoms adelante)

Datos de las necesidades de informacin Para cada necesidad de informacin

El cdigo de la funcin que produce la informacin que se necesita

La descripcin de la informacin necesaria (y eventualmente un cdigo asignado ala misma)


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La segunda etapa

Datos de los productos de informacin Para cada producto de informacin

La descripcin del producto de informacin (y eventualmente un cdigo asignado almismo)

El o los cdigos de las funciones que utilizan ese producto de informacin

Eventualmente en una ficha anexa, las reglas de produccin de ese producto deinformacin. Estas reglas indicarn:

Como mnimo las informaciones a partir de las cuales se obtiene el producto deinformacin

Idealmente, el mtodo a emplear para obtener el producto de informacin a partir de lasinformaciones necesarias

Algunas consideraciones Si se opta por no asignar un cdigo a cada una de las informaciones que

circulan en el sistema deben extremarse los cuidados para usar siempre

la misma descripcin Debe tenerse presente que una necesidad de informacin puede provenir

de una nica funcin, en tanto que un producto de informacin puede serutilizado por una o ms funciones

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Cdigo de lafuncin

Nombre de la funcin

Unidad funcional que la ejecuta

Descripcin de la funcin

NECESIDADES DE INFORMACIN

Origen Descripcin

PRODUCTOS DE INFORMACIN

Descripcin Destino

Representacin de la red de informacin (I)

Tantas filascomo senecesiten

Tantas filascomo senecesiten

Normalmente unverbo en infinitivo

El cdigo de lafuncin queproduce lainformacin

El/los cdigo(s) de la(s) funcin(es)que consumen la informacin

Las descripcionesdeben coincidir enlas funcionesproductoras yconsumidoras

Utilizado para identificar las funciones productoras y consumidoras


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Cdigo de lafuncin

Nombre de la funcin

Unidad funcional que la ejecuta

PRODUCTOS DE INFORMACIN

Descripcin

Reglas de Produccin

Informaciones Mtodos

Representacin de la red de informacin (II)

Tantas filas

comoinformacionesproduzca lafiuncin

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Las unidades funcionales

Hasta ahora slo nos hemos referido a lo que hay que hacer(funciones), lo que se necesita para hacerlo(informaciones) y lo quese produce(informaciones)

Es evidentemente que tambin debemos establecer quien debe

hacerlo Definimos unidad funcionalcomo el conjunto de recursos (personas

y/o medios) encargados de realizar ciertas funciones, entre cuyoselementos no conviene hacer distinciones en el nivel en el que se esttrabajando

Una unidad funcional puede realizar una funcin o una combinacinde funciones bsicas y/o administrativas. Inversamente, una funcinslo puede ser realizada por una unidad funcional


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Las unidades funcionales

Cmo se atribuyen las funciones a las unidades funcionales?

En algunos casos puede estar impuesto previamente (en general ocurreas con las funciones bsicas)

En otros casos debe establecerlo el organizador. Para ello distinguimosentre

Deducciones: La produccin de una informacin cuando los datos necesarios ylas reglas a emplear estn completamente definidos

Decisiones: La produccin de una informacin cuando los datos necesarios noestn totalmente disponibles o las reglas no estn completamente definidas

En el caso de las decisiones, la asignacin a una unidad funcional se hace

en la segunda etapa. En el caso de las deducciones se posterga hasta latercera etapa.

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Esquema de las operaciones de la segunda etapa

1. Construir la red de informacina) Repetir mientras queden necesidades de informacin

insatisfechasa.1) Determinar las necesidades de informacina.2) Establecer las que pueden ser satisfechas por

a.2.1) Otras funciones ya creadasa.2.2) El ambiente

a.3) Crear las funciones administrativas necesarias

2. Determinar las unidades funcionales preestablecidas

3. Atribuir las unidades funcionales a las decisiones

4. Controlar la unidad de visin


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El nivel de detalle

A que nivel de detalle debe realizarse la tarea de diseo del SIdefinida anteriormente? Es conveniente proceder con un enfoque sistmico, para lo cual

Puede partirse inicialmente de la vista de la organizacin como un sistemacontrolado que interacta con su ambiente intercambiando:

Informacin

Otros elementos (materiales o no)

A partir de all puede verse al sistema como compuesto de dos subsistemas,donde cada uno interacta con el ambiente y ambos interactan entre s.

Un subsistema de informacin (existente en todas las organizaciones)

Un subsistema especfico de la organizacin

El subsistema de informacin est compuesto de grandes funciones (en el

sentido que le hemos dado hasta ahora), que pueden a su vez descomponerseen funciones ms elementales, etc.

El nivel de descomposicin depende, obviamente, del objetivo del estudio

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