TEMA: Nota de pedido y Orden de compra

Ing. Larry D. Concha B.

UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

Gestión de compra

1. Identificar las necesidades, las características y las cantidades de artículos que se han de comprar.

2. Determinar la disponibilidad económica.3. Identificar los posibles proveedores, para

seleccionar el que más se adapte a las condiciones de la empresa.

4. Proceder a confeccionar los documentos que formalizan la solicitud de materiales, orden de compra, requisición, etc.

5. Recibir las mercaderías, que deberán corresponder a lo solicitado, para proceder al pago de las facturas que acompañan aquellas

DATOS MÍNIMOS Y GENERALES

1. Número2. Fecha3. Identificación de la empresa4. Número de telefóno5. Dirección6. Descripción de los artículos por comprar7. Cantidades8. Algunos otros datos explicativos sobre

formulario sobre el pedido

EN EL FORMULARIO DE COTIZACIÓN

Plazo de cancelación y forma de pagoPlazo de entregaVigencia de la ofertaCondiciones de entrega

EN EL DE NOTA DE PEDIDO

Por ser utilizado en circunstancias especiales, funciona como una carta corriente, pero con la cualidad de ser concreto y explícito en cuanto a los artículos que solicita; o sea que es un pedido en forma de carta.

EN EL DE SOLICITUD DE MATERIALES O REQUISICIÓN

Constituye una solicitud que hace el departamento de venta o el departamento de almacén al departamento de compras para ordenar mercancías.

(Meigs, Robert (1995) Contabilidad, La base para decisiones gerenciales, Octava Edición, México p.187)

ORDEN DE COMPRA

• Comprobante utilizado para formalizar una solicitud de compra de una empresa a otra.• Documento comercial que el comprador le envia al

vendedor solicitando cierta cantidad de determinadas mercancías a un precio también determinado. Es usual que contenga la descripción del producto, cantidades, calidades, valores , condiciones de pago y plazo y entrega. Al aceptarla el vendedor se compromete a su cumplimientos(Godoy, Amanda Alicia (2006) Diccionario contable y comercial bilingüe. Editorial: Valletta Ediciones, p. 573)

ORDEN DE COMPRA

A nombre de quién se giran las facturas .Tipo de compra utilizada (directa o licitación).Lugar donde se entrega la mercadería.Descripción detallada de artículos, su valor

unitario, total.Forma de pago (efectivo, cheque, letras, bonos,

etc.)Plazo en días en cancelar facturas.Plazo de entrega de mercaderías.Otras referencias de tipo contable o informativo

MODELO DE ORDEN DE COMPRA INTERNACIONAL

FASES:Fase 1: Definición de la oferta exportableFase 2: Identificación del mercado objetivo del

productoFase 3: Investigación comercial.Fase 4: Envió de cartas de presentación.Fase 5: La solicitud de una cotización.Fase 6: Envío de una cotización – OfertaFase 7: Envío de una Orden de CompraFase 8: Perfeccionamiento del contrato(Universidad ESAN, PROMPERÚ(2008) Manual de capacitación en Comercio Exterior, Lima, Perú)

ORDEN DE COMPRAINTERNACIONAL

La orden de compra -también conocida como ordende pedido- es un documento que sustituye al contratointernacional en operaciones de importes reducidos ocuando en la práctica del sector no se utilizan contratospara documentar las compraventas internacionales.Incluye, además de los datos del comprador, la informaciónbásica sobre la exportación que se va a realizar.

REMITENTE Y DESTINATARIO

Emisor: Exportador y, en ocasiones, el importador.

Destinatario: Importador y el banco emisor en el casode que el pago se realice mediante carta de crédito.

Normalmente es el exportador el que emite este documento. Noobstante, sucede también que empresas con experiencia en realizarcompras internacionales —por ejemplo empresas de trading-,dispongan de sus propias órdenes de compra, en las que establecen lascondiciones a sus proveedores.

Las órdenes de compra deben numerarse de acuerdo a un sistemacorrelativo por fecha de emisión. El número de orden de pedidopuede luego incluirse en la factura comercial correspondiente, a modode referencia.

La orden de compra debe ir firmada por ambas partes, comprador yvendedor. Además del sello de las empresas debe incluirse la firma deuna persona (administrador, gerente) autorizado para ello.

CONTRATO DE EXPORTACIÓN

1. Definición 2. Partes intervinientes 3. Principales cláusulas 3.1 Objeto 3.2 Duración 3.3 Precio 3.4 Obligaciones del Prestador 3.5 Obligaciones del Cliente 4. Ley aplicable 5. Modelo de contrato

1. DEFINICIÓN

El Contrato de Exportación que se utiliza en las ventas internacionalesde ciertos productos (materias primas, alimentación y bebidas, productosde consumo, suministros industriales) que están destinados a la reventa, es decir, el comprador es un importador, distribuidor o mayorista que los va a vender a otra empresa o establecimiento detallista.

