Control del CambiosA. Informacin GeneralFecha de Preparacin Fecha de Modificacin: Autorizado por: Nombre del Proyecto Patrocinador: Gerente del Proyecto:

B.

Control de Cambios del Alcance ( Procedimientos, formularios, sistemas de seguimiento, y niveles de

aprobacin para autorizar los cambios,..) Objetivo del procedimiento El objetivo del presente procedimiento es otorgar al Jefe de Proyecto, un mecanismo controlado y ordenado para solicitar cambios a los Requerimientos definidos de acuerdo a los alcances del proyecto. Reglas generales a) El Jefe de Proyecto lleva el control de los cambios. b) Los cambios pueden ser identificados y solicitados tanto por el Jefe de Proyecto como el Lder Usuario. c) Todo cambio identificado por los equipos de trabajo que se definan deber ser canalizado a travs del Jefe de Proyecto. d) Todas las formas de solicitud de cambio, sean aceptadas o no, sern archivadas en el archivo del Proyecto como parte de su documentacin. e) Se validar el estado de los cambios a la fecha con el fin de garantizar que el costo total de los cambios realizados no excedan de un 20% del presupuesto del proyecto. f) No se aceptarn cambios de tiempo Cambios o Modificaciones durante la fase de pruebas. g) El eventual desplazamiento en las fechas de Aceptacin del Proyecto, causado por la ejecucin acordada como resultado de la aplicacin de este procedimiento de modificaciones al alcance del Proyecto, no se contabilizar como retraso en el cumplimiento de la Aceptacin del Proyecto. h) El Jefe de Proyecto efectuar un anlisis preliminar para calificar el cambio. Calificaciones posibles : * Cambio menor, en adelante "MEJORA" Si el requerimiento est enmarcado en el alcance del proyecto y no afecta ni los costos ni los cronogramas o su efecto es manejable a criterio del Comit de Gestin. * Cambio mayor, en adelante "CAMBIO" Si el requerimiento est enmarcado en el alcance del proyecto y afecta los costos y/o los cronogramas de los mismos. * Cambio sustancial, en adelante "MODIFICACION" Si el requerimiento no est enmarcado en el contexto de los alcances definidos y/o afecta sustancialmente los costos y/o los cronogramas del proyecto. Pasos del procedimiento. El procedimiento se compone de los siguientes pasos: a) Cuando un equipo de trabajo identifica un cambio, presenta el Formato de Solicitud de Cambios al Jefe de Proyecto, llenando la Solicitud de Cambio (Formato Solicitud de Cambios). b) El Jefe de Proyecto asignar un nmero consecutivo a la Solicitud y determinar conjuntamente con el Comit de Gestin, si el cambio afecta los plazos de ejecucin del Proyecto. c) Despus de hecho el anlisis, el Jefe de Proyecto llenar la Seccin II del Formato Solicitud de Cambios en la cual se registrar el impacto en tiempo y costo del mismo.Pgina 1 Scope Management Plan

a. Si el cambio es identificado como una MEJORA, se procede inmediatamente a las firmas de aprobacin (Seccin III del Formato Solicitud de Cambios). b. Si es identificado como un CAMBIO, se tendrn la opcin de realizar un canje por otra funcionalidad equivalente. c. Si es identificado como una MODIFICACIN, se tendrn las siguientes opciones: i. Realizar un canje por una o ms funcionalidades equivalentes. ii. Ampliacin de presupuesto a travs de una modificacin al contrato. iii. No realizar el cambio. d) Se procede luego con la aprobacin o rechazo del cambio, la cual no debe exceder los diez (10) das hbiles con el fin de evitar retrasos en la ejecucin del Proyecto. d. En caso de que el cambio sea aprobado, se llena la seccin III del Formato Solicitud de Cambios y se hacen los ajustes necesarios al cronograma del Proyecto. e. En caso de ser rechazado o ser diferido para una etapa posterior, se llena la seccin III del Formato Solicitud de Cambios y se archivar en el archivo del Proyecto. e) De ser aprobado el cambio se contina con la atencin del mismo lo cual llevar si lo requiere a una modificacin en el WBS. f) Posteriormente se deber realizar la aprobacin del cambio realizado por las personas autorizadas, las cuales firmarn los formatos correspondientes. g) Los cambios aceptados debern ser documentados en el formato de Lista de Cambios. h) Finalmente se proceder con el cierre del cambio. i) El jefe de proyecto llenar el documento de Lecciones Aprendidas de ser necesario.

FORMPgina 2 Scope Management Plan

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