Melanie Nogué fructuoso

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CAPÍTULO SIETE

FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÓN

1. ¿Qué es la planeación?

La planeación implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias

para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades

de trabajo. Tiene que ver tanto con los fines como con los medios. En la planeación

formal se definen los objetivos específicos durante un periodo específico. Se plantean

por escrito y se comparten con los miembros de la organización.

1.1. ¿Por qué los gerentes planean?

Por cuatro razones:

i) Proporciona dirección.

ii) Reduce la incertidumbre, ya que obliga a los gerentes a anticiparse al

cambio.

iii) Minimiza el desperdicio y la redundancia. Las ineficiencias se vuelven

obvias y pueden corregirse o eliminarse.

iv) Establece objetivos o los estándares utilizados para controlar.

1.2. Planeación y desempeño.

La planeación formal está asociada con resultados financieros positivos;

utilidades más altas, etc.

La calidad de la planeación afecta más al desempeño que cuánta planeación

se haya hecho.

El entorno externo puede reducir el impacto de la planeación en el desempeño.

El tiempo de planeación es extenso (unos 4 años) para que ésta comience a

afectar al desempeño.

2. Objetivos y planes.

La planeación involucra:

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a) Objetivos: son los resultados de los propósitos deseados.

b) Planes: documentos que describen cómo se lograrán los objetivos.

2.1. Tipos de objetivos.

Si las organizaciones tuvieran un solo objetivo, pasaría que se ignorarían otros

objetivos necesarios para el éxito a largo plazo. Por lo tanto, todas las organizaciones

tienen varios objetivos. Se pueden clasificar en:

a) Financieros: desempeño financiero de la organización.

b) Estratégicos: están relacionados con todas las demás áreas.

Lo que normalmente describen las organizaciones son los objetivos establecidos, pero

no los reales

2.2. Tipos de planes.

Planes estratégicos:

o Se aplican a toda la organización,

o Establecen los objetivos generales.

o Buscan posicionar a la organización en su entorno.

o Abarcan periodos largos (+ de tres años).

Planes operacionales:

o Abarcan un

área operativa

particular.

o Son limitados.

Planes de largo plazo:

> 3 años.

Planes de corto plazo: < de un año.

Planes específicos: claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones.

Planes direccionales: planes flexibles que exponen pautas generales.

Plan único: un plan para una vez. Es diseñado para ésa ocasión.

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Planes permanentes: se utilizan varias veces y proporcionan una guía para las

actividades que se realizan repetidamente.

2.3. Métodos para establecer objetivos.

El establecimiento tradicional de objetivos, el cual los objetivos establecidos por los

gerentes de nivel alto fluyen hacia abajo en la organización y se convierten en

subobjetivos para cada área de la organización. Entonces, aquí los gerentes de nivel

alto saben qué es lo mejor, debido a que pueden ver la perspectiva general.

Problemas:

i) Transformar objetivos estratégicos en objetivos departamentales, de quipo

e individuales, puede ser un proceso difícil y frustrante.

ii) Cuando los gerentes de nivel alto definen los objetivos de la organización

en términos generales, estos objetivos ambiguos se tienen que hacer más

específicos conforme fluyen hacia abajo a través de la organización. Se

pierde claridad.

Cuando la jerarquía de los objetivos de la organización está claramente definida,

se forma una cadena de medios y fines, es decir que los objetivos de nivel alto

están ligados a objetivos de nivel bajo.

Actualmente muchas organizaciones utilizan la administración por objetivos APO:

Empleados y gerentes determinan conjuntamente los objetivos específicos.

Se revisa periódicamente el progreso.

Las recompensas se asignan basadas en los objetivos.

Formado por cuatro elementos:

o Especificidad de objetivos.

o Toma de decisiones por participación.

o Un periodo de tiempo explícito.

o Retroalimentación sobre el desempeño.

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2.3.1. Características de los objetivos bien escritos.

Los gerentes deben poder plantear objetivos bien escritos:

Están escritos en términos de resultados en lugar de acciones. Se enfocan en

los fines en lugar de los medios.

Son mensurables y cuantificables. (cómo y cuánto)

Son claros con respecto a un marco de tiempo.

Son desafiantes pero posibles.

Están por escrito.

Se comunican a todos los miembros de la organización que deban saberlos.

2.3.2. Pasos para establecer objetivos.

i) Revisar la misión de la organización o el propósito: ¿los objetivos reflejan la

misión?

ii) Evaluar los recursos disponibles. ¿hay recursos para lograr la misión?

iii) Determinar los objetivos individualmente o con información de otros. ¿los

objetivos son específicos, mensurables y oportunos?

iv) Escribir los objetivos y comunicarlos a todos los que deban saberlos. ¿está

todo el mundo en la misma sintonía?

v) Revisar los resultados y si los objetivos se están cumpliendo. ¿qué cambios

se necesitan en la misión, los recursos o los objetivos?

2.4. Desarrollo de planes

Está influenciado por tres factores:

a) De contingencia en la planeación:

a. Nivel del gerente:

i. Nivel medio-bajo realizan planeación operacional.

ii. Nivel alto realiza planeación estratégica.

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b. Incertidumbre ambiental. Si ésta es alta, los planes deben ser

específicos y flexibles.

c. Concepto de compromiso: los planes deben extenderse lo suficiente

para cumplir con los compromisos realizados cuando se desarrollaron

los planes. Planear para un periodo demasiado largo o demasiado corto

resulta ineficiente e ineficaz.

2.5. Métodos de planeación.

En el método tradicional, se usa un departamento de planeación formal, que es un

grupo de especialistas en planeación cuya única responsabilidad es ayudar a escribir

los diversos planes organizacionales.

Otro método es involucrar en el proceso a más miembros de la organización. Los

planes no se transmiten de un nivel al siguiente, sino que son desarrollados por

miembros de la organización en los distintos niveles y en las diversas unidades de

trabajo para cumplir con sus necesidades específicas.

3. Temas contemporáneos de planeación.

3.1. Críticas a la planeación:

La planeación puede generar rigidez.

No es posible desarrollar planes para un entorno dinámico.

Los planes formales no pueden sustituir la intuición y la creatividad.

La planeación enfoca la atención de los gerentes en la competencia actual y no

en la supervivencia a futuro.

La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso.

Sólo planear no es suficiente.

3.2. Planeación eficaz en entornos dinámicos.

Planes específicos y flexibles.

La planeación es un proceso continuo.

Los planes sirven como mapa.

Persistir en la planeación finalmente vale la pena.

Favorecer la jerarquía de la organización para fomentar el desarrollo de las

habilidades de planeación en todos los niveles de la organización.