En el caso de ventas internacionales de productos destinados al clientefinal o de productos complejos (maquinaria, bienes de equipo, etc.) quetienen garantía o servicio post-venta es preferible utilizar el Contrato deCompraventa Internacional.

Este contrato se utiliza para ventas concretas que no tienen continuidad.Si se trata de ventas repetitivas del mismo producto al mismo clientedurante un período de tiempo determinado, debe utilizarse el Contrato de Suministro Internacional.

2. PARTES INTERVINIENTES

Normalmente tanto el Vendedor como el Comprador son empresas. Para cada parte debe incluirse:

• Nombre de la empresa, dirección completa y nacionalidad.

• Tipo de empresa: sociedad anónima, sociedad limitada, etc.

• Número de identificación fiscal. • Nombre y cargo de los representantes de la

empresa que firman el contrato.

3. PRINCIPALES CLÁUSULAS

Algunas de las cláusulas más relevantes del Contrato O de Exportación son: • Precio del Contrato • Forma de pago • Plazo de entrega • Reserva de dominio • Falta de conformidad de los productos

3.1 CLÁUSULA DE PRECIO DEL CONTRATO "El precio indicado en este Contrato (precio estipulado) incluye los gastos

por cuenta del vendedor en virtud de este Contrato. En consecuencia, en elcaso de que el Vendedor hubiera soportado gastos que, con arreglo a esteContrato, correspondieran al Comprador (por ejemplo, gastos de transporteinternacional o de seguro de transporte en el caso de condiciones de entregaEXW o FCA), el importe de dichos gastos no se incluyen en el precio quefigura en esta cláusula, y el Comprador los deberá reembolsar al Vendedor."

"Salvo disposición contraria, el precio no incluye IGA, ni otros impuestos, y nopuede ser modificado.“

3.2 CLÁUSULA DE FORMA DE PAGO "El pago se realizará mediante": Alternativa A. "Efectivo, cheque o transferencia bancaria a........[30, 60, 90] días naturales desde la fecha de facturación." Alternativa B. "Remesa documentaría (letras o recibos) domiciliada en la

oficina y cuenta bancaria designada por el Vendedor." Alternativa C. "Carta de crédito irrevocable (L/C)."

.3.3 CLÁUSULA DE PLAZO DE ENTREGA

Elegir una de las siguientes alternativas]

Alternativa A. "La entrega tendrá lugar antes de.................................[insertar una fecha concreta]" Alternativa B. "La entrega tendrá lugar durante.................................[insertar un período de tiempo concreto; por ejemplo: la segunda semana de septiembre de 2013 o el mes de octubre de 2013]. Alternativa C. "La entrega tendrá lugar en un plazo de.........[30, 60, 90] días naturales desde la firma del presente Contrato." Alternativa D. "La entrega tendrá lugar en un plazo de..........[30, 60, 90] días naturales a contar desde la fecha en la cual el Vendedor recibe el pago que cubre la totalidad del precio." Alternativa E. "La entrega tendrá lugar en un plazo de...........[30, 60, 90] días naturales a contar desde la fecha en la cual el Vendedor recibe el primer pago." Alternativa E "La entrega tendrá lugar en un plazo de.............[30, 60, 90] días naturales a contar desde la fecha en la cual el Vendedor recibe la notificación de la apertura de la Carta de Crédito

(L/C) por parte del Comprador.“

3.4 CLÁUSULA DE RESERVA DE DOMINIO

"Se entiende que los productos objeto de este Contrato continúan siendo propiedad del Vendedor, mientras el Comprador no haya satisfecho el pago total de su precio. Hasta entonces se considera que los productos están en calidad de depósito en poder del Comprador, debiendo éste cumplir con todas las obligaciones como tal depositario, si bien podrá usar de los mismos con la diligencia de un buen administrador.”

3.5 CLÁUSULA DE FALTA DE CONFORMIDAD DE LOS PRODUCTOS

"El Comprador examinará la mercancía lo antes posible desde sullegada a destino, y notificará al vendedor por escrito cualquier faltade conformidad en los 15 días naturales siguientes a la fecha en quedescubrió o hubiera debido descubrir la falta de conformidad. Enningún caso el Comprador podrá recibir una indemnización por faltde conformidad si no lo ha notificado al Vendedor en los 12 mesessiguientes a la fecha de llegada de los productos al destino pactado.“

4. LEY APLICABLE Las partes harán todo lo posible para resolver mediante negociación

directa cualquier disputa, controversia o diferencia que surja entreellas, en relación a este Contrato.

En el caso de que la disputa no se resuelva mediante negociacióndirecta, las partes son Libres de someter las controversias del contratoal Arbitraje Internacional o a las Leyes del país de una de la partes.

Normalmente el contrato se someterá a la competencia de losJuzgados y Tribunales del país del Vendedor y, concretamente, a losde la localidad dónde éste tenga su sede social.